SISTEM MANAJEMEN KESELAMATAN KESEHATAN

Subject :
KERJA DAN LINGKUNGAN (SMK3L)

No. Dok : EQI/HSE/PR/1 No Revisi : 1

PROSEDUR
INTERNAL AUDIT

1 04 Maret 2021 Final Kepala Dept Direktur

Rev Tanggal Keterangan Dibuat Oleh Disetujui Oleh
 SISTEM MANAJEMEN KESELAMATAN KESEHATAN
Subject :
KERJA DAN LINGKUNGAN (SMK3L)

No. Dok : EQI/HSE/PR/1 No Revisi : 1

RIWAYAT PERUBAHAN DOKUMEN

Bagian Uraian Perubahan Tgl. Revisi Paraf

1 Perubahan format cover dan template prosedur 04 Mar 2021

 SISTEM MANAJEMEN KESELAMATAN KESEHATAN
Subject :
KERJA DAN LINGKUNGAN (SMK3L)

No. Dok : EQI/HSE/PR/1 No Revisi : 1

1. TUJUAN
Untuk memeriksa, membuktikan, serta memastikan kegiatan SMK3 dalam menunjang
seluruh kegiatan di PT Energi Quarto Indonesia telah memenuhi persyaratan.

2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini mencakup dari penetapan jadwal audit, tim audit, perencanaan audit,
pelaksanaan audit, pelaporan audit, evaluasi audit internal di PT Energi Quarto Indonesia.

3. DEFINISI
3.1 Audit adalah proses yang sistematik, independen, dan terdokumentasi untuk
memperoleh bukti audit dan mengevaluasi secara objektif untuk menentukan sampai
sejauh mana kriteria audit dipenuhi.
3.2 Kriteria audit adalah seperangkat kebijakan, prosedur atau persyaratan.
3.3 Bukti audit adalah catatan, penyataan mengenai fakta atau informasi lain yang terkait
dengan kriteria audit dan dapat diverifikasi.
3.4 Temuan audit adalah hasi evaluasi dari bukti audit yang dikumpulkan terhadap
kriteria audit.
3.5 Kategori temuan :
- Ketidaksesuaian “Major” adalah ketidaksesuaian yang berpotensi dapat
menyebabkan dampak yang serius terhadap pencapaian mutu yang efektifitas
sistem managemen.
- Ketidaksesuaian “Minor” adalah ketidaksesuaian yang tidak mempunyai dampak
serius terhadap pencapaian mutu atau efektifitas sistem managemen.
- Observasi adalah bukan ketidaksesuaian tetapi sebagai input untuk mendapatkan
perhatian guna meningkatkan efektifitas sistem managemen atau nantinya dapat
berpotensi menjadi ketidaksesuaian “Minor”.
3.6 Kesimpulan audit adalah hasil dari suatu yang disampaikan oleh tim audit setelah
mempertibangkan tujuan audit dan seluruh temuan audit.
3.7 Auditee adalah organisasi yang diaudit.
3.8 Auditor adalah orang yang memiliki kompetensi untuk melaksanakan audit.
3.9 Tenaga ahli adalah orang yang memberikan pengetahuan atau keahlian khusus
kepada tim audit.
 SISTEM MANAJEMEN KESELAMATAN KESEHATAN
Subject :
KERJA DAN LINGKUNGAN (SMK3L)

No. Dok : EQI/HSE/PR/1 No Revisi : 1

3.10 Program audit adalah seperangkat audit atau lebih yang direncanakan dalam jangka
waktu tertentu dan diarahkan untuk maksud tertentu.
3.11 Rencana audit adalah uraian kegiatan dan pengaturan untuk audit.
3.12 Ruang lingkup audit adalah cakupan dan batasan-batasan suatu audit.
3.13 Kompetensi adalah atribut dan kemampuan seorang yang ditunjukan dalam
menerapkan pengetahuan dan keterampilan.

4. PROSEDUR
4.1 Program audit
4.1.1 Pertimbangan progam audit
Mengidentifikasi untuk program audit, pertimbangan diantaranya pada :
- Persyaratan dan kebutuhan audit.
- Informasi lainnya: teknik audit, penilaian auditee dan program audit
eksternal.
- Waktu perjalanan, akomodasi dan kebutuhan fasilitas audit lainnya.
- Lingkup dan resiko area.
4.1.2 Pembuatan program audit
- Audit rutin
 Membuat program audit tahuanan berdasarkan bahan pertimbangan
program audit.
 Audit internal dilaksanakan minimal 1 (satu) kali setahun untuk unit
kerja terkait lingkungan sertifkasi sistem managemen.
 Untuk unit kerja yang tidak terkait langsung sertifikasi sistem
managemen pengaturan audit internal yang dilakukan sesuai
keperluan.
- Audit tambahan
 Membuat program audit tambahan terhadap unit kerja yang kritis atau
adanya masalah yang serius dan berisiko pada bisnis.
 Melaksanakan tindak lanjut dari tindakan perbaikan atau koreksi
sebelumnya.
 Berdasarkan permintaan dari manager Dept dan Direktur.
4.1.3 Membuat rencana audit bulanan berdasarkan program audit tahunan,
pelaksanaan audit sebelumnya atau permintaan audit lainnya.
 SISTEM MANAJEMEN KESELAMATAN KESEHATAN
Subject :
KERJA DAN LINGKUNGAN (SMK3L)

