EDISI 1

Teknik Menyusun KPI

Sebagai Penilaian Karyawan
daftar
isi 02 Definis i

03 Pera n H RD da n Man aje r

05 B er b a ga i Metode Unt uk Menyusun

da n Meneta pkan KPI

11 H u b u nga n A ntara KPI den gan

Per fo r m a nce Appraisal

12 Co nto h Ka s u s

13 Kes im pu la n

15 Tenta ng G reatDay HR

16 Referens i

01
KPI atau Key Performance Mulai dari perusahaan kecil,
Indicator, merupakan sebuah hingga perusahaan besar
parameter yang kerap digunakan sekalipun juga membutuhkan KPI
perusahaan untuk menilai kinerja sebagai tolak ukur untuk
karyawan, dan membantu memastikan efektivitas
perusahaan untuk mencapai perkembangan usaha. Penentuan
tujuan visi dan misi. Kinerja KPI umumnya didasari oleh visi
individual karyawan akan bisa misi dan tujuan perusahaan, yang
dievaluasi secara menyeluruh di dirancang khusus untuk
dalam suatu organisasi, hal ini memastikan semua tujuan
tentunya diperlukan untuk tercapai.
mempertahankan objektivitas
dalam upaya mengembangkan
bisnis perusahaan.

02
Peran HRD dan Manajer
Dalam penyusunan dan
penetapan KPI, terdapat dua figur
yang berperan penting: HRD dan
Manajer. Ini karena keduanya
berperan aktif dalam
perencanaan perusahaan untuk
di masa kini dan di masa yang
akan mendatang. Oleh karena itu,
penetapan ekspektasi dan target
dari setiap karyawan harus
dilakukan dengan benar demi
mencapai target perusahaan.
Contohnya, pada saat karyawan
baru direkrut, HRD bertanggung
jawab untuk mempersiapkan
karyawan tersebut untuk bekerja
di dalam perusahaan. Ini dapat
dilakukan dengan menjelaskan
secara komprehensif mengenai
KPI secara umum, tugas,
tanggung jawab, wewenang,
hubungan antar posisi dan divisi,
serta fungsi setiap departemen
agar karyawan paham betul
mengenai pekerjaannya dan
dapat berperan aktif.
Mirip dengan seorang HRD,
manajer juga akan menjelaskan
berbagai tugas yang harus
dijelaskan oleh karyawan dan KPI.
Namun, seorang manajer akan
melakukannya dengan lebih rinci
dengan menjelaskan berbagai
cara yang dapat dilakukan oleh
karyawan untuk mencapainya.
03
Alasan manajer menjelaskan KPI Pada akhir suatu periode tertentu,
dengan lebih detil adalah karena baik dari pihak HRD dan manajer
merekalah yang melakukan akan melakukan evaluasi
perencanaan dan menetapkan terhadap progress seorang
standar untuk divisi yang mereka karyawan untuk mencapai KPI
kelola. Lalu, seorang manajer juga yang ditetapkan. Apabila seorang
akan mengatur dan mengawasi karyawan mencapai KPI atau
semua karyawan yang ia pimpin bahkan melebihinya, terkadang
agar dapat bekerja dengan efektif seorang karyawan diberikan
dan efisien. bonus atau dipastikan
mendapatkan gaji yang lebih
tinggi saat memperbaharui
kontraknya.

Namun, jika seorang karyawan

tidak mencapai KPI yang
ditentukan, maka HRD dapat
membantu karyawan tersebut
dengan memberikan pelatihan
untuk meningkatkan skill mereka.
Ini dilakukan dengan harapan
karyawan dapat mencapai KPI
pada evaluasi selanjutnya.

