GENERAL AFFAIRS

MANAGEMENT
BASIC KNOWLEDGE – Session 1

hrindosociety

HRindoSociety
TABLE of CONTENTS

1. Definisi GA
2. Ruang Lingkup, Fungsi dan Tugas GA
3. Spesifikasi dan Kompetensi GA
4. Mispersepsi
5. Asset Management and Maintenance
6. Building Instrument
7. KPI GA Departement
DEFINITION

Divisi General Affair (GA) atau Divisi Umum

merupakan supporting unit yang bertujuan
memberikan pelayanan kepada unit-unit kerja
lain di perusahaan (shared service) dalam hal
administrasi dan pengelolaan pelayanan rutin
kantor.
ROLE IN ORGANIZATION

Memberi dukungan kepada seluruh fungsi dalam

perusahaan dengan cara memberikan pelayanan
umum, sesuai dengan Job Description, baik yang
rutin maupun tidak terduga, dengan tujuan
kelancaran seluruh kegiatan organisasi untuk
mendukung produktivitas karyawan.
FUNGSI DAN TUGAS
GENERAL AFFAIR
FUNGSI GENERAL AFFAIR

1. Fungsi Pemeliharaan dan Perawatan

2. Fungsi Perizinan
3. Fungsi Pelaporan
4. Fungsi Relasi
WORK SCOPE / LINGKUP KERJA
1. GENERAL SERVICE:
Meliputi Cleaning Service, Office Boy, kurir, driver
2. BUILDING MANAGEMENT AND INFRASTRUCTURE
Perawatan bangunan dan isinya beserta perizinannya, hingga pembangunan
infrastruktur baru.
3. SECURITY SYSTEM
Manajemen sistem pengamanan dan keselamatan, parkir, pengamanan
tamu dan pegawai.
4. GENERAL PURCHASING
Proses pembelian yang berhubungan dengan kebutuhan perusahaan di luar
pembelian kebutuhan produksi.
5. ASSET MANAGEMENT AND INVENTORY ASSET
Penyimpanan, pemeliharaan dan pencatatan asset perusahaan.
WORK SCOPE
6. CUSTOMER SERVICE atau RECEPTIONIST
Pelayanan terdepan mewakili wajah perusahaan dalam melayani tamu atau
pelanggan perusahaan.
7. FACILITY SERVICE
Pengelolaan kantin, laundry, mess, catering.
8. HEALTHY AND SAFETY SERVICE
Pengawasan kesehatan dan keselamatan kerja termasuk pengolahan limbah.
9. PERMIT AND PUBLIC RELATION
Pembuatan serta pengelolaan kebutuhan dokumen izin yang dibutuhkan
perusahaan dan sebagai pelaksanan humas yang dapat menjaga
hubungan antara perusahaan dan masyarakat secara baik dan positif.
 POSISI DALAM STRUKTUR ORGANISASI

• TERGANTUNG BESAR KECILNYA DAN KEBUTUHAN ORGANISASI.

• UMUMNYA DISATUKAN DENGAN TUGAS HRD

- RANGKAP JABATAN DENGAN PERSONALIA

- SEBAGAI SUATU DIVISI DALAM SATU DEPARTEMEN HRGA.

• SEBAGAI SUATU DEPARTEMEN TERSENDIRI DALAM SUATU

ORGANISASI.

• DISATUKAN DENGAN BAGIAN PURCHASING, MENGURUS

PENGADAAN BARANG DAN JASA.
CUSTOMER/STAKEHOLDER
INTERNAL
- Pemilik dan pimpinan perusahaan
- Seluruh pegawai perusahaan

EKSTERNAL
- Instansi Pemerintah: RT, RW, Kelurahan,
Kecamatan, Kepolisian, Kementerian
- Supplier, vendor, distributor
- Masyarakat sekitar, LSM, Ormas
- Tamu perusahaan
CUSTOMER/STAKEHOLDER

