Nama Kebijakan : Penyusunan Manpower Planning

dan SOP

Tujuan Menjelaskan panduan kebijakan dan SOP dalam proses

perencanaan SDM tahunan perusahaan; agar proses penambahan
dan rekrutmen karyawan baru dapat dilakukan secara efektif
baik untuk sisi kepentingan bisnis perusahaan, ataupun dari sisi
optimalisasi beban kerja.

Panduan Kebijakan Annual Manpower planning atau Perencanaan SDM tahunan

merupakan kegiatan yang harus dilakukan untuk memelihara
jumlah karyawan yang paling optimal.

Perencanaan kebutuhan penambahan SDM dilakukan dengan

mengacu pada kebutuhan pengembangan/pertumbuhan
bisnis dan rencana ekspansi bisnis. Selain itu juga mengacu
pada optimalisasi beban kerja dalam setiap pekerjaan yang
ada.
Salah satu metode terbaik untuk mengukur analisa
beban kerja adalah dengan menggunakan teknik rasio.
Misal rasio jumlah tenaga kerja dengan penjualan
perusahaan. Atau rasio jumlah tenaga kerja dengan
jumlah total produksi perusahaan. Atau rasio jumlah
tenaga kerja dengan jumlah pelanggan. Makin tinggi
rasionya, makin efisien jumlah tenaga kerja.
Misal, perusahaan memiliki jumlah tenaga kerja 100,
dan total omzet penjualan adalah Rp 100 milyar per
tahun; secara rasio ini lebih baik dibanding perusahaan
sejenis yang punya 200 tenaga kerja dan hanya
memiliki omzet Rp 50 milyar per tahun.
Persentase pertumbuhan jumlah tenaga kerja
sebaiknya tidak melebihi pertumbuhan omzet bisnis.
Jadi jika omzet penjualan tumbuh 20%, sebaiknya %
pertumbuhan jumlah tenaga kerja baru adalah
dibawah angka itu.

Data Rencana Kegiatan Penambahan SDM yang telah disusun

harus digunakan sebagai acuan untuk melakukan proses
rekrutmen karyawan. Dengan cara ini maka rekrutmen
dilakukan secara lebih sistematis dan terencana, dan bukan
serba mendadak karena kebutuhan baru yang tidak
diantisipasi.

Melalui proses Perencanaan SDM yang lebih sistematis, maka

aktivitas rekrutmen juga bisa dilakukan dengan lebih baik, dan
akan mampu menyaring kandidat terbaik.
Prosedur 1. Penyusunan annual manpower planning atau rencana
penambahan karyawan tahunan untuk tahun depan, dimulai
pada minggu pertama bulan November, bertepatan dengan
penyusunan rencana bisnis tahun depan.

2. Berdasar rencana kebutuhan pengembangan bisnis tahun

depan, maka setiap Manajer/Kepala Bagian/Kepala
Departemen menyusun rencana kebutuhan penambahan
karyawan baru di bidangnya, melalui Form Perencanaan SDM
Tahunan.

3. Jumlah kebutuhan penambahan karyawan baru disusun

dengan merujuk pada dua variabel utama, yakni :
a. Rencana ekspansi bisnis tahun depan
b. Tren karyawan yang keluar pada tahun sebelumnya dan
tahun berjalan

4. Selanjutnya, Form Perencanaan SDM Tahunan yang telah diisi

lengkap oleh setiap Kepala Deparetmen, akan direkap dan
dianalisa oleh Manajer SDM/Kepala Departemen SDM.

5. Jika diperlukan, maka Manajer SDM akan melakukan diskusi

dan konsultasi dengan setiap Kepala Departemen untuk
mengklarifikasi jumlah kebutuhan karyawan yang paling
optimum.

6. Hasil analisa dan rekapitulasi Form Perencanaan SDM Tahunan

dari masing-masing departemen kemudian diolah Manajer
SDM dan diajukan kepada Direksi Perusahaan untuk
mendapatkan persetujuan.

7. Jika mendapatkan persetujuan, maka data akan dimasukkan

dalam dalam Rencana Kegiatan Rekrutmen SDM Baru
Tahunan.

8. Jika tidak disetujui, maka informasi ini akan disampaikan

kepada masing-masing Kepala Departemen.

