STRATEGIC PROCUREMENT

IR. Elisa Kusrini MT,CPIM

elisa_kusrini@yahoo.com


1
Materi

Introduction
Procurement Strategy
Supplier selection
Supplier monitoring
Criteria to evaluate offers
Cost estimating
Total cost of ownership ( Life cycle cost analysis)
Purchasing Performance measurement

2
Pendahuluan:Procurement
Merupakan salah satu proses kunci dalam supply Chain
management
Dalam arti yang sempit, pembelian itu adalah semua
kegiatan yang berkaitan dengan membeli barang (a
process of purchasing).
Kegiatan untuk mendapatkan bahan ketika dibutuhkan
dalam proses suply chain produk
Kegiatan mencakup menentukan kebutuhan, memilih
rekanan, mendapatkan harga dan syarat-syarat
pembelian yang wajar, menerbitkan surat pembelian dan
menjamin delivery
Pertimbangan penting meliputi harga, kualitas, lead
times, dan reliability.
Industri manufaktur rata-rata membelanjakan 50-60 %
dari pendapatannya untuk bahan dan jasa dari luar.
3
4
Apakah Suatu Internal Supply Chain?
Internal Supply Chain suatu perusahaan terbentuk
dari aliran material, informasi and finansial antara
perusahaan itu dengan partner business langsungnya
(supplier).

SUPPLIER MANUFACTURER CUSTOMER
Material flows
Financial flows
Information flows
Internal Supply Chain process
5

6


Supply Chain Terintegrasi/ Diperluas

Supply chain yang melibatkan seluruh pelaku dalam
jaringan rantai supply dari suppliernya supplier supplier -
manufacturer distributor retailer sampai konsumen.
Material flows
Financial flows
2nd tier
suppliers
1st tier
suppliers
Manufacturer Wholesaler Retailer End-customer
Information
flows
Preparing
the
contract
Managing
the contract
&
supplier
relationships
Managing
inbound
logistics
Managing
inventory
Analysing
supply
markets
Developing
supply
srategies
Appraising
&
shortlisting
suppliers
Obtaining
&
selecting
offers
Negotiating
Specifying
requirements
& supply
planning
Measuring
Performan
ce
Procurement &
Logistic Sub Process
7
Proses Pengadaan

Procurement

Proses
Pembayaran
Penentuan
Kebutuhan / PR
Proses PO

Monitor PO

Custom clearance
Good Receipt

Verifikasi
Invoice

1
5
6
7
8
9
Sourcing
Pemilihan
Vendor
3
4
Membuat RKS & OE 2
5
Tanggung jawab secara umum
Menentukan harga
Pemilihan suppliers
Negosiasi kontrak pembelian
Melakukan pemesanan
Menjaga hubungan dengan supplier
Mengontrol performansi supplier
Menjaga supplier database
Melakukan keputusan make or buy
Berpartisipasi dalam proyek value analysis (aktivitas
yang memberi nilai tambah ; studi pasar, alternatif
material sourcing, riset procurement,dll)



9
Specific Responsibilities or Activities of a
Typical procurement and Purchasing
Department


Records, Data, and Basic Information
Maintaining general purchase records
Maintaining price records
Maintaining parts history records
Maintaining stock and consumption records
Maintaining records of vendors performance
on price, quality and service
Maintaining spesification files
Maintaining catalogs file. 10
continue..


Purchasing Research, Analysis and studies
Conducting market studies and trends
Conducting materials studies
Conducting make or buy studies
Conducting price-cost analysis
Investigating supply sources
Conducting supplier-plant visits and inspections
Developing new supply sources
Developing alternate materials and sources
Participating in value analysis studies
Developing computer-oriented purchasing systems

11










PROCUREMENT STRATEGY







elisa Kusrini
elisa_kusrini@yahoo.com
12
Kebutuhan Untuk Pengadaan
9
Cara Pengadaan
1. Beli,
2. Buat,
3. Sewa,
4. Bantuan Antar Unit,
5. .