04
Berbagai Metode Untuk Menyusun
dan Menetapkan KPI
Terdapat beberapa hal umum KPQ akan membantu
yang dapat dilakukan oleh mengidentifikasi pertanyaan
perusahaan agar dapat terkait kinerja yang perlu dijawab
menetapkan KPI untuk di KPI. Oleh karena itu, KPQ
karyawannya. Yang pertama mengklarifikasi kebutuhan
adalah memahami dengan betul informasi yang akan dibantu oleh
mengenai bisnis atau proyek yang KPI. KPQ berfokus pada
dikerjakan. Pemahaman ini perusahaan/organisasi dalam
diperlukan agar dapat melaksanakan tujuan strategis
memproyeksikan hasil apa yang sehingga memungkinkan diskusi
kira-kira ingin dicapai. penuh terkait seberapa baik
perusahaan/organisasi dalam
Dalam menyusun KPI karyawan, mencapai sebuah tujuan.
hal yang perlu diperhatikan yaitu KPQ dibentuk dalam pertanyaan
memahami tujuan dari sebuah singkat bersifat terbuka, yang
organisasi/perusahaan, seperti secara langsung membantu
rencana dalam mencapai tujuan kerangka pencapaian tujuan
yang diinginkan dan orang yang perusahaan. KPQ memungkinkan
terlibat didalam rencana tersebut. seorang karyawan untuk
Dengan kata lain, pertanyaan sepenuhnya memahami data dan
dasarnya dapat berupa "Masalah informasi yang dibutuhkan dalam
bisnis apa yang harus menilai kinerja tersebut.
diselesaikan?". Bentuk pertanyaan Namun, kebanyakan
tersebut, lebih dikenal sebagai perusahaan/organisasi
Pertanyaan Kinerja Utama atau merancang indikator penilaian
Key Performance Questions mereka tanpa mengetahui tujuan
(KPQ). jelas perusahaan/organisasi yang
perlu mereka ketahui.

05
Dengan kebutuhan informasi
strategis yang perlu dipahami dan
digambarkan sebagai
pertanyaan, seorang pemimpin
perusahaan/organisasi dapat
menanyakan "Informasi
manajemen dan data terbaik apa
yang perlu dikumpulkan untuk
menjawab KPQ kami?"
Langkah selanjutnya adalah,
menetapkan target spesifik yang
dapat diukur untuk mencapai
tujuan akhir. Akurasi dan
transparansi progres pekerjaan
karyawan merupakan poin
penting yang akan terlihat melalui
penerapan KPI. Perusahaan juga
tetap harus realistis dalam
menentukan tujuan, tentunya hal
ini diperlukan agar bentuk
pekerjaan lebih spesifik dan dapat
diukur dengan hasil maksimal.
Terakhir, dan mungkin yang
paling penting saat menetapkan
KPI, adalah untuk memberikan
batas waktu dari setiap indikator.
Meskipun begitu, sebuah
perusahan tidak selalu memiliki
KPI. Oleh karena itu, KPI biasanya
dibuat setelah adanya Standard
Operational Procedure (SOP). SOP
menjadi bagian dasar dari sebuah
perusahaan dimana peraturan
perusahaan atau company policy
merupakan dasar KPI. Misalnya,
penghitungan jam kerja
karyawan. Apabila seorang
karyawan bekerja di luar jam kerja
maka terjadi overtime. Lalu,
apabila terjadi overtime, maka
akan terdapat tambahan biaya.
Adapun kemungkinan overtime
yang dilakukan oleh karyawan
yang mengakibatkan adanya
tambahan biaya ialah
mengerjakan beberapa project
perusahaan.
06
Untuk menghindari hal tersebut, Model ini merefleksikan
seorang HR harus dapat memilah kompleksitas dari suatu
kriteria karyawan yang sesuai organisasi. Dalam model ini,
dengan ketentuan jam kerja yang terdapat lima hal yang bisa
tercantumkan di dalam company dijadikan pertimbangan dalam
policy Ketentuan pemilihan pembuatan strategi perusahaan,
karyawan yang sesuai kriteria yaitu: kepuasan stakeholder,
itulah yang dapat diartikan strategi, proses, kemampuan, dan
sebagai Company Policy/SOP. kontribusi stakeholder.
Keunggulan dari model ini adalah
Terdapat beberapa model yang sifatnya yang menyeluruh dan
bisa digunakan untuk menyusun komprehensif, sehingga dapat
KPI. Salah satunya adalah memenuhi kebutuhan dan
balanced scorecard (BSC). BSC keinginan dari seluruh pemangku
merupakan tools yang dirancang kepentingan.
untuk mengukur performa
organisasi. Terdapat 4 perspektif Untuk melakukan pembobotan,
dasar yang dilihat dari tools ini: biasanya digunakan metode
perspektif finansial, perspektif Analytical Hierarchy Process.
pelanggan, perspektif proses Dalam metode ini,
internal, serta perspektif masing-masing indikator akan
pembelajaran dan pertumbuhan dibandingkan dengan
serta inovasi. Keempat hal ini menggunakan matrik
saling berkaitan satu sama lain. perbandingan berpasangan.

