BPMMT

BADAN PEMBINA MANAGEMENT MUTU

TERPADU

METODOLOGI
PEMECAHAN
MASALAH
PDCA DELTA
By
ByBambang
BambangKahono
Kahono
 BPMMT
BADAN PEMBINA MANAGEMENT MUTU
TERPADU

8 Langkah Penyelesaian Masalah

Monitoring Pelaksanaan
8 Standarisasi dan
Rencana Berikut
Presentasi
kepada
1
Identifikasi Masalah & atasan
Penetapan Target
Presentasi
kepada
7 Standarisasi
Jika penyebab
atasan
tidak jelas
2 Analisis Akar Penyebab

6
Meneliti Hasil dan
Dampak

3 Penyebab Dominan Penyebab

jelas 5 Melaksanakan Perbaikan

Presentasi
kepada
4 Penyusunan Rencana atasan
 BPMMT
BADAN PEMBINA MANAGEMENT MUTU
TERPADU

8 Langkah Perbaikan dan 7 Alat Statistik

8 Langkah Perbaikan 7 Alat Bantu Statistik

1. Menentukan Tema & Brainstorming

Sasaran
Plan 2. Mencari Faktor Penyebab
2. Penyebab Dominan 1. Check Sheet
3. Rencana Perbaikan 2. Stratification
3. Graph & Control Chart
Do 4. Melaksanakan Perbaikan 4. Ishikawa Diagram
5. Pareto Diagram
Check 5. Evaluasi Hasil Perbaikan 6. Scatter Diagram
7. Histogram
6. Membuat Standard
Action
7. Rencana Berikut
 BPMMT
BADAN PEMBINA MANAGEMENT MUTU
TERPADU

Pedoman kegiatan
Gugus Kendali Mutu
(GKM)
Langkah 1 s/d 8
 BPMMT
BADAN PEMBINA MANAGEMENT MUTU
TERPADU

PEMBUATAN JADWAL KEGIATAN

JADWAL RENCANA KEGIATAN DAN REALISASI

KEGIATAN BULAN BULAN BULAN BULAN

1. Menentukan Tema & Target
2. Menganalisa Penyebab Masalah
P
3. Menentukan Penyebab Dominan

4. Merencana Perbaikan

D 5. Melaksanakan Perbaikan

C 6. Meneliti Hasil

7. Standarisasi
A
8. Rencana Berikut

Rencana : Realisasi :

0
 BPMMT
BADAN PEMBINA MANAGEMENT MUTU
TERPADU

1. Menetukan Tema, dan Sasaran Target

1.a. Lakukan Brainstorming atau instruksi atasan untuk
mengumpulkan masalah-masalah/ problem dilingkungan kerja kita.
1 ……….
2 ……….
Misalnya
3 ……….
4 ……….
5 ………. Kelompokkan, 1 ……….
6 ………. di analisa, masalah Kumpulkan
2 ……….
7 ………. internal / eksternal, 3 ………. data yang
8 ……….
GKM sarana untuk 9 ……….
cari yang bisa di- 4 ………. mendukung
meningkatkan Produktivitas 10 ………. cari datanya 5 ……….
dan Motivasi berprestasi 11 ……….
12 ……….
dan seterusnya.

b. Buat Check-Sheet untuk pengumpulan data dan

Stratifikasikan secara sederhana.

c. Data harus : 1. Time series misalnya : berdasarkan Tahun,

Bulan, Mingguan, Harian/tanggal
2. Satuan ukuran harus sama misalnya :
unit, kuantity, jam, hari, Rp, persen dsb

1
 BPMMT
BADAN PEMBINA MANAGEMENT MUTU
TERPADU

2.a. Menentukan Prioritas Masalah.

1 ………. 1. Berdasarkan data time series, buat tabel masing-
2 ………. masing kelima masalah tersebut, lihat penyimpangan
3 ………. atau ketidak sesuaian dengan Target / Standard.
4 ……….
5 ………. 2. Buat tabel gabungan tersebut no.1. untuk membuat
diagram Pareto.

Pareto Masalah
N = 2.000 Proses Pembuatan
2.000 100 %
95 % DO lama
1.750
85 %
1.500 75 %
70 %
1.250

1.000
45 %
50 % Sebagai Tema /
750 Proyek perbaikan GKM
Memilih satu yang 500 25 %
Prioritas untuk
250
di perbaiki.
0 0%
900 500 300 200 100
b. Menetapkan Tema Perbaikan.
pembuatan
Proses

PO lama

atas target
< 30 hari di

CMO tidak
sering
PK

terlambat
Over Due

tercapai
Target

Lain-lain
Proses

MEMPERCEPAT PROSES
PEMBAYARAN P.O. KE DEALER
“Daftarkan Tema ini ke BP MMT”

2
 BPMMT
BADAN PEMBINA MANAGEMENT MUTU
TERPADU

Alasan Pemilihan Tema.

