BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Umum

Dengan perkembangan teknologi yang semakin maju, sekarang ini banyak

sekali perusahaan - perusahaan swasta yang berkembang. Yang bergerak dibidang

jasa maupun penjualan. Salah satu perusahaan yang bergerak di bidang jasa adalah

tempat yang telah kami riset yaitu PT. BIMA BANGUN SENTANA. Dalam kali ini

kami membahas mengenai system penerimaan security dan menyalurkan ke vendor

yang telah memakai jasa perusahaan ini.

3.2. Tinjauan Perusahaan

Dalam tinjauan perusahaan ini berisi sejarah perusahaan, struktur organisasi

serta fungsi dari masing – masing bagian yang ada dalam perusahaan tersebut.

3.2.1. Sejarah Perusahaan

PT. BIMA BANGUN SENTANA didirikan 28 September 2002, oleh Bpk.

Imam Fatoni. Bergerak di bidang jasa keamanan ( security ). Landasan didirikan

usaha ini, mengacu tentang kebutuhan keamanan di lingkungan mall, ruko,

perumahan yang semakin banyak dan tingkat kriminalitas semakin meningkat.

Penanaman modal perusahaan ini bekerjasama dengan BSD City dan Sinarmas Land.

Adapun pihak ketiga yang kami tidak bisa kami sebutkan karena privasi perusahaan.

24
 25

System perusahaan bagi karyawan adalah kekeluargaan karena dengan kekepluargaan

karyawan merasa nyaman dan aman. Dan perusahaan bekerja sama dengan BJS.

Untuk cabang dari perusahaan ini sudah mencakup jabodetabek , jawa tengah,

jawa timur, luar pulau jawa ( Palembang, batam, menado ). Contoh sentul, setasiun

kereta api gondang dia, pasar segar batam, pasar modern manado, dan lain-lain.

VISI

Menjadi salah satu provider pengamanan profesional, terbaik dan terpercaya di

Indonesia dengan berlandaskan dukungan Teknologi, Pengetahuan dan Keterampilan

yang berlandaskan keimanan.

MISI

Memberikan Pelayanan dan Pengamanan dengan mengedepankan kepuasan

pelanggan memberikan respon penanganan dengan cepat,tepat dan manfaat terhadap

kebutuhan maupun permasalahan yang terjadi di lokasi pelayanan.

Membentuk sosok security yang berkarakter tangguh dan dapat di andalkan dengan

penampilan rapih dan mengesankan melakukan pembinaan berkelanjutan kepada

karyawan untuk pengenmbangan profesi serta penimgkatan kesejahteraan.

PT. BIMA BANGUN SENTANA

Jl. Letnan Soetoepo Ruko Paris Square B2 No. 10 , BSD City, Tangerang Selatan,

Banten No. Telp : (021) 5383549 No. Fax : (021) 53150189 Email :

info.bbs.sec@gmail.com
 26

3.2.2. Struktur Organisasi

Struktur Organisasi merupakan penegasan akan susunan kerangka yang

menunjukkan saling hubungan atau tata kerja antara bagian-bagian atau sub bagian

yang ada dalam suatu unit kerja, sehingga setiap bagian atau sub bagian mengetahui

secara jelas apa yang menjadi bidang tugas, kewenangan dan tanggung jawabnya.

Demikian. pula kepada siapa bagian mempertanggung jawabkan aktivitas yang

dilakukannya.
DIREKTUR
Tt( BPK. IMAM FATONI )

GENERAL MANAGER
( BPK. BERANI )

MANAGER FINANCE HRD MANAGER OPERASIONAL

( IBU IIS ( IBU EKA PRASETYA ) ( BPK.
NINING ) HIZZBULLOH )

STAFF FINANCE STAFF HRD STAFF LOGISTIK

PAJAK ( SULIS ) ( HENDRI JAYA ) ( AGUS SANTOSO )

STAFF FINANCE STAFF HRD STAFF OPR

INVOICE ( BADAI ) ( DEDEN ) ( SALIM )

STAFF FINANCE STAFF FELATHAN STAFF OPR

INVOICE ( FURI ) ( BPK. BAJATUL ( FADLY )
TNI )

Gambar III.1 : Struktur Organisasi

 27

Tugas dan wewenang :

Direktur : Merencanakan, mendelegasikan dan menentukan haluan

dan kebijaksanaan manajemen perusahaan dan

bertanggung jawab atas jalannya seluruh kegiatan

perusahaan serta mencari pasatan baru.