Form yang Diperlukan Form Perencanaan SDM Tahunan (Form 1)

Form Rencana Kegiatan Rektrumen SDM Baru (Form 2)
(semua form ada dalam file terpisah)
Nama Kebijakan : Proses Rekrutmen Karyawan Baru
dan SOP

Tujuan Memberikan penjelasan mengenai panduan kebijakan dan SOP

dalam proses rekrutmen karyawan agar prosesnya dapat berjalan
secara lebih terencana, dan mampu menghasilkan kandidat
terbaik bagi perusahaan.

Panduan Kebijakan Proses rekrutmen harus dilakukan dengan mengacu pada

Rencana Kegiatan Rekrutmen SDM Baru, agar lebih terencana
dan terarah.
Kualifikasi setiap posisi dicantumkan dalam setiap lowongan
rekrutmen karyawan baru; dan kualifikasi ini mengacup pada
informasi yang ada dalam jobdes setiap posisi.
Proses rekrutmen dilakukan secara efisien dan tepat waktu,
sesuai dengan tenggat waktu yang telah dicantumkan dalam
rencana rekrutmen. Untuk posisi kosong karena karyawan
resign, harus selalu diusahakan segera dapat terisi maksimal
dalam waktu 40 hari kalender.

Prosedur 1. Proses rekrutmen dilakukan dengan mengacu pada Rencana

Kegiatan Rekrutmen SDM Baru yang telah disepakati dan
disetujui oleh Direksi.
Jika ada karyawan yang resign dan segera
membutuhkan penggantian, maka akan dilihat apakah
rencana penggantian ini juga sudah diantisipasi dalam
Rencana Kegiatan Rekrutmen.
Jika sudah, maka proses officer/staf rekrutmen
langsung dapat melakukan proses rekrutmen untuk
penggantian karyawan yang resign.
Jika belum, maka proses penggantian karyawan yang
resign ini diusulkan oleh Kepala Departemen yang
bersangkutan melalui Form Rekrutmen Penggantian
Karyawan yang Resign.
Form diajukan kepada Manajer SDM untuk
mendapatkan persetujuan. Jika disetujui, maka proses
dapat dilanjutkan. Jika tidak, maka informasi ini akan
diteruskan kepada Kepala Departemen yang
bersangkutan.

2. Berdasar Rencana Kegiatan Rekrutmen atau Rekrutmen

Penggantian Karyawan Resign yang telah disetujui, maka
Staf/Officer Rekrutmen melakukan proses pengumumnan
lowongan pekerjaan dan kualifikasinya, baik pada media
online, media cetak atau melalui kerjasama dengan pihak
kampus.
 3. Staff/Officer Rekrutmen mengkompilasi surat lamaran yang
masuk dan melakukan seleksi untuk menentukan kandidat
yang akan dipanggil untuk tes tahap pertama, yakni Psikotest.
4. Kandidat yang lulus Psikotes, kemudian dipanggil untuk tes
tahap berikutnya, yakni Tes Wawancara oleh Staff/Officer
Rekrutmen.
5. Kandidat yang lulus tes Wawancara oleh Staf Rekrutmen,
kemudian akan dipanggil lagi untuk mengikuti Tes Wawancara
oleh Pengguna/User.
6. Kandidat yang lulus tes Wawancara dengan User akan
dipanggil untuk Tes Kesehatan. Dan jika lulus, maka kandidat
akan resmi diterima sebagai karyawan dengan masa
percobaan tiga bulan.
7. Selanjutnya, karyawan baru akan menandatangani Surat
Kontrak Penerimaan Karyawan Baru dengan Masa Percobaan
selama 3 bulan.

Form yang Diperlukan Form Rekrutmen Penggantian Karyawan yang Resign (Form 3)
Form Penilaian Hasil Wawancara Kerja (Form 4)
Nama Kebijakan : Proses Orientasi Karyawan Baru
dan SOP

Tujuan Memberikan penjelasan mengenai panduan kebijakan dan SOP

dalam proses orientasi karyawan baru sehingga mereka menjadi
lebih paham dengan visi misi dan arah masa depan perusahaan.

Panduan Kebijakan Proses orientasi karyawan baru harus diberikan agar calon
karyawan ini mampu memahami visi, misi dan cakupan bisnis
perusahaan; dan juga nilai budaya perusahaan.
Proses orientasi juga diharapkan mampu memberikan
pemahaman kepada calon karyawan mengenai hak dan
kewajibannya, tugas pokok yang akan dilakukan, serta juga
target kinerja yang diharapkan.
Proses orientasi akan membantu karyawan baru dalam
melakukan adaptasi dengan lingkungan kerja baru.

