STANDARD OPERATING PROCEDURE

PROSEDUR PENGELUARAN SURAT PERINGATAN

I. TUJUAN.

1. Dikeluarkannya Surat Peringatan I dan II merupakan tindakan teguran secara tertulis

tahap terhadap pelanggaran sebagaimana tercantum dalam peraturan perusahaan
agar yang bersangkutan menyadari kesalahannya.

2. Dikeluarkannya Surat Peringatan Terakhir (SP III) merupakan tindakan pengarahan

terakhir dengan ancaman terberat Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) untuk
pelanggaran berat.

II. SASARAN

1. Merupakan tindakan perbaikan dan pengarahan terhadap sikap dan tingkah laku
karyawan.

2. Untuk menjamin keamanan dan keselamatan kerja.

3. Untuk menghindari kerugian yang timbul diakibatkan oleh karyawan.

III. PENANGGUNG JAWAB

1. Rekomendasi diajukan oleh atasan yang bersangkutan minimal oleh supervisor dan
disetujui oleh Manager departemen

2. HRD Department membuat surat peringatan untuk kemudian disampaikan kepada

karyawan yang bersangkutan oleh Kepala Departemen.

IV. MASUKAN YANG DIBUTUHKAN

1. Pengajuan permohonan surat peringatan ( Warning Rekomendasi) ke HRD

Department.

2. Dokumen- Dokumen pendukung.

V. KELUARAN YANG DIHASILKAN

Paraf…………
 1. Surat Peringatan ditanda tangani oleh SPV, Manajer Departeman dan diketahui oleh
Manajer HRD .

VI. MASA BERLAKUNYA

1. Sebagaimana diatur dalam Peraturan Perusahaan berlaku Surat Peringatan selama 6

(enam) bulan dihitung mulai tanggal dikeluarkan.

2. Bilamana dalam jangka waktu 6 (enam) bulan sejak dikeluarkan Surat Peringatan,
yang bersangkutan membuat kesalahan lagi yang berakibat mendapat Surat
Peringatan berikutnya, maka masa berlaku Surat Peringatan tersebut terhitung mulai
tanggal dikeluarkannya.

3. Bagi karyawan yang mendapat Surat Peringatan III , jika yang bersangkutan membuat
kesalahan lagi, maka yang bersangkutan akan dikenakan Pemutusan Hubungan Kerja
(PHK).

4. Surat Peringatan tidak perlu diberikan menurut urutannya, tetapi berdasarkan pada
berat ringannya pelanggaran tata tertib dan kesalahan yang dilakukan oleh karyawan
tersebut.

VII. URUTAN KERJA (PROSES)

1. Divisi yang yang bersangkutan melalui Supervisor mengajukan pemberian surat

peringatan dengan mengisi Form Warning Recommendation kepada Divisi HRD.

2. HRD Department mempertimbangkan permohonan tersebut dengan

memperhatikan Peraturan Perusahaan, serta membicarakannya dengan atasan
yang bersangkutan mengenai tingkat surat peringatan dan punisment lain yang akan
diberikan.

3. Form Warning Recommendation yang berisikan keterangan kesalahan,waktu

ditandatangani oleh supervisor dan disetujui oleh manager departemen yang
bersangkutan

4. HRD Departeman membuat surat peringatan dan diberikan kepada Head

Departemn.

Paraf…………
 5. Manager Department memanggil karyawan yang bersangkutan dengan
memberikan penjelasan dan pengarahan sekaligus memberikan surat peringatan
kepada yang bersangkutan.

6. Jika karyawan yang bersangkutan melakukan pelanggaran berat maka dilakukan

PHK sesuai perundang-undangan yang berlaku.

VII. TINGKAT PELANGGARAN

1. Surat peringatan I ( pertama )

 Tiga kali terlambat maupun pulang kerja sebelum waktunya tanpa

keterangan dalam periode satu bulan.

 Meninggalkan pekerjaan tanpa izin dari atasan langsung.

 Tiga kali tidak absen pada saat masuk bekerja dan/atau pulang dalam
periode satu bulan.

 Istirahat tidak pada waktunya dan atau melebihi waktu yang telah
disediakan.

 Melanggar ketentuan larangan merokok, makan dan minum ditempat

yang tidak diperbolehkan.

 Tidak mengindahkan ketentuan tentang kebersihan dan ketertiban

secara umum dikawasan Perusahaan.

 Menolak untuk diadakan pemeriksaan, kesehatan atau laboratorium

yang ditunjuk oleh perusahaan.

 Mangkir sebanyak 2 (dua) kali dalam periode 1 (satu) bulan.

 Mangkir sebanyak 3 (tiga) kali dalam periode 3 (tiga) bulan berturut-

turut.

