JOB ANALYSIS

(ANALISA JABATAN)

1
IMAN N. BAJUASIJADJI,
SH., MM., CHRGM, CHRM., CODM., CRM., CBSCP., CPHR., CPLP., CG., CCP., CODP.

 Master Asesor BNSP (Badan Nasional Sertifikasi  2022 – Sekarang Komisaris PT. Solusi Layanan Utama Indonesia
Profesi)  2016 – Sekarang Direktur LSP MSDM Nusantara
 Master Trainer BNSP  2016 – Sekarang Komisaris PT. Mitra Karya Surabaya
 Asesor Kompetensi BNSP  2009 – Sekarang Management/HR Management Consultant
 Asesor Manajemen Mutu BNSP  2008 – Sekarang Fasilitator beberapa Program Sertifikasi
 Certified GM HR BNSP dan Training di Bidang Management & HRM.
 Certified HR Manager BNSP  2006 – Sekarang Komisaris PT. Human in Partner Surabaya
 2010 – 2013 General HR Manager Wismilak Group Tbk.
 Certified Remuneration Manager BNSP
 2009 – 2010 Corporate HR Manager Dirgahayu Group
 Certified Organization Development Manager BNSP
 2008 – 2009 HR Manager Kapal Api
 Pelatihan Arbiter Ketenagakerjaan (Asosiasi Arbiter  2006 – 2008 Corporate HR Manager IMCP Group
Ketenagakerjaan Indonesia/AAKI)
 2003 – 2005 Corporate HR Manager PT. Langgeng Makmur Tbk.
 Modular in Plant Training Designer (InWent Germany)
 1998 - 2003 Corporate HR Manager Gramitrama Group
 CBSCP/Certified Balanced Scorecard Professional
(Indonesia BSC School/APO Model)
 CPHR/Certifed Professional Human Resources (SDM -
Indonesia/SHRM-Model)
 Certified Graphologist (Rumah Grafologi – Dr. Erika
Karohs Model)
 Certified Organizational Development (HRCI – Univ.
Airlangga – ITATS Surabaya)
Tanggung Jawab HR Department

3
HUBUNGAN JOB ANALISIS – JOB DESC - JOB EVALUASI

4
SKKNI
No. 149 Tahun 2020

5
SKKNI
No. 149 Tahun 2020
• Dalam melakukan analisis jabatan perlu
diidentifikasikan dan ditetapkan perangkat dan
metode analisis jabatan yang paling tepat di antara
berbagai perangkat dan metode analisis jabatan yang
biasa digunakan.
• Data-data dan informasi terkait pekerjaan serta
informasi lain yang berkaitan dengan fungsi pekerjaan
di dalam organisasi secara keseluruhan dianalisis
menggunakan metode dan perangkat analisis yang
telah ditetapkan

6
Arti Job Analysis (1)

• Proses mendapatkan informasi apa pencapaian

yang diharapkan seseorang ketika menjalankan
pekerjaannya dan kompetensi serta keterampilan
yang mereka butuhkan untuk memenuhi harapan
ini (Prof. Amstrong)

7
Arti Job Analysis (2)
• Suatu proses untuk memperoleh informasi pekerjaan
dengan meneliti aspek2 dari pekerjaan…sebagai dasar
guna merumuskan pekerjaan dan menentukan
spesifikasi serta persyaratan secara tepat yang
kemudian dituangkan dalam bentuk suatu uraian
pekerjaan (Panduan OD Texmaco)

8
Arti Job Analysis (3)

 Analisis Jabatan adalah proses pengumpulan,

pencatatan, pengolahan dan penyusunan data
jabatan menjadi informasi jabatan
(PermenPAN RB No. 1 Tahun 2020)

9
Jabatan*
• Kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggung
jawab, wewenang, dan hak seseorang
pegawai/karyawan dalam suatu satuan organisasi

*PermenPAN RB Tahun 2020

10
Jabatan
• Jabatan Pimpinan Tinggi yang selanjutnya disingkat JPT adalah
sekelompok jabatan tinggi pada instansi pemerintah.
• Jabatan Fungsional yang selanjutnya disingkat JF adalah sekelompok
Jabatan yang berisi fungsi dan tugas berkaitan dengan pelayanan
fungsional yang berdasarkan pada keahlian dan keterampilan
tertentu
• Jabatan Administrasi yang selanjutnya disingkat JA adalah
sekelompok Jabatan yang berisi fungsi dan tugas berkaitan dengan
pelayanan publik serta administrasi pemerintahan dan pembangunan

11
Peta jabatan
• Susunan nama dan tingkat jabatan pimpinan tinggi, jabatan
administrasi dan jabatan fungsional yang tergambar dalam
struktur unit organisasi dari tingkat yang paling rendah
sampai dengan yang paling tinggi.