15
11
SUMBER PEMBELIAN
Pabrik.
Agen / Distributor
Toko
Supplier
I
II
II
I
I
V
BUYER
P

a

s

a

r

Sistem
perdagangan
Import Lokal
16
12
METODE & BATASAN NILAI PENGADAAN
Note:
Kewenangan menentukan metode pemilihan penyedia barang/jasa diberikan kepada Fungsi Pengadaan untuk
dilakukan secara profesional disertai penjelasan secara tertulis dengan mempertimbangkan masukan dari Fungsi
Terkait.
Panitia Pelelangan
Fungsi
Pengadaan
Pelelangan
Pemilihan
Langsung
Penunjukan
Langsung
Pembelian
Langsung
Melalui Kriteria
(tidak ada
batasan nilai)
s.d. Rp 50 juta
Peraturan
17
13
LSj - 18
Proses Lelang
PENGUMUMAN &
PENDAFTARAN
PRAKUALIFIKASI & UNDANGAN
AANWIJZING
PENYAMPAIAN DOK.
PENAWARAN
EVALUASI
NEGOSIASI
PENETAPAN CALON
PEMENANG & KEPUTUSAN
PENGUMUMAN PEMENANG
MASA SANGGAH
PERSIAPAN
(JADWAL, RKS, OE)
PENUNJUKAN PEMENANG
PEMBUKAAN PENAWARAN
PENYAMPAIAN DOK. LELANG
18
14
PELELANGAN PEMILIHAN LANGSUNG
KRITERIA
PENGADAAN
BARANG
/JASA







PENUNJUKAN LANGSUNG
1. Dilakukan untuk:
a. Pengadaan jasa
konstruksi kompleks
(teknologi baru dan
Penyedia Jasanya sangat
terbatas);
b. Pengadaan jasa
konstruksi yang tidak bersifat
kompleks;
c. Pengadaan jasa konsultan
dan jasa lainnya;
d. Pengadaan barang;
e. Pengadaan barang/jasa
terkait brand preference
dalam rangka standarisasi
2. Dilakukan dengan cara:
a. Mengundang min. 5
peserta, bila mungkin
sebanyak-banyaknya
(terdaftar dan belum
terdaftar) atau semua yang
terdaftar bila menggunakan
aplikasi e-Procurement;

KRITERIA PENGADAAN BARANG/JASA
1. Dilakukan untuk:
a. Pengadaan jasa
konstruksi kompleks
(teknologi tinggi/risiko
tinggi)
b. Pengadaan lainnya
apabila dibutuhkan untuk
dilakukan melalui
pelelangan
2. Dilakukan oleh Panitia
Pelelangan (Ketua dan
Sekretaris dari Fungsi
Pengadaan)
3. Wajib dilakukan
prakualifikasi (konstruksi
kompleks) dan pekerjaan
lainnya apabila diperlukan.
Dilakukan untuk:
Keadaan darurat;
Business critical asset;
Spesifik atau sole sources;
Hak paten/OEM;
Knowledge insentive;
Pekerjaan
lanjutan/tambahan
Gagal lelang/pilsung;
BUMN/Anak Perusahaan
Perguruan tinggi atau
Lembaga Penelitian;
Repeat order;
Konsultan perseorangan s.d.
Rp200 juta
19
15
Cash & Carry
Dpt dilaksanakan melalui
online buying, toko,
supermarket, website
belanja, dll.
Batasan nilai s.d. Rp50 jt
Dilakukan oleh Fungsi
Pengadaan
Ketentuan lebih detail
mengenai PPh dan PPN
MATERI
Kriteria
pengadaan
Barang /
Jasa










KRITERIA PENGADAAN BARANG/JASA
20
16
Metode Penyampaian Dokumen
Penawaran
Satu sampul :
Administrasi, teknis dan harga
Dievaluasi sekaligus.
Dua sampul
Sampul I : Administrasi dan teknis
Sampul II : harga
Sampul I + II dimasukkan kedalam satu sampul penutup
Sampul II dibuka jika sampul I lulus evaluasi.
Dua tahap
Tahap I : Sampul I berisi Administrasi dan Teknis
Tahap II : sampul II berisi harga
Penawaran Sampul II pada tahap II dimasukkan jika sampul I pada tahap I lulus
evaluasi.
21
17
Evaluasi Penawaran :
Dilakukan thd :
Mendapatkan
penawaran yang
Syah dan memenuhi
persyaratan pada
dokumen lelang
Unsur :
Administrasi
Teknis
Harga
Tujuan : Metode :
Metode
Evaluasi
Scoring/
Passing Grade
Non-Scoring/
Gugur
Kualitas Harga
Kualitas
& Harga
Harga
Kualitas
22
18










