https://www.jojonomic.

com/blog/general-affair/

General Affair Menurut Tugas dan Fungsinya di Dalam

Perusahaan
Posted on Juli 18, 2019  by  Bivisyani Questibriliain  Bisnis,  Entrepreneurship
Segala urusan yang menyangkut kepentingan perusahan harus selalu ada kejelasan baik dari tujuan maupun prospek
ke depannya. Kejelasan tersebut harus dapat dibuktikan dengan dokumen maupun kenyataan, dengan memiliki divisi
khusus yang disebut  General Affair  (GA).
Inilah yang menjadi latar belakang   General Affair  yang nantinya akan mengurus urusan operasional kantor baik
yang rutin maupun yang tidak terduga. Namun, tahukah kamu, apa yang menjadi tugas dan tanggungjawab serta
fungsi dari divisi tersebut? Untuk menjawabnya, simak lebih lengkapnya di dalam artikel ini ya!

Tugas dan Tanggung Jawab  General Affair

Divisi atau bagian dalam perusahaan yang mengurus segala hal tentang keperluan rutin dan mendadak dalam
perusahaan adalah  General Affair  (GA).  General Affair  sebenarnya lebih berfokus untuk memberikan pelayanan
kepada seluruh bagian perusahaan demi kelancaran kerja perusahaan secara menyeluruh melalui  supporting unit .
Biasanya, GA memiliki beberapa fokus pelayanan yaitu aset dan pembelian yang dimana keduanya
mencakup  maintenance  serta pemesanan melalui  vendor  terpercaya. Berikut ini akan dijelaskan lebih lanjut
mengenai tugas dan tanggung jawab  General Affair  di dalam perusahaan.

General Affair  Melakukan Pemesanan (Pengadaan Barang)

Barang atau aset yang ada dalam perusahaan tidak semuanya bersifat awet, seperti contohnya printer atau  Personal
Computer  (PC). Hal ini menjadi tanggung jawab GA dalam melakukan pembelian untuk pengadaan barang.
Tentunya tidak dilakukan asal beli karena seorang GA juga harus dapat melakukan perbandingan harga sebelum
melakukan pembelian.

Tujuan pemesanan ini salah satunya tentu saja supaya perusahaan bisa menekan biaya pengeluaran aset. Semakin
rendah nilai pengeluaran perusahaan dalam pembelian aset maka dapat dipastikan kinerja divisi GA di perusahaan
tersebut juga baik.

General Affair  Melakukan Pembelian Rutin

Selain membeli aset perusahaan yang bersifat semi permanen seperti printer, PC, ataupun barang aset lainnya yang
mendukung operasional perusahaan,  General Affair  juga bertugas melakukan pembelian rutin.
Pembelian rutin ini meliputi kebutuhan bulanan seperti air minum, Alat Tulis Kantor (ATK), kertas, tinta printer dan
beberapa barang berkala lainnya.

General Affair  Melakukan Pembayaran Rutin

Pembayaran rutin dilakukan perusahaan untuk pembayaran listrik, air, telepon, jaringan internet ( wifi ), dan beberapa
pembayaran rutin lainnya.
Untuk poin ketiga ini, seorang GA biasanya melakukan estimasi dana yang sudah terhitung dengan tepat karena
pembayaran rutin perusahaan biasanya tidak berbeda dengan bulan-bulan sebelumnya.

Biasanya, untuk perusahaan besar, pembayaran rutin ini juga dilakukan secara otomatis melalui sebuah sistem karena
pembayarannya sudah terprediksi dan terintegrasi dengan sistem perusahaan.
 Pembayaran Tenaga Kerja Harian
Tidak seperti karyawan yang mendapat gaji tetap setiap bulan, pekerja harian lepas menjadi tanggung jawab GA.
Divisi  General Affair  memiliki wewenang untuk menentukan besaran upah pekerja lepas harian diluar gaji
karyawan.
Hal ini menjadi tanggung jawab  general affair  karena gaji karyawan lepas ikut termasuk dalam keperluan bulanan
kantor dalam pembukuannya untuk kebutuhan sumber daya manusia.

Pemeliharaan Aset ( Maintenance Assets )

Selain melakukan pembelian barang, divisi GA juga bertanggung jawab dalam memelihara aset yang telah mereka
beli. Hal ini dikarenakan agar para  user  atau pemakai aset perusahaan juga tidak secara sembarangaan
menggunakannya karena mentang-mentang tidak ikut membeli.
Oleh karena itu dalam perusahaan yang paling galak ketika menemui karyawan tidak menjaga aset perusahaan adalah
divisi  General Affair  karena mereka lah yang bertanggung jawab ketika terjadi kerusakan aset perusahaan.

Renovasi dan Pembukaan Kantor Cabang

Divisi  General Affair  dalam perusahaan selalu sensitif dan rinci ketika menentukan biaya, begitupun ketika kantor
atau perusahaan akan melakukan renovasi ataupun pembukaan kantor cabang baru. Karena renovasi kantor tidak
dapat dilakukan secara asal-asalan atau instan.
Perlu pertimbangan mulai dari faktor kelayakan maupun estimasi dana yang sesuai. Bahkan ketika estimasi dana
sudah disetujui oleh pihak GA, pelaporan hasil renovasi dan pembelian material juga harus bisa dibuktikan dengan
nota atau faktur.

