X

STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE (SOP)

PROCEDURE PENGIRIMAN BARANG KONSUMEN No Dokumen
ELECTRONIK STORE Revisi
LOGO Divisi Bagian Seksi Tanggal terbit
Halaman

Lembar Pengesahan
Penyusun :
Nama Jabatan Tanda Tang
Annisa Rahma Staff - Internal Audit

Pemeriksa :
Nama Jabatan Tanda Tang

Menyetujui :
Nama Jabatan Tanda Tang

Distribusi Salinan :

A. TUJUAN
Untuk menjamin bahwa proses pengiriman barang kepada konsumen Elektronik Store SJS berjalan dengan lancar. Mulai d
diterbitkannya Purchase Order (PO) oleh SJS, pengambilan barang di Gudang MBS hingga penyimpanan dan penjualan ba
di SJS. Agar dapat meminimalisasi kesalahan-kesalahan jenis barang yang diorder, barang diterima dalam kondisi baik, ses
dan dilaksanakan secara efektif dan efisien serta dapat dipertanggungjawabkan

B. RUANG LINGKUP
Ruang lingkup SOP ini dimulai dari langkah proses pemesanan barang sampai dengan barang diproses gudang di lingkung
SJS dan MBS
C. DEFINISI
C.1 Definisi Kata/Kalimat/Singkatan
PO = Purchase Order, dokumen bukti pemesanan dan pengadaan barang yang tel
disetujui dan diterbitkan berdasarkan daftar permintaan di form permintaan
Stock = Persediaan, berupa barang-barang elektronik yang ada di elektronik store S
maupun Gudang MBS
Stock Card Manual = Kartu stok barang elektronik manual, pencatatan pergerakan keluar masukn
barang-barang elektronik yang ada di Elektronik Store SJS
Check = Pemeriksaan terhadap kesesuaian antara Purchase Order (PO) / faktur deng
quantity, merk dan type barang. Memastikan bahwa PO/faktur dan fisik bar
sesuai serta dengan keadaan dan kualitas yang bagus

C.2 Definisi diagram alir

: Proses : Dokumen

: Keputusan : Arah alur proses

: Awal / Akhir : Arah alur proses ke bagian l

D. DOKUMEN
Form Permintaan Barang (FPB)
Purchase Order (PO)
Stock Card Manual

E. REFERENSI
-

F. WEWENANG DAN TANGGUNG JAWAB

F.1 Supervisor (SPV)
1. Menerima Form Permintaan Barang (FPB) dari SPG/SPM
2. Melakukan verifikasi dan persetujuan terhadap daftar permintaan yang ada di Form Permintaan Barang (FPB
*Apabila tidak disetujui, maka Form Permintaan Barang (FPB) dikembalikan ke SPG/SPM untuk pembuatan
*Apabila disetujui, maka Adm akan menerbitkan Purchase Order (PO) berdasarkan Form Permintaan Barang
barang yang telah disetujui SPV
3. Menandatangani PO yang telah dibuat admin dengan memastikan kesesuaian isi PO dan FPB yang telah dise
4. Menyerahkan Purchase Order (PO) kepada Checker dipintu masuk SJS Plaza untuk melakukan pengecekan
5. Melakukan serah terima Purchase Order (PO) dan barang elektronik yang telah diambil check oleh Checker
6. Melakukan pemeriksaan akhir kesesuaian Purchase Order (PO) dan fisik barang elektronik
7. Menyerahkan Purchase Order (PO) kepada Admin untuk penginputan sistem dan penyusunan barang di Gud
8. Memastikan lokasi serta jumlah fisik barang yang telah diinput admin ke sistem sesuai
9. Memastikan keluar masuknya barang telah tercatat dan diiput ke sistem oleh admin sesuai dengan fisik sehin
 fisik dan sistem sesuai

F.2 Admin (Adm)

