JOB DESCRIPTION

MANAGER PENGADAAN BARANG

PT. PUPUK KALIMANTAN TIMUR
Berdasarkan Surat Keputusan (SK) Direksi No. 54/DIR/X.2015 Tanggal 12 Oktober 2015
bahwa:
Nama : Mulyadi / NPK

: 8402301

Diangkat untuk menduduki jabatan : Manager Pengadaan Barang Dept. Pengadaan Barang
PT. Pupuk Kalimantan Timur terhitung sejak tanggal:

PERNYATAAN
Saya pemegang jabatan tersebut diatas menyatakan bahwa:
1. Telah membaca dan memahami Job Description: Manager Pengadaan Barang Dept.
Pengadaan Barang PT. Pupuk Kalimantan Timur.
2. Bersedia melaksanakan tugas sesuai Job Description.

Bontang, 08 Desember 2015

Mulyadi
NPK: 8402301

URAIAN JABATAN
(Job Description)

MANAGER PENGADAAN BARANG

Melapor Kepada:
General Manager
Pengadaan

Disetujui/ Disahkan Oleh:

(Indrajaya)
GM Pengadaan
Keterangan :

Kode Jabatan :
Revisi
:
Tanggal
:

*) Atasan langsung.
**) Diparaf oleh atasan berikutnya

I.

TUJUAN JABATAN (Basic Purpose)

Merencanakan, melaksanakan dan mengawasi secara langsung dan mengkoordinir seluruh

kegiatan yang berhubungan dengan pengadaan barang serta aspek kepabeanan, untuk
memastikan bahwa material, peralatan dan barang pasokan yang diperlukan dikirim ke gudang
tepat waktu, tepat jumlah, sesuai spesifikasi, menguntungkan perusahaan, dan menjamin
semua kegiatan dilaksanakan sesuai dengan peraturan pemerintah dan prosedur yang
ditetapkan oleh perusahaan.
II.

TANGGUNG JAWAB UTAMA (Principal Accountabilities)

1. Mengkoordinir persiapan program kerja tahunan dan anggaran tahunan unit Dept.
Pengadaan Barang dan menjamin bahwa seluruh program kerja diimplementasikan sesuai
dengan anggaran yang dialokasikan.
2. Mengkoordinir dan mengendalikan kegiatan pembelian, baik material Stock, Non Stock dan
Bahan Baku & Kimia serta Batubara & BBM, untuk memastikan pelaksanaan pembelian
telah sesuai dengan prosedur pengadaan barang dan menguntungkan perusahaan.
3. Mengontrol dan memonitor kegiatan pengiriman barang dalam dan luar negeri, untuk
memastikan bahwa bahwa material/peralatan/barang pasokan diterima oleh gudang PT.
Pupuk Kaltim dalam kondisi baik serta tepat waktu dan jumlahnya.
4. Mengkoordinir dan memonitor kegiatan yang berkenaan dengan ekspor kembali (re-export)
peralatan yang diperbaiki di luar negeri.
5. Menjamin bahwa semua kegiatan yang berhubungan dengan bea cukai dan dokumen
impor/pendukung pabean ditangani sesuai dengan prosedur.
6. Mengkoordinir dan mengontrol berkas order pembelian dan order pekerjaan yang
dikeluarkan untuk kontraktor pelaksana/pemasok, dan menjamin bahwa kualitas dan jumlah
material atau kualitas dan volume pekerjaan sesuai dengan order pembelian/order
pekerjaan yang disetujui.
7. Memonitor harga peralatan/material dan peraturan pemerintah secara berkesinambungan,
yang mempunyai dampak terhadap unitnya.
8. Mencari dan mengevaluasi sumber-sumber baru dalam hal penyediaan barang maupun
penyedia jasa transportasi serta inklaring/jasa kepabeanan untuk memperoleh effisiensi
yang optimal bagi perusahaan.
9. Mengembangkan dan memperbaiki sistem serta prosedur yang telah ada, sehingga
diharapkan adanya peningkatan pelayanan kepada seluruh unit kerja perusahaan dengan
tetap memperhatikan azas keadilan, keterbukaan dan kebenaran.
10. Bertanggung jawab terhadap pengelolaan atas seluruh aktiva tetap, inventaris dan
peralatan kerja yang berada di unit kerjanya, sehingga seluruh asset yang berada dibawah
tanggung jawabnya tetap terjaga.
11. Bertanggung jawab terhadap pembinaan dan peningkatan kemampuan serta sikap kerja
karyawan unit kerjanya berdasarkan Peraturan Perusahaan, Kesepakatan Kerja Bersama
dan Uraian Jabatan (Job Desc.) sehingga diperoleh SDM yang profesional dan berkualitas.

