Jl. ABC No.

xx, Senen, Jakarta Pusat, 11003

Telp. +62 21 xxx xxxx Fax. +62 21 xxx xxxx
www.beli-template.com

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

PENGENDALIAN DOKUMEN

No.

REVISI DIBUAT OLEH DIREVIEW OLEH DISETUJUI OLEH

00
Beli-template Beli-template Beli-template
MR Manager Direktur
Tanggal : Tanggal : Tanggal :

ALASAN REVISI STATUS DOKUMEN

Penerbitan Awal
 Jl. ABC No.xx, Senen, Jakarta Pusat, 11003
Telp. +62 21 xxx xxxx Fax. +62 21 xxx xxxx
www.beli-template.com
No
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR Tanggal
PENGENDALIAN DOKUMEN Rev 00
Hal 1 dari 14

CATATAN PERUBAHAN

Bagian Yang Uraian Revisi

No Tanggal Revisi
Direvisi Pengurangan ( ) / Penambahan ( __ )

Paper Copies are Uncontrolled

 Jl. ABC No.xx, Senen, Jakarta Pusat, 11003
Telp. +62 21 xxx xxxx Fax. +62 21 xxx xxxx
www.beli-template.com
No
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR Tanggal
PENGENDALIAN DOKUMEN Rev 00
Hal 2 dari 14

DAFTAR ISI

CATATAN PERUBAHAN ...................................................................................................... 1

DAFTAR ISI .......................................................................................................................... 2
I UNIT KERJA / FUNGSI / JABATAN TERKAIT ................................................................. 3
II TUJUAN.......................................................................................................................... 3
III RUANG LINGKUP ......................................................................................................... 3
IV REFERENSI .................................................................................................................. 3
V URAIAN UMUM .............................................................................................................. 4
VI TANGGUNGJAWAB ..................................................................................................... 5
6.1 GM Operasional ...................................................................................................... 5
6.2 Management Representative (MR) / Document Controller ...................................... 5
VII PROSEDUR .................................................................................................................. 5
7.1 Identifikasi dan Sistem Penomoran Dokumen ......................................................... 5
7.2 Pengajuan dan Peninjauan Dokumen ..................................................................... 8
7.3 Pengesahan Dokumen ........................................................................................... 8
7.4 Perubahan Dokumen .............................................................................................. 9
7.5 Distribusi dan Pengendalian Dokumen ................................................................. 10
7.6 Penyimpanan Dokumen ........................................................................................ 11
7.7 Daftar Induk Dokumen .......................................................................................... 11
7.8 Pemusnahan Dokumen ........................................................................................ 11
7.9 Flowchart Prosedur Pengendalian Dokumen ........................................................ 13
VIII INDIKATOR DAN UKURAN KEBERHASILAN ............................................................. 14
IX DOKUMEN TERKAIT .................................................................................................. 14
X. LAMPIRAN .................................................................................................................. 14

Paper Copies are Uncontrolled

 Jl. ABC No.xx, Senen, Jakarta Pusat, 11003
Telp. +62 21 xxx xxxx Fax. +62 21 xxx xxxx
www.beli-template.com
No
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR Tanggal
PENGENDALIAN DOKUMEN Rev 00
Hal 3 dari 14

I UNIT KERJA / FUNGSI / JABATAN TERKAIT

1.1. GM Operasional
1.2. Management Representative (MR) / Document Controller

II TUJUAN
2.1. Untuk menetapkan tata cara penyusunan, pengesahan, distribusi dan perubahan atau
revisi dokumen yang relevan dengan sistem manajemen mutu dan Keselamatan Kerja
perusahaan.
2.2. Untuk menetapkan metode identifikasi, pengumpulan (koleksi), pengindeksan,
pengarsipan, penyimpanan, pemeliharaan, pengambilan kembali, dan pemusnahan
dokumen.