12
Analisis Beban Kerja
• Teknik manajemen yang dilakukan secara sistematis untuk
memperoleh informasi mengenai tingkat efektivitas dan
efisiensi kerja organisasi berdasarkan volume kerja

13
 JOB ANALYST
• Mereka yang benar-benar melakukan semua
kegiatan yang tercakup dalam proses analisis
seperti mewawancarai, melakukan observasi,
menulis dan meng-edit disebut dengan Job Analyst;
• Job Analyst harus sudah terlatih dengan berbagai
methode yang digunakan dalam proses Job
Analysis.

14
 JOB ANALYST
• Analisis Jabatan dan Analisis Beban Kerja di instansi
pemerintah pusat dilaksanakan oleh unit organisasi
JPT Pratama yang secara fungsional membidangi
analisis jabatan dan analisis beban kerja

15
Perhatikan :
• Semua fakta dan informasi yang
dikumpulkan melalui proses Job Analysis
hanyalah terkait dengan
“Pekerjaan/Jabatan” dan tidak mengenai
orang/karyawan yang mengerjakan.

16
ASPEK YANG DIANALISIS
HASIL ANALISIS JABATAN
Proses Pelaksanaan
Proses pelaksanaan analisis jabatan dilakukan dengan tahapan sebagai
berikut:
A. Persiapan:
1. Perencanaan proses analisis jabatan
2. Pembentukan Tim
3. Pemberitahuan kepada unit organisasi yang akan menjadi sasaran
4. Penyampaian formulir analisis jabatan dan petunjuk pengisiannya

19
Proses Pelaksanaan
B. Pengumpulan Data Jabatan: C. Pengolahan Data Jabatan :
1. Pengisian daftar pertanyaan. 1. Penyusunan uraian jabatan
2. Wawancara 2. Penyusunan spesifikasi jabatan
3. Observasi 3. (sebagai tambahan)
4. Referensi Penyusunan peta jabatan

Metode & Perangkat

20
 ………. Pelaksanaan Analisis Jabatan
(1). Wawancara
Tiga jenis wawancara digunakan untuk mengumpulkan data
analisis jabatan yaitu wawancara individual dengan masing-
masing karyawan, wawancara kelompok dengan kelompok
karyawan yang memiliki jabatan yang sama, dan wawancara
dengan penyelia yang benar-benar mengetahui tentang jabatan
yang dianalisis.
Wawancara kelompok digunakan bila sejumlah besar karyawan
menjalankan jabatan yang sama atau identik.
Wawancara apapun yang akan digunakan, peserta wawancara
hendaknya memahami alasan untuk wawancara, sehingga
didapat informasi yang sebenarnya.

Analisa Jabatan
 ………. Pelaksanaan Analisis Jabatan
(2). Kuesioner
Meminta karyawan mengisi kuesioner untuk menggambarkan tugas-tugas
yang berkaitan dengan jabatan dan tanggung jawab mereka adalah salah satu
cara lain untuk memperoleh informasi analisis jabatan.
Hal utama yang perlu diperhatikan adalah struktur kuesioner dan pertanyaan
apa saja yang harus dimasukkan.
Kuesioner dapat dibuat secara terbuka atau tertutup, yang masing-masing
mempunyai keuntungan dan kerugian.
Kuesioner yang bersifat terbuka akan mendapatkan informasi secara detail
tetapi membutuhkan waktu yang relatif cukup lama untuk mengolahnya.
Sedangkan kuesioner tertutup lebih mudah mengolah jawaban, tetapi kurang
informatif. Kuesioner merupakan suatu cara yang cepat dan efisien untuk
memperoleh informasi dari sejumlah besar karyawan.

Analisa Jabatan
 ………. Pelaksanaan Analisis Jabatan

(3). Observasi
Metode observasi dilakukan dengan mengamati secara langsung di
tempat, bagaimana tugas jabatan dilaksanakan dan mencatatnya
untuk diolah menjadi informasi.
Metode observasi dapat mengungkapkan hal-hal yang tidak dapat
diuraikan secara tertulis seperti kondisi kerja, arus kerja, proses,
keterampilan yang dibutuhkan dan peralatan yang digunakan.
Observasi tidak tepat bila jabatan itu memuat sejumlah kegiatan
mental yang tidak dapat diukur, seperti profesional, eksekutif,
perancang (rekayasawan). Observasi dan wawancara langsung
sering digunakan bersama.

Analisa Jabatan
 ………. Pelaksanaan Analisis Jabatan

(4). Buku Harian (Log Book)

Pendekatan lain adalah dengan meminta
karyawan membuat buku harian (diary / log book)
atau daftar yang berisikan apa saja yang mereka
lakukan sepanjang hari. Karyawan diminta untuk
mencatat semua kegiatan yang dia terlibat
didalamnya beserta dengan waktunya.
(5). Kombinasi
Teknik lain yang dapat digunakan adalah dengan
mengkombinasikan beberapa metode diatas
sehingga didapat informasi
yang lebih akurat.

