P-WM-01 Pengendalian Informasi Terdokumentasi

PT.
DHARMA KARYATAMA MULIA

PROSEDUR
PENGENDALIAN INFORMASI TERDOKUMENTASI
No. Dok : P-WM-01 Revisi : 00 Tgl. Berlaku : 05 September 2018 Hal: : 1 /13
Status :
Nomor Salinan :
JABATAN TANDA TANGAN
Dibuat oleh Pengendali Dokumen
Diperiksa oleh Management Representatif
Disetujui Oleh Direktur
Isi dokumen ini sepenuhnya merupakan rahasia dan tidak boleh diperbanyak baik
sebagian maupun seluruhnya kepada pihak lain tanpa izin tertulis dari Direktur
PT. DHARMA KARYATAMA MULIA
PROSEDUR
Identifikasi Manual
Pemilik Proses Kebutuhan Prosedur
Jenis Dokumen Instruksi kerja
Manual
Tim ISO Penyusunan Prosedur
Draft Dokumen Instruksi kerja
Management
Representatif Verifikasi
Kabag terkait Kecukupa
n
Dirktur, Manager
Penerbitan,
MR Pemeriksaan dan
Pengendali Dokumen pengesahan
Dokumen
Pengendali Distribusi Daftar distribusi

Dokumen Dokumen dokumen
Terkendali
Pengendali Dokumen Revisi Dokumen

Dokumen Lama
Dirktur, Manager Ditarik, untuk Dok.

MR Verifikasi Master dan Distempel
Pengendali Dokumen Kecukupa Kadaluwarsa dan
n untuk Salinan
Dirktur, Manager dokumen dikendalikan
MR akan dimusnahkan
Pengendali Dokumen Dokumen Baru
Wakil Manajemen
Distribusi
Wakil Manajemen Dokumen
Terkendali
PROSEDUR
1. TUJUAN
Memberi petunjuk dan penjelasan mengenai tata cara yang harus dilakukan
dalam mengelola dan mengendalikan dokumen termasuk pemberian nomor
sebagai identifikasi atas seluruh dokumen yang berkaitan dengan sistem
manajemen mutu dan K3
2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini diterapkan atas seluruh dokumen yang berhubungan dengan sistem
manajemen mutu di PT. Dharma Karyatama Mulia yang dikendalikan oleh
Management Representative (MR) dengan dibantu oleh Pengendali Dokumen.
3. DEFINISI
3.1. Dokumen Internal : Dokumen yang diterbitkan secara internal
perusahaan antara lain Manual SMK3,
Prosedur, Instruksi Kerja, Formulir ,
lampiran-lampiran dan Check List, serta
Jod Des
3.2. Dokumen Eksternal : Dokumen yang diterbitkan oleh pihak
eksternal (di luar PT. Dharma Karyatama
Mulia). Misal Dokumen pelanggan
(dalam bentuk hardcopy), Undang-
undang, peraturan-peraturan pemerintah,
standar Nasional / internasional, dll
3.3. Dokumen ” Dikendalikan” : Dokumen SMK3 yang jika terjadi
perubahan (revisi), maka Wakil
Manajemen bertanggung jawab untuk
menarik seluruh dokumen mutu yang
telah beredar (revisi lama) dan
mendistribusikan kembali dokumen mutu
(revisi baru);
3.4. Dokumen ” Tidak Dikendalikan” : Dokumen SMK3 yang jika terjadi
perubahan (revisi), maka Management
Representative tidak bertanggung jawab
PROSEDUR
untuk menarik seluruh Dokumen SMK3

yang telah beredar (revisi lama) dan tidak
harus mendistribusikan kembali dokumen
mutu yang baru (revisi baru);
3.5. Dokumen Kedaluwarsa : Dokumen SMK3 master revisi lama yang
sudah tidak berlaku lagi karena telah
diperbaharui dengan dokumen mutu revisi
baru.
4. DOKUMEN PENDUKUNG
4.1. Standar ISO 9001:2015 klausul 7.5
4.2. PP 50/2012 elemen 4
5. URAIAN PROSEDUR
5.1. Umum
5.1.1. Seluruh dokumen yang dibutuhkan untuk dilakukannya verifikasi
terhadap kegiatan-kegiatan yang saling berhubungan harus
dikendalikan dan diperlakukan sebagai bukti bahwa sistem
manajemen mutu telah dilakukan efektif dan efisien.
5.1.2. Jenis pengendalian informasi terdokumentasi, identifikasi,
penyimpanan, perlindungan, pengambilan, masa simpan dan
pemusnahan serta tanggung jawab pengendaliannya dirincikan
dalam Daftar Induk informasi terdokumentasi.
5.1.3. Pengendalian informasi terdokumentasi yang menyangkut aktivitas
dan bukti kesesuaian di suatu bagian dikendalikan oleh bagian yang
bersangkutan.
5.1.4. Pengendali informasi terdokumentasi bertanggung jawab menjaga
informasi terdokumentasi agar dapat dikenali, ditemukan / siap
PROSEDUR
ditunjukkan bila diperlukan, dan dapat dibaca selama masa

