Jl. Veteran No.

171A
Gresik 61123
Telp. (031) 3987 927
Fax. (031) 3973 410
Email: vuba@silog.co.id

MANUAL MUTU
PEDOMAN ISO 9001:2015 PT VARIA USAHA BAHARI

Nomor Dokumen QM.00

Nomor Revisi 00
Tanggal berlaku 7 September 2017

STATUS DOKUMEN

KODE DISTRIBUSI

Dokumen ini tidak boleh diperbanyak tanpa ijin tertulis dari manajemen
 PT. VARIA USAHA BAHARI
MANUAL MUTU
PEDOMAN ISO 9001 : 2015
PT. VARIA USAHA BAHARI

Dokumen internal :
Penggandaan dan distribusi dokumen mutu No Dokumen No. Revisi Hal Tgl Terbit
ini harus seijin manajemen PT. VARIA QM.00 00 2 dari 10 07/9/2017
USAHA BAHARI
 PT. VARIA USAHA BAHARI
MANUAL MUTU
PEDOMAN ISO 9001 : 2015
PENDAHULUAN

Sehubungan dengan persaingan bisnis yang semakin berkembang,

diperlukannya atau sudah menjadi suatu kewajiban bagi suatu perusahaan
untuk melaksanakan perbaikan yang ada di lingkungan internal maupun
ekternal. Salah satu perbaikan yang dapat dilaksanakan adalah
meningkatkan efisiensi dan efektifitas operasional organisasi yang ada di
perusahaan. Dengan menerapkan standar ISO 9001:2015 mengenai Sistem
Manajemen Mutu maka dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas
operasional organisasi yang ada di perusahaan, menjadi kesatuan dari
berbagai proses sehingga dapat memenuhi persyaratan pelanggan.

Sesuai dengan pernyataan diatas, bahwa penerapan standar ISO

9001:2015 menjadi penting untuk ikut bersaing dengan perusahaan lainnya,
sehingga manajemen berkomitmen untuk menerapkan ISO 9001:2015 di
setiap Bagian Kerja & Unit Kerja yang ada diperusahaan PT Varia Usaha
Bahari. Dan untuk itu segenap karyawan PT Varia Usaha Bahari wajib untuk
mendukungnya.

Gresik, 07 September 2017

Wakil Manajemen

Shandy Ananta M

Dokumen internal :
Penggandaan dan distribusi dokumen mutu No Dokumen No. Revisi Hal Tgl Terbit
ini harus seijin manajemen PT. VARIA QM.00 00 3 dari 10 07/9/2017
USAHA BAHARI
 PT. VARIA USAHA BAHARI
MANUAL MUTU
PEDOMAN ISO 9001 : 2015
LEMBAR PERSETUJUAN DAN PENGESAHAN

Pedoman ISO 9001 : 2015 ini merupakan pedoman untuk menerapkan Sistem
Manajemen ISO 9001 : 2015 di PT VARIA USAHA BAHARI yang mengacu kepada Sistem
Manajemen ISO 9001 edisi Tahun 2015. Pedoman ISO 9001 : 2015 dengan kode dokumen
QM.00, Nomor Revisi 00, Tanggal berlaku 07 September 2017, telah disusun, diperiksa dan
disetujui untuk diberlakukan sebagai Dokumen Level 1. Pedoman ISO 9001 : 2015 ini
adalah hak milik PT Varia Usaha Bahari, isi dan materinya baik sebagian maupun
keseluruhan tidak boleh diperbanyak dengan cara apapun tanpa persetujuan tertulis dari
Wakil Manajemen PT Varia Usaha. Siapapun yang memegang atau menyimpan dokumen
Pedoman Mutu ini baik asli maupun salinan, harus mengembalikan kepada Wakil
Manajemen apabila diminta.

