SOP Dept. HR & GA

PT.
CENTRAL PROTEINA PRIMA, Tbk

HUMAN CAPITAL
CPP FISH FEED MILL - SIDOARJA
SOP No. Dokumen : CPP – HRG - C01

HR & GA DEPT. Halaman : 1 dari 56
DAFTAR DISTRIBUSI
COPY TERKENDALI
Berikut adalah daftar nama-nama yang menerima dokumen SOP HC & GA sebagai dokumen yang
terkendali, sehingga apabila ada perubahan dalam dokumen tersebut akan selalu mendapatkan
perubahannya.
No. Bagian/Unit Jabatan Copy No.
1. PT. CPP Cikampek – HC & GA Dept. Management Representatif Master
2. PT. CPP Cikampek – HC & GA Manager 1
3. Production Departemen Manager 2
4. Repair & Maintenance Departemen Manager 3
5. QCP Departemen Manager 4
6. PPIC Manager 5
7. Domestic Purchase Departmen Manager 6
8. Marketing Departmen Manager 7
COPY TAK TERKENDALI

Berikut adalah daftar nama-nama yang menerima dokumen SOP HC & GA sebagai dokumen yang
tidak terkendali, sehingga apabila ada perubahan dalam dokumen tersebut tidak akan mendapatkan
perubahannya.
No. Bagian/Unit Jabatan Copy No.
Disiapkan oleh : Disetujui oleh : No.Terbitan : 02

Ricky Antoro Ricky Antoro Revisi : 0.1
Berlaku efektif tgl : 1 September 2017
PT. CENTRAL PROTEINA PRIMA, Tbk
HUMAN CAPITAL

DAFTAR PERUBAHAN
Mengeluarkan Memasukkan Keterangan
No No Disetujui
Tgl Hal Alasan Paraf
Terbitan Revisi Tgl Hal Bagian
Terbitan
Revisi Bagian Oleh

HUMAN CAPITAL

DAFTAR ISI
Halaman
Lembar Pengesahan 1/1
Daftar Distribusi 1/56
Daftar Perubahan 2/56
Daftar isi 3/56
Daftar Lampiran 5/56
1. TUJUAN 6/56
2. DEFINISI ISTILAH DAN SINGKATAN 6/56
3. RUANG LINGKUP 8/56
4. BAGAN STRUKTUR ORGANISASI 8/56
5. FUNGSI DEPARTEMEN 8/56
6. HUMAN RESOURCE 9/56
6.1. HUMAN RESOURCE
1. PERSYARATAN JABATAN 9/56

2. OPERATIONAL MESIN ABSENSI 9/56
3. PROSES PKL / MAGANG 11/56
4. VERIFIKASI LEMBUR KARYAWAN 13/56
5. PROSES PEMBUATAN KARTU TANDA PENGENAL 15/56
6.2. PELAPORAN 17/56

1. Harian
2. 2 Mingguan
3. Bulanan

HUMAN CAPITAL

7. GENERAL AFFAIR
7.1. GENERAL AFFAIR
1. PEMESANAN TIKET 18/56

2. PEMESANAN HOTEL 20/56
3. PELAYANAN PENGINAPAN MESS 22/56
4. PELAYANAN KUNJUNGAN TAMU EXECUTIVE 26/56
5. PELAYANAN TELEPON DAN FAXIMILE 29/56
6. KEBERSIHAN DAN KERAPIHAN KANTOR 32/56
7. PERBAIKAN GEDUNG,LISTRIK,AC DAN PERALATAN KANTOR 35/56
8. PENGELOLAAN SAMPAH 37/56
9. PENGURUSAN PKB ( PAJAK KENDARAAN BERMOTOR ) 38/56
10. SERVICE KENDARAAN 40/56
11. PENERIMAAN TAMU KARYAWAN 42/56
12. IZIN K3 44/56
13. IZIN OPERATIONAL PERUSAHAAN 47/56
14. PENGATURAN TRANPORTASI 50/56
15. DRIVER 53/56
7.2. PELAPORAN 56/56
1. HARIAN
2. MINGGUAN
3. BULANAN
Total Halaman 72

HUMAN CAPITAL

DAFTAR LAMPIRAN
I. WORK INSTRUCTION ( WI )
Lampiran 1. Entry Data Lembur ke SAP ( WI-01/CPP-HRG-C01)

Lampiran 2. Entry Data Cuti ke SAP ( WI-02/CPP-HRG-C01)
Lampiran 3. Perawatan Seragam ( WI-03/CPP-HRG-C01)
II. FORMULIR
Lampiran 4. Formulir Permohonan Cuti ( F-01/CPP-HRG-C01)

Lampiran 5. Surat Perintah Lembur ( SPL ) ( F-02/CPP-HRG-C01)
Lampiran 6. Insentif Tugas Khusus ( ITK ) ( F-03/CPP-HRG-C01)
Lampiran 7. Surat Izin Meninggalkan Pekerjaan/Sakit (F-04/CPP-HRG-C01)
Lampiran 8. Surat Peringatan I / II / III/ TERAKHIR ( F-05/CPP-HRG-C01 )
Lampiran 9. Lembar Klarifikasi ( F-06/CPP-HRG-C01)
Lampiran 10. Surat Pemberitahuan Persiapan Pensiun ( F-07/CPP-HRG-C01)
Lampiran 11. Kompensasi Hari Kerja Level 3 ( F-08/CPP-HRG-C01)
Lampiran 12. Cek List Kebersihan ( F-09 / CPP- HRG-C01 )
Lampiran 13. Surat Pengantar ( F-10 / CPP-HRG-C01)
Lampiran 14. Laporan Pemeriksaan Pompa Hydrant ( F-11 / CPP-HRG-C01)
Lampiran 15. Surat Tugas Driver ( F-12 / CPP-HRG-C01 )
Lampiran 16. Permintaan / Penggunaan Kendaraan ( F-13 / CPP-HRG-C01)

HUMAN CAPITAL

1. TUJUAN
Sebagai pedoman pelaksana fungsi dan kegiatan Operational HR & GA Departemen
2. DEFINISI ISTILAH DAN SINGKATAN
2.1. DEFINISI ISTILAH
a. HC = Human Capital adalah suatu bagian/departemen dari suatu perusahaan

dimana bagian ini bertugas untuk pengembangan sumber daya manusia untuk saat
ini dan masa depan melalui perencanaan peningkatan talenta sumber daya yang
ada , sehingga dapat meningkatkan kinerja karyawan dan juga kinerja perusahaan.
b. GA= General Affair adalah suatu bagian dari / departemen dari suatu perusahaan
dimana bagian ini bertugas untuk pelayanan umum,pelayanan khusus, penyediaan
sarana dan fasilitas kegiatan karyawan, perijinan, dan lainnya yang keseluruhannya
bertujuan untuk kelancaran dan peningkatan kinerja karyawan dan perusahaan.
c. SOP= Standard Operational Procedure adalah suatu pedoman / buku pegangan

dimana seluruh kegiatan yang dilakukan harus berpedoman pada buku ini agar
semua kegiatan yang dilakukan dapat berjalan sebagaimanamestinya.

HUMAN CAPITAL

2.2. SINGKATAN
HC : Human Capital
GA : General Affair
WI : Work Instruction
SO : Struktur Organisasi
KKB : Kesepakatan Kerja Bersama
HIP : Hubungan Industrial Pancasila
PUK SPSI : Pimpinan Unit Kerja Serikat Pekerja Seluruh Indonesia
P2K3 : Panitya Pembina Keselamatan dan Kesehatan Kerja
TQM : Totality Quality Management
PMK : Pemadam kebakaran
SPV : Supervisor
PKL : Praktek Kerja Lapangan
SPL : Surat Perintah Lembur
WO : Work Order
PKB : Pajak Kendaraan Bermotor
BPKB : Buku Pemilik Kendaraan Bermotor
STNK : Surat Tanda Nomor Kendaraan
SITU : Surat Izin Tempat Usaha
Kasat Lantas : Kepala Satuan Lalu Lintas
IUA : Izin Usaha Angkutan
LLAJR : Lalu Lintas Antar Jalan Raya
SOK : Surat Order Kerja
SPPK : Surat Permintaan / Penggunaan Kendaraan

HUMAN CAPITAL

3. RUANG LINGKUP
SOP ini berlaku untuk seluruh karyawan atau yang berhubungan langsung maupun tidak
langsung terhadap kegiatan system mutu di PT Central Proteina Prima, Tbk
4. BAGAN STRUKTUR ORGANISASI
5. FUNGSI DEPARTEMEN
Sebagai penyelenggara dalam pengelolahan sumber daya manusia untuk mencapai
misi ,tujuan dan sarana perusahaan.