PORTOFOLIO SUPPLIER







elisa Kusrini
elisa_kusrini@yahoo.com
23
Kolaborasi dengan Supplier
24

Source: Cohen & Roussel
Number of Relationships
E
x
t
e
n
t

o
f

C
o
l
l
a
b
o
r
a
t
i
o
n

Many Few
Limited
Extensive
Transactional
Collaboration
Synchronized
Collaboration
Cooperative
Collaboration
Coordinated
Collaboration
Not Viable
Low Return
19





Tingkat kesulitan







Rendah




Rendah Tingkat kepentingan Tinggi
25
Bottleneck supplier
Sulit mencari substitusi
Pasar monopoli
Supplier baru sulit masuk

Critical Strategiic supplier
Penting/strategis
Substitusi sulit
Non critical Supplier
Ketersediaan cukup
Item standar
Substitusi dimungkinkan
Nilai relatif rendah
Leverage supplier
Ketersediaan cukup
Substitusi dimungkinkan
Spesifikasi standar
Nilainya relatif tinggi
Portofolio Hubungan Dengan Supplier
Tinggi
20




Penanganan Supplier








Tinggi




Tingkat kesulitan


Rendah Tingkat kepentingan Tinggi
26
Bottleneck supplier
Penyederhanaan
Standarisai item

Critical Strategiic supplier
Hubungan jangka panjang
Kemitraan
Bantuan teknis/ manajemen
Kerjasama IT
Non critical Supplier
Penyederhanaan proses
Pembelian
Standarisasi item
Pemilihan cost dan kualitas
Leverage supplier
Mempertahankan posisi tawar
peerusahaan
Hubungan kemitraan bila
potensial untuk dikembangkan
21
Tinggi
Strategi Pengadaan Barang & Jasa
STRATEGIC SECURITY
TACTICAL PROFIT TACTICAL
ACOUISITION
STRATEGIC CRITICAL
Strategi :
1. Kontrak jangka
panjang
2. Konsinyasi
Strategi :
1. Kontrak jangka
panjang
2. Total supply
management
3. Aliansi
Strategi :
1. Pembelian langsung
2. Konsinyasi
3. Blanket order
4. Kontrak jangka
pendek
Strategi :
1. Kontrak jangka
pendek / menengah
2. Konsinyasi
3. Aliansi
Nilai pemakaian
material
Rendah Tinggi
T
i
n
g
g
i


R
e
s
i
k
o

t
e
r
h
a
d
a
p

o
p
e
r
a
s
i

27
22
Hal. 28
Price agreement : Suatu bentuk perjanjian/perikatan antara
perusahaan dengan pemasok untuk pengadaan dan penyerahan
material tertentu dengan harga satuan dan waktu penyerahan
yang telah disepakati bersama untuk jangka waktu tertentu.

Total Supply management : Merupakan kontrak yang meliputi
penyediaan material termasuk jasa pemasangan atau jasa lainnya
yang dilakukan oleh perusahaan pemasok yang sama. Dalam
perjanjian tersebut harus ada klausul yang mentargetkan
keamanan dan kehandalan operasi unit bersangkutan (garansi).
Material yang dapat dilaukan dengan kontrak semacam ini adalah
material yang termasuk dalam kategori vital dan nilainya tinggi,
seperti compressor dan turbine.
23
Hal. 29
Aliansi : Suatu bentuk perikatan yang berdasar pada prinsip
kemitraan antara pihak pembeli dan penjual, masing-masing pihak
menyumbangkan resources dan competitive advantage yang
dimiliki untuk menghasilkan nilai baru yang paling
menguntungkan bagi perusahaan.

Konsinyasi : Suatu bentuk perikatan yang berdasar pada sistem
pembelian material, pemasok berkewajiban menyediakan material
di gudang perusahaan dengan jumlah tertentu dan harga satuan
yang telah disepakati. Pemasok bekerjasama dengan fungsi
kelogistikan secara berkelanjutan untuk memantau dan
menganalisis posisi jumlah persediaan agar dapat memenuhi
permintaan pemakai setiap saat. Penagihan dan pembayaran
dilakukan sesuai dengan jumlah yang diambil dari persediaan.
Status kepemilikan barang selama dalam persediaan adalah pada
pemasok.
24
Hal. 30
PENGGOLONGAN MATERIAL
STRATEGIC SECURITY STRATEGIC CRITICAL
TACTICAL PROFIT TACTICAL ACQUISITION
NILAI PEMAKAIAN MATERIAL
R
E
S
I
K
O

