Page 1 of 22

PETUNJUK PELAKSANAAN (JUKLAK)

No. ALB/JKL-013/R04/HRD-NSG/XII/2022
Kepada  Division Head
 Department Head
 RM / AM
 Manager / Asst Manager
 Kepala Wilayah
 BM
 MSO Head / NSO Head
 PIC Cabang
 All SDM Cabang
Dari Divisi HRD
Perihal Perjalanan Dinas
Lampiran o Lampiran 1 – Form PICA Keberangkatan Perjalanan Dinas
o Lampiran 2 – Form PICA Kepulangan Perjalanan Dinas
o Lampiran 3 – Form Pengajuan Pembelian Tiket Transportasi
o Lampiran 4 – Ketentuan Jalan Dinas SDM Pusat Penempatan Di
Cabang (Home Base)
o Lampiran 5 – Contoh Screenshot Jadwal penerbangan untuk
Pengajuan Tiket Pesawat
Tanggal 19 Desember 2022

A. LATAR BELAKANG
1. Adanya SOP No. ALB/SOP-019/R03/HRD-NSG/XIII/2020 Perihal “Perjalanan Dinas”
tertanggal 09 Desember 2020.
2. Melengkapi beberapa hal dari ketentuan yang sebelumnya.

B. TUJUAN
1. Menetapkan dan menegaskan kembali mekanisme pelaksanaan Perjalanan Dinas
secara system agar tercipta tertib administrasi dan diharapkan dapat menunjang
kegiatan operasional Perusahaan.
2. Sebagai panduan terhadap pihak-pihak terkait mengenai system dan pelaksanaan
Perjalanan Dinas.

C. KETENTUAN
I. Ruang Lingkup
1. Aturan Perjalanan Dinas ini berlaku untuk seluruh Unit Bisnis yang tergabung dalam
Nusantara Sakti Group.
2. Dalam pelaksanaan Perjalanan Dinas, apabila ada hal-hal yang belum diatur
dan/atau ada aturan lain di luar ketentuan ini wajib diinformasikan terlebih dahulu
kepada divisi HRD dan mendapatkan persetujuannya.

II. Definisi Perjalanan Dinas

1. Perjalanan Dinas adalah kegiatan perjalanan yang dilakukan oleh SDM dalam
rangka melaksanakan tugas yang diberikan oleh Perusahaan termasuk di dalamnya
adalah meeting baik dengan pihak internal maupun pihak eksternal Perusahaan,
Pengecekan / Review ke Kantor Cabang, Seminar, Pelatihan dan lain-lain yang
memiliki jangka waktu tertentu sesuai dengan PICA Perjalanan Dinas (keberadaan
SDM tidak menetap di Cabang Tujuan dalam jangka waktu yang lama, dan akan
kembali ke Kantor Cabang Asal sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan sesuai
PICA Perjalanan Dinas).
 Page 2 of 22

III. Type Perjalanan Dinas

Perjalanan Dinas dibagi menjadi 3 (tiga) macam, yaitu :
1. Perjalanan Dinas Internal
Adalah Perjalanan Dinas yang dilakukan oleh SDM baik SDM Cabang maupun SDM
Pusat di seluruh Unit bisnis yang ada di Nusantara Sakti Group dalam rangka
melaksanakan tugas sesuai dengan PICA Jalan Dinas yang sudah ditetapkan.
Pilihan inputan untuk jenis Perjalanan Dinas Internal ini meliputi :
a. Dalam Kota / Tugas Lapangan
Pilihan untuk pelaksanaan jalan dinas dengan jarak Cabang tujuan < 60 km dari
Cabang SDM saat ini dan tidak ada klaim biaya.
b. Luar Kota
Pilihan untuk pelaksanaan jalan dinas dengan jarak Cabang tujuan ≥ 60 km dari
Cabang SDM saat ini.
c. Luar Pulau
Pilihan untuk pelaksanaan jalan dinas dengan Cabang tujuan berbeda Pulau
dengan Cabang SDM saat ini.
2. Perjalanan Dinas Eksternal
Adalah Perjalanan Dinas yang dilakukan oleh SDM Cabang maupun SDM Pusat
yang berhubungan dengan Pihak Eksternal Perusahaan.
Untuk jenis Perjalanan Dinas Eksternal baik terkait AHM / Main Dealer maupun
Pihak Eksternal lainnya wajib mencantumkan Surat Penugasan atau Undangan
yang terkait Jalan Dinas tersebut.
Pilihan untuk jenis Perjalanan Dinas Eksternal ini meliputi :
a. Luar Negeri
Pilihan untuk pelaksanaan :
1) Perjalanan Dinas Luar Negeri untuk Meeting.
2) Perjalanan Dinas Luar Negeri untuk Tour (baik yang diadakan oleh Main
Dealer maupun NS Group).
b. AHM / Main Dealer
Pilihan untuk pelaksanaan Perjalanan Dinas terkait dengan AHM / Main Dealer
(termasuk Training / Meeting / Pelatihan Mekanik ‘PMT’ Ahass).
c. Pihak Eksternal
Pilihan untuk pelaksanaan Perjalanan Dinas yang terkait dengan pelaksanaan
pekerjaan SDM yang berhubungan pihak Eksternal dan/atau kondisi kota tujuan
tidak ada Cabang NS Group dan sudah mendapat persetujuan dari Divisi di
Pusat (level GM), seperti untuk :
1) Menghadiri panggilan Persidangan Pengadilan / Pihak Kepolisian.
2) Undangan dari pihak BPJS, OJK, dan lain-lain.
3) Peninjauan lokasi pembangunan.
4) Kunjungan pihak-pihak instansi terkait lainnya.
5) Melakukan pekerjaan dalam hal penjualan, pengiriman, survey, penagihan
yang tidak ada Cabang NS Group nya.
Pilihan ini juga digunakan bagi SDM yang melakukan pekerjaan tertentu yang
dikondisikan tidak wajib hadir pada Cabang NS Group namun tetap wajib sudah
mendapat persetujuan dari Divisi di Pusat (level GM).
3. Training / Meeting Pusat
Pilihan untuk pelaksanaan jalan dinas dengan Cabang Tujuan ke Kantor Pusat atau
Cabang lainnya dalam rangka melakukan training, meeting / diskusi panel / review.
Contoh :
 Perjalanan Dinas Training
Pilihan untuk pelaksanaan jalan dinas bagi SDM Pelatihan (SODP/SDP/dll) di
seluruh bisnis yang ada di Nusantara Sakti Group dengan tujuan untuk
 Page 3 of 22

pelaksanaan training di Cabang yang ditunjuk sebelum penempatan di Cabang

baru.
 Perjalanan Dinas Review Cabang
Adalah Perjalanan Dinas SDM Cabang dalam rangka melakukan review dengan
KAWIL atau Pejabat lainnya di Cabang.
 Perjalanan Dinas Meeting Pusat
Adalah Perjalanan Dinas SDM Cabang dengan tujuan ke Kantor Pusat dalam
rangka melakukan meeting / diskusi panel / review dengan Pejabat Kantor Pusat.

