Contoh Manual Mutu Dari Perusahaan Lain

PT.
FEVA Indonesia
Manual Mutu
xxxxxxxxxxx Tanggal terbit: xx.xx.2019

Judul: Manual Mutu
Tujuan:
Memberikan pedoman bagaimana penerapan sistem manajemen kualitas di PT Feva

Indonesia
Area Aplikasi:
Semua departemen di PT Feva Indonesia
Penanggung Jawab:
Quality Department
Daftar Isi:
1. COVER........................................................................................................................01
2. DAFTAR ISI.................................................................................................................01
3. DOKUMEN TERKAIT..................................................................................................02
4. MANAJEMEN MUTU..................................................................................................04
4.1. Umum.................................................................................................................04
4.1.1. Company Business Model.......................................................................05
4.2. Persyaratan Dokumentasi..................................................................................06
4.2.1. Umum.......................................................................................................06
4.2.2. Manual.....................................................................................................07
4.2.3. Pengendalian Dokumen...........................................................................08
4.2.4. Pengendalian Rekaman...........................................................................09
5. TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN..........................................................................10
5.1. Komitmen Manajemen........................................................................................10
5.2. Fokus pada Pelanggan.......................................................................................11
5.3. Kebijakan............................................................................................................12
5.4. Perencanaan......................................................................................................13
5.4.1. Sasaran....................................................................................................13
5.4.2. Perencanaan............................................................................................14
5.5. Tanggung Jawab dan Komunikasi.....................................................................15
5.5.1. Tanggung Jawab dan Wewenang...........................................................15
5.5.2. Wakil Manajemen....................................................................................16
5.5.3. Komunikasi Internal.................................................................................17
5.6. Tinjauan Manajemen..........................................................................................18
5.6.1. Umum.......................................................................................................18
5.6.2. Masukan untuk Tinjauan Manajemen......................................................19
5.6.3. Keluaran dari Tinjauan Manajemen.........................................................20
6. PENGELOLAAN SUMBER DAYA..............................................................................21
6.1. Umum.................................................................................................................21
6.2. Sumber Daya Manusia.......................................................................................22
Page 1 of 50
PT. FEVA Indonesia
Manual Mutu

6.2.1. Umum.......................................................................................................22
6.2.2. Kompetensi, Kesadaran dan Pelatihan...................................................23
6.3. Prasarana..........................................................................................................24
6.4. Lingkungan Kerja..............................................................................................25
7. REALISASI PRODUK.................................................................................................26
7.1. Perencanaan Realisasi Produk..........................................................................26
7.2. Proses yang Berkaitan dengan Pelanggan........................................................27
7.2.1. Penetapan Persyaratan yang Berkaitan dengan Produk........................27
7.2.2. Tinjauan Persyaratan yang Berkaitan dengan Produk............................28
7.2.3. Komunikasi Pelanggan............................................................................29
7.3. Desain dan Pengembangan...............................................................................30
7.4. Pembelian...........................................................................................................31
7.4.1. Proses Pembelian....................................................................................31
7.4.2. Informasi Pembelian................................................................................32
7.4.3. Verifikasi Produk yang Dibeli...................................................................33
7.5. Produksi..............................................................................................................34
7.5.1. Pengendalian Produksi............................................................................34
7.5.2. Validasi Proses Produksi.........................................................................35
7.5.3. Identifikasi dan Mampu Telusur...............................................................36
7.5.4. Kepemilikan Pelanggan...........................................................................37
7.5.5. Pengawetan Produk.................................................................................38
7.6. Pengendalian Sarana Pemantauan dan Pengukuran........................................39
8. PENGUKURAN ANALISIS DAN PERBAIKAN...........................................................40
8.1. Umum.................................................................................................................40
8.2. Pemantauan dan Pengukuran............................................................................41
8.2.1. Kepuasan Pelanggan...............................................................................41
8.2.2. Audit Internal............................................................................................42
8.2.3. Pemantauan dan Pengukuran Proses.....................................................43
8.2.4. Pemantauan dan Pengukuran Produk....................................................44
8.3. Pengendalian Produk Tidak Sesuai...................................................................45
8.4. Analisa Data.......................................................................................................46
8.5. Perbaikan............................................................................................................47
8.5.1. Perbaikan Berlanjut..................................................................................47
8.5.2. Tindakan Perbaikan.................................................................................48
8.5.3. Tindakan Pencegahan.............................................................................49
9. PERUBAHAN INDEX..................................................................................................50
Dokumen Terkait:
1. Master Odner Produksi

2. Prosedur Pengendalian Dokumen
3. Prosedur Pengendalian Rekaman
4. Prosedur Order Handling
5. Pernyataan Kualitas
6. Lembar Job Description
7. Gambar Struktur Organisasi
8. Prosedur Pelatihan
Page 2 of 50
PT. FEVA Indonesia
Manual Mutu

9. Prosedur Penyediaan SDM
10. Peta Kompetensi
11. Prosedur Produksi
12. Prosedur Sistem Manajemen Pemasok
13. Prosedur Pembelian
14. Prosedur QC Incoming Check
15. Prosedur Gudang
16. Prosedur Kalibrasi Eksternal dan Internal
17. Prosedur Quality Control
18. Prosedur Penanganan Barang Tidak Sesuai
19. Prosedur Tindakan Perbaikan
20. Prosedur Tindakan Pencegahan
Lampiran:
Cek dan catatan penerbitan: (Original signatures see master document)
Tanggal: 18.01.2010 Tanggal: 18.01.2010
Quality Manager Managing Director
Distribusi:
Semua departemen
Page 3 of 50
PT. FEVA Indonesia
Manual Mutu