Prosedur 1. Proses orientasi diberikan kepada setiap karyawan baru.

Proses orientasi bisa dilakukan secara berkelompok jika
terdapat beberapa karyawan baru, atau juga bisa bersifat
individual jika karyawan baru hanya berjumlah satu orang.

2. Materi pertama yang perlu disampaikan dalam sesi orientasi

karyawan adalah dengan menjelaskan visi dan misi
perusahaan, serta bidang bisnis yang dikerjakan oleh
perusahaan. Juga perlu disampaikan nilai-nilai budaya kerja
yang ingin diterapkana dalam perusahaan.

3. Materi kedua adalah penjelasan mengenai hak dan kewajiban

karyawan atau peraturan perusahaan yang ada. Termasuk
didalamnya penjelasan mengenai sanksi yang akan diberikan
jika terjadi pelanggaran peraturan perusahaan.

4. Materi ketiga yang perlu disampaikan dalam sesi orientasi

karyawan baru adalah job desk pekerjaan yang akan dilakukan
oleh yang bersangkutan. Termasuk didalamnya penjelasan
mengenai KPI atau target kerja yang diharapkan. Dalam materi
ini juga perlu disampaikan proses penilaian kinerja yang
diterapkan dalam perusahaan, dan bagaimana dampak hasil
penilaian kinerja terhadap gaji, bonus dan promosi karyawan.

5. Setelah semua materi orientasi disampaikan, maka karyawan

baru diperkenalkan dengan sejumlah karyawan yang kelak
akan bekerja bersama dengannya, atau membangun
kolaborasi bersama.
Nama Kebijakan : Proses Evaluasi Karyawan Baru
dan SOP

Tujuan Memberikan penjelasan mengenai panduan kebijakan dan SOP

dalam proses evaluasi karyawan baru setelah melewati masa
percobaan selama 3 bulan; dilakukan agar perusahaan benar-
benar mampu mendapatkan kandidat karyawan baru terbaik.

Panduan Kebijakan Proses evaluasi masa kerja setelah 3 bulan dilakukan untuk
mengidentifikasi karyawan yang layak dijadikan karyawan
permanen atau tidak.
Pihak rekrutmen harus melakukan analisa berkelanjutan untuk
menemukan pola/pattern dan korelasi antara berbagai faktor
(pendidikan, indeks prestasi, asal perguruan tinggi) dengan
tingkat keberhasilan kerja.

Prosedur 1. Proses evaluasi masa percobaan dilakukan setelah 3 bulan

masa kerja dilalui oleh karyawan baru. Dua minggu sebelum
masa kerja 3 bulan berkahir, staf/officer Rekrutmen
memberikan Form Evaluasi Karyawan baru kepada User untuk
diisi.

2. Paling lambat satu minggu sebelum masa kerja 3 bulan

berakhir, user sudah harus mengembalikan Form Evaluasi
kepada pihak rekrutmen. Selain rating penilaian, maka pihak
User juga harus memberikan rekomendasi apakah karyawan
baru layak diterima secara permanen atau tidak.

3. Pihak rekrutmen menerima Form Evaluasi; dan berdasar hasil

evaluasi memberikan keputusan apakah karyawan baru
diterima atau tidak. Informasi ini kemudian disampaikan
kepada karyawan baru, tepat saat 3 bulan masa kerja berakhir.

4. Jika diterima, selanjutnya karyawan ditetapkan sebagai

karyawan permanen dan berhak secara penuh mendapatkan
haknya sebagai karayawan dan juga harus memenuhi
kewajibannya sesuai yang tercantum dalam Peraturan
Perusahaan.

5. Jika tidak lulus dalam masa percobaan, maka informasi ini

disampaikan kepada karyawan yang bersangkutan, dan secara
otomatis masa kontrak kerja berakhir.

6. Pihak rekrutmen merekap seluruh hasil Form Evaluasi Masa

Kerja Percobaan, dan melakukan analisa untuk
mengidentifikasi pola/pattern siapa saja kandidat yang
 mendapatkan penilaian bagus dan yang tidak. Hasil analisa ini
dapat digunakan sebagai bahan masukan ketika kelak
melakukan proses rekrutmen kembali.