- Lihat dan sesuaikan dengan Kebijakan Menejemen / Policy Cabang
- Pengaruhnya terhadap QCDSM/P ( Quality, Cost, Delivery, Safety,
Moral / Produktivity )

3. Data Pendukung Tema.

- Bila dianggap perlu tampilkan flow of proses sebelum perbaikan.
- Buat Grafik pendukung sesuai kebutuhan dan informatif.
Hal tersebut diperlukan untuk mempermudah sasaran yang ingin
dicapai setelah melakukan perbaikan serta membantu di dalam
menetapkan Target.

Misalnya

Data untuk pembuatan Grafik diambil dari 1 ……….

matrik / tabel hasil pengumpulan data yang 2 ……….
sudah di prioritas (No: 1.a.) berdasarkan 3 ……….
hasil Diagram Pareto masalah. 4 ……….
5 ……….

Gambarkan Grafik yang sesuai kebutuhan

dan Informatif

3
 BPMMT
BADAN PEMBINA MANAGEMENT MUTU
TERPADU

Dengan membuat dan melihat grafik, akan memperjelas gambaran

penyimpangan yang terjadi secara berurutan dari data yang di per-
oleh berdasarkan time series serta.

Contoh grafik Pendukung atas Tema yang dipilih.

1. Grafik Terlambat Proses P.O. 2. Grafik Persentase Terlambat

70
180
%
Jml P.O.

160 60
140
50
120
40
100 35 %

45 P.O.
30
80

60 93 20

40 10
20
0
0 APR MEI JUN Rata-2
APR MEI JUN Rata-2
Persen 59 20 16 35
Tepat Wkt 65 74 105 81
Terlambat 95 19 20 45 Terlambat 95 19 20 45

4
 BPMMT
BADAN PEMBINA MANAGEMENT MUTU
TERPADU

Menetapkan Target.
Dalam melakukan perbaikan agar sasaran perbaikan terarah harus ditetapkan
rencana Target yang diharapkan dengan memperhatikan SMART, dan sebaik
nya ada perhitungan yang cukup jelas dalam penetapannya..

S pecific : Sasaran harus dinyatakan secara khusus, terfokus dan tidak bias

M easurable : Ukuran keberhasilan harus dirumuskan dengan jelas

A ttainable : Ukuran keberhasilan harus dapat membuat orang merasa tertantang,

meningkatkan motivasi dan semangat juang

R ealistic : Ukuran keberhasilan harus masuk di akal tetapi masih dapat

menjawab tantangan di atas

T imeliness : Waktu pencapaian harus sudah ditentukan dari awal sebagai acuan
keberhasilan
Gambarkan dengan grafik
garis kapan target tersebut
diperkirakan dapat di capai Grafik Target
dan berapa besar pencapai- 70 40
an yang diharapkan. % 60
TARGET
50 35 % 30

TARGET
8%
40 Kondisi Awal 20

?
Kondisi Yang
30 Rata2 = 35%
Diharapkan
20 10
Sebelum melanjutkan ke 10
0
Langkah 2, presentasikan 0
1 2 3
JAN FEB MRT APR MEI JUN JUL
Ke atasan dan minta
Percent 59 20 16 16 10 8 8 35 8 0
persetujuannya.

5
 BPMMT
BADAN PEMBINA MANAGEMENT MUTU
TERPADU

2. MENGANALISA PENYEBAB
1.a. Lakukan Brainstorming untuk mengumpulkan penyebab-
penyebab terjadinya masalah / akibat.
- Sebagai dasar mencari penyebab, kepala tulang ikan disesuaikan menjadi
kalimat Akibat (masalah), : “Pembayaran P.O. terlambat rata 35%”

1 ……………
2 ……………
3 ……………
4 …………… - Kelompokkan menurut Faktor-faktor 4M-1E.
5 ……………
6 ……………
- Pikirkan kemungkinan yang dapat di
7 …………… selesaikan di bagian sendiri tanpa
8 …………… melibatkan orang atau Bagian lain.
9 …………… - Masukkan hasil pengelompokan tersebut
10 ……………
11 ……………
ke
12 …………… dalam diagram Sebab Akibat
dan seterusnya.

