CAREER

N
BUILDING
PORTOFOLIO

GENERAL
AFFAIR
Professional

@sandytamtra
30.09/01.10.2023
Ditujukan untuk : Dipresentasikan oleh:
Short Course Program Alusius Sandy P. P.
Career n Building

01
Academy
 General Affair merupakan pekerjaan unik yang terkadang dianggap
sebelah mata tetapi sangat penting demi keberlangsungan
operasional sebuah perusahaan terutama dalam mengurus
keberlangsungan rumah tangga perusahaan. Setiap perusahaan
tentunya memiliki sistem General Affair yang berbeda namun
dengan tugas dan tanggung jawab yang relatif sama di setiap
perusahaan.

Umumnya, general affair (GA) membawahi bagian maintenance and

2023 housekeeping, building management and infrastructure, security

General
system, inventory asset, customer service, facility service, healthy
and safety serta perizinan dan humas.

Affairs
02
 HRD VS GA
PERBEDAAN GA Jika HRD mengelola seluruh SDM

DENGAN HRD & yang ada diperusahaan tersebut,

maka GA masuk ke pengelolaan SDM

PURCHASING
vendor outsourcing yang
bekerjasama.

General Affair, Purchasing, Human Resource
apakah sama???
Terlampir pembahasan mendasarnya.
PURCHASING VS GA
Purchasing bertugas terhadap
pengadaan barang dan penyediaan
fasilitas. Sedangkan GA bertugas
melakukan perawatan fasilitas yang
ada dan bagaimana menjaga fasiltas
tersebut berfungsi dengan baik.

03
BAGIAN DAN
UNIT KERJA
GENERAL AFFAIRS
Building Management
Transportasi
General Support
General Service
Development Maintenance
Technical Service

04
 Building Management
Contoh MEP, Civil, Cleaning Service, Security, dll

Deskripsi Transportasi
Setiap Lini Carpool, Mechanic, Grab

General Support
Menyiapkan meja kerja, ruang meeting atau training;
Menyiapkan/memastikan kelengkapan kerja seperti baju
kerja, sepatu kerja (safety shoes), helm kerja, dan APD
lainnya;
Menyiapkan/memastikan fasilitas kerja seperti komputer,
jaringan internet, telephone.

General Service
Office Support (bertugas sebagai administrator telephone,
listrik, pemesanan barang dll)
Courier Service (bertugas sebagai pelayanan pengantaran
dokumen dan barang)
Warehouse (bertugas sebagai pengelola gudang ATK dan
logistik)

dsb..
05
 PORTOFOLIO

Komunikasi Komunikasi harus terus terjalin dengan pihak

GA Internal maupun Eksternal perusahaan

Pimpinan dan Tim Karyawan dan Fungsi Lain

GA adalah pemimpin disetiap GA selalu berhubungan dengan
perusahaan yang membawahi setiap departmen. Menjadi seorang
banyak tim (outsourcing). GA memiliki tuntutan untuk selalu
Seorang GA harus bisa menjalin mengedepankan service yang baik
komunikasi dua arah dengan baik terhadap siapapun.
bersama dengan tim dan
sebaliknya.

Tamu, Masyarakat, Regulator

Seorang general affair memiliki peranan untuk bisa
membina hubungan baik dengan pihak eksternal. Salah
satunya dengan menaati regulasi yang berlaku disekitar
lingkungan perusahaan maupun regulasi yang telah
ditetapkan pemerintah.

06
 PORTOFOLIO
Masalah &
Solusi
Masalah Internal
Sosialisasi dan Implementasi kebijakan yang dikeluarkan
Perusahaan.
Menerima dan mengolah aspirasi karyawan yang
terdampak sebagai akibat dari kebijakan Perusahaan.
Dan untuk menjawab tantangan diatas
Mengenali prioritas bisnis yang sedang terjadi atau yang
akan dilakukan dilapangan
Mengenali secara detail tugas dan tanggungjawab GA
serta keterkaitannya dengan situasi internal.
Mentukan skala prioritas yang jelas.
Jangan lupa Inovasi tiada henti.
Masalah Eksternal
Tuntutan dan ancaman lingkungan yang semakin meningkat
karena kesulitan hidup di tengah-tengah krisis yang terjadi.
Menjalankan kebijakan Perusahaan terhadap masyarakat atau
lingkungan.
Dan untuk menjawab tantangan diatas
Selalu memiliki data terbaru demografi masyarakat.
Memprioritas program yang sesuai dengan kondisi lapangan.
Memiliki kemampuan komunikasi yang sesuai dengan
kebutuhan.
Membuat program dan pertanggungjawaban yang jelas.
07
PORTOFOLIO

Kegiatan General Affairs yang bervariasi dan dinamis

membutuhkan fungsi kontrol dan manajemen aktivitas,
seperti dibawah ini :

Kegiatan Harian Kegiatan Mingguan Kegiatan Bulanan

Briefing Meeting mingguan Monthly review
Checklist Review weekly focus Laporan monitoring
Logbook Checklist mingguan bulanan
In out letter Maintenance KPI review vendors
Follow up sesuai mingguan Checklist bulanan
keperluan dan urgensi dll Maintenance bulanan
dll dll

Kegiatan Per 3 atau 6 Bulan Kegiatan Tahunan

Review SOP Laporan tahunan
Audit internal/Eksternal KPI review

Review
Review pencapaian KPI Audit Internal /Eksternal
Total customer satisfication Management meeting

Kegiatan survey
Monitoring
Budget meeting
dll

GA dll

Hal terpenting dalam menjalankan aktivitas tersebut adalah

fungsi monitoring control (KPI, Papan Kerja, Software Reminder
Program) agar memastikan semua itu berjalan dengan baik.

08
 CONTOH KPI KPI GA

GENERAL
Key Performance Indicators
tiap perusahaan untuk

AFFAIRS
general affairs berbeda-
beda tergantung strategi
bisnis perusahaan.

No Area Kinerja Utama Key Performance Indicators Bobot Target

PERSYARATAN DALAM
PENYUSUNAN KPI
Seluruh Asset Perusahaan terdata
1 Asset 20 100% Terdata
dengan baik kedalam sistem Relevan dengan
rencana strategis
Pengelolaan Security dan Jumlah insident dan complaint
2 20 Nol Kejadian Measureble
Housekeeping pada area
Controlable
Max 1 /tahun Actionable
3 Vendor Menekan pembiayaan vendor 20
Review Simple
Credible
Penyelesaian Perizinan Seluruh perizinan sesuai dengan
4 20 100 % Terpenuhi
Perusahaan waktu yg ditentukan.

Tingkat akurasi pengelolaan

5 Pengelolaan Transportasi 20 100% akurat
(kendaraan, driver, grab)

*Bobot disesuaikan dengan kondisi perusahaan

09
Let's Connect Terima Kasih
With Me!

www.linkedin.com/in/sandytamtra

alsandy025@gmail.com

10