Apa saja fungsi dan tugas general affair staff di perusahaan?

Yuk
simak 4 tugas utama staff GA yang sangat penting dalam
membantu operasional perusahaan agar tetap berjalan optimal.
Agar sistem kerja perusahaan bisa berjalan lancar, perusahaan akan membagi-bagi
divisi sesuai keahlian dan tugasnya. Bila divisi HRD akan berfokus pada sumber
daya manusia, divisi General Affair dibutuhkan untuk mengurus operasional
perusahaan secara menyeluruh.

Bisa dikatakan, staff general affair merupakan partner HRD demi kelancaran
operasional SDM khususnya melayani kebutuhan umum karyawan, inventaris,
perkantoran, hingga membina hubungan internal dan eksternal perusahaan.

Meski sekilas kerjanya tampak remeh, divisi General Affair yang solid dan handal
tetap diperlukan demi berkembangnya perusahaan.

Biasanya divisi yang juga biasa disebut General Affair ini tergabung dengan HRD
maupun menjadi satu bagian dengan purchasing atau pembelian. Tapi bila
perusahaannya merupakan perusahaan berkembang dan skala sudah cukup besar,
General Affair sebaiknya tidak digabungkan dengan divisi lain.

Sebab jelas bahwa keduanya memiliki peranan berbeda dan dikhawatirkan dapat
menyebabkan adanya tumpang tindih dalam penyelesaian tugas kerja. Lantas, apa
saja tugas utama seorang General Affair?

Tugas General Affair atau Staff GA

Meski tugas General Affair bisa jadi akan berbeda tergantung jenis perusahaannya,
berikut empat tugas utama mereka.

1. Pengadaan, Pendataan dan Perawatan Aset

Perusahaan

Salah satu tugas staff general

affair yaitu pengadaan barang
Seperti yang disebutkan di atas, jika HRD berperan dalam pengelolaan dan
pengembangan SDM perusahaan, maka tugas General Affair lebih kepada
pengelolaan pengadaan barang serta fasilitas operasional perusahaan.
Adapun barang yang dimaksud adalah segala macam barang atau fasilitas yang
dapat mendukung pekerjaan karyawan. Maka dari itu, General Affair harus bisa
menentukan fasilitas mana yang lebih penting bagi karyawan dan diprioritaskan.

Seperti contohnya dalam perusahaan manufaktur, tugas general affair staff mulai
dari menangani proses pengadaan kendaraan dinas, menangani proses pengadaan
dan distribusi ATK dan alat-alat kerja lainnya (meja, kursi, laptop, komputer, dll)
hingga pemasangan internet atau wifi.
Tidak selesai pada pengadaan saja, selanjutnya GA akan bertugas memastikan
semua fasilitas yang dimiliki oleh perusahaan tetap terawat. Bertanggung jawab
dalam perawatan gedung kantor sampai memastikan kebersihan lingkungan kerja
untuk kenyamanan kerja karyawan.

2. Membuat laporan anggaran dan pembayaran

Tugas general affair staff

lainnya yaitu perencanaan anggaran
Mengingat tugas general affair adalah mengelola pengadaan barang serta fasilitas
perusahaan, mereka memiliki tanggung jawab untuk memastikan barang yang
diminta oleh divisi lain benar-benar dibutuhkan dan sesuai budget.

Inilah mengapa menyiapkan laporan anggaran dengan menyesuaikan prioritas

barang tidak terpisahkan dari tugas general affair. Dengan adanya tugas ini,
perusahaan akan terhindar dari pembengkakan anggaran belanja perusahaan.

Prioritas dalam pembelian barang atau pengadaan fasilitas tentu juga perlu
mempertimbangkan manfaat jangka panjang bagi perusahaan. Maka GA harus jeli
membuat prioritas mana barang yang harus segera dibeli atau bisa ditunda dulu.

Tak cuma membuat laporan anggaran, general affair juga melaksanakan proses
pembayaran rutin untuk kebutuhan listrik, air, telepon, jaringan internet (wifi), iuran
BPJS karyawan, hingga beberapa pembayaran rutin lainnya. General affair juga lah
yang akan mengurus reimbursement karyawan.

3. Mengurus perizinan dan legalitas perusahaan

 Staff general affair juga
bertugas mengurusi segala legalitas perusahaan
Dalam sebuah perusahaan, mengurus legalitas perizinan menjadi tugas general
affair, baik untuk kebutuhan karyawan maupun perusahaan. Maka dari itu, general
affair kerap menjadi wakil perusahaan untuk bertemu dengan pihak eksternal terkait
yang membantu perizinan eksternal ini.

Pihak dalam perizinan eksternal bisa meliputi kepolisian, ormas, media, kecamatan,
kelurahan dan lain sebagainya. Oleh sebab itu, selain bertemu dan mengurus izin,
general affair perlu menjalin hubungan baik dengan mereka.

4. Menjalin komunikasi dengan semua divisi

Sebagai staff GA harus

selalu menjalin komunikasi lintas divisi
Lantaran pekerjaannya banyak berhubungan dengan tim internal perusahaan,
general affair bertugas menjadi jembatan informasi antara seluruh divisi dengan
pengelola keuangan perusahaan.
Sebab, tiap divisi umumnya lebih mengetahui kebutuhan mereka. Sehingga ada
kalanya General Affar mendapat masukan maupun permintaan dari divisi tertentu
terkait fasilitas operasional yang diperlukan.

Tapi di sisi lain, general affair juga perlu memahami rencana serta rincian anggaran
perusahaan secara menyeluruh. Sehingga tidak bisa serta merta mengiyakan
semua keinginan karyawan. Karena kembali lagi, ada prioritas dalam tiap usulan
pengadaan fasilitas.

Jadi apabila tidak bisa terpenuhi dalam waktu dekat, general affair perlu memberikan
pemahaman kepada divisi yang bersangkutan. Pun sebaliknya, general affair perlu
menegaskan pentingnya pengadaan barang atau fasilitas tersebut pada pengelola
keuangan perusahaan jika memang masuk prioritas.

Itulah empat tugas general affair dalam perusahaan. Mengingat tugasnya yang
cukup kompleks dalam membantu semua kegiatan dan operasional perusahaan.

Jika Anda salah seorang staff general affair, manager atau owner. Anda wajib
mempertimbangkan penggunaan aplikasi general affair di perusahaan untuk
membantu memudahkan pekerjaan fungsi dan tugas general affair dalam mengelola
operasional perusahaan sehari-hari.
Untuk kebutuhan software atau aplikasi yang dirancang khusus untuk semua
pekerjaan team general affair, Anda bisa mengkonsultasikan langsung dengan
konsultan IT atau software developer agar semua alur kerja divisi general affair bisa
di automasikan dengan aplikasi atau software general affair.