• CUSTOMER SATISFACTION  CUSTOMER ORIENTED

Berorientasi pada pelanggan

• DELIGHT CUSTOMER  FOCUS CUSTOMER

Fokus pada apa yang dibutuhkan customer.
Specification and
Competencies
SPESIFIKASI JABATAN
1. PRIA ATAU WANITA.
2. PENDIDIKAN MINIMAL SMA/SMK ATAU D3 (UNTUK STAF) DAN D4 ATAU
S1 (UNTUK MANAJER).
3. SECARA SPESIFIK LULUSAN JURUSAN ADMINISTRASI PERKANTORAN/
JURUSAN KESEKRETARIATAN.
PADA UMUMNYA LATAR BELAKANG PENDIDIKAN PEMEGANG JABATAN
GENERAL AFFAIR ADALAH LULUSAN PERGURUAN TINGGI SEGALA
JURUSAN
4. MENGERTI DAN MEMAHAMI PERATURAN PERUNDANGAN YANG
BERLAKU.
5. MEMILIKI KEMAMPUAN MEMBUAT LAPORAN HARIAN DAN BULANAN
6. MEMAHAMI K3 DAN PENGETAHUAN BUDAYA KERJA 5R.
KOMPETENSI
MANAJERIAL DAN KEPEMIMPINAN
- Kemampuan mengatur dan
mengoordinasi.
- Kemampuan perencanaan waktu dan
pekerjaan.
- Memperhatikan keteraturan dan
kualitas kerja.
CIRI PRIBADI
- Berorientasi pada pelayanan prima
- Berintegritas
- Inisiatif
- Teliti dan Peka
- Cekatan, cepat tanggap
- Interpersonal (komunikatif dan ramah
bersosialisasi)
- Sabar (Kecerdasan emosional tinggi)
- Berpikir kritis dan analitis
 SOFT COMPETENCIES HARD COMPETENCIES
Analytical Thinking Administration and Filing
Planning and Organizing SOP Understanding
Controlling Healthy and Safety Knowledge
Problem Solving Building Maintenance
Quality and Service Oriented Mechanical & Electrical
Information Seeking Legal and Permit Knowledge
Leadership 5 S Principle
Negotiation Security System
Communication and Influencing Inventory System
Time Management Maintenance and House Keeping
Decision Making Computer Literacy
Integrity Infrastructure Development
Teamwork Safety Driving & Riding
Presentation Skill Waste Management
Initiative Community development & Relation
Creative Information System
PERSONAL VALUE
MISPERCEPTION
 PARADIGMA BAGIAN UMUM
Paradigma Lama
• BERSIKAP REAKTIF
• SERBA MENDADAK (URGENT & IMPORTANT)
• DIBUTUHKAN KETIKA ADA MASALAH
• MENJADI PELENGKAP PENDERITA

Paradigma Baru
• BERSIKAP PROAKTIF
• BERPIKIR KREATIF
• BERORIENTASI PADA PRODUKTIVITAS
• MENJADI BAGIAN DARI SOLUSI
GENERAL AFFAIR PERCEPTION

• GENERAL AFFAIR AS COST CENTER

• GENERAL AFFAIR DO NOT DO IMPORTANT JOB
• GENERAL AFFAIRS IS THE JOB WHICH EVERYONE CAN DO

“What will you do to make General Affair more valuable

department in the organization?”
BE A PART OF PROFIT CENTER
 SAVING COST UTILITY
Listrik
Air
Perawatan Sarpras

SAVING COST OFFICE SUPPLIES

Alat Tulis Kantor
Kebutuhan Pantry

TRANSPORTATION SAVING COST

Perawatan kendaraan
BBM
 GA MANAGEMENT MINDSET

PLANNING : Work planning, budget planning,

organization planning, asset
utilization planning.
ORGANIZING : People, capital, machine, method.
ACTUATING : Day to Day operation
CONTROLLING : Daily controlling, weekly evaluation,
monthly review, annual planning
CONTOH AKTIVITAS
HARIAN
Briefing, kontrol area dgn checklist, checking log book, cek surat keluar
masuk, follow up sesuai kebutuhan dan prioritas.
MINGGUAN
Weekly meeting, review weekly focus, weekly checklist, weekly maintenance
BULANAN
Monthy review, laporan monitoring bulanan, KPI review, monthly checklist,
monthly maintenance.
TRIWULAN atau SEMESTER
Review SOP, audit internal, review KPI, total customer satisfaction.
TAHUNAN
Laporan tahunan, KPI, audit internal, management meeting.
 Tantangan utama kerja
General Affair

Banyak pekerjaan yang harus

diselesaikan bersamaan dalam waktu
yang relatif pendek.

