TECHNOLOGY CAREERS EXPERT'S CORNER STARTUP JOBS | JOBS DIRECTORY

Home Media Careers General Affair: Kualifikasi, Tugas, Skills, Dan Proyeksi Karier

Careers

General Affair: Kualifikasi, tugas, skills, dan proyeksi karier

05 October 2022 • 5 min read

Nur Lella Junaedi

Enthusiastic to be part of the creative world especially as a content writer.

General Affair adalah posisi pekerjaan yang berada di bawah pimpinan divisi umum atau kepala
operasional dalam sebuah perusahaan. Pada perusahaan yang tidak terlalu besar, biasanya posisi
yang juga biasa disebut GA ini tergabung dengan HRD atau menjadi satu bagian dengan purchasing
atau pembelian.

Lantas, seperti apa sebenarnya tugas General Affair di dalam perusahaan? Yuk, cari tahu
selengkapnya tentang General Affair di sini. 

Kualifikasi untuk menjadi General Affair 

 
Kualifikasi untuk menjadi general affair umumnya diisi oleh sarjana strata satu (S1)-EKRUT

Pekerjaan General Affair di sebuah perusahaan umumnya diisi oleh sarjana strata satu (S1) dari
jurusan administrasi perkantoran. Sebab nantinya General Affair akan banyak melakukan pekerjaan
di bidang administrasi. Selain itu, kualifikasi lain yang perlu dibutuhkan oleh seorang General Affair
adalah memiliki pemahaman tentang K3 yakni keselamatan dan kesehatan kerja.

General Affair juga biasanya diharapkan memahami 5R atau 5S, yakni akronim dari ringkas (seiri),
rapi (seiton), resik (seiso), rawat (seiketsu) dan rajin (shitsuke). Tidak ketinggalan, kualifikasi lain yang
diperlukan untuk menjadi General Affair adalah kemampuan untuk membuat dan memahami
laporan harian dan mingguan serta berpengalaman dalam memelihara dan merawat barang atau
aset perusahaan. 

Baca juga: Catat, ini 5 cara menjadi HRD yang baik dan benar
Tugas General Affair di berbagai perusahaan 

Beberapa jenis General affair disetiap perusahaan memiliki tugas yang berbeda-EKRUT

Setiap perusahaan, memiliki kebijakan masing-masing terkait apa yang akan dikerjakan oleh General
Affair. Berikut rangkuman beberapa tugas General Affair baik secara umum maupun di berbagai
industri.

1. Tugas General Affair secara umum

Secara umum, seorang General Affair bertugas untuk mengelola hampir keseluruhan kegiatan
kantor seperti perizinan, pengadaan barang dan menjaga aset perusahaan, protokoler, instalasi
listrik, telepon, air, mengurus perizinan, pengadaan alat tulis kantor, kebutuhan di pantry seperti
gula, teh, kopi hingga perlengkapan toilet. Bahkan, di beberapa perusahaan, tanggung jawab
seorang General Affair juga akan merangkap sebagai HRD. Tentunya, jika perusahaan semakin
berkembang, tanggung jawab dua posisi ini perlu dipisahkan. 

2. Tugas General Affair di perusahaan retail

Terlibat dalam proses legalitas dan perizinan.

Mengurus pemeliharaan gedung kantor dan fasilitas penunjang lainnya.
Menyiapkan dokumen administrasi.
Mengurus pemeliharaan dan perawatan kendaraan operasional.
 Mengatur jadwal operasional karyawan lain seperti supir, office boy dan satpam.

3. Tugas General Affair di perusahaan FMCG

Terlibat dalam urusan corporate social responsibility dan lingkungan hidup.

Mengurus perihal pemeliharaan gedung dan fasilitas lainnya.
Menyiapkan dokumen-dokumen administratif dan legal.
Mengurus pengadaan dan perawatan kendaraan operasional jika ada.
Koordinasi pelaksanaan kegiatan dan proyek yang dilakukan perusahaan.

4. Tugas General Affair di perusahaan startup

Startup atau perusahaan yang masih tergolong baru, akan memaksimalkan sumber daya manusia
yang ada. Karenanya, kamu mungkin saja menjumpai peran General Affair dan HRD yang menjadi
satu posisi. Berikut tanggung jawabnya:

Menyiapkan kebutuhan administratif

Menyimpan bukti-bukti transaksi perusahaan seperti invoice, struk belanja, dan lain-lain untuk
diserahkan kepada bagian finance.
Menjaga alat-alat di perusahaan dan memastikan dapat bekerja dengan baik seperti laptop,
printer, scanner, mesin fotokopi dan lain-lain.
Memantau absen karyawan, cuti, izin sakit.
Mengurus benefit karyawan seperti BPJS Kesehatan, Ketenagakerjaan dan asuransi kesehatan.
Menyiapkan dokumen-dokumen kepegawaian meliputi offer letter, kontrak, perjanjian kerja.
Menyiapkan dokumen-dokumen legal lainnya jika dibutuhkan.

