No : SOP-SHE-01-001

SOP Tgl. Terbit : 01 Januari 2017

Revisi : A/01
PENGENDALIAN DOKUMEN
Halaman : 9Halaman

ISI
1. TUJUAN
2. RUANG LINGKUP
3. DEFINISI
4. TANGGUNG JAWAB
5. DIAGRAM ALIR
6. URAIAN
7. DOKUMEN TERKAIT
8. REFERENSI

RIWAYAT REVISI :
No Revisi Tanggal Penjelasan

KOLOM PENGESAHAN :
DibuatOleh; DiperiksaOleh; DisetujuiOleh; Diketahuioleh;

M. Ariyanto ElySubarnas Andreas Permadi Andreas Permadi

Safety Officer Project Manager SHE Manager SPA Manager

Sekretariat SPA/File_SHE_SOP Page 1

 No : SOP-SHE-01-001

SOP Tgl. Terbit : 01 Januari 2017

Revisi : A/01
PENGENDALIAN DOKUMEN
Halaman : 9Halaman

1. TUJUAN
1.1. Untuk memastikan dokumen (prosedur) telah dikoreksi dan disetujui oleh personel yang
bertanggungjawab terhadap dokumen tersebut sebelum di gunakan.
1.2. Dokumen (prosedur)disediakansetiaplokasikerjasesuaidenganbidangkerjamasing – masing.
1.3. Dokumen (prosedur) dapat di kendalikan dan di gunakan sebagai mana mestinya.

2. RUANG LINGKUP
2.1. Prosedur ini berlaku untuk semua dokumen PT. Bina Sarana Sukses site PT. Mahakam Sumber
Jaya.

3. DEFINISI
3.1 Prosedur
3.2 IntruksiKerja ( IK )
3.3 Standar
3.4 Form
3.5 Master Dokumen
3.6 Dokumen Terkendali
3.7 DokumenKadaluarsa
3.8 Management Representative
3.9 PengendaliDokumen
: Prosedur adalah suatu dokumen yang menjelaskan
rangkaian aktifitas dari suatu proses / kegiatan yang
saling berkaitan antar satu proses dengan proses
lainnya.
: InstruksiKerjaadalahdokumenyang menjelaskanurutan /
langkahkerja yang terperinci / detildarisuatuprosedur.
: St a nd a ra d a la hd o k ume n yang
menjelaskanpanduanatauketentuandarisuatualat,
unit, tempatkerjadankondisi yang
meliputipemenuhanterhadappersyaratan K3 dan
lingkungan.
: Form adalahdokumenyang
merupakansuatulembarpengisiansebagaisalahsatu
buktilaporanterhadapimplementasiataupenerapan d
arisuatupekerjaan.
: Master dokumen adalah dokumen induk atau
asli (original) sebelum digandakan dan
didistribusikan kepada pihak-pihak tertentu.
: Dokumen Terkendali adalah dokumen yang
terdaftar pada kumpulan dokumen berdasarkan
masing-masing divisi yang memerlukan proses
revisi / berstatus revisi terakhir sebelum
didistribusikan kepada masing-masing bagian.
: DokumenKadaluarsaadalahdokumen yang
sudahtidakberlakulagidenganadanyarevisiterhadapd
okumensebelumnya yang sudah di sahkanolehpihak
yang berwenang (management representative)
: Management Representative adalah orang yang
ditunjuksebagaiperwakilanmanajemendalampengendalians
ystem.
: PengendaliDokumen (DokumenKontrol) adalah orang yang
ditunjukuntukbertanggungjawabdalampengendaliandoku

Sekretariat SPA/File_SHE_SOP Page 2

 No : SOP-SHE-01-001

SOP Tgl. Terbit : 01 Januari 2017

Revisi : A/01
PENGENDALIAN DOKUMEN
Halaman : 9Halaman

men, data dancatatan (penomoran,

4.0 Dokument External
,
identifikasi,distribusi, penyimpana ,perubahan )
: Dokumeneksternaladalahdokumen yang
berasaldaripihakluarperusahaan (Owner
danDinasterkait ) yang
menjadipanduan dalampelaksanaanpekerjaan.

4. TANGGUNG JAWAB
4.1. Sekretariat SPA bertanggung jawab untuk memastikan dokumen valid sesuai alur proses
aktual.
4.2. Safety officer bertanggung jawab terhadap keterkendalian semua dokumen mulai dari
penyusunan, distribusi, penggunaan dan penyimpanan.