Disusun Oleh

(Shandy Ananta M)
Ka. Unit SDM & Hukum

Diperiksa Oleh Disetujui Oleh

(Yoyok Kiswanto) (Kukuh Gayuprasetyo)

Direktur Keuangan Direktur Utama

Dokumen internal :
Penggandaan dan distribusi dokumen mutu No Dokumen No. Revisi Hal Tgl Terbit
ini harus seijin manajemen PT. VARIA QM.00 00 4 dari 10 07/9/2017
USAHA BAHARI
 PT. VARIA USAHA BAHARI
MANUAL MUTU
PEDOMAN ISO 9001 : 2015
DAFTAR ISI

1. PENDAHULUAN.........................................................................................................2
2. LEMBAR PERSETUJUAN & PENGESAHAN.................................................................3
3. DAFTAR ISI...............................................................................................................4
4. PROFIL PERUSAHAAN..............................................................................................5
4.1 LOKASI PERUSAHAAN........................................................................................5
4.2 SEJARAH SINGKAT.............................................................................................5
4.3 KONTEKS ORGANISASI......................................................................................5
4.4 PIHAK BERKEPENTINGAN.................................................................................6
4.5 KEBIJAKAN, VISI, & MISI..................................................................................6
4.6 STRUKTUR ORGANISASI PERUSAHAAN............................................................7
5. PENERAPAN ISO 9001:2015....................................................................................7
5.1 RUANG LINGKUP PENERAPAN...........................................................................7
5.2 TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG...............................................................8
5.3 WAKIL MANAJEMEN...........................................................................................8
6. BAGAN SISTEM MANAJEMEN ISO 9001 : 2015........................................................9
7. PROSES BISNIS PERUSAHAAN.................................................................................9

Dokumen internal :
Penggandaan dan distribusi dokumen mutu No Dokumen No. Revisi Hal Tgl Terbit
ini harus seijin manajemen PT. VARIA QM.00 00 5 dari 10 07/9/2017
USAHA BAHARI
 PT. VARIA USAHA BAHARI
MANUAL MUTU
PEDOMAN ISO 9001 : 2015
4. PROFIL PERUSAHAAN

4.1 Lokasi Perusahaan

Nama Instansi : PT Varia Usaha

Tanggal Pendiriaan : 13 Pebruari 1974

Alamat Kantor Pusat/Operasional Area 1 : Jl. Veteran No. 171A, Gresik

Alamat Kantor Operasional Area 2 : Desa Socorejo – Jenu Tuban

1. Semen Indonesia Logistik

Pemegang Saham :
2. Semen Indonesia Distributor

4.2 Sejarah Singkat

PT Varia Usaha Bahari adalah salah satu anak perusahaan PT Semen Indonesia
Logistik yang merupakan perusahaan yang mengawali karir usaha sebagai Perusahaan
Bongkar Muat (PBM) yang berdiri sejak tahun 1992 dengan Akta Pendirian No : 23 tanggal
23 Maret 1992 Notaris Nurlaily Adam, SH yang berkedudukan di Kabupaten Gresik.

Saham Perseroan ini dimiliki oleh PT Varia Usaha sebesar 64% dan PT Semen
Indonesia Distribusi sebesar 36%. Perseroan dalam mengembangkan bisnisnya saat ini
bergerak di bidang Jasa Pengelola Pelabuhan dan telah memiliki legalitas usaha melalui
penetapan dari Kementerian Perhubungan No: KP 581 tahun 2011 tertanggal 19 Juli 2011
tentang Pemberian Izin Usaha Kepada PT Varia Usaha Bahari sebagai Badan Usaha
Pelabuhan. Lalu pada saat ini PT Varia Usaha Bahari memliki beberapa urusan kerja yaitu:
Urusan Kerja Jasa Bongkar Muat, Urusan Kerja Jasa Pemanduan Kapal, Urusan Kerja Jasa
Transportasi Truk, Urusan Kerja Sewa Alat berat, Urusan Kerja Jasa Kebersihan Dermaga,
Urusan Kerja mengelola Packing Plant, dan Urusan Jasa Kepelabuhan Lainnya. Tahapan
demi tahapan kemajuan dan perkembangan PT Varia Usaha Bahari semakin nyata dengan
dibukanya kantor cabang PT Varia Usaha Bahari di Tuban.