IV. Fasilitas Umum Perjalanan Dinas

Setiap karyawan yang melakukan Perjalanan Dinas berhak atas fasilitas berupa
pengggantian biaya Perjalanan Dinas yang terdiri dari :
1. Biaya Transportasi
a. Biaya transportasi ini mencakup biaya tiket pesawat / kereta / bus / travel serta
biaya dari dan ke tempat tujuan, yaitu dari rumah / hotel / kost / kantor menuju
bandara / stasiun / terminal / pelabuhan, atau sebaliknya.
b. Biaya jalan tol dan parkir kendaraan dapat diklaimkan sepanjang masih
berhubungan dengan perjalanan dinas.
c. Biaya transportasi selama di tempat tujuan / kantor cabang tujuan, misal : biaya
sewa motor untuk operasional (yang dapat menggunakan fasilitas ini hanya Audit
dan Task Force).
d. Bagi SDM Pusat yang melakukan Perjalanan Dinas Luar Negeri untuk Tour, biaya
transportasi dari tempat tinggalnya menuju Bandara dan sebaliknya (PP)
diberikan secara lump sum bersamaan dengan pengeluaran uang saku, tanpa
memerlukan pengembalian bukti nota.
2. Biaya Penginapan
a. Yang termasuk dalam biaya ini adalah biaya yang diberikan untuk penginapan
SDM selama Perjalanan Dinas ke Kantor Cabang Tujuan dengan syarat jarak
antar Cabang > 60 KM (dihitung secara otomatis oleh system berdasar
perbedaan long lat Cabang Asal dengan Cabang Tujuan) dan Cabang Tujuan
adalah bukan Cabang Asal Penerimaan SDM.
b. Besarnya biaya penginapan diatur sebagai berikut :
1) Untuk Perjalanan Dinas > 3 hari, maka besar biaya inap sesuai dengan plafon
kost.
2) Untuk Perjalanan Dinas ≤ 3 hari, maka besar biaya inap (paling lama 2 malam)
sesuai dengan plafon hotel.
Note.
 Besaran nominal plafon hotel mengacu ke golongan SDM dan Provinsi Kantor
Cabang Tujuan dan perhitungan plafon hotel adalah lama jalan dinas dikurangi
1 (satu) hari.
Contoh :
SDM yang melakukan perjalanan dinas selama 2 hari, maka plafon hotel yang
diberikan yaitu sebanyak 1 (satu) malam.
 Jika ada tambahan hari, maka penambahan plafon hotel bisa ditambahkan
maksimal 1 (satu) hari.
c. Biaya penginapan Perjalanan Dinas ke AHM / Main Dealer disesuaikan dengan
Juklak / Surat Undangan dari Main Dealer dengan syarat jarak ke lokasi lebih dari
60 KM dengan plafon penginapan sesuai provinsi Main Dealer / AHM tersebut
berada. Jika AHM / Main Dealer menetapkan ketentuan penginapan yang
menyimpang dari ketentuan di atas, maka wajib langsung dikoordinasikan
dengan Atasan di Pusat.
 Page 4 of 22

d. Khusus Perjalanan Dinas Luar Negeri untuk Tour tidak diberikan fasilitas biaya
penginapan.
e. Fasilitas biaya penginapan kepada SDM yang melakukan Perjalanan Dinas ke
Cabang Penerimaannya hanya diberikan secara kondisional dan dengan
Approval sampai dengan SR.GM Supporting.
3. Biaya Uang Makan dan/atau Uang Saku
Adalah biaya yang berhubungan dengan keperluan makan dan minum.
a. Uang makan dan/atau uang saku ini diberikan khusus untuk karyawan yang di
bawah level SPV.
Fasilitas Uang Makan dan/atau Uang Saku ini tidak diberikan kepada :
1) SDM yang melakukan Perjalanan Dinas ke Cabang Penerimaannya /
Homebase,
2) Perjalanan Dinas ke Main Dealer / AHM (termasuk PMT),
3) SDM level SPV ke atas.
b. Besaran nominal uang makan dan/atau uang saku yang diberikan adalah lama
jalan dinas dikurangi 1 (satu) hari.
c. Khusus untuk Perjalanan Dinas ke luar negeri (Tour), diberikan fasilitas biaya
Uang Makan dan/atau Uang Saku yang disesuaikan dengan juklak / jadwal tujuan
perjalanan untuk semua level SDM.
1) Uang Makan dan/atau Uang Saku Perjalanan Dinas ke luar negeri (Tour) harus
sudah diterima oleh SDM yang bersangkutan minimal H-5 (hari kerja)
sebelum tanggal keberangkatan.
2) Uang Makan dan/atau Uang Saku khusus SDM level Manager Up akan
diproses transfer oleh HRD CMBN Head ke rekening SDM yang bersangkutan.
3) Uang Makan dan/atau Uang Saku untuk SDM di bawah level Manager
diproses oleh HRD CMBN Head dan akan di HL-kan ke Cabang masing-
masing sehingga Uang Makan dan/atau Uang Saku dapat dikeluarkan melalui
ADH Cabang setempat.
4) Uang Makan dan/atau Uang Saku sifatnya Lump Sum, diberikan dimuka
sekaligus dan tidak memerlukan pengembalian bukti nota, dan nominal yang
diberikan sesuai dengan lama jalan dinas.
5) Juklak Perjalanan Dinas ke luar negeri dan nama-nama SDM yang akan
ditugaskan berangkat wajib dikirimkan ke HRD CMBN Head oleh Divisi terkait
dan sudah ditandatangani oleh Division Head yang bersangkutan.
6) Juklak dan nama-nama SDM tersebut harus sudah diterima oleh HRD CMBN
Head minimal H-8 (hari kerja) sebelum keberangkatan.
7) Apabila jadwal keberangkatan dari Indonesia ke luar negeri dilakukan sebelum
jam 12.00 (siang hari) waktu setempat, maka uang saku hari pertama akan
diberikan (diperhitungkan).
8) Jika dalam perjalanan dinas ke luar negeri tersebut diberangkatkan dari kota
di luar cabang setempat, maka inputan perjalanan dinas dalam negeri (untuk
menuju kota keberangkatan) dibuat tersendiri oleh SDM yang bersangkutan.
Note.
 Ketentuan untuk biaya penginapan dan biaya uang makan & uang saku bisnis
M4W dan bisnis Properti diatur dalam ketentuan terpisah.
 Ketentuan penggantian biaya Perjalanan Dinas sudah diatur di dalam Surat
Keputusan Direksi dimana besarnya nominal biaya berdasarkan :
 Jumlah hari Perjalanan Dinas
 Type Perjalanan Dinas
 Golongan SDM yang melakukan Perjalanan Dinas
 Keberangkatan Perjalanan Dinas wajib dilakukan di pagi hari (sebelum jam
07.00) atau sore hari (setelah jam 16.30) waktu setempat, sehingga tidak
 Page 5 of 22

mengganggu jam kerja di hari tersebut, kecuali karena ada atas kondisi tertentu
dengan sepengetahuan dan persetujuan tertulis dari Atasan SDM, misal :
 Masih ada pekerjaan yang wajib diselesaikan sebelum keberangkatan seperti
meeting dengan Direksi / Main Dealer, atau
 Lokasi tujuan yang rawan bahaya atau
 Lokasi transit membutuhkan transportasi yang mengharuskan jam kedatangan
lebih awal, atau
 Selisih harga tiket yang terlalu tinggi.
 Penggunaan transportasi tidak diperbolehkan menggunakan mobil rental
dan/atau taksi premium (misal : menggunakan taksi silver bird, taksi express
Alphard), kecuali dengan alasan / kondisi khusus yang dapat diterima
Perusahaan dan/atau lebih efisien secara biaya, yang telah disetujui Atasan
SDM.
 Untuk meminimalisir terjadinya kecelakaan karena kelelahan ataupun faktor lain,
perjalanan dinas ke tempat tujuan yang jarak tempuhnya jauh, maka tidak
diperbolehkan menggunakan kendaraan sepeda motor, wajib menggunakan
transportasi umum.