simpannya.
5.1.5. Dokumen-dokumen seperti Manual, Prosedur, Instruksi Kerja dan
Dokumen Eksternal tertentu yang dibutuhkan perusahaan, harus
dikendalikan dengan menggunakan :
 Cap dengan tulisan “Dikendalikan” untuk dokumen mutu yang
dikendalikan; Warna Stempel biru.
 Cap dengan tulisan “Tidak Dikendalikan” untuk dokumen mutu
yang dikendalikan; Warna Stempel merah.
 Cap “kedaluwarsa” untuk dokumen SMK3 master yang sudah
tidak berlaku lagi (kadaluwarsa); Warna Stempel merah.
 Cap dengan tulisan “MASTER” untuk dokumen SMK3 master /
asli / original. Warna Stempel biru
5.1.6. Dokumen SMK3 yang terkait dengan setiap kegiatan yang ada di
dalam perusahaan PT. Perkasa Adiguna Sembada harus berada di
tempat yang telah ditentukan serta terjamin keabsahannya. Setiap
pemegang dokumen SMK3 bertanggung jawab untuk menjamin
bahwa hanya dokumen SMK3 yang masih berlaku saja yang
digunakan, sedangkan dokumen SMK3 yang tidak berlaku lagi harus
segera disingkirkan.
5.1.7. Management Representative bertanggung jawab untuk membuat
dan memelihara Daftar Induk Dokumen, baik Dokumen Internal
maupun Dokumen Eksternal untuk menghindari penggunaan
dokumen yang tidak sah atau penggunaan dokumen kadaluwarsa
tanpa ijin.
5.1.8. Management Representative bertanggung jawab atas penyimpanan
semua dokumen SMK3 master, baik yang masih berlaku maupun
PROSEDUR
kadaluwarsa, yang meliputi master Manual , Prosedur, Instruksi

Kerja, dan Formulir.
penyimpanan,perlindungan,pengambilan, masa simpan dan
dalam Daftar Induk informasi terdokumentasi.
dan bukti kesesuaian di suatu bagian dikendalikan oleh bagian
yang bersangkutan.
5.1.11. Pengendalian informasi terdokumentasi bertanggung jawab
menjaga informasi terdokumentasi agar dapat dikenali,
ditemukan / siap ditunjukkan bila diperlukan, dan dapat dibaca
selama masa simpannya
5.2. Identifikasi Dokumen

Identifikasi Pedoman, Prosedur, Instruksi Kerja adalah sebagai berikut:
a. Manual SMK3.
Penomorannya : dengan memakai abjad dan nomer klausul
b. Prosedur
contoh : P –XX-yy
berarti : P = Prosedur
XX = Bagian terkait
YY = Nomor urut prosedur masing-masing divisi
c. Instruksi Kerja
contoh : IK –XX - YY
berarti : IK = Instruksi Kerja
XX = Nomor urut bagian prosedur
YY = Nomor urut instruksi kerja pada masing-
masing Prosedur.
PROSEDUR
d. Formulir
Contoh : FM-XX-NN
Berarti : FM = Formulir
XX = Nomor urut prosedur di divisi unit kerja yang
terkait
NN = No urut formulir pada prosedur terkait
5.3. Pengendalian Dokumen Internal

5.3.1. Dokumen Internal yang harus dikendalikan dengan menggunakan
tanggal berlaku meliputi :
 Manual;
 Prosedur;
 Instruksi Kerja;
penyimpanan, perlindungan, pengambilan, masa simpan dan
dalam Daftar Induk informasi terdokumentasi dan
ditandatangani oleh Management Representative .
dan bukti kesesuaian di suatu bagian dikendalikan oleh bagian yang
bersangkutan. Management Representative menyimpan formulir
master untuk menunjukkan bahwa formulir tersebutlah yang berlaku
dan digunakan di unit kerja terkait.
5.3.4. Pengendali informasi terdokumentasi bertanggung jawab menjaga
informasi terdokumentasi agar dapat dikenali, ditemukan / siap
ditunjukkan bila diperlukan, dan dapat dibaca selama masa
simpannya yaitu dilakukan Identifikasi tiap formulir diberikan no
Formulir, judul Formulir , No revisi formulir yang terkait.
PROSEDUR
5.3.5. Management Representative harus memeriksa Manual, Prosedur,

dan Instruksi Kerja serta formulir untuk memastikan bahwa
keseluruhannya masih berlaku.
5.3.6. Setiap perubahan atau penambahan terhadap dokumen merupakan
tanggung jawab Wakil Manjemen.
5.3.7. Dokumen SMK3 master yang tidak berlaku lagi (kadaluwarsa)
disimpan oleh Pengendali informasi terdokumentasi, sedangkan
semua salinannya dimusnahkan untuk menghindari penggunaan
yang tidak sesuai.
5.4. Pengendalian Dokumen Eksternal