 Tidak menyelesaikan tugas/pekerjaan sesuai dengan waktu yang

ditetapkan tanpa alasan yang dipertanggung jawabkan.

Paraf…………
 Menunjukan sikap dan prilaku malas bekerja dan/atau melakukan
tindakan yang kontra produktif.

 Bersikap/berlaku kasar (missal : caci maki, menghardik, cemooh)

kepada pihak lain/sesama karyawan yan dapat mengakibatkan
perselisihan, permusuhan.

 Memprovokasi karyawan dan menimbulkan keresahan.

 Mendengarkan musik terlalu keras yang dapat menghambat aktivitas

kerja.

 Membuang sampah sembarangan yang dapat menghambat aktivitas

kerja.

 Pelanggaran terhadap ketentuan tentang kewajiban bagi karyawan

yaitu :

 Melaksanakan tugas dan kewajibannya dengan penuh

kesadaran dan tanggung jawab.

 Mengutamakan kepentingan Perusahaan diatas kepentingan

pribadi.

 Bekerja dengan jujur, tertib, cermat dan bersemangat untuk

kepentingan perusahaan.

 Memelihara dan meningkatkan keutuhan, kekompakan,

persatuan dan kesatuan sesama karyawan perusahaan.

 Menghormati, tenggang rasa antara sesama karyawan yang

memeluk agama /kepercayaan yang berbeda.

 Melayani konsumen/pelanggan sesuai dengan prosedur

yang ditetapkan Perusahaan serta berlaku Profesional, sopan
dan wajar.

 Melaporkan apabila menderita penyakit menular dan

Paraf…………
 berbahaya.

 Melaporkan secara tertulis kepada bagian sumber daya

manusia atas setiap perubahan dan data karyawan serta
keluarganya selambat-lambatnya 1 (satu) bulan sejak terjadi
perubahan tersebut.

 Mengisi sendiri daftar absensi setiap hari, baik pada saat

masuk ataupun pulang kerja, dan menggunakan kartu tanda
pengenal setiap saat pada waktu bekerja.

 Menciptakan dan memelihara iklim kerja yang baik sehingga

menghasilkan pelayanan yang unggul.

2. Surat peringatan II ( Kedua )

 Mengisi kartu hadir orang lain/absensi ataupun sebaliknya.

 Mengabaikan petunjuk dan keselamatan dan kesehatan kerja dalam

melakukan tugas pekerjaannya.

 Merusak peralatan kerja yang dapat menghambat aktivitas kerja.

 Menyebar fitnah yang dapat dapat menimbulkan keresahan kerja.

 Menempel atau mencorat - coret pengumuman atau yang lainnya

menyebarkan selebaran-selebaran maupun tulisan yang bersifat
menghasut atau bertujuan lain yang dapat disamakan dengan itu
dilingkungan perusahaan.

 Tidur pada saat jam kerja.

 Mangkir sebanyak 3 (tiga) kali dalam periode 1 (satu) bulan.

 Menyebarkan informasi palsu yang dapat menyesatkan karyawan.

 Melakukan intimidasi kepada karyawan lain.

 Menyebarkan dengan sengaja penyakit menular yang dapat

Paraf…………
 membahayakan orang lain.

 Melakukan aktifitas jual beli/transaksi barang yang tidak terkait

dengan tugas dan tangggung jawab pekerjaannya dilingkungan kantor
dan lingkungan luar kantor.

 Menghambat kerja karyawan/bagian/unit kerja lain yang dapat

menghambat jalannya kinerja perusahaan.

 Mencampuri pekerjaan karyawan/bagian/unit kerja lain dimana

pekerjaan tersebut bukan menjadi uraian tugas dan tanggung
jawabnya.

 Pelanggaran tentang kewajiban bagi karyawan yaitu

 Menyimpan rahasia Perusahaan dan rahasia jabatan sebaik-

baiknya.

 Mentaati perintah/intruksi atasan sepanjang tidak

bertentangan dengan peraturan perundang-undangan yang
berlaku dan berkaitan dengan rutinitas kerja.

 Meningkatkan kinerja dan kopetensi untuk menumbuhkan

daya saing.

 Menggunakan analist cost dan benefit pada setiap

pelaksanaan kegiatan.

 Karyawan sadar akan setiap biaya yang ditimbulkan.

 Karyawan wajib menjunjung etos kerja tata tertib.

 Menggunakan dan memelihara barang-barang milik

perusahaan dengan sebaik-baiknya.

 Membimbing bawahannya dalam melaksanakan tugasnya.

 Menjadi dan memberikan contoh serta teladan yang baik

terhadap bawahannya.