“so little time, so much to do”

 General Affair memiliki tugas yang sangat
penting dan kompleks dalam operasional
perusahaan.
Seorang General Affair harus terbiasa dengan
urusan administrasi, manajemen, serta mengelola
hubungan baik dengan pihak eksternal dan
internal.
ASSET MANAGEMENT
MAINTENANCE
ASSET

Aktiva tetap
adalah kekayaan perusahaan yang memiliki
wujud (tangible fixed assets), mempunyai
manfaat ekonomis lebih dari satu tahun, dan
digunakan untuk kegiatan perusahaan,
bukan untuk dijual kembali.
ASSET MANAGEMENT
Pengelolaan aset milik seseorang atau perusahaan secara
efektif untuk mencapai tujuan.

TUJUAN PENGELOLAAN ASET

• Memastikan status kepemilikan suatu aset;
• Melakukan inventarisasi kekayaan dan masa pakai aset yang
dimiliki;
• Menjaga agar nilai aset tetap tinggi dan memiliki usia hidup
yang panjang;
• Memastikan suatu aset dapat menghasilkan keuntungan yang
maksimal;
• Mencapai penggunaan dan pemanfaat aset secara optimal;
• Meminimalisasi biaya selama usia suatu aset;
• Sebagai keperluan untuk pengamanan aset; dan
• Sebagai acuan dalam menyusun neraca dalam laporan
akuntansi.
SIKLUS MANAJEMEN ASSET

1. Perencanaan Kebutuhan Aset

2. Pengadaan Aset
3. Inventarisasi Aset
4. Legal Audit Aset
5. Pengoperasian dan Pemeliharaan Aset
6. Penilaian Aset
7. Penghapusan dan Pengalihan Aset
8. Pembaruan Aset
ASSET MAINTENANCE
Perawatan dan pemeliharaan
adalah kegiatan atau upaya yang dilakukan untuk
mempertahankan, dan mengembalikan peralatan
selalu dalam kondisi yang siap pakai dan
berfungsi dengan baik.

Perawatan dimaksudkan sebagai:

- usaha preventif atau pencegahan agar sarana
dan prasarana tidak rusak dan tetap terjaga.
- upaya untuk melakukan kalibrasi, pengaturan,
penyetelan atau perbaikan peralatan sarana
dan prasarana yang sudah terlanjur rusak
sehingga siap untuk dipergunakan lagi.
TUJUAN PEMELIHARAN ASSET
• Menjamin sarana dan prasarana selalu dalam kondisi prima, siap digunakan
untuk mendukung kelancaran proses bisnis atau fungsi-fungsi lainnya (kegiatan
organisasi).
• Memperpanjang umur pemakaian sarana dan prasarana yang digunakan.
• Menjamin keamanan dan kenyamanan bagi pemakai.
• Mengetahui kerusakan secara dini atau gejala kerusakan yang timbul sehingga
tindakan perbaikannya dapat direncanakan dengan baik.
• Menghindari terjadinya kerusakan secara mendadak.
• Menghindari kehilangan karena terkontrol terus.
• Menghindari terjadinya kerusakan fatal yang mengakibatkan waktu perbaikan
yang lama dan biaya perbaikan yang besar.
• Meningkatkan citra organisasi.
 PERAWATAN & PERBAIKAN

PERAWATAN

TERENCANA TIDAK
TERENCANA

PREVENTIF KOREKTIF DARURAT

BERJALAN PASCA
KERUSAKAN

Perawatan: aktifitas untuk mencegah kerusakan.

