 CV.

GORDYN merupakan perusahaan yang sedang berkembang yang memproduksi dan

menjual gordyn sesuai model pesanan dalam jumlah besar (grosir) maupun eceran.
Transaksi dan data yang semakin banyak menyebabkan timbulnya beberapa kelemahan dan
permasalahan dalam sistem usaha dagang ini.

 Dalam hal ini, kami memilih Persediaan Barang. Sistem persediaan barang adalah sistem
yang mengelola data persediaan barang di gudang dan pembelian bahan baku untuk
keperluan produksi.

 CV. Gordyn saat ini sedang memiliki banyak konsumen, sehingga sering kesulitan apabila ada
pesanan barang dalam jumlah besar, selain itu terdapat kesulitan pengecekan stok barang
apabila dibutuhkan. Demikian juga dalam hal keuangan, sering terjadi kesalahan dalam
penghitungan keuangan yang mengakibatkan kesalahan dalam jumlah laporan keuangan.
Semua permasalahan ini disebabkan oleh karena sistem yang masih manual.

 Tujuan : Untuk mengetahui sistem informasi peersediaan bahan baku pada cv gordyn.

 Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan

Analisis sistem yang sedang berjalan dilakukan dengan tujuan untuk

mengetahui proses kerja yang sedang dilakukan atau berjalan. Pokok-pokok yang

dianalisis meliputi analisis dokumen, analisis prosedur atau aliran data, diagram

konteks dan data flow diagram.

Prosedur pemesanan barang pada sistem yang sedang berjalan adalah

sebagai berikut :

 1. Petugas lapangan Gudang menginput data bahan baku kemudian mengecek ketersediaan
bahan baku ( data bahan baku didapat dari kartu stock yang kondisinya 100 % sesuai
dengan lapangan)

 2. Jika barang kosong Petugas Gudang membuat data bahan baku kosong ( Purchase
requirement) dan diserahkan ke bagian administrasi, jika bahan baku masih ada maka data
bahan baku dimasukan ke kartu stock

 3. Purchase requirement telah dibuat dan diserahkan ke bagian administrasi kemudian

bagian administrasi menindaklanjuti untuk mengajukan permohonan pembelian barang (
purchase order ) (dalam form tersebut tercantum nama barang dan jumlah barang yang
dibutuhkan )

 4. Form purchase order diserahkan ke Bagian Pimpinan untuk disetujui ( ACC)

 5. Form Purchase Order di Acc pemilik dan diserahkan kebagian administrasi untuk ditindak
lanjuti
  6. Bagian ADM akan memproses Purchase Order yang sudah DI ACC pemilik dan ke
informasikan ke suplier untuk pemesanan barang

 7. Supplier menerima Purchase Order yang sudah diacc untuk membuat Surat jalan dan
Copyan Purchase Order (PO) sebagai tanda bukti pembelian barang dan pengiriman barang

 8. Kemudian suplier akan mengirim barang kebagian gudang beserta surat jalan dan Copyan
Purchase Order (PO)

 9. Suplier akan memberikan surat jalan dan copyan PO sebagai bukti pembelian barang

 10. Petugas gudang akan memeriksa kesesuaian Surat jalan Dan PO jika Sesuai petugas
gudang akan menandatangani surat jalan dan mengambil salah satu rangkapnya jika tidak
Sesuai maka barang dikembalikan ke supplier Untuk Dicek kembali Dan Direvisi Kesalahanya

 11. Petugas Gudang mencatat transaksi kedatangan bahan baku kedalam kartu stock

 12. Petugas Gudang membuat laporan penerimaan barang yang sudah ditanda tangani dan
diserahkan ke bagian Administrasi

 13. Bagian Administrasi membuat laporan pengeluaran dan diserahkan ke pimpinan

4.1.1. Analisis Dokumen

Dokumen - dokumen yang berhubungan dan terlibat dengan sistem

persediaan barang di gudang pada PT. Isopanel Dunia Sukabumi adalah sebagai

berikut :

1. Kartu Stock

Merupakan dokumen yang sangat vital bagi sistem persediaan.

Informasi yang didapat 90% real, dikarenakan setiap aktifitas keluar dan

masuk barang dicatat pada kartu stock, yang dicatat bersamaan pada saat

transaksi keluar atau masuk barang

Kartu stock dibuat untuk setiap item barang, disimpan pada

gantungan atau pada tempat-tempat yang dekat dengan barang yang

dicatat.

2. Slip pengambilan barang

Slip pengambilan barang (SPB) yaitu dokumen yang dipakai

untuk proses pengambilan barang digudang. Terdiri dari tiga rangkap,

putih untuk gudang, merah untuk bagian accounting, dan kuning untuk
bagian yang mengambil barang.

SPB harus ditandatangani oleh orang yang meminta barang, dan

diketahui oleh kepala bagian/ ketua regu pada bagian yang sama. Pada

saat barang sudah diserahkan bagian gudang dan orang yang

menerima/mengambil barang akan ikut menandatangani SPB.

3. Laporan penerimaan barang.

Laporan penerimaan barang adalah suatu dokumen yang dibuat

sebagai bukti bahwa telah diterima barang dari suplier atau dari pihak

yang mengembalikan barang.

4. Purchase requisition.

Purchase requisition adalah suatu dokumen yang dibuat untuk

mengajukan permohonan pembelian barang ke bagian Purchasing.

Purchase requisition dibuat berdasarkan stock minimun pada kartu stok,

atau berdasarkan pada permintaan barang jenis baru yang belum ada

sebelumnya

5. Surat jalan dari Suplier.

Surat jalan adalah dokumen pendukung sebagai bukti suplier sudah

mengirim barang kepada bagian gudang, ditandatangi oleh Suplier dan

pengirim barang, setelah barang diterima maka bagian gudang akan ikut

menandatangani surat jalan sebagai penerima barang.

6. Copy Purchase Order dari Bagian Purchasing sebagai lampiran.

Copy Purchase Order (PO) disini adalah sebagai bahan referensi

pada saat penerimaan barang dari Suplier. PO dibuat oleh bagian

Purchasing setelah mendapat Purchase requisition dari bagian gudang.

PO dibuat untuk melakukan pesanan pesanan pembelian barang kepada

suplier, biasanya dikirim ke suplier dengan cara difaximile.