QMS-ISO 9001-2008

DOCUMENT ID NO : ML/OP/003 REVISION : 2 ISSUE : 13-09-2011 PAGE : 1 of 6

DATE

STANDARD OPERATING PROCEDURE

PENGELUARAN BARANG

1.0. RUANG LINGKUP

1.1. Prosedur ini diaplikasikan untuk menangani proses pengambilan Spare Part dan
chemical dari Warehouse ke User di PT. Paramitra Gunakarya Cemerlang.

2.0. TUJUAN
2.1. Memastikan pengambilan dan atau pengiriman barang/ Spare Part sesuai dengan
prosedur, sehingga dapat meminimalisasi kesalahan dan meningkatkan efisiensi kerja.

3.0. DEFINISI DAN SINGKATAN

3.1. Bind Card : Kartu ini digunakan untuk mencatat penerimaan dan pengeluaran barang
(ditempel dibarang)
3.2. SRM : Supplier Relationship Management.
3.3. User : Seksi terkait yang menggunakan barang keperluan Produksi. (Bahan
Pembantu dan Spare Part).
3.4. GI : Good Issue, yaitu proses pengambilan barang yang dilakukan
oleh User ke gudang Warehouse dan dilakukan posting data ke sistem SAP oleh
Warehouse.
3.5. FIFO : First In First Out, yaitu suatu sistem pengeluaran barang dimana barang
yang masuk pertama harus dikeluarkan juga pertama.
3.6. PR : Purchase Requesitions, yaitu permohonan pembelian barang yang
diproses oleh Material Central Warehouse.
3.7. PIC : Personal in charge.
3.8. SAP PM : System application and product plant maintenance.

4.0. REFERENSI DAN ATAU DOKUMEN PENDUKUNG

4.1. SM/ WI/ 01 : SOP Penulisan Dokumen
4.2. ISO 9001-2008 6.3. Prasarana.

5.0. INFORMASI UMUM

5.1. User membuat reservasi dengan menggunakan sistem SRM dan khusus spare part
maintenance membuat reservasi dengan menggunakan sistem SAP PM.
5.2. PT. Paramitra Gunakarya Cemerlang dapat mengeluarkan barang ke mill lain atas
persetujuan Management.
QMS-ISO 9001-2008
DOCUMENT ID NO : ML/OP/003 REVISION : 2 ISSUE : 13-09-2011 PAGE : 2 of 6
DATE

STANDARD OPERATING PROCEDURE

PENGELUARAN BARANG

5.3. Semua barang yang keluar harus melalui gudang Warehouse (Seksi Material).User
tidak diperkenankan mengambil barang secara langsung apalagi tanpa sepengetahuan
pihak Warehouse dan menyerahkan barang bekas dari barang yang diambil tersebut.
5.4. Waktu pengeluaran barang adalah dalam hari dan jam kerja (senin s/ d Jumat,pukul :
08.00 s/ d 16.00 wib dan sabtu, pukul : 08.00 s/ d 12.00 wib), bisa diterima diluar hari/
jam kerja untuk barang yang sangat mendesak (urgent) saja, itupun atas dasar
pemberitahuan sebelumnya dari atasan melalui Lotus Note.
5.5. Untuk pengeluaran Stationary dikeluarkan satu bulan sekali dan di berikan kepada PIC
setiap departement yang ditunjuk untuk menangani stationary di departement PIC
masing-masing. Form data pengambilan stationary dikeluarkan oleh pihak material dan
diambil oleh PIC masing-masing departement.
5.6. Pengeluaran tinta flexo
5.6.1. Tinta disiapkan dahulu oleh operator tinta sesuai permintaan dari produksi di gudang
tinta.
5.6.2. Setelah tinta siap pihak QC melakukan pemeriksaan/ pengechekan tinta yang akan
dipakai di produksi.
5.6.3. Setelah pemeriksaan/ pengechekan oleh QC selesai, pihak QC memberikan keterangan
bahwa tinta dapat dipakai untuk produksi, PIC menimbang berat awal tinta sebelum
dipakai produksi dan dicatat di form bukti pengambilan dan pengembalian tinta sesuai
kode tinta.
5.6.4. Bila tinta tidak habis, tinta harus dikembalikan kegudang tinta dan ditimbang kembali
berat tintanya lalu di catat di form bukti pengambilan dan pengembalian tinta oleh
PIC, selanjutnya dihitung berat tinta yang dipakai dengan hasil pengurangan berat
pengambilan dikurangi berat pengembalian.
5.6.5. PIC menyerahkan form bukti pengambilan dan pengembalian tinta ke admin produksi
untuk dibuatkan laporan pemakaian tinta ke gudang material.
5.6.7. Pihak material melakukan verifikasi antara laporan admin produksi dengan carbonies
form bukti pengambilan dan pengembalian tinta, Dan melakukan proses di sistem SAP
satu bulan sekali pada saat closing bulanan. Proses tersebut dilakukan satu bulan sekali
karena tinta termasuk material konsiyasi.