1. Menerima Form Permintaan Barang (FPB) yang telah disetujui oleh SPV
2. Membuat Purchase Order (PO) sesuai dengan Form Permintaan Barang (FPB) yang telah disetujui SPV
3. Menyerahkan Purchase Order (PO) yang telah dibuat untuk ditanda tangani SPV
3. Menerima Purchase Order dan barang yang telah dilakukan check akhir oleh SPV
4. Menyusun barang sesuai lokasi di Gudang dibantu oleh Helper Gudang
5. Melakukan input data di sistem berdasarkan lokasi barang yang ada di Gudang
6. Memastikan kesesuaian stock fisik dan sistem serta lokasi sama
*Jika barang untuk dijual, maka admin mentransfer barang yang terdata di sistem ke Area untuk dilakukan tr
penjualan sesuai spesifikasi barang, dan memastikan stock yang ada disistem telah sesuai dengan fisik yang
*Jika barang untuk stock, maka admin harus memastikan lokasi serta jumlah fisik barang yang ada telah sesu
lokasi serta jumlah yang ada di sistem
7. Melakukan kontrol dan pendataan terhadap keluar masuknya barang yang ada di Gudang antara sistem dan f

F.2 Sales Promotion Girl (SPG) / Sales Promotion Man (SPM)

1. Melakukan pengecekan stock barang yang ada secara fisik dan sistem
2. Melakukan analisa berdasarkan stock untuk menentukan kekurangan stock
3. Membuat daftar permintaan barang kurang dan mengisi Form Permintaan Barang (FPB)
4. Meminta persetujuan SPV untuk daftar permintaan yang telah diisi di Form Permintaan Barang (FPB)
*Apabila tidak disetujui, menganalisa dan membuat ulang daftar permintaan barang
*Apabila disetujui, menyerahkan Form Permintaan Barang (FPB) kepada Supervisor (SPV) / Admin (Adm)

F.3 Checker
1. Menerima Purchase Order (PO) dari Supervisor (SPV) untuk dilakukan pemeriksaan
2. Mengambil 1 lembar file Purchase Order (PO) untuk pertinggal/arsip
3. Menyerahkan Purchase Order (PO) ke Helper untuk pengambilan barang di Gudang MBS
4. Menerima dan melakukan pengecekan terharap barang yang telah diambil Helper di Gudang MBS. Pengecek
dari fisik barang, model barang, type barang, merk barang dan quantity barang
*Apabila tidak sesuai, barang dikembaliakn ke Helper untuk penggantian ke Gudang MBS
*Apabila sesuai, menandatangani Purchase Order (PO)
5. Melakukan serah terima Purchase Order (PO) dan barang kepada Supervisor (SPV)/Admin (Adm)

F.4 Helper
1. Menerima Purchase Order (PO) dari Checker
2. Melakukan pengambilan barang di Gudang MBS dengan membawa dan memperlihatkan Purchase Order (PO
pihak gudang MBS
3. Mengambil barang elektronik sesuai Purchase Order (PO) dengan memperhatikan kualitas fisik
4. Menyerahkan barang elektronik yang telah diambil di Gudang MBS kepada Checker untuk dilakukan pemer
*Apabila tidak disetujui, melakukan penggantian barang dengan mengantar kembali ke Gudang MBS dan m
dengan yang baru
*Apabila disetujui, menandatangani Purchase Order (PO)

F. DIAGRAM ALIR
 A. PO Untuk Stock

SOP PROCEDURE PURCHASE ORDER (PO) JUAL ELEKTRONIK STORE

SPG / SPM SPV ADM He lper Che

Mula i

Te rima PO, Ce k q
Cek stok Periksa FPB, Me mbua t PO
a mbil ba ra ng di fisik, t
secara fisik d an Bua t se su a i FPB
Gudang MBS da n se
sist em pe rs e tujua n yang tela h
denga n de ng
dise tu jui SPV
me mba wa form
Analisa stock PO
unt uk Pe rse tuju a n
membua t Me ma stika n is i Pe rse
Tida k PO se s ua i
dafta r Se ra hka n PO
de nga n FPB Tida k
permin taa n Ya da n ba ra n g
ba ra ng yang tela h ya ng te lah
Me nyera hka n dise tu jui
FPB ke a dmin dia mbil ke Ta nda
unt uk Checke r PO.
Is i Form
Pe rminta a n me ne rb itka n te rima
Ba ra ng (FPB) PO Me mbe rika n ba ra ng
PO ke pa da SPV SPV d

