IDN

PANDUAN LAYANAN SERTIFIKASI

SISTEM MANAJEMEN KESELAMATAN DAN KESEHATAN KERJA (ISO 45001)
1. PENDAHULUAN
Aturan ini mempunyai struktur sesuai dengan persyaratan Akreditasi Nasional, yang
menjadi pegangan PT Equality Indonesia selaku lembaga yang memberi layanan
Sertifikasi Sistem Manajemen Keselamatan Dan Kesehatan Kerja/SMK3 (ISO 45001)
untuk memperoleh sertifikasi Sistem Manajemen Keselamatan Dan Kesehatan Kerja
sesuai dengan standar ISO 45001 : 2018 dan atau untuk keputusan sertifikasi produk
yang manajemennya menggunakan ISO 45001.

2. RUANG LINGKUP
Ruang lingkup sertifikasi Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja
meliputi :
 Pertanian, Kehutanan dan Perikanan, (NACE : A01; A02 dan A03)
 Kayu dan Produk Kayu, (NACE : B16)
 Pulp dan Kertas, (NACE : B17)
Sertifikasi Sistem Manajemen Kesehatan dan Keselamatan KerjaSistem Manajemen
Keselamatan dan Kesehatan Kerja merupakan lingkup Voluntary yang mengacu ISO/IEC
45001 : 2018

3. PENGERTIAN :
 Auditor : Orang yang kompeten untuk melaksanakan Audit;
 Perbaikan Berkelanjutan: Proses berulang dalam meningkatkan sistem
manajemen keselamatan dan kesehatan kerja untuk mencapai perbaikan kinerja
Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3) sesuai dengan kebijakan K3
 Tidakan Perbaikan : Tindakan untuk menghilangkan penyebab ketidak sesuaian
yang terdeteksi;
 Dokumen : Informasi dan media pendukungnya;
 HIRACDC/Identifikasi Bahaya K3 : Identifikasi Bahaya yang berasal dari luar tempat
kerja yang dapat menimbulkan efek buruk ke kesehatan dan keselamatan pekerja
di organisasi;
 Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja (SMK3) : Bagian dari Sistem
manajemen perusahaan secara keseluruhan dalam rangka pengendalian resiko
yang berkaitan dengan kegiatan kerja, guna terciptanya tempat kerja yang nyaman,
efisien dan produktif;
 Tujuan K3 ; Keseluruhan maksud K3, konsisten dengan kebijakan K3 yang
ditetapkan organisasi itu sendiri untuk dicapainya;

EQI-PLS08.3/20200309 Halaman 1 dari 16

  Kinerja K3 : Hasil yang terukur dari manajemen organisasi terhadap aspek K3
nya
 Kebijakan K3 : Keseluruhan maksud dan arahan organisasi terhadap aspek K3
nya
 Sasaran K3 : Persyaratan kinerja terinci yang berlaku untuk organisasi atau
bagiannya yang terkait dengan kinerja lingkungannya bagiamana dinyatakan
secara resmi oleh manajemen puncak;
 Pihak yang berkepentingan: Orang atau kelompok orang yang peduli dengan atau
terpengaruh oleh kinerja lingkungan organisasi.
 Audit Internal : Proses yang sistematis, mandiri dan terdokumentasi untuk
memperoleh bukti audit dan mengevaluasinya secara objektif untuk
menentukan tingkat pemenuhan organisasi terhadap kriteria audit Sistem
Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja;
 Ketidaksesuaian : tidak terpenuhinya suatu persyaratan (SNI 19-9001-2001,
Klausul 10.2)
 Organisasi: Perusahaan, korporasi, firma, usaha (enterprose), pihak berwenang
atau bagian atau kombinasinya yang tergabung (incorporated) atau tidak,
pemerintah, swasta yang mempunyai fungsi dan administrasi tersendiri.
Organisasi yang mempunyai lebih dari satu unit operasinya, setiap untik
operasinya;
 Tindakan Pencegahan : Tindakan untuk menghilangkan penyebab potensi
ketidaksesuaian :

