MABAR

K E L A S HR : BISA B I K I N
JOB DESCRIPTIONby himawan

www.ManajemenSDM.net
 HIMAWAN PRAMUDITA
HR-IR CONSULTANT & TRAINER

HR/IR Consultant & Trainer with more than 12 years experience in HR System
Development, Recruitment, People Development and Industrial Relation in many
kind of industries.

Current Position :
- Founder ManajemenSDM.net
- CEO PT MSDM Indonesia Bisa
- HR Consultant & Trainer
- Head of Public Communication at DPP P3HII
 ManajemenSDM.net

Connecting HR People
ManajemenSDM.net
sebuah platform berbagi ilmu
HR untuk para praktisi HR di
Indonesia, yang didasarkan
pada best practice dan
peraturan HR terbaru.

ManajemenSDM.net membahas berbagai pilar HR mulai dari Hiring hingga Firing, yakni :
Culture / Value, Industrial Relation, Recruitment, People Development, Performance
Management, Compensation & Benefit serta Organization Development.

 MABAR (MSDM Belajar Bareng)

Adalah sebuah program Belajar HR yang didesain
khusus untuk mempelajari Skill Teknis praktisi HR.
Program MABAR ini berupa Kelas HR yang
diberikan secara cuma-cuma untuk Praktisi HR
maupun Freshgraduate yang ingin berkarir di HR.
www.ManajemenSDM.net
 Kenapa Ada MABAR?

www.ManajemenSDM.net
 KEMAUAN
HR JEMPOLAN
KEMAMPUAN

www.ManajemenSDM.net
KEMAUAN KEMAMPUAN
Terkait dengan MOTIVASI Terkait Kompetensi HR
Terkait dengan PASSION Knowledge dan Skill
Terkait dengan ATTITUDE Perlu dikuasai (belajar)
Perlu dibuktikan (sertif)

www.ManajemenSDM.net
HR FRAMEWORK Business Needs
Sustain, Profit and Agile

Organization Development
Aligment & Integration Organization Effectiveness & Productivity

Compensation
Development
Management
Performance
Recruitment

Benefit
People
People Management

Adopt from Astra HR Framework

Ground Rules Industrial Relation
Compliance & Condusive Working Climate

Foundation Values
High People Performance & Engagement
 Kamu Saat Ini
Job Seeker atau Karyawan?

SILAKAN TULIS JAWABAN DI KOLOM CHAT

kelas hr : bisa bikin job desc

Pernah LIHAT Job Description?

Sudah Belum
SILAKAN TULIS JAWABAN DI KOLOM CHAT

kelas hr : bisa bikin job desc

Pernah BIKIN Job Description?

Sudah Belum
SILAKAN TULIS JAWABAN DI KOLOM CHAT

kelas hr : bisa bikin job desc

 table of
CONTENT
Yang akan kita pelajari di sesi ini

introduction main course closing

Job Desc buat apa? Komponen Utama Job Desc Praktik Membuat Job Desc
Job Desc & Job Spec Panduan Membuat Job Desc Diskusi / Tanya Jawab
Job Analysis Keyword penting Job Desc Udah gitu aja

kelas hr : bisa bikin job desc

Yang Membuat Karyawan Keluar Dari Perusahaan
 Yang Membuat Karyawan Keluar Dari Perusahaan

Faktor Tertinggi Karena :

ROLE Clarity / Kejelasan
ROLE Overload / Berlebihan
ROLE Conflict / Berbenturan
 Yang Membuat Karyawan Keluar Dari Perusahaan

Faktor Tertinggi Karena :

ROLE Clarity / Kejelasan
ROLE Overload / Berlebihan
ROLE Conflict / Berbenturan

JOB DESCRIPTION
 JOB SPEC JOB DESC

kelas hr : bisa bikin job desc

JOB SPEC JOB DESC
Kualifikasi minimum yang diperlukan untuk Tugas dan tanggung jawab dari suatu
melakukan pekerjaan sesuai dengan job pekerjaan tertentu.
description yang diminta. Berisi hal-hal yang berkaitan dengan
Berisi pengetahuan, keterampilan, dan pekerjaan yang harus dilakukan yang
kemampuan yang dibutuhkan untuk terdiri dari nama pekerjaan, tugas-tugas
melakukan pekerjaan yang dimaksud yang harus dikerjakan, lokasi, kondisi kerja,
secara efektif. hingga risikonya.

