LAPORAN PRAKTIKUM

MANAJEMEN PERGUDANGAN

MODUL V PENCATATAN ADMINISTRASI

Dosen : Ir. S. Pandiangan, M.M

Disusun Oleh Kelompok 2:

Mohaad Rafly Yansah (190102500)

Muhammad Rifat Saifanah J (190102517)

Rian Rizal (190102496)

Riris Setiyawati (190102530)

MLIE 1D-2

PROGRAM STUDI

MANAJEMEN LOGISTIK INDUSTRI ELEKTRONIKA

POLITEKNIK APP JAKARTA

2019
 Kata Pengantar

Puji dan syukur senantiasa kami panjatkan atas kehadirat Tuhan Yang Maha Esa
yang telah memberikan rahmat dan karunia-Nya sehingga kami dapat menyelesaikan
laporan praktikum ini dengan baik dan tepat waktu.

Penulisan laporan ini ditujukan untuk memenuhi tugas mata kuliah Praktikum
Manajemen Pergudangan. Laporan ini berjudul “Standard Operational Procedure” yang
bertujuan untuk meningkatkan pehamaman kami dan pembaca akan Mata Kuliah
Praktikum Material Handling dan bagaimana implementasinya.

Kami menyadari sepenuhnya bahwa laporan ini masih jauh dari sempurna, oleh
karena itu kritik dan saran dari semua pihak yang bersifat membangun selalu kami
harapkan dalam kesempurnaan laoparan ini. Kami selaku penyusun mengucapkan
terimakasih kepada pihak-pihak yang telah membantu dalam Pembuatan laporan ini, yaitu
:

1. Dosen Mata Kuliah Praktikum Material Handling, Bapak Ir. S. Pandiangan, M.M

2. Asisten Dosen Mata Kuliah Praktikum Material Handling, Pilar Aqilla.

3. Teman-teman yang sudah banyak memberikan bantuan.

Semoga semua kebaikan dari semua pihak yang terkait mendapat imbalan yang
sesuai dari Tuhan Yang Maha Esa.

Jakarta, 08 November 2019

Penyusun,

Mahasiswa

i
 DAFTAR ISI

Kata Pengantar ..................................................................................................................... i

DAFTAR ISI....................................................................................................................... ii
DAFTAR GAMBAR ..........................................................................................................iv
BAB I PENDAHULUAN ................................................................................................... 1
1.1 Latar Belakang .................................................................................................... 1
1.2 Tujuan ................................................................................................................. 2
1.3 Manfaat ............................................................................................................... 2
BAB II LANDASAN TEORI ............................................................................................. 3
2.1 Standard Operating Procedure ............................................................................ 3
2.2 Pengadministrasian ............................................................................................. 4
BAB III HASIL DAN PEMBAHASAN ............................................................................ 5
3.1 Standard Operational Procedure Pergudangan.................................................... 5
3.1.1 SOP Penerimaan dan penyimpanan barang ................................................ 5
3.1.2 SOP Pengambilan dan pengiriman barang .................................................. 9
3.1.3 SOP Pengklaiman barang.......................................................................... 12
3.1.4 SOP Stock Opname ................................................................................... 14
3.2 Pengadministrasian ........................................................................................... 16
3.2.1 Dokumen Penerimaan dan Penyimpanan ................................................. 16
1. Delivery Order ....................................................................................... 16
2. Purchase Order...................................................................................... 16
3. Surat Jalan .............................................................................................. 17
4. Incoming Inspection ............................................................................... 18
5. Laporan penerimaan barang ................................................................... 19
6. Put Away List ......................................................................................... 20
3.2.2 Dokumen Pengambilan dan Pengiriman .................................................. 21
1. Purchase Order...................................................................................... 21
2. Picking List ............................................................................................ 22
3. Delivery Order ....................................................................................... 23
4. Surat Jalan .............................................................................................. 23
3.2.3 Dokumen Pengklaiman Barang ................................................................ 25
1. Berita Acara Barang Rusak .................................................................... 25
2. Form Retur Barang ................................................................................ 26

ii
 3. Surat Jalan .............................................................................................. 27
3.2.4 Dokumen Stock Opname .......................................................................... 28
1. Laporan Stock Barang............................................................................ 28
2. Kartu Stok .............................................................................................. 28
3. Berita Acara Stock Opname ................................................................... 29
3.3 Bagian terkait .................................................................................................... 30
3.3.1 Supplier ..................................................................................................... 30
3.3.2 Security ..................................................................................................... 30
3.3.3 Checker ..................................................................................................... 31
3.3.4 Picker ........................................................................................................ 31
3.3.5 Quality Control ......................................................................................... 31
3.3.6 Kepala Gudang.......................................................................................... 32
3.3.7 Admin ....................................................................................................... 32
3.3.8 Customer Service ...................................................................................... 32
3.3.9 Bagian Administrasi.................................................................................. 33
3.3.10 Tim Audit ............................................................................................... 33
BAB IV KESIMPULAN .................................................................................................. 34
DAFTAR PUSTAKA ....................................................................................................... 36
LAMPIRAN...................................................................................................................... 37

iii
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 1 SOP Penerimaan dan Penyimpanan ................................................................... 5

Gambar 2 SOP Penerimaan dan Penyimpanan ................................................................... 6
Gambar 3 SOP Penerimaan dan Penyimpanan ................................................................... 7
Gambar 4 SOP pengambilan dan Pengiriman..................................................................... 9
Gambar 5 SOP Pengambilan dan Pengiriman .................................................................. 10
Gambar 6 SOP Pengklaiman Barang ................................................................................ 12
Gambar 7 SOP Stock Opname .......................................................................................... 14
Gambar 8 Delivery Order .................................................................................................. 16
Gambar 9 Purchase order ................................................................................................. 16
Gambar 10 Surat Jalan ...................................................................................................... 17
Gambar 11 Incoming Inspection ....................................................................................... 18
Gambar 12 Laporan Penerimaan Barang .......................................................................... 19
Gambar 13 Put Away ........................................................................................................ 20
Gambar 14 Purchase Order .............................................................................................. 21
Gambar 15 Picking List .................................................................................................... 22
Gambar 16 Delivery Order ............................................................................................... 23
Gambar 17 Surat Jalan ...................................................................................................... 23
Gambar 18 Berita Acara Barang Rusak ............................................................................ 25
Gambar 19 Form Retur ..................................................................................................... 26
Gambar 20 Surat Jalan ...................................................................................................... 27
Gambar 21 Laporan Stock Barang .................................................................................... 28
Gambar 22 Kartu Stok ...................................................................................................... 28
Gambar 23 Berita Acara Stock Opname ........................................................................... 29

iv
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Dalam rangka menciptakan sistem pengendalian internal yang memadai,

terdapat suatu alat yang dapat digunakan sebagai kontrol dan pedoman sistem
kerja yaitu Standard Operating Prodedure (SOP).