6.0. PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB

6.1. TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB KE KEPALA SEKSI
6.1.1. Membuat laporan transaksi harian dan bulanan.
6.1.2. Menyelesaikan apabila terjadi hambatan/ masalah dalam transaksi dengan seksi terkait.
6.1.3. Melaporkan setiap terjadi keadaan abnormal keseksi terkait dan atasan.
6.2. BAHAN PEMBANTU DAN SPARE PART
6.2.1. Petugas Pengeluaran Barang
QMS-ISO 9001-2008
DOCUMENT ID NO : ML/OP/003 REVISION : 2 ISSUE : 13-09-2011 PAGE : 3 of 6
DATE

STANDARD OPERATING PROCEDURE

PENGELUARAN BARANG

6.2.1.1 Memeriksa inbox reservasi dari user untuk barang yang diambil.
6.2.1.2. Periksa reservasi dari User sudah benar, antara lain :
a. Nomor Material.
b. Jumlah Pengambilan.
c. Tanggal Keperluan.
d. Keterangan Keperluan.
6.2.1.3. Pastikan reservasi SRM maupun order di SAP PM pastikan order telah direlease
sampai reservasi terlihat di inbox material.
6.2.1.4. Cek dan pastikan spesifikasi dan jumlah barang sesuai dengan Reservasi Barang.
6.2.1.5. Print out reservasi dengan menggunakan tcode zm360 dalam sistem SAP.dan hasil
print out di tandatangani penerima barang sebagai bukti terima dari user.
6.2.1.6. Serahkan barang kepada User dan mintakan pengembalian barang bekasnya atas
penyerahan barang baru kepada User.
6.2.1.7. Petugas pengeluaran barang setiap transaksi diharuskan mengurangii stock barang yang
ada pada Kartu Barang.
6.2.1.8. Memeriksa persediaan stock barang sesuai dengan kebutuhan user.
6.3. Administrasi
6.3.1. Menginput form Pengambilan Barang.
6.3.2. Melakukan GI (Good Issue) berdasarkan form Pengambilan Barang atas transaksi
pengambilan barang.
6.3.3. Running MRP setiap seminggu 2 kali untuk material type VM dan VB agar tidak
kehabisan stock. Running MRP untuk S1 (non Stock) bila ada reservasi masuk dan juga
material type VM dan VB apabila stock tidak dapat memenuhi reservasi dengan Tcode
MD01/MD03 dalam SAP .
6.3.3. Simpan setiap rekaman transaksi pengambilan barang.
6.3.4. Untuk barang-barang yang dipakai rutin oleh User :
a.Pastikan pihak User telah mengajukan permintaan pengambilan barang untuk
kebutuhan pemakaian shift I pukul 08.00 – 09.00 dan shift II & shiftIII pada pukul
15.00 – 16.00.
b.Pastikan permohonan tersebut sesuai dengan kebutuhan, apabila tidak sesuai
(terlalu besar/ over quantity atau lebih kecil), maka permintaan berhak untuk ditolak/
dikembalikan lagi ke User-nya.

7.0. REKAMAN MUTU TERKAIT

7.1. Rekaman mutu terkait yang berhubungan dengan proses pengeluaran barang disimpan
oleh petugas seksi terkait.

8.0. LAMPIRAN
QMS-ISO 9001-2008
DOCUMENT ID NO : ML/OP/003 REVISION : 2 ISSUE : 13-09-2011 PAGE : 4 of 6
DATE

STANDARD OPERATING PROCEDURE

PENGELUARAN BARANG

8.1. Lampiran 1 : Diagram Alir Pengeluaran Barang

9.0. RANGKUMAN DAN REVISI DOKUMEN

Revision No. Issue Date Description of Revision Change Note No.

0 25-06-2010
1 26-03-2011
2
13-09-2011
Terbitan Pertama ML/ OP/ 003/ 00
Penambahan definisi Dan
Singkatan 3.7. Dan 3.8.
Penambahan informasi umum
5.6. s/d 5.6.7. ML/ OP/ 003/ 01
Pengeditan Prosedur Dan
Tanggung jawab item 6.2.13
s/d 6.3.1
Penambahan Point 3.2
Perubahan Point 5.1, 6.2.1.1, ML/ OP/ 003/ 02
6.2.1.2, 6.2.1.4, 6.2.1.5, 6.3.3

Disetujui Oleh, Dibuat Oleh,

QMS-ISO 9001-2008
DOCUMENT ID NO : ML/OP/003 REVISION : 2 ISSUE : 13-09-2011 PAGE : 5 of 6
DATE

STANDARD OPERATING PROCEDURE

PENGELUARAN BARANG

REFRINO AGUS FACHRUROZI

Tanggal : 13-09-2011 Tanggal : 13-09-2011

PENGELUARAN BARANG
QMS-ISO 9001-2008
DOCUMENT ID NO : ML/OP/003 REVISION : 2 ISSUE : 13-09-2011 PAGE : 6 of 6
DATE

STANDARD OPERATING PROCEDURE

PENGELUARAN BARANG