Nomor P-01/LGA-NSG/00/2020

PROSEDUR Tgl Dibuat 15 JUNI 2020

PERMINTAAN PEMBELIAN BARANG Revisi ke 00
Tgl Revisi -
HABIS PAKAI Halaman 1 dari 5

A. DEFINISI
Permintaan Pembelian Barang Habis Pakai adalah usaha atau kegiatan pengadaan Barang Habis Pakai
untuk karyawan perusahaan PT. Netindo Solution Group.
Barang Habis Pakai adalah barang-barang/ peralatan kebutuhan perusahaan yang hanya dapat digunakan
satu kali pemakaian saja atau sebentar masa pakainya semisal, alat tulis kantor, dan lain sebagainya.

B. TUJUAN
1. Standar Operating Procedure (SOP) ini menjelaskan aktivitas di departemen General Affair mengenai
mekanisme pembelian barang habis pakai, sehingga aliran dokumen dan pertangung jawaban pelaksana
dapat dipertanggungjawabkan.
2. Untuk menyediakan kebutuhan perusahaan yang mana untuk menunjang pelaksanaan pekerjaan
perusahaan PT. Netindo Solution Group sesuai dengan anggaran yang berlaku.
3. Untuk mengendalikan biaya pengadaan barang habis pakai agar benar-benar sesuai kebutuhan

C. RUANG LINGKUP
Prosedur ini mengatur proses permintaan pembelian barang Habis Pakai sejak perencanaan kebutuhan barang
habis pakai hingga Pimpinan menandatangani surat persetujuan pembelian (pangajuan) untuk kemudian dapat
dilakukan pembelian oleh departemen General Affair dan diserahterimakan kepada SBU atau karyawan yang
bersangkutan, adapun prosesnya adalah sebagai berikut :
1. Proses Perencanaan/Permintaan Kebutuhan Barang Habis Pakai yang disesuaikan dengan kebutuhan
2. Proses Verifikasi & Persetujuaan oleh HRGA department
3. Proses Pembelian/Pengadaan Kebutuhan Barang Habis Pakai
4. Proses Pengecekan Kesesuaian Barang Habis Pakai
5. Proses Laporan Pertanggung Jawaban Pembelian Barang Habis Pakai

D. PROSES KERJA PERMINTAAN PEMBELIAN BARANG HABIS PAKAI

1. Proses Perencanaan Kebutuhan Barang Habis Pakai
Dalam rangka melaksanakan pengadaan barang habis pakai, maka setiap Departemen / SBU wajib untuk
memberikan rencana kebutuhan barang habis pakai kepada departemen General Affair untuk dijadikan
sebagai acuan kebutuhan barang habis pakai yang benar-benar dibutuhkan dalam jumlah yang cukup,
dengan kualitas dan harga yang dapat dipertanggungjawabkan. Berikut adalah Langkah-langkah dalam
melaksanakan perencanaan kebutuhan pengadaan barang habis pakai :
a. Manajer Departemen/SBU/Unit Kerja memberikan rencana kebutuhan pengadaan barang habis pakai
kepada departemen General Affair.
b. Departemen General Affair mengidentifikasi kebutuhan akan barang habis pakai, penetapan proses
pembelian, penentuan vendor/supplier/took, cara pembelian, jadwal, lokasi dan anggaran pengadaan
pembelian barang habis pakai sesuai dengan kualitas dan harga yang dapat dipertanggung jawabkan.
c. Departemen General Affair membuat formulir permohonan permintaan pembelian barang habis pakai.
2. Proses Verifikasi & Persetujuan oleh HRGA department
a. HRGA departemen wajib memverifikasi formulir permohonan permintaan pembelian barang habis pakai
yang telah dibuat oleh General Affair.
 Apabila formulir permohonan permintaan pembelian barang habis pakai tersebut signifikan dan
sesuai kebutuhan, maka departemen General Affair akan melanjutkan proses pengadaan barang
habis pakai.
 Apabila formulir permohonan permintaan pembelian barang habis pakai tersebut tidak signifikan
dan tidak sesuai dengan kebutuhan, maka General Affair akan menghentikan proses pengadaan
barang habis pakai.
b. Formulir permohonan yang telah diverifikasi dan ditandatangi diserahkan ke Finance Department agar
 Nomor P-01/LGA-NSG/00/2020
PROSEDUR Tgl Dibuat 15 JUNI 2020
PERMINTAAN PEMBELIAN BARANG Revisi ke 00
Tgl Revisi -
HABIS PAKAI Halaman 2 dari 5

dapat diproseskan sejumlah anggaran yang benar-benar sesuai dengan kebutuhan.

3. Proses Pembelian/Pengadaan Barang Habis Pakai

a. Persiapan Pengadaan pembelian barang habis pakai dapat dilaksanakan setelah formulir permohonan
permintaan pembelian barang habis pakai disetujui oleh pimpinan HRGA Department dan anggaran
telah dicairkan oleh Finance Department.
b. Finance Department mencairkan anggaran langsung ke penyedia barang/ke General Affair
4. Proses Pengecekan Kesuaian Barang Habis Pakai
a. Barang habis pakai yang sudah dibeli dan diterima oleh General Affair harus melalui pemeriksaan
kelayakan dan kesesuaian dengan request sebelum diserahterimakan ke SBU/Unit Kerja yang
bersangkutan.
b. Apabila barang tersebut memiliki cacat atau tidak lengkap maka barang habis pakai akan dikembalikan
ke pihak pembeli untuk ditukar dan dilengkapi.
5. Proses Laporan Pertanggung Jawaban Pembelian Barang Habis Pakai
a. Apabila anggaran yang dicairkan Finance Department untuk pengadaan barang habis pakai ditransfer
internal ke departemen General Affair, maka departemen General Affair wajib membuat laporan
pertanggungjawaban berupa Form LPJ ke Finance Department setelah barang habis pakai tersebut
selesai diserahterimakan.
b. Apabila anggaran yang dicairkan Finance Department untuk pengadaan barang habis pakai tersebut
ditransfer langsung ke pihak penyedia barang, maka departemen General Affair tidak perlu membuat
laporan pertanggungjawaban, namun wajib menyerahkan invoice dari pihak penyedia barang.
 Nomor P-01/LGA-NSG/00/2020
PROSEDUR Tgl Dibuat 15 JUNI 2020
PERMINTAAN PEMBELIAN BARANG Revisi ke 00
Tgl Revisi -
HABIS PAKAI Halaman 3 dari 5

E. RINGKASAN TANGGUNG JAWAB DAN ALUR PROSES KERJA

F. DOKUMEN TERKAIT
1. Prosedur kasbon di Finance

G. LAMPIRAN
1. Formulir Permintaan Pembelian (Pengajuan Anggaran)
2. Formulir Pertanggungjawaban (LPJ)

PENGESAHAN
DIBUAT OLEH MENGETAHUI MENYETUJUI

STAF ADMIN HRGA MANAJER HRD DIR. OPERASIONAL DIR. UTAMA

 Nomor P-01/LGA-NSG/00/2020
PROSEDUR Tgl Dibuat 15 JUNI 2020
PERMINTAAN PEMBELIAN BARANG Revisi ke 00
Tgl Revisi -
HABIS PAKAI Halaman 4 dari 5
 Nomor P-01/LGA-NSG/00/2020
PROSEDUR Tgl Dibuat 15 JUNI 2020
PERMINTAAN PEMBELIAN BARANG Revisi ke 00
Tgl Revisi -
HABIS PAKAI Halaman 5 dari 5