Menurut Widiastuti (2013:52), SOP adalah dokumen tertulis yang berisi

prosedur kerja secara rinci, bertahap, teratur, dan sistematis. SOP sangat
penting karena perusahaan dapat memastikan bahwa setiap tindakan atau
keputusan yang diambil dapat berjalan dengan efektif dan efisien sesuai
dengan tujuan perusahaan.

Manfaat SOP bagi perusahaan menurut Tambunan (2011:30-31, dalam 2

Meryanti 2012:30) adalah sebagai dasar dalam kontrol atas pelaksanaan
penerapan SOP dalam perusahaan. Penerapan SOP dengan baik akan
menghasilkan kelancaran aktivitas operasional perusahaan, kepuasan
pelanggan, serta menjaga nama baik dan kualitas perusahaan sehingga
perusahaan dapat bertahan dalam kondisi bisnis yang semakin ketat ini
khususnya persaingan di bidang penjualan barang dagang.

Pada umumnya, SOP diterapkan pada seluruh aktivitas operasional

perusahaan, termasuk dalam operasional pergudangan. Tujuan utama dari SOP
ini adalah agar proses pelaksaanaan pekerjaan dilakukan dengan rapih, tertib,
dan sistematis dari awal hingga akhir. Dengan adanya SOP maka diharapkan
kualitas pekerjaan menjadi lebih baik.

Dari tujuan yang dicantumkan, maka SOP memilki peran yang sangat
penting di suatu industri atau perusahaan. Semakin baik SOP sebuah
perusahaan maka semakin baik juga perusahaan tersebut. Maka pada
praktikum kali ini, kelompok kami akan membuat sebuah SOP yang berkaitan
dengan penerimaan, pengiriman, pengklaiman barang dan stock opname.

1
1.2 Tujuan
1. Mengetahui kegiatan yang terjadi pada gudang mulai dari proses
penerimaan sampai pengiriman, pengklaiman barang dan stock opname
2. Mengetahui pihak-pihak yang terlibat dalam proses penerimaan sampai
pengiriman, pengklaiman barang dan stock opname
3. Mengetahui alur tugas, wewenang, dan tanggung jawab dari
petugas/pegawai terkait dalam proses penerimaan sampai pengiriman ,
pengklaiman barang dan stock opname
4. Mengatahui dokumen yang dibutuhkan dalam proses penerimaan sampai
pengiriman, pengklaiman barang dan stock opname
5. Memahami proses penanganan barang mulai dari proses penerimaan
sampai pengiriman, pengklaiman barang dan stock opname

1.3 Manfaat
1. Memberikan informasi mengenai tugas yang dijalankan pegawai dalam
melaksanakan tugasnya
2. Meminimalisir kesalahan dalam melakukan pekerjaan
3. Mengetahui solusi dalam permasalahan yang sering terjadi dalam setiap
prosedur pekerjaan

2
 BAB II
LANDASAN TEORI

2.1 Standard Operating Procedure

Pengertian Standard Operating Procedure (SOP) dapat mempunyai makna
yang berbeda bagi setiap orang, tergantung dari kriteria dan konteksnya.
Berikut adalah pengertian Standard Operating Procedure (SOP). Beberapa ahli
pernah menjelaskan tentang arti SOP, diantaranya adalah:
1. Moekijat
Menurut Moekijat, pengertian SOP adalah urutan langkah-langkah (atau
pelaksanaan-pelaksanaan pekerjaan), di mana pekerjaan tersebut
dilakukan, bagaimana melakukannya, bilamana melakukannya, di mana
melakukannya, dan siapa yang melakukannya.
2. Sailendra
Menurut Sailendra, pengertian SOP adalah suatu panduan yang digunakan
untuk memastikan kegiatan operasional organisasi atau perusahaan
berjalan dengan lancar.
3. Istyadi Insani
Menurut Insani, arti SOP adalah dokumen yang berisi serangkaian
instruksi tertulis yang dibakukan tentang proses-proses penyelenggaraan
administrasi perkantoran yang berisi cara melakukan pekerjaan, waktu
pelaksanaan, tempat penyelenggaraan, dan aktor yang berperan dalam
kegiatan.
4. Tjipto Atmoko
Pengertian Standar Operasional Prosedur (SOP) menurut Tjipto Atmoko
adalah suatu pedoman atau acuan untuk melakukan tugas pekerjaan sesuai
dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instansi pemerintah maupun non-
pemerintah, usaha maupun non-usaha, berdasarkan indikator-indikator
teknis, administratif, dan prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja dan
sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan.

3
2.2 Pengadministrasian

Administrasi adalah usaha atau kegiatan yang berkenaan dengan

penyelenggaraan kebijaksanaan untuk mencapai tujuan

Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan yang meliputi: catat-

mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda, dan
sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan. Administrasi dalam arti luas
adalah seluruh proses kerja sama antara dua orang atau lebih dalam mencapai
tujuan dengan memanfaatkan sarana dan prasarana tertentu secara berdaya
guna dan berhasil guna.

Berikut pengertian administrasi menurut ahli :

1. Arthur Grager

Administrasi adalah fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan

pelayanan warkat suatu organisasi

2. George Terry
Administrasi adalah perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian
pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya
agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
3. Sondang P. Siagian
Administrasi adalah keseluruhan proses kerjasama antara dua orang atau
lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan
yang telah ditentukan sebelumnya.
4. William Leffingwell dan Edwin Robinson
Administrasi adalah cabang ilmu manajemen yang berkenaan dengan
pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, kapan, dan di mana
pekerjaan itu harus dilakukan.
5. Ulbert
Administrasi secara sempit didefinisikan sebagai penyusunan dan
pencatatan data dan informasi secara sistematis baik internal maupun
eksternal dengan maksud menyediakan keterangan serta memudahkan
untuk memperoleh kembali baik sebagian maupun menyeluruh.
Pengertian administrasi secara sempit ini lebih dikenal dengan istilah Tata
Usaha

4
 BAB III
HASIL DAN PEMBAHASAN

3.1 Standard Operational Procedure Pergudangan

3.1.1 SOP Penerimaan dan penyimpanan barang
STANDARD OPERATION PROCEDURE
POLITEKNIK APP
Date Issued : Doc No :
Penerimaan dan penyimpanan
Date Review : Revision :
barang
Eff Date : Page of
Prepared By Approved By QA

Aktivitas Dokumen Keterangan

Mulai

Supplier DO
Supplier mengirim barang sesuai
PO
dengan PO dan dilengkapi dengan
Barang dikirim
beberapa dokumen.
Surat
Jalan

Security
Surat Melakukan pengecekan alamat dan
Cek tujuan Jalan no kendaraan yang tertera pada surat
pengiriman jalan.