4. Manajemen Mutu
4.1. Umum
PT Feva Indonesia menetapkan, mendokumentasikan, menerapkan, memelihara dan

mengadakan perbaikan terus menerus atas keefektivitasan Sistem Manajemen Mutu ISO
9001 di dalam semua proses produksi dan proses-proses pendukungnya.
Proses bisnis PT Feva Indonesia menggambarkan sistem kerja di dalam organisasi.
Top Management PT Feva Indonesia menjamin tersedianya sumber-sumber daya dan

informasi yang diperlukan dan berkaitan dengan proses produksi; memantau, mengukur dan
menganalisa proses yang sedang berjalan; hal itu merupakan landasan untuk melaksanakan
proses perbaikan yang berkelanjutan.
Didalam mendukung process yang kita lakukan, PT. Feva Indonesia bisa melakukan
subkontrak dengan pihak lain untuk beberapa process. Oleh karena itu PT. Feva Indonesia
akan menjamin untuk melakukan control terhadap subkontrak dimana bertujuan untuk
menjaga kualitas standard dari PT. Feva Indonesia itu sendiri. Subkontrak akan di control
dengan cara sebagai berikut:
1. Sistem Manajemen Pemasok/subkontrak, yaitu meliputi: pemilihan pemasok, penilaian
pemasok, pengembangan pemasok, dan pemberhentian pemasok.
2. Audit pemasok oleh orang yang cakap.
3. Cek di Penerimaan barang untuk memastikan standard kualitas terjaga.
Procurement dan Quality Departemen akan bertanggung jawab untuk menjamin

pengontrolan terhadap pemasok atau subkontak ini.
Page 4 of 50
PT. FEVA Indonesia
Manual Mutu

4.1.1. Company Business Model
Pemasok /
Pelanggan
Subkontrak
Administrasi POIT
Procurement
Complain Pesanan Eksport
KVP QA Produksi
PPC
Gudang
Material
Management
(Saran & Ide)
QC
* Masukan
Review
* Penilaian(Realisasi Y/T) &

* Uji coba
R. UJI
AQL
Responsibility
* Verifikasi
Gudang
* Penerapan QC PPC Eksport
Maintenance & Facility
Personalia / HRD
Page 5 of 50
PT. FEVA Indonesia
Manual Mutu

4.2. Persyaratan Dokumentasi
4.2.1. Umum
Manual Mutu ini mencakup dokumentasi-dokumentasi sebagai berikut.:

Kebijakan mutu
Sasaran mutu
Manual mutu
Prosedur yang terdokumentasi
Instruksi kerja
Rekaman yang telah dibuat
Supporting dokumen yang dikendalikan
Semua bagian dalam struktur organisasi berkewajiban untuk melaksanakan tugas-tugasnya

sesuai dengan Sistem Manajemen Mutu ini.
Page 6 of 50
PT. FEVA Indonesia
Manual Mutu

4.2.2. Manual
Buku manual ini berlaku di seluruh bagian organisasi PT Feva Indonesia, di mana proses
produksi perakitan Circuit Breaker dan produk plastik pendukungnya, beserta variasi-
variasinya, merupakan proses utama.
Perancangan dan pengembangan (design) tidak diaplikasikan di PT Feva Indonesia karena

semua proses design dilakukan oleh pelanggan tidak termasuk dalam manual mutu ini.
Validasi tidak diaplikasikan di PT Feva Indonesia karena semua proses produksi dapat
dilakukan verifikasi.
Dokumen Terkait:
Master Ordner Produksi
Page 7 of 50
PT. FEVA Indonesia
Manual Mutu

4.2.3. Pengendalian Dokumen
Semua dokumen dikendalikan oleh bagian Dokumen kontrol yang bertanggung jawab
langsung kepada Management Representative (MR).
Buku manual disiapkan oleh MR untuk disahkan oleh Top Management.
Prosedur disiapkan oleh bagian masing-masing, diperiksa dan disahkan oleh MR.
Instruksi kerja merupakan tanggung jawab masing-masing bagian yang membuatnya.

Dokumen-dokumen teknik yang diterima dari .................. untuk proses produksi perakitan
dikontrol, dikendalikan dan disimpan dalam tempat tersendiri.
Setiap dokumen diberi tanda identitas, jika terjadi perubahan maka dokumen lama dirubah,
dicabut status berlakunya dan diganti dengan yang baru. Pencabutan status berlaku
dilaksanakan dengan memberi tanda “TIDAK BERLAKU” (Obsolete) untuk kemudian
dimusnahkan.
Salinan dokumen asli dapat berupa salinan yang dikendalikan (controlled) dan salinan tak
dikendalikan (uncontrolled). Salinan yang dikendalikan diberi tanda “CONTROLLED” dan
tanda tersendiri atas bagian yang menerimanya. Jika terjadi perubahan atas dokumen asli
maka dokumen yang dikendalikan tersebut dicabut status berlakunya dan ditarik dari
peredarannya untuk diganti dengan revisi yang terbaru. Salinan yang tidak dikendalikan
diberi tanda “UNCONTROLLED”, salinan ini hanya merupakan informasi, yang tidak harus
diperbaharui jika dokumen aslinya mengalami perubahan.
Dokumen-dokumen yang berasal dari luar organisasi (eksternal) diberi tanda “Dok.
Eksternal” kemudian didokumentasikan keberadaannya dan diserahkan kepada bagian
bersangkutan yang memerlukannya.
Dokumen Terkait :
Prosedur Pengendalian Dokumen
Page 8 of 50
PT. FEVA Indonesia
Manual Mutu

