No

Revisi -
SOP RECRUITMENT
Tanggal Berlaku 01 Januari 2022
KARYAWAN
Tanggal
-
Berakhir

LEMBAR PERSETUJUAN

Disetujui Oleh,

Ibnu Riyanto
Chief Executive Officer

Direkomendasi Oleh,

Ali Yasin Angga Prabowo A

‌ bdul Goffar ‌Hendra Arya Cahyadi

HR Manager Direktur Operasional ‌General Manager ‌General Manager

Store Operational Project &
Business Improvement

‌Feronita
‌General Manager
Accounting &
Controlling

Diajukan oleh

Nahdliyatul Ulfah Dian Octaviarin

Recruitment & Performance Manager HR Manager

1
 No
Revisi -
SOP RECRUITMENT
Tanggal Berlaku 01 Januari 2022
KARYAWAN
Tanggal
-
Berakhir

1. TUJUAN
- Mengatur prosedur rekrutmen karyawan baru
- Memastikan tersedianya SDM sesuai dengan Form Permintaan Karyawan dan proses
penerimaan yang sesuai dengan peraturan yang berlaku.

2. DEFINISI / ISTILAH
1. Interview : Metode seleksi penerimaan calon karyawan berupa tanya jawab
antara kandidat dengan pihak HR dan User untuk mendapatkan
gambaran karakteristik kepribadian, dan relevansinya dengan
kualifikasi bidang pekerjaan tertentu.

2. Medical Check : Pemeriksaan kesehatan bagi calon karyawan untuk mengetahui

Up kelayakan kondisi kesehatan karyawan untuk dapat bekerja.

3. Psikotes : Metode seleksi yang diberikan kepada calon karyawan terdiri dari tes
kemampuan umum, tes kepribadian, dan sikap kerja.

4. Recruitment : Merupakan proses pemenuhan kebutuhan tenaga kerja dalam satu

organisasi yang diperoleh dari sumber internal (dari dalam
perusahaan) dan eksternal melalui tahapan seleksi.

5. Sourcing : Kegiatan pengumpulan database kandidat calon karyawan.

: Proses pemilihan calon karyawan melalui beberapa tahapan mulai

6. Seleksi dari seleksi administrasi, psikotest / penugasan, interview dan tes
kesehatan.

7. Sistem Layanan : Sistem Layanan Informasi Keuangan (SLIK)

Informasi
Keuangan
(SLIK)
8. User : Pihak yang diberi wewenang untuk memberi rekomendasi kandidat
calon karyawan berdasarkan hasil interview.

3. SINGKATAN
 FPK : Form Permintaan Karyawan
 FACK : Form Aplikasi Calon Karyawan

2
 No
Revisi -
SOP RECRUITMENT
Tanggal Berlaku 01 Januari 2022
KARYAWAN
Tanggal
-
Berakhir

4. FORMULIR / DOKUMEN
 FPK Nomor FM/HO-HCG/TG/001
 FACK Nomor FM/HO-HCG/TG/010
 OL : Offering Letter
 SPK : Surat Perjanjian Kerja
 Resume Interview

5. TABEL MATRIKS
5.1 Matriks Approval Pengajuan Karyawan Baru
Type Permintaan Level Jabatan Requester Approval User Verifikator
Staff Spv / Head Manager Recruitment
Manager
Spv / Head / Officer Manager General Recruiment
Replacement
Manager/Direksi Manager
Opr
Manager General Manager CEO HR Manager
Staff Spv / Head Manager HR Manager
Spv / Head / Officer Manager General HR Manager
Penambahan /
Manager/Direksi
Posisi Baru
Opr
Manager General Manager CEO HR Manager

5.2 Matriks Penandatangan SPK

Level Jabatan Penandatangan
Staff Manager
Spv / Head / Officer Manager
Manager General Manager

6. KETENTUAN SELEKSI CALON KARYAWAN

6.1 Penentuan Kandidat
6.1.1 Permintaan karyawan diharuskan menggunakan Form Permintaan Karyawan (FPK)
yang diisi lengkap sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan user.
6.1.2 Spesifikasi pekerjaan merupakan detail aturan dan fungsi individu sebagai salah satu
dasar pencarian kandidat. Spesifikasi pekerjaan ini terdiri dari keahlian,
pengetahuan dan kemampuan yang dibutuhkan untuk melaksanakan pekerjaan.
6.1.3 Tugas dan Tanggungjawab pekerjaan disesuaikan dan dijelaskan dalam Job Profile

3
 No
Revisi -
SOP RECRUITMENT
Tanggal Berlaku 01 Januari 2022
KARYAWAN
Tanggal
-
Berakhir

6.1.4 Ketentuan Pendidikan berdasarkan level jabatan

Level Jabatan Pendidikan
Staff SMA dengan pengalaman kerja relevan / D3
untuk posisi back office.
Spv / Head / Officer S1 yang memiliki pengalaman
Manager keatas S1 / S2 yang memiliki pengalaman

6.2 Ketentuan Psikotest dan Wawancara

Psikotest
Level Jabatan
CFIT TIU 5 DISC Papikostik
Staff √ √
Spv / Head / Officer √ √ √ √
Manager keatas √ √ √ √

