5/19/2020 General Affair Menurut Tugas dan Fungsinya di Dalam Perusahaan

Blog
Artikel, tips, dan checklist menarik yang disiapkan Jojonomic bagi bisnis Anda.

General Affair Menurut Tugas dan Fungsinya di Dalam Perusahaan

Posted on Juli 18, 2019 (http://jojonomic.com/blog/general-affair/) - by Bivisyani Questibrilia (https://jojonomic.com/author/bivi/) - in Bisnis
(https://jojonomic.com/category/bisnis/), Entrepreneurship (https://jojonomic.com/category/entrepreneurship/)

Segala urusan yang menyangkut kepentingan perusahan harus selalu ada kejelasan baik dari tujuan maupun prospek ke depannya.
Kejelasan tersebut harus dapat dibuktikan dengan dokumen maupun kenyataan, dengan memiliki divisi khusus yang disebut General
Affair (GA).

https://jojonomic.com/blog/general-affair/ 1/9
5/19/2020 General Affair Menurut Tugas dan Fungsinya di Dalam Perusahaan

Isi form berikut ini untuk mendapatkan demo gratis aplikasi JojoCRM hari ini.

NAMA LENGKAP* EMAIL*

NOMOR HANDPHONE* NAMA PERUSAHAAN*

SAYA INGIN MENCOBA GRATIS

Inilah yang menjadi latar belakang General Affair yang nantinya akan mengurus urusan operasional kantor baik yang rutin maupun
yang tidak terduga. Namun, tahukah kamu, apa yang menjadi tugas dan tanggungjawab serta fungsi dari divisi tersebut? Untuk
menjawabnya, simak lebih lengkapnya di dalam artikel ini ya!

Tugas dan Tanggung Jawab General Affair

Divisi atau bagian dalam perusahaan yang mengurus segala hal tentang keperluan rutin dan mendadak dalam perusahaan adalah
General Affair (GA). General Affair sebenarnya lebih berfokus untuk memberikan pelayanan kepada seluruh bagian perusahaan demi
kelancaran kerja perusahaan secara menyeluruh melalui supporting unit.

Biasanya, GA memiliki beberapa fokus pelayanan yaitu aset dan pembelian yang dimana keduanya mencakup maintenance serta
pemesanan melalui vendor terpercaya. Berikut ini akan dijelaskan lebih lanjut mengenai tugas dan tanggung jawab General Affair di
dalam perusahaan.

General Affair Melakukan Pemesanan (Pengadaan Barang)

Barang atau aset yang ada dalam perusahaan tidak semuanya bersifat awet, seperti contohnya printer atau Personal Computer (PC).
Hal ini menjadi tanggung jawab GA dalam melakukan pembelian untuk pengadaan barang.

Tentunya tidak dilakukan asal beli karena seorang GA juga harus dapat melakukan perbandingan harga sebelum melakukan
pembelian.

Tujuan pemesanan ini salah satunya tentu saja supaya perusahaan bisa menekan biaya pengeluaran aset. Semakin rendah nilai
pengeluaran perusahaan dalam pembelian aset maka dapat dipastikan kinerja divisi GA di perusahaan tersebut juga baik.

General Affair Melakukan Pembelian Rutin

Selain membeli aset perusahaan yang bersifat semi permanen seperti printer, PC, ataupun barang aset lainnya yang mendukung
operasional perusahaan, General Affair juga bertugas melakukan pembelian rutin.

https://jojonomic.com/blog/general-affair/ 2/9
5/19/2020 General Affair Menurut Tugas dan Fungsinya di Dalam Perusahaan
Pembelian rutin ini meliputi kebutuhan bulanan seperti air minum, Alat Tulis Kantor (ATK), kertas, tinta printer dan beberapa barang
berkala lainnya.

General Affair Melakukan Pembayaran Rutin

Pembayaran rutin dilakukan perusahaan untuk pembayaran listrik, air, telepon, jaringan internet (wi ), dan beberapa pembayaran
rutin lainnya.

Untuk poin ketiga ini, seorang GA biasanya melakukan estimasi dana yang sudah terhitung dengan tepat karena pembayaran rutin
perusahaan biasanya tidak berbeda dengan bulan-bulan sebelumnya.

Biasanya, untuk perusahaan besar, pembayaran rutin ini juga dilakukan secara otomatis melalui sebuah sistem karena
pembayarannya sudah terprediksi dan terintegrasi dengan sistem perusahaan.