V. Pengajuan Perjalanan Dinas

1. Setiap SDM yang akan melakukan Perjalanan Dinas wajib membuat PICA
Perjalanan Dinas (lampiran 1) dengan tujuan dan target waktu yang jelas, dan
wajib ditandatangani oleh atasan SDM yang bersangkutan.
2. Perjalanan Dinas Eksternal diinput maksimal H-1 sebelum tanggal Perjalanan
Dinas.
3. Perjalanan Dinas Internal diinput maksimal H-2 sebelum tanggal Perjalanan
Dinas.
4. Khusus untuk SDM Department Audit dan SDM Divisi Legal yang ingin
melakukan perjalanan dinas Internal maupun Eksternal dapat diinput paling
lambat H-1 sebelum tanggal Perjalanan Dinas.
5. Dilarang melakukan inputan perjalanan dinas untuk tujuan selain yang telah
ditentukan, seperti untuk pelaksanaan mutasi SDM atau untuk pelaksanaan
operasional rutin seperti survey, event, menghindari kuncian absen, datang
terlambat, dan lain sebagainya.
6. Perjalanan dinas wajib diinput secara system melalui screen 313 (Input Jalan
Dinas) sesuai PICA nya (dilarang asal input atau dikosongkan). Alur inputan
screen 313 Tipe BS, yaitu :
a. SDM Pengaju masuk ke screen 313 dan tekan “T” (Tambah)
b. Pilih tipe pilihan pada screen 313, yaitu :
1) Keberangkatan Jalan Dinas : BS (Jalan Dinas KBS)
2) Kepulangan Jalan Dinas : PBS (Penyelesaian Jalan Dinas)
3) Mutasi : Mutasi Karyawan
4) Klaim Tiket Pesawat : TIK (Tiket GA)
c. Masukkan NIP SDM Pengaju
d. Masukkan kode cabang tujuan perjalanan dinas
1) Dilarang melakukan inputan Kode Cabang Asal dan Kode Cabang Tujuan
dengan kondisi sebagai berikut :
- Kode Cabang yang sama untuk Kode Cabang Asal dan Cabang Tujuan.
Contoh : input Cabang Asal yaitu SLP31 (NSC Slipi) dengan Cabang
Tujuan yaitu SLP31 (NSC Slipi).
- Kode Cabang berbeda tetapi secara operasional adalah pada Gedung
yang sama.
 Page 6 of 22

Contoh : input Cabang Asal yaitu SLP31 (NSC Slipi) dengan Cabang
Tujuan yaitu SLP11 (NSS Slipi).
2) Untuk Perjalanan Dinas Eksternal Dalam Negeri terkait panggilan
Persidangan / BPJS / OJK dan lainnya, maka yang diinput melalui system
adalah Cabang tujuan sesuai kode provinsi lokasinya.
e. Masukkan ‘Type Jalan Dinas’ (Internal / External / PMT AHASS / Training
External / Luar Negeri)
f. Masukkan ‘Keterangan’ yang menjelaskan kegiatan jalan dinas
g. Pilih apakah ada KBS atau tidak :
1) Jika ada, pilih Y
2) Jika tidak ada, pilih T
lalu ENTER.
h. Masuk ke detail 1d.Pica & Biaya :
1) Apabila SDM pilih Y pada tipe KBS, maka SDM Pengaju isi field :
a) PICA
b) Inap
c) Tiket
d) Biaya lain
e) Uang Saku
f) Tol
g) Transport
h) Entertainment
i) Sewa kendaraan
j) Covid
2) Apabila SDM pilih T pada tipe KBS, maka SDM Pengaju isi field :
a) PICA
b) Tiket
i. Masuk ke detail 2d.Revisi Absen untuk memeriksa kesesuaian shift cabang
tujuan yang sudah terbentuk secara otomatis pada sistem.
j. Tekan V Y untuk meminta approval sesuai dengan poin V.9 di bawah.
k. Masuk ke detail 3d.Kas untuk mengisi total kas, lalu posting G Y dan status
berubah menjadi INPG.
7. Khusus Perjalanan Dinas Luar Negeri Tour, setiap inputan pada screen 313
termasuk biaya-biayanya dilakukan oleh HRD CMBN Head.
8. Atasan dalam melakukan Approval inputan perjalanan dinas wajib telah
memastikan kebenaran inputan serta kesesuaian dengan PICA nya.
9. Pejabat yang bertugas melakukan Approval Perjalanan Dinas secara system
adalah sebagai berikut :
a. SDM Kantor Cabang HMC M2W
Approval
No. SDM Level Approval
Pengganti
Lapangan, Staff, Officer :
a) Untuk SDM Div. Accounting dan
1 SPV BM
Collection
b) Untuk SDM Div.Marketing, Credit MSO Head / NSO
SPV
dan AHASS Head
SPV
a) Untuk SDM Div. Accounting dan KAWIL HMC /
BM
2 Collection KAWIL M2W
b) Untuk SDM Div.Marketing, Credit
MSO Head KAWIL HMC
dan AHASS
 Page 7 of 22

Approval
No. SDM Level Approval
Pengganti
KAWIL HMC /
3 BM Div.Head BOM
KAWIL M2W
4 MSO Head KAWIL HMC Div.Head HMC
5 NSO Head KAWIL M2W Div.Head M2W

b. SDM Kantor Cabang M4W

No. SDM Level Approval Approval Pengganti

1 Di bawah level BM BM RM / AM
2 BM RM / AM Sales & Marketing Div.Head

c. SDM Kantor Pusat (termasuk bisnis Properti)

No. SDM Level Approval Approval Pengganti
1 Staff, Officer, SPV Dept.Head Div.Head
HRD CMBN Head / Div.Head HRD /
2 Head / Manager Div.Head
SR GM Supporting
HRD CMBN Head / Div.Head HRD /
3 SR Manager Div.Head
SR GM Supporting
Subdiv.Head / Deputy COO HRD CMBN Head / Div.Head HRD /
4
Div.Head / COO SR GM Supporting

SR GM
5 Deputy COO / COO HRD CMBN Head / Div.Head HRD
Supporting

Keterangan :
- Tingkatan Approval disesuaikan dengan struktur masing-masing Divisi.
- Untuk Approval Jalan Dinas SR GM Supporting dilakukan oleh Div.Head HRD
atau Deputy COO / COO.
- Untuk Approval Perjalanan Dinas Eksternal dilakukan oleh Atasan masing-
masing Divisi dan Div.Head HRD.
- Untuk Perjalanan Dinas Eksternal dalam rangka penagihan oleh Kolektor
dilakukan Approval oleh Div.Head BOM.
10. Lama Perjalanan Dinas maksimal 14 (empat belas) hari. Jika lebih dari 14
(empat belas) hari, maka SDM harus melakukan perpanjangan Jalan Dinas.
11. Absensi di cabang tujuan otomatis akan terbentuk berdasarkan tanggal yang
diinput pada screen 313 type BS (Jalan Dinas KBS), pada saat transaksi biaya
jalan dinasnya / KBS oleh ADH Cabang asal (wajib lewat system) telah diproses.
12. Proses biaya / KBS oleh ADH Cabang asal paling lambat dilakukan pada Hari-H
tanggal keberangkatan jalan dinas (atau sudah status CLSD khusus Jalan Dinas
Eksternal untuk Tour).
13. Selama belum hari-H (tanggal pelaksanaan Perjalanan Dinas), SDM masih bisa
melakukan absensi di cabang asal meskipun biaya KBS / Uang makan & uang
saku (jika ada) sudah dikeluarkan.
14. Dalam hal kemungkinan SDM terlambat datang ke kantor di hari pertama
Perjalanan Dinas karena sedang dalam perjalanan, maka pada system
Pengajuan Jalan Dinas diberikan fasilitas inputan “Lama Perjalanan Dinas”
dengan pilihan :
 Page 8 of 22