4.2.4. Pengendalian Rekaman
Rekaman atas aktivitas proses produksi dan proses pendukungnya dilakukan secara
terintegrasi di dalam masing-masing prosedurnya.
Secara umum diuraikan dalam Prosedur pengendalian rekaman.
Hal ini dilakukan guna melengkapi dan menjamin kesesuaian proses dan kemampuan
telusur data.
Rekaman akan mengalami masa simpan selama 12 (dua belas) tahun dan akan dapat
ditemukan di lokasi penggunaannya atau diruang arsip.
Master list rekaman disiapkan dan dikendalikan oleh bagian dokumen kontrol; bagian-bagian
yang bersangkutan mendapatkan daftar dari rekaman terkait, yang berhubungan langsung
dengan bagian tersebut.
Dokumen Terkait:
Prosedur Pengendalian Rekaman
Page 9 of 50
PT. FEVA Indonesia
Manual Mutu

5. Tanggung Jawab Manajemen
5.1. Komitmen Manajemen
PT Feva Indonesia sebagai produsen / kontraktor yang bertaraf internasional dan berkualitas
tinggi mempunyai tata cara persiapan produk dan proses produksi yang terdokumentasi dan
terkendali.
Hal itu dikomunikasikan dan disosialisasikan di dalam organisasi.
Setiap kepala bagian mempunyai tanggung jawab untuk selalu menyampaikan informasi-
informasi kepada anggota bagiannya dan / atau anggota sub bagiannya tentang:
Pengenalan produk baru dan perubahan produk lama yang ada
Penambahan atau perbaikan prosedur dalam organisasi
Perubahan struktur organisasi.
Page 10 of 50
PT. FEVA Indonesia
Manual Mutu

5.2. Fokus pada Pelanggan
Penanganan pesanan dari pelanggan merupakan hal yang penting dan menjadi media
penghubung antara pelanggan dan PT Feva Indonesia.
PT Feva Indonesia melakukan pemeriksaan (checking) atas semua permintaan pesanan

yang masuk, meliputi:
Jenis dan tipe produk yang dimaksud oleh pelanggan
Ketersedian komponen dan kapasitas produksi sehingga dapat dipastikannya
pemenuhan permintaan pelanggan.
Dokumen Terkait:
Prosedur Order Handling
Page 11 of 50
PT. FEVA Indonesia
Manual Mutu

5.3. Kebijakan
Visi dan misi PT Feva Indonesia harus sesuai dan mendukung visi dan misi. Setiap tahun visi
dan misi PT Feva Indonesia akan disesuaikan kembali dengan visi dan misi ..... untuk
memenuhi persyaratan dan secara berkesinambungan meningkatkan keefektifan
manajemen mutu.
Kebijakan mutu di PT Feva Indonesia dapat disebut juga sebagai Strategi Mutu. Kebijakan
Mutu yang ditetapkan harus sejalan dengan visi dan misi PT Feva Indonesia, dengan target-
target yang harus dicapai. Target-target kebijakan mutu PT Feva Indonesia merupakan
kerangka kerja untuk menetapkan dan meninjau ulang sasaran mutu.
Ada pun kebijakan mutu yang ditetapkan PT Feva Indonesia yaitu :

1. Tanggung jawab untuk mencapai dan menjaga standard kualitas dilakukan oleh
semua komponen karyawan di dalam perusahaan.
2. Tujuan kita yang terutama adalah mencapai kepuasan pelanggan.
3. Kualitas yang sempurna dicapai dengan desain yang sempurna, komponen yang
berkualitas serta proses yang optimal.
4. Kualitas mutu kita akan dapat diukur.
Rincian dari Kebijakan mutu akan dijelaskan pada dokumen Pernyataan Kualitas (“Quality
Statement“).
Selain itu, untuk pemenuhan kebutuhan dan persyaratan pelanggan; PT Feva Indonesia
sudah memproduksi product yang “Comply” (sesuai) dengan ROHS (Restriction of
Hazardous Substances).
Dokumen Terkait:
Pernyataan Kualitas
Page 12 of 50
PT. FEVA Indonesia
Manual Mutu

5.4. Perencanaan
5.4.1. Sasaran
Sasaran Mutu PT. Feva Indonesia yang akan dicapai harus disesuaikan dan mendukung
kebijakan mutu yang akan dicapai PT Feva Indonesia. Sasaran mutu harus spesifik, terukur
dan konsisten dengan kebijakan mutu yang telah ditetapkan PT Feva Indonesia.
Melalui ZAP (“Goal Setting & Achievement Process“), perkembangan dan pencapaian
sasaran mutu setiap departemen selalu ditinjau dan dievaluasi minimal setiap tiga bulan
sekali dalam setahun.
Page 13 of 50
PT. FEVA Indonesia
Manual Mutu

5.4.2. Perencanaan
PT Feva Indonesia melakukan kontrol dan evaluasi terhadap pencapaian proses melalui
laporan bulanan yang ditinjau setiap tiga bulan sekali dalam satu tahun. Evaluasi ini
bertujuan untuk mengetahui tercapainya sasaran mutu yang telah ditetapkan.
Untuk penyelarasan pencapaian sasaran mutu diperlukan sumber daya manusia yang
berkompentensi. Oleh karena itu, PT E-T-A Indonesia mengadakan pelatihan secara regular
(internal), sehingga setiap karyawan dapat ditempatkan ditempat kerja yang berlainan. Selain
itu, PT E-T-A Indonesia juga memberikan pelatihan eksternal yang meliputi pengembangan
diri, “soft skill” serta “basic skill” untuk meningkatkan kompetensi sumber daya manusia.
“Meeting” dan diskusi secara periodik untuk pembahasan setiap masalah serta “review” dan
“time controlling” secara periodic untuk melihat hasil pencapaian serta menentukan langkah
yang akan diambil selanjutnya.
Page 14 of 50
PT. FEVA Indonesia
Manual Mutu