Checker
DO
Melakukan pengecekan terhadap
Cek dokumen dan PO dokumen yang dibawa dan
barang
melakukan pengecekan barang
dengan metode sampling.

Tidak
Sesuai

Ya

Picker
Melakukan bongkar muat dengan
memindahkan barang dari dalam truk
Bongkar muat
ke unloading area.

Gambar 1 SOP Penerimaan dan Penyimpanan

5
 STANDARD OPERATION PROCEDURE
POLITEKNIK APP
Date Issued : Doc No :
Penerimaan dan penyimpanan
Date Review : Revision :
barang
Eff Date : Page of
Prepared By Approved By QA

Aktivitas Dokumen Keterangan

Quality Control
Incoming Pemeriksaan barang terhadap jenis,
Pengecekan kualitas Inspection jumlah, dan kualitas barang.

Tidak Barang
ditempatkan
Sesuai di tempat
khusus
Ya

Kepala Gudang
Laporan Pengesahan dokumen oleh kepala
penerimaan
Legitimasi dokumen gudang

Admin Data barang yang di input ke dalam

Laporan system database. Kemudian bagian
penerimaan keuangan melakukan pembayaran
Input data ke system
berdasarkan dokumen invoice sesuai
data barang yang telah diinput.

Admin
Putaway Isi dari putaway list yaitu nama
Membuat putaway list. barang, kode, spesifikasi barang,
list. lokasi tempat penyimpanan.

Gambar 2 SOP Penerimaan dan Penyimpanan

6
 STANDARD OPERATION PROCEDURE
POLITEKNIK APP
Date Issued : Doc No :
Penerimaan dan penyimpanan
Date Review : Revision :
barang
Eff Date : Page of
Prepared By Approved By QA

Aktivitas Dokumen Keterangan

Picker Memindahkan barang ke tempat

Putaway penyimpanan (storage) berdasarkan
Memindahkan list.
dokumen putaway list yang telah
barang
diambil dari bagian admin.

Picker
Putaway Barang ditempatkan sesuai dengan
Menempatkan list.
data yang tertera di putaway list.
barang di rak

Picker

Barang disimpan

Selesai

Gambar 3 SOP Penerimaan dan Penyimpanan

7
Analisis :
Dalam proses penerimaan dan penyimpanan ini hal yang pertama
di lakukan adalah pengecekan terhadap barang yang datang oleh security.
Ketika truck/mobil barang datang, security memeriksa terlebih dahulu
surat jalan yang dibawa oleh driver. Yang paling utama diperiksa adalah
nomor kendaraan dan tujuan pengiriman. Jika tujuannya sesuai maka dapat
dilakukan proses selanjutnya.
Proses selanjutnya yaitu pengecekan jumlah barang yang datang
oleh checker. Jika jumlah barang yang datang sesuai dengan jumlah
pemesanan maka bisa dilanjutkan proses selanjutnya. Dalam pemeriksaan
jumlah barang, jumlah barang yang datang disesuaikan dengan dokumen
DO dan PO yang dibawa oleh driver.
Jika sudah sesuai maka picker melakukan bongkar muatan
terhadap barang yang datang. Hal ini dilakukan di unloading area.
Selanjutnya, pengecekan kualitas barang yang datang oleh quality
control. Pengecekan kualitas menggunakan metode sampling, yaitu
mengambil contoh barang dari posisi barang yang paling awal, tengah dan
posisi akhir. Setelah itu QC mengisi dokumen incoming inspection. Jika
kualitas barang tidak sesuai maka barang dapat dikembalikan ke supplier.
Selanjutnya, legitimasi dokumen yang dilakukan oleh kepala
gudang. Dokumen yang dilegitimasi adalah laporan penerimaan barang
datang. Proses legitimasi dilakukan dengan cara penandatangan dokumen
untuk pengesehan.
Selanjutnya, admin menginput data ke system. Data yang diinput
berdasarkan laporan penerimaan barang datang, selain itu dilakukan pula
pembaruan kartu stok karena barang datang.
Selanjutnya, admin membuat dokumen picking list untuk
menentukan lokasi penyimpanan barang yang datang.
Selanjutnya, picker memindahkan barang dari unloading area ke
area penyimpanan. Dalam memindahkan barang ke area penyimpanan,
picker sudah mengetahui letak penyimpanan berdasarkan dokumen
picking list yang sudah dibuat oleh admin. Selanjutnya barang diletakkan
sesuai dengan rak yang sudah ditentukan. Selesai

8
3.1.2 SOP Pengambilan dan pengiriman barang
STANDARD OPERATION PROCEDURE
POLITEKNIK APP
Date Issued : Doc No :
Pengambilan dan pengiriman
Date Review : Revision :
barang
Eff Date : Page of
Prepared By Approved By QA

Aktivitas Dokumen Keterangan

Mulai

Admin Admin menerima informasi pesanan

PO
barang dari customer.
Informasi pesanan
barang

Admin
Admin membuat dokumen picking list
Picking List
setelah mengecek ketersediaan
Membuat picking list barang di rak.

Picker Picker mengambil barang dari rak

Picking List sesuai dengan picking list dan
Mengambil barang ditempatkan sementara di loading
area.

Checker
Checker mengecek kondisi barang
PO yang akan dikirim, apakah masih
Pengecekan barang layak digunakan atau tidak.

Barang
sesuai?

Ya

Gambar 4 SOP pengambilan dan Pengiriman

9
 STANDARD OPERATION PROCEDURE
POLITEKNIK APP
Date Issued : Doc No :
Pengambilan dan pengiriman
Date Review : Revision :
barang
Eff Date : Page of
Prepared By Approved By QA

Aktivitas Dokumen Keterangan

Picker
Barang disortir sesuai dengan tujuan
PO pengiriman pesanan oleh customer
Klasifikasi barang yang berbeda-beda.

Packer
Packer melakukan penemasan
kembali barang yang telah
Repackaging barang
diklasifikasi berdasarkan jenisnya dan
diberi label.

Admin
DO

Membuat dokumen Surat jalan Admin membuat dokumen

pengiriman.

Picker

Picker melakukan muat barang dari

Muat barang loading area ke dalam truk.