7. Jika diperlukan, pihak rekrutmen juga bisa mengumpulkan

hasil evaluasi kinerja di tahun pertama karyawan bekerja;
untuk mengidentifikasi faktor apa yang paling krusial bagi
keberhasilan kerja. Dari analisa ini juga bisa ditemukan
korelasi antara latar pendidikan, asal perguruan tinggi, faktor
kepandaian akademik, atau faktor lainnya yang berpengaruh
terhadap level kinerja. Dari data ini, pihak rekrutmen bisa
melakukan proses seleksi karyawan dengan lebih optimal di
masa mendatang.

Form yang Diperlukan Form Evaluasi Masa Kerja Percobaan 3 Bulan (Form 5)
Form Penerimaan sebagai Karyawan Permanen (Form 6)
Nama Kebijakan : Penyusunan Training Need Analysis
dan SOP

Tujuan Memberikan penjelasan mengenai panduan kebijakan dan SOP

dalam penyusunan TNA agar impak training benar-benar optimal
bagi pengembangan kompetensi SDM.

Panduan Kebijakan Penyusunan Training Need Analysis harus mengacu pada Profil
Kebutuhan Kompetensi Per Jabatan yang sebaiknya sudah
disusun. Berdasar Profil Kebutuhan Kompetensi ini kemudian
disusun Matriks Training Plan yang relevan untuk setiap
jabatan dan jenjang jabatan.

Usulan training karyawan harus sesuai atau relevan dengan

judul-judul training yang ada dalam Matriks Training Plan. Hal
ini dilakukan untuk membangun standarisasi kompetensi
karyawan, dan agar usulan training tidak menyimpang jauh
dari arah kompetensi yang diinginkan oleh perusahaan.

Prosedur 1. Proses training need analysis dilakukan dimulai dengan

menyusun profil kebutuhan kompetensi per jabatan, baik
mencakup kompetensi teknis (hard competencies) ataupun
kompetensi manajerial (soft competencies).

2. Berdasarkan profil kebutuhan kompetensi per jabatan,

kemudian disusunlah Matriks Training Plan atau rincian judul
pelatihan yang tepat untuk setiap jabatan dan level baik
mencakup pelatihan teknis ataupun pelatihan manajerial.
Contoh matriks training bidang SDM ada dalam file terpisah.

3. Setiap karyawan hanya boleh mengikuti judul atau jenis

pelatihan yang telah dicantumkan dalam Matriks Training
Plan.

4. Usulan pelatihan dilakukan oleh atasan karyawan, berdasar

observasi kinerja dan hasil penilaian kinerja karyawan yang
bersangkutan.

5. Berdasar hasil penilaian kinerja, lalu atasan karyawan melihat

Matriks Training Plan dan mengusulkan judul pelatihan yang
relevan untuk kebutuhan pengembangan anak buahnya;
melalui Form Usulan Training.

6. Form Usulan Training sudah harus masuk ke bagian HRD/SDM

pada minggu pertama bulan Januari. Pihak HRD kemudian
merekap semua usulan, dan melakukan analisa untuk
 memutuskan mana yang disetujui dan mana yang tidak
berdasar ketersediaan budget dan juga relevansi pelatihan
bagi pengembangan kinerja karyawan.

7. Untuk yang disetujui, pihak HRD akan memutuskan apakah

training akan dilakukan secara in-house (minimal peserta 15
orang) ataukah mengirimkan karyawan untuk ikut kelas
training publik.

8. Pihak HRD kemudian menyusun jadwal pelatihan tahunan,

baik untuk kelas in-house dan kelas publik, dan
menginformasikan jadwal ini kepada karyawan yang akan
mengikuti pelatihan, cc kepada atasannya.

Form yang Diperlukan Form Usulan Training (Form 7)

Form Matriks Training Plan (contoh) (Form 8)
Nama Kebijakan : Pelaksanaan Evaluasi Efektivitas Training
dan SOP

Tujuan Memberikan penjelasan mengenai panduan kebijakan dan SOP

dalam evaluasi efektivitas training, dan dampaknya terhadap
kompetensi SDM dan juga terhadap kinerja bisnis.

Panduan Kebijakan Setiap kegiatan training, baik yang bersifat in-house ataupun
public training, harus melakukan evaluasi efektivitas training
untuk memastikan dampak positif training terhadap kinerja
SDM dan kinerja bisnis.