4. STATUS HUKUM PT EQUALITY Indonesia

PT EQUALITY Indonesia bernaung dalam badan hukum Perseroan Terbatas PT EQUALITY
Indonesia yang :
 Akta pendiriannya termaktub dalam Akta Nomor 11, tanggal 7 (tujuh) Juni tahun 2004
(dua ribu empat), yang dibuat dihadapan Nyonya Natalia Lini Handayani, Sarjana
Hukum, Notaris di Kota Bogor, dan Anggaran Dasarnya telah memperoleh pengesahan
dari Menteri Kehakiman dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia tanggal 6 (enam)
Agustus tahun 2004 (dua ribu empat), Nomor : C-19861 HT.01.01.TH.2004,
kemudian terdapat beberapa perubahan meliputi :
 Akta Pernyataan Keputusan Rapat Umum Pemegang Saham Nomor 11, tanggal 3
(tiga) Pebruari tahun 2007 (dua ribu tujuh) dibuat dihadapan Nyonya Natalia Lini
Handayani, Sarjana Hukum, Notaris di Kota Bogor, dan telah mendapat persetujuan
dari Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia sebagaimana
tertuang dalam Surat Keputusannya tanggal 11 (sebelas) Maret tahun 2010 (dua ribu
sepuluh), Nomor : AHU-AH.01.10-05967 dengan Daftar Perseroan dari Kementerian
Hukum dan Hak Asasi Manusia tanggal 11 (sebelas) Maret 2010 (dua ribu sepuluh),
EQI-PLS08.3/20200309 Halaman 2 dari 16
 Nomor : AHU-0018621.AH.01.09.Tahun 2010,
 Akta Pernyataan Keputusan Rapat Umum Pemegang Saham Nomor 12, tanggal 8
(delapan) Juni tahun 2010 (dua ribu sepuluh) yang dibuat dihadapan Nitra Reza,
Sarjana Hukum, Magister Kenotariatan, Notaris di Kota Bogor, yang Perubahan
Anggaran Dasarnya telah memperoleh pengesahan dari Menteri Hukum dan Hak Asasi
Manusia tanggal 15 (lima belas) Juli 2010 (dua ribu sepuluh), Nomor AHU-
35593.AH.01.02.Tahun 2010 Tanggal 15 Juli 2010 tentang Persetujuan Akta
Perubahan Anggaran Dasar Perseroan dengan Daftar Perseroan tanggal 15 (lima
belas) Juli 2010, Nomor : AHU-0053513.AH.01.09.Tahun 2010 dan telah tercantum
dalam Lembar Negara Nomor 23378 Tahun 2011 dan Tambahan Berita Negara RI
Tanggal 9/8 tahun 2011 No. 63, dan
 Akta Pernyataan Keputusan Rapat Umum Pemegang Saham Nomor 5, tanggal 9
(sembilan) Mei tahun 2012 (dua ribu dua belas) yang dibuat dihadapan Nitra Reza,
Sarjana Hukum, Magister Kenotariatan, Notaris di Kota Bogor, dan telah mendapat
persetujuan dari Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia
sebagaimana Surat Keputusan tanggal 15 (lima belas) Januari tahun 2014 (dua ribu
empat belas), Nomor : AHU-AH.01.10-01530 dengan Daftar Perseroan dari
Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia tanggal 15 (lima belas) Januari tahun
2014 (dua ribu empat belas), Nomor : AHU-0003425.AH.01.09.Tahun 2014 dan
 Akta Pernyataan Keputusan Rapat Umum Pemegang Saham Nomor 17, tanggal 23
(dua puluh tiga) Oktober tahun 2014 (dua ribu empat belas) yang dibuat dihadapan
Nitra Reza, Sarjana Hukum, Magister Kenotariatan, Notaris di Kota Bogor dan telah
mendapat persetujuan dari Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik
Indonesia sebagaimana ternyata dari Surat Keputusannya Nomor : AHU-
10775.40.20.2014 tanggal 7 November tahun 2014.
 Akta Perubahan Nomor 54 tanggal 31 Agustus tahun 2015, dibuat dihadapan Nitra
Reza, Sarjana Hukum, Magister Kenotariatan, Notaris di Kota Bogor yang telah
dilaporkan oleh notaris ke Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia tanggal 23
(dua puluh tiga) Desember tahun 2015 (dua ribu lima belas) Nomor: AHU-
3597957.AH.G1.
 Akta Perubahan Nomor 27 tanggal 19 Februari 2018 dibuat dihadapan Nitra Reza,
Sarjana Hukum, Magister Kenotariatan, Notaris di Kota Bogor yang telah dilaporkan
oleh notaris ke Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia tanggal 20 (dua puluh)
Februari tahun 2018 Nomor: AHU-AH.01.03-0073669.
 Dan perubahan terakhir sesuai dengan Akta Nomor 35 tanggal 30 Oktober 2019
dibuat dihadapan Nitra Reza, Sarjana Hukum, Magister Kenotariatan, Notaris di Kota
Bogor yang telah dilaporkan oleh notaris ke Kementerian Hukum dan Hak Asasi

EQI-PLS08.3/20200309 Halaman 3 dari 16

 Manusia tanggal 31 (tiga puluh satu) Oktober tahun 2019 Nomor: AHU-
0208481.AH.01.11.
Kegiatan Usaha PT EQUALITY Indonesia sesuai dengan Akta Perusahaan adalah
menjalankan usaha-saha di bidang jasa Sertifkasi Sistem, Sertifikasi Personal, Inspeksi
Teknis, Inspeksi dan Pengujian Produk, dan Laboratorium Kalibrasi.

5. ORGANISASI
Salinan Struktur Organisasi PT EQUALITY Indonesia beserta penanggungjawabnya
tersedia apabila diperlukan.

6. KONDISI UMUM
Kondisi awal untuk memperoleh semua informasi yang diperlukan oleh PT EQUALITY
Indonesia untuk melengkapi program sertifikasi SMK3 yang harus disediakan calon
pelanggan.

7. KERAHASIAAN
Informasi mengenai organisasi, selain, selain yang dicantumkan dalam media massa
akan disampaikan oleh PT EQUALITY Indonesia sebagai informasi yang bersifat rahasia.
Setiap personal yang terlibat dalam proses sertifikasi, baik personal tetap maupun tidak
tetap yang dipekerjakan oleh PT EQUALITY Indonesia, wajib menjaga kerahasiaan
organisasi dan informasi mengenai pelanggan.