5.5 Tanggung jawab dan komunikasi
5.5.1. Tanggung jawab dan wewenang
Setiap Karyawan PT E-T-A Indonesia mengetahui dan memahami tanggung jawab,

wewenang menurut job-description yang telah ditentukan dan dikomunikasikan.
Struktur organisasi memberikan gambaran tentang keberadaan dan posisi bagian-bagian

organisasi disertai dengan uraian tugas dan tanggung jawab masing-masing (job
description).
Dokumen Terkait:
Lembar Job Description
Gambar Struktur Organisasi
Page 15 of 50
PT. FEVA Indonesia
Manual Mutu

5.5.2. Wakil Manajemen
Top Management menunjuk seorang Wakil Manajemen.
Tugas, tanggung jawab wewenang, Wakil Manajemen adalah:

Melaksanakan persyaratan system manajemen kualitas ISO 9001di dalam organisasi
secara penuh
Melaporkan kepada Top Management tentang kinerja Sistem Manajemen Mutu dan
hasil-hasil perbaikannya
Mensosialisasikan dan membangkitkan kesadaran atas persyaratan pelanggan di
seluruh bagian organisasi
Mengkoordinasi program-program organisasi, khususnya proses perbaikan yang
berkesinambungan (CIP), yang mendukung adanya saran-saran (ide-ide) dari seluruh
karyawan guna perbaikan dalam proses produksi dan proses-proses pembantunya.
Page 16 of 50
PT. FEVA Indonesia
Manual Mutu

5.5.3. Komunikasi Internal
Untuk memantau keefektifan Sistem Manajemen Mutu ditetapkan bahwa diadakannya rapat
yang diadakan secara terencana, yaitu:
1. Briefing harian, dihadiri oleh semua team manajemen (MT) untuk pembahasan hal-hal
yang bersifat sangat penting atau mendesak.
2. Rapat mingguan, dihadiri oleh wakil-wakil setiap bagian organisasi. Hasil kesepakatan
rapat harus dilaksanakan dan disosialisasikan untuk kemudian di dalam rapat
berikutnya dievaluasi.
Adapun sarana dan prasarana yang digunakan untuk mendukung komunikasi internal
PT E-T-A Indonesia selain tersebut di atas adalah ‘information board’ atau papan
pengumuman.
Page 17 of 50
PT. FEVA Indonesia
Manual Mutu

5.6. Tinjauan Manajemen
5.6.1. Umum
Tinjauan manajemen yang direncanakan dilakukan sekurang-kurangnya 1 (satu) kali dalam

satu tahun, untuk memastikan kesesuaian, kecukupan dan keefektivitasan Sistem
Manajemen Mutu (termasuk kebijakan dan sasaran mutu) secara berlanjut.
Page 18 of 50
PT. FEVA Indonesia
Manual Mutu

5.6.2. Masukan untuk Tinjauan Manajemen
Masukan yang digunakan untuk tinjauan manajemen dapat berasal dari:

Hasil audit
Umpan balik pelanggan
Kinerja proses dan kesesuaian produk
Status tindakan preventif dan tindakan korektif
Tindak lanjut tinjauan manajemen yang lalu
Perubahan yang dapat mempengaruhi Sistem Manajemen Mutu
Saran-saran untuk perbaikan, melalui Program KVP
Page 19 of 50
PT. FEVA Indonesia
Manual Mutu

5.6.3. Keluaran dari Tinjauan Manajemen
Hasil tinjauan manajemen digunakan untuk selalu meningkatkan keefektivitasan Sistem

Manajemen Mutu dan menjaga kesesuaian antara prosedur, penerapan dan hasilnya. Serta
kesesuaian kualifikasi sumber daya yang diperlukan.
Page 20 of 50
PT. FEVA Indonesia
Manual Mutu

6. Pengelolaan Sumber Daya
6.1. Umum
PT E-T-A Indonesia memastikan bahwa sumber daya yang diperlukan: karyawan, dana,
sarana-sarana (mesin dan alat bantu produksi), material dipenuhi secara cukup dan tepat
waktu.
Page 21 of 50
PT. FEVA Indonesia
Manual Mutu

6.2. Sumber Daya Manusia
6.2.1 Umum
PT E-T-A Indonesia memahami pentingnya kualifikasi dan kompetensi karyawan (sumber

daya manusia) dalam penerapan Sistem Manajemen Mutu ini.
Pemenuhan kompetensi karyawan untuk melakukan proses tertentu dilakukan dengan

diadakannya bimbingan dan pelatihan awal di tempat kerja selama jangka waktu tertentu.
Page 22 of 50
PT. FEVA Indonesia
Manual Mutu

6.2.2. Kompetensi, Kesadaran dan Pelatihan
Dengan adanya tenaga kerja baru untuk proses tertentu PT E-T-A Indonesia melalui bagian
HRD memantau kompetensi kemampuan dan prestasi setiap karyawan, sesuai dengan
pekerjaan yang dilakukannya.
Pelatihan-pelatihan karyawan untuk meningkatkan kemampuan sehingga persyaratan

kompetensi dalam peta kompetensi terpenuhi dan bahkan terlampaui, diadakan menurut
permintaan masing-masing kepala bagian kepada HRD Departemen.
Hasil pelatihan tersebut direkam, dievaluasi guna diadakannya perubahan untuk perbaikan-
perbaikan.
Dokumen terkait:
Prosedur pelatihan
Prosedur penyediaan SDM
Peta kompetensi
Page 23 of 50
PT. FEVA Indonesia
Manual Mutu