Tahapan evaluasi training mencakup empat level pengukuran

yakni :
a. Level 1 : Kepuasan Peserta Training
b. Leval 2 : Pemahaman Materi Training
c. Level 3 : Dampak Training terhadap Perilaku
d. Level 4 : Dampak Training terhadap Kinerja Bisnis

Setiap tahapan pengukuran efektivitas training dilakukan oleh

pihak HRD dan setiap karyawan harus bekerjasa secara penuh
dan aktif untuk membantu proses evaluasi training ini.

Prosedur 1. Proses evaluasi efektivitas training, baik yang dilakukan secara

in house ataupun melalui public training, dilakukan melalui
empat prosedur atau 4 level evaluasi.

Prosedur Evaluasi Level Pertama

2. Prosedur evaluasi yang pertama adalah mengukur kepuasan
peserta terhadap materi training, kualitas instruktur training
dan juga fasilitas training.

3. Dalam prosedur pertama, pihak penyelenggaran training atau

pihak HRD membagikan kuesioner kepuasan training dan
didistribusikan kepada seluruh peserta ketika program training
berakhir. Hasil jawaban kemudian direkap oleh pihak HRD dan
digunakan sebagai bahan evaluasi keberhasilan training.

Prosedur Evaluasi Level Kedua

4. Dalam prosedur kedua, pihak HRD melakukan pengukuran
hasil pembelajaran dan penyerapan materi training kepada
seluruh peserta training.

5. Dalam prosedur kedua ini, pihak HRD membagikan kuesioner

tentang Tingkat Pemahaman Peserta Pelatihan (Form Tingkat
Pemahaman Pelatihan terlampir). Hasil jawaban kemudian
 direkap oleh pihak HRD dan digunakan sebagai bahan evaluasi
keberhasilan training.

Prosedur Evaluasi Level Ketiga

6. Prosedur ketiga evaluasi efektivitas training mengukur dampak
training terhadap perubahan perilaku ke arah yang lebih
positif.

7. Dalam prosedur ketiga ini, pihak HRD memberikan Form

Rencana Penerapan Materi Training kepada seluruh peserta
untuk diisi. Proses pemberian form ini adalah dalam sesi
terakhir sebelum kegiatan training selesai.

8. Selanjutnya, pihak HRD akan melakukan pemantauan secara

reguler untuk memastikan rencana penerapan training benar-
benar diaplikasikan oleh setiap peserta training. Pemantauan
dilakukan setiap bulan sekali, selama 3 hingga 6 kali
pertemuan, dengan melibatkan atasan peserta training.

9. Pihak HRD kemudian akan merekap hasil pemantauan dan

melakukan analisa efektivitas penerapan materi training. Hasil
analisa ini juga akan digunakan oleh pihak HRD sebagai bahan
masukan untuk perbaikan materi training di masa depan; dan
juga sebagai masukan untuk pengembangan karyawan.

Prosedur Evaluasi Level Keempat

10. Dalam prosedur evaluasi level keempat, dilakukan pengukuran
dampak training terhadap kinerja bisnis. Dalam prosedur ini,
pihak HRD mengumpulkan data kinerja yang relevan dengan
materi training. Misal data penjualan (jika trainingnya adalah
tentang Selling Skills), atau atau tingkat defect rate produk
(jika trainingnya adalah Quality Management), atau tingkat
kepuasan pelanggan (jika topik trainingnya adalag Service
Excellence). Data ini dikumpulkan sebelum dilakukan kegiatan
training (bisa data 3 bulan terakhir sebelum training).

11. Selanjutnya, pihak HRD akan mengumpulkan data yang sama.

Data yang dikumpulkan adalah data 3 hingga 6 bulan setelah
kegiatan training.

12. Data kinerja sebelum training dan 3 atau 6 bulan sesudah

training kemudian dibandingan untuk melihat apakah ada
perbedaan positif yang signifikan. Hasil analisa data kinerja
before and after training ini kemudian digunakan oleh pihak
HRD untuk menentukan tingkat efektivitas training dan
dampaknya terhadap kinerja bisnis.
13. Hasil analisa ini kemudian disusun dalam bentuk Laporan
 Dampak Training terhadap Kinerja Bisnis dan dapat
dipresentasikan di depan Direksi atau Manajer yang lain
sebagai bahan evaluasi bisnis.