8. PAKTA INTEGRITAS
Untuk menjamin profesionalitas semua personal sertifikasi PT EQUALITY Indonesia,
setiap personal diwajibkan menandatangani Pakta Integritas

9. PENGELOMPOKAN PELANGGAN
Pelanggan diklasifikasikan menjadi 2 (dua) kelompok, yakni:
1 Pelanggan A, adalah pelanggan yang yang belum mendapatkan sertifikasi Sistem
Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja sesuai lingkup yang diajukan
2 Pelanggan B adalah pelanggan yang telah menerapkan dan memperoleh sertifikasi
Sistem Keselamatan dan Kesehatan Kerja dan dapat dibuktikan keabsahan
sertifikasi paling sedikit 6 bulan sebelum masa berakhirnya sertifikasi.

10. KEGIATAN VERIFIKASI

10.1. Permohonan Verifikasi dan Penandatanganan Kontrak Kerjasama
Sebelum dilakukan kegiatan sertifikasi, pelanggan/calon pelanggan mengajukan
permohonan dan menyelesaikan kontrak kerja, yaitu :
1) Pemegang Izin Usaha mengajukan permohonan kepada PT EQUALITY Indonesia
memuat sekurang-kurangnya ruang lingkup sertifikasi yang diajukan, profil

EQI-PLS08.3/20200309 Halaman 4 dari 16

 pelanggan dan informasi lain yang diperlukan dalam proses sertifikasi dengan
mingisi formulir pendaftaran.
2) Setelah formulir pendaftaran untuk sertifikasi dilengkapi dan dikembalikan kepada
Marketing PT EQUALITY Indonesia untuk mempersiapkan penawaran teknis serta
biaya sertifikasi.
3) Sebelum melakukan kegiatan audit lapangan, PT EQUALITY Indonesia akan
melakukan pengkajian permohonan sertifikasi dan memelihara rekamannya untuk
menjamin agar;
a. Persyaratan sertifikasi didefinisikan dengan jelas, dan didokumentasikan;
b. Tidak terdapat perbedaan pengertian antara PT EQUALITY Indonesia dan
pelanggan;
c. PT EQUALITY Indonesia mampu melaksanakan sertifikasi yang diminta, dan
menjangkau lokasi operasi pelanggan.
4) PT EQUALITY Indonesia menyelesaikan urusan kontrak kerja dengan pemegang
izin/pelanggan
a. Jika penawaran biaya sertifikasi telah disetujui oleh pelanggan, bagian
administrasi marketing akan mempersiapkan dan menerbitkan kontrak
kerjasama dan mengirimkan draft kontrak kepada pelanggan untuk
ditindaklanjuti dan disepakati kedua belah pihak.
b. Setelah menerima masukan, koreksi atau hal lain yang lebih spesifik mengenai
kontrak kerja serta mendapat kesepahaman bersama mengenai hak atau
kewajiban serta mendapat persetujuan resmi mengenai perincian kontrak dari
pelanggan, maka bagian administrasi marketing melakukan finalisasi kontrak
kerja/sub-kontrak kerja/invoice.
c. Dua salinan kontrak/sub-kontrak/invoice untuk pelanggan yang telah
ditandatangani, satu dikirimkan kepda pelanggan oleh bagian pengiriman PT
EQUALITY Indonesia atau kurir tergantung dari lokasi kantor pelanggan. Salinan
lainnya disampaikan dalam arsip pelanggan.
10.2. Sertifikasi
Berdasarkan persetujuan kontrak kerja yang telah disepakati kedua belah pihak yang
dilengkapi dengan salinan yang sah dari dokumen yang bersangkutan, kegiatan
sertifikasi akan dipimpin oleh Lead Auditor (Auditor Kepala) apabila lebih dari 1 Auditor,
sedangkan apabila audit oleh 1 orang auditor maka auditor yang bersangkutan
statusnya sudah Lead Auditor/Auditor Kepala, yang bertanggung jawab menjamin bahwa
audit dilaksanakan sesuai dengan prosedur dan persyaratan sertifikasi yang dilanjutkan
oleh pelanggan.
10.3. Perencanaan Audit
1. PT EQUALITY Indonesia mempersiapkan rencana kegiatan Audit, antara lain :
a. Penunjukan personil tim audit yang terdiri dari Lead Auditor dan Auditor (apabila
diperlukan lebih dari 1 orang auditor) sedangkan apabila persyaratan cukup 1
EQI-PLS08.3/20200309 Halaman 5 dari 16
 orang auditor maka ditunjuk Lead Aditor untuk melaksanakan kegiatan audit
tersebut.
b. Jadwal dan tata waktu pelaksanan kegiatan sertifikasi dan waktu yang diperlukan
2. Menyiapkan dokumen rencana kerja audit
10.4. Perencanaan
1) PT EQUALITY Indonesia menginformasikan kepada pelanggan mengenai dokumen
yang dibutuhkan dalam proses sertifikasi dan meminta pelanggan untuk menunjuk
Manajemen Representatif (MR)
2) Dalam hal terdapat perubahan audit sebagaimana dimaksud butir 1.b pada point
10.3 PT EQUALITY Indonesia wajib menyampaikan perubahan rencana.
3) Untuk pengkajian Dokumentasi, pendaftar harus mengajukan kepada PT EQUALITY
Indonesia (EQUALITY Certification) salinan yang sah dan terkendali sebagaimana
tabel 1 PT EQUALITY Indonesia (Bagian sertifikasi) salinan yang sah dan terkendali
sebagaimana table 1.
Tabel 1. Dokumen Aplikasi Pelanggan
No Dokumen PELANGGAN PELANGGAN
A B
1 Salinan sertifikat sebelumnya (bila ada) √
2 Bukti kunjuungan berkala terakhir √
3 Formulir pendaftaran (EQI-F.206) √ √
4 Dokumen legalitas perusahan √ √
a. Akta notaris dan perubahan terakhir
b. Tanda Daftar Perusahaan (TDP)
c. Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP)
d. Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP)
e. Surat ijin industry
f. Ijin AMDAL/RKL/RPL/UPL/SPPL
5 Dokumen Perusahaan lainnya : √ √
a. Struktur Organisasi
b. Job Description
c. Standar Operasional Prosedure terkait
 Pelatihan SDM dalam pengendalian K3
 Perencanaan aspek K3
 Identitas peraturan persyaratan K3
 Komunikasi
 Dokumen dan pengendalian dokumen
 Pengendalian operasional terkait K3
 Identifikasi Bahaya, Resiko dan Peluang K3
 Siaga tanggap darurat
 Pemantauan dan pengukuran secara berkala
 Ketidaksesuaian, tindakan perbaikan dan
pencegahan
 Pengendalian rekaman
 Audit internal dan Tinjauan manajemen
d. Bukti implementasi SOP
e. Kebijakan K3 dari pihak manajemen
f. Surat penunjukan Wakil Manajemen terkait SMK3
g. Tujuan, sasaran dan program K3

