Mata kuliah

SUPPLY CHAIN
MANAGEMENT

Disampaikan pada kuliah Dosen Pengasuh : IR. AMRIN RAPI, M.T.

Program Studi MLIE Politeknik APP Jakarta
MANAJEMEN PENGADAAN
• Tugas dari manajemen pengadaan adalah menyediakan input berupa
barang dan jasa yang dibutuhkan dalam kegiatan produksi atau
kegiatan lain dalam perusahaan.
• Pada perusahaan manufaktur, barang yang harus dibeli oleh
pengadaaan bisa diklasifikasikan :
• Bahan baku atau komponen untuk kebutuhan produksi;
• Capital equitment seperti mesin da peralatan jangka panjang lainnyma;
• Suku cadang mesin, alat tulis kantor, dsb-nya yang biasa dinamakan
Maintenance, Repair and Operating supplies (MRO)
• Bagian pengadaan juga bertugas menyediakan jasa seperti jasa
transportasi, pergudangan, jasa konsultasi, dsb-nya.
Tugas-tugas bagian pengadaan, tidak hanya bertugas untuk melakukan
kegiatan rutin pembelian (seperti membuat PO, memeliharan basis
data supplier, memonitor pengiriman, dll), tetapi mempunyai peran :
• Merancang hubungan yang tepat dengan supplier, hubungan dengan
supplier bisa bersifat kemitraan jangka panjang maupun hubungan
transaksional jangka pendek, bagian pengadaan ditugaskan untuk
merancang relationship portfolio untuk semua supplier.
• Memilih supplier
• Memilih dan mengimplementasikan teknologi yang cocok;
• Memelihara data item yang dibutuhkan dan data supplier;
• Melakukan pembelian;
• Mengevaluasi kinerja supplier.
Proses Membeli
• Pembelian bisa dilakukan melalui proses tender atau pembelian
rutin, pembelian rutin biasanya berlaku untuk item-item yang
suppliernya jelas karena ada kesepakatan jangka panjang antara
supplier dengan perusahaan.
• Proses tender dan lelang dilakukan untuk item-item yang suppliernya
masih harus dipilih.
Pembelian Rutin
• Dilakukan untuk item-item yang kebutuhannya berulang (repetive), item-
item standar, proses membeli meliputi :
1. Bagian yang membutuhkan mengirimkan permintaan pembelian ke
bagian pengadaan. Dokumen permintaan pembelian biasanya
dinamakan Purchase Requisition (PR) atau Material Requisition (MR)
2. Bagian pengadaan akan mengevaluasi MR/PR, kemudian akan
ditindaklanjuti oleb bagian pengadaan dengan mengirimkan Purchase
Order (PO) ke supplier yang dianggap tepat. Pada PO biasanya tertulis
deskripsi item yang diminta, jumlah, satuan, harga satuan, dan harga
totalnya. Di bagian belakang PO biasanya tercantum aturan-atura (term
and conditions). PO biasanya dibuat beberapa rangkap dengan tembusan
ke bagian gudang (untuk keperluan penerimaan), bagian akuntansi
(untuk keperluan pembayaran) dan ke bagian yang membutuhkan (user).
3. Begitu supplier sepakat untuk memenuhi PO tersebut, bagian
pengadaan harus secara proaktif memonitor perkembangan
pengirimannya agar tidak terjadi keterlambatan. Apabila ada
perubahan waktu kebutuhan, perusahaan mungkin harus
melakukan percepatan (expedite) atau memundurkan pengiriman.
4. Pada saat pesanan datang, bagian gudang berkewajiban untuk
mengecek benar atau tidaknya item yang dikirim serta jumlah dan
kualitasnya. Apabila prosedur formal diperlukan untuk pengecekan
kualitas (incoming Inspection).
5. Bagian akuntansi akan menyelesaikan pembayaran sesuai dengan
term pembayaran yang berlaku.
Pembelian dengan Tender/ Lelang
Pembelian dengan metode tender atau lelang dilakukan apabila tidak