General Manager : Bertanggung jawab atas implementasi kebijakan

perusahaan dan memastikan berjalannya peraturan

perusahaan serta kesesuaiannya dengan objektif dan

strategi perusahaan sesuai target bisnis perusahaan secara

menyeluruh.

HRD : Melakukan persiapan dan seleksi tenaga kerja, monitoring

pengembangan evaluasi karyawan, dan memberikan

kopensasi / proteksi pada pegawai.( secara Internal dapat

dikatakan HRD berkerja sebagai Trainer terhadap

pegawai didalam perusahaan. )

Adminitrasi / Finance : Melakukan atas segala aktivitas keuangan antara lain

pengaturan pengeluaran / transaksi , pembuatan laporan

keuangan dan melakukan verifikasi terhadap keabsahan

dokumen perusahaan.

Operasional : Bertanggung jawab untuk memastikan organisasi berjalan

sebaik mungkin dalam memberikan pelayanan dan

 28

memenuhi harapan para pelanggan dan klaien dengan cara

efektif dan efesien.

3.2.3. Prosedur Sistem Berjalan Pada Perekrutan Karyawan

Dalam menganalisa sistem berjalan dalam perusahaan ini kami lebih fokus

pada perekrutan karyawan. Maka dari itu kami akan menjelaskan proses dari

perekrutan karyawan sampai penempatan karyawan ( security ) sesuai dengan surat

perintah tugas dari perusahaan.

A. Proses Perekrutan Satpam

Pada proses ini pelamar mengisi daftar riwayat hidup , dari nama , tempat

tanggal lahir, alamat dan lain – lain. Sesuai surat lamaran dan riwayat hidup yang dia

bawa.

B. Proses Samapta

Pada proses ini pelamar di tes fisik sebelum melanjutkan ke tahap verivikasi

data dan pelatihan dan ditempatkan.

C. Proses Penempatan Personil

Pada proses ini security baru sudah siap di tempatkan tugas sesuai dengan

permintaan vendor / coustomer. Penempatan langsung diambil arahan oleh General

Manager bertempat di kantor pusat PT. BIMA BANGUN SENTANA.

 29

3.3. Diagram Alir Data Sistem Berjalan

Dari hasil analisa yang dilakukan pada PT. BIMA BANGUN SENTANA,

akhirnya dapat diambil bentuk garis besar system yang berjalan.

PELAMAR
PELAMAR
HRD & GA

Data Flow Pelamar Verifikasi Data Pelamar

AnalisaSistem
Panggilan Interview Recruitment
PT. BBS
Data Flow Pelamar

Laporan Data Pelamar

Wakil
Wakil
Direktur
Direktur/ /
GMGM

Gambar III.2 Diagram Konteks Sistem Berjalan

 30

Data Flow Pelamar 1.0

PELAMAR HRD & GA
Panggilan Interview Penerimaan dan Verifikasi data pelamar
Recruitment

Arsip Data Pelamar

Arsip recruitment

Panggilan SAMAPTA 2.0

SAMAPTA
Verifikasi data SAMAPTA

Arsip SAMAPTA

Panggilan Latihan
3.0

Pelatihan verifikasi. Data Latihan

Security
Arsip Pelatihan

Pengajuan Acc. Surat Penempatan Tugas

4.0

Penempatan
Security
Arsip Penempatan Tugas

Lap. Data interview

5.0
Lap. Data SAMAPTA
Laporan
Lap. Data Pelatihan

Verifikasi Surat Penempatan Tugas Pengajuan Acc. Penempatan Tugas

Wakil
Dirut
/GM
Gambar III.3 Diagram Nol Sistem Berjalan
 31

1.1
Arsip data pelamar
Pelamar Cek
biodata HRD & GA
pelamar

Arsip Data Pelamar

1.2

Recruitment
Arsip recruitment

panggilan
interview

Gambar III.4 Diagram Detail Recruitment

Arsip Data
2.1 SAMAPTA Pelamar
Pelamar
HRD & GA
SAMAPTA
Tes kesehatan

Arsip SAMAPTA (
kesehatan )

2.2

SAMAPTA
Tes Fisik

Arsip SAMAPTA (
Fisik )