6.2.1 Alat test yang digunakan akan direview berkala oleh HR

6.2.2 Level Staff minimal hasil test minimal Raw Score 12-13 pada alat test TIU 5
6.2.3 Level Spv/Head/Officer hasil test minimal Raw Score 15-16 pada alat test TIU 5 dan
Raw Score 21-22 pada alat test CFIT.
6.2.4 Level Manager keatas hasil test minimal Raw Score 15-16 pada alat test TIU 5 dan
Raw Score 21-22 pada alat test CFIT, apabila diperlukan dapat dilakukan assessment
center atau penugasan.
6.2.5 Level posisi tertentu yang memiliki keahlian khusus (designer, drafter, team
creative, dan posisi lain yang disepakati oleh user), tahap psikotest dapat digantikan
dengan penugasan sederhana sesuai kemampuan yang dimiliki, hal ini lebih
dipergunakan untuk meng-crosscheck kemampuan kandidat.
6.2.6 Penjadwalan dilakukan selambat-lambatnya H-1 sebelum wawancara dan
keputusan pembatalan / reschedule jadwal min.3 jam sebelum pelaksanaan.
6.2.7 Lama proses rekrutmen mengikuti standarisasi waktu sebagai berikut:

No Jabatan Recruitment Selection Total

1 Helper/ Non Staff 5 Hari 2 Hari 7

2 Staff 10 Hari 4 Hari 14

3 Officer 10 Hari 4 Hari 14

4 Supervisor 14 Hari 7 Hari 21

5 Manager 20 Hari 10 Hari 30

4
 No
Revisi -
SOP RECRUITMENT
Tanggal Berlaku 01 Januari 2022
KARYAWAN
Tanggal
-
Berakhir

6.3 Ketentuan Medical Check up

6.3.1 Pemeriksaan medical check up menggunakan klinik/ rumah sakit yang bekerja sama
dengan Trusmi Group.
6.3.2 Proses pemilihan klinik/rumah sakit harus menyertakan perbandingan 3 harga dari
klinik/rumah sakit yang berbeda dan diajukan dalam bentuk interoffice memo.
6.3.3 Pemeriksaan dapat dilakukan saat karyawan akan diangkat kontrak / tetap? (kira2
yang mana?)
6.3.4 Pada saat rekrutment karyawan baru hanya diperlukan keterangan dari rumah
sakit / puskesmas (biaya ditanggung kandidat).
6.3.5 Pemeriksaan Medical Check Up (MCU) terdiri dari:
a. Pemeriksaan fisik oleh dokter umum
b. Hematologi rutin (hemoglobin, leukosit, diff count, LED 1 jam)
c. SGPT
d. Urine Lengkap
e. Foto Thorax
f. Drug Test
g. Pemeriksaan Kehamilan

 Pemeriksaan Level Staff terdiri dari: Cek Fisik oleh Dokter Umum, HBsAg dan Thorax

6.4 Ketentuan Personal File yang harus ada

Dokumen yang dijadikan standar ketentuan P-File:
a. FC Ijazah + Ijazah asli (Hanya untuk Cirebon)
b. FC KTP
c. FC KK
d. CV
e. Surat Lamaran
f. Form Aplikasi Calon Karyawan
g. Pas Foto (ukuran bebas)
h. Paklaring (khusus untuk karyawan berpengalaman)
 Kelengkapan P-file wajib dibawa pada saat karyawan masuk kerja hari pertama.
 HR Recruitment atau comben dapat mengingatkan kembali kelengkapan P-file pada kandidat.

6.5 Ketentuan Pemeriksaan Sistem Keuangan (SLIK)

6.5.1 Informasi ini digunakan untuk memastikan hasil pengecekan iDeb melalui SLIK calon
karyawan untuk meminimalir resiko kerugian perusahaan dikemudian hari atas
karyawan yang direkrut serta adanya proses yang transparan dan obyektif untuk
mengenali calon karyawan. Adapun pengecekan SLIK dikategorikan sebagai berikut:

5
 No
Revisi -
SOP RECRUITMENT
Tanggal Berlaku 01 Januari 2022
KARYAWAN
Tanggal
-
Berakhir

a. Kolektabilitas kandidat 0-1 (Due 0-10 hari)

Pada saat bulan berjalan atau bulan terakhir dan histori hutang yang dilakukan
pengecekan adalah di 1 tahun terakhir dapat dikategorikan sebagai Green (Low
Risk) maka hasil pemeriksaan SLIK dinyatakan Clear dan proses rekrutmen dapat
dilanjutkan.
b. Kolektabilitas kandidat 2 (Due 11-90 hari)
Pada saat proses hiring dapat dikategorikan sebagai Yellow (Medium Risk) hasil
pemeriksaan SLIK dapat dinyatakan clear apabila jumlah hutang yang harus
dibayarkan tidak lebih dari Rp25.000.000.
c. Kolektibilitas kandidat 3 (Due 91–120)
Pada saat proses hiring dapat dikategorikan sebagai Amber (High Risk) wajib
dilakukan klarifikasi terlebih dulu kepada kandidat yang bersangkutan agar
kandidat dapat melakukan pelunasan atas hutangnya terlebih dahulu dan
memberikan bukti pelunasan hutangnya pada HR recruitment.
d. Kolektibilitas 4 (Due 121 – 180) & 5 (Due >180)
Pada saat proses hiring dapat dikategorisasikan sebagai Red (Critical Risk) maka
kandidat dinyatakan gagal dan proses rekrutmen dihentikan.

6.5.2 Layanan ini wajib dilakukan sebelum pelaksanaan interview awal kepada calon
karyawan.

6
 No
Revisi -
SOP RECRUITMENT
Tanggal Berlaku 01 Januari 2022
KARYAWAN
Tanggal
-
Berakhir

7. PROSEDUR OPERASIONAL
7.1 Prosedur recruitment