CGKN No. Dokumen: No.

Revisi:
PT. CAKRA GUNA KARYA NUSA
Jl. Raya Mondoroko No. 8 Malang No. Salinan: Halaman:
1- 5
PROSEDUR
PEMELIHARAAN & PENGGANTIAN SUKU CADANG KENDARAAN

a. a. TUJUAN
TUJUAN
Prosedur ini bertujuan mengatur mekanisme permintaan perbaikan kendaraan
Prosedur in mengatur mekanisme penjualan rokok secara kredit dan proses
dan penggantian
permintaan, suku
pembuatan, dancadang ke kantor
perubahan kredit pusat / HO data sesuai ketentuan dan
limit master
standar pengkodean / penamaan perusahaan. RAHASIA! Do
b. RUANG LINGKUP
Prosedur ini berlaku mulai dari pembuatan surat pengajuan perbaikan
b. RUANG LINGKUP
kendaraan sampai disetujui oleh kantor pusat / HO, dan pelaporan pemakaian
Prosedur
biaya ini dimulai &
perbaikan dari permintaansuku
penggantian pembuatan
cadang/ kendaraan
perubahan ke
kredit limitpusat
kantor customer
/ HO
pada master data khusus untuk penjualan rokok, mulai dari pengajuan permohonan
sampai proses pemasukan data, dan prosedur ini juga mengatur tentang proses
c. DEFINISI
pengeluaran nota kredit, pembuatan bukti penerimaan nota oleh bagian administrasi,
1. Kendaraan adalah alat transpotasi yang digunakan dalam kegiatan
dan pencatatan dalam Kartu Piutang.
operasional perwakilan
2. Bengkel adalah tempat dilakukannya perbaikan kendaraan.
c. DEFINISI
1. Agen adalah perusahaan yang diberi otorisasi oleh perusahaan untuk menjual rokok
d. DOKUMEN
dengan YANG DIGUNAKAN
imbalan komisi.
2. WS1./ SWS
Pengajuan
adalah Perbaikan Kendaraan
Whole Saler (PPK)Saler, toko / outlet yang diberikan
/ Semi Whole
otorisasiMerupakan dokumen
oleh perusahaan untukyang dibuat
menjual sopir
rokok untukkepada
langsung meminta biaya perbaikan &
konsumen.
3. Area adalah unit suku
pembelian kerja/wilayah yang meminta
cadang kendaraan pengajuan/perubahan kredit limit
ke AM/DAM/SPV/CA
customer
2. Surat Penawaran Harga
4. Form pengajuan/perubahan
Merupakan dokumen kredit limitberasal
yang adalah dari
formulir yang
pihak harus diisi
eksternal oleh area
tentang biaya
untuk setiap customer yang harus dibuat/dirubah data kredit limitnya.
perbaikan kendaraan apabila kendaraan tersebut diperbaiki di bengkelnya.
Dokumen ini dilampirkan bersama dengan SPPK

e. PROSEDUR

SOP– PEMELIHARAAN & PENGGANTIAN SUKU CADANG KENDARAAN Page 1 of 6

 PROSEDUR PEMELIHARAAN & PENGGANTIAN SUKU CADANG
KENDARAAN

KETERANGAN DRIVER

SOP– PEMELIHARAAN & PENGGANTIAN SUKU CADANG KENDARAAN Page 2 of 6

1. Driver melaporkan dengan membuat
Pengajuan Perbaikan Kendaraan (PPK), atas
kerusakan mobil ke AM/DAM/SPV/CA
Bila perlu laporan di tambah dengan
dokumentasi kondisi kerusakan kendaraan

Catatan :
Driver membuat laporan tentang kondisi
fisik kendaraan :
 laporan secara periode
meliputi : keadaan mesin, keadaan
body mobil, keekonomisan
pemakaian BBM
 Laporan secara maintenance
Meliputi : Penggantian Ollie,
service mesin

KETERANGAN AM/DAM/SPV/CA

SOP– PEMELIHARAAN & PENGGANTIAN SUKU CADANG KENDARAAN Page 3 of 6

1 AM/DAM/SPV/CA menerima laporan
dan Pengajuan Perbaikan Kendaraan
(PPK) dari driver

2 AM/DAM/SPV/CA memeriksa secara

langsung kendaraan secara fisik sesuai
dengan pengaduan yang diajukan

3 Apabila :
 Tidak disetujui, dalam arti
masih bisa di gunakan dan
belum perlu urgent untuk
dilakukan penggantian, maka
dipending dahulu
 Disetujui, maka diajukan ke HO
(audit) by email/fax
Catatan :
AM/DAM/SPV/CA dibantu driver
Mensurvey harga ke bengkel diarea yang
dianggap cocok, dan meminta Surat
Penawaran Harga (apabila ada) sebagai
lampiran dari Pengajuan Perbaikan
Kendaraan

4 AM/DAM/SPV/CA menerima uang

untuk perbaikan kendaraan

5 Melaksanakan perbaikan kendaraan

6 Dibuat pelaporannya ke kantor pusat

dilampirkan nota perbaikan dari bengkel

7 Budget :
 Jika lebih dikirim balik ke kantor
pusat
 Jika kurang akan ditransfer dari
pusat

KETERANGAN HO

SOP– PEMELIHARAAN & PENGGANTIAN SUKU CADANG KENDARAAN Page 4 of 6

1 HO menerima PPK dan SPH (apabila
ada) dari area perwakilan

2 HO (audit) memeriksa kelengkapan

datanya (surat pengajuan, jenis onderdil
mobil yang rusak, harga)

3 HO (audit) menyerahkan ke bagian

kendaraan, untuk di cek harga dengan
rekanan bengkel di HO

 Jika harga disetujui maka

diajukan ke direktur pemasaran
untuk ditandatangani Surat
persetujuan perbaikan kendaraan
 Jika tidak disetujui maka dicek
lagi harga ke perwakilan

5 Dan dikirimkan biaya perbaikan

kendaraan ke perwakilan

6 HO (audit) menerima laporan pemakaian

biaya perbaikan kendaraan disertai nota
asli dari bengkel yang ditunjuk area
sebagai rekanan

7 Di file kan di arsip HO

Catatan :
Apabila terjadi kerusakan pada waktu
dilapangan secara mendadak, maka
AM/DAM/SPV/CA cukup memberi
kabar by telp ke HO, untuk perbaikan
sementara (untuk sampai ke kantor
perwakilan) di bengkel yang terdekat
salesman pada saat melaksanakan
distribusi, selanjutnya di lakukan sesuai
dengan prosedure diatas

SOP– PEMELIHARAAN & PENGGANTIAN SUKU CADANG KENDARAAN Page 5 of 6