4.3 Konteks Organisasi

PT Varia Usaha Bahari adalah Badan Usaha Pelabuhan yang bergerak dibidang jasa
kepelabuhan, penyedia alat di dermaga, jasa transportasi truk,dan pengelolaan SDM di
project packing plant. Dan untuk lebih jelasnya dapat dilihat konteks organisasi yang dilihat
secara lingkup internal dan eksternal pada Lampiran I.

Dokumen internal :
Penggandaan dan distribusi dokumen mutu No Dokumen No. Revisi Hal Tgl Terbit
ini harus seijin manajemen PT. VARIA QM.00 00 6 dari 10 07/9/2017
USAHA BAHARI
 PT. VARIA USAHA BAHARI
MANUAL MUTU
PEDOMAN ISO 9001 : 2015
4.4 Pihak Berkepentingan

- Pemerintah;
- Syahbandar;
- Kementerian Hubungan Laut;
- Karyawan;
- Masyarakat sekitar;
- Pemegang Saham Tersebut diatas;
- Pelanggan (Penggunga Jasa);
- Selengkapnya dapat dilihat di Lampiran 2 tentang Pihak berkepentingan di perusahaan.

4.5 Visi, Misi, dan Kebijakan

4.5.1 Visi

Menjadi badan usaha pelabuhan dengan kualitas layanan yang tinggi dan daya saing
global berbagai aspek kegiatan pelabuhan.

4.5.2 Misi

1. Menjadi badan usaha pelabuhan yang mampu memenuhi kebutuhan dan harapan
pelanggan dengan harga bersaing dan pelayanan prima dengan prioritas keselamatan.
2. Membangun sistem manajemen dinamis operasi dengan peraturan sebagai dasar
utamanya.
3. Membentuk Team Work yang kompak dan saling mendukung.
4. Memiliki komitmen terhadap peningkatan kesejahteraan para pemangku kepentingan
terutama pemegang saham, karyawan dan masyarakat sekitar.

4.5.3 Kebijakan

Setiap karyawan harus menjiwai semangat dari VISI dan MISI perusahaan, serta secara
bertanggung jawab memberikan kontribusi untuk pencapaiannya.

Sebagai arahan untuk mencapai VISI dan MISI perusahaan, Direksi menetapkan Kebijakan
Perusahaan, sebagai berikut :

1. Mematuhi persyaratan peraturan dan perundang-undangan.

2. Memenuhi kebutuhan pelanggan terhadap jasa layanan kepelabuhanan yang professional,
bermutu dan tepat waktu serta harga kompetitif.
3. Memenuhi standar indikator waktu bongkar muat di suatu Pelabuhan/Terminal yang telah
ditetapkan dan jaminan keamanan barang dengan didukung peralatan bongkar muat dan
SDM yang memadai.

Dokumen internal :
Penggandaan dan distribusi dokumen mutu No Dokumen No. Revisi Hal Tgl Terbit
ini harus seijin manajemen PT. VARIA QM.00 00 7 dari 10 07/9/2017
USAHA BAHARI
 PT. VARIA USAHA BAHARI
MANUAL MUTU
PEDOMAN ISO 9001 : 2015
4. Pengadaan Barang/Jasa memberikan kontribusi terhadap perusahaan sehingga dapat
meningkatkan kualitas, efisiensi biaya dan peningkatan pelayanan.
5. Pengelolaan keuangan perusahaan yang didasarkan pada prinsip transparansi,
akuntabilitas, responsibilitas, indenpendensi dan kewajaran.
6. Meningkatkan kualitas sumber daya manusia yang Sinergi, Militan dan Intergritas.
7. Perusahaan mewujudkan dan berkomitmen untuk melaksanakan keselamatan dan
kesehatan kerja disegala kegiatan kerja.

Direksi akan selalu memastikan bahwa semua karyawan mengerti dan mampu menerapkan
kebijakan ini. Dalam perkembangannya kebijakan ini akan ditinjau kesesuaiannya berdasarkan
situasi dan kebijakan umum dari perusahaan.