EQI-PLS08.3/20200309 Halaman 6 dari 16

 No Dokumen PELANGGAN PELANGGAN
A B
h. Daftar karyawan
i. Dokumen perijinan dan dokumen K3 lain yang
relevan

10.5. Pelaksanan Audit

PT EQUALITY Indonesia melaksanakan rencana audit yang menjamin pelaksanan audit
dapat memenuhi persyaratan SNI ISO/IEC 19011: 2018. Tahap pelaksanan audit
dilaksanakan 3 (tiga) tahapan, yaitu pertemuan pembukan (Openning meeting),
Observasi dan verifikasi lapangan, dan pertemuan penutup (Closing meeting).
1. Pertemuan Pembukaan (Opening meeting)
Pertemuan pembukaan adalah pertemuan antara Tim Audit dengan pelanggan yang
bertujuan untuk memberikan penjelasan mengenai tujuan, ruang lingkup, jadwal,
metodologi dan prosedur verifikasi, serta meminta surat kuasa dan/atau surat
Manajemen Representatif.
Dari Pertemuan tersebut diharapkan ketersediaan, kelengkapan dan transparansi
data-data yang dibutuhkan oleh Tim Audit dapat dipenuhi oleh pelanggan. Hasil
pertemuan dituangkan dalam notulen pertemuan dan daftar hadir pertemuan
pembukaan.
2. Observasi dan verifikasi lapangan
Observasi dan verifikasi lapangan adalah kegiatan yang dilakukan Tim Audit untuk
menguji kebenaran data melalui pengamatan, pencatatan, uji petik dan penelusuran,
dan menganalisis menggunakan kriteria dan indikator yang telah ditetapkan untuk
melihat pemenuhannya.
3. Pertemuan Penutup (Closing Meeting)
Pertemuan penutup adalah pertemuan antara tim audit dengan pelanggan untuk
memaparkan hasil audit dan melakukan konfirmasi hasil dan temuan di lapangan.
Hasil pertemuan penutup dituangkan dalam bentuk notulensi pertemuan penutup
yang ditandatangani oleh kedua belah pihak, dilampiri dengan daftar hadir
penutupan.

10.6. Tahapan pelaksanaan audit terdiri dari

1. Reviev Dokumen (Stage 1)
Pada tahap review dokumen, PT EQUALITY Indonesia akan meminta dokumen sistem
pengelolaan lingkungan perusahaan yang sesuai dengan standar yang berlaku untuk
tujuan penilaian sistem.
Dokumen pengelolaan lingkungan perusahaan diperiksa berdasarkan standar ISO
45001 : 2018. Dokumen diperiksa oleh Auditor Equality Indonesia di Bogor untuk
mengetahui kesiapan dokumen-dokumen perusahaan pelanggan serta aktivitas
penerapannya dari sistem dokumentasi, jika dapat diterima, dilakukan perbaikan-

EQI-PLS08.3/20200309 Halaman 7 dari 16

 perbaikan yang diperlukan sebelum masuk proses penilaian penuh (Assesment).
Proses review dokumen tersebut mengikuti ketentuan sebagai berikut :
- Jumlah Auditor : 1 (satu) Orang
- Lokasi : Kantor EQ-OHSMS, tanpa dihadiri pelanggan
- Metode : Audit kecukupan
- Agenda : Review Dokumen