Driver PO

DO Barang dikirim sesuai alamat

Barang dikirim pengiriman.
Surat jalan

Selesai

Gambar 5 SOP Pengambilan dan Pengiriman

10
Analisis :
Dalam proses pengambilan dan pengiriman barang ini, proses
yang pertama lakukan adalah informasi yang diterima admin terkait
pemesanan barang dari konsumen. Setelah mendapat informasi pemesanan
barang maka admin membuat dokumen purchase order.
Selanjutnya, admin membuat dokumen pick list. Dokumen ini
dibuat untuk memudahkan picker melakukan proses pengambilan barang
digudang. Karena barang yang tersimpan digudang tidak sedikit, maka
diperlukan dokumen tersebut untuk memudahkan pencarian barang dan
menghemat waktu pengambilan barang.
Selanjutnya, picker mengambil barang di rak penyimpanan sesuai
dengan dokumen pick list. Kemudian barang yang sudah diambil
diletakkan di tempat penyimpanan sementara.
Selanjutnya, checker melakukan pemeriksaan terhadap barang
yang akan dikirim. Pemeriksaan berupa jumlah barang dan kondisi fisik
barang. Yang menjadi acuan dalam proses pengecekan adalah dokumen
purchase order dan form pengecekan barang. Ketika barang sudah dicek
maka dokumen juga diisi dan ditandatangani untuk bukti pengesehan
pemeriksaan.
Selanjutnya, barang disortir sesuai dengan wilayah pengiriman.
Hal ini untuk memudahkan barang ketika akan dimuat dan dikirim. Setelah
itu, barang akan dikemas kembali sesuai dengan daerah pengiriman.
Setelah dilakukan pengemesan kembali, barang yang sudah dikemas diberi
label untuk memberikan tanda dan kemudahan pengiriman.
Selanjutnya, admin membuat dokumen Delivery order dan surat
jalan. Dokumen ini diperlukan sebagai pengantar pengiriman, ketika
barang sampai di lokasi pengiriman maka dokumen dokumen tersebut
akan diperiksa sesuai dengan tujuan dan jenis barang serta perusahaan
yang bersangkutan. Dokumen ini juga digunakan untuk mencegah razia
pada saat pemeriksaan di jalan.
Selanjutnya, picker memuat barang ke dalam truk/mobil
pengiriman, kemudian barang dikirim sesuai dengan daerah/wilayah
pengiriman masing-masing. Selesai

11
3.1.3 SOP Pengklaiman barang
STANDARD OPERATION PROCEDURE
POLITEKNIK APP
Date Issued : Doc No :
Date Review : Pengklaiman barang Revision :
Eff Date : Page of
Prepared By Approved By QA

Aktivitas Dokumen Keterangan

Mulai

Customer service
Mencatat diberita acara dan
Berita acara
Menerima laporan menyerahkan pada bagian
kerusakan administrasi

Bag. administrasi
Menanyakan jenis kerusakan dan
Menghubungi meminta bukti pembelian
pelanggan

Customer service Form Konsumen diminta mengisi form

pengklaiman pengklaiman barang.setelah itu form
Mengisi form barang
diserahkan pada bagian administrasi
pengklaiman
barang

Admin, checker,
picker
Menyiapkan barang untuk dikirim
Menyiapkan barang

Barang yang baru akan dikirim ke

Barang diambil Surat Jalan konsumen dan pihak gudang akan
dan barang dikirim mengirim kurir untuk mengambil
barang yang rusak

Selesai

Gambar 6 SOP Pengklaiman Barang

12
Analisis :
Dalam proses pengklaiman barang, customer service menerima
pengaduan terkait dengan kerusakan barang yang diterima oleh konsumen.
Pengaduan ini kemudian ditindaklanjuti oleh customer service yang
kemudian membuat berita acara terkait dengan pengaduan barang yang
rusak.
Kemudian, berita acara yang sudah dibuat diserahkan ke bagian
administrasi untuk diproses lebih lanjut. Ketika berita acara telah diterima
oleh bagian administrasi, maka bagian administrasi menghubungi
konsumen untuk menyatakan tanggal pembelian yang dilakukan sesuai
atau tidak.
Kemudian, customer service mengisi form pengklaiman barang
sebagai bukti dan dokumentasi perusahaan. Dokumen ini nantinya akan
diberikan kepada konsumen untuk ditandatangani dan kemudian di arsip
oleh perusahaan sebagai bahan evaluasi.
Selanjutnya, admin, checker dan picker menyiapkan barang baru
sebagai pengganti barang rusak yang diterima konsumen. kemudian
barang yang sudah disiapkan akan dikirim ke konsumen dan barang yang
rusak akan diambil kembali oleh perusahaan. Selesai

13
3.1.4 SOP Stock Opname
STANDARD OPERATION PROCEDURE
POLITEKNIK APP
Date Issued : Doc No :
Date Review : STOCK OPNAME Revision :
Eff Date : Page of
Prepared By Approved By QA

Aktivitas Dokumen Keterangan

Mulai

Seluruh aktivitas gudang dihentikan

Proses persiapan sebelum kegiatan stock opname
untuk stock opname dilakukan

Tim audit Menghitung fisik barang dengan

Laporan stock cermat dan teliti kemudian dicatat ke
barang dalam laporan stock barang
Mencocokkan data

Mencari
penyebab
tidaksesuain
Hasil perhitungan fisik barang
Tidak Kartu stock dicocokkan dalam laporan inventory,
Sesuai Laporan stock apabila data tidak sesuai, maka dicari
barang tahu penyebabnya, apakah salah
Ya hitung, barang hilang atau ada
kesalahan saat input data
Admin
Berita acara
Membuat laporan
stock opname

Manajer Melaporkan data berupa berita acara

Berita acara kepada direktur
Melaporkan data

Selesai

Gambar 7 SOP Stock Opname

14
Analisis :
Dalam proses kegiatan stock opname yang dilakkan di gudang, hal
pertama yang dilakukan adalah menghentikan semua kegiatan yang
sedang berlangsung di gudang.
Selanjutnya tim audit akan melakukan penghitungan keseluruhan
barang yang ada digudang. Selanjutnya barang yang sudah dihitung akan
dicocokkan dengan sisa barang yang ada di sistem komputer atau kartu
stok. Jika barang yang sudah dihitung memiliki selisih terhadap sisa
barang yang ada di komputer atau kartu stok, maka tim audit akan mencari
titik permasalahannya. Apakah kesalahan penginputan saat barang datang
yang salah, saat pengambilan barang tidak diperbarui kartu stoknya, atau
ada barang yang hilang. Hal ini ditelusuri secara teliti.
Selanjutnya, admin membuat laporan stock opname berupa berita
acara yang nantinya berita acara ini akan diserahkan ke manajer sebagai
bukti pengesahan kegiatan yang berlangsung. Selesai