6.3. Prasarana
PT E-T-A Indonesia menyediakan sarana dan prasarana untuk mencapai sasaran mutu yang
telah ditetapkan:
Gedung dan ruangan yang sesuai dan memenuhi persyaratan ergonomi, kemudahan
pelaksanaan proses.
Sarana-sarana yang sesuai dengan proses yang memerlukannya.
Sarana komunikasi antar bagian dan pihak luar, melalui telepon intern, saluran
telepon, fax, internet, video konferensi dan juga penggunaan program SAP guna
mendapatkan informasi-informasi khususnya yang berhubungan dengan proses
persiapan produksi (Informasi teknologi).
Jasa angkutan untuk karyawan dari lokasi pabrik ke jalan raya terdekat.
PT. E-T-A Indonesia juga menggunakan informasi teknologi program seperti Microsoft
Dynamix Axapta (AX) pada sistem kita untuk mendukung beberapa process dan aktifiatas
dalam perusahaan.
Pemeliharaan sarana dan prasarana tersebut dijamin PT E-T-A Indonesia melalui Facility
Departemen.
PT. E-T-A Indonesia mengatur dan menjaga sistem informasi dan teknologi melalui POIT
(optimasi proses dan informasi technology) departemen.
Page 24 of 50
PT. FEVA Indonesia
Manual Mutu

6.4. Lingkungan kerja
Manajemen membuat dan menentukan peraturan kerja untuk semua karyawan, termasuk
juga hal-hal yang berkaitan dengan kenyamanan kerja dan lingkungan kerja (penerangan,
ventilasi), yang disesuaikan dengan standard dan kebutuhan dengan mengutamakan
keselamatan kerja karyawan.
Untuk mendukung keselamatan kerja ; PT. E-T-A Indonesia akan mengadakan Audit
Keselamatan minimal 1 kali dalam 1 tahun.
PT. E-T-A Indonesia juga akan mengadakan pelatihan pemadam kebakaran secara periodik
sebagai sarana penunjang program keselamatan kerja.
Page 25 of 50
PT. FEVA Indonesia
Manual Mutu

7. Realisasi Produk
7.1. Perencanaan realisasi produk
PT E-T-A Indonesia mempunyai panduan pasti untuk persiapan produksi produk Type yang
dibuat; berdasarkan atas daftar komponen yang dibutuhkan untuk jenis produk tersebut dan
urutan kerja serta lembar data produksi (Arbeitsdatenblatt (ADB)).
Pemeriksaan kualitas guna pemenuhan verifikasi produk dilakukan menurut urutan pengujian
yang telah disiapkan oleh E-T-A GmbH Germany sesuai dengan persyaratan dan standar
yang diacu.
Flowchart dan prosedur produksi menggambarkan proses produksi dan proses uji masing-
masing type produk.
Dokumen Terkait:
Prosedur Produksi
Page 26 of 50
PT. FEVA Indonesia
Manual Mutu

7.2. Proses yang Berkaitan dengan Pelanggan
7.2.1. Penetapan Persyaratan yang Berkaitan dengan Produk
PT E-T-A Indonesia memastikan bahwa produk yang dihasilkan sesuai dengan permintaan
pelanggan. Hal itu dipastikan dengan adanya pemenuhan dan pengakuan (sertifikasi) oleh
badan internasional atas jenis produk (VDE, UL, CSA, EN, CCC).
7.2.2. Tinjauan Persyaratan yang Berkaitan dengan Produk

Page 27 of 50
PT. FEVA Indonesia
Manual Mutu
Dipastikan bahwa jenis produk yang diminta oleh pelanggan sesuai dengan kemampuan dan
kapasitas produksi; Permintaan pesanan, konfirmasi beserta perubahan-perubahannya
dilakukan secara tertulis dan terdokumentasi.
7.2.3. Komunikasi pelanggan
Page 28 of 50
PT. FEVA Indonesia
Manual Mutu
Bagian Adm. (order handling) merupakan bagian yang memberikan dan menerima informasi
dari dan ke pelanggan (konfirmasi, perubahan, pembatalan, keluhan tentang order).
7.3. Desain dan Pengembangan
Page 29 of 50
PT. FEVA Indonesia
Manual Mutu
Desain dan pengembangan tidak dilakukan di PT E-T-A Indonesia karena semua proses
design dilakukan oleh E-T-A Germany.
Dokumen Terkait:
Prosedur Order Handling
Page 30 of 50
PT. FEVA Indonesia
Manual Mutu

7.4. Pembelian
7.4.1. Proses Pembelian
Untuk menunjang semua kegiatan di PT. E-T-A Indonesia ; maka pemenuhan kebutuhan
akan disiapkan baik itu dari import maupun lokal.
Daftar pembelian material (barang) yang diminta harus jelas dan berisi keterangan
(spesifikasi) jenis barang yang dipesan, jumlah, harga, waktu pengiriman dan cara
pengiriman. Pembelian komponen yang berasal dari E-T-A GmbH Germany tidak harus
selalu disertai dengan gambar teknisnya.
PT E-T-A Indonesia menetapkan kriteria untuk pemilihan, evaluasi, pengevaluasian kembali

dan pengembangan untuk supplier yang diatur dalam prosedur Sistem Manajemen
Pemasok. Evaluasi supplier dilakukan setiap 6 bulan dalam setahun.
Dokumen Terkait:
Prosedur Sistem Manajemen Pemasok
Page 31 of 50
PT. FEVA Indonesia
Manual Mutu

7.4.2. Informasi pembelian
Permintaan pengadaan material diajukan oleh masing-masing bagian yang bersangkutan,

produksi diwakili oleh bagian gudang dengan memberikan posisi stock gudang saat itu.
Permintaan pengadaan itu harus diketahui dan disetujui oleh manajemen.
Dokumen Terkait:
Prosedur Pembelian
Page 32 of 50
PT. FEVA Indonesia
Manual Mutu