Form yang Diperlukan Form Kepuasan Peserta Training (Form 9)

Form Tingkat Pemahaman terhadap Materi Training (Form 10)
Form Rencana Penerapan Materi Training (Form 11)
Form Perbandingan Kinerja Sebelum dan Setelah Training
(Form 12)
Nama Kebijakan : Pelaksanaan Penilaian Kinerja Berbasis KPI dan
dan SOP Kompetensi

Tujuan Memberikan penjelasan mengenai panduan kebijakan dan SOP

dalam proses penilaian kinerja karyawan, yang mencakup dua
aspek utama yakni aspek KPI (Key Performance Indicators) dan
aspek Kompetensi.

Panduan Kebijakan Penilaian kinerja karyawan akan mengukur dua aspek utama
yakni aspek hasil kerja yang diterjemahkan dalam bentuk KPI
yang terukur, dan aspek kompetensi

Bobot skor aspek KPI adalah 60%, sementara bobot aspek

Kompetensi adalah 40%.

Penetapan KPI dan angka targetnya harus dilakukan secara

sistematis dan terukur, dan juga mengacu pada ekspektasi
manajemen perusahaan.

Pemantauan hasil pencapaian KPI harus dilakukan secara

reguler, setiap bulan dalam Monthly Performance Meeting
yang dilakukan atasan bersama karyawannya. Setiap data
realisasi KPI harus valid dan tersedia secara lengkap. Dalam
proses ini juga harus dilakukan pembahasan action plan yang
perlu dilakukan untuk mencapai target KPI yang telah
ditetapkan.

Pemantauan dan penentuan skor aspek Kompetensi dilakukan

oleh atasan, berdasar observasi yang obyektif terhadap
perilaku dan sikap kerja bawahan/karyawan. Jika diperlukan,
observasi didukung dengan catatan tertulis (behavior notes)
mengenai perilaku bawahan.

Nilai Akhir Kinerja akan digunakan oleh manajemen sebagai

dasar penentuan pemberian bonus, kenaikan gaji dan juga
proses promosi karyawan.

Prosedur 1. Proses pengelolaan kinerja dimulai dengan pengisian KPI dan

lengkap dengan target yang terukur. Fase ini mulai dilakukan
pada minggu 2 bulan November.

2. Pengisian KPI dan targetnya dimasukkan dalam Form Penilaian

Kinerja Berbasis KPI dan Kompetensi (lihat Form Performance
Appraisal dalam file excel).

3. Pengisian target KPI dilakukan dan disepakati bersama oleh

 karyawan bersama atasannya. Penetapan angka target
mengacu pada :
a) pencapaian KPI tahun lalu
b) target yang diinginkan oleh manajemen berdasar
ketersediaan sumber daya

4. Jika KPI dan target telah disepakati, maka kemudian Form

Penilaian Kinerja di-sign oleh karyawan dan atasannya, dan
copy-nya diserahkan ke bagian HRD untuk pemantauan. Form
yang telah disetujui oleh sudah harus siap pada minggu 1
bulan Januari.

5. Selanjutnya, setiap bulan secara reguler atasan dan karyawan

melakukan pemantauan pencapaian KPI. Dalam pemantauan
ini dilakukan dua agenda, yakni :
a) Kelengkapan dan validitas pengisian data realisasi KPI,
jika perlu disertai dengan data pendukung
b) Pembahasan mengenai action plan untuk mencapai
target yang telah ditetapkan

6. Pada akhir tahun, yakni minggu kedua Desember, dilakukan

evaluasi kinerja karyawan. Evaluasi mencakup dua aspek yakni
: aspek pencapaian KPI dan aspek penilaian kompetensi.
Aspek pencapaian KPI diukur melalui rekapitulasi data
pencapaian target KPI bulanan. Sementara aspek penilaian
kompetensi dilakukan melalui observasi atasan terhadap
perilaku dan sikap kerja karyawan.

7. Perhitungan skor KPI didapat melalui perbandingan antara

angka target dengan realisasi, dan kemudian dikalikan dengan
bobot KPI. Misal : angka target adalah 100, sementara
pencapaian hanya 80, maka skor KPI adalah 80. Jika bobot KPI
ini adalah 20%, maka skor akhir untuk KPI ini adalah 80 x 20%
atau 16.

8. Proses yang sama dilakukan untuk semua KPI yang ada, dan
kemudian setiap skor KPI ditotal untuk mendapatkan skor
akhir KPI. Bobot dari skor aspek KPI adalah 50%.