2. Auditing Process (Stage 2) dan Plan Visit 1

Penerapan sistem manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja (Occupational
Healt & Safety Management System) ISO 45001 perusahaan akan diperiksa
berdasarkan satndar ISO 45001 : 2018. Proses pemeriksaan akan dilaksanakan
oleh Auditor di perusahaan pelanggan dengan fokus pemeriksaaan perbaikan
ketidak sesuaian yang ditemukan pada saat penilaian awal (stage 1), prosedur-
prosedur yang digunakan untuk perencanaan, realisasi kegiatan serta hubungan
antara rencana dan realisasi penerapan sistem. Ketidaksesuaian dikategorikan
dalam mayor, minor dan observasi.
Kondisi kegiatan adalah :
- Jumlah Auditor : 2 (dua) Orang terdiri dari Lead Auditor dan Auditor
- Metode : Audit lengkap
- Lokasi : Lokasi Pelanggan, disertai pelanggan
- Agenda : Penerapan dalam aktifitas perusahaan
3. Step 3 (Decision Marking)
Auditor melaporkan hasil audit kepada Pengambil Keputusan. Laporan tersebut
disertai Nom Compliance Report (NCR) yang ditemukan dilapangan dan telah
diselesaikan oleh pelanggan. Keputusan sertifikasi itu sendiri diputuskan oleh
Pengambil Keputsan. Hasil keputusan “LULUS/TIDAK LULUS” akan disampaikan
secepatnya kepada pelanggan. Rapat pengambilan keputusan komite dijadwalkan
maksimum 2 (dua minggu setelah batas akhir pemenuhan ketidaksesuaian
4. Step 4 (Surveillances), Plane Visit 2,3,4 and 5
Sertifikat berlaku selama 3 (tiga) tahun harus selalu dipelihara. Pemeliharaan
dilakukan melalui proses Surveillance/penilikan meliputi kegiatan kunjungan
berkala pemeriksaan ke kantor perusahaan/site yang dilaksanakan sekurang-
kurangnya 1 (satu) tahun sekali.

11. PENERBITAN SERTIFIKAT DAN RE-SERTIFIKASI

Sertifikat diberikan kepada pelanggan yang dinyatakan “LULUS” maka akan diberikan
sertifikat dengan masa berlaku selama 3 (tiga) tahun dan dilakukan surveillance
selambat-lambatnya 12 bulan sejak diterbitkanya sertifikat.
Sertifikat sekurang-kurangnya berisi nama pelanggan, nomor izin, nama LSSMK3 berikut
Logonya, Logo KAN, Tanggal Penerbitan, masa berlaku dan nomor sertifikat, serta
EQI-PLS08.3/20200309 Halaman 8 dari 16
 referensi standar verifikasi dan ditandatangani oleh pejabat LSSMK3 yang terdaftar
pada KAN.

12. KELUHAN DAN BANDING

Keluhan dan/atau banding yang dapat ditindaklanjuti oleh PT EQUALITY Indonesia
adalah keluhan dan/atau banding yang disertai dengan bukti relevan sesuai dengan
ruang lingkup sertifikasi yang diberikan.
12.1 Keluhan
1. Keluhan yang diterima oleh PT EQUALITY Indonesia dari pihak yang berkepentingan
atas proses dan/atau keputusan audit pelanggan atau keluhan yang diterima PT
EQUALITY Indonesia dari pihak yang berkepentingan atas kinerja Pelanggan.
2. Keluhan yang diterima oleh PT EQUALITY Indonesia dari Pelanggan atas proses
audit.

12.2 Banding
Pelanggan diberi waktu untuk menyampaikan banding atas hasil keputusan sertifikasi
selambat-lambatnya 14 (empat belas) hari kalender terhitung sejak penyampaian hasil
keputusan sertifikasi. Dalam hal terdapat banding, PT EQUALITY Indonesia mempelajari
banding dan menanggapi secara tertulis relevansi banding tersebut dimaksud
selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari kerja terhitung sejak diterimanya banding.

Semua permohonan banding yang disampaikan kepada PT EQUALITY Indonesia,

diajukan kepada PT EQUALITY Indonesia dengan menyediakan bukti-bukti yang
mendukung keputusannya untuk melakukan banding.
Keputusan Panel Pengambil Keputusan merupakan keputusan akhir dan mengikat baik
bagi perusahaan maupun bagi PT EQUALITY Indonesia. Sekali keputusan mengenai
banding diambil, tidak ada tuntutan balik yangdiajukan kedua belah pihak yang
bersangkutan untuk menerima atau mengubah keputusan tersebut.
Dalam keadaan dimana permohonan banding dikabulkan dan sertifikat diberlakukan
kembali, tidak ada tuntutan yang dapat diajukan kepada PT EQUALITY Indonesia untuk
pembayaran kembali biaya atau kerugian lain sebagai akibat dari pernyataan
pencabutan.