7.4.3. Verifikasi produk yang dibeli
Material (barang) yang dipesan dipastikan sesuai dengan spesifikasi pesanan. Pemeriksaan
dapat dilakukan di dalam lokasi organisasi ataupun di tempat pemasok, jika keadaan
mengharuskannya.
Bagian Quality Control (QC) bertugas untuk melakukan pemeriksaan atas kualitas barang
yang dipesan, hanya dengan pembebasan QC, maka material (barang) yang dipesan
tersebut dapat dipergunakan di dalam proses produksi yang memerlukannya.
Bagian gudang memeriksa kesesuaian kuantitas (jumlah) dan jenis pesanan; menyimpan
dan memantau jumlahnya (Stock card).
Dokumen Terkait:
Prosedur QC Incoming Check
Page 33 of 50
PT. FEVA Indonesia
Manual Mutu

7.5. Produksi
7.5.1. Pengendalian Produksi
Production Planning Control (PPC) menerima pesanan, mempersiapkan keperluan produksi,

dan memantau proses produksi dan waktu pengiriman.
Montage melakukan proses perakitan awal hingga produk siap uji
Bagian pengujian (Ruang uji, yang dibawahi oleh bagian Fabrication Department) melakukan
pengujian fungsi terhadap semua produk.
Montage akhir melakukan proses-proses akhir sebelum barang tersebut dikemas dan
diserahkan ke bagian gudang.
Page 34 of 50
PT. FEVA Indonesia
Manual Mutu

7.5.2. Validasi proses produksi
Validasi pada proses produksi PT E-T-A Indonesia tidak diaplikasikan karena semua proses
produksi dapat dilakukan verifikasi.
Dokumen Terkait:
Prosedur Produksi
Page 35 of 50
PT. FEVA Indonesia
Manual Mutu

7.5.3. Identifikasi dan Mampu Telusur
PT E-T-A Indonesia melakukan sistem terdokumentasi dan pengidentifikasian material

(barang) dan hasil produksi (produk setengah jadi ataupun produk jadi siap kirim), dimulai
dari bahan (komponen) yang masuk ke gudang penyimpanan, di proses produksi hingga
produk siap kirim.
Sistem penomoran material,

dokumen,
hasil-hasil produksi
dan penyimpanan rekaman menjamin kemampuan telusur produk yang dihasilkan PT E-T-A
Indonesia.
Dokumen Terkait:
Prosedur Pengendalian Rekaman
Page 36 of 50
PT. FEVA Indonesia
Manual Mutu

7.5.4. Kepemilikan Pelanggan
Material, produk, barang (mesin) yang dipercayakan kepada PT E-T-A Indonesia oleh pihak
lain (pelanggan) diperlakukan seperti milik organisasi itu sendiri dan akan diberi identitas
(kode) tersendiri, dicatat di dalam daftar kepemilikan pelanggan.
Penerimaan, penyimpanan, pemakaian, perubahan (kerusakan), perawatan

didokumentasikan dan dilaporkan kepada pemilik. Barang milik pelanggan PT E-T-A
Indonesia adalah data teknis seperti Gambar Teknik (“Technical Drawing“), data pengujian
PFD, ‘Bill of material‘. PT E-T-A Indonesia harus mengidentifikasi, memverifikasi, melindungi,
dan menjaga barang milik pelanggan.
Page 37 of 50
PT. FEVA Indonesia
Manual Mutu

7.5.5. Pengawetan produk
Bagian produksi bertanggung jawab atas penyimpanan, pemeliharaan, packing dan

tranportasi material serta produk yang berada dalam proses produksi; secara terdokumentasi
dan teratur.
Bagian gudang (logistik) bertanggung jawab atas penyimpanan, pemeliharaan, packing

kemasan siap kirim ke pelanggan melalui vendor (perusahaan transportasi) material dan
produk yang tidak dalam proses produksi; secara terdokumentasi dan teratur.
Penghitungan jumlah dari tiap-tiap jenis barang dilakukan 1 kali dalam setahun, di seluruh
bagian.
Dokumen Terkait:
Prosedur Gudang
Page 38 of 50
PT. FEVA Indonesia
Manual Mutu

7.6. Pengendalian Sarana Pemantauan dan Pengukuran peralatan
Dep. Quality bertanggung jawab atas pengendalian kalibrasi (ekstern dan intern) terhadap
alat ukur dan alat uji yang telah ditentukan.
Melalui sistem yang diatur dalam prosedur tersendiri terhadap alat-alat tersebut dilakukan:
Identifikasi,
Dokumentasi,
Pemantauan jadwal kalibrasi,
Kalibrasi di lembaga terakreditasi,
Rekaman atas kegiatan tersebut didokumentasikan, disimpan dan dirawat untuk menjamin
kemampuan telusur.
PT E-T-A Indonesia mempunyai tabel dan label tersendiri untuk mengidentifikasi alat dan
memonitor waktu kalibrasi .
Dokument Terkait
Prosedur Kalibrasi Eksternal dan Internal
Page 39 of 50
PT. FEVA Indonesia
Manual Mutu

8. Pengukuran, Analisis Dan Perbaikan
8.1. Umum
PT E-T-A Indonesia merencanakan dan melaksanakan proses pemantauan, pengukuran,

analisis dan perbaikan untuk
Memperagakan kesesuaian produk
Memastikan Sistem Manajemen Mutu
Mengadakan perbaikan efektivitas Sistem Manajemen Mutu secara terus menerus.
Page 40 of 50
PT. FEVA Indonesia
Manual Mutu

8.2. Pemantauan dan Pengukuran
8.2.1. Kepuasan Pelanggan
Penerimaan dan Pemantauan terhadap informasi, keluhan dari pelanggan, yang

berhubungan dengan pemenuhan persyaratan produk, dilakukan PT E-T-A Indonesia melalui
bagian Administrasi (order handling).
Evaluasi secara berkala (minimum 2 kali dalam setahun) dan konfirmasi setiap keluhan
pelanggan menjadi satu kewajiban PT E-T-A Indonesia.
Page 41 of 50
PT. FEVA Indonesia
Manual Mutu