HUMAN CAPITAL

6. HUMAN CAPITAL ( HC )
6.1. HUMAN CAPITAL
1. PERSYARATAN JABATAN
Persyaratan jabatan mengacu kepada Kebijakan-kebijakan Perusahaan :
1.1. Promosi dan Terminasi ( 001/HC-OD/VII/2011)

1.2. HC Committee ( 002/HC-OD/VII/2011)
1.3. Rekrutmen ( 003/HC-OD/VII/2011)
1.4. Fasilitas Pulsa HP ( 006/HC-CB/VII/2011)
1.5. Perjalanan Dinas ( 007/HC-CB/VII/2011)
1.6. Jaminan Kesehatan ( 010/HC-CB/ X /2011)
1.7. Tunjangan Mutasi ( 011/HC-CB/VII/2011)
1.8. System Manajemen Kinerja ( 012/HC-OD/ X /2011)
2. OPERATIONAL MESIN ABSENSI
2.1. PENGERTIAN JENIS PEKERJAAN
Operasional Mesin Absensi Sidik Jari adalah suatu kegiatan absensi karyawan dengan
menggunakan Mesin Pencatat Kehadiran berdasarkan Sidik Jari Karyawan.
2.2. TUJUAN JENIS PEKERJAAN

Yang menjadi tujuan Operasional Mesin Absensi Sidik Jari adalah untuk mencatat
kehadiran karyawan sebagai bahan evaluai mengukur tingkat kedisiplinan
2.3. KETENTUAN PERUSAHAAN
2.3.1. Peraturan Perusahaan (PP)

2.3.2. Program kerja HC & GA Departemen

HUMAN CAPITAL

2.4. ALUR KERJA
Permintaan Departemen HR Absensi berdasarkan Sidik Perekapan &

Jari Karyawan
terkait Pelaporan
2.5. TAHAPAN KERJA

2.5.1. PERSIAPAN
2.5.1.1. Memastikan Mesin Absensi Sidik Jari tidak rusak dan bekerja dengan
Baik
2.5.1.2. Mencetak daftar kehadiran karyawan sesuai permintaan untuk efektif
Setiap tanggal 01 dan paling telat tgl. 30.
2.5.2. OPERASIONAL MESIN ABSENSI (SIDIK JARI)

2.5.2.1. Pengecekan kehadiran karyawan pada mesin absensi sesuai kelompok
Departemen setiap akhir bulan.
2,5,2,2. Melakukan pemeriksanaan pada tengah bulan dan akhir bulan untuk
memastikan tidak ada karyawan yang melakukan pelanggaran absensi.
2.5.2.3. Membuat laporan rekapitulasi absensi per departemen setiap tgl. 15
Dan 30 meliputi :
2.5.2.3.1. Nama karyawan
2.5.2.3.2. Penyimpangan, meliputi :
2.5.2.3.2.1. Jam kerja dalam menit
2.5.2.3.2.2. Masuk tidak absen
2.5.2.3.2.3. Pulang tidak absen
2.5.2.3.2.4. Tidak pernah absen.
2.5.2.4. Mendistribusikan laporan ke kepala divisi yang bersangkutan
SUMBER DATA
1. Pengajuan Departemen
2. Absensi Sidik Jari

HUMAN CAPITAL

3. PROSES PKL / MAGANG

Proses Praktek Kerja Lapangan adalah suatu kegiatan menerima siswa / mahasiswa
untuk melakukan praktek kerja lapangan berdasarkan pengajuan yang bersangkutan dan
lembaga pendidikannya

Yang menjadi tujuan Proses Praktek Kerja Lapangan adalah membantu siswa /
mahasiswa melakukan praktek kerja lapangan sebagai salah satu syarat menyelesaikan
pendidikannya

3.3.1. Program Kerja HC & GA Departemen
3.4. ALUR KERJA
Permintaan Praktek Kerja HR Proses Permintaan Praktek Penempatan Dan

Kerja Lapangan Penarikan Siswa
Lapangan Dari Lembaga Praktek
Pendidikan
3.5. TAHAPAN KERJA

3.5.1. VERIFIKASI PERMINTAAN
3.5.1.1. Mengecek permintaan Praktek Kerja Lapangan sesuai kuota dari masing-
Masing departemen ( 5 orang per tahun ).
3.5.1.2. Mengajukan ke Departemeni terkait sesuai dengan jurusan yang relevan.
3.5.1.3. Memberikan jawaban melalui surat, telepon ataupun faksimili tentang
kesediaan menerima ataupun menolak permintaan prakatek kerja l
lapangan.
3.5.2. PERSIAPAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN

3.5.2.1. Meminta bantuan penyediaan fasilitas ke GA , jika diperlukan
3.5.2.2. Membuat pengajuan pemberian insentif sesuai tingkat pendidikannya
sebagai berikut:
3.5.2.2.1. Untuk SLTA, SMU atau yang Sederajat, Insentif sebesar Rp.
100.000,-/ bln
3.5.2.2.2. Untuk D1 s.d S1, Insentif sebesar Rp. 150.000,-/ bln

HUMAN CAPITAL

3.5.3. PELAKSANAAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN

3.5.3.1. Menerima calon siswa / mahasiswa praktek
3.5.3.2 Meminta surat pengantar dari lembaga pendidikan
3.5.3.3 Mengisi biodata yang diperlukan beserta dokumen pendukungnya
meliputi :
9.5.3.3.1. Foto copy kartu siswa / mahasiswa 1 lembar
9.5.3.3.2. Foto ukuran 2X3, 2 lembar
3.5.3.4. Membuat Tanda Pengenal, berisi :
9.5.3.4.1. Nama
9.5.4.4.2. Nomor Siswa / Mahasiswa PKL
9.5.4.4.3. Ditempatkan pada divisi / departemen
9.5.4.4.4. Foto
3.5.3.5 Mengantar ke tempat dan menyerahkan peserta PKL pada Divisi /
departemen penerima
3.5.3.6. Peserta melaksanakan praktek kerja lapangan sesuai waktu yang
ditetapkan
3.5.4. PENARIKAN SISWA PRAKTEK KERJA LAPANGAN

3.5.4.1. Waktu praktek berakhir atau menerima pengajuan penarikan siswa
praktek dari divisi / departemen penerima
3.5.4.2. Membuat surat keterangan
3.5.4.3. Memberikan insentif sesuai ketentuan
3.5.5. PELAPORAN
3.5.5.1. Membuat laporan, meliputi :
3.5.5.2. Biodata Siswa Praktek
3.5.5.3. Nama Lembaga Pendidikan
3.5.5.4. Bidang keilmuan
3.5.5.5. Jumlah
3.5.5.6. Tempat praktek
3.5.5.7. Jumlah Insentif
3.5.6. PENDISTRIBUSIAN DAN PENGARSIPAN LAPORAN
SUMBER DATA
1. Surat Permintaan
2. Surat Pengantar

HUMAN CAPITAL

4. VERIFIKASI LEMBUR KARYAWAN

Proses Verifikasi Absensi Lembur Karyawan adalah rangkaian kegiatan dari menerima
rekap absensi dan Surat Perintah Lembur ( SPL ) karyawan , memeriksa dan memberi
otorisasi untuk dapat diproses pembayarannya oleh Payroll
4.2 TUJUAN JENIS PEKERJAAN
Yang menjadi tujuan Proses Verifikasi Absensi Lembur Karyawan adalah membantu
karyawan untuk mendapatkan haknya berupa insentif atas kelebihan waktu kerjanya
sesuai dengan KKB dan aturan perundangan yang berlaku
4.3 KETENTUAN PERUSAHAAN
10.3.1.1. Peraturan Perusahaan (PP)
4.4. ALUR KERJA
Rekapitulasi HC (Pemeriksaan & Otorisasi) Entry Data ke SAP Payroll
Absensi & SPL Untuk Proses Pembayaran
4.5. TAHAPAN KERJA
4.5.1. VERIFIKASI REKAP ABSENSI DAN SPL KARYAWAN

’4.5.1.1. Menerima rekapitulasi absensi yang disertai dengan SPL yang telah
diotorisasi oleh atasan bersangkutan dari administrasi departemen terkait
4.5.1.2. Verifikasi oleh Personalia untuk keakuratan data Lembur yang diajukan dan
Sesuai dengan data lembur di Kartu hadir karyawan.
4.5.1.3. Rekapitulasi semua data lembur dalam prog. Excel sebagai arsip kemudian
“entry” data ke SAP Payroll untuk pembayaran
4.5.1.4. Periode lembur adalah setiap tgl. 11 bulan berjalan s/d 10 bulan yang akan
datang.
4.5.1.5. Penyerahan SPL adalah setiap minggu dalam periode pembayaran lembur
Yaitu antara tgl 11 bulan berjalan s/d tgl 10 bulan yang akan datang
4.5.1.6. Penyerahan SPL diluar tanggal yang telah ditetapkan akan mengakibatkan
Pembayaran lembur ditunda sampai periode pembayaran selanjutnya

HUMAN CAPITAL

4.5.2. PENYERAHAN REKAP ABSENSI KE PAYROLL

4.5.2.1. Melakukan otorisasi Rekap yang telah sesuai dengan ketentuan
4.5.2.2. Menyerahkan rekap absensi ke Payroll untuk dilakukan proses pembayaran
4.5.3. PELAPORAN
4.5.3.1. Membuat laporan Rekapitulasi absensi per divisi
4.5.3.2. Mendistribusikan dan mengarsip laporan sesuai peruntukkan dan tembusannya
SUMBER DATA
1. Rekap Absensi
2. SPL

HUMAN CAPITAL

5. PROSES PEMBUATAN KARTU TANDA PENGENAL

Proses Pembuatan Kartu Tanda Pengenal adalah rangkaian kegiatan dari menerima
foto dan identitas karyawan untuk dibuatkan atau diberikan Kartu Tanda Pengenal diri
pada karyawan bersangkutan