a. Lama Perjalanan 1 (satu) hari

SDM masih dapat melakukan absensi di cabang tujuan meskipun datang
terlambat ke kantor cabang tujuan tanpa perlu input pengajuan koreksi absen
di system.
b. Lama Perjalanan 2 (dua) hari
Digunakan apabila jarak cabang tujuan membutuhkan perjalanan yang lama
yang mengakibatkan dalam 1 (satu) hari Perjalanan Dinas SDM tidak dapat
melakukan absensi, maka hari pertama Perjalanan Dinas absensi SDM
dihitung masuk kerja dan di hari kedua Perjalanan Dinas SDM wajib
melakukan absensi di cabang tujuan.
15. Apabila SDM tidak melakukan perpanjangan Perjalanan Dinas maka H+1 dari
tanggal terakhir Jalan Dinas, maka absensi SDM akan otomatis kembali ke
cabang asal (cabang pertama kali SDM sebelum melakukan Perjalanan Dinas).
16. Tidak ada Toleransi untuk Pengajuan koreksi absensi dengan alasan belum input
Pengajuan Jalan Dinas secara system atau perpanjangannya, atau tidak bisa
absen karena belum diproses biaya jalan dinas / KBS nya oleh ADH Cabang asal,
atau baru mengurus biaya jalan dinas / KBS di ADH Cabang asal setelah melewati
batasan Hari-H tanggal keberangkatan. Pengajuan akan di TACC oleh
Department HRD ER.
17. Perpanjangan Perjalanan Dinas diatur sebagai berikut :
a. Wajib ada persetujuan oleh Atasannya.
b. SDM terkait sudah menyelesaikan tanggungjawab dari perjalanan dinas
sebelumnya, termasuk pengeluaran biayanya.
Note.
Pengecualian diberlakukan untuk kondisi adanya penugasan kembali secara
mendadak dan bersifat penting dari Atasan, dan/atau perjalanan dinas yang
berakhir pada hari Sabtu atau Minggu dan secara jadwal perjalanan dinas
berikutnya adalah pada hari Senin sehingga tidak ada kesempatan untuk
menyelesaikan tanggungjawab dari perjalanan dinas sebelumnya. Ketentuan
yang diberlakukan untuk kondisi tersebut adalah :
1) SDM tetap dapat melakukan inputan perjalanan dinas berikutnya meskipun
PICA Kepulangan / pengeluaran biaya jalan dinas sebelumnya masih
belum diselesaikan oleh SDM tersebut.
* Perjalanan dinas selanjutnya dapat diinput paling cepat H+1 dari tanggal
terakhir perjalanan dinas sebelumnya yang status screen 313 Tipe BS
nya masih INPG.
2) PICA Kepulangan / pengeluaran biaya jalan dinas sebelumnya tetap wajib
untuk diselesaikan paling lambat H+2 dari tanggal akhir Perjalanan
Dinas SDM.
* Apabila SDM tidak menyelesaikan PICA Kepulangan / pengeluaran biaya
jalan dinas, maka akan terkunci absensinya.
c. Untuk Pengajuan Perpanjangan Jalan Dinas di kantor Cabang yang sama <
30 hari dari Perjalanan Dinas sebelumnya, maka biaya Perjalanan Dinas yang
keluar hanya uang makan + uang saku sesuai dengan ketentuan di atas (biaya
inap tidak muncul karena sudah termasuk dalam plafon kost inputan
sebelumnya).
* Biaya Penginapan di kantor Cabang yang sama dapat dikeluarkan kembali
jika lama Perjalanan Dinas di cabang tersebut sudah > 30 hari.
d. Untuk Pengajuan Perpanjangan Jalan Dinas yang dilakukan dengan tujuan ke
Kantor Cabang lainnya (tidak satu Gedung) mendapatkan biaya penginapan
dengan ketentuan sebagai berikut :
 Beda jarak dengan Cabang Dinas sebelumnya adalah > 60 km
 Page 9 of 22

 Kehadiran terakhir kali di Cabang Tujuan tersebut adalah > 30 hari

 Cabang tujuan bukan tempat tinggal SDM saat ini sesuai system (secara
system dikunci berdasarkan kode Gedung).

VI. Proses Pengajuan Pembelian Tiket Pesawat

1. Untuk Perjalanan Dinas dengan menggunakan transportasi Pesawat baik
keberangkatan maupun kepulangan, diperbolehkan membeli sendiri atau melalui
Divisi GA.
2. Setiap pengajuan pembelian tiket pesawat (baik untuk membeli sendiri maupun
melalui Divisi GA), SDM wajib menyertakan Form Pengajuan Pembelian Tiket
Transportasi (sesuai form lampiran 3) yang telah di ACC / ditandatangani oleh
Atasan langsung SDM (1 level di atasnya dan minimal level SPV) sampai dengan
Division Head divisi.
3. Pelaksanaan pengajuan tiket ke Divisi GA adalah maksimal H-3 dari tanggal
keberangkatan yang sudah disetujui oleh Atasannya. Namun saat akan proses
pembelian tiket, Divisi GA wajib memastikan tiket yang telah diajukan sebelumnya
sudah sesuai dengan kota tujuan yang diinput secara system. Pengajuan paling
lambat pukul 15.30 WIB setiap harinya.
4. SDM yang akan Jalan Dinas atau Divisi GA, dalam melakukan pencarian tiket
pesawat wajib memperhatikan :
a. Jam keberangkatan (sebelum jam 07.00 atau setelah jam 16.30).
b. Harga tiket dan ketentuan pengenaan biaya bagasi nya.
c. Jenis penerbangan apakah langsung ke tempat tujuan tanpa singgah atau akan
ada proses transit.
d. Penerbangan lain dengan pada hari dan tujuan yang sama sebagai
pembanding (wajib di screenshot – contoh ada pada lampiran 5) untuk
mendapatkan informasi :
- Jam keberangkatan di luar atau saat jam efektif kerja
- Harga paling ekonomis (tiket + bagasi)
Setelah mendapatkan informasi jadwal pesawat, harga tiket dan bagasi, SDM yang
akan Jalan Dinas atau Divisi GA bertanggungjawab langsung saat itu juga lakukan
konfirmasi kepada Atasannya / Atasan SDM yang akan Jalan Dinas, dengan
melampirkan bukti perbandingan harga penerbangan di hari yang sama serta jam
yang berdekatan.
5. Ketentuan Biaya Bagasi Perjalanan Dinas :
a. Jenis Biaya Bagasi :
 Kode Excess
Adalah pembayaran bagasi pada saat check-in dengan kondisi waktu antara
kurang dari 6 jam sebelum schedule keberangkatan sampai dengan batas
terakhir check-in yang telah ditentukan.
 Kode Prepaid
Adalah pembayaran / pembelian bagasi dilakukan pada waktu antara 24 jam
sebelum schedule keberangkatan sampai dengan maksimal 6 jam sebelum
schedule keberangkatan.
Note.
Pada beberapa maskapai bisa dibeli lebih dari 24 jam sebelum schedule
keberangkatan yaitu langsung saat pembelian tiket atau saat online check in.
b. Khusus maskapai penerbangan yang ada free bagasi selain bagasi cabin, maka
nominal biaya akibat kelebihan bagasi menjadi tanggungjawab SDM.
c. Khusus maskapai penerbangan yang tidak ada free bagasi selain bagasi
cabin, nominal biaya bagasi per kg yang ditanggung Perusahaan adalah
berdasar harga bagasi dengan kode Excess adalah maksimal 7 kg.
 Page 10 of 22