Paraf…………
  Mendorong bawahannya untuk meningkatkan prestasi
kerjanya.

 Memberikan kesempatan kepada bawahannya untuk

mengembangkan kariernya.

2. Surat peringatan III ( ketiga )

 Mengulangi kesalahan masa berlakunya surat peringatan baik pertama

maupun kedua.

 Melakukan penghinaan dan menunjukansikap yang tidak bersahabat

( misal: meludah didekat orang lain ).

 Tanpa alsan yang dapat diterima perusahaan, menolak atau tidak

melaksanakan perintah atasannya untuk melakukan tugas pekerjaan
yang patut dan wajar untuk dikerjakan;

 Pegawai melakukan pekarjaannya secara ceroboh dan tidak berhati-

hati, sehingga menimbulkan kerugian bagi perusahaan.

 Merusak data, document, surat beharga karyawan lain yang dapat

menghambat kelancaran kerja.

 Mangkir sebanyak 4 (empat) kali dalam periode 1 (satu) bulan.

 Menolak untuk melaksanakan mutasi

 Melakukan pemakaina uang perusahaan yang tidak sesuai dengan

prosedur baik untuk kepentingan perusahaan maupun kepentingan
pribadi.

 Memberikan penilaian negatif, menyebarkan isu negatif dan

mendeskreditkan Direksi kepada khalayak umum.

 Menolak melakukan kedinasan yang diperintahkan atasan secara patut

dan tidak bertentangan dengan hukum tanpa adanya alasan yang jelas
dan dapat dipertanggung jawabkan.

Paraf…………
 Melakukan tindakan kejahatan sebagaimana dimaksud dalam
perundang-undangan yang berlaku antara lain berupa penggelapan,
pencurian, penipuan, pemalsuan dan sejenisnya yang merugikan
Perusahaan baik secara langsung maupun tidak langsung.

 Melakukan penganiayaan, penghinaan secara kasar, tindak kekerasan

atau mengancam pimpinan Perusahaan atau karyawan lainnya beserta
keluarganya baik dilingkungan kantor maupun diluar kantor.

 Menyuruh membujuk atau ikut serta melakukan perbuatan yang

melanggar hukum/kesusilaan terhadap pimpinan perusahaan atau
karyawan lainnya beserta keluarga.

 Merusak barang milik perusahaan dan barang yang menjadi tanggung

jawab tugasnya, baik dengan sengaja maupun karena
kecerobohan/kelalaian.

 Membocorkan, menyalahgunakan, menjual, membeli, mengadaikan

,menyewakan atau meminjamkan data, informasi dan dokumen
Perusahaan atau hal-hal lainnya yang menurut pertimbangan
perusahaan dikategorikan rahasia.

 Menyalahgunakan, memiliki, menjual, membeli, mengadaikan,

menyewakan atau meminjamkan fasilitas atau barang inventaris milik
perusahaan (termasuk juga barang-barang bekas pakai atau barang
barang yang tidak terpakai lagi).

 Menyalahgunakan, memiliki, menjual, membeli, menggadaikan,

menyewakan atau meminjamkan surat berharga milik Perusahaan.

 Menyalahgunakan, memiliki, menjual, membeli, menggadaikan,

menyewakan dan meminjamkan uang milik Perusahaan.

 Menimbulkan keresahan dilingkungan kerja.

 Menyalahgunakan wewenang jabatan.

Paraf…………
 Melakukan kegiatan-kegiatan lain yang mengganggu kelancaran
Perusahaan.

 Melakukan perbuatan yang mengakibatkan pencemaran citra dan

nama baik Perusahaan dan karyawan atau menjatuhkan kepercayaan
publik terhadap Perusahaan sebagai perbuatan yang mempunyai
hubungan kedinasan antara lain:

a. Melakukan pungutan secara tidak sah dengan maksud untuk

mendapatkan keuntungan pribadi /pihak lain sehingga
merugikan perusahaan atau pihak terkait

b. Bertindak selaku perantara bagi pihak lain untuk mendapatkan

pekerjaan atau pesanan dari perusahaan dengan maksud
keuntungan pribadi;

c. Membuat dan mengirimkan “surat kaleng” penyebar fitnah;

d. Mengadu domba membuat blok-blok / kubu-kubu;

e. Memberikan dan menyebarkan informasi menyesatkan

 Memberikan diskriminasi pelayanan berdasarkan suku, agama,

golongan dan atau politik.