Yang menjadi tujuan Proses Pembuatan Kartu Tanda Pengenal adalah agar setiap
karyawan memiliki identitas diri yang sah, mudah dikenal dan sebagai alat untuk
mengukur tingkat kedisiplinan sesuai peraturan perusahaan yang berlaku

Peraturan Perusahaan (PP)
5.4. ALUR KERJA
Identitas Karyawan & HR (Pencetakan Kartu & Penyerahan Kartu Pengenal Ke

Foto
Otorisasi) Karyawan
5.5. TAHAPAN KERJA
5.5.1. PERSIAPAN
Menerima data identitas karyawan dan foto berwarna ukuran 2 x 3 Cm.,
sebanyak 2 lembar baik diminta atau tidak diminta
5.5.1.1. Untuk pembuatan Kartu Tanda Pengenall baru data dan foto dapat
diambil pada berkas karyawan bersangkutan, sedang untuk permintaan
perbaikan, dilakukan verifikasi sebagai berikut :
5.5.1.2. Jika kartu rusak, cukup dengan menyerahkan foto baru
5.5.1.3. Jika kartu hilang,wajib dilaporkan ke HR dan akan dikenakan biaya
pencetakan sebesar Rp 10.000,-/pcs

HUMAN CAPITAL

5.5.2. PEMBUATAN KARTU TANDA PENGENAL KARYAWAN

5.5.2.1. Identitas karyawan diinput pada form yang telah disediakan dengan
benar dan tepat, meliputi ; Nama, NRK, Divisi/Departemen,
Seksi/Bagian dan Jabatan
5.5.2.2. Mencetak Kartu dan menempel foto
5.5.2.3. Meminta otorisasi Kartu ke Division Head
5.5.2.4. Melapisi kartu dengan cara melaminating
5.5.2.5. Melubangi dan memberi gantungan pada kartu
5.5.2.6. Menyerahkan kartu pada karyawan bersangkutan
5.5.3. PELAPORAN
5.5.3.1. Membuat jumlah penerbitan kartu
5.5.3.2. Mendistribusikan dan mengarsip laporan sesuai peruntukkan dan tembusannya
SUMBER DATA
1. Berkas / Permintaan Karyawan
2. Kartu Tanda Pengenal

HUMAN CAPITAL

6.2 PELAPORAN
1. Laporan Harian. . dibuat oleh. Diperlukan oleh.
a. Absensi Admin HC MGR HC & GA

b. Keamanan. Ka. Satpam sda
2. Laporan 2 ( dua ) Mingguan.
a. Absensi. Admin HC MGR HC & GA

b. Over time. Admin HC sda
3. Laporan Bulanan
a. MIS HC MGR HC & GA

b. Rekap Total Manpower HC sda
c. Accident HC sda

HUMAN CAPITAL

7. GENERAL AFFAIR ( GA )
1. PEMESANAN TIKET
PENGERTIAN JENIS PEKERJAAN

Pelayanan permintaan tiket pesawat , Damri yang diiminta oleh karyawan yang mendapat fasilitas
maupun karyawan yang sedang bertugas baik dari Repps.Office Fish Feedmilll,atau Departemen
lainnya serta tamu- tamu perusahaan.
TUJUAN JENIS PEKERJAAN

Meng-support permintaan tiket bagi karyawan ataupun tamu tamu perusahaan yang akan
bertugas.
KETENTUAN PERUSAHAAN
1. Program General Affair Departemen
2. Memo permohonan tiket yang telah disetujui oleh atasan pemohon
ALUR KERJA
Memo Tiket yang telah di Bukti Booking tiket via Agen ‘OK” tiket diberikan
setujui o/ atasan user pemesanan /Merpati
ke user
tiket
Karyawan Baru
TAHAPAN KERJA
1. Menerima Memo Permohonan Tiket yang telah di setujui oleh atasan user yang berisi :
1.1. Nama Pemohon
1.2. Tujuan
1.3. Tanggal Keberangkatan
1.4. Beban Departemen.
2. Membuat Bukti Pemesanan Tiket sebagai bukti pemesanan kepihak Agent.
3. Membooking tiket via Agent untuk pemesanan tiket jika “OK” tiket ambil tapi jika fullbooking
segera menghubungi petugas Bandara untuk mendapatkan seat book.
4. Tiket antar ke user disertai tanda terima untuk pengembalian tiket bekas.

HUMAN CAPITAL

5. PROSES PEMBAYARAN / PENAGIHAN

5.1. Melampirkan memo permohonan pemesanan tiket dan Memo Bukti Pemesanan Tiket
5.2. Melampirkan tiket bekas yang telah dipakai oleh user
5.3. Melampirkan kwitansi yang telah dibubuhi dengan meterai
6. PELAPORAN
6.1. Membuat laporan bulanan pemesanan tiket yang terpenuhi serta biaya
SUMBER DATA
1. Policy Perusahaan
2. Memo Permintaan Tiket

HUMAN CAPITAL

2. PEMESANAN HOTEL

Pelayanan permintaan hotel oleh karyawan yang mendapat fasilitas maupun karyawan yang sedang
bertugas ke pabrik jika mess Karyawan penuh serta tamu-tamu perusahaan yang sedang
berkunjung.

Mengsupport permintaan penginapan bagi karyawan yang bertugas ke Pabrik, jika mess karyawan
penuh sehingga harus dialihkan ke hotel serta pelayanan terhadap tamu tamu perusahaan yang
berkunjung.
2. Memo permohonan pemesanan hotel yang telah disetujui oleh atasan pemohon dan di ketahui
oleh pihak General Affair, jika mess penuh.
ALUR KERJA
Memo Hotel yang Bukti pemesana Booking Hotel dan ‘OK” konfirmasi ke user
Hotel mengirim Garansi Latter via
telah di setujui o/ Agen /Merpati
atasan user

HUMAN CAPITAL

TAHAPAN KERJA
1. PERSIAPAN BOOKING HOTEL
1.1. Menerima Memo Permohonan Hotel yang telah di setujui oleh atasan user yang berisi:
1.1.1. Nama pemohon
1.1.2. Nama Penginapan /Hotel
1.1.3. Tanggal Kedatangan dan kepulangan
1.1.4. Beban Departemen.
1.2. Membuat Bukti Pemesanan Hotel sebagai bukti pemesanan kepihak Hotel dan
mengfaxnya/Scan Email sebagai “ Gurantee Letter”.
1.3. Membooking hotel yang akan dituju oleh user.
1.4. Mengkonfirmasi bahwa hotel “ OK “ menerima kedatangan user.
2. PROSES PEMBAYARAN / PENAGIHAN

2.1. Melampirkan memo permohonan pemesan hotel dan Memo Bukti Pemesanan Hotel
2.2. Melampirkan memo permohonan yang telah dinyatakan oleh General Affair bahwa mess
karywan penuh
2.3. Melampirkan kwitansi penagihan
3. PELAPORAN
3.1. Membuat laporan bulanan pemesanan Hotel yang terpenuhi serta biaya
4. SUMBER DATA
4.1. Policy Perusahaan
4.2. Memo Permintaan Hotel

HUMAN CAPITAL

3. PELAYANAN PENGINAPAN MESS

Pengaturan penginapan bagi karyawan yang bertugas ke PT. Central Proteina Prima, Tbk Sidoarjo

Yang menjadi tujuan pengaturan penginapam mess karyawan adalah agar karyawan yang bertugas
ke PT. Central Proteina Prima, Tbk dapat menggunakan fasilitas penginapan di mess karyawan
yang telah disediakan oleh perusahaan layak sesuai standar yang telah ditetapkan.
2. Policy Perusahaan
ALUR KERJA
Atasan nginap di Konfirmasi ke

Mess GA “OK” Pengecekan dan Karyawan Menempati Mess
Baru dan SK tidaknya Penempatan
Pengangkatan Departemen
TAHAPAN KERJA
1. PERSIAPAN PENGINAPAN MESS
1.1. Menerima permintaan menginap di mess yang disetujui oleh atasan user
1.2. Mengkoordinasikan dengan penjaga mess untuk penyediaan kamar
1.3. Lakukan pengecekan untuk penyediaan kamar sesuai dengan fasilitas yang ada
1.4. Cek persiapan mess :
1. Fasilitas antara lain; ranjang, kasur, sprey dan bantal sesuai dengan standar yang
ada
2. Kondisi mess apakah layak ditempati atau tidak meliputi; lampu, atap, cat,
kebersihan dll.
3. Jika fasilitas tidak lengkap, segera lakukan order barang sesuai Sisdur
1.5. Penempatan kamar bagi karyawan yang bersangkutan menurut :
1. Jabatan
2. Lama menginap