M Man - Manusia
M Method - Metode Faktor 4M 1E tidak mutlak
M Machine - Alat harus dipergunakan semua.
M Material - Bahan Pilih sesuai kebutuhan
E  Environment - Lingkungan

6
 BPMMT
BADAN PEMBINA MANAGEMENT MUTU
TERPADU

b. Gambar diagram Sebab Akibat, tuliskan hasil pengelompokkan

kedalam diagram sesuai Faktor-faktor yang telah ditetapkan.

METODE MANUSIA

Misalnya

Pembayaran
Pembayaran
P.O.
P.O. Terlambat
Terlambat
rata-rata
rata-rata 35
35 %
%

LINGKUNGAN BAHAN ALAT

SEBAB AKIBAT

Yang dilingkari tersebut diperkirakan merupakan

penyebab yang paling berpengaruh terjadinya akibat

7
 BPMMT
BADAN PEMBINA MANAGEMENT MUTU
TERPADU

3. MENENTUKAN PENYEBAB DOMINAN

1. Penyebab yang yang paling berpengaruh tersebut, harus dibuktikan
dilapangan dan dicek kebenarannya.
2. Penyebab tersebut dapat saja tidak terbukti setelah dicek lapangan
dan dapat diabaikan.
3. Kemungkinan dapat saja muncul penyebab lain yang tadinya tidak
diperkirakan, muncul sebagai penyebab yang dominan
4. Sedapat mungkin penyebab-penyebab tersebut harus dibuktikan
dengan data, untuk memudahkan penggambaran diagram Pareto
Dominan.
5. Dapat dilengkapi dengan diagram Pencar (Scatter)
Pareto Dominan Misalnya
N = 200
200 100 %
95 %
175

Menentukan urutan
85 %
1. Tidak mengikuti SOP persyaratan
150 75 %

yang harus di 70 % pengajuan P.O.

Perbaiki.
125
2. Petugas kurang melengkapi dokumen
100
45 %
50 % pengajuan P.O.
75 3. Dokumen yang diserahkan tidak
50 25 % lengkap.
No. urutan Perbaikan 4. Pengajuan P.O. tidak diserahkan
25
ditulis pada diagram
langsung kebagian Adm & Keu.
Sebab Akibat 0 0%
1 2 3 4 5 5. Komputer dipakai bergantian dan
printer kerapkali macet.

8
 BPMMT
BADAN PEMBINA MANAGEMENT MUTU
TERPADU

4. MERENCANAKAN PERBAIKAN

Dari urutan Penyebab Dominan dibuat rencana perbaikan dengan

menggunakan metode 5W-2H.

1. What Apa solusinya ? Menjelaskan ide perbaikan yang akan dilakukan.

2. Why Mengapa demikian ? Menjelaskan mengapa tujuan

perlunya dilakukan perbaikan .

3. How Bagaimana caranya ? Menjelaskan secara jelas detail

bagaimana cara melakukan perbaikannya.

4. When Kapan ? Menjelaskan kapan mulai dilaksanakan perbaikan

Tersebut ( rentang waktu yang digunakan )

5. Where Dimana ? Menjelasakan dimana perbaikan tersebut dilakukan

6. Who Siapa ? Menjelaskan siapa penanggung jawab pelaksanaan

perbaikan tersebut (P.I.C.).

7. How Much Berapa rencana ( benefit / effort ) Menjelaskan bila ada rencana
Pengeluaran biaya / keberhasilan untuk melaksanakan perbaikan.

9
 BPMMT
BADAN PEMBINA MANAGEMENT MUTU
TERPADU

Format Penulisan Rencana Perbaikan

AKAR PENYEBAB HOW

DOMINAN
WHY WHAT HOW WHEN WHERE WHO
NO MUCH
Mengapa Perlunya Waktu Biaya/t
Pokok Bahasan Dilakukan Perbaikan Ide Solusi Cara Penerapan Lokasi P.I.C
Pelaksanaan target

10
 BPMMT
BADAN PEMBINA MANAGEMENT MUTU
TERPADU

5. MELAKSANAKAN PERBAIKAN

Lakukan atau kerjakan perbaikan dengan benar sesuai dengan rencana yang
telah ditetapkan pada Langkah ke 4, pelaksanaannya dilakukan oleh anggota
kelompok QCC sendiri.

Penulisan laporan pelaksanaan perbaikan berpedoman pada 4W-2H.

1. How Bagaimana caranya ? Menjelaskan secara jelas bagaimana

solusi itu dilaksanakan.