Analisa Jabatan
Proses Pelaksanaan
D. Verifikasi Jabatan :
Hasil pengolahan data jabatan diperiksa kebenarannya melalui
pengecekan ulang untuk mengetahui ada tidaknya hal yang perlu
diperbaiki terhadap informasi jabatan

25
HASIL AKHIR ANALISIS
JABATAN

INFORMASI JABATAN
 INFORMASI JABATAN
1 Nama Jabatan 10. Tanggung Jawab Jabatan
2. Kode Jabatan 11. Wewenang Jabatan
3. Unit Kerja 12. Korelasi Jabatan
4. Letak Jabatan 13. Kondisi Lingkungan Kerja
5. Ikhtisar Jabatan 14. Kemungkinan Resiko Bahaya
6. Uraian Tugas 15. Syarat Jabatan
7. Hasil Kerja 16 Fungsi Pekerja
8. Bahan Kerja 17. Butir Informasi Lain
9. Peralatan Kerja
Beberapa catatan lain :
• Pelaksanaan Job Analysis dilakukan secara berkelanjutan
oleh perusahaan;
• Sebaiknya pelaksanaan Job Analysis dilakukan secara
purna waktu (full) dan tidak dilakukan secara paruh waktu
(sebagai sambilan).

28
DOKUMENTASI JABATAN

29
 JOB DESC. (URAIAN PEKERJAAN) dan
JOB SPEC. (spesifikasi pekerjaan)

• JD Merupakan pernyataan yang berisi beberapa hal terkait

dengan pekerjaan yang diturunkan melalui proses analisa
pekerjaan (job analysis);
• JS merupakan kriteria yang berisi persyaratan-
persyaratan/kualifikasi agar dapat menjalankan pekerjaan
dengan baik.

30
SKKNI
No. 149 Tahun 2020

31
SKKNI
No. 149 Tahun 2020

• Unit ini berlaku untuk menyusun Uraian Jabatan yang meliputi

uraian tentang spesifikasi jabatan, tanggung jawab, tugas, dan
wewenang jabatan, serta spesifikasi pemangku jabatan.
• Spesifikasi jabatan meliputi uraian tuntutan jabatan terkait dengan
pengetahuan, ketrampilan, dan profil kompetensi jabatan.
Sedangkan spesifikasi pemangku jabatan meliputi standar
kualifikasi minimal yang harus dimiliki pemangku jabatan yang
mencakup pendidikan, pelatihan, keahlian, dan pengalaman
untuk menduduki jabatan.

32
MANFAAT URAIAN PEKERJAAN

Training &
Development

Rekrutmen & Penilaian

Seleksi Kinerja

Uraian
Pekerjaan

Perencanaan
Imbal Jasa
Tenaga Kerja

33
URAIAN PEKERJAAN
• Informasi yang dibutuhkan dalam Uraian Jabatan/Job Desc,
didapatkan dalam informasi yang digali dalam proses Analisa Jabatan.
• Kriteria pada bidang yang di analisis ada dua :
1. Umum (terkait informasi umum jabatan seperti Judul Jabatan dan
Lokasi Jabatan)
2. Khusus (terkait dengan kualifikasi, persyaratan, atau kondisi
tertentu dari suatu jabatan yang mempunyai kemungkinan variansi
dibanding jabatan lain)

34
*Job and Work Analysis – 3rd edition, 2020
35
Perhatikan Job Desc sebagaimana dalam contoh
berikut ini, dan tentukan BIDANG/Informasi apa saja
yang ada di sana.

36
 URAIAN PEKERJAAN ( JOB DESCRIPTION )

IDENTIFIKASI PEKERJAAN

Tanggal Dibuat : Seksi :

Tanggal Revisi : Atasan Langsung :

Jabatan : Area :

Departemen : Jabatan Setara :

Lingkup pekerjaan

INTERAKSI

Luar di dalam Perusahaan Dalam Perusahaan Luar Perusahaan

DIMENSI PEKERJAAN

Financial Non Financial

Jumlah Bawahan :

Nama Bawahan Langsung : 37

 PERSYARATAN JABATAN

Pendidikan : Pelatihan :

Pengalaman : Jenis Kelamin :

Umur : Tingkat Intellectual :

Persyaratan Fisik : Karakter :

Keahlian : Pengetahuan Business :

38
 URAIAN PEKERJAAN ( JOB DESCRIPTION )

Pekerjaan & Tanggung Jawab Tanggung Jawab Tolok Ukur

( Penuhl, Sebagian,
Kontibusi )

9
39
 WEWENANG

40
TERIMA KASIH
iman.bayu.adji@gmail.com
081357997936

41