HUMAN CAPITAL

2. KLASIFIKASI DAN INVENTARISASI PELAYANAN TAMU DI MESS

2.1. Petugas mess menerima informasi kedatangan tamu dari General Affair
2.2. Petugas hanya menerima tamu yang sudah konfermasi tertulis melalui General Affair
berdasarkan permintaan menginap di Mess
1. Jikaada tamu yang tidak ada konfermasi kedatangannya maka tamu dapat
menghubungi pihak General Affair untuk permohonan penginap secara lisan dan
permohonan disusulkan.
2.3. Membuat Jadwal (Time Schedule) rencana kedatangan tamu :
1. Tanggal, Hari dan Jam Kedatangan
2. Jumlah tamu persatu permohonan
3. Lama menginap
4. Sarana dan prasarana yang diperlukan
5. Kebutuhan makan yang didperlukan ( pagi – siang – malam)
6. Petugas mess bertanggung jawab akan pelayanan tamu di mess
3. PERSIAPAN PELAYANAN TAMU DI MESS
3.1. Persiapan di dalam kamar tamu :

1. Menyapu mengelap dan menyapu seluruh ruangan kamar
2. Membersihkan lemari pakaian
3. Mengganti sprey dan sarung bantal guling yang bersih
4. Menyiapkan selimut yang bersih diatas tempat tidur.
5. Menyiapkan handuk yang bersih diletakan di dalam lemari
6. Menyiapkan sandal kamar diletakan di rak sandal kamar masing-masing
7. Meyiapkan sajadah / Mukena diletakkan di dalam lemari
3.2. Persiapan ruangan :
1. Menyapu mengelap dan menyepel seluruh ruangan mess
2. Membersihkan kursi , meja tamu , meja makan dari debu atau kotoran
3. Membersihkan seluruh peralatan yang akan dipakai oleh tamu
3.3. Persiapan kamar mandi dan WC :

1. Membersihkan dan menyikat dinding , lanatai closet kamar mandi dan WC
2. Memberi carbol akar bersih dan wangi
3. Memberi kapur barus agar selalu segar
4. Melengkapi dengan sabun mandi cair , pasta gigi , sampho
5. Mengontrol kebersihan dan kelengkapan kamar mandi dan WC
6. Mengganti keset KM dan WC jika kotor dan mulai basah

HUMAN CAPITAL

4. PELAYANAN TERHADAP TAMU

1. Setiap pagi menyiapkan minum teh atau kopi
2. Menyiapkan makan “pagi/siang/malam“ sudah ada konfirmasi dari General Affair
3. Menyiapkan koran harian " Radar Karawang“
4. Menghidupkan TV untuk berita pagi.
5. PELAYANAN KEBERSIHAN DI KAMAR TAMU

5.1. Mengepel dan mengelap dan menyapu seluruh ruangan kamar tamu
5.2. Merapihkan sprey , bantal guling selimut dikamar tamu
5.3. Jika diperlukan mengganti sprey dan sarung bantal yang bersih
5.4. Menawarkan kepada tamu untuk laudry pakaian
5.5. Menjemur handuk handuk yang sudah terpakai.
6. PELAYANAN KEBERSIHAN RUANGAN

6.1. Mengepel dan mengelap dan menyapu seluruh ruangan kamar tamu
6.2. Merapihkan sprey , bantal guling selimut dikamar tamu
6.3. Jika diperlukan mengganti sprey dan sarung bantal yang bersih
6.4. Menawarkan kepada tamu untuk laudry pakaian
6.5. Menjemur handuk handuk yang sudah terpakai.
7. PELAYANAN KEPULANGAN TAMU

7.1. Memastikan bahwa barang barang tamu tidak ada yang ketinggalan di kamar
7.2. Bila ada barang tamu yang tertinggal menyimpan dan melaporkan kepada General Service
untuk disampaikan kepada tamu
7.3. Dilarang keras untuk meminta Tip kepada tamu atas pelayanan yang telah diberikan
selama menginap di mess
8. PELAYANAN KEBERSIHAN SETELAH KEPULANGAN TAMU

8.1. Perlengkapan sprey , sarung bantal dan guling dicuci
8.2. Selimut di cuci atau dijemur
8.3. Handuk di cuci
8.4. Sajadah dijemur , mukena dicuci
8.5. Bila ada barang tamu yang tertinggal menyimpan dan melaporkan kepada General Service
untuk disampaikan kepada tamu
8.6. Dilarang keras untuk meminta Tip kepada tamu atas pelayanan yang telah diberikan
selama menginap di mess

HUMAN CAPITAL

9. PELAPORAN
9.1. Membuat laporan penginapan karyawan yang berisi :
9.2. Jumlah pelayanan mess per bulan
9.3. Semua biaya yang dikeluarkan selama 1 bulan
10. SUMBER DATA

10.1. Policy Perusahaan
10.2. Permintaan penginapan mess

HUMAN CAPITAL

4. PELAYANAN KUNJUNGAN TAMU EXECUTIVE

Pelayanan penginapan mess karyawan yang meliputi tamu adalah suatu kegiatan yang dilakukan
untuk melayani tamu executive yang akan berkunjung ke lokasi PT. Central Panganpertiwi -
Cikampek

Yang menjadi tujuan Pelayanan Tamu Executive adalah agar setiap tamu yang akan berkunjung
ke Pabrik PT. Central Panganpertiwi Cikampek mendapatkan fasilitas pelayanan hotel ,
transportasi, makanan yang layak sesuai standar yang telah ditetapkan.
1. Program HR & GA Departemen
2. KKB
ALUR KERJA
Informasi Rencana Kedatangan Lapor ke GA Departemen. Persiapan Fasili tas Pelayanan Tamu Sesuai
Tamu Pelayanan Fasilitas
TAHAPAN KERJA
1. KLASIFIKASI DAN INVENTARISASI PELAYANAN TAMU
1.1. Menerima informasi kedatangan tamu dari bagian terkait
1.2. Lakukan klasifikasi rencana kedatangan tamu sesuai dengan standar yang ada :
1.2.1. Biasa ; Staff, Teknisi, dll
1.2.2. VIP 2 ; Senior Staff, Manajer, dll
1.2.3. VIP ; Senior Manajer, General Manager, dll
1.2.4. VVIP ; Buyer, AVP keatas
1.2.5. Membuat Jadwal (Time Schedule) rencana kedatangan tamu yang ke Cikampek
meliputi :
1.2.5.1. Tanggal, Hari dan Jam Kedatangan ke Cikampek
1.2.5.2. Jumlah Peserta
1.2.5.3. Tempat penerimaan / penjemputan

HUMAN CAPITAL

1.2.5.4. Penginapan – Hotel
1.2.6. Jadwal kunjungan di Cikampek

1.2.7. Sarana dan prasarana yang diperlukan
1.2.8. Petugas penanggung jawab pelayanan tamu
1.3. Mendistribusikan Jadwal (Time Schedule) sesuai peruntukkanya

1.4. Menyiapkan kendaraan terbaik dengan jumlah peserta tamu yang datang beserta
fasiltasnya.
2. PERSIAPAN PELAYANAN TAMU

2.1. Melakukan persiapan pelayanan selama di Cikampek meliputi :
2.2. Menyiapkan ruang istirahat serta KM & WC beserta fasilitasnya
2.3. Menyiapkan minuman , soft drink ,buah , snack untuk dalam perjalanan pulang dan pergi
termasuk juga untuk pengiring/ foreder.
2.4. Melakukan persiapan pelayanan Hotel dan Restoran :
2.5. Mengchek in hotel yang telah di booking sebelum tamu tamu masuk
2.6. Mengkonfermasi kerestoran yang akan dituju untuk dinner atau lunch
3. PERSIAPAN KEDATANGAN TAMU

3.1. Malakukan persiapan pelayanan kendaraan :
3.2. Menyiapkan kendaraan yang paling baik dilengkapi dengan fasilitasnya
3.3. Kebersihan kendaraan dan pelayanan driver
3.4. Melakukan persiapan pelayanan Hotel dan Restoran :
3.5. Mengchek in hotel yang telah di booking sebelum tamu tamu masuk
3.6. Mengkonfermasi kerestoran yang akan dituju untuk dinner atau lunch
4. PELAYANAN TAMU DALAM PERJALANAN KE CIKAMPEK

4.1. Menyambut tamu dan melayani tamu selama dalam perjananan dengan ramah dan sopan
4.2. Menjemput, dan mendampingi tamu selama dalam perjalanan
4.3. Melayani tamu dengan fasilitas transportasi sesuai dengan klasifikasinya
4.4. Mengantar tamu sampai dengan hotel yang telah di chek ini sehingga tamu tinggal masuk
dalam kamar masing masing sesuai dengan klasifikasinya
4.5. Melayani dan mengantar tamu ke restoran sesuai menu yang telah disiapkan
5. PELAYANAN KEPULANGAN TAMU

5.1. Kendraan sudah siap stand by 1 jam sebelum keberangkatan
5.2. Para driver dan foreder sudah mendapat jatah makan pagi
5.3. Menyiapkan petugas untuk mengchek out tamu tamu yang akan berangkat

HUMAN CAPITAL

5.4. Mengurus koper tamu tamu untuk dimasukan ke dalam mobil barang yang telah disiapkan
langsung menuju Jakarta.
5.5. Mengantar kepulangan tamu.
6. PELAPORAN
6.1. Membuat laporan pelayanan kuniungan tamu, meliputi :
6.1.1. Nama, kelas, jabatan
6.1.2. Jumlah
6.1.3. Waktu / lama kunjungan
6.1.4. Jenis Entertainment
6.1.5. Jumlah Biaya Entertainment

HUMAN CAPITAL

5. PELAYANAN TELEPON DAN FAKSIMIL

Pelayanan Telepon dan Faksimili adalah suatu kegiatan menyediakan sarana komunikasi melalui
telepon dan faksimili

Yang menjadi tujuan Pelayanan Telepon dan Faksimili adalah untuk melayani permintaan akan
sambungan percakapan atau komunikasi karyawan melalui telepon dan faksimili dalam rangka
mendukung keberhasilan pelaksanaan kegiatan di perusahaan
Program General Affair
ALUR KERJA
Permintaan Sambungan Telepon & Operator Telepon &

Faksimili Faksimili Sambungan Telepon &
Fax
TAHAPAN KERJA
1. PERSIAPAN PELAYANAN SAMBUNGAN
1.1. Petugas atau Operator mengaktifkan dan menyiapkan peralatan telepon dan faksimili,
meliputi :
1.1.1. Modem
1.1.2. PABX
1.1.3. Monitor
1.1.4. Pesawat Telepon
1.1.5. Mesin Faksimili
1.1.6. Kertas Faksimili.