15
3.2 Pengadministrasian
3.2.1 Dokumen Penerimaan dan Penyimpanan
1. Delivery Order

Gambar 8 Delivery Order

Delivery Order adalah sebuah dokumen yang berperan sebagai

surat perintah penyerahan barang yang telah dipesan dengan
kesepakatan bersama antara penjual dan pembeli yang ditujukan
kepada bagian gudang sebuah perusahaan. Dalam surat Delivery
Order tercantum nama perusahaan pengirim dan penerima,
deskripsi barang, jumlah barang, tanggal dan waktu pengiriman.
2. Purchase Order

Gambar 9 Purchase order

Purchase Order (PO) adalah dokumen yang dibuat oleh pembeli

untuk menunjukkan barang yang ingin mereka beli dari pihak

16
 penjual. Purchase order juga merupakan sebuah kontrak yang
membentuk kesepakatan antara pembeli dan penjual mengenai
barang yang ingin dibeli oleh pihak pembeli. Dalam surat
Purchase Order memuat nama perusahaan yang menjadi penjual,
nomor, tanggal dan waktu pengiriman, nama barang, merk dan
spesifikasi barang, harga barang, pajak, biaya pengiriman, dan
nama pengirim serta tanggal pengiriman.
3. Surat Jalan

Gambar 10 Surat Jalan

Surat jalan merupakan sebuah dokumen yang berperan sebagai

surat pengantar atas barang yang dipesan oleh pembeli yang telah
tercantum di dalamnya (nama barang, kuantitas, jumlah barang,
dan harga barang) yang ditujukan kepada pemesan barang atau
pelanggan dengan kesepakatan bersama. Pada umumnya informasi
yang ada di dalam surat jalan antara lain adalah nama perusahaan
yang menerbitkan surat jalan, nama customer atau pelanggan,
nomor surat jalan, nama barang, kuantitas barang, jumlah barang,
dan harga barang tersebut. Satu buah surat jalan biasanya terdiri
dari 3 atau 4 lembar kertas berwarna putih, merah, kuning, dan
hijau.

17
  Lembar pertama yang berwarna putih digunakan sebagai
bukti penyerahan barang kepada pembeli dan pada akhir
bulan akan digunakan untuk penagihan kepada pembeli.
 Lembar kedua yang berwarna merah, diserahkan kepada
customer atau pembeli sebagai tanda bukti pemesanan
barang.
 Lembar ketiga yang berwarna kuning atau lembar keempat
yang berwarna hijau dijadikan sebagai arsip perusahaan baik
arsip untuk karyawan maupun arsip untuk bos.
4. Incoming Inspection

Gambar 11 Incoming Inspection

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, Inspeksi diartikan sebagai

pemeriksaan seksama, pemeriksaan secara langsung tentang
peraturan, tugas dan lain sebagainya. Jika kata Inspection atau
Inspeksi ini kita aplikasikan ke dalam pengendalian kualitas maka
dapat diartikan bahwa Inspeksi atau Inspection adalah
pemeriksaan secara seksama terhadap suatu produk yang
dihasilkan apakah sesuai dengan standar dan aturan yang telah
ditetapkan padanya. Dalam prakteknya pada Industri
Manufakturing, Unit kerja yang berkaitan dengan Inspeksi
(Inspection) dan Pengujian (Test) ini bertanggung jawab untuk
menilai kualitas bahan-bahan baku yang dipasok oleh pemasok

18
 (supplier) dan produk jadi yang dihasilkan oleh perusahaan
manufakturing itu sendiri apakah telah sesuai dengan karakteristik
dan standar yang ditentukan. Dalam surat pemeriksaan ini, barang
dicek kualitasnya secara acak, menggunakan metode sampling,
yaitu mengambil barang bagian depan, tengah dan belakang.
Barang dicek apakah bagus atau tidak. Jika terdapa barang reject
maka barang tersebut akan dikembalikan ke supplier.
5. Laporan penerimaan barang

Gambar 12 Laporan Penerimaan Barang

Laporan penerimaan barang adalah sebuah dokumen yang berisi

informasi tentang rincian barang yang diterima, yang mencakup
tanggal diterima, nama pengirim, nama pemasok dan nomor order
pembelian. Selain itu laporan ini juga memuat jumlah barang yang
diterima, kondisi saat barang dierima, dan ukuran barang.
Dokumen ini sebagai legalisasi penerimaan barang di gudang.

19
6. Put Away List

Gambar 13 Put Away

Put Away adalah proses pemindahan/penempatan barang ke suatu

lokasi tertentu di warehouse. Dokumen put away list digunakan
sebagai acuan untuk menyimpan barang, hal ini memudahkan
petugas gudang dalam mencari rak atau tempat penyimpanan yang
kosong. Karena dalam dokumen ini terdapat lokasi penempatan
barang, nama barang dan jumlah barang yang akan disimpan di
gudang.

20
3.2.2 Dokumen Pengambilan dan Pengiriman
1. Purchase Order

Gambar 14 Purchase Order

Purchase Order (PO) adalah dokumen yang dibuat oleh pembeli

untuk menunjukkan barang yang ingin mereka beli dari pihak
penjual. Purchase order juga merupakan sebuah kontrak yang
membentuk kesepakatan antara pembeli dan penjual mengenai
barang yang ingin dibeli oleh pihak pembeli. Dalam surat
Purchase Order memuat nama perusahaan yang menjadi penjual,
nomor, tanggal dan waktu pengiriman, nama barang, merk dan
spesifikasi barang, harga barang, pajak, biaya pengiriman, dan
nama pengirim serta tanggal pengiriman.

21
2. Picking List

Gambar 15 Picking List

Picking adalah suatu proses kegiatan pengambilan barang yang

ada di gudang sesuai dengan surat pemesanan. Aktifitas Picking
sangat kritis didalam suatu operasional warehouse. Edward H
Frazelle, Ph. Didalam bukunya Supply Chain Strategy
menyatakan bahwa picking merupakan ½ dari aktifitas gudang .
Dokumen picking list adalah dokumen yang digunakan sebagai
acuan dalam pengambilan barang yang dipesan oleh konsumen.
Dokumen ini berisi nomor ID, barcode barang, lokasi
penyimpanan, rute pengambilan, kode barang, deskripsi barang,
dan jumlah serta tanggal pengambilan. Tidak lupa tanda tangan
pengambil barang sebagai legalitas dokumen.