III RUANG LINGKUP

Digunakan dalam pengendalian dokumen baik internal maupun eksternal yang digunakan
dalam pelaksanaan proses serta sistem manajemen mutu dan Keselamatan Kerja di PT Beli-
template.
Dokumen /data yang berhubungan dengan sistem mutu dan Keselamatan Kerja perusahan
antara lain adalah:
1. Dokumen Internal:
- Manual Mutu & Keselamatan Kerja (Quality & OHS Manual)
- Prosedur Kerja, meliputi: Prosedur Gabungan ISO 9001 & OHSAS, Prosedur Mutu,
Prosedur OHSAS
- Instruksi Kerja (Work Instructions)
- Gambar Teknis (Instalasi, Topologi Jaringan, dsb)

2. Dokumen Eksternal
- Gambar dari Customer
- Standar-Standar Nasional
- Standar-Standar Internasional
- Peraturan Pemerintah Tentang Keselamatan Kerja

IV REFERENSI
4.1. Manual QHSE PT Beli-template
4.2. Persyaratan ISO 9001:2015 Klausul 7.5.3. tentang pengendalian dokumen
4.3. Persyaratan OHSAS 18001:2007 Klausul 4.4.5. tentang pengendalian dokumen

Paper Copies are Uncontrolled

 Jl. ABC No.xx, Senen, Jakarta Pusat, 11003
Telp. +62 21 xxx xxxx Fax. +62 21 xxx xxxx
www.beli-template.com
No
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR Tanggal
PENGENDALIAN DOKUMEN Rev 00
Hal 4 dari 14

V URAIAN UMUM
5.1. Dokumen adalah Informasi (data yang ada artinya) dan media pendukungnya. Contoh :
Prosedur, Standar, Gambar, Laporan
5.2. Dokumen Sistem Manajemen QHSE adalah referensi yang dipakai sebagai acuan kerja
untuk memastikan tercapainya Kebijakan Mutu & K3 dan Sasaran Mutu & K3 yang telah
ditetapkan, baik internal maupun eksternal.
5.3. Dokumen Internal adalah dokumen yang terkait dengan penerapan Sistem Manajemen
QHSE yang diterbitkan oleh PT Beli-template dan dikendalikan oleh Management
Representative atau Personil yang ditunjuk oleh perusahaan. Semua dokumen internal
akan direview setiap 3 (tiga) tahun sekali atau ketika terjadi perubahan dalam
manajemen PT Beli-template.
5.4. Dokumen Eksternal adalah dokumen yang diterbitkan oleh instansi/fungsi di luar PT
Beli-template, seperti standar teknik, spesifikasi produk dan dokumen lain yang
dijadikan referensi dalam operasional PT Beli-template.
5.5. Sistem Manajemen K3LL disusun berdasarkan referensi mencakup kebijakan, sasaran
QHSE dan empat tingkatan (level) dokumentasi sebagai berikut

Manual QHSE

Prosedur

Instruksi Kerja

Formulir

5.6. Manual QHSE adalah dokumen Sistem Manajemen, Mutu, Keselamatan, Kesehatan
Kerja dan Lindungi Lingkungan yang berisi kebijakan QHSE, tanggung jawab dan
sistem.
5.7. Prosedur QHSE adalah dokumen Sistem Manajemen QHSE yang menjabarkan proses
manajemen mengenai pelaksanaan operasional yang melibatkan lebih dari satu
departemen atau bagian.
5.8. Instruksi kerja adalah dokumen Sistem Manajemen QHSE yang menjabarkan uraian
rinci mengenai bagaimana pelaksanaan kegiatan di area kerja oleh personel tertentu.
5.9. Rekaman adalah dokumen yang menunjukkan bukti bahwa suatu prosedur/Instruksi
kerja telah dilaksanakan (khusus pengendalian rekaman mengacu pada No. xx/xx/xx-
xx)

Paper Copies are Uncontrolled

 Jl. ABC No.xx, Senen, Jakarta Pusat, 11003
Telp. +62 21 xxx xxxx Fax. +62 21 xxx xxxx
www.beli-template.com
No
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR Tanggal
PENGENDALIAN DOKUMEN Rev 00
Hal 5 dari 14

5.10. Formulir adalah lembaran dalam bentuk kartu atau blanko pada media kertas atau
elektronik (komputer) yang dapat diisi dengan data / informasi penting tertentu.

