NO.

Dokumen : 0020/S0P-GA/05/2020

Mulai Berlaku :

Revisi : 11/02/2020

STANDAR OPERASIONAL Tanggal Revisi :

PROSEDUR Halaman : 1 Dari 6

GENERAL AFFAIR (GA)

A. TUJUAN JABATAN
Bertanggung jawab atas pengadaan barang dan jasa yang mendukung seluruh
aktivitas operasional kantor dan memberikan pelayanan kepada seluruh bagian
perusahaan demi kelancaran kerja secara menyeluruh melalui supporting unit. Serta
melakukan pemeliharaan asset fisik kantor serta bekerja sama dengan bagian internal
dan eksternal. Pengolahan anggaran atas biaya pengadaaan barang atau jasa.

B. ASPEK DAN RUANG LINGKUP

1. Building Management
2. Pelaksanaan keamanan dan ketertiban
3. Pengurusan kendaraan perusahaan dan fasilitas pool
4. Pengurusan tenaga kerja asing
5. Cleaning service dan penanganan limbah
6. Recepsionist dan operator telepon
7. Kantin
8. Alat tulis kantor
9. Insurance management

C. TANGGUNG JAWAB UMUM

1. Mendukung seluruh kegiatan operasional kantor dengan melakukan proses
pengadaan seluruh peralatan kebutuhan kerja (seperti : Kendaraan operasional,
office boy, satpam, operator telpon, dst).
2. Merencanakan anggaran pengadaan barang atau jasa beserta biaya
pemeliharaannya.
3. Membina hubungan baik dengan para supplier barang atau jasa
 4. Melakukan analisa kebutuhan anggaran atas pengadaan dan pemeliharaan seluruh
fasilitas dan sarana penunjang aktivitas kantor untuk kemudian di ajukan kepada
bagian keuangan dan manajemen perusahaan untuk dianggarakan dan disetujui.
5. Melakukan aktivitas proses penggantian atas fasilitas/sarana penunjang yang
rusak.
6. Pengamanan fasilitas kantor dan asset perusahaan.
7. Melakukan pengelolaan dan perawatan kendaraan dinas.
8. Membina hubungan dengan masyarakat sekitar perusahaan dan menindaklanjuti
penanganan nota pembayaran/invoice maupun kotrak kerja dengan pihak terkait.
9. Membuat, menjalankan dan mengembangkan sistem kerja atau prosedur atas
pengadaan dan pemeliharaan atas fasilitas penunjang kerja.
10. Menyiapkan laporan mingguan dan bulanan untuk keperluan rapat anggaran,
laporan keuangan atas asset dan beban biaya kantor.
11. Membuat program kerja sistem pengelolaan gedung, baik program harian,
mingguan, bulanan, maupun tahunan.
12. Membuat estimasi anggaran perawatan, perbaikan dan pengamanan aset gedung
(semua disusun dalam anggaran tahunan).
13. Menyusun struktur organisasi team pelaksana pengelolaan gedung.
14. Memberikan fasilitas jaminan kepada karyawan yang ditugaskan untuk
memberikan fasilitas seperti pengadaan ruangan, konsumsi, dll.
15. Mengelola dan mengendalikan penggunaan anggaran perjalanan dinas.
16. Mengurusi dan mengelola kantin jika ada
17. Kebersihan lingkungan kerja (ruang kerja, lobby dan semua area perusahaan)
18. Perawatan instalasi listrik (menchanical dan elektrical).

D. AKTIVITAS UMUM GENERAL AFFAIR

1. Kegiatan harian melakukan contol lapangan, log book, surat masuk, fax dan
menindaklanjuti sesuai keperluan dan urgensi serta pending items sesuai rencana.
2. Kegiatan mingguan : melakukan meeting tim untuk fokus ke pekerjaan selama
seminggu yang akan datang dan melakukan pertanggung jawaban hasil review
minggu yang lalu.
3. meeting koordinasi dengan pihak yang lain. Dan melakukan pelaporan hasil kerja
mingguan kepada atasan.
 4. Kegiatan bulanan : membuat laporan bulanan, memastikan up date dari berbagai
items
5. Mengecek hasil program-program peningkatan proses (efisiensi) list perijinan.
6. Kegiatan 6 bulan : mendata kembali berbagai perijinan yang ada.
7. Membantu perizinan untuk menjalin hubungan dengan pihak eksternal, seperti
pemda, kepolisian, ormas, wartawan, kelurahan, kecamatan, dan dinas terkait
lainnya.
8. Menyelenggaran survey kepuasan yang dilakukan dalam rangka peningkatan
kualitas produk/jasa ketetapan dan kecepatan pelayanan yang diberikan.
9. Melakukan pembayaran rutin untuk pembayaran listrik, air, telepon, jaringan
internet (wifi), dan beberapa pembayaran rutin lainnya.

E. KEWENANGAN GENERAL AFFAIR (GA)

1. Menetapkan kebutuhan dan anggaran di Divisi umum
2. Menetapkan mitra dalam pemenuhan kendaraan jabatan dan supplies.
3. Menetapkan program kerja dan sasaran kerja
4. Menetapkan kebijakan pengelolaan kendaraan jabatan dan kendaraan operasional
dan supplies.
5. Menyetujui pengeluaran biaya di Divisi umum.

