Metode Penomoran Dokumen

3.1 Aturan penomoran dokumen sebagai berikut :

(Kode Perusahaan)-(Kode Departemen)-(Jenis Dokumen)-(Nomor Dokumen)
a. Kode Perusahaan
Kode Perusahaan Kode
PT. Dalwa Anugerah Hasaniyah DAH

b. Kode Departemen
Kode Bagian/ Fungsi Kode
Document Controller DC
Keuangan & Admin KA
Management MR
Personalia dan Umum PU
Marketing MK
Produksi PR
Quality Control QC
Maintenance MT
Purchasing PC
Distribusi DS
Gudang GD

3.2 Jenis Dokumen

Jenis Dokumen Kode
Manual Mutu MM
Manual Prosedur SOP
Instruksi Kerja IK
Formulir FM
Lampiran LR
No Dokumen yang digunakan adalah 001 sampai dengan 999
Contoh : TJU-MR-MM-001
 Pembuatan dan persetujuan dokumen
3.3 Pembuatan dan persetujuan dokumen dalam kondisi tertentu dapat diwakilkan.

Jenis Dokumen Pembuatan Dokumen Persetujuan Dokumen

Manual Mutu Management   Direktur Utama
Prosedur   Kepala Bagian Management
Instruksi kerja Leader   Kepala Departemen
Formulir   Pihak terkait Leader

3.4 Pengesahan dokumenKeterangan

Pengesahan dokumen Keterangan

Salinan Terkendali Untuk dokumen fotocopy yang dikontrol.
Salinan Tidak Terkendali Untuk dokumen fotocopy yang tidak dikontrol
Dokumen Kadaluarsa Untuk Dokumen yang sudah direvisi
Dokumen Asli Untuk Dokumen Original

Tata cara penomoran dokumen baik manual, prosedur, IK, serta formulir
diatur dalam sub-bab 21.3. Penomoran Dokumen pada Manual Pengendalian
Dokumen (M.21.0). Dalam penomoran dokumen tersebut diberlakukan :
A.BB.C
Diganti dengan angka 1-9 (satuan)
Diganti dengan angka 01-99 (satuan dan puluhan)
Diganti dengan huruf M, P, IK, atau F
Keterangan :
Huruf M jika dokumen tersebut merupakan PANDUAN MUTU
Huruf P jika dokumen tersebut merupakan PROSEDUR
Huruf IK jika dokumen tersebut merupakan INSTRUKSI KERJA
Huruf F jika dokumen tersebut merupakan FORMULIR
BB, digunakan untuk menomori dokumen tersebut
C, merupakan penomoran untuk sub bab dari dokumen tersebut
Contoh penomoran dokumen adalah sebagai berikut:
M.04.0 merupakan Panduan Mutu dengan Nomor Dokumen 04 yang
berjudul “GOOD MANUFACTURING PRACTICES”
Sub bab dari M.04.0 adalah 4.1. ; 4.2. ; dan seterusnya
Sub bab dari 4.2. adalah 4.2.1. ; 4.2.2. ; dan seterusnya
Sub bab dari 4.2.1. adalah 4.2.1.1. ; 4.2.1.2. ; dan seterusnya
Sub bab dari 4.2.1.1. adalah - ; - ; (merupakan bullet)
Khusus untuk ‘daftar isi’, ‘lembar perubahan’, ‘lembar pengesahan’, dan
‘daftar distribusi’, penomoran dokumennya atau BB adalah 00. Hal ini karena
‘daftar isi’, ‘lembar perubahan’, ‘lembar pengesahan’, dan ‘daftar distribusi’
bukan merupakan dokumen. Sedangkan untuk aturan A adalah sama.
Misalnya, M.00.4 merupakan Daftar Isi Panduan Mutu
Bagian manual pada SMM PT. AGC terdiri dari 23 Panduan Mutu (M)
dan empat lembar tambahan yang terdiri dari satu lembar pengesahan dan
pengendalian, satu lembar daftar distribusi, satu lembar daftar perubahan
dokumen, serta satu lembar daftar isi.
Tabel 1. Daftar Isi Panduan/Manual SMM PT.AGC
BAGIAN JUDUL
M.00.1 LEMBAR PENGESAHAN DAN PENGENDALIAN
M.00.2 DAFTAR DISTRIBUSI
M.00.3 LEMBAR PERUBAHAN
M.00.4 DAFTAR ISI
M.01.0 KEBIJAKAN MANAJEMEN
M.02.0 ORGANISASI
M.03.0 INFORMASI PERUSAHAAN
M.04.0 GMP (GOOD MANUFACTURING PRACTICES)
M.05.0 SSOP (SANITATION STANDARD OPERATING PROCEDURE)
M.06.0 TIM HACCP
M.07.0 DESKRIPSI PRODUK
M.08.0 IDENTIFIKASI PENGGUNAAN PRODUK
M.09.0 DIAGRAM ALIR PROSES PRODUKSI
M.10.0 VERIFIKASI DIAGRAM ALIR
M.11.0 ANALISA BAHAYA DAN PENETAPAN CRITICAL CONTROL
POINT (CCP)
M.12.0 PENETAPAN CRITICAL LIMIT
M.13.0 PENETAPAN PEMANTAUAN CCP
M.14.0 PENETAPAN TINDAKAN KOREKSI
M.15.0 PENETAPAN TINDAKAN VERIFIKASI
M.16.0 PENETAPAN DOKUMENTASI DAN TINDAKAN PENCATATAN
M.17.0 RENCANA HACCP
M.18.0 PENANGANAN PENGADUAN/KELUHAN KONSUMEN
M.19.0 RECALL PRODUK
M.20.0 PENGEMBANGAN PERSONEL
BAGIAN JUDUL
M.21.0 PENGENDALIAN DOKUMEN
M.22.0 AUDIT INTERNAL
M.23.0 KAJI ULANG MANAJEMEN
(Dokumen SMM PT. AGC, 2007)

Prosedur pengendalian dokumen, antara lain berisi penetapan pengendalian yang

diperlukan untuk:
1. Kontrol kecukupan dokumen sebelum didistribusikan
2. Perubahan dan status revisi terbaru dokumen
3. Versi yang relevan dengan dokumen yang berlaku telah tersedia di tempat
pemakaian
4. Memastikan dokumen dapat dibaca dan mudah dikenali, bahwa dokumen yang
berasal dari luar mudah dikenali dan pendistribusian dikendalikan
5. Mencegah pemakaian dokumen yang kadaluarsa dan tidak disengaja lengkap
dengan penjelasan identifikasi sesuai dokumen tersebut, apabila disimpan untuk
tujuan tertentu. Penerapan Prosedur dokumentasi sesuai dengan Klausul
Persayaratan ISO 9001-2015 Pasal 7.5, 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3