HUMAN CAPITAL

2. VERIFIKASI PERMINTAAN SAMBUNGAN

2.1. Petugas menerima permintaan sambungan telepon keluar dengan ramah dan bahasa yang
sopan, meliputi :
2.1.1. Petugas mencatat permintaan sambungan resmi, meliputi :
2.1.1.1. Pemohon ; Nama, Divisi atau Departemen
2.1.1.2. Penerima sambungan : Nama, Divisi, Departemen, Lokasi Kerja,
2.1.1.3. Lembaga / Instansi
2.1.1.4. Nomor tujuan
2.1.2. Untuk permintaan sambungan pribadi, petugas hanya melayani karyawan
dengan level Job Class 3 keatas sesuai PO. No. …
2.1.3. Petugas mencatat permintaan sesuai dengan urutannya (Waiting List) dan memberi
prioritas kepada :
2.1.3.1. President
2.1.3.2. Asst. Vice President
2.1.3.3. General Manager
2.1.3.4. Darurat (Emergency)
2.2. Petugas menerima permintaan sambungan masuk dengan ramah dan bahasa yang sopan,
meliputi :
2.2.1. Petugas menerima dan mencatat permintaan sambungan, meliputi :
2.2.1.1. Nama peminta
2.2.1.2. Asal, Instansi / Lembaga
2.2.1.3. Nama lokasi dan personel yang dituju
2.3. Petugas menerima permintaan sambungan faksimili keluar dengan ramah
2.3.1. Petugas melakukan pencatatan :
2.3.1.1. Pengirim ; Nama, Divisi / Departemen
2.3.1.2. Penerima ; Nama, lokasi,
2.3.1.3. Perihal (Jika memungkinkan)
2.3.1.4. Nomor tujuan
2.3.1.5. Waktu pengiriman
2.4. Petugas menerima permintaan sambungan faksimili masuk dengan ramah dan bahasa
yang sopan, meliputi :
2.4.1. Petugas menerima dan mencatat faksimili yang masuk, meliputi :
2.4.1.1. Nama pengirim
2.4.1.2. Asal, Instansi / Lembaga
2.4.1.3. Tujuan faksimili

HUMAN CAPITAL

3. PELAYANAN SAMBUNGAN
3.1. Konfirmasi sambungan ke tujuan, apakah diterima atau ditolak
3.2. Menyambungkan permintaan sambungan telepon Keluar dan Masuk sesuai tujuannya
3.3. Melakukan sambungan faksimili keluar sesuai tujuan
3.4. Membuka sambungan faksimili masuk
3.5. Menerima cetakan faksimili dari luar
3.6. Mendistribusikan cetakan faksimili dari luar sesuai tujuan dan tembusannya
4. PELAPORAN
4.1. Membuat laporan bulanan biaya pemakaian pulsa telepon dan faksimili, meliputi :
4.1.1. Biaya pemakaian pulsa per Divisi / per Extention
4.1.2. Biaya pemakaian pulsa per Direct Line
4.2. Mendistribusaikan laporan sesuai tembusannya

HUMAN CAPITAL

6. KEBERSIHAN DAN KERAPIHAN KANTOR

Kebersihan dan Kerapihan Perkantoran adalah suatu tindakan membersihkan ruang perkantoran
dari segala kotoran, sampah atau limbah yang ditimbulkan dari aktivitas kerja karyawan.

Yang menjadi tujuan Kebersihan dan Kerapihan Perkantoran adalah untuk menjaga kebersihan dan
keasrian ruang perkantoran sehingga memberi kenyamanan bekerja karyawan
Program HR & GA Departemen
ALUR KERJA
Sampah, Kotoran Petugas Kebersihan Tindakan Kebersihan Ruang Kantor Bersih &
Rapi
atau Limbah
Pekerjaan
TAHAPAN KERJA
1. PERSIAPAN
1.1. Mempersiapkan peralatan, zat pembersih dan pengharum ruangan yang diperlukan, seperti
:
1.1.1. Sapu Plastik
1.1.2. Sapu Pel
1.1.3. Sapu Lidi
1.1.4. Sikat Lantai
1.1.5. Sikat WC
1.1.6. Ember
1.1.7. Gayung
1.1.8. Serok Sampah
1.1.9. Kain Lap
1.1.10. Masker Debu
1.1.11. Kemoceng / Sulak
1.1.12. SOS Lantai
1.1.13. SOS Kaca
1.1.14. Bay Fresh, Kapur Barus, dll

HUMAN CAPITAL

2. PELAKSANAAN
2.1. Petugas melakukan pemberian air minum
2.1.1. Air minum diberikan 1 jam sebelum karyawan datang
2.1.2. Penambahan air minum kembali setelah jam makan siang.
2.1.3. Untuk tea dan kopi jika karyawan menginginkan.
2.1.4. Penyajian minum diberikan untuk tamu perintah karyawan yang menerima tamu
2.2. Petugas melakukan tindakan kebersihan ruang kerja kantor setiap hari , meliputi :
2.2.1. Menyapu dilakukan 2 jam sekali
2.2.2. Mengepel lantai dilakukan setiap pagi siang dan sore
2.2.3. Menghilangkan kotoran dan debu setiap pagi sebelum karyawan datang
2.2.4. Kebersihan dan perapihan peralatan kerja (meja, kursi, filling cabinet, dll) ;
2.3. Petugas melakukan tindakan kebersihan kantor yang dilakukan 1 minggu sekali meliputi :
2.3.1. Kebersihan plafon, dinding, pintu dan jendela serta kaca
2.3.2. Menghilangkan sarang laba-laba debu
2.3.3. Meencuci karpet , keset ,lap tangan
2.3.4. Membersihkan peralatan kantor
2.4. Petugas melakukan tindakan kebersihan ruang luar Kantor, meliputi :
2.4.1. Kebersihan dinding luar dan teras ; menghilangkan kotoran dan debu
2.4.2. Kebersihan saluran air/selokan/got ; bebas sampah dan air tidak menggenang.
2.5. Petugas melakukan tindakan membersihkan kamar mandi dan WC : lantai
closet,urinoir,wastafel dll:
2.5.1. Mengontrol kebersihan dan keelengkapan kamar mandi dan WC setiap 2 jam sekali
2.5.2. Membersihkan lantai kamar mandi dan WC dengan menyikat dan menyiram carbol
setiap 2 jam sekali
2.5.3. Membersihkan closet dan urinior setiap 2 jam sekali
2.5.4. Membersihkan wastafer dan memberikan hand soap serta mengganti lap wastafer
setia 2 jam sekali
2.5.5. Mengganti keset KM dan WC jika kotor dan mulai basah
2.5.6. Memberi kapur barus agar kamar mandi dan WC selalu harum
2.6. Petugas melakukan kebersihan setelah jam kerja
2.6.1. Mengangkat dan mencuci air minum karyawan agar besok siap utuk ddipakai kembali
2.6.2. Menyapu dan mengepel ruangan setelah karyawan pulang
2.6.3. Mematikan AC dan lampu lampu yang tidak dipergunakan lagi.
2.6.4. Memastikan bahwa semua AC ,computer dan listrik sudah dalam keadaan Off
2.6.5. selalu stand by bila ada karyawan yang lembur
2.6.6. Mengunci ruangan kantor setelah semua karyawan pulang.