5. Tugas General Affair di perusahaan teknologi

Jika kamu bekerja sebagai General Affair di perusahaan teknologi, maka kemungkinan kamu akan
berhadapan dengan tanggung jawab ini:

Menyiapkan perjanjian kontrak kerja dan memperbarui masa berlaku kontrak tersebut.
Melakukan proses training development dalam perusahaan.
Bertanggung jawab dalam pengelolaan dan pengembangan SDM di perusahaan.
Mengelola kinerja tim dengan memberikan tujuan dan evaluasi yang jelas serta berkelanjutan.
Membantu supervisor dalam proses penilaian kinerja karyawan.
Membantu supervisor dalam melakukan proses konseling bagi karyawan.
 Membantu dalam melakukan proses rekrutmen.
Terlibat dalam proses renovasi dan pembukaan kantor cabang baru perusahaan.

6. Tugas General Affair di perusahaan manufaktur

Menjalin relasi dengan pihak-pihak yang terlibat seperti Pemda, Kecamatan, Kelurahan dan
Kepolisian.
Terlibat dalam kegiatan perizinan perusahaan seperti bangunan, reklame dan lainnya.
Ikut bertanggung jawab terhadap kondisi instalasi listrik dan berbagai peralatan operasional
yang dimiliki perusahaan.
Melakukan kontrol terhadap pekerjaan security, cleaning service, driver dan staff lainnya.
Menangani pengadaan alat-alat seperti ATK dan alat kerja.

Baca juga: 7 Strategi rekrutmen yang efektif untuk mendapatkan kandidat terbaik

8 Skills yang diperlukan untuk menjadi General Affair

 
Skill yang bisa dimiliki oleh karyawan salah satunya adalah teliti-EKRUT

Selain beberapa kualifikasi di atas, General Affair juga harus memiliki beberapa skills lainnya mulai
dari: 

Jujur 
Teliti
Problem solving 
Memiliki pengalaman koordinator dalam pengadaan barang di setiap departemen
Memiliki kemampuan menyusun dan mencatat pembelian serta perawatan dengan transparan
Memiliki interpersonal skills yang baik
Efektif berkomunikasi dan memiliki time management yang bagus 
Memahami teknik loby dan negosiasi

7 Fungsi General Affair dalam sebuah perusahaan 

 
Salah satu fungsi generall affair adalah membuat SOP-EKRUT

Meski tugasnya terbilang umum, namun keberadaan General Affair ini tidak dapat disepelekan.
Sebab, tugas mereka terbilang krusial karena memiliki banyak fungsi penting di perusahaan seperti: 

1. Menciptakan SOP 

Seorang General Affair memiiki fungsi  mengembangkan, menciptakan dan menerapkan sistem
kerja dalam perawatan serta pengadaan fasilitas kantor. Contohnya mereka membuat checklist dan
jadwal pembersihan toilet hingga membuat ringkasan pemeliharaan pada alat transportasi
perusahaan. 

2. Menjalankan fungsi pemeliharaan 

Dalam arti, menilai dan memprioritaskan kondisi fasilitas yang ada sebelum mengajukan
anggaran. Contohnya bila dalam satu perusahaan ada dua fasilitas yang harus diperbaiki yakni toilet
dan ruang meeting, maka fungsi General Affair adalah menentukan fasilitas mana yang lebih
penting bagi karyawan dan harus diutamakan.

3. Membina hubungan baik di dalam dan luar perusahaan 

Pekerjaan General Affair mengharuskan mereka untuk banyak mengenal supplier barang atau jasa,
vendor hingga mengadakan tender. Maka dari itu, membina hubungan baik dengan mereka menjadi
salah satu fungsi dan tugas General Affair yang baik.

4. Menjalankan fungsi perawatan 

General Affair menjalankan fungsi untuk memastikan semua aspek yang dimiliki oleh perusahaan
tetap terawat. Sebagai contoh memastikan kebersihan lingkungan kerja mulai dari meja karyawan,
tempat parkir, halaman, lobby, ruang meeting hingga mengecek secara berkala instalasi listrik
bahkan air. 