22
3. Delivery Order

Gambar 16 Delivery Order

Delivery Order adalah sebuah dokumen yang berperan sebagai

surat perintah penyerahan barang yang telah dipesan dengan
kesepakatan bersama antara penjual dan pembeli yang ditujukan
kepada bagian gudang sebuah perusahaan. Dalam surat Delivery
Order tercantum nama perusahaan pengirim dan penerima,
deskripsi barang, jumlah barang, tanggal dan waktu pengiriman.
4. Surat Jalan

Gambar 17 Surat Jalan

23
Surat jalan merupakan sebuah dokumen yang berperan sebagai
surat pengantar atas barang yang dipesan oleh pembeli yang telah
tercantum di dalamnya (nama barang, kuantitas, jumlah barang,
dan harga barang) yang ditujukan kepada pemesan barang atau
pelanggan dengan kesepakatan bersama. Pada umumnya informasi
yang ada di dalam surat jalan antara lain adalah nama perusahaan
yang menerbitkan surat jalan, nama customer atau pelanggan,
nomor surat jalan, nama barang, kuantitas barang, jumlah barang,
dan harga barang tersebut. Satu buah surat jalan biasanya terdiri
dari 3 atau 4 lembar kertas berwarna putih, merah, kuning, dan
hijau.
 Lembar pertama yang berwarna putih digunakan sebagai
bukti penyerahan barang kepada pembeli dan pada akhir
bulan akan digunakan untuk penagihan kepada pembeli.
 Lembar kedua yang berwarna merah, diserahkan kepada
customer atau pembeli sebagai tanda bukti pemesanan
barang.
 Lembar ketiga yang berwarna kuning atau lembar keempat
yang berwarna hijau dijadikan sebagai arsip perusahaan baik
arsip untuk karyawan maupun arsip untuk bos.

24
3.2.3 Dokumen Pengklaiman Barang
1. Berita Acara Barang Rusak

Gambar 18 Berita Acara Barang Rusak

Berita acara kerusakan barang adalah berita acara yang dibuat

pada saat terjadi kerusakan barang yang diterima oleh perusahaan
dari konsumen, dokumen ini dibuat sebagai bukti pelaporan.
Dokumen ini berisi tanggal dan jam diterimanya laporan, nama
barang yang rusak, jumlah barang, nama konsumen, nama atasan
yang bersangkutan, HRD/Personalia, tanggal dan shift kerja serta
jam kerja pada saat terjadi pengaduan kerusakan.

25
2. Form Retur Barang

Gambar 19 Form Retur

Barang yang telah dibeli oleh pelanggan mungkin mengalami

kerusakan selama masa garansi. Dalam keadaan ini pelanggan
dapat meminta penggantian barang baru, meminta uang kembali
atau minta perbaikan barang. Form retur ini dibuat sebagai
pedoman pada saat terjadi kesalahan atau kerusakan barang yang
diterima oleh konsumen. form ini berisi identitas pembeli dan
penjual, nama barang, jumlah barang dan harga yang harus
dikembalikan oleh perusahaan.

26
3. Surat Jalan

Gambar 20 Surat Jalan

Surat jalan merupakan sebuah dokumen yang berperan sebagai

surat pengantar atas barang yang dipesan oleh pembeli yang telah
tercantum di dalamnya (nama barang, kuantitas, jumlah barang,
dan harga barang) yang ditujukan kepada pemesan barang atau
pelanggan dengan kesepakatan bersama. Pada umumnya informasi
yang ada di dalam surat jalan antara lain adalah nama perusahaan
yang menerbitkan surat jalan, nama customer atau pelanggan,
nomor surat jalan, nama barang, kuantitas barang, jumlah barang,
dan harga barang tersebut. Satu buah surat jalan biasanya terdiri
dari 3 atau 4 lembar kertas berwarna putih, merah, kuning, dan
hijau.
 Lembar pertama yang berwarna putih digunakan sebagai
bukti penyerahan barang kepada pembeli dan pada akhir
bulan akan digunakan untuk penagihan kepada pembeli.
 Lembar kedua yang berwarna merah, diserahkan kepada
customer atau pembeli sebagai tanda bukti pemesanan
barang.
 Lembar ketiga yang berwarna kuning atau lembar keempat
yang berwarna hijau dijadikan sebagai arsip perusahaan baik
arsip untuk karyawan maupun arsip untuk bos.

27
3.2.4 Dokumen Stock Opname
1. Laporan Stock Barang

Gambar 21 Laporan Stock Barang

Laporan Persediaan adalah suatu laporan yang menyajikan data

atau informasi mengenai kondisi persediaan barang, baik barang
yang masuk, barang yang keluar maupun barang yang tersedia
atau tersisa ( stok barang ). Laporan ini berisi jenis barang, jumlah
awal, daftar mutasi penerimaan dan pengiriman barang,
persediaan akhir, persediaan di gudang, jumlah kurang atau lebih,
keterangan, tanggal dilakukan kegiatan, pembuat laporan dan
pemeriksa laporan.
2. Kartu Stok

Gambar 22 Kartu Stok

28
 Kartu Persediaan barang adalah kartu yang mencatat segala
transaksi yang berkaitan dengan mutasi atau keluar masuknya
barang dalam suatu kegiatan perusahaan. Kartu ini berisi nama
barang, kode barang, julah barang, tempat penyimpanan, mutasi
keluar dan masuk, sisa barang, tanggal transaksi mutasi, pelaku
pengecekan stok barang, pemeriksa.
3. Berita Acara Stock Opname

Gambar 23 Berita Acara Stock Opname

Berita acara stock opname adalah berita acara yang dibuat sebagai
legalitas telah dilakukan kegiatan stock opname dalam suatu
kegiatan pergudangan. Kegiatan ini berguna untuk mengatahui
stok barang yang ada digudang baik secara fisik maupun system
komputer. Apabila terdapat selisih, maka tim yang melakukan
perhitungan harus mencari kesalahan dalam proses audit stock
opname. Bisa karena barang hilang, proses input data yang tidak
sesuai, atau petugas gudang yang lupa mencatat mutasi barang.
Laporan ini berisi tanggal, nomor berita acara, shift yang
melakukan kegiatan, lokasi kerja, nama barang, jumlah barang,
keterangan sesuai atau tidak sesuai.