F. RESPONSIBILITIES
1. Melakukan tugas-tugas keadministrasian
2. Membuat surat menyurat terhadap koresponden
3. Mengarsipkan dokumen-dokumen
4. Dapat merangkap sebagai resepsionis

G. DIMENSI
Rentang pengaruh : Seluruh organisasi
1. Ragam produk/ jasa
2. Jumlah yang bawahan : 5 orang (Bawahan langsung) ; our sourcing, contoh :
office boy, satpam, pengemudi dan seterusnya.
3. Kondisi pekerjaan : Kondisi kerja normal pada lingkungan kantor, sesekali jika
diperlukan melakakukan peninjauan lapangan serta melakukan pekerjaan diakhir
pekan atau malam hari.
 4. Hubungan internal : Melakukan komunikasi dengan departement dilingkungan
perusahaan dan direksi.
5. Hubungan eksternal : coustemer, masyarakat sekitar, dan lembaga pemeritahan.

H. Pengadaan kantin dan ruang makan (surat edaran menteri tenaga kerja no.
SE.01/MEN/1979)
Gizi kerja merupakan penyediaan dan pemberian masukan gisi kepada tenaga
kerja sesuai dengan jenis pekerjaan yang dilakukan selama berada di tempat kerja
guna mendapatkan tingkat kebutuhan dan produktivitas setinggi-tingginya untuk itu
kebersihan dan pemeliharaan tempat makan (kantin) harus sungguh-sungguh
mendapatkan perhatian. Oleh karna itu perlu di buatkan Standard Operation procedure
untuk pembersih dan pemeliharaan tempat makan (kantin).
I. CAKUPAN

Standard Operation procedure ini berlaku untuk seluruh petugas dan

penyelenggara kantin di PT. Teku Jaya Mandiri.

J. DEFENISI
1. Catering adalah perusahaan atau perorangan jasa boga yang melakukan kegiatan
pengelolaan makanan yang di sajikan diluar tempat usaha atau sesuai pesanan
yang di tunjuk perusahaan untuk memenuhi kebutuhan gizi terhadap karyawan
(kepmen RI No. 715/Menke/SK/2003).
2. Petugas catering adalah orang yang bertanggung jawab terhadap pengelolaan,
pelayanan, kebersihan, dan perawatan tempat makan (kantin perusahaan).
3. Pengawas catering adalah karyawan General Affair Departement PT. Teku Jaya
Mandiri yang mempunyai tanggung jawab terhadap penetapan catering,,
penyusunan daftar menu, jadwal kerja dan hasil kerja petugas catering.
4. Cleaning service adalah perusahaan jasa yang telah di tunjuk oleh perusahaan
untuk membantu melakukan pekerjaan pembersihan dan perawatan tempat makan
(kantin perusahaan)
5. Petugas cleaning service adalah karyawan perusahaan jasa yang di tunjuk
perusahaan untuk melakukan pekerjaan pembersihan dan perawatan tempat makan
(kantin Perusahaan).
K. Prosedure Pembersihan dan Pemeliharaan Kantin (Pihak Ketiga/ JasaBoga /
Catering).
1. Petugas Catering melaksanakan pembersihan dan pemeliharaan tempat penyajian
makanan minimal 1 jam sebelum pelayanan makan kepada karyawan
2. Petugas Catering menggunakan perlengkapan kerja dengan lengkap ( baju kerja,
celemek, head cover/topi, masker, sarung tangan, sepatu).
3. Petugas Catering merapikan makanan kedalam tempat penyimpanan makanan.
4. Petugas Catering merapikan makanan yang akan di sajikan di meja penyajian.
5. Selama proses penyajian, Petugas Catering harus menjaga kebersihan tempat
penyajian.
6. Petugas Catering membuang sisa makanan kedalam tempat sampah yang sudah
dipasang kantong plastic sampah, dan setelah ¾ penuh, kantong sampah segera
diikat.

L. Prosedure Pembersihan dan Pemeliharaan kantin oleh petugas cleaning service

1. Pengawas cleaning service menetapkan area kantin, daftar pekerjaan, jadwal
kerja dan memeriksa hasil kerja Petugas cleaning service.
2. Pengawas cleaning service melakukan pembersihan dan pemeliharaan kantin
sesuai dengan area kerja, daftar pekerjaan dan jadwal kerja yang di tetapkan
Pengawas cleaning service
3. Setelah melaksanakan pembersihan dan pemelihaaran kantin, petugas
cleaning service mengisi formulir cek list yang di sediakan di setiap kantin.

M. PENUTUP
1. Dengan di terbitkannya Standard Operation Prosedure Pembersih dan
Pemeliharaan Kantin ini, maka prosedur lama yang ada dan bertentangan di
nyatakan tidak berlaku lagi.
2. Standard Operation Prosedure ini berlaku terhitung mulai tanggal
ditandatangani sampai dengan ada perubahaan di kemudian hari.
3. Apabila di kemudian hari dianggap perlu untuk melakukan perubahan
terhadap Standard Operation Prosedure ini maka akan segera dilakukan
koreksi sebagai mana mestinya.
4. Ditandatangani sampai dengan ada perubahan di kemudian hari
 Apabila di kemudian hari dianggap perlu melakukan perubahan terhadap
Standard Operation Prosedure ini maka akan segera melakukan perbaikan
sebagaimana mestinya.

MENGETAHUI

Managemen HR GA Manager Management

YUSTIN LIMBONG S.Pd CORNELIA RANTE

Manager HRD

ASRAM, ST