Baca juga: Meningkatkan produktivitas kerja pada 2020 dengan deretan tools ini

5. Menyiapkan laporan berkala bagi keperluan rapat anggaran 

Fungsi General Affair adalah menyiapkan laporan anggaran dengan menyesuaikan besarnya biaya
dan efektivitas di dalam perusahaan.

6. Membantu perizinan 

General Affair turut  membantu proses  perizinan eksternal seperti ke kepolisian, ormas, wartawan,
kecamatan, kelurahan dan sebagainya. Oleh sebab itu, selain menjalin hubungan baik dengan
supplier atau vendor, General Affair juga harus menjalin komunikasi yang baik dengan pihak-pihak
yang membantu perizinan eksternal ini. 

7. Membuat atau meminta survey kepuasaan

Lantaran karena pekerjaannya banyak berhubungan dengan tim internal perusahaan, tak heran bila
seorang General Affair juga harus menyelenggarakan survey kepuasaan layanan bagi seluruh
karyawan. Biasanya survey kepuasaan ini mencangkup semua fasilitas yang disediakan oleh
perusahaan, mulai dari kebersihan toilet, higienitas, kebersihan mushola, kebersihan lingkungan
kantor, fasilitas ATK dan sebagainya. Survey ini penting diadakan secara berkala untuk
meningkatkan kualitas pelayanan yang diberikan. 

Contoh lowongan pekerjaan General Affair

Contoh lowongan pekerjaan bisa memberimu gambaran - Sumber: Shutterstock

Supaya kamu lebih memahami kriteria seperti apa yang dicari perusahaan saat merekrut General
Affair, kamu bisa melihat beberapa contoh lowongan pekerjaan General Affair berikut ini. 

#1 Contoh lowongan pekerjaan General Affair

#2 Contoh lowongan pekerjaan General Affair

#3 Contoh lowongan pekerjaan General Affair

#4 Contoh lowongan pekerjaan General Affair
Baca juga: Mengetahui pentingnya manajemen kinerja perusahaan

Dengan mengetahui seluk beluk profesi General Affair ini apakah sekarang kamu sudah mendapat
gambaran dari pekerjaan tersebut? Pekerjaan ini memang terlihat repot karena kamu mengerjakan
semua hal yang berkaitan dengan perusahaan. Pekerjaan dan tugas General Affair memang terkesan
rumit, namun bila kamu mampu dan merasa tertantang untuk mencoba profesi ini sebaiknya kamu
mencobanya. 

Jadi, apakah kamu tertarik bekerja sebagai General Affair dan sudah memenuhi kriteria yang
dibutuhkan? Jika ya, persiapkan dirimu dengan matang. Jangan lupa untuk terus mencari insight
terbaru di platform EKRUT untuk semakin menambah pengetahuan kamu. Semoga sukses selalu!

 
Last update 26 Mei 2021

Sumber: 

Tugaskaryawan.com
Jojonomic
 Karyaone.co.id
direktoritraining

liked 0

Tags

operations

Share

Apakah Kamu Sedang Mencari Pekerjaan?

Full Name

Enter your full name

Password

Create password (min. 6 characters)

Email

Enter your email

Re-enter Password

Confirm password

Phone Number

Enter you phone number

 Position Category

Software Engineering

By signing up you agree to EKRUT's

Privacy policies Terms & conditions

Register

I have not received a verification e-mail

Already have an account? Login

Artikel Terkait

Careers
Customer Service Adalah
Tsalis Annisa
14 December 2022 5 min read

Expert's Corner
Perbedaan distributor dengan supplier, agen, dan reseller
Sylvia Rheny
30 September 2022 7 min read

Technology
Mengenal Jaringan Komputer Mulai dari Tujuan, Cara Kerja, dan 4
Jenisnya
Algonz D.B. Raharja

29 September 2022 5 min read

Video

#CaraProfesional menjawab pertanyaan interview kerja "Ceritak…

"Ceritak…

Cara membuat format CV yang profesional

 Millennium Centennial Center, 38th-39th Floor

Jalan Jendral Sudirman No. 25 Kota Jakarta Selatan 12920

About Us

About

Contact Us

FAQ

Follow Us On

Facebook Youtube

Instagram Twitter

LinkedIn

Download Apps

Listen To Us On

© 2023 PT EKRUT TEKNOLOGI UTAMA. All rights reserved.