VI TANGGUNGJAWAB
6.1 GM Operasional
6.1.1 Memastikan prosedur diimplementasikan dengan benar dan tepat
6.1.2 Memastikan dokumen yang beredar di perusahaan terkait implementasi sistem
manajemen mutu ISO 9001 dan sistem manajemen K3 OHSAS 18001 dapat
teridentifikasi dengan baik
6.1.3 Mereview dan mengesahkan seluruh prosedur yang beredar di perusahaan

6.2 Management Representative (MR) / Document Controller

6.2.1 Memastikan informasi yang diperbarui pada dokumen dapat diidentifikasi dan
dideskripsikan
6.2.2 Memastikan dokumen yang digunakan adalah versi terbaru dan sudah
disosialisasikan ke seluruh pihak yang berkepentingan
6.2.3 Mengelola dokumen eksternal perusahaan yang digunakan oleh manajemen

VII PROSEDUR
7.1 Identifikasi dan Sistem Penomoran Dokumen
7.1.1 Dokumen perusahaan diidentifikasi dengan memberikan:
1) Jenis, Nomor dan Judul Dokumen
2) Tanggal penerbitan
3) Status revisi
4) Nomor halaman
5) Status pengendalian
7.1.2 Pembuat dokumen memberi identitas berupa Jenis, Judul dan Nomor halaman.
Staf Document Control memberi identitas nomor dokumen, tanggal dan status
revisi pada dokumen yang akan diterbitkan.

7.1.3 Sistem penomoran dokumen internal adalah:

BT/AA/BB-CC-DD
BT = PT Beli Template
AA = Identitas jenis dokumen, yaitu:
MM : Manual Mutu dan Keselamatan Kerja
PM : Prosedur Mutu
PO : Prosedur HSE
IK : Instruksi Kerja
F : Formulir untuk Prosedur Gabungan

Paper Copies are Uncontrolled

 Jl. ABC No.xx, Senen, Jakarta Pusat, 11003
Telp. +62 21 xxx xxxx Fax. +62 21 xxx xxxx
www.beli-template.com
No
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR Tanggal
PENGENDALIAN DOKUMEN Rev 00
Hal 6 dari 14

FM : Formulir untuk Prosedur Mutu

FH : Formulir untuk Prosedur HSE

BB = Identitas Divisi pemilik dokumen, yaitu:

MR : Management Representative
ACC : Divisi Accounting
FIN : Divisi Finance
PURC : Divisi Purchasing
HRD : Divisi HRD
GA : Divisi General Affair
PRO : Project
PS : Project Supply
ADM : Admin Officer/Project Admin
ADMTEND : Admin Tender
HSE : HSE

CC = Nomer urut dokumen induk (seperti Prosedur Gabungan, Prosedur Mutu

dan Prosedur OHSAS) dengan urutan 01, 02, 03, ..... dan seterusnya.

DD = Nomer urut dokumen terkait dokumen induk (seperti Form, Instruksi Kerja)
dengan urutan 01, 02, 03, ..... dan seterusnya

7.1.4 Sistem penomoran pada dokumen eksternal

NN – AA – CC – SS
NN : Nomer Urut Dokumen (01, 02, 03, .....dst)
AA : Indentitas Nama Perusahaan/Instansi (misal BT: Beli Template)
CC : Identitas Divisi pemilik standar
SS : Identitas Dokumen (SOP, ISO, SNI, IEC, PP, KEPMEN, SK dsb

7.1.5 Semua dokumen harus memiliki Status pengendalian yaitu :

 Controlled Copy adalah dokumen yang digunakan sebagai pedoman
kerja.
 Uncontrolled Copy adalah dokumen yang hanya digunakan sebagai
bahan informasi.
 Obsolote adalah dokumen yang sudah tidak berlaku lagi sebagai
pedoman kerja.
 Original adalah dokumen asli yang digunakan sebagai referensi/pedoman
kerja

Paper Copies are Uncontrolled

 Jl. ABC No.xx, Senen, Jakarta Pusat, 11003
Telp. +62 21 xxx xxxx Fax. +62 21 xxx xxxx
www.beli-template.com
No
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR Tanggal
PENGENDALIAN DOKUMEN Rev 00
Hal 7 dari 14

Pemberian status dilakukan dengan cara memberi stempel berwarna merah

pada halaman pertama untuk dokumen Original dan Controlled Copy dan
stempel berwarna biru untuk dokumen Uncontrolled Copy dan dokumen
Obsolete
7.1.6 Format Dokumen :
a. Ukuran huruf : Arial 11 atau disesuaikan
b. Ukuran kertas : A4
c. Margin Kertas :
Atas : 1 cm
Bawah : 1 cm
Kiri : 1,18 cm
Kanan : 0,79 cm
d. Header : 0,5 cm
1) Dibuat seperti pada dokumen ini.