Selain itu, terdapat model Dari hasil perbandingan, akan

Performance Prism yang juga terlihat bobot dari masing-masing
dapat digunakan sebagai dasar indikator.
untuk menyusun Key
Performance Indicator.
07
Bobot tertinggi menunjukkan
bahwa hal tersebut merupakan
sesuatu yang dianggap penting
pada perusahaan tersebut.
KPI di lingkungan bisnis sebagian
besar merupakan informasi
kuantitatif yang menggambarkan
struktur dan proses perusahaan.
Saat ini KPI sangat penting untuk
perencanaan dan pengendalian
melalui informasi pendukung,
menciptakan transparansi dan
mendukung pengambil
keputusan manajemen.
Dalam hal ini, ada empat jenis
ukuran kinerja; (1) Key Results
Indicators (KRI): pengukuran yang
memberitahu bagaimana anda
telah mencapai target dalam
perspektif atau faktor penentu
keberhasilan; (2) Result Indicators
(RI): Pengukuran yang
memberitahu pekerjaan yang
telah dilakukan; (3) Performance
Indicators (PI): Pengukuran terkait
hal yang harus dilakukan;
(4) KPI: Pengukuran terkait hal
yang harus dilakukan dalam
meningkatkan kinerja.
Untuk menggambarkan
hubungan antara keempat ukuran
kinerja ini dapat dilihat
menggunakan analogi bawang.
KRIs
Peel the skin to f ind the PIs
RIs & PIs
Peel the core to f ind the KPIs
KPIs
Kulit luar menggambarkan
kondisi keseluruhan bawang,
jumlah sinar matahari, air, dan
nutrisi yang diterimanya, dan
bagaimana penanganannya dari
panen hingga rak supermarket.
Kulit luar adalah KRI. Namun, saat
mengupas lapisan bawang, akan
terdapat lebih banyak informasi.
08
Lapisan-lapisan terluar mewakili
berbagai jenis indikator kinerja
dan hasil, sedangkan lapisan inti
mewakili KPI”. Dalam hal ini, KPI
bertindak sebagai seperangkat
ukuran yang berfokus pada sisi
kinerja organisasi yang penting
bagi keberhasilan organisasi
(Badawy et al, 2016).
KPI terbagi menjadi 3 jenis, yaitu:
1. Leading Indicator
Indikator ini mengukur aktivitas
yang memiliki pengaruh
signifikan terhadap kinerja masa
depan, yang merupakan akar
penyebab dari hasil (indikator
lagging) yang mereka pengaruhi,
dan dapat ditindaklanjuti untuk
kinerja masa depan terhadap satu
atau beberapa indikator lagging.
2. Lagging Indicator
Sebuah indikator KPI yang
mengukur hasil dari kegiatan
yang telah dilakukan.
Metode ini berguna untuk
meninjau ulang apa yang telah
perusahaan atau karyawan
hasilkan dalam sebuah periode
waktu. Peninjauan ulang berguna
untuk evaluasi dan mengambil
keputusan untuk mendukung
Leading Indicator, biasanya
Lagging Indicator berupa laporan
yang dihasilkan dan dikumpulkan
oleh perusahaan dari karyawan.
3. Pengukuran Diagnostic
Sebuah KPI yang pengukurannya
bukan hanya leading maupun
lagging, akan tetapi menandakan
keberhasilan sebuah proses atau
kegiatan. Misalnya, jumlah klien
yang ditemui staf penjualan
setiap minggu dapat menjadi
Leading Indicator dari sales
revenue.
09
Leading Indicators adalah metrik Oleh karena itu, menciptakan KPI
yang sangat kuat karena mereka terkemuka yang efektif penting
memiliki hubungan sebab akibat untuk keberhasilan setiap
yang prediktif dan bermanfaat organisasi bisnis agar dapat
dalam proses bisnis, dan mengetahui perubahan dengan
mengizinkan tindakan yang dapat cepat, dan juga siap untuk
ditindaklanjuti untuk melanjutkan perubahan yang akan datang.
peningkatan proses (Wei Peng, Namun, mengidentifikasi
2011). indikator utama seringkali
membutuhkan waktu yang lama
dalam memenuhi kebutuhan,
pembuatan aturan, memilih
metrik, melakukan feedback, dll.