29
3.3 Bagian terkait
3.3.1 Supplier
1. Sebagai pihak yang memastikan tersedianya bahan baku atau bahan
mentah bagi pihak (individu atau perusahaan) yang
membutuhkannya
2. Memastikan bahan baku yang dipasok masih dalam keadaan baik
saat diterima oleh pihak pembeli
3. Mengatur proses penyimpanan bahan baku sebelum dikirim ke
perusahaan yang membutuhkannya
4. Mengatur pengiriman bahan baku dengan tepat waktu kepada pihak
yang membutuhkannya
3.3.2 Security
1. Mengamankan suatu aset, instansi, proyek, bangunan, properti atau
tempat dan melakukan pemantauan peralatan, pengawasan,
pemeriksaaa dan jalur akses, untuk memastikan keamanan dan
mnecegah kerugian atau kerusakan yang disengaja
2. Kontrol lalu lintas dengan mengarahkan driver
3. Melengkapi laporan dengan mencatat pengamatan, informasi,
kejadian, dan kegiatan pengawasan
4. Mencegah dan deteksi dini pencurian, kehilangan, penyalahgunaan
atau penggelapan perkakas, mesin, komputer, peralatan, sediaan
barang, uang, obligasi, saham, catatan atau dokumen atau surat-surat
berharga milik perusahaan
5. Melakukan kontrol/pengendalian, pengaturan lalu lintas (orang,
kendaraan dan barang) untuk menjamin perlindungan aset
perusahaan
6. Melapor dan menangani kejadian dan panggilan/permintaan bantuan
Satpam, termasuk konsep, pemasangan dan pemeliharaan sistem
alarm.
7. Melakukan upaya kepatuhan, penegakan tata tertib dan menerapkan
kebijakan perusahaan, peraturan kerja dan praktik-praktik dalam
rangka pencegahan tindak kejahatan

30
3.3.3 Checker
bagi seorang checker gudang, yang perlu dipahami dengan baik adalah
jalur masuk dan keluarnya barang. Dalam hal ini, ada tiga jalur utama
masuk dan keluarnya barang dari dan ke gudang yang menjadi tanggung
jawab seorang checker gudang
1. Melakukan Pengecekan
a. Barang Unloading (Barang dari vendor yang baru saja di bongkar)
b. Barang Storage (Barang yang sudah disimpan di gudang untuk
kepentingan produksi)
c. Return (Barang yang sudah diberikan ke produksi tapi
dikembalikan ke gudang)
2. Menjaga Kualitas
3. Membuat Laporan
3.3.4 Picker
1. Memeriksa barang yang masuk ke gudang penyimpanan
2. Memeriksa dan menghitung barang yang akan dikirim (hasil picking)
3. Mendata barang - barang yang masuk dan keluar dari dan ke gudang
penyimpanan
4. Membuat laporan untuk diserahkan kepada Warehouse Head yang
berisikan data-data barang masuk, barang keluar dan sisa barang
persediaan yang ada
5. Bertanggung jawab atas tugas yang diberikan oleh Warehouse Head
3.3.5 Quality Control
1. Memantau perkembangan semua produk yang diproduksi oleh
perusahaan
2. Bertanggung jawab untuk memantau, menganalisis, meneliti,
menguji suatu produk
3. Memverifikasi kualitas produk
4. Quality Control bertanggung jawab memonitor setiap proses yang
terlibat dalam produksi produk
5. Memastikan kualitas barang produksi sesuai standar.
6. Merekomendasikan pengolahan ulang produk-produk berkualitas
rendah
7. Bertanggung jawab untuk dokumentasi inspeksi dan tes yang
dilakukan pada produk dari sebuah perusahaan

31
 8. Membuat analisis catatan sejarah perangkat dan dokumentasi produk
sebelumnya untuk referensi di masa mendatang
3.3.6 Kepala Gudang
1. Membuat perencanaan pengadaan barang dan distribusinya
2. Mengawasi dan mengontrol operasional gudang
3. Menjadi pemimpin bagi semua staff gudang
4. Mengawasi dan mengontrol semua barang yang masuk dan keluar
sesuai dengan SOP
5. Melakukan pengecekan pada barang yang diterima sesuai SOP
6. Membuat perencanaan, pengawasan dan laporan pergudangan
7. Memastikan ketersediaan barang sesuai dengan kebutuhan
8. Mengawasi pekerjaan staff gudang lainnya agar sesuai dengan
standar kerja
3.3.7 Admin
1. Pengambilan data penerimaan barang (GRN) ke dalam Sistem ERP
2. Melakukan tugas administratif (termasuk dokumen pendistribusian /
collection / filling).
3. Kompilasi laporan ketidaksesuaian dan ekspirmasikan penutupan
dari perbedaan produk.
4. Perbarui dan kompilasi laporan bulanan terkait logistik.
5. Memelihara dan memperbarui catatan persediaan persediaan dan
lokasi barang
6. Membantu menjawab panggilan masuk dan pengambilan pesan
3.3.8 Customer Service
1. Penerima Tamu – Dalam hal ini Seorang customer service melayani
pertanyaan-pertanyaan yang diajukan tamu serta memberikan
informasi yang diinginkan selengkap mungkin secara ramah, sopan,
menarik dan menyenangkan. Harus selalu memberi perhatian, bicara
dengan suara jelas serta lembut, dan memakai bahasa yang mudah
dimengerti klien
2. Customer Relation Office – Artinya bahwa customer service yaitu
orang yang dapat membina hubungan baik dengan klien/pelanggan.
Sehingga merasa puas, senang, dan juga semakin percaya. Customer
service harus menyiapkan formulir ataupun brosur untuk tamu/klien,
serta ikut membantu mengisi formulir

32
 3. Komunikator – Dengan cara memberikan berbagai informasi dan
kemudahan-kemudahan kepada tamunya, juga sebagai tempat
menampung berbagai macam keluhan, keberatan ataupun sebagai
tempat konsultasi
3.3.9 Bagian Administrasi
1. Mencatat dan memeriksa status data penjualan mana yang suadah
masuk serta yang belum juga supaya mempermudah untuk
menindaklanjuti kekurangannya
2. Memeriksa kembali tiap-tiap data yang sudah di input supaya tidak
terjadi kekeliruan
3. Merekap tagihan dari counter per periode
4. Merekap tagihan dari counter per periode
5. Merekap retur customers
6. Menaruh berkas data penjualan yang telah serta belum juga diolah
dengan rapi dan systematis hingga mempermudah bila satu waktu
juga akan di raih kembali
7. Merekap kebutuhan ATK serta keperluan yang lain seperti Kantong
Plastik, Polybag, kardus, (brosur, POP)
3.3.10 Tim Audit
1. Mencari informasi awal terkait bagian yang akan diaudit
2. Melakukan tinjauan dokumen dan persyaratan lain yang berkaitan
dengan audit
3. Mempersiapkan program audit tahunan dan jadwal pelaksanaan audit
secara terperinci
4. Melaksanakan pemeriksaan sistem secara menyeluruh
5. Melaporkan temuan audit atau masalah-masalah yang ditemukan
selama audit internal

33
 BAB IV
KESIMPULAN

Pada praktikum kali melakukan kegiatan pencatatan administrasi dari setiap

standard operational procedure yang sudah dibuat. Hal ini dilakukan dengan tujuan agar
praktikan mengetahui gambaran dari setiap proses yang terjadi di dalam gudang dan agar
praktikan bisa mengisi dokumen dokumen yang ada dari setiap prosedur yang sudah dibuat.