No. Dok : EQI/HSE/PR/1 No Revisi : 1

4.1.4 Menyambpaikan program audit tahunan dan bulanan kepada Manager Depr
dan Direktur.
4.2 Penetapan auditor
4.2.1 Mempersiapkan, melatih, membimbing calon auditor.
4.2.2 Memilih dan meseleksi calon auditor yang telah disiapakan atau berdasarkan
kompetensi untuk ditetapkan menjadi auditor.
4.2.3 Mengevaluasi kinerja auditor secara periodik minimal sekali setahun.
4.3 Persiapan kegiatan audit
4.3.1 Meninjau dokumentasi auditee, meliputi :
- Prosedur internal yang digunakan.
- Laporan : audit eksternal, audit internal sebelumnya dan tindak lanjut dari
managemen review serta kinerja.
- Pemenuhan persyaratan peraturan perundangan yang relevan dan standar
yang diterapkan.
4.3.2 Menetapkan auditor independen.
4.3.3 Menetapkan ketua tim audit dilaksanakan lebih dari 1 (satu) orang.
4.3.4 Menyiapkan rencana audit meliputi :
- Jadwal : waktu pelaksanan, unit kerja yang diaudit, auditor.
- Panduan audit dan temuan audit.
4.3.5 Pengaturan akomodasi jika diperlukan (perjalan fasilitas dilapangan dan lain
lain).
4.3.6 Menyampaikan rencana audit, jika tidak dapat dilaksanakan sesuai rencana
perlu pengaturan ulang.
4.3.7 Auditee menunjuk staffnya sebagai pemandu pelaksanaan audit internal.
4.4 Pelaksanaan audit
4.4.1 Pembukaan audit
Auditor menyampaikan tujuan dan rencana kegiatan audit internal kepada
pihak auditee.
4.4.2 Pengumpulan bukti
- Metode pengumpulan bukti melalui pemeriksaan dokumen dan catatan.
Wawancara personel yang berpengaruh dan observasi kegiatan.
- Mengumpulkan dan memverifikasi bukti objektif.
 SISTEM MANAJEMEN KESELAMATAN KESEHATAN
Subject :
KERJA DAN LINGKUNGAN (SMK3L)

No. Dok : EQI/HSE/PR/1 No Revisi : 1

4.4.3 Komunikasi selama audit

- Ketua tim audit secara periodik berkomunikasi dengan pejabat yang
ditunjuk (auditee).
- Jika teridentifikasi adanya risiko fatal dan signifikan (missal isu K3,
lingkungan dan mutu) harus segera disampaikan kepada managemen
auditee.
4.4.4 Pembahasan hasil audit
- Auditor mengevaluasi bukti objektif terhdapa pemenuhan kriteria audit
berdasarkan peraturan perundangan yang relevan dan standar yang
diterapkan.
- Apabila teridentifikasi penyimpangan atau ketidakcukupan terhadap
kriteria audit ditetapkan sebagai temuan.
- Menetapkan kategori temuan.
4.4.5 Perumusan hasil audit
Ketua tim audit membahas, menetapkan laporan audit secara keseluruhan,
yang berisi antara lain temuan, observasi, dan penilaian penerapan system
secara keseluruhan.
4.4.6 Penutupan audit
- Ketua audit atau auditor melaporkan hasil audit kepada Manager Dept,
Asst GM dan Direktur.
- Membahas penetapan batas waktu untuk rencana tindakan korektif dan
pencegahan.
4.5 Laporan audit
4.5.1 Ketua tim atau auditor membuat laporan audit sesuai dengan prosedur.
4.5.2 Laporan audit dikirimkan paling lambat 3 (tiga) hari setelah pelaksanaan audit
kepada Manager Dept, Asst GM dan Direktur.
4.5.3 Jika terdapat temuan yang dianggap kritis atau adanya masalah yang serius
dan berisiko pada bisnis maka perlu dilaporkan kepada Asst GM dan Direktur.
4.6 Tindakan koreksi
4.6.1 Manager Dept harus dilengkapi dengan Corrective Action Record (CAR) yang
asli sesuai isian dan menandatangani, untuk selanjutnya dikembalikan ke
Management Reresentative (MR).
 SISTEM MANAJEMEN KESELAMATAN KESEHATAN
Subject :
KERJA DAN LINGKUNGAN (SMK3L)

No. Dok : EQI/HSE/PR/1 No Revisi : 1

4.6.2 Atas laporan tersebut Manager Dept harus memastikan tindakan korektif,
pencegahan, atau peningkatan tanpa tertunda untuk menghilangkan
ketidaksesuaian dan penyebabnya.
4.7 Verifikasi
4.7.1 Menetapkan auditor yang berkompeten untuk melakukan verifikasi perbaikan
dari temuan audit.
4.7.2 Menilai efektifitas tindakan perbaikan dan pencegahan, bilamana tindakan
secara efektif diselesaikan agar dilaporkan dan dikaji pada rapat tinjauan
managemen, dan tindakan yang tepat harus disepakati untuk pelaksaan secara
efektif
4.8 Evaluasi audit internal
4.8.1 Mengevaluasi pelaksanaan dan hasil audit secara keseluruhan untuk menilai
efektifitas penerapan sistem managemen yang diterapkan dan pemenuhan
peraturan perundangan yang relevan.
4.8.2 Menyampaikan hasil evaluasi dan rekomendasi tindakan perbaikan kepada
Direktur melalui Management Review atau laporan tersendiri.

5. DOKUMEN TERKAIT
5.1 EQI/HRD/PR/03 Prosedur Komunikasi.
5.2 EQI/HSE/PR/06 Prosedur Pengendalian Dokumen

6. FORMULIR YANG DIGUNAKAN

6.1 Formulir Permintaan Perbaikan