10
Hubungan Antara KPI
dengan Performance Appraisal
Di dalam sebuah perusahaan,
terdapat dua indikator penilaian
karyawan, yang pertama KPI dan
yang kedua adalah Performance
Appraisal. KPI dapat dilakukan
quarterly, per semester, maupun
tahunan. Sedangkan,
Performance Appraisal hanya
dapat dilakukan setahun sekali.
Performance Appraisal dapat
menentukan apakah seorang
karyawan berhak mendapatkan
promotion atau tidak.
Apabila KPI-nya mengindikasikan
bahwa karyawan tersebut
mampu menghandle beberapa
project dan kegiatan yang
dilakukan setiap harinya, maka
Performance Appraisalnya dapat
menentukan persentase target
yang dicapai oleh karyawan
tersebut. Lalu, terakhir, akan ada
skor yang menentukan kenaikan
gaji karyawan tersebut.
11
Contoh Kasus

Nama Perusahaan: Great Bakery Great Bakery:

1. Pencapaian Keuntungan
Target Produksi: Tiap Minggu
2. Peningkatan Produktivitas
3.Kenaikan Gaji Karyawan

Great Bakery KPI Successful Rate for Operation Department

Gaji: IDR 4.000.000/orang

Sebelum KPI Sebelum KPI

1. Produksi dan pemasaran tidak stabil 1. Efisiensi penggunaan bahan baku
2. Tidak adanya kenaikan gaji karyawan 2. Optimalisasi biaya bahan baku
3. Jumlah pelatihan
Jihan (Waitress)
4. Variasi produk baru
Attendance : 4 35 = 140
Performance : 4 35 = 140 5. Penambahan alat produksi
Analisa :3 30 = 90
6. SDM yang memiliki keahlian
Bobot : 100 7. Ketepatan waktu produksi
Kenaikan Gaji : = 370/100 * 100% 8. Kenaikan gaji karyawan
= 37%
Total = IDR 5.480.000

Felix (Kasir) Annisa (Baker)

Attendance : 3 30 = 90 Attendance : 3 20 = 60
Performance : 4 40 = 160 Performance : 5 50 = 250
Analisa :3 30 = 90 Analisa :4 30 = 120

Bobot : 100 Bobot : 100

Kenaikan Gaji : = 340/100 * 100% Kenaikan Gaji : = 430/100 * 100%
= 34% = 43%
Total = IDR 5.360.000 Total = IDR 5.720.000

*Ket: Score 1 - 5 (Terburuk - Terbaik)