e. Footer : 0,5 cm
f. Isi dokumen
1) Lembar pertama yaitu Halaman Sampul (Cover)
2) Lembar kedua yaitu Catatan Revisi.
3) Lembar ketiga yaitu Daftar Isi.
4) Lembar berikutnya yaitu isi dari dokumen.
1.Format daftar isi untuk Manual K3LL terdiri dari :
a. Uraian Manual K3LL
b. Lampiran-lampiran.
2.Format daftar isi untuk Prosedur adalah:
a. Unit Kerja / Fungsi / Jabatan Terkait
b. Tujuan
c. Ruang Lingkup
d. Referensi
e. Uraian Umum
f. Tanggung Jawab
g. Prosedur
h. Indikator dan Ukuran Keberhasilan
i. Dokumen Terkait
j. Lampiran
3.Format Instruksi Kerja dapat disesuaikan dengan format yang sudah
ada atau dapat mengikuti seperti dibawah ini:
a. Tujuan
b. Ruang Lingkup
c. Peralatan yang Dibutuhkan

Paper Copies are Uncontrolled

 Jl. ABC No.xx, Senen, Jakarta Pusat, 11003
Telp. +62 21 xxx xxxx Fax. +62 21 xxx xxxx
www.beli-template.com
No
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR Tanggal
PENGENDALIAN DOKUMEN Rev 00
Hal 8 dari 14

d. Langkah Kerja
e. Dokumen Terkait
Peletakan dari setiap unsur di atas disesuaikan dengan kebutuhan
dari instruksinya.
7.2 Pengajuan dan Peninjauan Dokumen
7.2.1 Penerbitan/ pengajuan dokumen internal dilakukan berdasarkan usulan
pembuatan atau perubahan dokumen oleh pembuat dokumen yang diberikan
kepada departemen terkait.
7.2.2 Pembuatan dokumen internal baru maupun perubahan dokumen dilakukan
dengan meninjau terlebih dahulu fungsi dan kepentingannya. Peninjauan
dokumen dilakukan dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
- Hasil identifikasi bahaya dan penilaian risiko pekerjaan dan permit to work.
- Peraturan perundangan dan persyaratan lain mutu & K3.
- Permintaan tindakan pencegahan dan tindakan perbaikan.
- Program manajemen keselamatan dan kesehatan kerja.
- Dokumen mutu & K3 Internal lainnya.
7.2.3 Pembuatan dokumen Sistem Managemen melibatkan departemen terkait.
7.2.4 Setelah dokumen Sistem Manajemen selesai dibuat, ditinjau dan disahkan,
maka Pembuat Dokumen harus menyerahkan dokumen asli tersebut kepada
Management Representative untuk dikendalikan.
7.2.5 Management Representative / Document Controller menerima dokumen yang
telah disahkan dari Pembuat Dokumen dan memberi stempel “ORIGINAL”
disetiap halaman belakang dokumen serta mendaftarkan semua dokumen
sistem manajemen K3LL asli kedalam Formulir Daftar Induk Dokumen Asli.
7.2.6 Peninjauan ulang dokumen internal di perusahaan merupakan tanggung jawab
dari semua departemen yang ditunjuk dalam pembuatan dokumen internal
dibawah koordinasi Management Representative / Document Controller.
Untuk menjaga validitas setiap dokumen internal di perusahaan, maka setiap
tahun Management Representative / Document Controller meminta konfirmasi
atas kelayakan dokumen internal dari setiap departemen yang bertanggung
jawab. Konfirmasi tersebut akan disimpan dengan baik.
7.2.7 Dokumen yang sudah tidak terpakai lagi ditarik dari pemegang dokumen dan
dimusnahkan sesuai Prosedur Pengendalian Rekaman dengan persetujuan
GM atau Management Representative/Document Controller.
7.3 Pengesahan Dokumen
7.3.1 Management Representative (MR), coordinator atau manager divisi
bertanggung jawab untuk mendapatkan pengesahan dokumen Internal.
7.3.2 Dokumen harus disetujui oleh pihak yang berwenang sebelum digunakan.
Pihak yang berwenang menyetujui harus menjamin bahwa dokumen telah

Paper Copies are Uncontrolled

 Jl. ABC No.xx, Senen, Jakarta Pusat, 11003
Telp. +62 21 xxx xxxx Fax. +62 21 xxx xxxx
www.beli-template.com
No
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR Tanggal
PENGENDALIAN DOKUMEN Rev 00
Hal 9 dari 14

sesuai dengan kebijakan mutu dan Keselamatan Kerja serta ketentuan

perusahaan.
7.3.3 Pihak-pihak yang bertanggungjawab dan berwenang membuat dan menyetujui
dokumen Internal adalah sebagai berikut:

Jenis Dokumen
Dibuat oleh Direview Oleh Disetujui oleh
Internal
Manual Mutu & Management
GM Operasional Direktur Operasional
Keselamatan Kerja Representative
Prosedur Gabungan Coordinator/Manager GM Operasional Direktur Operasional
Prosedur Mutu Coordinator/Manager GM Operasional Direktur Operasional
Prosedur
Coordinator/Manager GM Operasional Direktur Operasional
Keselamatan Kerja
Coordinator / Staff Manager Sub-
Instruksi Kerja GM Operasional
Sub-Divisi Divisi

7.3.4 Pihak-pihak yang memeriksa dan/atau menyetujui harus menandatangai

halaman muka dokumen tersebut sebagai bukti bahwa dokumen tersebut telah
diperiksa / disetujui.
7.3.5 Management Representative memperbanyak dan mendistribusikan dokumen
yang telah ditandatangani ke Sub-Divisi yang memerlukan.

7.4 Perubahan Dokumen

7.4.1 Usulan perubahan dokumen dapat diajukan oleh setiap personil dan
disampaikan kepada Management Representative. Usulan dibuat pada Form
Usulan Perubahan Dokumen
7.4.2 Usulan perubahan harus disetujui oleh pihak yang memberi persetujuan pada
dokumen aslinya. Jika tidak ada, maka persetujuan harus diberikan oleh
Management Representative atau pihak yang ditunjuk oleh Manager
Representative.
7.4.3 Jika Management Representative menunjuk pihak lain untuk memeriksa dan
menyetujui usulan perubahan, maka Management Representative harus
menuliskan personil yang ditunjuk tersebut berikut fungsi dan jabatannya pada
Form Usulan Perubahan Dokumen
7.4.4 Bila perubahan disetujui, dokumen harus dicetak kembali dengan nomor revisi
baru. Nomor revisi dokumen berubah secara bertahap (0, 1, 2, 3, dst.). Setiap
terjadi revisi pada dokumen, Management Representative menyimpan lembar
usulan perubahan dokumen yang telah disetujui.

Paper Copies are Uncontrolled

 Jl. ABC No.xx, Senen, Jakarta Pusat, 11003
Telp. +62 21 xxx xxxx Fax. +62 21 xxx xxxx
www.beli-template.com
No
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR Tanggal
PENGENDALIAN DOKUMEN Rev 00
Hal 10 dari 14

7.4.5 Management Representative harus memperbaharui Daftar Induk Dokumen

atau Daftar Induk Formulir, mendistribusikan revisi terbaru ke Sub-Divisi yang
menggunakan dan menarik Dokumen atau Form yang lama.
7.4.6 Penerima dokumen revisi harus mengembalikan dokumen yang lama kepada
Management Representative untuk dimusnahkan
7.4.7 Untuk kepentingan Arsip, Management Representative tetap menyimpan 1
(satu) set dokumen yang lama sampai terbit revisi berikutnya. Dokumen yang
sudah tidak berlaku harus distempel “OBSOLETE”

7.5 Distribusi dan Pengendalian Dokumen

7.5.1 Foto kopi hanya boleh dilakukan oleh Management Representative. Pihak yang
memerlukan foto kopi harus meminta kepada Management Representative
dengan mengisi Permintaan Distribusi Dokumen
7.5.2 Dokumen yang akan didistribusikan harus distempel "CONTROLLED COPY".
Distribusi dokumen ke Sub-Divisi yang memerlukan dilakukan oleh
Management Representative
7.5.3 Penerima dokumen ditentukan oleh pembuat dokumen atau pihak yang
memberikan persetujuan atas dokumen tersebut. Daftar penerima ditulis pada
Kolom distribusi pada halaman muka dokumen tersebut.
7.5.4 Penerima dokumen dilarang memfoto kopi dokumen yang diterima, tambahan
foto kopi harus diajukan dan disetujui oleh Management Representative.
Management Representative menyerahkan dokumen beserta Form Tanda
Terima Dokumen
7.5.5 Penerima distribusi menandatangani Tanda Terima Dokumen apabila
dokumen yang diterima lengkap. Tanda Terima Dokumen yang telah
ditandatangani harus segera dikembalikan ke Management Representative
untuk disimpan.
7.5.6 Management Representative dapat mendistribusikan dokumen kepada pihak
lain yang bukan pengguna dokumen tersebut. Dokumen yang didistribusikan
kepada pihak lain harus distempel “UNCONTROLLED COPY”
7.5.7 Dokumen Eksternal (dari luar perusahan) yang digunakan sebagai referensi
kerja, seperti Gambar dari Customer, Standar Nasional atau Internasional
harus dikendalikan oleh Document Control
7.5.8 Dokumen berupa Standar Nasional / Internasional yang akan didistribusikan
harus diberi Label No. Dokumen (lihat 7.1.4) pada bagian depannya.
7.5.9 Management Representative harus memastikan bahwa Standar Nasional /
Internasional yang digunakan perusahaan adalah yang terbaru. Satu tahun
sekali, Management Representative harus mengkonfirmasikan standar yang
digunakan perusahaan kepada badan standarisasi yang menerbitkan.