12. Memastikan dan memfasilitasi pelaksanaan sistem manajemen SMK3, ISO 9002, ISO
14001 dan TQM (Total Quality Management) di area unit kerjanya agar dapat dicapai zero
accident, produk yang berkualitas dan ramah lingkungan, serta terciptanya perbaikan yang
berkelanjutan.
13. Mengkoordinir persiapan laporan bulanan dan laporan kemajuan agar menjamin bahwa
managemen telah diberi informasi yang benar mengenai kegiatan unit kerja.
14.

III.

Mengevaluasi Permintaan Pembelian (PP)

yang masih outstanding untuk
mencegah adanya PP yang tidak/belum diproses menjadi PO dalam jangka waktu lama,
menyusun & mengusulkan RKAP (Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan) tahunan
dalam rangka mendukung pencapaian target/sasaran KPI Departemen Pengadaan Barang.

DIMENSI (Dimension)

1. Finansial
Anggaran atau biaya yang diawasi berupa :
a. Anggaran bea masuk
=
Rp. 2,57 milyar/tahun
b. Anggaran Ongkos Angkut
=
Rp. 1,55 milyar/tahun
c. Anggaran bongkar muat
=
Rp. 1,25 milyar/tahun
d. Nilai pembelian
= Rp. 623,00 milyar/tahun
(Referensi data tahun 2010)
2. Non Finansial
a. Bawahan langsung

=
26 orang karyawan organik
=
10 orang karyawan non organik
b. Jumlah dokumen yang diproses:
- PP yang diterima 1.631 dokumen, = 7.701 Item
- PO yang diterbitkan 2.440 dokumen = 6.959 Item
- Jumlah Vendor atau Supplier yang dikelola = 948 Vendor
(Referensi data tahun 2010)
c. Program software yang ada : Avantis.pro, E-procurement, dan E-Auction.

IV.

HUBUNGAN KERJA (Work Relationship)

1. Internal
Unit Kerja :
-Seluruh Unit Kerja di PKT

Tujuan :
-Untuk klarifikasi PP berkaitan dengan harga,
spesifikasi, dan delivery time.

-Unit SPI/ Auditor Intern

-Untuk klarifikasi/ konsultasi prosedur.

-Unit Kerja Perawatan Sarana Kerja : (Dept.

TI, Rekons dan Sekretariat)

-Untuk perawatan PC & Software dan sarana

kantor lainnya.

2. Eksternal
Unit Kerja :
-Supplier/ Pemasok

Tujuan :
- Untuk klarifikasi PP berkaitan dengan harga,
spesifikasi, dan delivery time.

V.

-BPK dan Audit eksternal

-Untuk klarifikasi/ konsolidasi prosedur dan

temuan-temuan audit.

-Pupuk Indonesia Holding Company (PIHC)

-Untuk saling tukar informasi dan tender

bersama.

WEWENANG JABATAN (Decision Making Authority)

JENIS DOKUMEN
Administrasi :

Operasional :
(Khusus)

VI.

WEWENANG
1. Menandatangani Surat Permintaan Penawaran Harga
(SPPH) dan negosiasi harga setelah Daftar Usulan
Rekanan (DUR) disetujui oleh otorisator.
2. Memberi paraf PO dan dokumen pendukungnya sesuai
dengan prosedur yang berlaku.
3. Menyetujui Purchase Order (PO) dengan nilai maksimal
Rp 10.000.000,00.
4. Menyetujui permohonan pembukaan L/C kepada bank.
5. Menyetujui Rekanan (Vendor) sisipan.
6. Mengajukan usulan rotasi, mutasi, promosi, demosi, PTK
(Permintaan Tenaga Kerja), dan SPPD/Training.
7. Menyetujui cuti, izin, call out, alokasi sumber daya, SPL
dan penilaian kinerja.
8. Memberikan warning dan mengusulkan reward.
9. Menyetujui/ menandatangani semua surat/ korespondensi
baik ke dalam (intern) perusahaan maupun ke luar
(extern) perusahaan.
1. Melaksanakan tugas proses pengelolaan pembelian,
meliputi cost reduction, effisiensi & effektivitas baik sistem
yang ada maupun pengembangan kedepan.
2. Melaksanakan program information technology dengan
mengkoordinasikan program sistem pengadaan dengan
Dept. TI, PP& P dan akuntasi keuangan , sebagai Team
Leader.
3. Melaksanakan prosedur ISO 9001, ISO 14.000 dan SMK3
(team leader penyusunan). Memberi usulan perubahan
WI (Work Instruction) yang berkaitan dengan proses
pembelian barang.
4. Menyetujui usulan perubahan WI (Work Instruction)/ SOP
(Standard Operating Procedure).