Gambar III.5 Diagram Detail SAMAPTA

 32

3.4. Kamus Data

Pada kamus data ini terdapat keterangan tertulis mengenai suatu data secara

lebih rinci, karena kamus data harus dapat memberikan keterangan yang jelas

tentang data yang dicari. Yang akan dijelaskan disini adalah dokumen masukan

dan dokumen keluaran yang berhubungan dengan recruitment security

A. Data Dokumen Masukan :

a. Dokumen isi pertama pelamar

NamaArus Data : Form isi data pelamar

Alias : pelamar

Bentuk Data : Cetakan Manual

Arus Data : pelamar-Proses 1.0

Penjelasan : Sebagai bukti pelamar verifikasi

Periode : Setiap ada pelamar

Volume : Tidak menentu

Struktur Data : Header + Isi + Footer

Header : no_pelamar + tanggal

Isi : Nama + Alamat_pelamar + No_Tlp +

pendidikan + nama_orangtua + tinggi +

berat _badan + jenis_kulit + warna_kulit

Footer : tanggal
 33

b. Dokumen SAMAPTA

NamaArus Data : Form isi SAMAPTA

Alias : pelamar

Bentuk Data : Cetakan Manual

Arus Data : pelamar - Proses 2.0

Penjelasan : Sebagai bukti SAMAPTA

Periode : Setiap ada pelamar

Volume : Tidak menentu

Struktur Data : Header + Isi + Footer

Header : no_pelamar + tanggal + tinggi_badan +

berat_badan

Isi : lari + pushup + situp + shuttlerun

Footer : nilai_akhir + tanggal

B. Data Dokumen Keluaran

a. Dokumen penempatan

Nama Arus Data : Form isi penempatan

Alias : sprin

Bentuk Data : Cetakan Manual

Arus Data : sprin-Proses 4.0

Penjelasan : Sebagai bukti penempatan

Periode : Setiap ada pelamar

Volume : Tidak menentu

 34

Struktur Data : Header + Isi + Footer

Header : no_penempatan +tanggal

Isi : Nama + lokasi + jabatan + tangal_penempatan

Footer : tanggal

3.5. Spesifikasi Sistem Berjalan

3.5.1 Sepesifikasi Dokumen Masukan

Bentuk dokumen masukan adalah bentuk dari dokumen-dokumen yang masuk

atau diterima untuk melakukan proses. Dibawah ini adalah uraian bentuk

dokumen masukan yang ada dalam sistem recruitment security PT. BIMA

BANGUN SENTANA.

1. Nama Dokumen : Form Lamaran

Fungsi : Untuk melamar

Sumber : Pelamar

Tujuan : Recruitment

Frekuensi : Setiap kali ada lamaran masuk

Jumlah : 1 Lembar

Bentuk : Lampiran B.1

2. Nama Dokumen : Form SAMAPTA

Fungsi : Untuk melamar

Sumber : Pelamar
 35

Tujuan : Recruitment

Frekuensi : Setiap kali ada lamaran masuk

Jumlah : 1 Lembar

Bentuk : Lampiran B.2

3.5.2 Spesifikasi Dokumen Keluaran

1. Nama Dokumen : Surat perintah tugas

Fungsi : Penempatan

Sumber : Pelamar

Tujuan : Penempatan

Frekuensi : Setiap kali ada proses recruitment

Jumlah : 1 Lembar

Bentuk : Lampiran B.3

 36

3.6. Permasalahan Kendala Recruitment di Perusahaan

Dalam pelaksanaannya, masalah penerimaan karyawan dari awal proses

sampai akhir proses. Secara umum penulis melihat kendala – kendala yang terjadi

pada PT. BIMA BANGUN SENTANAadalah sebagai berikut :

1. Pada penerimaan calon security pelamar masih menggunakan form – form

manual dalam mengisi data mereka, sehingga akan ada kemungkinan data

tercecer dan tidak terdata oleh staff HRD.

2. Masih adanya staff HRD yang berlatar belakang pendidikan yang tidak sesuai,

sehingga pada saat pendataan tidak optimal.

3.7. Alternatif Pemecahan Kendala Recruitment

Dari beberapa kendala yang dihadapi oleh PT. BIMA BANGUN SENTANA

di sini ada beberapa cara untuk mengatasi masalah tersebut antara lain;

1. Adanya training khusus untuk staff HRD agar lebih optimal dalam

melaksanakan pekerjaan pada bagian divisi HRD tersebut.

2. .Menambahkan staff yang berketerampilan khusus dan mengerti dibidang

penerimaan karyawan.