Nama SOP : Penyusunan Manpower Planning

Tujuan Prosedur ini bertujuan menjelaskan proses perencanaan

SDM tahunan perusahaan agar proses penambahan dan
rekrutmen karyawan baru dapat dilakukan secara efektif,
baik untuk sisi kepentingan bisnis perusahaan ataupun dari
sisi optimalisasi beban kerja.

Panduan Kebijakan  Annual Manpower Planning atau Perencanaan SDM

tahunan merupakan kegiatan yang harus dilakukan untuk
memelihara jumlah karyawan yang paling optimal.

 Perencanaan kebutuhan penambahan SDM dilakukan

dengan mengacu pada kebutuhan
pengembangan/pertumbuhan bisnis dan rencana
ekspansi bisnis. Selain itu juga mengacu pada
optimalisasi beban kerja dalam setiap pekerjaan yang
ada.
 Salah satu metode terbaik untuk mengukur
analisis beban kerja adalah dengan menggunakan
teknik rasio. Misal, rasio jumlah tenaga kerja
dengan penjualan perusahaan. Atau rasio jumlah
tenaga kerja dengan jumlah total produksi
perusahaan. Atau rasio jumlah tenaga kerja
dengan jumlah pelanggan. Makin tinggi rasionya,
makin efisien jumlah tenaga kerja.
 Misal, perusahaan memiliki jumlah tenaga kerja
100 dan total omzet penjualan adalah Rp100
miliar per tahun; secara rasio ini lebih baik
dibanding perusahaan sejenis yang punya 200
tenaga kerja dan hanya memiliki omzet Rp50
miliar per tahun.
 Persentase pertumbuhan jumlah tenaga kerja
sebaiknya tidak melebihi pertumbuhan omzet
bisnis. Jadi, jika omzet penjualan tumbuh 20%,
sebaiknya % pertumbuhan jumlah tenaga kerja
baru adalah di bawah angka itu.
  Data Rencana Kegiatan Penambahan SDM yang telah
disusun harus digunakan sebagai acuan untuk melakukan
proses rekrutmen karyawan. Dengan cara ini, maka
rekrutmen dilakukan secara lebih sistematis dan
terencana, dan bukan serba mendadak karena kebutuhan
baru yang tidak diantisipasi.

 Melalui proses Perencanaan SDM yang lebih sistematis,

maka aktivitas rekrutmen juga bisa dilakukan dengan
lebih baik dan akan mampu menyaring kandidat terbaik.
Prosedur 1. Penyusunan annual manpower planning atau rencana
penambahan karyawan tahunan untuk tahun depan,
dimulai pada minggu pertama bulan November,
bertepatan dengan penyusunan rencana bisnis tahun
depan; dilakukan oleh Manajer SDM atau Bagian HRD.

2. Berdasar rencana kebutuhan pengembangan bisnis

tahun depan, maka setiap Manajer/Kepala Bagian/Kepala
Departemen menyusun rencana kebutuhan penambahan
karyawan baru di bidangnya, melalui Form Perencanaan
SDM Tahunan.

3. Jumlah kebutuhan penambahan karyawan baru disusun

dengan merujuk pada dua variabel utama, yakni:
a. Rencana ekspansi bisnis tahun depan
b. Tren karyawan yang keluar pada tahun
sebelumnya dan tahun berjalan

4. Selanjutnya, Form Perencanaan SDM Tahunan yang telah

diisi lengkap oleh setiap Kepala Deparetmen akan
direkap dan dianalisis oleh Manajer SDM/Kepala
Departemen SDM.

5. Hasil analisis dan rekapitulasi Form Perencanaan SDM

Tahunan dari masing-masing departemen kemudian
diolah Manajer SDM dan diajukan kepada Direksi
Perusahaan untuk mendapatkan persetujuan (dalam
Dokumen Usulan Perencanaan SDM Tahunan).

6. Jika mendapatkan persetujuan, maka data akan

 dimasukkan dalam dalam Rencana Kegiatan Rekrutmen
SDM Baru Tahunan.

7. Jika tidak disetujui, maka informasi ini akan disampaikan

kepada masing-masing Kepala Departemen.

Form yang  Form Perencanaan SDM Tahunan

Diperlukan  Form Usulan Perencanaan SDM Tahunan
 Form Rencana Kegiatan Rektrumen SDM Baru
 Alur Kerja (Flowchart) Dokumen yang
Dibutuhkan

Mulai

User/pengguna menyusun rencana Form Perencanaan

kebutuhan SDM tahun depan SDM Tahunan

Pihak HRD/Manajer HRD merekap,

menganalisis dan menyusun Rencana Dokumen Usulan
Manpower Planning Tahunan Perencanaan SDM

Setujui atau
Tidak

Ajuikan ke Dirkeksi. Jika

tidak disetujui, beri tahu
ke user
Jika disetujui, maka pihak HRD akan
memasukan rencana manpower planning Form Rencana
ini ke dalam rencana Rekrutmen Tahunan Rekrutmen
Karyawan Baru

Selesai

Form Usulan Perencanaan SDM Tahunan

Jumlah SDM yang Posisi Kualifikasi Target Tanggal
dibutuhkan Masuk

5 Salesman Min lulusan D3 1 Juli 2021

Teknik Mesin

1 Staf Pemasaran Min lulusan D3 1 Agustus 2021

Media Sosial Desain Komunikasi
Visual

Keterangan isi hanya ilustrasi atau contoh saja

Dibuat oleh Manajer Sales & Marketing

(TTD)
Form Rencana Rekrutmen Karyawan Baru
Jumlah Posisi Kualifikasi Target Departemen/Bagian Mulai
SDM yang Tanggal Proses
dibutuhkan Masuk Rekrutmen

5 Salesman Min lulusan 1 Juli Sales and Marketing 2 bulan

D3 Teknik 2021 sebelumnya
Mesin

1 Staf Min lulusan 1 Agustus Sales & Marketing 2 bulan

Pemasaran D3 Desain 2021 sebelumnya
Media Komunikasi
Sosial Visual

1 Staf Min lulusan 2 Juli Keuangan 2 bulan

Akuntansi D3 2021 sebelumnya
Akuntansi

1 Driver Min lulusan 20 April General Affairs 2 bulan

SMK/SMA 2021 sebelumnya

Keterangan isi hanya ilustrasi atau contoh saja

Dibuat oleh Manajer HRD

(TTD)