Note.
Biaya bagasi untuk SDM Penempatan / Mutasi yang ditanggung Perusahaan
adalah maksimal 20 kg (kode Excess).
d. Jika SDM melakukan pembayaran atau pembelian voucher bagasi dengan
kode Prepaid yang secara harga lebih murah daripada pembelian dengan kode
Excess, maka nominal bagasi yang dapat di klaim ke Perusahaan adalah sesuai
bukti pembayaran dengan maksimal sesuai nominal harga bagasi 7 kg dengan
kode Excess.
e. Untuk penerbangan dengan ada proses transit, maka seluruh biaya bagasi yang
timbul saat transit menjadi beban SDM pribadi, kecuali dapat dibuktikan dengan
data pembanding dari Divisi GA bahwa hari itu tidak ada penerbangan lainnya
dan/atau total harga tiket include bagasi sudah paling murah dibanding
penerbangan dengan tujuan dan hari yang sama.
f. Atasan SDM wajib memastikan untuk mendapatkan harga paling
ekonomis bukan berdasar atas harga tiket saja, tapi harus perhitungkan total
harga termasuk biaya bagasi nya.
g. Analisa untuk Pemilihan Tiket beserta Klaimnya
Contoh 1 :
SDM A dari cabang Kupang jalan dinas ke cabang Waikabubak, tiket pesawat
tersedia pada jam keberangkatan yang berdekatan adalah sebagai berikut :
- Wings Air – harga tiket Rp. 661.000,- dan pengenaan tarif bagasi (Excess)
Rp 30.000,- per kilogram.
- Citilink – harga tiket Rp.1.036.800 (include free bagasi 20 kg).
Analisa Atasan untuk pembelian tiket :
- Citilink harga tiket Rp.1.036.800,-
- Wings Air harga tiket Rp. 661.000 + batas maksimal biaya bagasi yang
ditanggung Perusahaan (Rp.30.000 x 7kg) = Rp. 871.000,-
 Atasan SDM wajib memilih tiket Wings Air karena lebih ekonomis.
Analisa Atasan untuk ACC klaim bagasi :
SDM A membawa bagasi 10 kg dengan membayar bagasinya memakai kode
prepaid dengan tarif Rp.20.000,- per kilogram.
- Nominal maksimal biaya bagasi Excess yang dapat ditanggung Perusahaan
(Rp.30.000 x 7kg) = Rp. 210.000,-
- Biaya bagasi dengan kode prepaid adalah (Rp.20.000 x 10 kg) =
Rp.200.000,-
 Atasan SDM melakukan ACC sesuai nominal di kwitansi Rp.200.000,-
karena secara nominal lebih kecil dari batas maksimal meskipun secara
berat melebihi 7 kg yang ditentukan.
Contoh 2 :
SDM C jalan dinas dari cabang Jakarta jalan dinas ke cabang Tual / Langgur.
Tiket pesawat yang tersedia untuk tanggal yang sama dan jam keberangkatan
yang berdekatan adalah semuanya melalui proses transit, sebagai berikut :
- Lion Air – harga tiket Rp. 3.600.000,- dengan kondisi transit 2x (Jakarta –
Makassar, Makassar – Ambon, Ambon – Tual/Langgur) dengan kondisi
transit terakhir ganti pesawat Wings Air, untuk pengenaan tarif bagasi
(Excess) baik Lion Air dan Wings Air adalah Rp 40 ribu perkilogram.
- Batik Air – harga tiket Rp.4.100.000 dengan kondisi transit 1x (Jakarta –
Ambon, Ambon – Tual/Langgur) dengan kondisi transit dengan ganti pesawat
Wings Air yang pengenaan tarif bagasi (Excess) Rp 40.000,- per kilogram,
untuk pengenaan tarif bagasi (Excess) untuk Batik Air adalah free bagasi 20
kg dan Wings Air adalah Rp 40.000,- per kilogram.
 Page 11 of 22

Analisa Atasan untuk pembelian tiket :

- Karena semua adalah penerbangan yang tersedia adalah dengan transit,
maka Perusahaan akan menanggung setiap biaya bagasi yang timbul karena
proses transit tersebut, namun tetap dengan mengacu berat maksimal yang
telah ditentukan.
- Lion Air harga tiket Rp.3.600.000,- dengan Bagasi dihitung 3x yaitu untuk
dari Jakarta ke Makassar, dari Makassar ke Ambon, dan Ambon ke
Tual/Langgur, dengan nominal maksimal biaya bagasi Excess yang dapat
ditanggung Perusahaan (Rp.40.000 x 7kg) x 3 = Rp. 840.000,-, maka total
biaya adalah Rp. 4.440.000,-
- Batik Air harga tiket Rp.4.100.000,- dengan Bagasi hanya dihitung 1x yaitu
untuk dari Ambon ke Tual/Langgur (karena dari Jakarta ke Ambon dengan
Batik Air free bagasinya), dengan nominal maksimal biaya bagasi Excess
yang dapat ditanggung Perusahaan (Rp.40.000 x 7kg) = Rp. 280.000,-, maka
total biaya adalah Rp. 4.380.000,-
 Atasan SDM wajib memilih tiket Batik Air karena lebih ekonomis.
6. Selain SDM di wilayah Jateng & DIY, apabila Golongan SDM secara ketentuan
tidak mendapatkan fasilitas keberangkatan dengan pesawat, maka masih dapat
disetujui menggunakan pesawat jika memenuhi ketentuan sebagai berikut :
a. Tingkat urgensi tujuan keberangkatan (melampirkan PICA dan bukti yang
ditandatangani oleh minimal Department Head nya).
b. Waktu tempuh total dengan moda transportasi seharusnya adalah jauh lebih
lama daripada menggunakan pesawat dan mengganggu efektifitas jam kerja
SDM di lokasi tujuan.
c. Secara total biaya perjalanan dengan menggunakan pesawat adalah sama atau
lebih murah dibandingkan dengan menggunakan transportasi seharusnya.
Apabila tidak ada persetujuan Atasan tetapi SDM tetap menggunakan transportasi
pesawat, maka biaya yang ditanggung oleh Perusahaan adalah biaya moda
transportasi sesuai dengan ketentuan Perusahaan untuk Golongan SDM tersebut,
dan selisih kekurangannya ditanggung oleh SDM (pribadi).
7. Atasan SDM memberikan keputusan kepada SDM pengaju / bagian GA apakah
menyetujui atau tidak atas pembelian tiket yang diajukan dan memastikan Plafon
Perjalanan Dinas tersedia dan cukup sehingga SDM pengaju dapat membeli /
dapat diproses pengajuan tiketnya oleh GA untuk diinput di screen 313.
8. Apabila pemilihan tiket oleh Atasan SDM adalah pada jam efektif kerja, maka
Atasan SDM wajib memberikan alasan pengambilan keputusannya serta
tandatangan pada pengajuan / printout dari email / bukti screenshot / sms /
message / pesan dari Whatsapp.
9. SDM pengaju / Divisi GA saat melakukan pembelian tiket wajib sudah ada
persetujuan tertulis dari Atasan SDM.
10. Untuk tiket yang sudah dilakukan issued tidak diperkenankan adanya perubahan
tanggal ataupun jam keberangkatan. Perusahaan tidak akan menanggung biaya
yang timbul akibat adanya perubahan tanggal ataupun jam keberangkatan, kecuali
ada pengajuan / permintaan tertulis dengan alasan yang dapat dipertanggung
jawabkan dan telah disetujui oleh Division Head dari SDM tersebut dan SR.GM
Supporting.
11. Jika ada penambahan biaya pada tiket pesawat termasuk biaya transportasi ke
atau dari Bandara, akibat pembatalan / penundaan / perubahan jadwal tanpa
persetujuan Atasannya dan SR.GM Supporting atau keterlambatan yang
disebabkan oleh keputusan / kelalaian SDM tersebut, maka biaya yang timbul
akan dibebankan ke SDM tersebut.
 Page 12 of 22