13. PENILIKAN (SURVAILEN) dan RESERTIFIKASI

Penilikan dilakukan untuk masing-masing pemegang ijin pelanggan yang
dinyatakan “LULUS”, selambat-lambatnya 12 (dua belas) bulan sejak diterbitkan
sertifikat.
Dalam hal Pelanggan menghendaki penilikan dilakukan oleh LSSMK3 lain selain yang
menerbitkan sertifikat, maka dilakukan verifikasi dari awal. Keputusan hasil penilikan
dapat berupa kelanjutan, pembekuan atau pencabutan sertifikat.
EQI-PLS08.3/20200309 Halaman 9 dari 16
 Organisasi pelanggan dapat memperpanjang masa berlaku sertifikatnya melalui proses
re-sertifikasi dengan mengajukan permohonan sekurang-kurangnya 6 (enam) bulan
sebelum berakhirnya masa berlaku sertifikatnya. Organisasi yang menjalani proses re-
sertifikasi sesuai jadwal, hanya akan menjalani proses penilaian lapangan, tidak
menjalani proses tinjauan dikumen kecuali malakukan perubahan mendasar.
Kategori perubahan mendasar adalah :
1. Penerbitan ulang dokumen
2. Pergantian manajemen organisasi
3. Pergantian MR.
4. Pergantian kepemilikan perusahaan/organisasi.
5. Pergantian Merk dagang untuk spesifikasi produk
6. Perubahan satndar yang di acu.
7. Perubahan fasilitas karena bencana.
8. Sebab lain atas lembaga sertifikasi

14. AUDIT KHUSUS

Pelaksanaan audit khusus (special audit) atau juga dengan audit tiba-tiba (short-notice
audit) untuk menindaklanjuti hal-hal sebagai berikut :
1. Ketidaksesuaian terhadap pemenuhan yang diacu yang dilakukan pelanggan
berdasarkan keluhan yang disampaikan oleh pihak lain.
2. Pemenuhan standar verifikasi sebagai tindak lanjut terhadap pelanggan yang
dibekukan sertifikasinya.
3. Apabila terjadi insiden serius terkait kesehatan dan keselamatan kerja misalnya
insiden serius seperti kecelakaan fatal atau pelanggaran hukum yang melibatkan
pihak berwenang.

15. KOMITE IMPARSIAL

Manajemen PT EQUALITY Indonesia memiliki komitmen terhadap ketidakberpihakan
dalam melaksanakan kegiatan sertifikasi, mengelola konflik dalam kegiatan sertifikasi,
mengelola konflik kepentingan dan menjamin objektivitas kegiatan sertifikasi system
manajemen dengan menunjuk Komite Imparsial yang sehubungan dengan hasil
penilaian proses sertifikasi, pengaduan, perselisihan, atau banding pelanggan.
Komite Imparsial adalah tim Komite Imparsial disusun dalam bentuk panel yang diketuai
oleh Ketua Komite Imparsial merupakan tim tidak permanen yang terdiri dari pihak yang
berkepentingan; dapat mencakup: pelanggan lembaga sertifikasi, pelanggan
organisasi perwakilan asosiasi industri dan perdagangan, perwakilan lembaga regulasi
pemerintah, atau perwakilan lembaga swadaya masyarakat.

