PROSES ALUR ALAT TULIS KANTOR

No. Dokumen No. Revisi Halaman

Jl. Raya Plumbon Km 11
Cirebon P.UMM.013 01 1 dari 3
 PROSES ALUR ALAT TULIS KANTOR

No. Dokumen No. Revisi Halaman

Jl. Raya Plumbon Km 11
Cirebon P.UMM.013 01 2 dari 3

Pengertian
Pengendalian Gudang ATK di Rumah Sakit dari barang masuk dab keluar dari
gudang.

Tujuan
Untuk memastikan proses alur alat tulis kantor (ATK) berjalan dengan baik
sehingga pemenuhan kebutuhan ATK perunit kerja dapat terpenuhi dengan
baik.

Kebijakan
Bagian umum memastika terpenuhinya kebutuhan Form dan ATK rumah
sakit

Prosedur
1. PENDISTRIBUSIAN BARANG KELUAR
a. Sub Bagian Umum menyediakan formulir permintaan barang Form
dan ATK yang telah disediakan.
b. Dalam Formulir tercantum stok minimal dan sudah di tetapkan oleh
pejabat yang berwenang.
c. Pemenuhan barang itu adalah selisih dari jumlah stok minimal
dengan jumlah barang terakhir.
d. Perubahan stok minimal harus dilegalisasi oleh setingkat kasie dan
yang setingkat.
e. Pada hari Rabu semua instalasi/bagian kerja mengembalikan
formulir permintaan barang yang telah disetujui oleh kepala Kasie
/ ka Sub Bagian.
f. Formulir permintaan barang akan diproses oleh Sub Bagian Umum.
g. Pada hari Kamis Pukul 11.00 s/d 14.00 WIB semua instalasi/bagian
yang telah memberikan formulir permintaan dapat langsung
mengambil ke gudang Umum.
h. Setiap permintaan instalasi/bagian yang telah diberikan, Sub Bag
Umum mencatat di Form Kartu Stok Gudang (F.UMM.033).
i. Apabila ada kekurangan dapat dilakukan pengajuan ulang dengan
ketentuan sebagai berikut :
1. i.1 Permintaan kedua dilakukan pada hari Sabtu setelah
pendistribusian ATK hari Kamis.
1. i.2 Permintaan kedua dilakukan pada Pukul 11.00 s/d 12.00
WIB.
 PROSES ALUR ALAT TULIS KANTOR

No. Dokumen No. Revisi Halaman

Jl. Raya Plumbon Km 11
Cirebon P.UMM.013 01 3 dari 3

1. i.3 Permintaan barang kedua dalam satu minggunya hanya

diperbolehkan untuk barang-barang habis pakai terkecuali
ada barang yang rusak.

2. PENERIMAAN BARANG DATANG

a. Setiap penerimaan barang pesanan bagian umum, diterima oleh
front desk. diluar jam fornt desk akan diretima oleh security dan di
simpan di front desk yang esok harinya akan di srahtrimakan.
b. Front Desk atau satpam memeriksa barang datang :
2. b.1 Kesesuaian jumlah (antara nota dengan barang datang).
2. b.2 Kesesuaian waktu pesanan.
2. b.3 Kondisi barang datang (rusak/tidak).
2. b.4 Dicatat dalam buku barang datang (F.UMM.046)
2. b.5 Dalam perjanjian awal permintaan barang datang
diupayakan pada jam dinas.
c. Barang datang yang telah di verifikasi awal oleh FD dilaporkan dan
diantarkan ke staf bagian umum, staf bagian umum memverifikasi
lanjut mengenai barang datang (Onetime, On spec and quality)
Apabila hasil verifikasi staf bagian umum sesuai mutu yang di
perjanjikan awal maka nota akan di 0torisasi ka subbag umum
untuk di cairkan.
d. Apabila mutu tidak sesuai dengan yang diperjanjikan maka ada
negosiasi dari staf dengan supplier terkait return barang dan
pembayarannya. Hal tersebut disampaikan kepada ka Subbag
Umum untuk ditindaklanjuti.
e. Hasil evaluasi mutu barang datang tersebut dilaporkan kepada
bagian pengadaan.
f. Barang datang di simpan pada tempatnya dan dicatat dalam kartu
stok gudang.

3. PEMESANAN BARANG
a. Stok minimal adalah kebutuhan rata-rata perkali permintaan
barang.
b. Jumlah Pemesanan adalah stok minimal dikali tiga.
c. staf bagian umum merencanakan pemesanan barang setiap 2
minggu.
d. Setelah PO dibuat Staf bagian umum, diperiksa dan disetujui oleh
 PROSES ALUR ALAT TULIS KANTOR

No. Dokumen No. Revisi Halaman

Jl. Raya Plumbon Km 11
Cirebon P.UMM.013 01 4 dari 3

Ka subbag Umum dan diketahui oleh panitia pengadaan.

e. Panitia pengadaan mempunyai hak atau saran untuk pengadaan
barang dan keputusan ditetapkan oleh Ka subbag Umum.
f. Staf bagian umum menghubungi supplier untuk pengadaan barang
dan kemudian melakukan perjanjian yang tercantum dalam PO
yang dispakati bersama.

4. EVALUASI SUPPLIER
a. Evaluasi supplier dilaksanakan atas indicator mutu supplier yang
terdiri dari onetime, on spec and quality barang datang.
b. Setiap barang datang wajib dilaksanakan evaluasi terhadap barang
datang terkait dari indicator mutu diatas, apa bila ditemukan
ketidak sesuaian staf umum melaporkan kepada panitia pengadaan
dan melakuakn koordinasi dengan supplier agar ditindaklanjuti dan
tidak terulang kembali dan evaluasi supplier secara keseluruhan
dilaksankan setiap 6 bulan.

Unit Terkait
Seluruh Unit/Bagian

Dokumen Terkait
1. Formulir Permintaan Barang (F.UMM.045)
2. Kartu Stok (F.UMM.033)
3. Buku Barang Datang (F.UMM.046)