Fungsi  General Affair

Setelah membahas mengenai tugas dan tanggungjawab yang dimiliki oleh divisi  general affair,  selanjutnya kita
bahas tentang fungsinya yuk! Kira-kira apa saja sih fungsi departemen GA di dalam sebuah perusahaan? Untuk
menjawab pertanyaanmu, langsung aja yuk kita bahas bersama!

Fungsi Pemeliharaan
Fungsi pertama yang dimiliki oleh  General Affair  adalah mengadakan penilaian kondisi dan fasilitas yang
dibutuhkan dan membuat prioritas sebelum mengajukan anggaran.
Sebagai contoh, apakah kebutuhan perbaikan fasilitas toilet lebih penting daripada pembaharuan
ruang  meeting ,  training  atau  lobby  penerimaan tamu perusahaan? Apakah keberadaan kantin diperlukan, dan
siapa yang mengelolanya?
Sebaiknya GA memprioritaskan pada hal-hal yang akan meningkatkan produktivitas karyawan terlebih dahulu. Akan
tetapi, tetap bergantung pada banyak faktor, misalnya untuk perusahaan yang sering menerima kunjungan pelanggan,
tentunya lebih baik mempunyai  lobby , ruang tunggu atau pertemuan yang lebih representatif.

Fungsi Perawatan
Ternyata, sebuah departemen GA juga memiliki fungsi perawatan lho! Sebagai informasi, perawatan yang menjadi
tanggung jawab GA ini meliputi beberapa aspek dan kamu harus tahu banget nih!

Aspek yang tercakup meliputi gedung kantor (kebersihan, tampilan luar), lingkungan kantor (lahan parkir yang aman,
halaman kantor dan/atau gudang yang memadai), kebersihan lingkungan kerja bagi karyawan (ruang kerja,
ruang  meeting, lobby  dan semua area perusahaan),  dan perawatan instalasi listrik ( mechanical  dan  electrical ).
Wah, ternyata banyak juga ya fungsinya!

Membina Hubungan Baik

Aspek penting lain dari tugas seorang General Affair adalah membina hubungan baik dengan para suplier barang atau
jasa. Termasuk di dalamnya membuat kontrak kerja, memastikan pembayaran tepat waktu, dan melakukan komplain
mewakili perusahaan jika diperlukan.

Hubungan ini secara tidak langsung berdampak pada kinerja dan produktivitas karyawan. Selain itu, akan berdampak
juga pada citra perusahaan di mata klien, hal tersebut tentunya akan mempengaruhi  profit  yang akan diterima.

General Affair Menciptakan SOP

Selanjutnya, GA juga berfungsi dalam menciptakan, mengembangkan, dan mengimplementasikan sistem kerja atau
prosedur pengadaan dan perawatan fasilitas yang ada.

Misalnya, membuat checklist dan jadwal kebersihan toilet, membuat ringkasan cara pemeliharaan genset, mobil,
sepeda motor dan peralatan berharga lainnya, dan membuat   job description  para karyawannya.
Pekerjaan standar biasanya membuat prosedur permintaan pengadaan ulang kebutuhan kantor yang sering terpakai,
seperti pulpen, kertas, stapler, dan perlengkapan ATK lainnya.

Menyelenggarakan  Survey  Kepuasan

Sebagai departemen yang aktif melayani internal perusahaan, GA juga mengadakan survei kepuasan pelayanan yang
ditujukan kepada seluruh karyawan atau unit kerja. Survei ini dilakukan dalam rangka peningkatan kualitas produk
atau jasa, ketepatan dan kecepatan pelayanan yang diberikan.

Menyiapkan Laporan Berkala

Fungsi penting lainnya adalah mempersiapkan laporan berkala untuk keperluan rapat anggaran. Laporan keuangan ini
harus terdiri atas aset dan beban biaya kantor sehingga perusahaan bisa menilai efektivitas investasi internal di dalam
perusahaan.

Membantu Perizinan
Divisi GA pada sebuah perusahaan juga bisa membantu dalam pengurusan segala bentuk perizinan yang dibutuhkan.
Dapat juga berfungsi untuk menjalin hubungan dengan pihak eksternal, seperti pemda, kepolisian, ormas, wartawan,
kelurahan, kecamatan, dan sebagainya.

Nah, setelah dibahas tentang tugas dan tanggungjawab serta fungsi dari GA, kamu bisa  banget  pakai aplikasi
JojoExpense untuk memudahkan kerja sebagai  General Affair . JojoExpense berguna untuk
sistem  reimburse  dan  cash advance  yang lebih canggih. Dengan JojoExpense kita bisa meminta  approval
reimburse  dengan cepat karena atasan kita melihat permintaan secara  real time .
Bagian  finance  juga bisa langsung melakukan pencairan keuangan. Jadi, tidak perlu menunggu lama untuk
melakukan  reimburse  dana ke perusahaan. Begitu juga dengan proses  cash advance  di mana kita bisa meminta
dana di awal dengan proses pencairan yang lebih cepat.
Bagaimana nih? Apakah sekarang kamu sudah paham tentang  general affair  di sebuah perusahaan? Nah, untuk
mempermudahmu dalam mengerjakan tugas dan tanggungjawabnya, jangan lupa gunakan aplikasi dari Jojonomic ini
ya! Selamat mencoba!