BASIC INVENTORY

MANAGEMENT
• Lebih mengetahui tentang dasar
pengelolaan inventori di gudang
• Lebih memahami dasar menjalankan
inventory di gudang
• Lebih memahami cara pengelolaan
inventori digudang dengan baik &
akurat
 Pokok Bahasan
• Definisi Inventory
• Prinsip Dasar Inventory
• Pengelolaan Inventory Gudang
 PEMAHAMAN
Inventory = Persediaan: Barang/Bahan
Inventory Control : Pengelolaan Persediaan & keadaan Barang

Tujuan utama dari pengendalian persediaan barang

adalah agar Gudang selalu mempunyai persediaan
barang dalam jumlah yang tepat, memenuhi pada
waktu yang tepat, dan dalam spesifikasi atau mutu yang
telah ditentukan sehingga kontinuitas usaha pelayanan
gudang dapat terjamin (tidak terganggu).
 Prinsip Kerja Inventori
• Mempunyai persediaan barang dalam jumlah yang tepat
• Memenuhi pada waktu yang tepat
• Spesifikasi atau mutu yang telah ditentukan/sesuai
• Menjamin kontinuitas usaha pelayanan gudang dapat
terjamin (tidak terganggu).
• Fakta=Data=Ada, seminimal mungkin tidak adanya perbedaan
METODE INVENTORI
• FIFO (First In First Out), barang yang masuk terlebih
dahulu dianggap yang pertama kali dijual/keluar sehingga
persediaan akhir akan berasal dari pengadaan yang
termuda/terakhir.
• FEFO (First Expired First Out), barang yang memiliki
tanggal kadarluasa tercepat dianggap barangan yang
pertama kali harus keluar
• LIFO (Last In First Out), barang yang terakhir masuk
dianggap yang pertama kali keluar, sehingga persediaan
akhir terdiri dari pengadaan yang paling awal.
• Weighted Average Cost/price Method, pengeluaran
barang secara acak dan harga pokok barang yang sudah
digunakan maupun yang masih ada ditentukan dengan
cara dicari rata-ratanya.
 Pengelolaan Stok gudang
– Prosedur Stok In & Stok Out
– Prosedur Stok Hold
– Prosedur Stock Adjustment
– Prosedur Stock Take
 Prosedur Set Up Area Baru

Email dari customer/berita acara Inventori terima data master Data yang sudah
terkait dengan rencana barang & verifikasi lengkap di upload IT ke
penyimpanan barang sistem

Inventori Memastikan setiap Inventori mempersiapkan identitas Inventori mempersiapkan ruangan,

penyimpanan barang sbg stok lokasi (label rak, ruangan, foto lokasi, suhu, kelembaban, cahaya,
sesuai prosedur, sistem & terdata barang) setting rak sesuai data
 Prosedur Stok In (In bound: Penerimaan Barang)

Customer konfirmasi via email CRP berkoordinasi dengan WH Admin

Ke CRP –KACS WH. Admin & IT untuk menginformasikan New
Jadwal kedatangan, Packing List kesiapan data & dokumen item ke Inventory

Inventory memfoto fisik Inventory identifikasi Inventory mempersiapkan

barang, mencatat hasil pengukuran barang (tinggi, perlengkapan & dokumen
identifikasi berat, full pallet/unit, size, suhu, identifikasi
 Prosedur Stok In (In bound: Penerimaan Barang)

Hasil identifikasi, diberikan ke Hasil upload IT

IT untuk di upload ke sistem WH Admin & Operasional
diinformasikan ke WH Admin
(vital & IBIS) melanjutkan proses inbound
& WH Operasional

Stok barang gudang hasil Ketika barang sudah tersimpan dan Proses inbound diselesaikan
penyimpanan operation di tertata di rak, Goods Receipt Note hingga barang tersimpan di
verifikasi kembali oleh inventory tercetak, barang tercatat sbg stok rack
 Prosedur Stok In (In bound: Penerimaan Barang)