Pembayaran Tenaga Kerja Harian

Tidak seperti karyawan yang mendapat gaji tetap setiap bulan, pekerja harian lepas menjadi tanggung jawab GA. Divisi General Affair
memiliki wewenang untuk menentukan besaran upah pekerja lepas harian diluar gaji karyawan.

Hal ini menjadi tanggung jawab general affair karena gaji karyawan lepas ikut termasuk dalam keperluan bulanan kantor dalam
pembukuannya untuk kebutuhan sumber daya manusia.

Pemeliharaan Aset (Maintenance Assets)

Selain melakukan pembelian barang, divisi GA juga bertanggung jawab dalam memelihara aset yang telah mereka beli. Hal ini
dikarenakan agar para user atau pemakai aset perusahaan juga tidak secara sembarangaan menggunakannya karena mentang-
mentang tidak ikut membeli.

Oleh karena itu dalam perusahaan yang paling galak ketika menemui karyawan tidak menjaga aset perusahaan adalah divisi General
Affair karena mereka lah yang bertanggung jawab ketika terjadi kerusakan aset perusahaan.

Renovasi dan Pembukaan Kantor Cabang

Divisi General Affair dalam perusahaan selalu sensitif dan rinci ketika menentukan biaya, begitupun ketika kantor atau perusahaan
akan melakukan renovasi ataupun pembukaan kantor cabang baru. Karena renovasi kantor tidak dapat dilakukan secara asal-asalan
atau instan.

Perlu pertimbangan mulai dari faktor kelayakan maupun estimasi dana yang sesuai. Bahkan ketika estimasi dana sudah disetujui oleh
pihak GA, pelaporan hasil renovasi dan pembelian material juga harus bisa dibuktikan dengan nota atau faktur.

Fungsi General Affair

Setelah membahas mengenai tugas dan tanggungjawab yang dimiliki oleh divisi general affair, selanjutnya kita bahas tentang
fungsinya yuk! Kira-kira apa saja sih fungsi departemen GA di dalam sebuah perusahaan? Untuk menjawab pertanyaanmu, langsung
aja yuk kita bahas bersama!

Fungsi Pemeliharaan

https://jojonomic.com/blog/general-affair/ 3/9
5/19/2020 General Affair Menurut Tugas dan Fungsinya di Dalam Perusahaan
Fungsi pertama yang dimiliki oleh General Affair adalah mengadakan penilaian kondisi dan fasilitas yang dibutuhkan dan membuat
prioritas sebelum mengajukan anggaran.

Isi form berikut ini untuk mendapatkan demo gratis aplikasi JojoTimes hari ini.

NAMA LENGKAP* EMAIL*

NOMOR HANDPHONE* NAMA PERUSAHAAN*

SAYA INGIN MENCOBA GRATIS

Sebagai contoh, apakah kebutuhan perbaikan fasilitas toilet lebih penting daripada pembaharuan ruang meeting, training atau lobby
penerimaan tamu perusahaan? Apakah keberadaan kantin diperlukan, dan siapa yang mengelolanya?

Sebaiknya GA memprioritaskan pada hal-hal yang akan meningkatkan produktivitas karyawan terlebih dahulu. Akan tetapi, tetap
bergantung pada banyak faktor, misalnya untuk perusahaan yang sering menerima kunjungan pelanggan, tentunya lebih baik
mempunyai lobby, ruang tunggu atau pertemuan yang lebih representatif.

Fungsi Perawatan
Ternyata, sebuah departemen GA juga memiliki fungsi perawatan lho! Sebagai informasi, perawatan yang menjadi tanggung jawab
GA ini meliputi beberapa aspek dan kamu harus tahu banget nih!

Aspek yang tercakup meliputi gedung kantor (kebersihan, tampilan luar), lingkungan kantor (lahan parkir yang aman, halaman kantor
dan/atau gudang yang memadai), kebersihan lingkungan kerja bagi karyawan (ruang kerja, ruang meeting, lobby dan semua area
perusahaan),  dan perawatan instalasi listrik (mechanical dan electrical). Wah, ternyata banyak juga ya fungsinya!

Membina Hubungan Baik

Aspek penting lain dari tugas seorang General Affair adalah membina hubungan baik dengan para suplier barang atau jasa. Termasuk
di dalamnya membuat kontrak kerja, memastikan pembayaran tepat waktu, dan melakukan komplain mewakili perusahaan jika
diperlukan.