12
Kesimpulan
KPI berperan penting dalam Kombinasi dari peran HRD dan
penilaian kinerja karyawan secara manajer ini nantinya akan
objektif dan menyeluruh. Hasil membuat karyawan bekerja
evaluasi tersebut nantinya akan dengan lebih efisien dan nantinya
membantu perusahaan untuk akan meningkatkan produktivitas
mencapai tujuan, visi, dan misinya perusahaan secara menyeluruh.
secara lebih efektif. Agar KPI
dapat disusun dan ditetapkan Untuk menyusun KPI dengan
dengan tepat, maka HRD dan tepat, tujuan, perencanaan, dan
Manajer harus berperan aktif pihak-pihak yang terlibat didalam
karena mereka terlibat langsung sebuah perusahaan harus
dengan perencanaan dipahami terlebih dahulu. Setelah
perusahaan. mendapatkan pemahaman yang
jelas, maka perusahaan dapat
Saat terdapat karyawan baru, mulai melakukan formulasi KPI
seorang HRD harus dapat dengan menanyakan Pertanyaan
mengkomunikasikan berbagai hal Kinerja Utama atau Key
dari KPI secara umum hingga Performance Questions (KPQ).
fungsi setiap departemen secara Kumpulan pertanyaan di dalam
komprehensif. Sedangkan, KPQ ini akan mengidentifikasi dan
seorang manajer bertanggung mengklarifikasi kebutuhan
jawab untuk menjelaskan KPI informasi apa saja yang
secara lebih terperinci dan tercantum di dalam KPI.
melakukan pengawasan Berdasarkan jawaban dari KPQ,
terhadap karyawan yang berada maka KPI yang dibuat harus
di divisinya untuk memastikan memiliki target yang spesifik,
mereka bekerja sesuai dengan dapat diukur, realistis, relevan,
target. dan yang paling penting, memiliki
batas waktu.

13
Namun, sebenarnya tidak semua Dengan demikian, dapat
perusahaan memiliki KPI dari dikatakan bahwa KPI dapat
awal. Dengan demikian, KPI mempengaruhi berbagai aspek di
umumnya dibuat setelah adanya dalam perusahaan. Baik untuk
Standard Operational Procedure melakukan penilaian kinerja
(SOP), yang merupakan bagian karyawan, penyelarasan tujuan
dasar dari sebuah perusahaan. perusahaan, hingga membuat
perusahaan lebih produktif.
Selain untuk menetapkan target Berbagai manfaat tersebut
bagi karyawan, KPI juga berperan adalah alasan mengapa krusial
penting dalam performance bagi sebuah perusahaan untuk
appraisal tahunan. Hal ini menetapkan dan menyusun KPI
dikarenakan perusahaan dapat yang tepat.
melihat perkembangan karyawan
terhadap KPI yang ditentukan
melalui penilaian yang dilakukan
tiga bulan sekali atau enam bulan
sekali. Jika terdapat indikasi
bahwa karyawan memiliki
kapabilitas untuk mencapai KPI,
maka performance appraisal
dapat menentukan bahwa
karyawan berhak untuk
mendapatkan kenaikan jabatan
atau peningkatan gaji.

14
Tentang GreatDay HR
GreatDay HR adalah salah satu software HRIS terkemuka di Indonesia yang
merupakan produk dari PT. People Intelligence Indonesia (PII). Dari absensi
hingga penggajian, GreatDay HR memiliki berbagai fitur yang dapat
menyederhanakan proses administrasi HRD dan meningkatkan kualitas SDM
dengan satu software terintegrasi. Baik skala kecil, menengah, maupun besar,
GreatDay HR dapat mendukung kebutuhan SDM perusahaan dengan ukuran
apapun berkat pengalaman kami di dalam industri HR selama lebih dari 20
tahun.

Human Resource Information System (HRIS)

GreatDay HR menyederhanakan pengelolaan karyawan dengan
fitur-fitur seperti attendance, payroll, hingga employee database
dan rekrutmen.