Inventory melakukan audit stok

in berdasarkan audit put away Hasil audit put away di input sesuai U/ Operasional yang
1.Lokasi kondisi temuan oleh inventory & melakukan kesalahan
2.Lot/Batch dilakukan verifikasi data dibuatkan BA & Sanksi
3.Expire date 1.Salah barang -> Stock Adjustment
4.Speck Barang 2.Salah No Lot/batch -> Change lot
3.Salah Expire Date ->Change expired
4.Salah Lokasi ->Stock Transfer
 Prosedur Stok In
(Retur)

Konsumen Cetak form retur Planner Routing Deliveri /Transporter

barang (RTV = return to Menjadwalkan Pengambilan Mengambil barang dari
vendor) Barang outlet/Costumer ke WH. KACS

Cek Barang = Dokumen Bongkar Barang Retur Lapor Barang Retur ke

Retur = Keterangan Retur disaksikan LP & Inventory Inventory Gudang
 Prosedur Stok In
(Retur)

Return Excess Delivery Pembuatan Credit Note(CN) Storage di Lokasi yg

Ditentukan
 Prosedur Stok In (Intransit)

Email dari customer/berita Staff operasional menyerahkan Inventori melakukan verfikasi

acara terkait dengan batal barang intransit keinventori dan barang intransit sesuai
muat disaksikan LP. dokumen (nama barang,
quantity, lot, serta expired
date)

Barang dipindahkan Kelangkapn form intransit di input admin Hasil verifikasi diinput di form
sesuai reserve loc transfer inventori & mencetak form reserve loc intransit
+ label reserve loc transfer + label reserve loc transfer

Setelah selesai pemindahan,
admin inventori mengecek
form hasil reserve loc transfer
dari inventori operasioanal
Prosedur Stok In
(Intransit)
Admin inventori melakukan File dokumen & Barang sudah
comfirm reserve loc transfer di tercatat sebagi stock in karena
sistem lalu cetak other stock Intransit
transaction sebagai bukti
bahwa stock transfer sudah
dilakukan
 Prosedur Stok In (Stock Transfer)

admin inventory cetak form reserve Inventory Operasional cek

kesesuaian data fisik barang dengan Barang dipindahkan
loc transfer + label reserve loc
form reserve stock transfer (nama sesuai reserve loc transfer
transfer lalu menyerahkan Inventory
barang, quantity, lot, serta expired + label reserve loc
Operasional.
datenya serta lokasi tujuannya). transfer

Admin inventori melakukan comfirm Setelah selesai pemindahan,

File dokumen & Barang sudah
reserve loc transfer di sistem lalu cetak admin inventori mengecek form
tercatat sebagi stock in karena
other stock transaction sebagai bukti hasil reserve loc transfer dari
Stock Transfer
bahwa stock transfer sudah dilakukan inventori operasioanal
 Prosedur Grouping Stock
(Penggabungan Stok)

Inventori Operasional WH Operasional

Email dari customer/berita acara mempersiapkan barang dari lokasi
terkait dengan penggabungan melakukan
karantina yg akan digabungkan penggabungkan (repak
produk /banded stock (repak atau banded) ke operasional atau banded)

Inventori menginformasikan resmi Inventori Operasional melakukan Barang yg sdh di grouping

ke konsumen atas grouping yg stok transfer dari lokasi karantina diinformasikan & serahterima
 NUMBER RACKING
Warehouse
Lorong Shelfing
Storage

Zona (Area)