9. Perhitungan skor kompetensi dilakukan oleh atasan berdasar

observasi terhadap perilaku dan sikap kerja karyawan. Skor
kompetensi menggunakan skala 0 100 (lihat Form
Performance Appraisal). Bobot dari aspek kompetensi adalah
50%.

10. Selanjutnya, skor KPI dan skor Kompetensi digabung untuk

mendapatkan Nilai Akhir Kinerja.
 11. Nilai Akhir Kinerja akan digunakan oleh pihak HRD sebagai
basis penentuan pemberian bonus, kenaikan gaji atau juga
promosi karyawan.

Form yang Diperlukan Form Performance Appraisal (Form 13)

Form Pemantauan KPI (Form 14)
Nama Kebijakan : Penentuan Bonus dan Kenaikan Gaji
dan SOP

Tujuan Memberikan penjelasan mengenai panduan kebijakan dan SOP

dalam proses pemberian bonus dan kenaik gaji karyawan; agar
prosesnya selalu mengacu pada prestasi kerja yang terukur dan
penguasaan kompetensi.

Panduan Kebijakan Penetapan pemberian bonus dilakukan jika perusahaan

mendapatkan profit sesuai target, dan memutuskan untuk
memberikan bonus kepada karyawan.

Pemberian bonus dan kenaikan gaji dilakukan sesuai dengan

kemampuan keuangan perusahaan.

Pemberian bonus dan kenaikan gaji mengacu pada Nilai Akhir

Kinerja Karyawan.

Prosedur 1. Proses pemberian bonus dilakukan jika memang pihak

manajemen perusahaan memutuskan untuk memberikan
bonus kepada karyawan.

2. Penentuan besaran bonus dan kenaikan gaji karyawan

dilakukan dengan mengacu pada hasil Nilai Akhir Kinerja.

3. Kriteria penetapan besaran bonus (jika memang perusahaan

menyediakannya) adalah sbb :
a. Nilai Akhir Kinerja > 99 maka bonus 3 kali gaji
b. Nilai Akhir Kinerja 90 99 maka bonus 2 kali gaji
c. Nilai Akhir Kinerja 80 89 maka bonus 1 kali gaji
d. Nilai Akhir Kinerja 70 79 maka bonus kali gaji
e. Nilai Akhir Kinerja < 70 maka bonus = 0

4. Kriteria kenaikan gaji karyawan adalah sbb :

a. Nilai Akhir Kinerja > 99 maka gaji naik 15%
b. Nilai Akhir Kinerja 90 99 maka gaji naik 10%
c. Nilai Akhir Kinerja 80 89 maka gaji naik 5%
d. Nilai Akhir Kinerja 70 79 maka gaji naik 2%
e. Nilai Akhir Kinerja < 70 maka kenaikan gaji = 0%

Form yang Diperlukan Form Pemberian Bonus Karyawan (Form 15)

Form Kenaikan Gaji Karyawan (Form 16)
Nama Kebijakan : Promosi Jabatan
dan SOP

Tujuan Memberikan penjelasan mengenai panduan kebijakan dan SOP

dalam proses promosi jabatan, dengan maksud agar setiap
promosi karyawan dilakukan dengan mengacu pada prinsip
prestasi kerja dan penguasaan kompetensi.

Panduan Kebijakan Proses promosi dilakukan melalui usulan atasan karyawan

ataupun oleh pihak HRD.

Proses promosi dilakukan dengan mengacu pada kriteria

prestasi kerja dan penguasaan kompetensi; dan bukan asal
tunjuk tanpa kriteria yang jelas dan terukur.

Proses promosi untuk jabatan tertentu juga dilakukan dengan

melalui tes asesmen kompetensi yang obyektif.

Prosedur 1. Proses promosi karyawan dimulai dengan adanya usulan

promosi melalui Form Usulan Promosi. Usulan promosi ini bisa
diajukan oleh atasan karyawan ataupun oleh pihak HRD.

2. Usulan promosi karyawan dilakukan dengan mengacu pada

kriteria sebagai berikut :
a) Ada posisi yang lowong dan lebih tinggi daripada posisi
karyawan sekarang
b) Nilai Akhir Kinerja karyawan yang diusulkan adalah
minimal 95 dalam dua tahun terakhir (dalam proses
Penilaian Kinerja Karyawan).
c) Karyawan yang diusulan telah mengukuti semua training
yang diwajibkan untuk posisinya sekarang (judul training
tercantum dalam Matriks Training Plan).