kelas hr : bisa bikin job desc

 JOB SPEC JOB DESC

JOB ANALYSIS
kelas hr : bisa bikin job desc
 Aktivitas Hasilnya

JOB ANALYSIS JOB DESC

Metode Komponen
Langkah Keyword

kelas hr : bisa bikin job desc

 Aktivitas Hasilnya

JOB ANALYSIS JOB DESC

Metode Komponen
Langkah Keyword

kelas hr : bisa bikin job desc

 6 KOMPONEN PENTING JOB DESC
Job Description umumnya tersusun atas sejumlah komponen yang menjelaskan
peran dan tanggung jawab untuk setiap jabatan yang ada di organisasi

identifikasi jabatan ringkasan pekerjaan interaksi hub. kerja

Judul jabatan yang menjabarkan Informasi singkat berisi tentang Interaksi jabatan dengan pihak
jnama abatan secara singkat peran utama pekerjaan internal maupun eksternal.

tugas & Tanggung Jawab wewenang persyaratan umum

Uraian ruang lingkup tanggung Informasi tentang otoritas yang Menjelaskan persyaratan minimal
jawab suatu jabatan dimiliki oleh suatu jabatan. dari suatu jabatan.

kelas hr : bisa bikin job desc

 identifikasi jabatan

ringkasan pekerjaan

interaksi hub. kerja

JOB
tugas & Tanggung Jawab EVALUATION
wewenang

persyaratan umum

kelas hr : bisa bikin job desc

 BAGAIMANA BENTUK DARI
6 KOMPONEN JOB DESC?

kelas hr : bisa bikin job desc

 IDENTIFIKASI JABATAN
Informasi singkat mengenai nama jabatan serta unit
organisasi tempat jabatan tersebut bernaung

Catatan :
Pastikan selalu ada tanggal revisi untuk cek update
Identifikasi Jabatan ada disetiap halaman Job Desc

kelas hr : bisa bikin job desc

 IDENTIFIKASI JABATAN
Informasi singkat mengenai nama jabatan serta unit
organisasi tempat jabatan tersebut bernaung

CONTOH :

Recruitment Staff
Human Resource Department 05 Juli 2022

kelas hr : bisa bikin job desc

 RINGKASAN PEKERJAAN
pernyataan mengenai definisi dan peran utama dari suatu
jabatan dalam kalimat singkat, jelas, dan akurat

Catatan :
Diisi dengan tujuan dari jabatan ini secara ringkas yang berisi : peran, tanggung jawab, batasan & tujuan
Gunakan Rumus Ini :
Kata Kerja Aktif + Sesuai Dengan ........ + dengan tujuan untuk ........
(WHAT) (HOW) (WHY)
Cek Panduan Pemilihan Kata Kerja Job Desc

kelas hr : bisa bikin job desc

 PANDUAN KATA KERJA JOB DESC
manager

Menyelenggarakan Melaporkan Membina Mengevaluasi

STRATEGI

Mengimplementasikan Merumuskan sasaran Menginstruksikan Memeriksa

Mengkoordinasikan Meningkatkan Mempertahankan Memperbaiki
Mengidentifikasi Memonitor Mengarahkan

supervisor

Membagi tugas Mengidentifikasi Memeriksa Memperbaiki

Mengatur Mengevaluasi Memberi petunjuk Merencanakan
Melaporkan Memonitor Mempertahankan operasional
Mengimplementasikan Menyelia Meningkatkan

staff

Menyusun laporan Membuat Mengoperasikan Mengontrol

TUGAS

Membagi tugas Melakukan Mengumpulkan Memperoleh

Mendistribusikan Membimbing Menyediakan Memeriksa
Memberi petunjuk Memproses Mengkoreksi Merencanakan kegiatan

kelas hr : bisa bikin job desc

RINGKASAN PEKERJAAN RECRUITMENT STAFF
staff

Menyusun laporan Membuat Mengoperasikan Mengontrol

Membagi tugas Melakukan Mengumpulkan Memperoleh
Mendistribusikan Membimbing Menyediakan Memeriksa
Memberi petunjuk Memproses Mengkoreksi Merencanakan kegiatan