5.4.1. Dokumen eksternal yang harus dikendalikan meliputi :
 Peraturan / undang-undang yang diwajibkan untuk diberlakukan
di perusahaan
 Standar nasional/internasional;
 Buku-buku panduan
 Spesifikasi kontrak
5.4.2. Dokumen eksternal yang digunakan dicatat dalam Daftar Induk
Dokumen Eksternal dan ditandatangani oleh Wakil Manjemen.
5.5. Pengesahan Dokumen

5.5.1. Setiap personel dapat mengajukan dokumen baru atau mengusulkan
perubahan atas dokumen mutu yang sudah ada yang kemudian
diserahkan kepada personel yang berwenang untuk meninjau dan
atau mengesahkannya.
5.5.2. Pengajuan dokumen baru menggunakan Formulir Permintaan
Tindakan Perbaikan dan Pencegahan.
5.5.3. Tanggung jawab dan wewenang dalam mempersiapkan/
mengesahkan dokumen SMK3 internal adalah sebagai berikut:
PROSEDUR
Disetujui
Jenis Dokumen Dibuat Oleh Diperiksa Oleh
Oleh
MANUAL SMK3 DAN PENGENDALI WAKIL MANAJEMEN DIREKTUR
PROSEDUR YANG DOKUMEN
DISYARATKAN OLEH
STANDAR ISO
9001:2015 & K3
PROSEDUR MASING PENANGGUNG WAKIL MANAJEMEN DIREKTUR
MASING BAGIAN JAWAB UNIT
KERJA TERKAIT
INSTRUKSI KERJA STAF MANAGER MR / WM
DEPT.TERKAIT DEPT.TERKAIT
5.6. Distribusi Dokumen

5.6.1. Management Representative bertanggung jawab atas distribusi
dokumen seperti Manual, Prosedur, dan Instruksi Kerja serta
memelihara Daftar Distribusinya.
5.6.2. Management Representative harus menjamin bahwa dokumen SMK3
yang berlaku senantiasa tersedia di bagian atau fungsi yang
kegiatannya sangat erat kaitannya dengan sistem manajemen mutu.
5.6.3. Prosedur serta Instruksi Kerja yang didistribusikan harus sesuai
dengan nomor salinan yang telah ditetapkan (sama dengan nomor
salinan dalam Manual Integrasi).
5.6.4. Pendistribusian dokumen hasil revisi tercatat dengan daftar distribusi
dokumen.
5.6.5. Pendistribusian dokumen untuk controlled copy untuk :

PROSEDUR
No copy Penerima
01 DIREKTUR
02 GENERAL MANAGER
03 MANAGER HOUSE KEEPING
04 MANAGER SECURITY
05 MANAGER KONSTRUKSI
06 MANAGER PEMBELIAN
07 MANAGER FINANCE & ACC
08 MANAGER HR & GA
09 Rent Car
MASTER WAKIL MANAJEMEN
5.7. Perubahan Dokumen