Prosedur yang dibuat pada praktikum kali ini adalah prosedur penerimaan dan
penyimpanan barang, prosedur pengambilan dan pengiriman barang, prosedur
pengklaiman barang, prosedur Stock opname barang. Masing-masing prosedur memiliki
bagian dan dokumen yang terkait.

Dimulai dari prosedur penerimaan dan penyimpanan barang. Dalam proses

penerimaan dan penyimpanan ini hal yang pertama di lakukan adalah pengecekan terhadap
barang yang datang oleh security. Ketika truck/mobil barang datang, security memeriksa
terlebih dahulu surat jalan yang dibawa oleh driver. Proses selanjutnya yaitu pengecekan
jumlah barang yang datang oleh checker. Jika jumlah barang yang datang sesuai dengan
jumlah pemesanan maka bisa dilanjutkan proses selanjutnya. Dalam pemeriksaan jumlah
barang, jumlah barang yang datang disesuaikan dengan dokumen DO dan PO yang dibawa
oleh driver. Jika sudah sesuai maka picker melakukan bongkar muatan terhadap barang
yang datang. Hal ini dilakukan di unloading area.

Pengecekan kualitas barang yang datang oleh quality control. Pengecekan kualitas
menggunakan metode sampling, yaitu mengambil contoh barang dari posisi barang yang
paling awal, tengah dan posisi akhir. Setelah itu QC mengisi dokumen incoming inspection.
Jika kualitas barang tidak sesuai maka barang dapat dikembalikan ke supplier.

Legitimasi dokumen yang dilakukan oleh kepala gudang. Proses legitimasi

dilakukan dengan cara penandatangan dokumen untuk pengesehan. Admin membuat
dokumen picking list untuk menentukan lokasi penyimpanan barang yang datang. Picker
memindahkan barang dari unloading area ke area penyimpanan. Dalam memindahkan
barang ke area penyimpanan, picker sudah mengetahui letak penyimpanan berdasarkan
dokumen picking list yang sudah dibuat oleh admin. Selanjutnya barang diletakkan sesuai
dengan rak yang sudah ditentukan.

Kemudian dilanjutkan prosedur pengambilan dan pengiriman barang. Dalam

proses pengambilan dan pengiriman barang ini, proses yang pertama lakukan adalah admin

34
membuat dokumen purchase order, dokumen ini dibuat berdasarkan pemesanan dari
konsumen.

Admin membuat dokumen pick list. Dokumen ini dibuat untuk memudahkan
picker melakukan proses pengambilan barang digudang. Karena barang yang tersimpan
digudang tidak sedikit, maka diperlukan dokumen tersebut untuk memudahkan pencarian
barang dan menghemat waktu pengambilan barang.

Admin membuat dokumen Delivery order dan surat jalan. Dokumen ini diperlukan
sebagai pengantar pengiriman, ketika barang sampai di lokasi pengiriman maka dokumen
dokumen tersebut akan diperiksa sesuai dengan tujuan dan jenis barang serta perusahaan
yang bersangkutan. Dokumen ini juga digunakan untuk mencegah razia pada saat
pemeriksaan di jalan. picker memuat barang ke dalam truk/mobil pengiriman, kemudian
barang dikirim sesuai dengan daerah/wilayah pengiriman masing-masing.

Kemudian prosedur pengklaiman barang. Dalam proses pengklaiman

barang, customer service menerima pengaduan terkait dengan kerusakan barang yang
diterima oleh konsumen. Pengaduan ini kemudian ditindaklanjuti oleh customer service
yang kemudian membuat berita acara terkait dengan pengaduan barang yang rusak.
customer service mengisi form pengklaiman barang sebagai bukti dan dokumentasi
perusahaan. Dokumen ini nantinya akan diberikan kepada konsumen untuk ditandatangani
dan kemudian di arsip oleh perusahaan sebagai bahan evaluasi. Selanjutnya, admin,
checker dan picker menyiapkan barang baru sebagai pengganti barang rusak yang diterima
konsumen. kemudian barang yang sudah disiapkan akan dikirim ke konsumen dan barang
yang rusak akan diambil kembali oleh perusahaan.

Selanjutnya prosedur stock opname. Dalam proses kegiatan stock opname yang
dilakukan di gudang, hal pertama yang dilakukan adalah menghentikan semua kegiatan
yang sedang berlangsung di gudang. Tim audit akan melakukan penghitungan keseluruhan
barang yang ada digudang. Selanjutnya barang yang sudah dihitung akan dicocokkan
dengan sisa barang yang ada di sistem komputer atau kartu stok. Jika barang yang sudah
dihitung memiliki selisih terhadap sisa barang yang ada di komputer atau kartu stok, maka
tim audit akan mencari titik permasalahannya. Apakah kesalahan penginputan saat barang
datang yang salah, saat pengambilan barang tidak diperbarui kartu stoknya, atau ada barang
yang hilang. Hal ini ditelusuri secara teliti. Admin membuat laporan stock opname berupa
berita acara yang nantinya berita acara ini akan diserahkan ke manajer sebagai bukti
pengesahan kegiatan yang berlangsung.

35
 DAFTAR PUSTAKA

https://www.dinamikabelajar.com/2017/07/pengertian-kartu-persediaan-barang.html

http://logistikindonesia.blogspot.com/2015/09/order-dan-penyiapanbarang-order-and.html

https://www.kompasiana.com/arthanugraha/552c9d7c6ea834330f8b4596/proses-
putaway-di-dalam-suatu-warehouse

http://jokosuhartorsugiyatno.blogspot.com/2016/05/materi-penerimaan-dan-
pendistribusian.html

https://ilmumanajemenindustri.com/pengertian-inspeksi-inspection-dalam-pengendalian-
kualitas/

http://www.yuasabattery.co.id/fabrikasi/detail/33/quality-incoming-inspection

https://www.jurnal.id/id/blog/2017-pengertian-kegunaan-dan-contoh-purchase-order/

https://ukirama.com/blogs/pengertian-surat-jalan-delivery-order-beserta-fungsi-dan-
contohnya

https://id.wikipedia.org/wiki/Administrasick

36
LAMPIRAN

37