Ta nda ta n ga n
Sera hka n FPB PO ya ng te la h
Alira n Prose s Kerja

ke SPV dibu a t a dmin

Se ra hkan PO
ke Helpe r

Che ck Akhir

Masuka n
ba ra ng ke
Gudang stok
da n lakuka n
pe nda ta a n
loka si

La kukan In put d ata ke

pe nca ta ta n sist em sesua i
stock c a rd fisik da n PO.
manua l. Pintu Pa stika n stok
guda ng da la m fisik da n loka si
ke adaa n sa ma d e nga n
te rkun ci sist em
 La kukan In put d ata ke
pe nca ta ta n sist em sesua i
stock c a rd fisik da n PO.
manua l. Pintu Pa stika n stok
guda ng da la m fisik da n loka si
ke adaa n sa ma d e nga n
te rkun ci sist em

Se le sa i
Dokume n

FPB FPB FPB PO P

PO PO

B. PO Untuk Jual

SOP PROCEDURE PURCHASE ORDER (PO) JUAL ELEKTRONIK STORE

SPG / SPM SPV ADM Checker He

Mula i

Cek stok Periksa FPB, Me mbua t PO Te rima PO, Te rim

secara fisik d an Bua t se su a i FPB Che ck. Ambil 1 Ambil b
sist em pe rs e tujua n yang tela h le mba r untu k guda
dise tu jui SPV pe rt ingga l
Analisa stock
unt uk Se r
Pe rse tuju a n Me ma stika n is i
membua t Se ra hka n PO Ba ra
Tida k PO se s ua i
dafta r ke Helpe r Ch
permin taa n Ya de nga n FPB
ba ra ng yang tela h
Me nyera hka n dise tu jui
FPB ke a dmin Te rima Bara ng,
Is i Form unt uk Check fisik,
Pe rminta a n me ne rb itka n model,
Ba ra ng (FPB) PO Me mbe rika n qua n tity, type
PO ke pa da SPV da n me rk

Ta nda ta n ga n
Sera hka n FPB PO ya ng te la h
ke SPV dibu a t a dmin Pe rse tuju a n

Ya
Se ra hkan PO
ke Che cke r Ta nda ta n ga n
Oleh Checke r
da n He lpe r
a n Prose s Kerja

Se ra h te rima
Che ck Akhir PO ke ADM/
SPV

Ta nda ta n da n
 Oleh Checke r
da n He lpe r

Alira n Prose s Kerja

Se ra h te rima
Che ck Akhir PO ke ADM/
SPV

Ta nda ta n da n
PO, be ri 1 file
ke che c ke r

Masuka n
Susun bara n g
ba ra ng ke
di lokasi
Gudang stok
pe nyimpa na n
da n lakuka n
(diba n tu h elpe r
pe nda ta a n
gudang)
loka si

In put d ata ke
sist em sesua i
fisik da n PO.
Pa stika n stok
fisik da n loka si
sa ma d e nga n
sist em
Pa stikan pe mindahan
bara ng ke area setelah
stock di siste m gudang Jika distock,
pindah ke a re a Jika dijua l, pastika n
transfer dat a sistem
bara ng ke se sua i
a rea se ca ra denga n fisik
sist em da n dan loka si
fisik. bara ng di
gudang