16. HAK DAN KEWAJIBAN PEMEGANG SERTIFIKASI

EQI-PLS08.3/20200309 Halaman 10 dari 16

 Apabila perusahaan telah memperoleh sertifikat Sistem Kesehatan dan Keselamatan
Kerja (SMK3) ISO 45001, maka perusahaan mempunyai hak dan kewajiban sebagai
berikut:
1. Tetap beroperasi sesuai persyaratan SMK3 ISO 45001 secara konsisten dan
melakukan perbaikan dan peningkatan bila dimungkinkan
2. Diperbolehkan menggunakan tanda Sertifikasi PT EQUALITY Indonesia sesuai
dengan ketentuan yang berlaku, mencakup:
a. Tidak membuat atau mengijinkan pernyataan yang menyesatkan berkenaan
dengan sertifikasinya.
b. Tidak menggunakan atau mengijinkan penggunaan dokumen sertifikasi atau
bagian darinya dalam cara yang menyesatkan pihak lain.
c. Apabila terjadi pembekuan atau pencabutan sertifikasi, maka harus
menghentikan penggunaan seluruh materi periklanan yang memuat acuan
sertifikasi, sebagaimana ditentukan oleh lembaga sertifikasi.
d. Sertifikasi tidak berlaku untuk kegiatan diluar lingkup sertifikasi.
e. Tidak menggunakan sertifikasinya yang dapat membawa lembaga sertifikasi
dan/atau sistem sertifikasi kehilangan reputasi dan kepercayaan publik.
f. Untuk kepentingan promosi, sertifikat dan logo boleh digunakan pada berkas
surat menyurat, brosur, media sosial, dan tidak diperkenankan untuk
dicantumkan pada kemasan, sertifikat dan laporan kalibrasi atau hasil inpeksi
produk.
g. Ketika ruang lingkup sertifikasi dikurangi, seluruh media promosi harus diubah
3. Terkait proses audit dalam siklus sertifikasi (penilikan, audit khusus, resertifikasi),
pemegang sertifikasi memiliki hak dan kewajiban sebagai berikut :
a. Berhak memperoleh informasi tim Auditor yang diusulkan oleh PT EQUALITY
Indonesia sebelum pelaksanaan audit.
b. Berhak meminta penggantian tim Auditor yang diusulkan dengan alasan yang
jelas maksimal 7 (tujuh) hari sebelum pelaksanaan audit;
c. Berhak mendapatkan laporan audit dan Sertifikat.
d. Wajib memberikan ijin/akses kepada PT EQUALITY Indonesia untuk
memperoleh data dan informasi yang dimiliki untuk digunakan dalam
kegiatan audit. Dan menjamin kebenaran dari data dan infomasi tersebut.
e. Wajib memberikan ijin/akses memasuki kantor dan areal Unit Manajemen
kepada PT EQUALITY Indonesia dalam mengidentifikasi, memperoleh data
dan informasi yang akan digunakan dalam pemenuhan persyaratan ISO
45001.
f. Wajib menetapkan Wakil Manajemen yang bertanggung jawab dalam audit
sertifikasi ISO 45001.
g. Wajib menyediakan sumberdaya yang diperlukan dalam pemenuhan
persyaratan ISO 45001 sesuai dengan kemampuan yang dimiliki.
EQI-PLS08.3/20200309 Halaman 11 dari 16
 4. Berhak memperoleh informasi terkait standar regulasi dan ketentuan dan
perubahannya terkait proses sertifikasi serta memperoleh informasi terkait proses
penanganan keluhan dan banding
5. Berhak mengajukan keluhan dan/atau banding berkenaan dengan kegiatan
sertifikasi yang dilakukan oleh PT EQUALITY Indonesia atau personelnya. Keluhan
harus disampaikan secara tertulis dan akan ditangani sesuai ketentuan yang
berlaku.
6. Wajib menyimpan seluruh keluhan yang berkaitan dengan pemenuhan persyaratan
sertifikasi ISO 45001 (termasuk tindakan yang diakukan untuk menangani keluhan
terssebut)
7. Wajib memberikan Informasi tanpa penundaan terkait terkait perubahan terhadap
hal-hal yang mempengaruhi kapasitasnya untuk memenuhi persyaratan ISO 45001.
Hal tersebut mencakup, diantaranya perubahan yang berkaitan dengan:
a. hukum, komersial, status organisasi atau kepemilikan,
b. organisasi dan manajemen (misal, manajerial penentu, pengambil keputusan
atau staf teknis,
c. alamat klien beserta tapak (site) nya
d. lingkup operasi sistem manajemen yang disertifikasi,
e. perubahan utama pada sistem manajemen dan proses
f. kecelakaan serius atau pelanggaran peraturan yang melibatkan pihak
berwenang
8. Berhak dipublikasikasikan di website PT EQUALITY Indonesia :
www.equalityindonesia.com. Pemegang sertifikat yang telah mengalami pencabutan
dan atau pembatalan sertifikat secara otomatis akan terhapus dalam daftar
publikasi. Informasi mengenai pemegang sertifikat yang dicantumkan dalam media
massa akan disimpan oleh PT EQUALITY Indonesia sebagai informasi yang bersifat
rahasia.
9. Apabila dalam masa pelaksanaan pekerjaan audit Sertifikasi ISO 45001, PT
EQUALITY Indonesia kehilangan haknya atau dicabut haknya sebagai Lembaga
Sertifikasi ISO 45001, maka Pemegang sertifikat berhak mendapat jaminan terkait
keberlangsungan sertifikatnya melalui proses transfer sertifikasi. Pembiayaan proses
transfer sertifikasi tidak dibebankan kepada pelanggan dan sepenuhnya menjadi
tanggung jawab PT EQUALITY Indonesia

17. PENYALAHGUNAAN SERTIFIKAT

PT EQUALITY Indonesia akan mengambil langkah-langkah pencegahan yang layak untuk
mengawasi penggunaan sertifikat yang dikeluarkan. Referensi yang salah dalam
pendaftaran atau pemakaian yang keliru dari sertifikat yang ditemui dalam perkenalan,
katalog, dan lain-lain dilakukan tindakan yang layak, termasuk dalam pencabutan,
tindakan hukum dan atau publikasi dari pencabutan sertifikat. Sertifikat dan Logo

EQI-PLS08.3/20200309 Halaman 12 dari 16

 EQUALITY Indonesia Tidak dapat dipergunakan dalam status penagguhan, pembekuan
dan pembatalan.
Penyalahgunaan sertifikat yang diterbitkan oleh PT EQUALITY Indonesia bisa
didefinisikan melalui beberapa hal diantaranya:
a. Laporan dari auditor PT EQUALITY Indonesia selama kegiatan pengawasan atau
penilaian;
b. Penyimpangan aturan penggunan yang ditentukan dalam iklan, katalog atau
publikasi lainnya dari organisasi pelanggan;
c. Laporan tertulis konsumen organisasi pelanggan kepada PT EQUALITY Indonesia