Attendance
Fitur attendance dapat memudahkan karyawan dalam mengisi
daftar hadir, pengambilan cuti dan lembur, hingga pengajuan
klaim melalui smartphone mereka masing-masing. Terintegrasi
dengan sistem payroll dan lengkap dengan perhitungan otomatis.

Payroll
Penghitungan gaji, pajak, dan beberapa pembayaran lainnya
menggunakan fitur payroll yang diakumulasi secara cepat dan
tepat dan dikemas dengan fitur - fitur canggih tanpa harus
memakan waktu yang lama.

Advanced Features
Fitur lain yang memberikan kemudahan kepada karyawan yang
ingin mendapatkan penghitungan tunjangan, perawatan
kesehatan, pelatihan, serta akses pengambilan gaji lebih awal
merupakan fitur Benefit GreatDay HR.

15
Referensi
Ariani, Ulya , M., & Jakfar, A. A. (2007). Penentuan dan Pembobotan Key Performance Indicator
(KPI) Sebagai Alat Pengukuran Kinerja Rantai Pasok Produksi Keju Mozarella di CV. Brawijaya Dairy
Industry. Agrointek , 11, 27–36.

Arora, A., & Kaur, S. (2015). Performance assessment model for management educators based on
KRA/KPI. In International Conference on Technology and Business Management (Vol. 23, No. 2015).

Badawy, M., Abd El-Aziz, A. A., Idress, A. M., Hefny, H., & Hossam, S. (2016). A survey on exploring key
performance indicators. Future Computing and Informatics Journal, 1(1-2), 47-52.

Budiarto, A. S. (2017). KPI: Key Performance Indicator. Huta Publisher.

Cheowsuwan, T. (2016). The Strategic Performance Measurements in Educational Organizations by

Using Balance Scorecard. I.J. Modern Education and Computer Science, 12. https://doi.org/
10.5815/ijmecs.2016.12.03

Gabčanová, I. (2012). Human resources key performance indicators. Journal of competitiveness.

Kusumanto, I., Permata, E. G., & Anwardii, A. (2018). Penilaian Kinerja Karyawan Menggunakan
Metode Key Performance Indicators (KPI)(Studi Kasus: CV. Bunda Bakery Pekanbaru). In Seminar
Nasional Teknologi Informasi Komunikasi dan Industri (pp. 550-556).

Lagging Indicator Adalah Indikasi Hasil Akhir Sebuah Bisnis. (2021, June 3). Retrieved November 17,
2021, from https://bitocto.com/octopedia/lagging-indicator-adalah/.

Lindberg, C. F., Tan, S., Yan, J., & Starfelt, F. (2015). Key performance indicators improve industrial
performance. Energy procedia, 75, 1785-1790.

Marr, B. (2012). Key Performance Indicators (KPI): The 75 measures every manager needs to know.
Pearson UK.

Meier, H., Lagemann, H., Morlock, F., & Rathmann, C. (2013). Key performance indicators for
assessing the planning and delivery of industrial services. Procedia Cirp, 11, 99-104.

Peng, W., Rose, P. C., & Sun, T. (2011). U.S. Patent No. 8,010,589. Washington, DC: U.S. Patent and
Trademark Office.

Soemohadiwidjojo, A. T. (2015). Panduan Praktis Menyusun KPI. Raih Asa Sukses.

Suryadi, K. (2007, August). Key performance indicators measurement model based on analytic
hierarchy process and trend-comparative dimension in higher education institution. In International
Symposium on the Analytic Hierarchy Process (ISAHP), Vina Del Mar, Chile (Vol. 3).

16
The performance prism. CGMA. (2013, June 11). Retrieved November 17, 2021, from
https://www.cgma.org/resources/tools/essential-tools/performance-prism.html.

Weber, A., & Thomas, R. (2005). Key performance indicators. Measuring and Managing the
Maintenance Function, Ivara Corporation, Burlington.

17
greatdayhr.com