memungkinkan untuk mengirim PO ke supplier setelah ada PR atau MR
dari bagian yang membutuhkan barang atau jasa.
Hal ini disebabkan beberapa hal :
• Merupakan perusahaan milik negara mengharuskan pembelian
dengan sistem tender;
• Barang atau jasa yang akan dibeli bukan merupakan barang/jasa yang
standar, sehingga perusahaan belum memiliki supplier yang tetap,
barang/ jasa tersebut memiliki spesifikasi teknis yang cukup kompleks
dan tidak akan dibeli berulang-ulang (repetitive)
• Pada proses tender, tidak ada kesempatan bagi para peserta
(supplier) untuk merevisi harga yang telah ditawarkan, harga
penawaran bersifat rahasia dan tidak diperlihatkan ke peserta yang
lain.
• Proses lelang, peserta diundang untuk datang (secara fisik atau
internet) untuk mengikuti proses lelang, pada saat lelang berlangsung
peserta bisa melihat harga yang ditawarkan oleh peserta yang lain
dan mereka boleh merevisi (menurunkan) harga sampai pada batas
waktu lelang yang ditetapkan.
Secara umum proses tender :
1. Bagian yang membutuhkan barang/jasa (user) mendefinisikan
kebutuhan secara umum, mungkin kebutuhan ini masih merupakan
konsep umum (karena barang/jasa yang dimaksud belum jelas) atau
sudah cukup detail (kalau barang/jasa tersebut sudah cukup jelas).
2. Bagian yang bersangkutan (user) mengirimkan sejenis Purchase
Requisition) ke bagian pengadaaan.
3. Bagian pengadaan akan mengirimkan Request for Quotation (RFQ)
atau Request for Proposal (RFP) ke supplier yang potensial.
4. Secara paralel dengan langkag diatas bagian pengadaan dan bagian
yang membutuhkan barang/jasa membuat kriteria penilaian
penawaran (quotation) atau proposal yang masuk.
5. Untuk kasus-kasus tertentu, perusahaan terkadang harus mengundang
calon-calon supplier untuk menjelaskan secara rinci tentang barang/jasa
yang dibutuhkan.
6. Setelah penawaran/proposal terkumpul, perusahaan akan melakukan
proses seleksi.
7. Setelah pemenang ditentukan, bagian pengadaan akan
menindaklanjutinya dengan membuat kontrak dengan supplier, pada
tahap ini kemungkinan harus terjadi negosiasi klausul-klausul kontrak.
8. Bagian pengadaan selanjutnya akan mengirimkan PO untuk secara
formal meminta pasokan barang/jasa sejumlah tertentu dengan harga
dan waktu yang disepakati.
9. Proses selanjutnya berupa pemantauan pengiriman atau penyampaian
jasa pembayaran.
Kriteria Pemilihan Suppler
• Kriteria pemilihan adalah salah satu hal penting dalam pemilihan
supplier, kriteria yang digunakan tentunya harus mencerminkan
strategi supply chain maupun karakteristik dari item yang akan
dipasok.
• Setiap kriteria memiliki tingkat kepentingan yang berbeda. Teknik-
teknik multi-criteria decision making, seperti AHP (Analytical
Hierarchy Process) bisa digunakan untuk memilih atau merangking
calon-calon supplier dengan memperhatikan berbagai kriteria yang
memiliki bobot yang berbeda-beda.
• Dengan munculnya internet kegiatan pengadaan banyak mengalami
perubahan. Perusahaan saat ini banyak aktivitas pengadaan secara
online.
• Ada berbagai macam aplikasi internet dalam konteks pengadaan,
kecocokannya tergantug pada berbagai hal, termasuk karakteristik
item yang dibeli dan model hubungan yang diinginkan dengan
supplier
• E-catalogue
• E-auction
Sumber Pustaka
• I Nyoman Pujawan, Mahendrawathi, 2017, Supply Chain
Management, Penerbit Andi Yogyakarta