5.7.1. Usulan perubahan dokumen SMK3 yang terjadi dapat berasal dari
hasil audit internal maupun eksternal, tinjauan manajemen, keluhan
pelanggan, maupun usulan dari personil karena ketidaksesuaian.
Setiap usulan perubahan tersebut dituangkan dalam formulir
Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan.
5.7.2. Setiap perubahan terhadap dokumen SMK3 harus dicatat dalam
Catatan Perubahan yang menjelaskan perubahan-perubahan yang
dilakukan terhadap dokumen revisi sebelumnya (misalnya, untuk
dokumen dengan revisi 01 maka riwayat perubahan tersebut
menjelaskan perubahan yang terjadi antara revisi 00 dengan revisi
01, demikian juga untuk revisi 02 dengan 01 dan seterusnya).
PROSEDUR
5.7.3. Dokumen SMK3 yang telah direvisi harus ditarik dari peredaran dan
dimusnahkan, sedangkan dokumen master revisi lamanya tetap
disimpan oleh Management Representative dan diberi cap
“kedaluwarsa”. Kemudian wakil manajemen mendistribusikan
kembali dokumen tersebut dengan revisi baru.
5.7.4. Pejabat yang mempersiapkan dan menyetujui dokumen revisi
adalah sama dengan dokumen sebelumnya. Persetujuan oleh
pejabat lain hanya dimungkinkan atas dasar pertimbangan-
pertimbangan tertentu.
5.8. Penyimpanan
5.8.1. Informasi terdokumentasi, sebagai bukti telah terjadinya sesuatu
dengan hasil-hasil tertentu, harus disimpan dan dijaga dengan baik
selama masa simpan yang ditentukan. Rekaman dapat dalam bentuk
hard copy (kertas) atau dalam bentuk soft copy.
5.8.2. Informasi terdokumentasi diberi identifikasi yang jelas, seperti pada
lokasi dimana informasi terdokumentasi disimpan.
5.8.3. Metoda dan pelaksanaan penyimpanan informasi terdokumentasi
harus menjamin, bahwa informasi terdokumentasi tersebut selalu
dalam keadaan baik dan tetap mudah terbaca selama masa
simpannya.
5.8.4. Informasi terdokumentasi tidak dapat dirubah isinya. Bila ada
kesalahan penulisan dalam Informasi terdokumentasi, maka tulisan
lama tidak boleh dihapus, cukup di coret saja dan dicantumkan yang
sebenarnya didekatnya, serta diberi tanda pengenal yang
memperbaikinya.
5.8.5. Segala sumber perusakan Informasi terdokumentasi, misalnya
kelembaban ruangan, bencana alam atau karena hama (rayap)
harus dihindarkan.
PROSEDUR
5.8.6. Demikian juga harus dihindarkan hilangnya Informasi

terdokumentasi karena dibawa keluar dan kemudian tidak
dikembalikan kepada pengendalinya.
5.8.7. Jika diminta oleh pelanggan, pejabat pemerintah yang relevan, atau
pihak lain yang berkepentingan, rekaman dapat ditunjukkan
kepadanya atau dibuatkan salinan/copynya dengan seijin
Management Representative .
5.8.8. Informasi terdokumentasi yang tersimpan dalam soft copy akan
dilakukan maintenance.
5.9. Pemusnahan Informasi terdokumentasi

5.9.1. Setelah masa simpannya dilampaui, maka informasi terdokumentasi
dapat dimusnahkan, dibuang, atau dipindahkan namun tanpa
pengendalian lagi.
5.9.2. Untuk Informasi terdokumentasi yang masa simpannya telah habis
namun masih diperlukan oleh perusahaan maka akan diberikan
identifikasi khusus.
5.9.3. Tiap pemusnahan Informasi terdokumentasi apa pun, harus dicatat
atau disertai sebuah Berita Acara Pemusnahan Dokumen .
5.9.4. Informasi terdokumentasi yang hilang atau musnah sebelum masa
simpannya terlewati harus dibuatkan catatan atau berita acara
kehilangan.
6. CATATAN
6.1. Daftar Induk Dokumen Internal (FM-WM-01)
6.2. Daftar Induk Dokumen Eksternal (FM-WM-02)
PROSEDUR
6.3. Daftar Induk Formulir (FM-WM-03)

6.4. Riwayat Perubahan Dokumen (FM-WM-04)
6.5. Daftar Distribusi Dokumen Internal (FM-WM-05)
6.6. Daftar Induk Informasi Terdokumentasi (FM-WM-06)

P-WM-01 Pengendalian Informasi Terdokumentasi

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Deskripsi Asli:

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

P-WM-01 Pengendalian Informasi Terdokumentasi

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

PT.

DHARMA KARYATAMA MULIA

JABATAN TANDA TANGAN

Dibuat oleh Pengendali Dokumen

Diperiksa oleh Management Representatif

Disetujui Oleh Direktur

Pengendali Distribusi Daftar distribusi

Pengendali Dokumen Revisi Dokumen

Dirktur, Manager Ditarik, untuk Dok.

untuk menarik seluruh Dokumen SMK3

ditunjukkan bila diperlukan, dan dapat dibaca selama masa

kadaluwarsa, yang meliputi master Manual , Prosedur, Instruksi

5.2. Identifikasi Dokumen

5.3. Pengendalian Dokumen Internal

5.3.5. Management Representative harus memeriksa Manual, Prosedur,

5.4. Pengendalian Dokumen Eksternal

5.5. Pengesahan Dokumen

5.6. Distribusi Dokumen

5.6.5. Pendistribusian dokumen untuk controlled copy untuk :

03 MANAGER HOUSE KEEPING

07 MANAGER FINANCE & ACC

MASTER WAKIL MANAJEMEN

5.7. Perubahan Dokumen

5.8.6. Demikian juga harus dihindarkan hilangnya Informasi

5.9. Pemusnahan Informasi terdokumentasi

6.3. Daftar Induk Formulir (FM-WM-03)

Anda mungkin juga menyukai