Hubungan ini secara tidak langsung berdampak pada kinerja dan produktivitas karyawan. Selain itu, akan berdampak juga pada citra
perusahaan di mata klien, hal tersebut tentunya akan mempengaruhi pro t yang akan diterima.

General Affair Menciptakan SOP

https://jojonomic.com/blog/general-affair/ 4/9
5/19/2020 General Affair Menurut Tugas dan Fungsinya di Dalam Perusahaan
Selanjutnya, GA juga berfungsi dalam menciptakan, mengembangkan, dan mengimplementasikan sistem kerja atau prosedur
pengadaan dan perawatan fasilitas yang ada.

Misalnya, membuat checklist dan jadwal kebersihan toilet, membuat ringkasan cara pemeliharaan genset, mobil, sepeda motor dan
peralatan berharga lainnya, dan membuat job description para karyawannya.

Pekerjaan standar biasanya membuat prosedur permintaan pengadaan ulang kebutuhan kantor yang sering terpakai, seperti pulpen,
kertas, stapler, dan perlengkapan ATK lainnya.

Menyelenggarakan Survey Kepuasan

Sebagai departemen yang aktif melayani internal perusahaan, GA juga mengadakan survei kepuasan pelayanan yang ditujukan
kepada seluruh karyawan atau unit kerja. Survei ini dilakukan dalam rangka peningkatan kualitas produk atau jasa, ketepatan dan
kecepatan pelayanan yang diberikan.

Menyiapkan Laporan Berkala

Fungsi penting lainnya adalah mempersiapkan laporan berkala untuk keperluan rapat anggaran. Laporan keuangan ini harus terdiri
atas aset dan beban biaya kantor sehingga perusahaan bisa menilai efektivitas investasi internal di dalam perusahaan.

Membantu Perizinan
Divisi GA pada sebuah perusahaan juga bisa membantu dalam pengurusan segala bentuk perizinan yang dibutuhkan. Dapat juga
berfungsi untuk menjalin hubungan dengan pihak eksternal, seperti pemda, kepolisian, ormas, wartawan, kelurahan, kecamatan, dan
sebagainya.

Nah, setelah dibahas tentang tugas dan tanggungjawab serta fungsi dari GA, kamu bisa banget pakai aplikasi JojoExpense untuk
memudahkan kerja sebagai General Affair. JojoExpense (https://jojonomic.com/products/jojoexpense/) berguna untuk sistem
reimburse dan cash advance yang lebih canggih. Dengan JojoExpense kita bisa meminta approval reimburse dengan cepat karena
atasan kita melihat permintaan secara real time.

Bagian nance juga bisa langsung melakukan pencairan keuangan. Jadi, tidak perlu menunggu lama untuk melakukan reimburse
dana ke perusahaan. Begitu juga dengan proses cash advance di mana kita bisa meminta dana di awal dengan proses pencairan yang
lebih cepat.

Bagaimana nih? Apakah sekarang kamu sudah paham tentang general affair di sebuah perusahaan? Nah, untuk mempermudahmu
dalam mengerjakan tugas dan tanggungjawabnya, jangan lupa gunakan aplikasi dari Jojonomic (https://jojonomic.com/) ini ya!
Selamat mencoba!

Pengertian Manufaktur dan Peran Teknologi dalam Beginilah Sejarah dari Enterprise Resource Planning
Perkembangannya Newer Post (http://jojonomic.com/blog/enterprise-resource-planning/)

Older Post (http://jojonomic.com/blog/manufaktur/)

https://jojonomic.com/blog/general-affair/ 5/9
5/19/2020 General Affair Menurut Tugas dan Fungsinya di Dalam Perusahaan

Tinggalkan Balasan
Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

Your Comment

Your Name Your Email Website

KIRIM KOMENTAR

Software Absensi #1 Di Indonesia

Cari … 

Pos-pos Terbaru

 5 Tips How To Deal With Company Loss (http://jojonomic.com/blog/how-to-deal-with-company-loss/)

 Triangle Service Dalam Memberikan Manfaat Layanan Optimal (http://jojonomic.com/blog/triangle-service/)

 Maatschap, Tujuan Maupun Karakteristiknya (http://jojonomic.com/blog/maatschap/)

 Tujuan Dan Fungsi Budget Management Pada Perusahaan (http://jojonomic.com/blog/budget-management/)

 Tentukan Goal Setting Perusahaan Untuk Pencapaian Maksimal (http://jojonomic.com/blog/goal-setting-perusahaan/)