Paper Copies are Uncontrolled

 Jl. ABC No.xx, Senen, Jakarta Pusat, 11003
Telp. +62 21 xxx xxxx Fax. +62 21 xxx xxxx
www.beli-template.com
No
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR Tanggal
PENGENDALIAN DOKUMEN Rev 00
Hal 11 dari 14

7.5.10 Penerima distribusi dokumen menandatangani tanda terima dokumen, apabila

dokumen yang diterima lengkap. Tanda terima dokumen yang telah ditanda
tangani harus segera dikembalikan ke Management Representative untuk
disimpan.

7.6 Penyimpanan Dokumen

7.6.1 Dokumen asli disimpan pada pusat pengendali dokumen diberi identitas yang
jelas dan sistematis sehingga mudah dicari, aman serta terlindungi dari
kerusakan merujuk pada poin 7.1.
7.6.2 Untuk dokumen eksternal, bila dokumen tersebut berkaitan langsung dengan
departemen yang ada, maka dokumen tersebut dapat disimpan di departemen
yang terkait dan dicatat didalam Formulir Daftar Dokumen Eksternal. Document
Controller menyimpan rekap dari daftar induk dokumen eksternal dan diberi
identitas sehingga mudah untuk ditelusuri
7.6.3 Dokumen yang disimpan dalam hardcopy ataupun media elektronik (seperti
dalam komputer, dll) harus dikelola sedemikian rupa sehingga dapat terhindar
dari hal-hal yang tidak diinginkan misalnya perubahan dokumen yang tidak
mengikuti prosedur yang ada.
Perubahan dokumen hanya dapat dilakukan oleh Document Controller yang
ditunjuk dengan memberikan password tertentu kecuali aplikasi formulir.
Personel selain Pengendali Dokumen dapat mengakses dokumen tersebut tapi
tidak bisa/dapat melakukan perubahan. Terbatas hanya membaca dokumen
tersebut (read only).
7.6.4 Menjamin bahwa penggunaan flash disk ke dalam komputer telah bebas dari
virus atau sebelum dipakai harus dilakukan scan terhadap flash disk tersebut.
Dokumen yang disimpan dalam media elektonik secara reguler dilakukan scan
virus.

7.7 Daftar Induk Dokumen

7.7.1 Semua dokumen baik Internal ataupun Eksternal (Standar Nasional /
Internasional) dan data yang digunakan untuk melaksanakan Sistem Jaminan
Mutu perusahaan didaftarkan pada Form Daftar Induk Dokumen atau Form
Daftar Formulir sesuai dengan tipenya. Daftar Induk Dokumen dibuat dan
disimpan oleh Management Representative.
7.7.2 Dokumen berupa Gambar dari customer tidak dimasukan kedalam Daftar Induk
Dokumen. Cukup dengan adanya tanda terima Gambar.

7.8 Pemusnahan Dokumen

7.8.1 Dokumen yang sudah tidak terpakai lagi ditarik dari pemegang dokumen dan
dimusnahkan sesuai Prosedur Pengendalian Rekaman dengan persetujuan

Paper Copies are Uncontrolled

 Jl. ABC No.xx, Senen, Jakarta Pusat, 11003
Telp. +62 21 xxx xxxx Fax. +62 21 xxx xxxx
www.beli-template.com
No
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR Tanggal
PENGENDALIAN DOKUMEN Rev 00
Hal 12 dari 14

Management Representative/Document Controller. Dokumen yang dalam

bentuk media cetak (hardcopy) dimusnahkan dengan cara disobek atau dengan
menggunakan mesin paper shredder.
7.8.2 Manajer / Supervisor / Coordinator memusnahkan rekaman yang telah melewati
batas retensinya (10 tahun) dan mencatatnya pada Daftar Pemusnahan
Rekaman.