4.6 Struktur Organisasi

Struktur Organisasi PT Varia Usaha Bahari mulai dari Direksi sampai dengan Tingkat Kepala
Urusan dapat dilihat pada SK Direksi No.010/SK-VUBA/IX.2017 atau Lampiran 3.

5. Penerapan Manajemen ISO 9001 : 2015

5.1 Ruang Lingkup Penerapan

Sistem Manajemen ISO 9001 : 2015 diterapakan pada seluruh Bagian Kerja dan Unit Kerja di
lingkungan PT Varia Usaha Bahari, sebagai berikut :

1. Bagian Kerja Operasional & Pemasaran

2. Bagian Kerja Keuangan, SDM, & Hukum
3. Unit Kerja Operasional Area 1
4. Unit Kerja Operasional Area 2
5. Unit Kerja Pemasaran
6. Unit Kerja Pengadaan & Pemeliharaan
7. Unit Kerja Keuangan & Akuntansi
8. Unit Kerja SDM & Hukum

Sistem Manajemen ISO 9001 : 2015 perusahaan juga diterapkan pada keseluruhan aktivitas
PT Varia Usaha Bahari dengan ruang lingkup meliputi jasa kepelabuhan dan penyedia fasilitas
pelabuhan lainnya. Sistem manajemen dikembangkan untuk memenuhi standar ISO
9001:2015 mencakup dokumentasi, pemeriksaan, dan pekerjaan yang dilaksanakan oleh
seluruh karyawan PT Varia Usaha Bahari. Dengan demikian diharapkan perusahaan selalu
mampu memenuhi persyaratan dan kebutuhan pelanggan secara aman. Penerapan sistem
manajemen mencakup semua klausul ISO 9001:2015, kecuali Klausul 7.1.5 Sumber
Daya Pemantauan dan Pengukuran dikarenakan dalam kegiatan operasional tidak
menggunakan peralatan ukur dan Klausul 8.3 Desain dan Pengembangan
Dokumen internal :
Penggandaan dan distribusi dokumen mutu No Dokumen No. Revisi Hal Tgl Terbit
ini harus seijin manajemen PT. VARIA QM.00 00 8 dari 10 07/9/2017
USAHA BAHARI
 PT. VARIA USAHA BAHARI
MANUAL MUTU
PEDOMAN ISO 9001 : 2015
dikarenakan semua proses yang dikerjakan merupakan desain yang sudah ditetapkan
oleh customer
5.2 Tanggung Jawab dan Wewenang

Tanggung jawab dan wewenang masing-masing Kepala Bagian/Unit dalam sistem manajemen
ISO 9001:2015 akan diuraikan di bawah ini. Secara umum semua Kepala Bagian/Unit harus
mengetahui dan bertanggung jawab atas segala hal yang berhubungan dengan pelaksanaan
Sistem Manajemen ISO 9001:2015 di Bagian Kerja/Unit Kerja masing-masing, seperti ;

- Mengidentifikasi dan mendata semua masalah yang berhubungan proses kerja dan sistem
kerja.
- Mengajukan suatu cara pemecahan atau perbaikan terhadap masalah tersebut dengan
cara yang tepat.
- Memonitor pelaksanaan cara perbaikan/pemecahan tersebut sehingga sesuai dengan
rencana.
- Mengidentifikasi setiap kemungkinan kesalahan prosedur sehingga kesalahan tersebut
tidak terjadi.
- Mengajukan suatu sistem pencegahan awal sebelum masalah terhadap proses kerja
maupun sistem manajemen terjadi.
- Menetapkan dan menerapkan suatu organisasi dan sistem manajemen untuk
menghasilkan pekerjaan bermutu yang disetujui oleh pelanggan.
- Menyetujui dan meninjau kebijakan perusahaan dan sasarannya.
- Bertanggung jawab atas keuntungan maupun kerugian perusahaan secara keseluruhan.
- Menerapkan rencana secara menyeluruh dan meninjau strategi bisnis perusahaan dalam
jangka pendek dan jangka panjang.
- Mensosialisasikan sistem manajemen perusahaan kepada jajaran yang ada dibawahnya,
termasuk didalamnya Pedoman Sistem Manajemen, Prosedur Kerja, Instruksi Kerja dan
semua hal yang berhubungan dengan sistem manajemen.