8.2.2. Audit Internal
Audit internal dilakukan sekurang-kurangnya 2 (dua) kali dalam satu tahun.
MR bertanggung jawab atas perencanaan, pelaksanaan, pendokumentasian, perekamanan,

pelaporan kepada Top Management dan pelaksanaan perbaikan serta evaluasinya.
Page 42 of 50
PT. FEVA Indonesia
Manual Mutu

8.2.3. Pemantauan dan Pengukuran Proses
PT E-T-A Indonesia mengadakan pengumpulan data pada bagian pengujian fungsi terhadap
semua hasil produk proses produksi.
Data dikelompokan di dalam satu kelompok hasil kerja (batch), diberi batasan dan kemudian
dievaluasi.
Dari data tersebut dapat disimpulkan kesesuaian pelaksanaan proses dari satu kelompok
hasil kerja yang bersangkutan.
Page 43 of 50
PT. FEVA Indonesia
Manual Mutu

8.2.4. Pemantauan dan Pengukuran Produk
Disamping adanya uji fungsi terhadap semua hasil produksi, uji kesesuaian hasil kerja setiap
urutan kerja dilakukan selama proses produksi berlangsung.
Dilakukan oleh masing-masing karyawan dan khususnya oleh anggota bagian kontrol
kualitas (QC).
Dokumen Terkait:
Prosedur Quality Control
Page 44 of 50
PT. FEVA Indonesia
Manual Mutu

8.3. Pengendalian Produk Tidak Sesuai
Pada temuan produk tidak sesuai, maka produk atau kelompok produk segera dikeluarkan
dari proses pengerjaannya, Quality bertanggung jawab atas pengendaliannya dan
pelaporannya kepada Top Management.
Jika diputuskan bahwa ketidak sesuaian atau hasil repair dan rework dapat diterima secara
teknis dan disetujui oleh pelanggan, maka dapat dibuatkan “pembebasannya” untuk
kemudian proses dilanjutkan.
PT E-T-A Indonesia tidak mengeluarkan produk dengan kualitas yang berlainan, terutama
yang lebih rendah dari kualitas standar.
Dokument Terkait
Prosedur Penanganan Barang Tidak Sesuai
Page 45 of 50
PT. FEVA Indonesia
Manual Mutu

8.4. Analisa Data
Manajemen mengumpulkan data produksi dan hasil produksi beserta memantau pengiriman
ke pelanggan; untuk mengetahui dan menganalisa proses dan mutu produksi beserta
keefektivitasannya dalam jangka waktu tertentu. Hal itu untuk memastikan kesesuaian
kualitas dan kapasitas produksi.
Page 46 of 50
PT. FEVA Indonesia
Manual Mutu

8.5. Perbaikan
8.5.1. Perbaikan Berlanjut
Dengan adanya sistem dan prosedur yang terdokumentasi akan didapatkan data-data yang
diigunakan untuk mengetahui ketidak sesuaian dan ketidakefektivan sistem mutu.
Perbaikan berlanjut dilakukan secara terus menerus untuk meningkatkan mutu dan
kepuasan pelanggan termasuk kepuasan anggota organisasi (karyawan PT E-T-A
Indonesia).
Page 47 of 50
PT. FEVA Indonesia
Manual Mutu

8.5.2. Tindakan Perbaikan
Tindakan perbaikan diuraikan dalam prosedur standar, Quality bersama-sama dengan

bagian terkait di mana ditemukannya ketidak sesuaian melakukan analisa atas temuan,
menentukan penyebabnya, merencanakan dan melakukan tindakan perbaikan agar ketidak
sesuaian tidak terulang lagi dan meninjau atau menganalisa keefektifan tindakan perbaikan
yang sudah di ambil untuk di laksanakan.
Page 48 of 50
PT. FEVA Indonesia
Manual Mutu
8.5.3. Tindakan Pencegahan
Tindakan sebagai berikut dapat dilakukan dalam melaksanakan tindakan pencegahan:

Mendeteksi kemungkinan terjadinya penyebab ketidak sesuaian; dengan cara
menganalisa data-data yang dikumpulkan (data proses produksi, data uji, data
kalibrasi, etc.)
Melakukan tindakan untuk mencegah potensi timbulnya ketidak sesuaian
Merencanakan dan menjalankan tindakan perbaikan untuk menghilangkan
ketidaksesuaian potential.
menganalisa dan meninjau keefektifan tindakan tersebut
Semua informasi yang relevan; -dianggap layak-, untuk tindakan pencegahan didiskusikan di
tinjauan manajemen
Jika diperlukan diadakan penyesuaian (revisi atau perubahan) sistem, agar potensi
terjadinya ketidak sesuaian dapat dihilangkan.
Dokumen terkait:
Prosedur Tindakan Perbaikan
Prosedur Tindakan Pencegahan
Page 49 of 50
PT. FEVA Indonesia
Manual Mutu