Paper Copies are Uncontrolled

 Jl. ABC No.xx, Senen, Jakarta Pusat, 11003
Telp. +62 21 xxx xxxx Fax. +62 21 xxx xxxx
www.beli-template.com
No
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR Tanggal
PENGENDALIAN DOKUMEN Rev 00
Hal 13 dari 14

7.9 Flowchart Prosedur Pengendalian Dokumen

Mulai A B

Pembuat Dokumen MR

Memberi identitas Memberikan usulan Ada

tersebut kepada Tidak
dokumen berupa permintaan
jenis, judul dan nomor pemilik dokumen atau salinan
halaman personil lain yang dokumen?
Dokumen ybs
ditunjuk untuk
mereview dan
mengesahkan usulan Ya
Doc Controller tersebut Pihak Peminta Dokumen
Form Usulan Perubahan
Memberi identitas Dokumen Mengajukan
dokumen berupa permintaan salinan
nomor dokumen, dokumen kepada MR
tanggal dan status MR Form Permintaan Distribusi
revisi Dokumen
Dokumen ybs Mencetak dokumen
baru dengan nomor
revisi terbaru dan MR
MR menyimpan form Mendistribusikan
Mengajukan usulan perubahan salinan dokumen
pengesahan dokumen yang telah dengan terlebih
dokumen internal disetujui dahulu memberikan
Dokumen ybs Form Usulan Perubahan stempel
Dokumen dan Dokumen Baru “CONTROLLED
COPY”
MR Salinan dokumen
Memperbanyak dan MR
mendistribusikan Memperbarui daftar
dokumen yang telah induk dokumen Pihak Peminta Dokumen MR juga dapat memberikan
disahkan Daftar induk dokumen Menandatangani salinan dokumen kepada pihak
Dokumen ybs
Form tanda terima lain yang bukan pengguna
dokumen dan dokumen tersebut dengan syarat
MR mengembalikannya membubuhkan stempel
Mendistribusikan kepada MR “UNCONTROLLED COPPY”
Ada dokumen yang baru Form Permintaan Distribusi pada salinan dokumen tersebut
Tidak Dokumen
perubahan kepada pemilik
dokumen? dokumen dan menarik
dokumen yang lama
Dokumen lama dan baru Selesai
Ya Semua dokumen baik internal
maupun eksternal Standar
Personil/pekerja MR Nasional / Internasional) dan
Mengusulkan data yang digunakan untuk
perubahan dokumen Menyimpan dokumen melaksanakan Sistem Jaminan
kepada MR lama dan memberi Mutu perusahaan didaftarkan
Form Usulan Perubahan stempel “OBSOLETE” pada Form Daftar Induk
Dokumen Dokumen atau Form Daftar
Dokumen lama dan baru Formulir sesuai dengan tipenya

A B

Paper Copies are Uncontrolled

 Jl. ABC No.xx, Senen, Jakarta Pusat, 11003
Telp. +62 21 xxx xxxx Fax. +62 21 xxx xxxx
www.beli-template.com
No
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR Tanggal
PENGENDALIAN DOKUMEN Rev 00
Hal 14 dari 14

VIII INDIKATOR DAN UKURAN KEBERHASILAN

8.1 Teridentifikasinya dokumen sistem manajemen mutu dan K3 yang digunakan
perusahaan
8.2 Dokumen yang digunakan adalah dokumen versi terbaru/terupdate

IX DOKUMEN TERKAIT
9.1 Prosedur Pengendalian Rekaman (xx/xx/xx-xx)

X. LAMPIRAN
10.1 Form Daftar Induk Dokumen (xx/xx/xx-xx-xx)
10.2 Form Distribusi Dokumen (xx/xx/xx-xx-xx)
10.3 Form Permintaan Penggandaan Dokumen (xx/xx/xx-xx-xx)
10.4 Form Usulan Perubahan Dokumen (xx/xx/xx-xx-xx)
10.5 Form Daftar Dokumen Asli & Kadaluarsa (xx/xx/xx-xx-xx)

Paper Copies are Uncontrolled

Paper Copies are Uncontrolled