Ba ra ng dijua l,
tra nsaksi di
ka sir

Se le sa i
Dokume n

FPB FPB FPB PO P

PO PO

G. INSTRUKSI KERJA / RINCIAN LANGKAH

F.1 Procedure Permintaan barang PO Stock & PO Jual
A PO Untuk Stock
1 SPG/SPM melakukan pengecekan stock secara fisik dan sistem
2 SPG/SPM melakukan analisa stock agar dapat membuat form permintaan barang yang akan dipesan
 3 SPG/SPM mengisi form permintaan barang berdasarkan analisa, dengan mencantumkan
*Merk barang
*Type barang
*Qty
*Tanggal dan jam permintaan
*Tanda Tangan dan nama SPG yang meminta
4 Form permintaan barang diserahkan kepada SPV untuk meminta persetujuan
5 SPV memeriksa form permintaan barang yang telah dibuat SPG/SPM dan membuat persetujuan
*Apabila tidak setuju, form permintaan barang dikembalikan ke SPG/SPM untuk analisa stock ulang
*Apabila setuju, SPV menanda tangani form permintaan barang untuk menerbitkan PO
6 Form Permintaan Barang (FPB) diserahkan ke ADM untuk menerbitkan Purchase Order (PO)
7 ADM membuat PO berdasarkan form permintaan barang dan di tanda tangani oleh SPV
8 Purchase Order (PO) diserahkan ke SPV untuk ditanda tangani
9 Form PO diberikan kepada helper warehouse
10 Helper mengambil barang ke Gudang MBS dengan membawa form PO yang diberikan SPV
11 Helper menyerahkan barang yang sudah diambil dari gudang MBS ke Checker Pintu Masuk untuk dilakukan
pemeriksaan qty, fisik, type dan merk dan disesuaikan dengan form PO
12 Checker menanda tangani form PO jika sudah sesuai dengan fisik dan melakukan serah terima ke SPV
13 Setelah melakukan check terakhir, SPV menyerahkan Purchase Order (PO) kepada admin untuk dilakukan
penginputan ke sistem
14 SPV melakukan pencatatan stock card manual untuk menyesuaikan fisik barang sesuai dengan sistem.
Pintu stock gudang harus dalam keadaan terkunci
15 Admin harus melakukan kontrol dan pendataan terhadap keluar masuknya barang. Dan menyesuaikan fisik b
sesuai dengan sistem

B PO Untuk Jual
1 SPG/SPM melakukan pengecekan stock secara fisik dan sistem
2 SPG/SPM melakukan analisa stock agar dapat membuat form permintaan barang yang akan dipesan
3 SPG/SPM mengisi form permintaan barang berdasarkan analisa, dengan mencantumkan
*Merk barang
*Type barang
*Qty
*Tanggal dan jam permintaan
*Tanda Tangan dan nama SPG yang meminta
4 Form permintaan barang diserahkan kepada SPV untuk meminta persetujuan
5 SPV memeriksa daftar pesanan barang yang telah dibuat SPG/SPM dan membuat persetujuan
*Apabila tidak setuju, form permintaan barang dikembalikan ke SPG/SPM untuk analisa stock ulang
*Apabila setuju, SPV menanda tangani form permintaan barang untuk menerbitkan PO
6 Form Permintaan Barang (FPB) diserahkan ke ADM untuk menerbitkan Purchase Order (PO)
7 ADM membuat PO berdasarkan form permintaan barang dan di tanda tangani oleh SPV
8 ADM memastikan kembali isi Purchase Order (PO) sesuai dengan Form Permintaan Barang (FPB)
9 SPV menandatangani Purchase Order (PO)
7 PO yang telah dibuat diserahkan ke Checker di pintu masuk SJS untuk pemeriksaan dan diambil 1 lembar un
pertinggal
8 PO diserahkan ke Helper untuk pengambilan barang di gudang MBS
 9 Barang yang sudah diambil Helper dari gudang MBS dibawa ke plaza dan diserahkan ke Checker di pintu m
10 Checker akan melakukan cek fisik barang, model barang, quantity barang, type barang, merk barang
*apabila tidak cocok, barang dikembalikan ke Gudang MBS untuk pengambilan barang baru yang sesuai
*apabila cocok, PO ditanda tangani oleh Checker dan Helper
11 Checker melakukan serah terima PO dan barang kepada SPV yang menerbitkan PO untuk dilakukan pengece
12 Form PO di tanda tangani dan diserahkan 1 file ke checker dan di file juga oleh SPV/ADM
12 Barang yang sudah diterima oleh SPV dimasukan kedalam gudang stock dan dicatat lokasi penyimpanan bar
oleh Admin. Penyusunan barang dilakukan oleh Admin dan dibantu Helper gudang
13 Admin melakukan penginputan data ke sistem sesuai Purchase Order (PO) dan fisik
14 Memastikan kesesuaian stock fisik dan sistem serta lokasi sama
*Jika barang untuk dijual, maka admin mentransfer barang yang terdata di sistem ke Area untuk dilakukan tr
penjualan sesuai spesifikasi barang, dan memastikan stock yang ada disistem telah sesuai dengan fisik yang
*Jika barang untuk stock, maka admin harus memastikan lokasi serta jumlah fisik barang yang ada telah sesu
lokasi serta jumlah yang ada di sistem
15 Barang untuk dijual, transaksi dilakukan di kasir
SOP)
:
:
:

Tanda Tangan

Tanda Tangan

Tanda Tangan

an dengan lancar. Mulai dari

mpanan dan penjualan barang
ma dalam kondisi baik, sesuai

roses gudang di lingkungan

 engadaan barang yang telah
intaan di form permintaan barang
g ada di elektronik store SJS

pergerakan keluar masuknya

Order (PO) / faktur dengan fisik,

wa PO/faktur dan fisik barang

ah alur proses

ah alur proses ke bagian lain

m Permintaan Barang (FPB)

PG/SPM untuk pembuatan ulang
n Form Permintaan Barang (FPB)

O dan FPB yang telah disetujui

k melakukan pengecekan
mbil check oleh Checker

enyusunan barang di Gudang

n sesuai dengan fisik sehingga stock

g telah disetujui SPV

e Area untuk dilakukan transaksi

h sesuai dengan fisik yang tersisa
barang yang ada telah sesuai dengan

udang antara sistem dan fisik sama

ntaan Barang (FPB)

or (SPV) / Admin (Adm)

i Gudang MBS. Pengecekan terdiri

Admin (Adm)

hatkan Purchase Order (PO) ke

kualitas fisik
er untuk dilakukan pemeriksaan
li ke Gudang MBS dan mengganti
KTRONIK STORE
per Checker

a PO, Ce k qua ntit y,

a ra ng di fisik, type, me r
g MBS da n se suaika n
gan de nga n PO
wa form
O
Pe rse tuju a n
a n PO
Tida k
a ra n g
Ya
telah
bil ke Ta nda ta n ga n
cke r PO. Se ra h
te rima PO da n
ba ra ng de ngan
SPV da n ADM
O PO

KTRONIK STORE
cker He lper

a PO, Terima PO,

Ambil 1 Ambil ba ra n g d i
untu k guda ng MBS
nggal

Sera hka n
a n PO Ba ra ng ke
elpe r Checker

Ba ra ng,
fisik,
de l,
y, type
merk

uju an

an ga n
he cke r
He lpe r

te rima
ADM/
PV
 he cke r
He lpe r

te rima
ADM/
PV

O PO

ang akan dipesan

t persetujuan
nalisa stock ulang

tu Masuk untuk dilakukan

erah terima ke SPV

admin untuk dilakukan

suai dengan sistem.

Dan menyesuaikan fisik barang

ang akan dipesan

nalisa stock ulang

n Barang (FPB)

n dan diambil 1 lembar untuk

 an ke Checker di pintu masuk
ang, merk barang
rang baru yang sesuai

O untuk dilakukan pengecekan akhir

at lokasi penyimpanan barang gudang

e Area untuk dilakukan transaksi

h sesuai dengan fisik yang tersisa
barang yang ada telah sesuai dengan