Perbaikan: aktifitas untuk memperbaiki kerusakan.
JENIS PEMELIHARAAN
PEMELIHARAAN TERENCANA
Dilakukan secara terorginisir untuk mencegah dan mengantisipasi kerusakan
peralatan di waktu yang akan datang, pengendalian dan pencatatan sesuai
dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya.

Pemeliharaan terencana yang harus memperhatikan:

• jadwal operasi
• perencanaan pemeliharaan
• sasaran perencanaan pemeliharaan
• sistem organisasi untuk perencanaan yang efektif
• estimasi pekerjaan.

PEMELIHARAAN TERENCANA MENGURANGI KEADAAN DARURAT

JENIS PEMELIHARAAN
PEMELIHARAAN PREVENTIF
dilakukan untuk mencegah timbulnya kerusakan-kerusakan yang tidak
terduga dan menemukan kondisi atau keadaan yang dapat
menyebabkan peralatan mesin mengalami kerusakan pada waktu
digunakan dalam pekerjaan.

PEMELIHARAAN KOREKTIF
dilakukan setelah peralatan mengalami kerusakan atau
ketidaknormalan fungsi sehingga tidak dapat beroperasi dengan baik.
JENIS PEMELIHARAAN
PEMELIHARAAN TIDAK TERENCANA (DARURAT)
Melakukan perbaikan terhadap kerusakan yang tidak diperkirakan
sebelumnya, yang perlu segera dilaksanakan tindakan untuk
mencegah akibat yang serius, misalnya hilangnya produksi, kerusakan
besar pada peralatan, atau untuk keselamatan kerja.

Dilakukan untuk memperbaiki suatu bagian (termasuk penyetelan dan

reparasi) yang untuk memenuhi suatu kondisi yang bisa diterima.
TAHAPAN
MAINTENANCE
PERENCANAAN

1. Penetapan
• kebutuhan perbaikan dan perbaikan Sarana dan Prasarana
• alokasi anggaran rutin sesuai kebutuhan saran dan prasarana.
2. Pemberdayaan personil yang diberi tugas untuk melakukan
kegiatan perawatan dan perbaikan.
 INVENTARISASI
Melakukan pendataan/pencatatan semua Sarana dan Prasarana
yang dimiliki perusahaan.
• Nama barang, merek, tipe, jenis
• Ukuran, Bahan
• Nomor (kode pabrik, seri, rangka, mesin, polisi, BPKB)
• asal usul, kepemilikan, klasifikasi, kapasitas unit,
• Jumlah yang ada
• Tanggal pembelian, Harga pembelian  Accounting
• Jadwal Perawatan
• Lokasi/letak penempatan
• Kondisi fisik sarana prasarana (macam kerusakan, volume
kerusakan dan tingkat kerusakan yang dialami).
• Kode identitas Sarana dan Prasarana/ Penomoran barang.
• Fotocopi dokumen (BPKB, Sertifikat, )
• Dokumentasi foto saana dan Prasarana
JENIS KONDISI BARANG
• Kondisi Baik
Sarana atau prasarana dalam keadaan berfungsi penuh, bersih, tidak
ada cacat.
• Kondisi Rusak Ringan
Sarana atau prasarana dalam keadaan berfungsi tapi penampilannya
tidak bersih atau kusam, tergores, lecet.
• Kondisi Rusak Sedang
Sarana atau prasarana kondisinya sedikit ada gangguan, kurang bersih,
ada cacat dan kerusakan yang mulai menmgganggu.
• Kondisi Rusak Berat
Sarana atau prasarana dalam keadaan tidak berfungsi, mengalami
kerusakan berat yang membuatnya tidak berfungsi.
PELAKSANAAN

