Kebijakan dan Prosedur

Perjalanan Dinas dan Biaya Perjalanan Dinas

Perjalanan dinas dan biaya-biaya yang dikeluarkan selama perjalanan dinas harus
mendukung tujuan kegiatan yang sedang dilakukan dalam perjalanan dinas tersebut seperti
penjualan, penelitian, pelatihan atau pertemuan. Karena itu, pertimbangkanlah setiap
perjalanan dinas yang dilakukan dan biaya yang dikeluarkan selama perjalanan tersebut.

Berikut ini kebijakan dan prosedur perusahaan mengenai perjalanan dinas dan biaya
perjalanan dinas:

1. PERJALANAN DINAS
Perusahaan akan membiayai perjalanan dinas selama perjalanan dinas tersebut wajar
dilakukan dan memiliki alasan yang kuat. Pegawai diharapkan untuk mengatur
transportasi perjalanan, hotel maupun sewa mobil pada agen-agen yang telah dikenal
sehingga diperoleh harga yang terjangkau dan pelayanan yang baik.

2. KENDARAAN PRIBADI DALAM PERJALANAN DINAS

Perusahaan akan mengganti biaya penggunaan kendaraan pribadi dalam suatu
perjalanan dinas dengan jarak lebih dari 7 km. Penghitungan penggantian akan dihitung
setelah jarak 7 km yang ditempuh dan telah disetujui oleh bagian umum.

3. BIAYA JASA DAN BARANG

Perusahaan akan mengganti pengeluaran jasa dan barang yang dilakukan berkaitan
dengan pelaksanaan tugas bila pengeluaran tersebut telah disetujui oleh supervisor.

4. BIAYA MAKANAN DAN HIBURAN

Perusahaan akan mengganti biaya yang dikeluarkan untuk makanan selama aktivitas
dinas di luar kota bila pengeluaran tersebut memiliki bukti-bukti yang wajar dan sesuai.
Bukti-bukti tersebut nantinya akan diperiksa oleh bagian umum sebelum dilakukan
penggantian. Perusahaan juga memberikan toleransi untuk biaya hiburan dalam jumlah
yang wajar dan sesuai (pengeluaran yang tidak sesuai misalnya saja untuk pembelian
minuman beralkohol yang berlebihan).

5. LAPORAN PENGELUARAN
Laporan pengeluaran harus dibuat dan diajukan untuk memperoleh penggantian. Bukti-
bukti pembayaran atas pengeluaran yang telah dilakukan serta penjelasan mengenai
pengeluaran harus disertakan pula dalam laporan pengeluaran tersebut. Laporan
pengeluaran tersebut ditandatangani oleh pegawai bersangkutan dan kepala bagian
serta diteruskan ke bagian Accounting. Pengeluaran lain yang ditambahkan 45 hari
setelah pengajuan laporan pengeluaran, tidak akan memperoleh penggantian.

6. PENGGANTIAN BIAYA
Perusahaan akan memberi penggantian biaya pengeluaran selama perjalanan dinas bila
biaya-biaya tersebut masih sesuai dan wajar serta telah dilakukan pengajuan
penggantian sesuai dengan peraturan perusahaan yang berlaku yang meliputi

1
 pengajuan laporan pengeluaran, penyertaan bukti-bukti pembayaran serta penjelasan
yang dibutuhkan.

Kami juga memberi kesempatan kepada para karyawan untuk mengajukan pertanyaan yang
berkaitan dengan kebijakan dan prosedur ini.

Yogyakarta, 12 Desember 2008

Sekar Kelana
Pimpinan Perusahaan