SOP LOGISTIK

A. ORDER BARANG
Order yang dilakukan oleh Pak Khanis atau Ibu Elis.
1. Setiap cabang membuat dan mengirimkan data penjualan masing-masing item yang
menyajikan data nama barang diikuti bentuk satuannya, jumlah penjualan dalam 1
bulan dan total penjualan dalam 1 tahun.
Contoh:

2. Merekap data seluruh barang yang terjual dalam satu file atau satu pembukuan.
Contoh:

3. Mengestimasikan jenis barang, waktu pemesanan, serta jumlah persediaan barang

baru yang akan dipesan berdasarkan data yang telah direkap.
Contoh:
 4. Menyusun rancangan pemesanan barang dalam 1 tahun melalui data terstruktur.
Contoh:

5. Melakukan koordinasi pemesanan barang dengan Atasan (Pak Khanis atau Ibu Elis)
berdasarkan data terstruktur yang telah dibuat.
Order barang yang dilakukan oleh logistik.
1. Menghubungi pihak suplier mengenai ketersediaan barang.
2. Melakukan pemesanan kepada suplier setelah menerima konfirmasi dari tim
penjualan bahwa uang muka atau uang pelunasan telah dibayarkan oleh konsumen.
3. Menjalin komunikasi dengan pihak suplier untuk mengontrol kestabilan dan
ketepatan waktu barang terkirim.
B. BARANG MASUK
1. Menerima sekaligus melakukan pengecekan nama barang dan jumlah barang yang
datang sesuai surat jalan yang diterima.
- Apabila terjadi ketidak sesuaian nama atau jumlah barang hal yang harus
dilakukan sebagai berikut
a. Menanyakan pada pihak pengantar (sopir yang mengangkut) atau menelpon
pihak ekspedisi yang bertanggung jawab.
b. Menanyakan pada pihak suplier jika pemesanan dilakukan oleh logistik, lalu
melaporkan ketidaksesuaian tersebut pada saat itu juga kepada Pak Khanis
atau Ibu Elis.
c. Jika pemesanan dilakukan oleh Pak Khanis atau Ibu Elis, segera laporkan
ketidaksesuaian pada saat itu juga kepada Pak Khanis atau Ibu Elis.
2. Melakukan pengecekan kondisi barang yang diterima.
- Apabila ditemukan kerusakan barang seperti pecah, warna luntur/cacat, penyok
parah dan lain sebagainya, maka hal yang harus dilakukan adalah sebagai berikut.
a. Memfoto barang rusak tersebut.
b. Memastikan penyebab kerusakan.
c. Melaporkan temuan tersebut kepada Pak Khanis atau Ibu Elis.
d. Melakukan komunikasi dengan pihak suplier untuk kemungkinan
pertanggungjawaban pengembalian barang jika barang tersebut dipesan
langsung oleh logistik.
e. Mendata nama dan jumlah barang yang rusak ke dalam buku barang rusak
dengan format sebagai berikut.
 Tanggal Nama Barang Jumlah Penyebab Petugas
12 Januari 2020 Keramik Uno XXX 2 dus Rusak saat
dalam perjalan

Upin Logistik

3. Menuliskan tanggal, nama barang, jumlah (keterangan khusus apabila ada yang
rusak), dan paraf dari petugas yang menerima dan melakukan pengecekan ke dalam
buku barang datang. Format penulisan sebagai berikut.
Tanggal Nama Barang Jumlah Petugas
12 Januari 2020 Keramik Ikad XXX 20 dus

Upin Logistik
12 Januari 2020 Keramik Uno XXX 20 dus
- 18 dus utuh
- 2 dus pecah
Ipin Logistik
4. Melaporkan foto surat jalan yang diberi keterangan berisi nama barang, jumlah
barang, menandai akun orang-orang yang berwenang mengetahui (Pak Khanis. Ibu
Elis, Logistik, Penjualan, Kasir) pada grup Whatsapp Barang Datang.
Contoh laporan pesan Whatsapp

5. Memasukan data jumlah dan nama barang ke software.

6. Menuliskantanggal, keterangan “Stok Masuk”, jumlah saldo sisa di buku Kartu Stok
secara manual, penulisan dilakukan pada hari yang sama dengan hari masuknya
barang.
Contoh penulisan:
 7. Mengatur tata letak persedian barang dalam gudang sesuai lokasi yang telah diberi
lebel nama barang.
Contoh peletakan barang yang sesuai:

8. Menghitung dan memberikan tanda khusus (angka jumlah barang) pada barang dalam
jumlah satuan tertentu.
Contoh:

C. STOK OPNAME
1. Membuat jadwal Stok Opname berdasarkan jenis pergerakan bahan yaitu Slow
Moving Inventory (SMI) dan Fast Moving Inventory (FMI) sesuai jenis barang yang
ada di masing-masing cabang.
Contoh format jadwal Stock Opname

2. Melakukan kegiatan penghitungan secara fisik (Stock Opname) setiap hari sesuai
jadwal yang telah diatur untuk didata.
 3. Melakukan pencocokan antara data barang nyata dengan data barang di keysoft.
4. Melakukan pendataan apabila terjadi selisih antara data keysoft dengan jumlah nyata
barang untuk kemudian dilaporkan.
Contoh penulisan Stock Opnamepada nomor 2-4 secara manual:

5. Mencatat data tanggal, keterangan “Stok Opname”, dan sisa saldo barang pada kartu
stock barang secara manual.
Contoh:

D. KONTROL STOK BARANG

1. Membuat nama barang barang pada software dengan struktur sebagai berikut.
Kategori barang + spesifikasi 1 + spesifikasi 2 + ......+ spesifikasi dst + Merek
- Kategori barang merupakan jenis dari barang tersebut, contoh: lampu, baja ringan,
atap, baut, alat tukang, alat listrik dan lain-lain.
- Spesifikasi 1 adalah penjelasan rinci yang paling umum atau yang paling sedikit
variannya. Contoh: Lampu dengan beberapaspeksifikasi jenisnya yaitu LED dan
Neon.
- Spesifikasi 2 adalah penjelasan rinci yang paling umum atau yang paling sedikit
variannya setelah spesifikasi 1. Contoh : Lampu LED dengan spesifikasi jenisnya
yang lebih rinci yaitu warna daylight, yellowdan warmlight.
- Spesifikasi dst. merupakan penjelasan lanjutan yang lebih rinci untuk melengkapi
kejelasan dari barang tersebut, ditambahkan dengan secukupnya. Contoh: Lampu
LED daylight dengan spesifikasi dayanya yaitu 3 watt, 5 watt, 8 watt, 12 watt, dst.
- Merek merupakan simbol produk dari perusahaan/pabrik yang memproduksi barang
tersebut. Contoh : Lampu LED daylight 12 watt Panasonic.
2. Mengatur data (jumlah, kode, satuan, dan harga) persedian barang baru/lama ke dalam
program software.
 3. Membuat list informasi berat baut berdasarkan jumlah tertentu.
Contoh :
SDS 10x16 S drat besar
ISI BERAT
100 pcs 275 gram
200 pcs 550 gram
300 pcs 825 gram

4. Mendata stok yang sudah mulai menipis atau habis untuk kemudian diputuskan
kemungkinan order barang/item transfer.
5. Melakukan peninjauan 1 minggu sekali mengenai stok barang meliputi tatanan
tempat, kemasan, susunan, kondisi barang, kebersihan, dan menindaklanjuti segala hal
yang dapat merusak stok barang.
6. Melakukan pendataan apabila ditemukan barang rusak atau hilang, sekaligus
membuat laporan rinci meliputi nama barang, kondisi, jumlah, penyebab, dan paraf
petugas logistik yang memeriksa barang cacat tersebut ke dalam buku barang
rusak/hilang.
E. BARANG KELUAR
Ketentuan Pengeluaran Barang
1. Barang telah dibeli oleh konsumen.
2. Barang yang ditransfer ke cabang lain.
3. Barang rusak yang dipindahkan
4. Barang untuk proyek pemasangan CV. SAP.
5. Barang baru yang belum ada sampelnya, boleh dikeluarkan secara utuh atau berupa
potongan untuk ditampilkan (display) penjualan.
Prosedur Pengeluaran Barang
1. Menerima nota dari penjualan dan melakukan pengecekan ketersediaan barang fisik.
2. Mengeluarkan barang sesuai nama dan jumlah yang tertera pada nota dan
menyerahkannya kepada kernet pengantaran atau custumer yang membawa sendiri
barang pembeliannya.
3. Menghitung dan mencatat Point setiap kernet dan supir yang melakukan pengiriman
di papan tulis skor dilakukan oleh tim logistik cabang Ramin.
4. Mencatat di buku ekspedisi nomor nota, nama custumer, dan nomor pick up yang
mengangkut barang (P1,P2,P3 dst) atau memberik kode AS (ambil sendiri) pada
barang yang diambil oleh custumer sendiri.
Contoh penulisan pada buku ekspedisi secara manual.
F. ARSIP TRANSAKSI
1. Cetak (Print) rekapan semua transaksi Delivery Order (DO) dan Direct Sales (DS)
setiap hari.
2. Melakukan pengecekan kesesuaian antara nota/surat jalan, buku ekspedisi dan cetakan
rekapan DO dan DS setiap hari.
3. Mengarsipkan semua nota penjualan dan cetakan rekapan transaksi (DO dan DS)
G. PENGEMBALIAN BARANG (RETURN ITEM)
Pengembalian Barang Sisa Proyek
1. Membuat dan memberikan formulir pengembalian barang sisa proyek kepada tim
proyek.
Contoh:

2. Menerima dan melakukan pengecekan kesesuaian antara formulir dengan barang

nyata yang diterima dari sisa proyek.
3. Mengisi data kesesuaian barang nyata sisa proyek dengan data yang diterima dengan
menuliskan tanda centang atau silang pada kolom kesesuaian, menuliskan keterangan
apabila terjadi ketidaksesuaian laporan tim proyek dengan barang nyata yang diterima
dan menuliskan paraf dari petugas logistik yang melakukan pemeriksaan.
 Contoh :

4. Memasukan kembali barang kembalian proyek ke dalam gudang sesuai dengan

ketentuan berikut.
- Barang masih utuh dan layak jual : Masukan ke dalam gudang untuk kemudian
dapat di jual lagi atau dipakai untuk proyek berikutnya.
- Barang rusak/terpotong masih layak pakai : Masukan ke gudang rusak untuk
kemudian dapat dimanfaatkan jika diperlukan.
- Barang rusak tidak layak pakai : Tidak dimasukan ke dalam gudang/ditinggalkan
di lokasi.
5. Memasukan data barang pengembalian proyek ke dalam software.
6. Melaporkan seluruh barang nyata sisa proyek yang masuk ke gudang baik dalam
keadaan utuh maupun cacat (rusak dan terpotong) kepada tim proyek selambat-
lambatnya 3 hari sesudah barang proyek dikembalikan.

Pengembalian Barang dari Konsumen

1. Menerima nota barang yang dikembalikan dari tim penjualan.
2. Melakukan pengecekan barang yang akan dikembalikan meliputi jumlah dan kondisi
barang.
- Apabila ditemukan kerusakan atau ketidaksesuaian jumlahyang tidak berasal dari
pihak toko, maka hal yang harus dilakukan sebagai berikut
a. Melaporkan dan mendiskusikan penerimaan/penolakan barang yang akan
dikembalikan tersebut kepada Pak Khanis atau Ibu Elis.
b. Jika barang ditolak maka pihak logistik berhenti menindaklanjuti
pengembalian dan segera mengkonfirmasikan kepada tim penjualan
keputusan tersebut.
c. Jika barang diterima maka prosedur langsung menuju point 3 (Pengembalian
Barang dari Konsumen)
3. Menerima barang kembalian dan memasukannya ke dalam gudang asal barang
tersebut atau gudang rusak bila barang tersebut rusak.
4. Menuliskan ke dalam Kartu Stok tanggal, keterangan “Return”, jumlah barang
kembali dan saldo akhir sisa barang.
H. TRANSFER BARANG (ITEM TRANSFER)
Pihak Pengirim
1. Memasukan data di software barang yang akan di transfer.
2. Mencetak nota transfer sebanyak 3 rangkap.
3. Mengecek dan mengeluarkan barang dari gudang.
4. Menyerahkan barang kepada tim pengantaran barang yang ditransfer dan 2 rangkap
nota barang transfer (1 untuk tim pengantaran dan 1 nota untuk cabang penerima
barang transfer).
5. Mencatat data transfer barang di buku ekspedisi, kartu stok, dan buku barang
transfer.
6. Mengarsipkan nota barang transfer tersebut.

Pihak Penerima
1. Menerima dan melakukan pengecekan barang.
Bila dijumpai ketidaksesuai maka hal yang harus segera dilakukan sebagai berikut:
a. Menghubungi pihak pengirim barang transfer.
b. Mendiskusikan ulang untuk kemungkinan pengembalian barang dan lain
sebagainya.
2. Mencatat data barang transfer yang diterima ke dalam buku barang transfer dan
kartu stok.
3. Mengarsipkan nota barang transfer tersebut.