3. Usulan promosi harus memenuhi tiga kriteria diatas.

Selanjutnya, usulan promosi juga harus disetujui bersama baik
oleh atasan karyawan ataupun oleh pihak HRD.

4. Jika usulan promosi untuk posisi asisten manajer dan posisi

dibawahnya (seperti supervisor), maka usulan yang telah
disepakati oleh pihak HRD dan atasan karyawan, akan
langsung diajukan ke Direksi untuk mendapatkan persetujuan.
Jika disetujui, maka usulan ini akan diformalkan dalam Form
Promosi Jabatan, dan kemudian dikomunikasikan kepada
karyawan yang bersangkutan.
 5. Jika usulan promosi untuk jabatan Manajer keatas, maka
usulan yang telah disepakati oleh pihak HRD dan atasannya,
akan diajukan ke Direksi untuk mendapatkan persetujuan. Jika
disetujui, maka karyawan yang akan dipromosikan harus
mengikuti tes asesmen kompetensi oleh pihak ketiga.

6. Jika karyawan lulus tes asesmen dan bisa direkomendasikan

untuk promosi, maka keputusan ini akan diformalkan dalam
Form Promosi Jabatan, dan akan dikomunikasikan kepada
karyawan yang bersangkutan.

7. Jika karyawan tidak lulus tes, maka hasilnya juga akan tetap
dikomunikasikan kepada karyawan yang bersangkutan.
Selanjutnya, akan disusun rencana pengembangan
kompetensi, agar karyawan ini kelak bisa memperbaiki level
kompetensinya, dan jika ikut tes asesmen kembali, bisa lulus;
dan siap dipromosikan.

Form yang Diperlukan Form Usulan Promosi (Form 17)

Form Promosi Jabatan (Form 18)
Nama Kebijakan : Penetapan Salary Grading
dan SOP

Tujuan Memberikan penjelasan mengenai panduan kebijakan dan SOP

dalam proses penetapan salary grading, dengan tujuan untuk
merumuskan tingkat gaji yang fair dan sesuai dengan bobot
pekerjaan masing-masing posisi.

Panduan Kebijakan Proses penetapan Salary Grading dilakukan dengan mengacu

pada Skala Compensable Factors yang terukur.

Penetapan Job Value berdasar Compensable Factors dilakukan

oleh pihak HRD dan perwakilan manajemen serta karyawan,
dan bisa dibantu oleh tim konsultan yang independen.

Penetapan besaran gaji ditentukan oleh manajemen

perusahan berdasar kemampuan keuangan perusahaan dan
juga dengan melihat standar gaji dari perusahaan sejenis atau
sesama industri.

Prosedur 1. Proses penetapan salary grading dimulai dengan menjabarkan

semua posisi yang ada dalam perusahaan.
2. Langkah selanjutnya adalah melakukan penentuan job value
terhadap setiap posisi yang ada tersebut, dengan
menggunakan kriteria Compensable Factors (lihat Form
Compensable Factors)
3. Berdasar kriteria yang ada dalam Form Compensable Factors,
maka dilakukan penentuan job value setiap posisi. Penentuan
job value ini dilakukan oleh Komite yang terdiri dari pihak HRD
beserta perwakilan karyawan; atau juga bisa melibatkan
konsultan yang independen.
4. Setelah diberikan job value untuk setiap kriteria dalam
Compensable Factors, maka direkap total job value masing-
masing posisi. Angka total job value ini kemudian
dikelompokkan dalam Job Grading. (Lihat Form Tabel Job
Grading).
5. Pengelompokkan job grading dilakukan berdasar interval
angka total job value. Pengelompokkan angka interval ini bisa
dipecah setiap 20 poin atau 15 poin, tergantung dengan
kebutuhan perusahaan. (Lihat Form Tabel Job Grading).
6. Selanjutnya, setelah terbentuk job grading baru maka
diberikan angka gaji untuk setiap job grade yang ada.
7. Besaran angka gaji ditentukan oleh peruahaan berdasar
kemampuan keuangan perusahaan, dan juga berdasar survei
rata-rata gaji di industri yang sama (atau perusahaan sejenis).
8. Besaran gaji untuk tiap job grade bisa dibagi lagi menjadi
 golongan A, B, C, dan D (lihat Form Tabel Job Grading).

Form yang Diperlukan Form Compensable Factors (Form 19 dalam Word)

Form Tabel Salary Grading (Form 20)