2. What Apa hasilnya ? Menjelaskan bagaimana hasil perbaikannya.

3. When Kapan ? Menjelaskan kapan mulai dilaksanakan perbaikan
dan kapan berakhirnya

4. Where Dimana ? Menjelasakan dimana perbaikan tersebut dilakukan

5. Who Siapa Pelaksana ? Menjelaskan siapa yang melaksanakan
perbaikan tersebut.

6. How Much Berapa biayanya ? Menjelaskan bila ada pengeluaran biaya

riil dalam pelaksanaan perbaikan.

Selama melaksanakan Perbaikan, gunakan kembali Check-sheet untuk

pengumpulan data-data hasil dari pelaksanaan perbaikan.

11
 BPMMT
BADAN PEMBINA MANAGEMENT MUTU
TERPADU

Format penulisan laporan pelaksanaan perbaikan sesuai kenyataan

yang sebenarnya dilapangan.

AKAR PENYEBAB HOW

DOMINAN HOW WHAT WHEN WHERE WHO
NO MUCH
Apa/bagaimana Waktu
Pokok Bahasan Cara Penerapan hasilnya Lokasi Pelaksana Biaya
Pelaksanaan

12
 BPMMT
BADAN PEMBINA MANAGEMENT MUTU
TERPADU

6. MENELITI HASIL

Berdasarkan pengumpulan data hasil pelaksanaan perbaikan, kemudian

dibandingkan dengan data-data sebelum perbaikan dari data Langkah 1,
untuk melihat secara langsung apakah ada dampak atau pengaruhnya
dengan tindakan perbaikan tersebut.

Gambarkan grafik perbandingan untuk melihat dampaknya :

1. Bila dianggap perlu tampilkan perbandingan Flow of proses sebelum dan

setelah perbaikan

2. Bandingkan pencapaian Target yang ditetapkan pada langkah 1 dengan

hasil pelaksanaan perbaikan yang telah dicapai.

3. Bandingkan Grafik sebelum perbaikan dengan setelah perbaikan, secara

jelas akan terlihat tren perubahan yang cenderung membaik.

4. Bandingkan Diagram Pareto sebelum perbaikan dengan setelah

perbaikan, secara langsung akan terlihat pergeseran prioritas masalah dan
penurunan jumlah data persoalan, gambarkan dengan skala yang sama.

13
 BPMMT
BADAN PEMBINA MANAGEMENT MUTU
TERPADU

1. Gambarkan Flow of Proses sebelum dan setelah perubahan.

Bila dianggap perlu dan jika ada perubahan / perbaikan proses atau SOP,
Gambarkan flow of proses sebelum dan setelah perbaikan agar secara jelas
dapat terlihat perbandingannya yang mempengaruhi hasil kinerja kita.

2. Grafik pencapaian Target :

Gambarkan grafik Target yang diharapkan dibandingkan dengan Target
yang dicapai, untuk menunjukan dampak dari perbaikan yang dilakukan.

Sebelum QCC Proses QCC Setelah QCC

70 40
% 60
TARGET
35 % 30
50

8%

77 %
40

86 %
20
30
20 10
10
0 0
JAN FEB MRT APR MEI JUN JUL X 1 2 3
Percent 59 20 16 16 10 8 8 8
Percent 6
35 8 5
59 20 16 20 21 3 5

14
 BPMMT
BADAN PEMBINA MANAGEMENT MUTU
TERPADU

3. Gambarkan Garfik sebelum dan setelah perbaikan.

Grafik ini menunjukan/menggambarkan secara time series data sebelum
perbaikan hingga data setelah perbaikan yang menunjukan hasil perbaikan
yang dilakukan, jadi datanya harus dimonitoring terus sampai pelaksanaan
langkah 5 selesai.

1. Grafik Terlambat Proses PO. 2. Grafik Persentase Keterlambatan

Juml. PO.

200
Sebelum QCC Proses QCC Setelah QCC
% 80% Sebelum QCC Proses QCC Setelah QCC

70%
150 60%
50%
100 40%
30%
50 20%
10%
0 0%
JAN FEB MRT APR MEI JUN JUL X JAN FEB MRT APR MEI JUN JUL X
T’lambat 95 19 20 22 17 4 4 4 Percent 59% 20% 16% 20% 21% 3% 6% 5%
Tepat 65 74 109 89 65 124 64 94 PO. Terlambat 95 19 20 22 17 4 4 4

15
 BPMMT
BADAN PEMBINA MANAGEMENT MUTU
TERPADU

4. Gambarkan Diagram Pareto sebelum dan setelah perbaikan.

Pembuatan diagram Pareto setelah perbaikan, data-data dari semua perma-
salahan pada langkah 1 harus dimonitoring sampai dengan pelaksanaan
perbaikan langkah 5 selesai, jadi tidak lagi menggunakan data-data yang
lama, sehingga perbandingan diagram Pareto akan terlihat.