Jika ditemukan biaya penambahan tersebut dibebankan kepada Perusahaan, maka

akan dikenakan sanksi administrative kepada SDM pelaku klaim dan Atasan SDM
yang menyetujui klaim biaya tersebut, dan SDM pelaku klaim juga wajib mengganti
biaya penambahan tersebut.
12. Pembayaran tiket yang dipesan melalui Divisi GA hanya diperbolehkan
dilakukan oleh SDM Finance bagian Bank.
13. Divisi GA mencocokkan invoice dari Pihak Travel dengan catatan pembelian tiket
yang dimiliki GA.
Jika sudah sesuai, Divisi GA mengirimkan rekap tagihan ke SDM Finance bagian
Bank dengan wajib melampirkan bukti lengkap, yaitu :
a. Invoice dari Pihak Travel (Asli)
b. E-Ticket
c. Nomor Bukti HL untuk pembayaran Biaya Tiket
d. Nomor Bukti inputan Perjalanan Dinas (keberangkatan / kepulangan) secara
system.
14. Jika SDM Finance bagian Bank menyatakan bukti sudah lengkap dan sesuai, maka
akan dilakukan pembayaran kepada pihak Travel melalui Transfer.
Bukti transfer pembayaran akan di-emailkan kepada Divisi GA untuk
diinformasikan kepada Pihak Travel.
15. Detail alur pelaksanaan proses pembayaran tiket yang dipesan melalui Divisi GA
ini diatur tersendiri dalam Juklak “Pembayaran Tagihan Tiket Jalan Dinas ke Pihak
Travel” yang berlaku.

VII. Pengeluaran Biaya Keberangkatan Perjalanan Dinas

1. Setiap pengajuan pengeluaran biaya keberangkatan perjalanan dinas, SDM wajib
menyertakan PICA Keberangkatan Jalan Dinas (form lampiran 1) yang telah di
ACC / ditandatangani oleh Atasan langsung SDM (1 level di atasnya dan minimal
level SPV).
2. Biaya Pengajuan Jalan Dinas yang diinput pada system akan otomatis terbentuk
KBS (untuk biaya transportasi yang pemesanan tiketnya dilakukan sendiri, biaya
penginapan dan untuk uang makan dan uang saku).
3. KBS Pengajuan Jalan Dinas selain dapat dikeluarkan di Kantor Cabang asal SDM,
tetapi juga dapat dikeluarkan di Kantor Cabang tujuan sesuai dengan inputan
system nya.
4. Untuk biaya transportasi (tiket) yang pemesanannya dilakukan oleh Divisi GA maka
inputan detail biaya pada system Pengajuan Jalan Dinas hanya boleh diinput dan
diposting GA Pusat dan saat diposting otomatis akan terbentuk HL, yang akan
dikeluarkan melalui system untuk pembayaran tiket ke pihak Travel.
5. Untuk biaya transportasi (tiket) yang pemesanannya dilakukan sendiri oleh SDM
maka inputan detail biaya pada system Pengajuan Jalan Dinas hanya boleh diinput
dan diposting oleh ADH dan saat diposting maka biaya tiket otomatis akan terbentuk
sebagai KBS bersamaan dengan biaya lainnya, dan SDM untuk melakukan
pembayaran tiket ke pihak Travel mengambil langsung uang KBS nya kepada ADH
melalui system Bon Sementara.
6. Biaya Tiket jika pemesanan dilakukan untuk keberangkatan sekaligus kepulangan,
maka secara system Pengajuan Jalan Dinas wajib diinput biaya masing-masing
tiket nya pada kolom keberangkatan dan kolom kepulangan dan jika rute
perjalanannya transit, maka wajib diinput informasi transitnya.
 Page 13 of 22

VIII. Beban Biaya Perjalanan Dinas

Beban Biaya
Type Jenis Contoh Perjalanan Dinas
Perjalanan Dinas
Perjalanan Luar Kota Perjalanan Dinas ke cabang Masuk ke beban biaya
Dinas tujuan untuk membantu cabang tujuan SDM
Internal Luar Pulau kekurangan SDM
Perjalanan Perjalanan Dinas SDM Masuk ke beban biaya
Dinas Pelatihan dengan tujuan cabang SDM sekarang
Training untuk pelaksanaan training di
cabang yg ditunjuk sebelum
penempatan di cabang baru
Perjalanan Perjalanan Dinas dalam Masuk ke beban biaya
Dinas rangka review dengan KAWIL cabang asal SDM
Review atau pejabat lainnya di
Cabang Cabang
Training / Perjalanan Dinas dengan  Untuk Jabatan KAWIL
Meeting tujuan ke Kantor Pusat dalam masuk beban biaya
Pusat rangka melakukan meeting Pusat
pusat / diskusi panel / review  Untuk Jabatan BM,
dengan Pejabat Kantor Pusat NSO Head, MSO
Head, dan level PIC ke
bawah masuk beban
biaya cabang asal
SDM
Perjalanan Luar Negeri Perjalanan Dinas ke luar Masuk ke beban biaya
Dinas negeri dalam rangka Tour NS Pusat
Eksternal
Perjalanan Dinas ke luar Masuk ke beban biaya
negeri dalam rangka meeting Cabang SDM yang
/ Tour Main Dealer bersangkutan
AHM / Main Undangan Meeting Main Masuk ke beban biaya
Dealer Dealer / Pelatihan mekanik Cabang SDM yang
PMT AHASS bersangkutan
Pihak Perjalanan Dinas ke pihak Masuk ke beban biaya
Eksternal eksternal Cabang SDM yang
bersangkutan
Ket : Beban biaya Perjalanan Dinas masuk ke biaya Unit Bisnis masing-masing.
Contoh :
 Perjalanan Dinas SDM Audit untuk melakukan proses Auditing ke Unit Bisnis DLP
(Distribusi, Logistik dan Part), maka beban biaya Perjalanan Dinas tersebut masuk
ke beban Unit Bisnis DLP (Distribusi, Logistik dan Part).