HUMAN CAPITAL

PELAPORAN
1. Membuat Monitoring Harian (check list) tindakan kebersihan dan perapihan ruang
perkantoran
2. Membuat laporan bulanan jumlah biaya dan pemakaian zat pembersih dan pengharum
ruang kantor
SUMBER DATA
1. Monitoring Harian (Check List)
2. Laporan biaya kebersihan

HUMAN CAPITAL

7. PERBAIKAN GEDUNG, LISTRIK, AC, DAN PERALATAN KANTOR

Perbaikan Gedung, Listrik, AC, dan Peralatan Kantor adalah suatu kegiatan sebagai fasilitator akan
kerusakan pada Gedung ,Listrik ,AC serta peralatan kantor yang dikerjakan oleh pihak internt
ataupun mengerjaan oleh pihak Ekternt

Yang menjadi tujuan Perbaikan adalah Gedung .Listrik , AC yang rusak dapat segera diperbaiki
baik oleh pihak intern dalam hal ini oleh Enggenering ataupun Row Material dalam pengerjaannya
apabila tidak dapat dikerjakan maka dialihkan ke ekstern pihak luar.
Program General Affair Departemen
ALUR KERJA
Menerima Bukti Menghubungi Perbaikan Perbaikan

Permintaan Pekerjaaan
pihak untuk intern Ektstern
perbaikan intern Pembuangan
TAHAPAN KERJA
1. PELAKSANAAN PERBAIKAN
1.1. Menerima Bukti permintaan Pekerjaan yang berisi perbaikan atau kerusakan
1.2. Mengkordinasikan dengan Enggenering Departene jika kerusakan tersebut pada
Listrik ,Telpon atau AC
1.3. Mengkordinasikan kepada Row Material Departemen jika kerusakan tersebut pada Gedung
dan peralatannya
1.4. Diadakan pengecekan apakah pengerjaan tersebut dapat diperbaiki intern (sendiri) atau
harus di kirim kepihak luar (bengkel atau diservice luar )
1.5. Pelaksanaan pekerjaan berdasarkan Buktu permintaan pekerjaan
1.6. Pelaksanaan perbaikan luar atau service menggunakan Form WO
1.7. Diberikan ke General Affair untuk diproses
1.8. Selalu di pantau kedatangan sparpart yang diperbaiki terbut hingga kembali kenormal

HUMAN CAPITAL

2. PELAPORAN
2.1. Membuat rekap permintaa Bukti Pengerjaan
2.2. Membuat rekap WO serta laporan biaya service
SUMBER DATA
1. Bukti Permintaan Pekerjaan
2. WO perbaikan / perawatan

HUMAN CAPITAL

8. PENGELOLAAN SAMPAH

Pengelolaan Sampah adalah suatu kegiatan pengumpulan dan pembuangan sampah atau limbah
organik dan an-organik yang diakibatkan oleh aktivitas di lokasi perusahaan dan selanjutnya
dibuang ke pembuangan atau penampungan akhir (TPA) sampah yang telah ditentukan

Yang menjadi tujuan Pengelolaan Sampah adalah agar proses pengumpulan dan pembuangan
sampah terorganisir dengan rapi sehingga tercipta lingkungan yang bersih, rapi dan sehat.
ALUR KERJA
Sampah / Limbah Sambah di bakar

Petugas Pengelola Pengumpulan ditempat
Organik dan Sampah / Limbah sampah
Anorganik pembakaran
Pembuangan
TAHAPAN KERJA
1. PELAKSANAAN PENGELOLAAN SAMPAH

1.1. Setiap hari petugas wajib untuk membersihkan sampah-sampah yang ada di Front Office ,
Parkir dan disekeliling Feed Mill
1.2. Sampah dipisahkan menurut jenisnya ; organik dan an-organik
1.3. Sampah diangkut menuju tempat pembuangan sampah
1.4. Dilakukan pembakaran sampah
2. PELAPORAN
2.1. Membuat Monitoring Harian (check list) tindakan kebersihan sampah
2.2. Membuat pembagian tugas untuk masing masing petugas gardener
SUMBER DATA
1. Monitoring Harian (Check List)
2. Absensi petugas Gardener

HUMAN CAPITAL

’9. PENGURUSAN PKB ( PAJAK KENDARAAN BERMOTOR )

Pengurusan perpanjangan pajak kendaraan adalah suatu kegiatan yang dilakukan untuk
perpanjangan pajak kendaraan baik STNK KIR, IAU untuk semua kendaraan yang ada atas nama
Central Panganpertiwi yang ada di Cikampek, Jakarta .

Yang menjadi tujuan Pengurusan perpanjangan kendaraan adalah agar setiap pajak kendaraan
baik STNK ,KIR ,IUA mempunyai izin Pajak yang berlaku untuk satu tahun yang dibayarkan sesuai
dengan waktu yang pada pada nota pajak dan tidak menimbulkan denda.
ALUR KERJA
Terima permohonan
perpanjangan pajak
Peminjaman Lengkapi
BPKB ke dokumen dan
perpanjang
Finance
TAHAPAN KERJA
1. PROSES PEMBAYARAN PERPANJANGAN STNK KENDARAAN

1.1. Menerima dokumen perpanjangan STNK serta permohonan dari masing – masing Dept
pemegang kendaraan
1.2. Memeriksa masa berlaku pajak kendaraan
1.3. Mengajukan peminjaman BPKB ke Finance.
1.4. Melakukan pembayaran ke Instansi terkait dengan melampirkan:
1.4.1. Surat permohonan ke KASAT LANTAS,
1.4.2. STNK dan BPKB asli
1.4.3. Photo copy SITU Perusahaan
1.5. Batas waktu pengurusan pajak STNK maksimal 2 ( dua ) hari untuk No Polisi Karawang
1.6. Batas waktu pengurusan pajak STNK maksimal 1 (satu) minggu untuk no polisi di luar
Karawang.

HUMAN CAPITAL

1.7. Mengfile STNK yang telah diperpanjang dan sebagai kelengkapan adminstrasi untuk
realisasi ARS
1.8. Mendistribusikan STNK yang telah diperpanjang kepada Departemen pemegang
kendaraan.
2. PROSES PEMBAYARAN IUA - KIR

2.1. Menerima dokumen Ijin Usaha Angkutan (IUA) atau KIR dari masing – masing Dept
pemegang kendaraan. Yang dilengkapi dengan Permohonan Perpanjangan dari Dept
pemegang kendaraan.
2.2. Melengkapi dengan dokumen pendukung untuk pengurusan.
2.3. Melakukan pembayar IUA / KIR ke LLAJR.
2.4. Batas waktu pengurusan IUA atau KIR maksimal 2 (dua) hari .
2.5. Mengfile IUA / KIR yang telah diperpanjang dan sebagai kelengkapan administrasi untuk
realisasi ARS.
2.6. Mendistribusikan IUA /KIR yang telah diperpanjang kepada Departemen pemegang
kendaraan.
3. PELAPORAN
3.1. Membuat laporan jumlah & biaya pengurusan pembayaran perpanjangan STNK, IUA, KIR
perbulan.
4. SUMBER DATA
4.1. Daftar List perpanjangan Pajak Kendraan.
4.2. Kwitansi dari Samsat / LLAJR.

HUMAN CAPITAL

10. SERVICE KENDARAAN

Pelayanan Service kendaraani adalah suatu kegiatan melayani Service / perbaikan kendaraan
Perusahaan ke pihak bengkel Luar atau ke bengkel resmi yang telah di tunjuk.

Yang menjadi Pelayanan Service kendaraan adalah Agar supaya kendaraan perusahaan dapat
terawat dengan baik sehingga tidak mengganggu kegiatan operasinal dan pelaksanaan tugas
pekerjaannya
Program HR & GA Dept.
ALUR KERJA
Menerima SOK dari Membuat Surat Mobil di kerjakan

pihak bengkel yang
masing – masing User / Pengantar ditunjuk
Dept pemegang Service ke pihak
kendaraan bengkel
Mobil Selesai
perbaikan, SOK &
nota service yg telah di
tanda tangani sesuai
spending dikembalikan

HUMAN CAPITAL

TAHAPAN KERJA
1. PROSES SERVICE KENDARAAN

1.1. Menerima SOK (Surat Order Kerja ) dari User pemakai kendaraan Perusahaan yang telah
di tanda tangani oleh Pejabat berwenang.
1.2. Mengecek daftar perbaikan dan membuat pangantar service ke pihak bengkel.
1.3. Konfirmasi persetujuan biaya service ke pihak Bengkel untuk perbaikan kendaraan.
1.4. Konfirmasi pengiriman kendaraan pengganti apa bila tidak memungkinkan untuk di lakukan
perbaikan.
1.5. memonitor kelanjutan perbaikan sampai dengan selesai.
1.6. Menerima kembali SOK beserta lampiran nota biaya perbaikan yang telah tanda tangani
pejabat berwenang sesuai Spending.
1.7. Mencatat dan memberi nomor SOK & biaya Service ke buku Record Service lalu
menyerahkan ke ACC untuk kelengkapan tagihan dari pihak bengkel.
2. PELAPORAN
2.1. Membuat laporan bulanan biaya service kendaraan Operasional Transportasi.
SUMBER DATA
1. Rekap SOK

HUMAN CAPITAL

11. PENERIMAAN TAMU KARYAWAN
ALUR KERJA
Tamu melapor ke Pos Security
Security memeriksa kendaraan tamu
Security menghubungi karyawan yang

di tuju berada di tempat dan bersedia
Tamu meninggalkan wilayah perusahaan
Y N
Security mendapingi/ mengantar tamu
ke tujuan
Karyawan menerima tamu yang diantar security
Karyawan menandatangani form yang dibawa tamu
Tamu melapor kembali ke pos

Tamu pulang
security dan menyerahkan
form yang sdh di tanda tangani

HUMAN CAPITAL

TAHAPAN KERJA
1. PROSES BERTAMU KE PERUSAHAAN
1.1. Semua Tamu wajib mengisi safety protocol (F-01/CPP-HRG-C02) dan mentaati
semua aturan yang berlaku
1.2. Semua tamu harus memahami hal hal yang tertuang di dalam safety protocol
1.3. Semua tamu wajib menjaga keamanan dan ketertiban selama berkunjung ke pabrik
2. PELAPORAN
2.1. Membuat laporan bulanan kunjungan Tamu Karyawan ke Perusahaan
SUMBER DATA
1. Buku Tamu

HUMAN CAPITAL

12. IZIN KESELAMATAN DAN KESEHATAN KERJA ( K3 )

Pengurusan Perizinan Keselamatan dan kesehatan kerja adalah Suatu kegiatan yang berkaitan dengan
aspek perizinan aktivitas pengurusan administrasi yang dibutuhkan sesuai dengan peraturan yang
berlaku.