9. Perubahan Index
Tanggal Revisi Pemrakarsa/Alasan
diterbitkan
03.06.2008 First issue (00) Quality/Certification ISO 9001
Head Office in Sidoarjo
11.08.2008 Revisi R01 Quality/Result pre
Point.4.1.1  Adds POIT & Facility into assessment audit 07.08.2008
business model.
Point.4.2.2  Explain about exception
klause 7.3; 7.5.2.
Point.5.3  Renew Quality Policy.
Point.5.4.1  Renew Quality Objective.
Point.5.4.2  Renew Quality Planning.
Point.5.5.3  Add ‘briefing’ and info board
as our internal communication.
Point.6.2.4 Update safety audit period.
Point.7.2.1 Add ‘CCC’ certificate.
Point.7.3  Add reason to exclude.
Point.7.4.1  Add supplier management
system.
Point.7.5.2  Add reason to exclude.
Point.7.5.4  Add intellectual property to
maintain.
18.01.2010 Revisi R02 Quality / adaptation of 2008
Point. 4.1  tambahan bagaimana version.
mengontrol subkontrak.
Point.5.5.2  menghapus kata ‘2000’
Point. 6.6.2  mengganti ‘Quality Manager’
dengan ‘HRD Departemen’
Point. 6.3  tambahan bagaimana menjaga
IT sistem.
Point. 7.5 mengganti ‘technical’ dengan
‘Fabrication’
Point. 7.6  mengganti ‘perlengkapan’
dengan ‘peralatan’
Point 8.5.2.  tambahan kefektifan
tindakan perbaikan.
Point. 8.3.3  tambahan kefektifan
tindakan perbaikan.
Page 50 of 50

Contoh Manual Mutu Dari Perusahaan Lain

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Contoh Manual Mutu Dari Perusahaan Lain

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

PT.

xxxxxxxxxxx Tanggal terbit: xx.xx.2019

Memberikan pedoman bagaimana penerapan sistem manajemen kualitas di PT Feva

Semua departemen di PT Feva Indonesia

xxxxxxxxxxx Tanggal terbit: xx.xx.2019

1. Master Odner Produksi

xxxxxxxxxxx Tanggal terbit: xx.xx.2019

Cek dan catatan penerbitan: (Original signatures see master document)

Tanggal: 18.01.2010 Tanggal: 18.01.2010

Quality Manager Managing Director

xxxxxxxxxxx Tanggal terbit: xx.xx.2019

PT Feva Indonesia menetapkan, mendokumentasikan, menerapkan, memelihara dan

Proses bisnis PT Feva Indonesia menggambarkan sistem kerja di dalam organisasi.

Top Management PT Feva Indonesia menjamin tersedianya sumber-sumber daya dan

Procurement dan Quality Departemen akan bertanggung jawab untuk menjamin

xxxxxxxxxxx Tanggal terbit: xx.xx.2019

* Penilaian(Realisasi Y/T) &

Maintenance & Facility

xxxxxxxxxxx Tanggal terbit: xx.xx.2019

Manual Mutu ini mencakup dokumentasi-dokumentasi sebagai berikut.:

Semua bagian dalam struktur organisasi berkewajiban untuk melaksanakan tugas-tugasnya

xxxxxxxxxxx Tanggal terbit: xx.xx.2019

Perancangan dan pengembangan (design) tidak diaplikasikan di PT Feva Indonesia karena

xxxxxxxxxxx Tanggal terbit: xx.xx.2019

Buku manual disiapkan oleh MR untuk disahkan oleh Top Management.

Instruksi kerja merupakan tanggung jawab masing-masing bagian yang membuatnya.

xxxxxxxxxxx Tanggal terbit: xx.xx.2019

Secara umum diuraikan dalam Prosedur pengendalian rekaman.

xxxxxxxxxxx Tanggal terbit: xx.xx.2019

5.1. Komitmen Manajemen

Hal itu dikomunikasikan dan disosialisasikan di dalam organisasi.

xxxxxxxxxxx Tanggal terbit: xx.xx.2019

PT Feva Indonesia melakukan pemeriksaan (checking) atas semua permintaan pesanan

xxxxxxxxxxx Tanggal terbit: xx.xx.2019

Ada pun kebijakan mutu yang ditetapkan PT Feva Indonesia yaitu :

xxxxxxxxxxx Tanggal terbit: xx.xx.2019

xxxxxxxxxxx Tanggal terbit: xx.xx.2019

xxxxxxxxxxx Tanggal terbit: xx.xx.2019

5.5.1. Tanggung jawab dan wewenang

Setiap Karyawan PT E-T-A Indonesia mengetahui dan memahami tanggung jawab,

Struktur organisasi memberikan gambaran tentang keberadaan dan posisi bagian-bagian

xxxxxxxxxxx Tanggal terbit: xx.xx.2019

Top Management menunjuk seorang Wakil Manajemen.

Tugas, tanggung jawab wewenang, Wakil Manajemen adalah:

xxxxxxxxxxx Tanggal terbit: xx.xx.2019

xxxxxxxxxxx Tanggal terbit: xx.xx.2019

Tinjauan manajemen yang direncanakan dilakukan sekurang-kurangnya 1 (satu) kali dalam

xxxxxxxxxxx Tanggal terbit: xx.xx.2019

Masukan yang digunakan untuk tinjauan manajemen dapat berasal dari:

xxxxxxxxxxx Tanggal terbit: xx.xx.2019

Hasil tinjauan manajemen digunakan untuk selalu meningkatkan keefektivitasan Sistem

xxxxxxxxxxx Tanggal terbit: xx.xx.2019

xxxxxxxxxxx Tanggal terbit: xx.xx.2019

PT E-T-A Indonesia memahami pentingnya kualifikasi dan kompetensi karyawan (sumber

Pemenuhan kompetensi karyawan untuk melakukan proses tertentu dilakukan dengan

xxxxxxxxxxx Tanggal terbit: xx.xx.2019

Pelatihan-pelatihan karyawan untuk meningkatkan kemampuan sehingga persyaratan

xxxxxxxxxxx Tanggal terbit: xx.xx.2019

xxxxxxxxxxx Tanggal terbit: xx.xx.2019

xxxxxxxxxxx Tanggal terbit: xx.xx.2019

7.1. Perencanaan realisasi produk

xxxxxxxxxxx Tanggal terbit: xx.xx.2019

7.2.1. Penetapan Persyaratan yang Berkaitan dengan Produk