IX. Penyelesaian Biaya Perjalanan Dinas

1. Setiap selesai melakukan Perjalanan Dinas, SDM wajib membuat PICA
Kepulangan Jalan Dinas sesuai form yang telah ditentukan (Lampiran 2) yang
telah di ACC / ditandatangani oleh Atasan langsung SDM (1 level di atasnya
dan minimal level SPV) dan melakukan inputan pada screen 313 type PBS
(Penyelesaian Jalan Dinas) (kecuali untuk Perjalanan Dinas ke luar negeri dengan
tujuan Tour yang secara system langsung CLSD setelah dikeluarkan uang saku /
biaya).
 Page 14 of 22

2. Khusus biaya bagasi yang melebihi ketentuan yang telah ditetapkan dengan ada
alasan yang kuat dan dapat dipertanggungjawabkan, maka SDM dapat
mengajukan untuk dibebankan kepada Perusahaan dengan cara membuat
pengajuan tertulis kepada Division Head nya.
Note.
* Division Head wajib melakukan analisa sebelum memberikan persetujuannya
untuk kemudian diajukan kepada SR.GM Supporting.
** Biaya dapat dikeluarkan setelah ada persetujuan SR.GM Supporting.
3. Klaim bisa dikeluarkan setelah Atasan melakukan ACC di system Kembali Jalan
Dinas sebagai tanda menyatakan kesesuaian antara pengajuan biaya di PICA
Kepulangan Jalan Dinas dengan yang diinput oleh ADH (jika ada).
4. SDM yang melakukan Perjalanan Dinas dan melakukan KBS ataupun tidak
melakukan KBS, maka SDM wajib untuk menyelesaikan inputan pada screen 313
type PBS (Penyelesaian Jalan Dinas) dengan menyertakan bukti-bukti
pembayaran seperti kuitansi, tiket, bukti pembayaran lainnya. Alur inputan screen
313 Tipe PBS, yaitu :
1) SDM Pengaju tekan “T” (Tambah) dan pilih tipe “PBS (Penyelesaian Jalan
Dinas)”
2) Masukkan NIP SDM Pengaju, kode cabang tujuan, dan keterangan jalan dinas
3) Isi ‘Nomor Bukti Asal’ dengan nomor bukti inputan SDM Pengaju dengan Tipe
BS yang berstatus INPG sesuai dengan poin V.6.k di atas, lalu ENTER.
4) Masuk ke detail 1d.Pica & Biaya dan isi field ‘Inap’, ‘Tiket’, ‘Biaya Lain’, dan
‘Uang Saku’.
5) Masuk ke detail 2d.Revisi Absen untuk memeriksa kesesuaian shift cabang
tujuan yang sudah terbentuk secara otomatis pada sistem.
6) Tekan V Y untuk meminta approval sesuai dengan poin V.9 di atas.
7) Posting G Y hingga status berubah menjadi CLSD.
Note.
 SDM wajib untuk memeriksa kembali inputan penyelesaian jalan dinas nya dan
memastikan tidak ada bukti pembayaran yang tertinggal sebelum melakukan
posting (status screen 313 CLSD).
 Apabila status screen 313 SDM yang melakukan perjalanan dinas sudah CLSD,
maka SDM tidak dapat untuk klaim biaya apapun / tambahan yang disebabkan
oleh kelalaian SDM (contoh: SDM lupa input / alasan lainnya).
5. Khusus penyelesaian biaya Perjalanan Dinas SDM Pusat :
a. SDM wajib menyerahkan ke ADH Pusat :
- PICA Jalan Dinas keberangkatan / kepulangan
- Rincian biaya perjalanan dinas keberangkatan / kepulangan
- Nota pembayaran (kuitansi, tiket dan bukti pembayaran lainnya).
b. Apabila dalam kondisi akan melakukan perpanjangan perjalanan dinas,
sehingga tidak memungkinkan untuk kembali ke kantor pusat maka bukti-bukti
pembayaran wajib di scan dan dikirimkan melalui e-mail kepada rekan 1 (satu)
divisinya dan/atau Atasannya, untuk dibantu proses penyelesaian nya ke ADH
Pusat.
6. Untuk bukti-bukti pembayaran (kuitansi, tiket dan bukti pembayaran lainnya) yang
sah dan dapat dilakukan penggantian biaya mengacu pada aturan “Pengeluaran
Biaya Cabang dan Pelaksanaan Opname Cash Harian” yang berlaku. Untuk
pelaksanaan transaksi klaim mengacu pada SOP “Petty Cash” (bisnis M4W) yang
berlaku.
7. Khusus untuk uang saku dan uang makan diselesaikan tanpa harus ada nota,
sesuai nominal pada screen 313 detail 1 (1d.Pica & Biaya).
 Page 15 of 22

8. Batas penyelesaian KBS wajib diselesaikan paling lambat H+2 dari tanggal akhir
Perjalanan Dinas SDM, jika tidak diselesaikan maka SDM yang bersangkutan
akan terkunci absen.
Note.
Termasuk Perjalanan Dinas tanpa KBS juga wajib diselesaikan paling lambat H+2
dari tanggal akhir perjalanan dinas SDM.
9. Biaya tiket pesawat untuk kepulangan yang diajukan ke Divisi GA, apabila pada
saat keberangkatan tidak dicantumkan biaya tiket kepulangan maka pada saat
klaim biaya ke ADH wajib mencantumkan keterangan biaya tiket pesawat oleh GA,
sehingga nilai HL yang dibentuk oleh ADH adalah setelah dikurangi biaya pesawat.
Sisa HL sebesar biaya pesawat akan diproses oleh Divisi GA untuk pembayaran
ke Travel.
10. Tidak ada Toleransi untuk pengajuan koreksi absensi dengan alasan belum
menyelesaikan pertanggungjawaban biaya Perjalanan Dinas, dan akan di TACC
oleh Department HRD ER.
11. Apabila terdapat selisih lebih dari biaya yang diajukan dengan realisasinya
(termasuk kelebihan uang makan dan uang saku yang disebabkan perjalanan
dinas dapat diselesaikan sebelum targetnya), maka kelebihan biaya tersebut wajib
dikembalikan ke Perusahaan.
12. Sedangkan apabila terdapat selisih kurang dari biaya yang diajukan dengan
realisasinya, maka kekurangan biaya tersebut akan diganti oleh Perusahaan.
Kekurangan biaya Perjalanan Dinas yang diinput pada pada screen 313 type PBS
(Penyelesaian Jalan Dinas) akan membentuk HL dan dapat dikeluarkan hanya di
Cabang Homebase SDM atau Cabang Tujuan (jika perpanjangan).
13. Aktual biaya Perjalanan Dinas di system Kembali Jalan Dinas diinput oleh ADH dan
otomatis menyelesaikan KBS setelah screen 313 type PBS (Penyelesaian Jalan
Dinas) sudah CLSD.

X. SANKSI ATAS PELANGGARAN DALAM PROSES PENGAJUAN PERJALANAN

DINAS
Jika ditemukan adanya pelanggaran yang dilakukan oleh SDM atas ketentuan yang
diatur dalam aturan ini, maka :
a. Untuk SDM pelaku inputan maupun approval yang tidak melaksanakan atau bekerja
tidak sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan oleh Perusahaan akan
disanksi:
- SBin 1 atau sanksi level selanjutnya apabila SDM sudah memiliki SBin 1 aktif
untuk SDM status Magang / Pelatihan, atau
- SP 1 atau sanksi level selanjutnya apabila SDM sudah memiliki SP 1 aktif untuk
SDM status Karyawan Tetap / Kontrak.
Selain itu, juga akan dikenakan sanksi pengenaan denda sesuai dengan ketentuan
yang berlaku serta penggantian nominal senilai kerugian yang timbul (jika ada)
sesuai dengan Aturan “Mekanisme Tanggung Renteng” yang berlaku.
b. Jika dalam pelanggaran tersebut terjadi manipulasi data dan/atau fraud untuk
mendapatkan keuntungan untuk dirinya sendiri dan/atau orang lain, dengan
menggunakan jabatannya (termasuk dengan menerima tip atau suap atau hadiah /
komisi / imbalan jasa dari siapapun dengan cara yang tidak sesuai dengan peraturan
yang berlaku), sehingga Perusahaan secara langsung ataupun tidak langsung
dirugikan, maka sanksi yang diberikan kepada SDM Pelaku adalah :
- Surat Pembinaan Pertama & Terakhir (SPPT) atau dinyatakan Tidak Lulus (TL)
apabila SDM sudah memiliki SBin 3 aktif untuk SDM status Magang / Pelatihan,
atau
 Page 16 of 22