Sekretariat SPA/File_SHE_SOP Page 3

 No : SOP-SHE-01-001

SOP Tgl. Terbit : 01 Januari 2017

Revisi : A/01
PENGENDALIAN DOKUMEN
Halaman : 9Halaman

5. DIAGRAM ALIR

MULAI

Menyusun / menerima dokumen

baru dari external

Melakukan review
terhadapdokumenbaru

Sesuai / Tidak

PendaftaranDokumen

ValidasiDokumen

DistribusiDokumen

SosialisasiDokumen

PenggunaanDokumen

EvaluasiDokumen

SELESAI

Sekretariat SPA/File_SHE_SOP Page 4

 No : SOP-SHE-01-001

SOP Tgl. Terbit : 01 Januari 2017

Revisi : A/01
PENGENDALIAN DOKUMEN
Halaman : 9Halaman

6. URAIAN
6.1. Menyusun Dokumen
6.1.1. Dokumen Internal
Dokumen di susun atau dimodifikasi sesuai dengan format rancangan dokumen yang
ada di PT.Bina Sarana Sukses.
6.1.2. Dokumen Eksternal
Jika terdapat dokumen eksternal yang di terima oleh PT. Bina Sarana Sukses dari
PT.Mahakam Sumber Jaya / Dinas terkait penerima dokumen harus meneruskan
dokumen tersebut kepada koordinator pengendali dokumen untuk diteruskan kepada
pihak yang berwenang.
6.2. Mereview Dokumen
6.2.1. Dokumen Internal
Pemilikdokumenharusmelakukanevaluasiterhadaprancangandokumen yang disusun /
dimodifikasidan di sampaikankepadapihakterkaituntukmendapatkanpersetujuan,Jika
dokumen yang dimaksud belum mendapat persetujuan, maka pemilik dokumen harus
melakukan perbaikan terhadap rancangan dokumen yang dibuatnya.
6.2.2. Dokumen External
Departement terkait bersama,department lain atau Wakil Manajemen harus
melakukan review atas dokumen eksternal yang diterima, yang meliputi :
A. ”. Kesesuaian dokumen tersebut terhadap proses kerja di PT.Bina Sarana Sukses
B. „. Siapa-siapa saja yang harus menerima dokumen ini
C. „. Persetujuan penggunaan dokumen dari pimpinan tertinggi perusahaan.
6.3. PendaftaranDokumen
6.3.1. Pengendali Dokumen mendaftarkan dan menetapkan rancangan dokumen baru /
modifikasi ke dalam Daftar Induk Dokumen dan Daftar Distribusi Dokumen.
6.3.2. Pemilik dokumen terkendali harus menciptakan metode yang dianggap perlu untuk
keamanan dokumen terhadap revisi yang tidak berwenang / diizinkan.
6.4. ValidasiDokumen
Dokumen yang sudahdisusundandireviewserta di daftarkankemudian di mintakanvallidasi /
pengesahannyakepadapihak yang
berwenangmelaluicoordinatorpengendalidokument,setelahdokumentersebutdisahkan / di
validasilanjutketahapberikutnya.
6.5. DistribusiDokumen
6.5.1. Pengendali Dokumen membuat Master Dokumen.
6.5.2. Dokumen yang sebelumnya harus ditarik dan kemudian disimpan oleh dokumen
kontrol.
6.5.3. Dokumen yang baru diperbanyak sesuai dengan kebutuhan distribusi kemudian dan
dalam dokumen tersebut tertera status revisi.

Sekretariat SPA/File_SHE_SOP Page 5

 No : SOP-SHE-01-001

SOP Tgl. Terbit : 01 Januari 2017

Revisi : A/01
PENGENDALIAN DOKUMEN
Halaman : 9Halaman

6.5.4. Pengendali Dokumen mendistribusikan dokumen yang baru / modifikasi ke pihak

terkait dengan dilengkapi dokumen pendukung dan formulir yang diperlukan, di sertai
tanda serah terima dokumen.
6.5.5. Penerima dokumen harus menandatangani serah terima dokumen yang di berikan
6.5.6. Koordinator Pengendali Dokumen harus memonitor serah terima dokumen atau sistem
pemberitahuan serah terima tersebut untuk memastikan terjadinya komunikasi yang
baik.
6.6. Sosialisasi Dokumen
Dokumen yang di terimaolehpihak-pihakterkaitharus di
sosialisasikanterlebihdahulukepadaseluruhbawahan di masing-masingdivisisebelum di
gunakangunamemberikanpemahamandalampelaksanaannya.
6.7. Penggunaan Dokumen
6.7.1. Semua pihak yang menerima dokumen harus memastikan dokumen yang
dipergunakan dikendalikan.
6.7.2. Dokumen yang dipergunakan harus:
A. Dijaga agar selalu dalam keadaan baik dan dapat di baca / di pahami dengan
jelas oleh pelaksana.
B. Disimpan agar tidak rusak di tempat tertentu dengan metode penyimpanan yang
sesuai / yang telah di tetapkan.
C. Hindarkan dari penggunaan yang tidak seharusnya oleh pihak-pihak tertentu.
6.8. Permintaan Dokumen Oleh External
6.8.1. Jika ada permintaan dokumen oleh pihak eksternal, maka pemilik dokumen dan
pengendali dokumen harus meminta persetujuan Departemen Head.
6.8.2. Jika disetujui, Pengendali Dokumen dapat menggandakan dokumen yang diminta
berupa Hardcopy / dalam bentuk PDF dan kemudian diberikan kepada pihak yang
meminta.
6.9. PermintaanDokumenOlehSelainUser
6.9.1. Jika ada permintaan dokumen oleh bagian yang bukan merupakan user dan tidak
tercantum dalam daftar distribusi, maka yang bersangkutan dapat mengajukan
permintaan salinan dokumen kepada pengendali dokumen.
6.9.2. Pengendali Dokumen dapat menggandakan dokumen yang diminta berupa Hardcopy /
dalam bentuk PDF dan kemudian diberikan kepada pihak yang meminta.