Contoh :
Kata Kerja Aktif + Sesuai Dengan ........ + dengan tujuan untuk ........
(WHAT) (HOW) (WHY)

Menyusun Laporan, Melakukan dan Memproses pengelolaan rekrutmen karyawan baru sesuai dengan arahan,
kebijakan, prosedu dan peraturan yang berlaku dengan tujuan untuk pengelolaan rekrutmen yang baik serta
mendapatkan kandidat yang sesuai kebutuhan Perusahaan.

kelas hr : bisa bikin job desc

 INTERAKSI HUB. KERJA
interaksi jabatan dengan pihak internal maupun eksternal
yang memengaruhi maupun dipengaruhi jabatan

NAMA JABATAN
ATASAN ATASAN

NAMA JABATAN
ATASAN

TULIS PIHAK YANG TULIS PIHAK YANG

MEMPENGARUHI NAMA JABATAN DIPENGARUHI
JABATAN KAMU JABATAN KAMU
KAMU

NAMA JABATAN NAMA JABATAN NAMA JABATAN

BAWAHAN BAWAHAN BAWAHAN

kelas hr : bisa bikin job desc

 INTERAKSI HUB. KERJA
CONTOH :

HR MANAGER

Pemerintah Disnaker
HR DEVELOPMENT
SUPERVISOR
Manager Dept Lain
Manager Dept Lain

RECRUITMENT
STAFF

kelas hr : bisa bikin job desc

 TUGAS & TANGGUNG JAWAB
Ruang lingkup tanggung jawab yang ada pada suatu jabatan yang
lalu diurut berdasarkan urutan kepentingannya

Catatan :
Usahakan tidak lebih dari 9 Point
Gunakan Rumus Ini : Beberapa Kata Kerja Aktif + dengan tujuan untuk ........
Dapat ditambahkan Sasaran Kinerja

kelas hr : bisa bikin job desc

 TUGAS & TANGGUNG JAWAB
CONTOH :

Melakukan analisa kebutuhan karyawan karyawan secara komprehensif

Melakukan kegiatan rekrutmen karyawan baru, mulai dari tahap iklan, seleksi dan
penempatan karyawan.
Melakukan kegiatan orientasi pelatihan karyawan baru

kelas hr : bisa bikin job desc

 WEWENANG JABATAN
Otoritas yang dimiliki oleh jabatan, dalam pengambilan
keputusan tanpa konsultasi / persetujuan dari atasan

Catatan :
Finansial diisi : apabila jabatan ini memiliki wewenang finansial/keuangan
Non Finansial diisi : dengan wewenang non-finansial/keuangan

kelas hr : bisa bikin job desc

 WEWENANG JABATAN
Otoritas yang dimiliki oleh jabatan, dalam pengambilan
keputusan tanpa konsultasi / persetujuan dari atasan

Contoh :

Mengambil berkas lamaran di Kantor Pos sesuai PO BOX

kelas hr : bisa bikin job desc

 PERSYARATAN UMUM
Menjelaskan persyaratan minimal dari jabatan yang
terdiri dari Pendidikan, Pengalaman dan Skill Khusus

kelas hr : bisa bikin job desc

 PERSYARATAN UMUM
Contoh :