Jadwal pemeliharaan setiap

barang/peralatan yang harus
dilaksanakan secara konsekuen dan
pengecekan untuk mengetahui
kesiapsediaan peralatan/barang.
Pengamatan terhadap kemampuan
dari setiap alat atau barang seperti
frekuensi penggunaan, kemampuan
dan kemudahan dalam pemeliharaan.
PASCA PELAKSANAAN
Kegiatan pasca pelaksanaan
pemeliharaan dilakukan
• Mempersiapkan pengajuan anggaran
pemeliharaan selanjutnya
• Membuat daftar kebutuhan akan
bahan-bahan guna pemeliharaan,
mengkaji dan meninjau kembali sistem
pemeliharaan,
• Penyediaan tenaga.
• Sistem anggaran dalam pelaksanaan
pemeliharaan agar kegiatan
pemeliharaan selanjutnya dapat
berjalan dengan lancar.
BUILDING INSTRUMENT
PENANGGULANGAN KEBAKARAN
• APAR (Alat Pemadam Api Ringan)
• Air
• Tepung Kimia (dry Chemical)
• Busa (Foam Liquid)
• CO2
• Hallon (Thermatic Halotron)

• Menghitung kebutuhan APAR

• Kantor, koridor, Aula  dry chemical 6 kg
• Ruangan berpartisi  dry chemical 3 kg
• Ruang elektrikal, genset atau panel listrik  dry chemical 4 kg, CO2 6,8 kg
• Area Industri, gardu listrik, area produksi  dry chemical 50 kg, CO2 9 kg
PENANGGULANGAN KEBAKARAN
• Hydrant
• Hydrant pilar di halaman
• Hydrant gedung di dinding gedung

• Tersedianya air yang cukup

• Sistem pompa yang andal
• Jaingan pipa yang cukup
• Selang yang mencukupi luas dan area bangunan.
PENANGGULANGAN KEBAKARAN
Fire Alarm System
• Flame Detector  Gudang bahan kimia, minyak, mesin.
• Heat Detector  Gudang spare part, banyak mengandung bahan logam
• Smoke Detector  Ruang arsip, gudang kertas.
MEKANIKAL DAN ELEKTRIKAL
• Plumbing  Sistem instalasi perpipaan air (air kotor, air bersih, air hujan)
• Sistem Tata Udara dan Pendingin Ruangan  atur suhu, kelembaban, sirkulasi
udara, kebersihan udara.
• Sistem Pencahayaan dan Kelistrikan.
• Elevator dan Lift lift penumpang, lift barang
• Izin dan servis berkala, prosedur keselamatan, kebersihan, kontrak jasa
perawatan lift.
• Penangkal Petir
• Konvensional  ruko, rukan
• Elektrostatis  gedung perkantoran, pabrik
• CCTV  Standard Day Camera dan Day Night Camera
• Generator Set  Perawatan berkala.
Perawatan Genset
• Memanaskan Genset seminggu sekali selama 15 menit.
• Penggantian oli setiap 250 jam atau 6 bulan sekali.
• Pengecekan kekentalan oli.
• Pengecekan kecukupan air radiator dan tegangan baterai.
• Buat kartu cek.
BUILDING AND HOUSE KEEPING
• Outsource House Keeping
• Perawatan Lantai Bangunan
• Perawatan Dinding bangunan
• Perawatan Atap bangunan
• Perawatan Taman
• Fasilitas Lobby
• Fasilitas Toilet
• Fasilitas Umum Ruang Kerja
• Fasilitas Ruang Rapat
• Fasilitas Tempat Ibadah
• Fasilitas Pantry
• Faslitas Tempat Parkir
• Fasilitas Kantin
• Fasiitas Mess Karyawan
• Fasilitas Laundry
PERIZINAN DAN LEGAL
• SIUP (Surat Izin Usaha Perdagangan)
• TDP (Tanda Daftar Perusahaan)
• SKD (Surat Keteangan Domisili)
• IZIN GANGGUAN
• IMB (Izin Mendirikan Bangunan)
• PERIZINAN TENAGA KERJA ASING (TKA)
 PURCHASING