PERBANDINGAN DIAGRAM PARETO

Pareto Pareto
N = 2.000
2.000 Masalah 100 % Masalah
95 %
1.750
85 %
1.500 75 %
dampak
70 % dari
1.250 perbaikan
N = 1.000
1.000 50 % 1.000 100 %
45 % 95 %
85 % 75 %
750 750
70 %
500 25 % 500 50 %
45 %
250 250 25 %

0 0% 0 0%
900 500 300 200 100 450 250 150 100 50
pembuatan

pembuatan
PO lama

PO lama
Proses

Proses
atas target

atas target
< 30 hari di

< 30 hari di
CMO tidak

CMO tidak
sering

sering
PK

PK
terlambat

terlambat
Over Due

Over Due
tercapai

tercapai
Target

Target
Lain-lain

Lain-lain
Proses

Proses

Pareto sebelum perbaikan Pareto setelah perbaikan

16
 BPMMT
BADAN PEMBINA MANAGEMENT MUTU
TERPADU

7. STANDARISASI
Apabila dari evaluasi hasil pada langkah 6, ternyata Target yang ditetapkan
tercapai serta dari Grafik dan perbandingan Diagram Pareto terlihat adanya
perbedaan yang signifikan, berarti perbaikan yang dilakukan telah berhasil.
Maka pelaksanaan perbaikan pada langkah 5 yang telah dilakukan, harus
dijadikan standarisasi atau dibakukan.

Standarisasi diperlukan untuk mencegah timbulnya kembali masalah yang

sama dan untuk meningkatkan standar kerja yang ada :
1. Standar proses dalam bentuk narasi dan flowchart
2. Standar hasil yang harus dicapai untuk masing-masing proses
3. Standar peralatan yang harus dipakai
4. Standar “safety tools” yang harus dipakai

Standarisasi yang telah ditetapkan sebagai standard kerja baru harus :

1. Disetujui dan ditandatangani oleh yang berwenang / pimpinan Cabang.
2. Disosialisasikan kepada semua anggota GKM yang terlibat dan secara
konsisten dilaksanakan sepenuhnya.
3. Dibuat tertulis dengan huruf yang besar pada kertas karton seukuran A4
dan ditempel sementara dilokasi kerja sebagai pedoman kerja baru.
4. Hasil perbaikan di Monitoring terus selama 8 – 12 bulan.

Jelaskan manfaat perbaikan ditinjau dari QCDSMP :

17
 BPMMT
BADAN PEMBINA MANAGEMENT MUTU
TERPADU

8. RENCANA BERIKUT
Lihat Langkah ke 6, ambil data dan diagram Pareto setelah perbaikan
untuk menentukan proyek / tema perbaikan berikutnya.

Pareto
Masalah
1.000
N = 1.000
100 % Tema / Proyek
95 % perbaikan GKM berikut
85 %
750 75 %
70 %

500 50 %
45 %
MEMPERCEPAT PROSES
250 25 % PENYELESAIAN PERMOHONAN
KREDIT KENASABAH
0 0%
450 250 150 100 50
pembuatan
Proses

PO lama
atas target
< 30 hari di

CMO tidak
terlambat
sering
PK

Over Due

tercapai

- Jelaskan alasan penetapan tema.

Target

Lain-lain
Proses

- Pengaruh pada QCDSM/P

- Buat jadwal rencana dan aktual
kegiatan

18
 BPMMT
BADAN PEMBINA MANAGEMENT MUTU
TERPADU

JADWAL KEGIATAN BERIKUT

JADWAL RENCANA KEGIATAN DAN REALISASI

KEGIATAN BULAN BULAN BULAN BULAN

1. . Menentukan Tema & Target

2. Menganalisa Penyebab Masalah

P
3. Menentukan Penyebab Dominan

4. Merencanakan Perbaikan

D 5. Melaksanaan Perbaikan

C 6. Evaluasi Hasil

7. Standarisasi
A
8. Rencana Berikut

Rencana : Realisasi :

“MULAI LAGI DENGAN PENERAPAN PDCA LANGKAH 1 SAMPAI LANGKAH 8”

19