Aisle (Lorong)
Rak Posisi palet
Kiri-kanan Bay (Rack)
• Nomer PLU
VITAL
• Nomer PLU
Customer Shelving (Level)
• Nama Barang
Customer
Posisi Palet
 TAG / KODE STOCK BARANG
• GX : Goods Damaged (Rusak) • Sub Usage
– GX999999 Damaged Receiving
– GX888888 Damaged Handling
• Actual Location
• GY : Goods Expired • Tipe storage
– GY999999 • Field keterangan di
• GO: Goods Over (Stock Take) SOH (sistem)
• GH: Goods Hilang • Lebih mudah
• GR: Goods Retur mengetahui jumlah
• GT: Goods Intransite barang bermasalah
• GM: Goods Muntah
 MASTER STOK
• Data stok
– Nama Supplier
– ID Supplier
– Nama Item Barang • Sebagai acuan order stock
– Satuan Barang in/out
– • Sebagai acuan distribusi stock
No PLU Cust/Supplier
(penentuan kebutuhan
– No PLU VITAL
armada)
– Size/Dimensi (P,L,T,B): Per Pallet, Per Unit • Sebagai acuan pengelolaan
– Kapasitas Full Pallet stock
– Kategori Produk
– Lokasi di Gudang
– Temperatur Simpan ( Celcius )
– Homodity Simpan (Rhesus)
– Jumlah karton per-layer X Stack (Tinggi susunan karton)
 Pengelolaan Penyimpanan Stock Barang
Hal-hal yang harus diperhatikan pada saat penyimpanan stock barang

Lokasi penyimpanan wajib dipersiapkan

dengan baik: Lokasi layout, suhu,
kelembaban, susunan rak, penerangan,
kebersihan & kondisi kering

Lokasi penyimpanan harus sesuai

dengan master data stock yang tercatat
di sistem dan lokasi rak & gudang
 Pengelolaan Penyimpanan Stock Barang
Hal-hal yang harus diperhatikan pada saat penyimpanan stock barang

• Penyusunan & Penyimpanan menurut

standar ketentuan (paletisasi)
• Penyusunan menurut kaidah pertama
masuk, pertama keluar (FIFO, LILO)

• Metode penyusunan
• Penyusunan manual
• Penyusunan otomatis
• Susun barang dengan aman
• Susunan barang mixing expired/singgle
expired, mixing lot/batch atau single
lot/batch
 Pengelolaan Penyimpanan Stock Barang
Hal-hal yang harus diperhatikan pada saat penyimpanan stock barang

• Jaga barang dengan tumpukan rapih

• Kotak ditumpuk dengan rata

• Jaga label identitas terbaca

• Jaga label kadarluasa terbaca
 Pengeluaran Stok (Stok Out)
• Pengeluaran Outbound
• Pengeluaran Pemusnahan (Write Off)
• Perpindahan Stok (Stock Transfer)
• Barang Hilang (Loss Stok)
 Prosedur Pengeluaran Stok (Outbond)

Customer konfirmasi via email CRP berkoordinasi dengan WH. Operasional melakukan
Ke CRP –KACS WH. Admin & IT untuk proses let down & outbond
Jadwal kedatangan, Packing List kesiapan data & dokumen

Inventory Ops melakukan Audit Inventory Admin menyiapkan form WH. Admin konfirmasi atas
letdwon berdasarkan data Vital Audit letdwon berdasarkan data Vital ( proses let down & outbond ,
( Lokasi, Itema, Expired, Lokasi, Item, Expired, Lot/batch) hingga cetak Delivery Note
 Prosedur Stok In
(Out bound)

Hasil audit Let Down

dikordinasikan dengan CRP, Hasil audit Out Bound di input sesuai U/ Operasional yang
OPR untuk konfirmasi ke kondisi temuan oleh inventory & melakukan kesalahan
Customer dilakukan verifikasi data dibuatkan BA & Sanksi
1.Salah barang -> CR note u/ barang
kurang, Plan kirim ulang u/ barang lebih
2.Salah No Lot/batch -> Change lot
3.Salah Expire Date ->Change expired
4.Salah Lokasi ->Stock Transfer
 Prosedur Pemusnahan Stok (Write Off)