T
E
R
H
A
D
A
P

O
P
E
R
A
S
I

MUTLAK DIPERLUKAN
NILAI RENDAH
CONTOH:
Spare Parts; pompa, furnace,
instrumentation, dll.
MUTLAK DIPERLUKAN
NILAI TINGGI
CONTOH:
Material Program & Proses;
Katalis, Tel, Casing, Barite dll
KURANG DIPERLUKAN
NILAI TINGGI
CONTOH:
Additive, kemasan, octane
booster dll
KURANG PENTING
NILAI RENDAH
CONTOH:
G Matl; K. las, fitting & Flanges
Office supplies dll.
RENDAH
25
Hal. 31
STRATEGI INVENTORY CONTROL
STRATEGIC SECURITY STRATEGIC CRITICAL
TACTICAL PROFIT TACTICAL ACQUISITION
NILAI PEMAKAIAN
P
E
R
A
N

P
A
D
A

P
R
O
S
E
S

P
R
O
D
U
K
S
I

STOCK AKTIF MILIK
SENDIRI ==> VENDOR
SAFETY STOCK MILIK
SENDIRI
PENGENDALIAN KETAT
STOCK AKTIF MILIK
SENDIRI ==> VENDOR
SAFETY STOCK MILIK
SENDIRI
PENGENDALIAN KETAT
STOCK AKTIF MILIK
VENDOR
SAFETY STOCK MILIK
VENDOR
PENGENDALIAN SEDANG
STOCK AKTIF MILIK
VENDOR
TANPA SAFETY STOCK
PENGENDALIAN
LONGGAR
RENDAH
26
Hal. 32
EXELENT GOOD FAIR WEAK FAIL
125% 100% 75% 50% 0%
1. Aspek * Total biaya unit kerja % RKAP 5% < 90% 90-100%101-105%105-110%> 110%
Finansial * Pengurangan nilai inventory
% RKAP
10%
< 90% 90-100%101-105%105-110%> 110%
2. Aspek * Keluhan unit kerja internal Minor 20% - 1 2 - 3 4 - 6 > 6
Pelanggan (kualitas, waktu, harga, manual, akses Major
- - - 1 2
informasi pembelian & stock gudang)
* Keluhan rekanan, supplier, Minor 10% - 1 - 10 11 - 20 21 - 30 > 30
vendor (waktu pembayaran, proses
Major - - 1 2 - 3 > 4
tender, pungutan, QC dll.)
3. Proses * Kecepatan proses PP < 3 minggu 15% 99-100% 95-99% 90-95% 80-90% < 80%
Bisnis menjadi PO 3-10 minggu
- 1-5% 5-10% 10-20% > 20%
* Temuan Audit (SPI, BPKP, BPK) Minor 20% - 1 2 - 3 4 - 5 > 5
(proses pengadaan, kewajaran harga,
Major
- - 1 2 >2
waktu, kualitas)
* Jumlah PO yang bermasalah Minor 5% - 1 - 5 6 - 10 11 - 20 >20
Major - - 1 - 2 3 - 5 >4
4. Learn * Penerapan e-commerce & IT % PO 10% > 15% 10-15% 5-10% 2-5% < 2%
Growth
* Penyempurnaan POB, Sisdur, ea 5% > 15 10 - 15 6 - 9 3 - 5 < 3
Implementasi saran untuk
penyempurnaan sistem kerja
T O T A L 100%
KEY PERFORMANCE INDICATOR (KPI)
BAGIAN PENGADAAN
K R I T E R I A BOBOT
N I L A I
FAKTOR
PENILAIAN
27










SUPPLIER MONITORING &
EVALUATION







elisa Kusrini
elisa_kusrini@yahoo.com
33
Supplier Evaluation
Proses pemilihan supplier dari sejumlah
supplier potensial dengan
mempertimbangkan berbagai kriteria untuk
meningkatkan kualitas produk akhir
34
Sumber Informasi mendapatkan supplier :
Web site supplier
Data informasi
supplier/katalog
Yellow pages
Dinas perdagangan
Pameran dagang
Personel perusahaan


3
Kriteria pemilihan Supplier
Ray Carters 10 Cs to Supplier Selection
Competency
Capacity
Consistency
Control of process
Cost/price
Commitment to quality
Cash/finances
Clean
Culture and relationship
Communication
4
Metode Pemilihan Supplier
Value Analisis
MCDM
Analitical Hierarcy Process (AHP)
Promethee 1
Promethee 2
dll
5
The Value Analysis Model
Step 1 identifikasi kriteria pemilihan