Sekretariat SPA/File_SHE_SOP Page 6

 No : SOP-SHE-01-001

SOP Tgl. Terbit : 01 Januari 2017

Revisi : A/01
PENGENDALIAN DOKUMEN
Halaman : 9Halaman

 FORMAT PROSEDUR
Logo Penomoran
Perusahaan

ISI PROSEDUR
1.Tujuan
2.Ruang Lingkup
3.Definisi
4.Tanggung Jawab
5.Diagram Alir
6.Uraian
7.Dokumen Terkait
8.Referensi

RIWAYAT REVISI
No Revisi TanggalRevisi Penjelasan

KOLOM PENGESAHAN
Di buatOleh : Di PeriksaOleh : Di SetujuiOleh : Di KetahuiOleh :

Nama Nama Nama Nama

Jabatan Jabatan Jabatan Jabatan

Sekretariat SPA/File_SHE_SOP Page 7

 No : SOP-SHE-01-001

SOP Tgl. Terbit : 01 Januari 2017

Revisi : A/01
PENGENDALIAN DOKUMEN
Halaman : 9Halaman

 ISI PROSEDUR
1. TUJUAN
Berisi:Penjelasantujuanditetapkannyaprosedurtersebut.
2. RUANG LINGKUP
Berisi:Batasanfungsi, area, personil, produkatau proses
dimanaProsedurtersebutditerapkanataudioperasikan
3. DEFINISI
Berisi :Penjelasanistilah – istilahatausingkatan – singkatan yang tidakumum, yang
dipergunakandalamProsedurtersebut.
4. TANGGUNGJAWAB
Berisi :Berisitentangtanggungjawabdarimasing-masingtingkatanmulaidari project manager
sampaidenganpelaksana.
5. DIAGRAM ALIR
Berisi :Urutanlangkah – langkahaktifitas yang digambarkansecara block diagram.
6. URAIAN
Berisi : : Urutanlangkah – langkahaktifitas yang ada (suatuaktifitasdilakukan).
7. DOKUMEN TERKAIT
Berisi: Form, checklist, record / catatan yang
digunakandalampengoperasianProsedurtersebut.
8. REFERENSI
Berisi :Dasar / ketentuan yang menjadiacuandari SOP tersebut.
 PENOMORAN
1. PROSEDUR : SOP – XXX – 000
: SOP = jenis dokumen
: xxx = NamaDept
: 000 = nomor prosedur
2. STANDAR : STD – XXX – 000
: STD = jenis dokumen
: xxx = NamaDept
: 000 = nomor standart
3. INTRUKSI KERJA : IKA –XXX – 000
: IKA = jenis dokumen
: xxx = NamaDept
: 000 = nomor IKA
4. CEKLIST : Ceklist –XXX – 000
: Ceklist= jenis dokumen
: xxx = NamaDept
Sekretariat SPA/File_SHE_SOP Page 8
 No : SOP-SHE-01-001

SOP Tgl. Terbit : 01 Januari 2017

Revisi : A/01
PENGENDALIAN DOKUMEN
Halaman : 9Halaman

: 000 = nomor Ceklist

5. FORM : FRM –XXX – 000

: FRM = jenis dokumen
: xxx = NamaDept
: 000 = nomor FORM
 NOMOR DEPT DALAM PROSEDUR
1. SHE
2. HRDGA
3. PRODUKSI
4. RM
5. MM / LOOGISTIK

7 .DOKUMEN TERKAIT
a. SOP.CEKLIST.IK.FORM – Dept – SHE
b. SOP.CEKLIST.IK.FORM – Dept – HRDGA
c. SOP.CEKLIST.IK.FORM – Dept – PRODUKSI
d. SOP.CEKLIST.IK.FORM – Dept – RM
e. SOP.CEKLIST.IK.FORM – Dept – MM

8 .REFERENSI
a. Permen ESDM No.38 Tahun 2014 Terkait SMKP.

Sekretariat SPA/File_SHE_SOP Page 9