Semua tanggung jawab yang berhubungan dengan sistem manajemen ISO 9001:2015 di
perusahaan didefinisikan dan didokumentasikan didalam Perincian Tugas/Job Deskripsi dan
setiap Standar Operasional Prosedur.

5.3 Wakil manajemen

Direktur PT Varia Usaha menunjuk Ka. Unit SDM & Umum sebagai Wakil Manajemen
yang mempunyai tanggung jawab dan wewenang sebagai berikut ;

- Memimpin dan mengkoordinir penyusunan dan penerapan secara efektif dari sistem mutu
perusahaan sesuai dengan standar ISO 9001:2015;
- Melaporkan kinerja sistem manajemen perusahaan kepada Direksi;

Dokumen internal :
Penggandaan dan distribusi dokumen mutu No Dokumen No. Revisi Hal Tgl Terbit
ini harus seijin manajemen PT. VARIA QM.00 00 9 dari 10 07/9/2017
USAHA BAHARI
 PT. VARIA USAHA BAHARI
MANUAL MUTU
PEDOMAN ISO 9001 : 2015
- Mendorong adanya kesadaran akan pentingnya memenuhi persyaratan pelanggan
kepada seluruh karyawan.
Dalam melaksanakan tugasnya sehari-hari, Wakil Manajemen bertanggung jawab kepada
Direksi.

6. Bagan Sistem Manajemen ISO 9001 : 2015

Sistem Manajemen perusahaan disusun berdasarkan hirarki sebagai berikut:

- Pedoman Sistem Manajemen ISO 9001 : 2015

Dokumen ini memuat tentang Visi, Misi Dan Kebijakan Perusahaan, struktur organisasi,
tanggung jawab dan wewenang Kepala Bagian/Unit

- Prosedur
Dokumen ini berisi prosedur-prosedur perusahaan yang lebih detail dimulai dari tahap
perencanaan sampai dengan tahap pelaksanaan yang ada kaitannya dengan masalah
mutu. Prosedur ini dibuat dan dikendalikan pelaksanaannya sehingga proses kerja
dapat dilaksanakan secara efektif.

- Instruksi Kerja
Instruksi kerja menerangkan bagaimana suatu kegiatan atau pekerjaan dilakukan mulai
dari tahap perencanaan, pelaksanaan dan penyelesaian.

- Formulir atau borang

Semua dokumen tersebut di atas merupakan panduan bagi pelaksanaan Sistem Mutu
Perusahaan. Dokumen ini harus disetujui dulu oleh pihak-pihak yang bersangkutan
sebelum diterbitkan atau digunakan. Wakil Manajemen bertanggung jawab terhadap
penerbitan Pedoman Mutu dan Prosedur.

Prosedur Sistem Manajemen Perusahaan yang harus ada adalah prosedur :

- Pengendalian Informasi Terdokumentasi;

- Audit Internal;
- Tinjauan Manajemen;
- Pengendalian Ketidaksesuaian.

Prosedur-prosedur lain dibuat sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan setiap Bagian
kerja /Unit Kerja yang ada di lingkungan PT Varia Usaha Bahari.

7. Proses Bisnis Perusahaan

Perusahaan telah membuat suatu diagram alir sesuai dengan bidang usaha yang ada. Alur
pekerjaan ini harus diikuti oleh setiap unit kerja dalam melaksanakan setiap tahap pekerjaan,
dapat dilihat dalam Lampiran-4 dari Pedoman Sistem Manajemen ini.

Dokumen internal :
Penggandaan dan distribusi dokumen mutu No Dokumen No. Revisi Hal Tgl Terbit
ini harus seijin manajemen PT. VARIA QM.00 00 10 dari 10 07/9/2017
USAHA BAHARI