PT SANS MEDIKA NUSANTARA Nomor 29

STANDARD OPERATING PROCEDURE Date

PROSEDUR PEMAKAIAN INVENTARIS DAN Approved
PERALATAN KANTOR

1. MAKSUD TUJUAN
1. Tertib administrasi dan tertib barang/hak milik,
2. Pendaftaran, pengendalian dan pengawasan setiap hak milik,
3. Usaha untuk memanfaatkan penggunaan setiap barang/hak milik secara maksimal
dalam melancarkan pencapaian maksud dan tujuan perusahaan.
4. Penunjang pelaksanaan operasional perusahaan.

2. DEFINISI
Invetaris dan Peralatan kantor adalah asset atau harga milik perusahaan yang berupa
inventaris atau peralatan kantor sebagai sarana atau penunjang pekerjaan kantor yang
dibutuhkan karyawan. (Misal: Meja, kursi, lemari, computer, printer kalkulator, telpon
dan sebagainya).

3. SASARAN
1. Standar pemakaian Inventaris yang benar
2. Memelihara dan menjaga Inventaris dan Peralatan Kantor dengan baik.
3. Adanya daftar inventaris yang lengkap, teratur dan berkelanjutan di semua
departemen atau perusahaan.

4. PENANGGUNG JAWAB
HR/GA (General Affair) dan semua karyawan pengguna inventaris dan peralatan kantor.

5. TATA TERTIB PEMAKAIAN ALAT

1. Inventaris dan Peralatan dipergunakan saat dibutuhkan saja.
2. Dilarang merusak atau menghilangkan Inventaris dan Peralatan kantor.
3. Dilarang menggunakan Inventaris dan Peralatan untuk keperluan pribadi.
4. Dilarang membawa pulang Inventaris dan Peralatan ke rumah, kecuali atas
persetujuan perusahaan.
5. Dilarang membawa Inventaris dan Peralatan keluar perusahaan, kecuali mendapat
persetujuan perusahaan.
6. Dilarang memindahkan Inventaris dan Peralatan ke tempat lain di luar ruangan atau
departemen yang bersangkutan.
7. Dilarang meminjamkan Inventaris dan Peralatan ke Bidang atau Departemen lain,
kecuali atas izin perusahaan.
8. Merapikan, membersihkan, menyimpan, dan menempatkan menyimpan, sesuai
dengan tempat yang ditentukan.
9. Mencatat dan melaporkan kepada GA (General Affair) atau pimpinan apabila ada
menyimpan yang mengalami kerusakan.
10. Apabila terjadi ada kerusakan ringan, karyawan diharapkan dapat memperbaiki
sendiri.
11. Setiap karyawan harus mengetahui dan memahami dengan benar cara pemakaian
inventaris dan peralatan perusahaan.
 12. Alat yang selesai dipakai harus dibersihkan, disimpan, dibungkus atau ditempatkan
sebagaimana tempat yang ditentukan.

6. INVENTARISASI
Yang dimaksud dengan inventarisasi adalah kegiatan melaksanakan pengurusan,
penyelenggaraan, pengaturan, pencatatan dan pendaftaran barang inventaris/hak milik.

7. DOKUMEN
Kartu atau Daftar Invetaris dan Peralatan:
Daftar barang inventaris /hak milik adalah suatu dokumen berharga yang menunjukkan
sejumlah barang milik perusahaan baik yang bergerak maupun yang tidak bergerak.

Kartu Inventaris dan Peralatan memuat Kode dan nama barang, tanggal dan harga
perolehan (harga beli), umur produktif (umur ekonomis), dan Penyusutan.
8. URUTAN KERJA
A. PENGADAAN:
1. Membuat dan meminta daftar kebutuhan inventaris/alat dari masing-masing
Departemen, Divisi atau Unit dalam perusahaan.
2. HR/GA membuat perencanaan pengadaan Inventaris/Alat berdasarkan kebutuhan
perusahaan.
3. HR/GA membuat penawaran harga kepada beberapa Toko atau Supplier alat (lebih
dari satu) untuk memperoleh perbandingan harga, kualitas dan kesesuaikan
spesifikasi yang dibutuhkan.
4. Rencana pengadaan Inventaris dan Peralatan diketahui oleh Bagian Keuangan
dengan Persetujuan Pimpinan.
5. Pencatatan Peralatan Kantor dibedakan menjadi tiga yaitu: Barang tahan lama,
Barang habis pakai, Pemeliharaan barang.
6. Penempatan Peralatan kantor menggunakan tiga asas yaitu: a. Asas mengenai
jarak terpendek, b. Asas mengenai penggunaan segenap ruang dan, c. Asas
mengenai rangkaian kerja.
7. Pemeliharaan peralatan kantor dilakukan dengan cara setiap hari atau secara rutin
oleh karyawan teknisi dan atau pihak kedua dengan cara berlangganan.
8. Peralatan kantor dibuatkan daftar penyusutan dan penghapusan karena barang
sudah rusak dan adanya peralatan yang lebih canggih dalam penyelesaian
pekerjaan.

B. PEMAKAIAN:
1. Pengguna mengisi Surat Pemakaian Alat yang ditandatangai oleh pimpinan
Departemen/Devisi.
2. HR/GA menerima Surat Pemakaian Alat untuk melakukan persetujuan dan
menyiapkan Alat yang dibutuhkan.
3. Jika ditolak, maka Surat Pemakaian Alat dikembalikan dengan memberikan catatan
alasan tidak disetujui.
4. Pemakaian Alat harus dicatat dalam Daftar Pemakaian Alat Harian, disertai dengan
Tanggal, Jenis Alat, Nama Pengguna, Divisi dan Durasi/Lama Pemakaian.
5. Pengguna Wajib manjaga dan memelihara Inventaris/Alat sesuai dengan Tata
Tertib Pemakaian Alat.
9. FLOWCHART
GA SUPPLIER KEUANGAN DIREKTUR

START

daftar kebutuhan
alat
Membuat Daftar
daftar kebutuhan daftar kebutuhan
Kebutuhan alat alat alat

Membuat Menyetujui
Surat
Penawaran

Mengirim
surat
surat
penawaran
penawaran
Order
Barang

Order
Order
Barang
Barang

Penerimaan
Barang Pengiriman
Barang

Penempatan
Barang

END