18. PEMBEKUAN SERTIFIKAT

Sertifikat ditangguhkan untuk waktu terbatas dalam kasus-kasus sebagai berikut:
1. Pihak Pertama tidak bersedia dilakukan penilaian/surveillance sesuai tata waktu
yang ditetapkan sesuai prosedur dan ketentuan yang berlaku;
2. Terdapat temuan ketidaksesuaian sebagai hasil audit khusus atau audit tiba-tiba;
3. Apabila laporan ketidaksesuaian tidak diselesaikan batas waktu yang ditentukan
4. Atas permintaan tertulis Pihak Pertama kepada PT EQUALITY Indonesia bahwa Pihak
Pertama memohon untuk dibekukan sertifikatnya;
5. Pihak Pertama tidak membayar biaya jasa sesuai periode pembayaran sebagaimana
yang telah diatur dalam perjanjian ini;
6. Jika terdapat pemakaian sertifikat yang tidak termasuk kesalahan cetak atau
periklanan, tidak diselesaikan dengan cara menarik sertifikat atau perbaikan lainnya
yang perlu dilakukan oleh perusahaan;
7. Apabila terdapat kontroversi terhadp aturan pelaksanaan;
8. Apabila terdapat keluhan pelanggan atau pihak terkait yang tidak diselesaikan
sebagaimana mestinya.
Pembekuan sertifikat akan dikonfirmasikan secara tertulis oleh PT EQUALITY Indonesia
kepada perusahaan yang bersangkutan dan KAN serta di pulish dalam website PT
EQUALITY Indonesia. Pada waktu yang sama, PT EQUALITY Indonesia menunjukan
kondisi yang dapat membatalkan pembekuan tersebut termasuk masa waktu
pembekuan.
Selama sertifikat dibekukan, Auditee dilarang menggunakan Sertifikat dan logo untuk
tujuan publikasi dan promosi di media cetak, brosur ataupun iklan di televisi.
Pada akhir masa pembekuan, sebuah pemeriksaan atau untuk menentukan apakah
kondisi yang ditunjukkan dalam perbaikan untuk memberlakukan kembali sertifikasi
telah terpenuhi. Dalam penentuan kondisi ini pembekuan akan dicabut dan perusahaan
tersebut diinformasikan tentang pemakaian kembali sertifikatnya. Apabila kondisi tidak
terpenuhi, maka sertifikat akan dicabut.

EQI-PLS08.3/20200309 Halaman 13 dari 16

 Semua biaya yang dikeluarkan PT EQUALITY Indonesia dalam pembekuan dan
pemberlakuan sertifikat akan dikenakan kepada perusahaan.

19. PENCABUTAN SERTIFIKAT

Sertifikat akan dicabut apabila :
a. Pemegang Sertifikat tetap tidak bersedia dilakukan penilikan setelah 6 (enam) bulan
sejak penetapan pembekuan sertifikat.
b. Apabila perusahaan tidak memenuhi tindakan yang harus di ambil dalam kasus
pembekuan
c. Pemegang sertifikat kehilangan haknya untuk menjalankan usahanya atau izin
usaha dicabut.

20. TRANSFER SERTIFIKAT

Sertifikat yang dapat ditransfer adalah sertifikat yang diterbitkan oleh LSSMK3 yang
terakreditasi KAN kepada LSSMK3 lainya yang diakreditasi KAN dalam lingkup akreditasi
yang sama yang telah ditetapkan oleh KAN sesuai dengan lingkup akreditasinya.
Transfer sertifikat yang diperbolehkan dengan alasan:
a. Permintaan pemegang sertifikat; atau
b. LSSMK3 PT EQUALITY Indonesia dicabut akreditasinya oleh KAN.

21. BIAYA
Biaya penawaran akan disampaikan kepada perusahaan. Biaya tersebut berdasarkan
pada tingkat biaya yang ditetapkan pada saat mengajukan penawaran, PT EQUALITY
Indonesia memiliki hak untuk menaikkan biaya selama masa sertifikasi. Perusahaan
akan diberitahu mengenai kenaikan biaya.
Hal ini termasuk, tetapi tidak perlu terbatas pada biaya, yang disebabkan dari:
a) Pengeluaran sebagian seluruh dari rencana penilaian apabila tidak sesuai dengan
syarat-syarat pendaftaran awal;
b) Pekerjaan tambahan disebabkan oleh penangguhan, pencabutan dan atau
pemberlakuan kembali sertifikat.
c) Penilaian kembali disebabkan karena perubahan dalam sistem sertifikasi.

22. PERSELISIHAN
Bilamana banding atau keluhan mengakibatkan ketidakpuasan pada kedua baleh pihak,
kedua belah pihak dapat menyelesaikannya melalui pihak ketiga seperti badan hukum
atau pengadilan. Seluruh biaya yang terjadi dari penyelesaian melalui pihak ketiga
dibayar secara adil oleh masing-masing pihak sebagiamana akan ditetapkan pada
kontrak kerjasama.
PT EQUALITY Indonesia memiliki dan kewarganegaraan untuk menambah,
menghapuskan atau mengubah aturan pelaksanaan ini tanpa pemberitahuan
sebelumnya.
EQI-PLS08.3/20200309 Halaman 14 dari 16
Disetujui oleh,
Direktur Administrasi dan Keuangan

Rita Sugiarti, S.Hut

Tanggal 9 Maret 2020

EQI-PLS08.3/20200309 Halaman 15 dari 16

 LAMPIRAN

SKEMA 1. PROSES SERTIFIKASI ISO 45001 : 2018

Proses Sertifikasi SMK3

EQI-PLS08.3/20200309 Halaman 16 dari 16