Categories

Akuntansi (https://jojonomic.com/category/akuntansi/) (142)

Bisnis (https://jojonomic.com/category/bisnis/) (432)

Bisnis (https://jojonomic.com/category/bisnis-id/) (97)

Ekonomi (https://jojonomic.com/category/ekonomi/) (127)

Ekonomi (https://jojonomic.com/category/ekonomi-id/) (22)

Entrepreneurship (https://jojonomic.com/category/entrepreneurship/) (48)

Etos Kerja (https://jojonomic.com/category/etos-kerja/) (119)

Events (https://jojonomic.com/category/events/) (5)

https://jojonomic.com/blog/general-affair/ 6/9
5/19/2020 General Affair Menurut Tugas dan Fungsinya di Dalam Perusahaan

Human Resource (https://jojonomic.com/category/human-resource-id/) (268)

Keuangan (https://jojonomic.com/category/keuangan/) (132)

Kisah Sukses (https://jojonomic.com/category/kisah-sukses/) (1)

Manual Guide (https://jojonomic.com/category/manual-guide/) (21)

Marketing (https://jojonomic.com/category/marketing/) (64)

News (https://jojonomic.com/category/news/) (34)

Pajak (https://jojonomic.com/category/pajak/) (42)

Review (https://jojonomic.com/category/review/) (17)

Tips & Trick (https://jojonomic.com/category/tips/) (125)

Uncategorized (https://jojonomic.com/category/uncategorized/) (89)

Related Articles

(http://jojonomic.com/blog/how-to-deal-with-company-loss/)

(http://jojonomic.com/blog/triangle-service/)

https://jojonomic.com/blog/general-affair/ 7/9
5/19/2020 General Affair Menurut Tugas dan Fungsinya di Dalam Perusahaan

(http://jojonomic.com/blog/maatschap/)

 Mei 18, 2020

5 Tips How To Deal With Company Loss (http://jojonomic.com/blog/how-to-deal-with-company-loss/)

 Mei 14, 2020

Triangle Service Dalam Memberikan Manfaat Layanan Optimal (http://jojonomic.com/blog/triangle-

service/)

Optimize Company's Expense Management

Budget Controlling (https://jojonomic.com/products/jojoexpense/#expense-bene t)

Automated Reimbursement (https://jojonomic.com/products/jojoexpense/#expense-bene t)

Customizable Approval Flow (https://jojonomic.com/products/jojoexpense/#expense-bene t)

Real-time Reporting (https://jojonomic.com/products/jojoexpense/#expense-bene t)

Fraud Detection (https://jojonomic.com/products/jojoexpense/#expense-bene t)

Increase Employee Productivity

Real Time Employee Monitoring (https://jojonomic.com/products/jojotimes/#times-bene t)
 Mei 13, 2020

Real Time Attendance System (https://jojonomic.com/products/jojotimes/#times-bene t)

Maatschap, Tujuan Maupun Karakteristiknya (http://jojonomic.com/blog/maatschap/)

Leave Management Tool (https://jojonomic.com/products/jojotimes/#times-bene t)

Overtime Management Tool (https://jojonomic.com/products/jojotimes/#times-bene t)

https://jojonomic.com/blog/general-affair/ 8/9
5/19/2020 General Affair Menurut Tugas dan Fungsinya di Dalam Perusahaan
Task Management Tool (https://jojonomic.com/products/jojotimes/#times-bene t)

Save Time and Automate Payroll

Real Time Direct Transfer (https://jojonomic.com/products/jojopayroll/#payroll-bene t)

Auto Calculated Payroll System (https://jojonomic.com/products/jojopayroll/#payroll-bene t)

Payslip Auto Generated Tool (https://jojonomic.com/products/jojopayroll/#payroll-bene t)

Auto Prorate Tool (https://jojonomic.com/products/jojopayroll/#payroll-bene t)

Data Analytics (https://jojonomic.com/products/jojopayroll/#payroll-bene t)

Company

About (https://jojonomic.com/about/)

Blog (https://jojonomic.com/blog/)

Terms (https://jojonomic.com/tentang-kami/terms/)

Join Our Team (https://jojonomic.com/hiring)

Contact Jojonomic Support

(http://jojonomic.com/contactus/)

   

Ⓒ2019. Jojonomic. All Right Reserved.

https://jojonomic.com/blog/general-affair/ 9/9