• Permintaan Pembelian/ Purchase Requisition 

spesifikasi barang, budget, penggunaan, cek stock.
• Quotation Analysis  pertimbangkan harga, kualitas
dan profesionalisme vndor/supplier
• Purchase Order  Jenis dan spesifikasi, jumlah,
permintaan khusus (tanggal pengiriman)
• Pemantauan Pembelian barang  periksa kesesuaian
dgn PO, evaluasi vendor/supplier
• Negosiasi vendor atau Supplier  Harga bukan
prioritas utama.
 SECURITY SYSTEM
Security Level System
Level 1 DETER  Security Guard (Lighting, Signage, Gate, Visitor Parking Lot)
Level 2 DETECT  Entry Control (Vehicle Check, metal Detector)
Level 3 DELAY  Securuty Touring (Escorting, fencing and Locking)
Level 4 RESPONSE  Call local security center, call police station

• Security Guard  Outsource atau organik

• Garda Pratama
• Garda Madya
• Garda Utama
• SOP Pengamanan
Tugas Dan Fungsi Keamanan
• Pengaturan  Luas dan jenis area yang diamankan.
• Penjagaan  menjaga dan mengamankan asset, karyawan, atasan dan
lingkungan kerja.
• Pengawalan  pengawalan terhadap atasan atau asset yang
dipindahkan, dibawa, diambil, dikeluarkan perusahaan.
• Patroli  system upaya pencegahan danmematikan system keamanan
berjalan dengan baik.
• Penyidikan  nvestigasi keadaan mencurigakan.
• Pelaporan  Pelaporan merupakan bentuk dokumentasi seluruh proses
keamanan yang telah dilaksanakan.
• Pengamanan  Mengamankan pelaku dan barang bukti sesuai hasil
investigasi yang digunakan sebagai bukti dalam proses lanjutan oleh
pihak berwenang.
PENGEMUDI, KURIR
• Pengemudi (driver)
• Ketepatan waktu
• Keselamatan Penumpang  Safety driving
• Kenyamanan Berkendara
• Perawatan Kendaraan
• Efisiensi penggunaan bahan bakar

• Kurir (messenger)
• Buat SOP dan Instruksi Kerja
• Buat jadwal harian dan laporan kerja
• Briefing sebelum keberangkatan
• Periksa kelengkapan dokumen pendukung.
• Bandingkan City courier dengan gaji messenger.
 PENGELOLAAN ATK
Administrasi ATK yang baik dan benar
• SOP dan Instruksi Kerja yang jelas
• Sistem pencatatan inventori yang baik
• Monitoring dan Stock Opname regular
• Seleksi vendor yang baik dan berkualitas
• Standar merk, jenis, kualitas dan kuantitas.
• Permintaan harus menyerahkan bekas pakainya
dan buat rekap pemakaian per departemen
untuk cost awareness.
• Kampanye efisiensi yang edukatif.
KPI DEPT GA
 A. Key Performance Indicator
• Ukuran atau indikator yang akan memberikan
informasi sejauh mana individu atau departemen
telah berhasil mewujudkan sasaran strategi yng telah
ditetapkan.

KPI dalam kegiatan Organisasi

• Sebagai indikator yang obyektif untuk mengukur
kinerja seseorang.
• Memberikan kejelasan dan transparansi kinerja
individu, grup dan departemen.
• Dihubungkan dengan program insentif atau bonus.
• Memberikan semanat kepada karyawan untuk
mencapai target kinerja
• Memungkinkan untuk mengambil tindakan korektif.
• Prestasi individu atau kelompok atau departemen
dapat dilihat dan dipertanggungjawabkan.
Syarat Penyusunan KPI
• Relevant  keterkaitan dengan sasaran startegis perusahaan.
• Measureable  Diukur secara kuantitatif.
• Controllable  Rentang kendali
• Actionable  Dapat dilakukan untuk meningkatkan pencapaian kinerja.
• Simple  Mudah dijelaskan dan dikomunikasikan.
• Credible  Tidak mudah dimanipulasi
083829197858 christo.gerry@gmail.com