Semua mesin dan peralatan K3 yang dipergunakan dalam mendukung aktiivitas perusahaan
dilengkapai perizinan.
Program Kerja
ALUR KERJA
Pendataanmasin Pengajuan
dan peralatan K3 Permohonan
Distribusi dokumen Perijinan terbit Proses RAB dan

perijinan Surveyor
TAHAPAN KERJA

HUMAN CAPITAL

1. PENDATAAN MESIN DAN PERALATAN

1.1. Pendataan dan verifikasi semua Mesin dan peralatan K3 yang dipergunakan oleh perusahaan
baik yang sudah ada izin maupun yang belum ada izin
1.2. Klasifikasikan untuk menentukan, apakah membutuhkan izin atau tidak (sesuai dengan
ketentuan dan peraturan yang berlaku)
1.3. Verifikasi masa berlaku perizinan yang habis masa berlakunya dan perlu perpanjangan
perizinan
1.4. Koordinasi dan konfirmasi dengan pihak GA dan atau pemakai dimana sarana maupun
prasarana berada .
1.5. Menerima permohonan pengurusan Perizinan dari GA dan atau pemakai dimana sarana dan
prasarana berada. (Khusus Perizinan baru)
1.6. Verifikasi masa berlaku perizinan yang sudah terbit
2. PERMOHONAN
2.1. Buat permohonan pengurusan perizinan ke instansi terkait dan mengisi form pengajuan
permohonan pengurusan perizinan yang telah disiapkan oleh instansi pemerintah (bila ada)
2.2. Minta persetujuan pihak management atas permohonan pengusrusan perizinan
2.3. Melengkapi dokumen pendukung sebagai lampiran dalam proses pengajuan permohonan
pengurusan perizinan yang meliputi,:
2.4. Manual Book (khusus Engine)
2.5. Hasil pengecekan/test dari pihak luar/supplier
2.6. Perijinan lama yang masa berlakunya habis (khusus untuk perpanjangan)
2.7. Kirim surat pengajuan permohonan pengurusan perizinan yang sudah di tandatangani
management beserta lampirannya ke instansi terkait untuk diproses lebih lanjut.
3. Pengajuan RAB dan Surveyor

3.1. Menerima Rencana Anggaran Biaya dari Instansi terkait
3.2. Melakukan negosiasi biaya yang dibutuhkan dalam pengurusan perizinan
3.3. Mengajukan proposal persetujuan biaya perizinan ke Management untuk pengurusan
perizinan sesuai dengan hasil negoisasi.

HUMAN CAPITAL

3.4. Mendampingi petugas yang melakukan pemeriksaan atas alat-alat, mesin atau gedung yang
direncanakan untuk dibuatkan perizinannya.
4. Penerbitan Perijinan
4.1. Terima Dokumen Perizinan yang telah terbit dari instasi terkait.
4.2. Melakukan pembayaran atas biaya pengurusan perizinan yang telah terbit
4.3. Mengimput masa berlaku dan nomor perijinan di komputer
4.4. Pertangungjawaban atas BPUM (Bukti Permintaan uang Muka) pengurusan perzjinan.
5. DISTRIBUSI
5.1. Simpan Copy/salinan Perizinan dalam tempat khusus
5.2. Distribusikan perizinan yang asli kepada bagian terkait (pemakai)
13. IZIN OPERASIONAL PERUSAHAAN

Pengurusan Perizinan Operasional Perusahaan adalah Suatu kegiatan yang berkaitan dengan aspek
perizinan aktivitas pengurusan administrasi yang dibutuhkan sesuai dengan peraturan yang berlaku.

HUMAN CAPITAL


Semua Adminstrasi yang dipergunakan dalam mendukung atiivitas perusahaan dilengkapai
perizinan.
Program Kerja
ALUR KERJA
PendataanDokumen Pengajuan
adminstras Perusahaan Permohonan
Distribusi dokumen Perijinan terbit Proses RAB dan

perijinan Surveyor
TAHAPAN KERJA
1. PENDATAAN DOKUMEN ADMINISTRASI PERUSAHAAN

1.1. Pendataan dan verifikasi semua Dokumen Administrasi yang dipergunakan oleh perusahaan
baik yang sudah ada izin maupun yang belum ada izin
1.2. Klasifikasikan untuk menentukan, apakah membutuhkan izin atau tidak (sesuai dengan
ketentuan dan peraturan yang berlaku)
1.3. Verifikasi masa berlaku perizinan yang habis masa berlakunya dan perlu perpanjangan
perizinan.

HUMAN CAPITAL

1.4. Koordinasi dan konfirmasi dengan pihak GA dan atau pemakai dimana sarana maupun
prasarana berada
1.5. Menerima permohonan pengurusan Perizinan dari GA dan atau pemakai dimana sarana dan
prasarana berada. (Khusus Perizinan baru)
1.6. Verifikasi masa berlaku perizinan yang sudah terbit
2. PERMOHONAN
2.1. Buat permohonan pengurusan perizinan ke instansi terkait dan mengisi form pengajuan
permohonan pengurusan perizinan yang telah disiapkan oleh instansi pemerintah (bila ada)
2.2. Minta persetujuan pihak management atas permohonan pengurusan perizinan
2.3. Melengkapi dokumen pendukung sebagai lampiran dalam proses pengajuan permohonan
pengurusan perizinan yang meliputi,:
2.3.1. Gambar Rancang Bangun (khusus Bangunan/IMB)
2.3.2. Gambar konstruksi
2.3.3. Perijinan lama yang masa berlakunya habis (khusus untuk perpanjangan)
2.4. Kirim surat pengajuan permohonan pengurusan perizinan yang sudah ditandatangani
management beserta lampirannya ke instansi terkait untuk diproses lebih lanjut.
3. PENGAJUAN RAB & SURVEY

3.1. Menerima Rencana Anggaran Biaya dari Instansi terkait
3.2. Melakukan negosiasi biaya yang dibutuhkan dalam pengurusan perizinan
3.3. Mengajukan proposal persetujuan biaya perizinan ke Management untuk pengurusan
perizinan sesuai dengan hasil negoisasi.
3.4. Mendampingi petugas yang melakukan pemeriksaan atas alat-alat, mesin atau gedung yang
direncanakan untuk dibuatkan perizinannya
4. PENERBITAN PERIZINAN
4.1. Terima Dokumen Perizinan yang telah terbit dari instasi terkait.
4.2. Melakukan pembayaran atas biaya pengurusan perizinan yang telah terbit
4.3. Mengimput masa berlaku dan nomor perijinan di komputer
4.4. Pertangungjawaban atas BPUM (Bukti Permintaan uang Muka) pengurusan perzinan.

HUMAN CAPITAL

5. DISTRIBUSI
5.1. Simpan Copy/salinan Perizinan dalam tempat khusus
5.2. Distribusikan perizinan yang asli kepada bagian terkait (pemakai)

HUMAN CAPITAL

14. PENGATURAN TRANSPORTASI

Pengaturan Transportasi adalah : pekerjaan yang mengatur sarana transportasi kendaraan operasional
perusahaan untuk karyawan yang akan melaksanakan tugas dari perusahaan dan untuk melayani
tamu-tamu perusahaan.