 Minum-minuman keras, menggunakan atau mengedarkan obat

terlarang/Narkoba melakukan perbuatan asusila dan perjudian
ditempat kerja

 Melakukan perbuatan yang mengarah pemborosan keuanganan

Perusahaan antara lain :

a. Menaikan harga dari sebenarnya (mark up harga )

b. Memperbesar volume dari sebenarnya ( mark up jumlah )

c. Manipulasi kwitansi

Paraf…………
  Menempel menyebar luaskan pamflet-pamflet, pengumuman-
pengumuman, isu-isu dan lain sebagainya didalam dan diluar
lingkungan Perusahaan yang dapat menimbulkan keresahan,
kerawanan dan gangguan keamanan lainnya bagi Perusahaan dan
Karyawan.

 Membawa senjata api atau senjata tajam dalam lingkungan Perusahaan

kecuali dengn izin dari pihak yang berwenang.

 Melakukan perjanjian kerja dengan pihak lain tanpa seizin atau

sepengetahuan dari perusahaan.

 Melakukan pemalsuan data, dokumen, surat berharga, tanda tangan

serta stempel milik orang/badan usaha lain yang ada kaitannya
dengan kepentingan perusahaan

 Merokok di tempat-tempat yang dilarang merokok yang

ditentukan oleh Perusahaan.

 Melakukan perbuatan yang dapat menimbulkan kebakaran di

lingkungan Perusahaan.

 Menerima komisi dari pembelian atau jasa untuk kepentingan

pribadi.

 Meminta atau menerima hadiah yang diketahui atau diduga ada

hubungannya dengan kedudukan atau jabatan karyawan di
Perusahaan atau hadiah tersebut merupakan imbalan langsung
maupun tak langsung dari pelaksanaan tugas Perusahaan.Yang
dimaksud hadiah dalam ayat di atas adalah pemberian dalam bentuk
uang, barang maupun fasilitas dan lain sebagainya termasuk
pemberian potongan harga dan komisi.

3. Pelanggaran berat

Terhadap karyawan yang melakukan pelanggaran berat akan diproses

Paraf…………
PHK dan dilaksanakan sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku :

 Melakukan tindakan hukum pidana dan dinyatakan oleh pemeriksaan

kepolisian dan pengusaha.

 Penipuan, pencurian dan penggelapan barang/uang milik pengusaha

atau milik teman dan keluarga pengusaha.

 Menyalahgunakan barang-barang, uang atau surat-surat berharga

milik perusahaan berakibat merugikan perusahaan.

 Memberikan keterangan palsu atau yang dipalsukan sehinga

merugikan pengusaha atau kepentingan Negara.

 Mabok, minum-minuman keras yang memabokan, madat, memakai

obat bius atau menyalah gunakan obat-obatan terlarang atau obat-
obatan perangsang lainnya yang dilarang yang dilarang perundang-
undangan.

 Melakukan perbuatan asusila atau melakukan perjudian dilingkungan

kerja.

 Menganiaya, mengancam secara pisik atau mental, menghina secara

kasar pengusaha atau keluarga pengusaha atau temen kerja.

 Membujuk pengusaha atau teman sekerja untuk melakukan sesuatu

perbuatan yang bertentangan dengan dengan hukum atau kesusilaan
serta peraturan perundang-undangan yang berlaku.

 Membongkar atau membocorkan rahasia perushaan atau

mencemarkan nama baik pengusaha dan atau keluarga pengusaha
yang seharusnya dirahasiakan kecuali untuk kepentingan Negara.

 Melakukan perbuatan lainnya dilingkungan perusahaan yang diancam

pidana penjara 5 (lima) tahun atau lebih

Paraf…………
PA PALEMBANG , 01 November 2018
S SOP ini Berlaku di :
G GUI GROUP,
PT.PT.LAUTAN JAYA MANGGALA
PT.PT.GAJAH UNGGUL INTERNASIONAL
PT.PT.GEMILANG UTAMA INTERNASIONAL
PT.PT.GEMILANG UNGGUL INTERNASIONAL
PT.PT.SELARAS UNGGUL BERSAMA
PT. PT.GAJAH UTAMA INTERNASIONAL

DISETUJUI

RINCE SUSANTO WIJAYA

DIREKTUR FAT DIREKTUR UTAMA

FLOWCHART DAN SYSTEM PROSEDUR

PENGELUARAN SURAT PERINGATAN
KEPALA DIVISI MANAGER DEPT HRD DEPT KARYAWAN YBS DIREKTUR

Paraf…………
 Temuan
Masalah

Kronologis,berita
acara berkas
pendukung

Warning

EVALUASI

Warning
Recommendation

Proses
PENENTUAN
selesai
SP

Membuat SP
Tembusan
Menanda
tangani SP

ARSIP
Memanggil
karyawan Menerima SP
YBS.Member
ikan SP dan
pengarahan

Paraf…………