MASALAH DAN TANTANGAN KERJA (Problem And Challenges)

Departemen Pengadaan Barang sebagai unit kerja yang mendukung kelancaran operasional
pabrik dituntut untuk memiliki sumber daya manusia yang handal dan berkualitas dalam
melakukan proses pembelian barang, dengan mengacu pada prinsip-prinsip purchasing
management yaitu sesuai dengan mutu yang dibutuhkan (the right quality), dalam jumlah yang
diperlukan (the right quantity), sesuai dengan waktu yang dibutuhkan (the right time), sesuai
dengan tempat yang diperlukan (the right place), dengan harga yang wajar (the right price).
Sehingga dapat memenuhi ukuran kinerja pembelian yang bersifat rutin (jangka pendek): harga
effektivitas-effisiensi proses pembelian, maupun pengukuran kinerja strategis (jangka panjang) :
dalam pengembangan MIS dan Customer Service Level. Serta antisipasi terhadap tantangan
perkembangan masa depan terhadap penerapan praktek Good Corporate Governance pada
5

Badan Usaha Milik Negara (BUMN) dan Internal control perusahaan (COSO Committee of
Sponsoring Organizations of the Treadway Commision), serta aspek hukum (peraturan
pemerintah).
Kendala-kendala operasional:
1. Teknis
a) Spesifikasi barang yang kurang lengkap menyebabkan klarifikasi berulang-ulang dengan
end user yang mengakibatkan terhambatnya proses pembelian.
b) Umur pabrik yang sudah tua menyebabkan suku cadang tidak diproduksi lagi oleh
Manufacture (barang telah obsolete).
c) Data vendor yang kurang lengkap menyebabkan kesulitan membeli barang khususnya
untuk barang yang bersifat spesifik.
d) Sering terjadi permintaan yang mendesak (rush order) sementara Dept. Pengadaan
barang harus mengikuti prosedur dan peraturan perusahaan secara konsisten.
2. Komersil
a) Fluktuasi kondisi pasar menyebabkan harga dan waktu penyerahan barang sering
berubah-ubah yang mengakibatkan keterlambatan proses pengadaan barang.
b) Banyaknya barang kebutuhan pabrik yang bersifat spesifik dan tidak tersedia di pasaran
sehingga mengalami ketergantungan dengan produsen/agen tertentu. Hal ini
menyebabkan kesulitan mendapatkan kewajaran harga.
3. Prosedur
a) Kebijakan perusahaan khususnya dalam hal pembayaran invoice seringkali memiliki
perbedaan persepsi dengan pihak supplier. Supplier beranggapan pembayaran akan
dilakukan 30 hari setelah penyerahan invoice, namun dalam prosedur internal
pembayaran dapat dilakukan 30 hari setelah semua persyaratan internal lengkap
(invoice, BAPB, dan dokumen pendukung lainnya). Hal ini mengakibatkan proses
pembayaran invoice menjadi lama sehingga akan sangat sulit mendapatkan harga yang
kompetitif.
b) Prosedur pengadaan seringkali tidak terpenuhi, misalnya dalam hal meminta bank
garansi dari pihak penjual karena prosedur tersebut tidak lazim di perusahaan tersebut.
Bilamana penjual tersebut Manufacture/agen, maka pihak PKT berada dalam pihak
yang mengalah karena tidak ada pemasok lain dari barang atau suku cadang tersebut.
VII.

SPESIFIKASI JABATAN (Job Specification)

1. Hard Competency
Pendidikan Formal, Pengalaman dan keahlian yang dibutuhkan:
- S1 Teknik & Manajemen Industri atau yang setara dengan pengalaman di
pabrik/pemeliharaan minimal 18 tahun.
- Sarjana Muda (D3) Teknik & Manajemen Industri atau yang setara dengan pengalaman di
pabrik/pemeliharaan minimal 24 tahun.
- Mengetahui tata cara import dan kepabeanan.
- Pelatihan tambahan dalam bidang Manajemen Pembelian, Manajemen Material dan Teknik
Negosiasi.
2. Soft Competency
NO

SOFT COMPETENCY

1
2

Achievement Orientation (ACH)

Customer Service Orientation (CSO)

CORE
5
4

TINGKAT KOMPETENSI
ROLE
BEHAVIOR

3
1
2
3
1
2

VIII.

Integritas (ING)
Jumlah
Analytical Thinking (AT)
Conceptual Thinking (CT)
Technical Expertise (TE)
Jumlah
Information Seeking (INF)
Concern for Order (CO)
Jumlah

4
13
4
3
4
11
3
3
6

KEDUDUKAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI (Organization Chart)