Yang menjadi tujuan Pengaturan Transportasi kendaraan adalah semua permintaan yang masuk
dapat terlayani dengan kendaraan operasional .
1. Program General Affair
2. Permintaan kendaraan yang telah disetujui oleh atasan pemohon
ALUR KERJA
Form SPPK Membuat surat tugas Medistribusikan

Periksa & di
tanda tangan jadwalkan Driver dan
kepada Driver
pejabat peserta penjelasan
berwenang
TAHAPAN KERJA

HUMAN CAPITAL

1. PERSIAPAN PENGATURAN KENDARAAN OPERASIONAL

1.1. Menerima pemintaan kendaraan berdasarkan SPPK yang telah di tanda tangani oleh atasan
pemohon atau pejabat yang berwenang
1.2. Mencatat seluruh permintaan kendaraan yang masuk ke jadwal pemakaian kendaraan yang
meliputi :
1.2.1. tanggal,
1.2.2. jam,
1.2.3. tujuan,
1.2.4. jumlah dan daftar nama personil.
1.3. Menyusun & menjadwalkan tugas keberangkatan kendaraan operasional untuk hari
berikutnya .
1.4. Memberikan tugas yang jelas, benar dan tepat kepada Driver melalui Surat Tugas Driver
yang memuat :
1.4.1. Nama Driver,
1.4.2. Hari,
1.4.3. Tanggal,
1.4.4. Jam,
1.4.5. Tujuan,
1.4.6. No Polisi
1.4.7. Bon sementara untuk uang jalan.
1.5. Mencatat, seluruh kegiatan aktivitas kendaraan ke dalam buku pencatatan kegiatan
kendaraan.
1.6. Mengkofirmasi jadwal kegiatan kendaraan operasioanl harian & hari berikutnya kepada
pengatur transportasi di Perusahaan maupun kepada user yang telah mengajukan
permintaan kendaraan.
1.7. Mengatur jadwal kendaraan operasional harian dan jadwal hari berikutnya
1.7.1. Efisiensi melalui penggabungan permintaan bila memungkinkan dan ada
kesamaan : waktu ,tujuan ,.dll
1.8. Membuat Surat Tugas Driver sesuai dengan jadwal yang telah di susun serta telah
dilengkapi dengan Form BBM dan BS (bon sementara)
1.9. Mendistribusikan Surat Tugas tersebut kepada Driver
1.10. Memastikan driver menerima Surat Tugas Driver .
1.11. Memonitor kondisi kendaraan siap untuk operasional

1.12. Bila tidak memungkinkan memakai kendaraan operasional maka mencari alternatif
kendaraan lain.

HUMAN CAPITAL

1.13.Pengaturan aktivitas kegiatan kendaraan untuk mendukung operasional produksi yang telah
ditentukan.
1.14.Memberikan pelayanan sarana transportasi yang sifatnya mendadak / urgent diluar jam kerja
dan hari libur.
2. PELAPORAN
2.1. Membuat laporan Transportasi Permintaan kendaraan
3. SUMBER DATA
3.1. SPPK ( Surat Permintaan/ penggunaan Kendaraan )

HUMAN CAPITAL

15. DRIVER

Pengertian driver adalah seorang karyawan CPP yang membawa kendaraan operasional yang
menjalankan tugas berdasarkan surat tugas driver yang telah diatur oleh admindtrasi transportasi

Yang menjadi tujuan driver adalah melayani penumpang yang meminta secara resmi berdasarkan
permintaan kendaraan dengan kendaraan operasional dengan rasa aman dan nyaman.
Program General Affair
ALUR KERJA
Persiapan Pelaksanaan Penyelesaian

Kendaraan Tugas Tugas
TAHAPAN KERJA
1. PERSIAPAN KENDARAAN SIAP PAKAI

HUMAN CAPITAL

1.1. Chek fisik kendaraan :

1.1.1. Chek Mesin
1.1.2. Chek Oli
1.1.3. Chek air radiator
1.1.4. Chek ban
1.1.5. Chek A.C
1.1.6. Pelengkapan P3 K
1.1.7. Perlengkapan Kunci dan dongkrak
1.1.8. Kelengkapan asoseris : tissue ,mengharum
1.1.9. Kebersihan di dalam kendaraan meliputi:
1.1.9.1. Karpet bersih
1.1.9.2. Jok bersih dari kotor dan debu
1.1.9.3. Bebas dari debu
1.1.10. Kebersihan di luar kendaraan meliputi:
1.1.10.1. Body
1.1.10.2. Mesin
1.1.11. Mengisi BBM
2. MENERIMA TUGAS
2.1. Driver menerima surat Tugas yang dikeluarkan oleh bagian Pengaturan Kendaraan yang
bersis :
2.1.1. Hari dan Tanggal
2.1.2. Nama Penumpang
2.1.3. Tujuan
2.1.4. Meneriman nota BBM untuk pengambilan SPBU
2.1.5. Menerima bon sementara berupa uang tunai yang digunakan untuk keperluan
urgentsi (BBM, tambal ban dan Mell)
3. MELAKSANAKAN TUGAS
3.1. Melaksanakan tugas sesuai dengan Surat Tugas yaitu sebagai berikut :
3.1.1. Penjemputan atau pengantaran
3.1.2. Waktu penjemputan atau pengantaran 15 menit lebih awal darii waktu

HUMAN CAPITAL

permintaan.
3.1.3. Pengaturan tempat duduk penumpang
3.1.4. Mengatur barang bawahan di bagasi.
3.1.5. Memberi kenyamanan dalam perjalanan kedaraan antar lain :
3.1.5.1. Berbicara yang sopan dan seperlunya.
3.1.5.2. Tidak Merokok.
3.1.5.3. Menggunakan seragam kerja dengan rapih
4. SETELAH SELESAI TUGAS

4.1. Kendaraan dibersihkan untuk pemakaian di hari berikutnya
4.2. Driver yang selesai tugas, kendaraan di Poll di parkir di Kantor (Feed Mill).
5. PELAPORAN
5.1. Laporan tugas dan tujuan untuk satu bulan
5.2. Laporan jumlah penumpang yang dilayani selama satu bulan
5.3. Laporan jumlah kilometer yang dipakai selama satu bulan
6. SUMBER DATA
6.1. Surat Tugas Driver
PELAPORAN
1. Asset Mobil
2. Pemakaian BBM semua Mobil Inventaris
3. Servis semua Mobil Inventaris
4. MPP GA

HUMAN CAPITAL

5. Tagihan PLN, Telepon, Fax, dll

6. ARS


SOP Dept. HR &amp; GA

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

SOP Dept. HR &amp; GA

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

PT.

CENTRAL PROTEINA PRIMA, Tbk

SOP No. Dokumen : CPP – HRG - C01

COPY TAK TERKENDALI

No. Bagian/Unit Jabatan Copy No.

Disiapkan oleh : Disetujui oleh : No.Terbitan : 02

SOP No. Dokumen : CPP – HRG - C01

Mengeluarkan Memasukkan Keterangan

Disiapkan oleh : Disetujui oleh : No.Terbitan : 02

SOP No. Dokumen : CPP – HRG - C01

1. PERSYARATAN JABATAN 9/56

6.2. PELAPORAN 17/56

Disiapkan oleh : Disetujui oleh : No.Terbitan : 02

SOP No. Dokumen : CPP – HRG - C01

1. PEMESANAN TIKET 18/56

7.2. PELAPORAN 56/56

Disiapkan oleh : Disetujui oleh : No.Terbitan : 02

SOP No. Dokumen : CPP – HRG - C01

Lampiran 1. Entry Data Lembur ke SAP ( WI-01/CPP-HRG-C01)

Lampiran 4. Formulir Permohonan Cuti ( F-01/CPP-HRG-C01)

Disiapkan oleh : Disetujui oleh : No.Terbitan : 02

SOP No. Dokumen : CPP – HRG - C01

Sebagai pedoman pelaksana fungsi dan kegiatan Operational HR & GA Departemen

2. DEFINISI ISTILAH DAN SINGKATAN

2.1. DEFINISI ISTILAH

a. HC = Human Capital adalah suatu bagian/departemen dari suatu perusahaan

c. SOP= Standard Operational Procedure adalah suatu pedoman / buku pegangan

Disiapkan oleh : Disetujui oleh : No.Terbitan : 02

SOP No. Dokumen : CPP – HRG - C01

Disiapkan oleh : Disetujui oleh : No.Terbitan : 02

SOP No. Dokumen : CPP – HRG - C01

4. BAGAN STRUKTUR ORGANISASI

Disiapkan oleh : Disetujui oleh : No.Terbitan : 02

SOP No. Dokumen : CPP – HRG - C01

6.1. HUMAN CAPITAL

Persyaratan jabatan mengacu kepada Kebijakan-kebijakan Perusahaan :

1.1. Promosi dan Terminasi ( 001/HC-OD/VII/2011)

2. OPERATIONAL MESIN ABSENSI

2.1. PENGERTIAN JENIS PEKERJAAN

2.2. TUJUAN JENIS PEKERJAAN

2.3. KETENTUAN PERUSAHAAN

2.3.1. Peraturan Perusahaan (PP)

Disiapkan oleh : Disetujui oleh : No.Terbitan : 02

SOP No. Dokumen : CPP – HRG - C01

2.4. ALUR KERJA

Permintaan Departemen HR Absensi berdasarkan Sidik Perekapan &

2.5. TAHAPAN KERJA

2.5.2. OPERASIONAL MESIN ABSENSI (SIDIK JARI)

2.5.2.4. Mendistribusikan laporan ke kepala divisi yang bersangkutan

Disiapkan oleh : Disetujui oleh : No.Terbitan : 02

SOP No. Dokumen : CPP – HRG - C01

3. PROSES PKL / MAGANG

3.2. TUJUAN JENIS PEKERJAAN

3.3. KETENTUAN PERUSAHAAN

3.4. ALUR KERJA

Permintaan Praktek Kerja HR Proses Permintaan Praktek Penempatan Dan

3.5. TAHAPAN KERJA

3.5.2. PERSIAPAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN

Disiapkan oleh : Disetujui oleh : No.Terbitan : 02

SOP No. Dokumen : CPP – HRG - C01

3.5.3. PELAKSANAAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN

3.5.4. PENARIKAN SISWA PRAKTEK KERJA LAPANGAN

Disiapkan oleh : Disetujui oleh : No.Terbitan : 02

SOP No. Dokumen : CPP – HRG - C01

SOP Dept. HR & GA

SOP Dept. HR & GA