Step 2 Beri Bobot kriteria tersebut
Step 3 Beri Nilai masing-msing supplier
berdasar pada kriteria
Step 4 Hitung Nilai akhir (nilai kriteria
dikalikan bobot kriteria)
Step 5 Pilih Supplier dengan Nilai tertinggi
6

7
40
PT.TEKNIKA IND
Vendor Performance Assesment
Penilaian kinerja penyedia barang dan jasa perlu
dilakukan untuk menjamin bahwa hanya vendor
yang berkualitas yang bisa ikut dalam
penyediaan barang/jasa.
Dilakukan dengan memberi penghargaan dan
sanksi.
Penghargaan adalah apresiasi kepada penyedia
barang/jasa sesuai prestasi yang dilakukan.
Sanksi adalah pemberian tindakan kepada
penyedia barang/jasa atas pelanggaran yang
dilakukan.
41
Pelanggaran dan sanksi dihitung dalam
bentuk point penghargaan dan point
pelanggaran yang bersifat akumulatif.
Pengelompokan supplier : (contoh nilai
akumulasi poit)
Hijau : positif sampai -30.
Kuning : -31 sampai 60
Merah : - 61 sampai -120
Hitam : kurang atau sama dengan -121
42
Contoh penilaian penghargaan
Mendaftar dalam kegiatan pengadaan dan
lulus prakualifikasi ( point 1)
Mengajukan penawaran secara lengkap dan
lulus seleksi administrasi (point 1)
Ditunjuk sebagai pemenang (point 5)
Spesifikasi dan deliver time sesuai dengan
persyaratan (point 5)
Implementasi safety management sesuai
dengan ketentuan (point 10)

43
Contoh point pelanggaran
Mendaftar sebagai peserta dan mengambil
dokumen tetapi tidak mengajukan penawaran
(point -5)
Tidak hadir dalam memberikan tanggapan
secara tertulis pada waktu klarifikasi
administrasi dan teknis tanpa penjelasan
(point -10)
Terlambat menyampaikan dokumen
penawaran setelah proses negosiasi (point
10) 44
Lanjutan
Terlambat menandatangai kontrak tanpa
alasan yang dapat diterima (-15)
Terlambat menyelesaikanpekerjaan (-15)
Melaksanakan pekerjaan yang
performancenya tidak sesuai tetapi masih
dapat diterima (-30)
Tidak memasok barang seluruhnya sesuai
perjanjian (GR) (-60)
Mengajukan sanggahan yang terbukti tidak
benar (-30)

45
Membatalkan penawaran sebelum ditunjuk
sebagai pemenang (-30)
Membatalkan penawaran setelah ditunjuk
sebagai pemenang (-60)
Tidak bersedia menyerahkan jaminan
pelaksanaan/perpanjangan jaminan
pelaksanaan (-30)
Tidak memenuhi syarat safety dan
menyebabkan insident pencemaran
lingkungan/kebakaran dll (-60)
46
Pelanggaran yang langsung
mengelompokkan ke dalam Merah atau
Hitam
Sedang dalam sengketa dengan perusahaan di
pengadilan (merah)
Pengurus /pemilik saham ditetapkan sebagai
tersangka tindak pidana berkaitan dengan
pengadaan perusahaan (merah)
Terbukti mengakibatkan kecelakaan fatal
dengan nilai kerugian tertentu (hitam)
Terbukti melakukan persekongkolan harga
dengan pihak penyedia barang/jasa lain
(hitam)
47
Mengalihkan pekerjaan utama kepada pihak
lain (hitam)
Memalsukan data atau menyampaikan
keterangan palsu (hitam)
Berdasarkan komite sanksi,Melakuan kolusi,
korupsi, gratifikasi ,suap dalam bentuk dan
cara apapun kepada pejabat/keluarga pemberi
kerja.(hitam)
Memasok barang palsu/ rekondisi(hitam)
Dinyatakan bangkrut/pailit (hitam)

48
Konsekuensi
Hijau : Prioritas dalam pengadaan barang/jasa
Kuning : tetap diperbolehkan tetapi tidak
menjadi prioritas.
Merah : Tidak boleh mengikuti kegiatan
pengadaan selama satu tahun sejak sanksi
dimasukkan ke dalam sistem.
Hitam : Harus dikeluarkan selamanya dari
daftar penyedia barang jasa (berlaku untk
perusahaan,pemilik atau pengurusnya)
49
Contoh lain dalam evaluasi supplier
50
PT. TEKNIKA
INDONESIA
Terimakasih
51