Customer konfirmasi via email CRP/MKT - KACS berkoordinasi CRP – KACS

Ke CRP/MKT –KACS dengan Customer Atas barang menginformasikan &
Atas barang yg harus dimusnahkan yg harus dimusnahkan kordinasi dgn Inventori

Inventori mempersiapkan Inventory melakukan pengecekan Inventori menyiapkan product

dokumen pemusnahan product : Qty, Expired , Lot/batch t yang akan dimusnahkan ( Write
sesuai dengan instruksi Customer Off )
 Prosedur Pemusnahan Stok (Write Off)

Dokumen pemusnahan :
•Dokumen instruksi Write Off
dari Customer
•Data product Write Off
•Berita Acara Pemusnahan
•Foto product yang di Write Off
•Foto saat proses Write Off
Inventori berkoordinasi dengan LP
untuk mempersiapkan tempat &
proses pemusnahan.
Barang dikeluarkan dari Warehouse
Atas sepengetahuan LP
Inventory disaksikan oleh
pihak LP melakukan proses
pemusnahan (Write off)
product hingga tuntas
setelah dokumen disetujui
oleh Customer.
i
 Perpindahan Stok – Stock Transfer
1. Transfer Normal
a. Stok transfer Normal antar Lokasi
b. Stok Transfer antar site warehouse
2. Transfer abnormal
a. Not Supply
Kondisi pengambilan barang di area storage yang tidak dapat dipenuhi karena barang
kosong, barang damaged di lokasi (salah letak, salah barang, barang rusak dsb)
b. Instransit Dispatch , Intransit Return
Kondisi barang yang akan dimuat di area dispatch tidak dapat dipenuhi karena:
1. Kekurangan barang/barang tidak ada
2. Kelebihan barang / Muatan barang tidak tertampung oleh
armada
3. Cancel order dari konsumen
Sehingga barang dialihkan kembali ke storage
 Prosedur stock transfer
Normal ( Antar Warehouse, Antar Lokasi)
Admin inventory membuat berita
acara terhadap barang yang
dilakukan proses stock transfer
Inventory Operasional menyerahkan form
stock transfer ke Admin Inventory setelah
selesai untuk diicek ulang & diinput di sistem
serta dokumentasi
Berita Acara di Approve oleh
Inventori, & Operation
Inventory Operasional melakukan
proses Stock transfer sesuai
dengan data yang tertera dilembar
stock transfer & menepel labelnya
Admin Inventory melakukan Stock
Transfer di system VITAL terhadap
barang yang dilakukan proses Stock
transfer.
Admin Inventory mencetak form
stock transfer dan label stock
transfer.
 Barang Hilang – Loss Stock
• Penyebab barang hilang
– Dikonsumsi: Hama, Manusia
– Dicuri: Pekerja, Petugas,
Konsumen, Mitra
– Salah tempat, tidak tuntas
penelusuran
– Salah Perhitungan Stok
– Musibah: Bencana Alam,
kebakaran
• Pencegahan barang hilang
– Aturan, Sistem
– Interpersonality (Value, Belief)
– Pola Kerja
– K3 (Keamanan, Keselamatan,
Kesehatan)
 Prosedur Pencatatan Barang hilang
Loss Stock Correction