- Surat Peringatan Pertama & Terakhir (SPPT) atau dinyatakan Tidak Lulus (TL)
apabila SDM sudah memiliki SP 3 aktif (untuk SDM status Karyawan Kontrak),
atau
- Surat Peringatan Pertama & Terakhir (SPPT) atau di mutasi / demosi /
dikualifikasikan mengundurkan diri apabila SDM sudah memiliki SP 3 aktif (untuk
SDM status Karyawan Tetap).
dan juga dikenakan sanksi pengenaan denda sesuai ketentuan yang berlaku serta
penggantian nominal senilai kerugian yang timbul (jika ada) sesuai dengan Aturan
“Mekanisme Tanggung Renteng” yang berlaku dan juga diproses secara hukum jika
ada unsur FRAUD.
c. Untuk SDM (termasuk Atasan di HO) yang mengetahui terjadinya pelanggaran
namun melakukan pembiaran dan/atau tidak melakukan pelaporan kepada
Perusahaan:
- Sanksi 1 (satu) tingkat di bawah sanksi yang diberikan kepada SDM Pelaku
Pelanggaran atau sanksi level selanjutnya apabila SDM sudah memiliki sanksi
aktif dan juga dikenakan sanksi pengenaan denda sesuai ketentuan yang berlaku
serta penggantian nominal senilai kerugian yang timbul (jika ada) sesuai dengan
Aturan “Mekanisme Tanggung Renteng” yang berlaku.
d. Untuk Atasan di HO yang lalai melakukan pengawasan / kontrol terhadap pekerjaan
dan/atau bawahannya :
- Sanksi 2 (dua) tingkat di bawah sanksi yang diberikan kepada SDM Pelaku
Pelanggaran atau sanksi level selanjutnya apabila SDM sudah memiliki sanksi
aktif dan juga dikenakan sanksi pengenaan denda sesuai ketentuan yang berlaku
serta penggantian nominal senilai kerugian yang timbul (jika ada) sesuai dengan
Aturan “Mekanisme Tanggung Renteng” yang berlaku.
Detail mengenai perbuatan pelanggaran beserta tingkatan sanksi yang diberikan
kepada SDM terkait mengacu pada aturan sebagai berikut :
1) Aturan “Sanksi Atas Pelanggaran Administratif atau Fraud oleh SDM” yang berlaku.
2) Aturan “Penerapan Disiplin, Penyusunan dan Penjatuhan Sanksi Bagi Karyawan”
yang berlaku, dan/atau Aturan “Surat Pemberitahuan dan Surat Pembinaan Untuk
SDM Magang dan SDM Status Pelatihan” yang berlaku, jika pelanggaran yang
dilakukan belum diatur dalam Aturan “Sanksi Atas Pelanggaran Administratif atau
Fraud oleh SDM” yang berlaku.

Dengan terbitnya ketentuan ini, maka SOP No. ALB/SOP-019/R03/HRD-NSG/XIII/2020

Perihal “Perjalanan Dinas” tertanggal 9 Desember 2020 dinyatakan DICABUT dan TIDAK
BERLAKU LAGI.
 Page 17 of 22

Pengesahan SOP “Perjalanan Dinas”.

Disusun Oleh :

31/10/2022

Elysza Ramaniar Budi Setiawan W.

Disetujui Oleh :

M.A. Wulansari Endah P. Leony Steven Christian

Janes Edison M. Ika Oktavia Ferix Sidharta

Hengky Kurniawan

Tjoa Andy S.
 Page 18 of 22

Lampiran 1 – Form PICA Keberangkatan Perjalanan Dinas

 Page 19 of 22

Lampiran 2 – Form PICA Kepulangan Perjalanan Dinas

 Page 20 of 22

Lampiran 3 – Form Pengajuan Pembelian Tiket Transportasi

 Page 21 of 22

Lampiran 4 – Ketentuan Jalan Dinas SDM Pusat Penempatan Di Cabang (Home

Base)

1. Ketentuan Perjalanan Dinas SDM Pusat Penempatan di Cabang (Home Base)

diberlakukan untuk SDM KAWIL dan MSO Head / NSO Head / BM.
2. Penentuan Cabang Home Base ditentukan oleh Atasan masing-masing Divisi.
3. Penginapan untuk Cabang Home Base berupa penginapan satu bulan (Kost) dengan
besaran standar plafon diatur sebagai berikut :
 KAWIL : Rp. 1.200.000,-
 MSO Head / NSO Head / BM : Rp. 750.000,-
4. Untuk Perjalanan Dinas ke Cabang lain lebih dari 3 (tiga) hari, maka akan terkoneksi ke
master kost dengan plafon sesuai golongan dan provinsi Cabang jalan dinas yang
dituju.
 Jika belum ada master kost, maka akan dibuatkan terlebih dahulu oleh HRD
Department CMBN di system master Kost.
 Jika sudah ada, maka biaya inap dinas akan muncul di system Pengajuan Jalan
Dinas.
Perjalanan Dinas akan di ACC oleh Atasan jika informasi master kost sudah muncul di
system Pengajuan Jalan Dinas.
Master Kost akan diinput sesuai periode Kost 30 hari (1 bulan), SDM tidak bisa
mengeluarkan Kost lagi jika Perjalanan Dinas ke Cabang sudah memiliki master Kost
sampai dengan batas waktu yang ada pada screen master Kost.
5. SDM wajib memantau periode master Kost dan menitipkan pesan kepada pemilik Kost
agar tidak memberikan kamar Kost ke orang lain sebelum periode Kost berakhir.
6. ACC dari Atasan pada system untuk Perjalanan Dinas berlaku dari awal bulan sampai
dengan akhir bulan termasuk dalam penyelesaian Perjalanan Dinas harus pada atasan
yang sama dari awal bulan sampai dengan akhir bulan dan akan berubah di awal bulan
berikutnya tergantung siapa yang pertama kali meng-ACC Perjalanan Dinas tersebut.
7. Master Kost untuk “Perjalanan Dinas“ akan gugur sesuai periode 30 hari (1 bulan).
8. Master Kost untuk penginapan Home Base berlaku setiap bulan selama SDM
ditempatkan di daerah tersebut.
 Page 22 of 22

Lampiran 5 – Contoh Screenshot Jadwal Penerbangan Pengajuan Tiket Pesawat

Jika SDM akan berangkat jalan dinas pada pagi hari, maka SDM / GA wajib melakukan
screenshot jadwal penerbangan berdasar waktu keberangkatan yang ter-pagi dan berdasar
harga yang termurah di hari keberangkatan yang direncanakan, fasilitas bagasi, dan info
lain yang diperlukan (misal : Bandara keberangkatan mana yang lebih dekat dengan rumah
SDM), sehingga Atasan SDM bisa menganalisa dan menentukan tiket mana yang akan
dibeli.

Jadwal keberangkatan terpagi Jadwal biaya termurah

Informasi Fasilitas Bagasi & Lokasi Bandara Keberangkatan