Recruitment skill : interview, administrasi, word & excel

S1 Psikologi

0 Tahun / Tanpa Pengalaman

Recruitment skill : interview, administrasi, word & excel

kelas hr : bisa bikin job desc

 Aktivitas Hasilnya

JOB ANALYSIS JOB DESC

Metode Komponen
Langkah Keyword

kelas hr : bisa bikin job desc

 JOB ANALYSIS
Satu aktifitas yang bertujuan untuk menjabarkan lebih rinci peran dan
tanggung jawab masing-masing jabatan di organisasi.
Tugasnya :
Mengumpulkan Data Jabatan
Mengidentifikasi Data Jabatan
Menganalisa Data Jabatan
Output dari Job Analysis :
Job Description
Job Specification

kelas hr : bisa bikin job desc

 METODE JOB ANALYSIS
observasi interview kuisioner

Pengamatan secara langsung Mewawancarai karyawan untuk Memberikan formulir berisi list
kepada aktivitas pekerjaan dari mendapatkan informasi detil pertanyaan yang perlu dijawab
karyawan dan mencatat segala mengenai pekerjaan yang rutin oleh karyawan, atasan dan
hal yang berhubungan. dikerjakan oleh karyawan. atasan yang lebih tinggi.

Kadang kala hasilnya bias karna Pastikan sudah menyiapkan list Potensi bias sangat besar,
setiap orang punya style pertanyaan yang nantiya akan namun cukup membantu untuk
observasi sendiri. ditanyakan ke karyawan. remote area.

kelas hr : bisa bikin job desc

GUNAKAN : 5W + 2H
WHAT how

WHy how much

WHere

when

WHo
kelas hr : bisa bikin job desc
METODE 5W + 2H
Apa nama jabatannya?
WHAT
Apa nama unit kerjanya?
Apa misi jabatan ini?
Apa saja tugas, kewajiban, tanggung jawab dan wewenangnya?
Apa bahan dan perangkat kerja yang diperlukan?

WHy Mengapa tugas-tugas tersebut harus dijalankan?

Dimana posisi jabatan itu pada struktur organisasi?

WHere
Dimana lokasi kerja dan lingkungannya?

kelas hr : bisa bikin job desc

METODE 5W + 2H
Kapan tugas-tugas itu dilakukan?
when
Harian, Mingguan, Bulanan, Triwulanan, Tahunan?
Rutin? Insidentil?

Siapa yang dapat menjalankan job ini dengan efektif?

WHo Dia melapor pada siapa?
Dia membawahi siapa?
Ada berapa banyak bawahnya?
Dia berkoordinasi dengan siapa saja?

kelas hr : bisa bikin job desc

METODE 5W + 2H
How Bagaimana atau dengan cara apa tugas-tugas itu dijalankan?

Berapa kapasitas, beban dan target yang harus dicapai,

how much
Dalam batasan waktu berapa lama?

kelas hr : bisa bikin job desc

TANTANGAN JOB ANALYSIS
Kurang waktu / sumber daya dalam proses job analysis
Ada gangguan dari yang berkewajiban
Kuesioner yang tidak tepat dan bentuk-bentuk lain,
Tidak adanya verifikasi dan peninjauan yang tepat
Informasi yang diberikan kurang valid

kelas hr : bisa bikin job desc

ISU - ISU PEMBUATAN JOB DESC
Job Desc sudah tidak sesuai dengan struktur organisasi
Job Desc tidak sesuai dengan kebijakan & prosedur yang
berlaku
Ada duplikasi tugas
Ada tugas yang tidak jelas siapa pemiliknya
Ada tugas yang seharusnya tidak muncul di jabatan tertentu
Ada seorang memegang lebih dari satu jabatan
Ada tugas yang tidak ada hubungan dengan jabatan
kelas hr : bisa bikin job desc
 Yuk Latihan
BIKIN JOB DESCRIPTION
Bit.ly/LatihanJobDesc

kelas hr : bisa bikin job desc

 CONTOH FORM JOB ANALYSIS

kelas hr : bisa bikin job desc

 CONTOH FORM JOB ANALYSIS

kelas hr : bisa bikin job desc

 CONTOH FORM JOB ANALYSIS

kelas hr : bisa bikin job desc

 thanks
himawan pramudita
0821 10 516 354
himawan@manajemensdm.net
www.ManajemenSDM.net

kelas hr : bisa bikin job desc