Operasional membuat berita admin Invetory merubah

Operasional / LP menyerahkan
acara atas barang yang tidak status barang & inventori
berita acara atas barang yang
di temukan saat proses operasional transfer ke
tidak di temukan ke Admin
picking: lokasi :
Inventory -GH999999/Sub Usage
•Dicuri (BA, investigasi by LP)
•Salah Simpan - GX888888/Sub Usage
•Dimakan tikus/hama (BA, - GT……/Sub Usage
investigasi by LP)
Admin inventori membuat
Credirt Note & berkoordinasi
dengan HRD & LP untuk
penggantian
 Stock Take
• Stock take : kegiatan perhitungan kesesuaian stock (persediaan
barang) yang tersedia di gudang antara stock fisik dengan stock system
• Jaminan layanan Stock Take bagi Konsumen adalah 2X dalam Setahun
• Manfaat Stock Take
– Dapat membandingkan Data laporan stok terupdate dgn tahun sebelumnya
– Pembanding Laporan Stok dengan Jumlah barang sebenarnya
– Pembanding data di sistem dgn di rak (On Hand)
 STOCK TAKE
• Kapan Dilakukan
– Secara berkala tahunan
– Secara berkala bulanan, triwulan, ata satu semester
– Jangan lakukan di peak seasson (Waktu sibuk)
– Terjadwal, terorganisir & direncanakan.
• Siapa yang Melakukan
– Team PENGHITUNG
– Team TAG/STICKER
– Team INPUT DATA
 Prosedur Stock Take
PERSIAPAN STOCK
TAKE :
1. Cycle count ( h-2)
2. Sesuaikan lokasi
actual.
3. Tim stock take
Customer konfirmasi via email CRP/MKT - KACS berkoordinasi
Ke CRP/MKT –KACS dengan Customer Atas barang yang
Atas barang yg akan dihitung akan dihitung

Inventory Operasional melakukan Inventori Admin mencetak data Stock Inventori Admin memastikan tidak ada
pengecekan aktual fisik yang disaksikan Countbook berdasarkan data SOH yang transaksi yang masih outstanding baik
oleh perwakilan Customer. sudah terupdate dari system Vital & secara sistem
menyerahkan ke inventori operasional
 Prosedur Stock Take
Data Stock
Countbook
meliputi (nama
barang, quantity,
lot dan expired
datenya)

Inventory Operasional menyerahkan data Inventori admin mengecek dan

Stock Countbook yang sudah selesai dan memastikan data Stock
diparaf customer & kacs ke Inventori admin Countbook terisi lengkap

Inventori Admin menyerahkan data Inventori admin mencetak data empty Inventori Admin melakukan
empty location ke Inventory location berdasarkan lokasi proses penginputan data stock
Operasional. penyimpanan atas customer tsb countbook
 Prosedur Stock Take

Inventory Operasional melakukan Inventory Operasional menyerahkan data Inventori admin mengecek dan
pengecekan dan memastikan empty location yang sudah selesai memastikan data empty
terhadap data empty location dilakukan pengecekan actual lokasi empty location terisi lengkap
tersebut ke Admin Inventory.

jika tidak ditemukan selisih

(Variant) Admin Inventory
mencetak data hasil Stock Take
dan Berita Acara Stock Take, jika
ditemukan selisih (Variant) maka
Admin Inventory mencetak data
atas Stock barang yang selisih
(Variant) untuk dilakukan Inventori admin reconcile stock dgn Inventori Admin melakukan
pengecekan ulang. pengecekan stock take proses penginputan data empty
location
 Prosedur Stock Take
1 ANALISA HASIL STOCK TAKE : 4 Permintaan adjusment dari
customer
1. Apabila ada variance lakukan
traceability
5 Lakukan Adjustment & buat
2. Lakukan pemeriksaan fisik berita acara adjusment
ulang pada SKU yg VARIANCE

6 Stock Sesuai ketepatan &

2 MEMBUAT BERITA ACARA STOCK Kesepakatan
TAKE :
1.Produk reserve
2.Produk damage
3.Barang pemakaian
Diperiksa & Di tandatangani

3 Hasil stock take di email ke

customer dan cc ke internal
 MengOPTIMALkan Performa Inventory
• Pastikan Persediaan inventori tercermin dari
• Perubahan Pemesanan dan Frekuensi Pengiriman dapat
terkontrol
• Aliran informasi & barang yang lancar
• Gunakan analisa inventori untuk :
• Melihat pola permintaan (order) barang
• Menentukan kebijakan stok barang
• Mengatur tingkat layanan pelanggan
POST TEST & PROJECT
PENUGASAN
LEARNING & DEVELOPMENT

TERIMA KASIH