STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE

PENGELOLAAN PEMBELIAN & SUPPLIER

PT. HATAKEN LOGISTICS INDONESIA

This Document is property of PT. HATAKEN LOGISTICS INDONESIA and may not be copied or distributed to third party for any
other purpose than that for which it’s intended without any approval from the Management.
 STANDARD OPERATIONAL PROSEDUR
PENGELOLAAN PEMBELIAN & SUPPLIER
No. Dok. : No. Rev. :
Tanggal:    Halaman :    1

PENGESAHAN

DISETUJUI OLEH
(DIREKTUR)
Nama : …………………………………..
Tgl :

DIPERIKSA OLEH
(MANAGER
OPERASIONAL)
Nama : …………………………………..
Tgl :

DISIAPKAN OLEH
(STAFF
PURCHASING)
Nama : …………………………………..
Tgl :
 STANDARD OPERATIONAL PROSEDUR
PENGELOLAAN PEMBELIAN & SUPPLIER
No. Dok. : No. Rev. :
Tanggal:    Halaman :    2

1. TUJUAN

Prosedur ini menjelaskan mekanisme Pengelolaan Pembelian dan Supplier dalam rangka penerapan
Sistem Manajemen Mutu di PT. Hataken Logistics Indonesia

2. RUANG LINGKUP

2.1. Pengadaan barang atau jasa dengan sistem Cash

2.2. Pengadaan barang atau jasa dengan sistem non cash
2.3. Seleksi Supplier
2.4. Evaluasi Kinerja Supplier

3. DEFINISI

3.1. Supplier adalah Perusahaan / Toko / Perorangan yang menyediakan barang atau jasa yang diperlukan
Perusahaan
3.2. Pengadaan Cash adalah pembelian yang dilakukan tanpa menggunakan PO dan langsung dilakukan di
ditempat Supplier
3.3. Pembelian non cash adalah pembelian yang dilakukan menggunakan PO / kontrak kerjasama

4. KEBIJAKAN UMUM

4.1 Supplier yang wajib dilakukan seleksi dan evaluasi adalah :

 Supplier yang berhubungan langsung mutu layanan Perusahaan seperti perusahaan forwarding,
perusahaan jasa transportasi, perusahaan jasa sewa forklift, Perusahaan Pelayaran, dll
4.2 Kategori Supplier yang tidak wajib diseleksi & dievaluasi adalah :
 Supplier untuk barang & jasa yang tidak mempengaruhi mutu produk / jasa perusahaan
 Supplier untuk produk dan jasa tunggal / monopoli / produk & jasa yang spesifik atau sulit
ditemukan
4.3 Persetujuan Permintaan Pembelian , kecuali untuk permintaan regular dalam penawaran baru dari
supplier wajib ditandatangani Direktur, misalnya sewa forklift.
Estimasi Nilai Pembelian Kewenangan Disetujui
Dibawah Rp 500.000 Manager Operasional
Lebih dari Rp 500.000 Direktur
 STANDARD OPERATIONAL PROSEDUR
PENGELOLAAN PEMBELIAN & SUPPLIER
No. Dok. : No. Rev. :
Tanggal:    Halaman :    3

5. RINCIAN PROSEDUR
PIC DESKRIPSI DOKUMEN

PERMINTAAN PEMBELIAN & SELEKSI

SUPPLIER

Staff terkait Membuat permintaan pembelian dan meminta Permintaan Barang /

persetujuan Pejabat berwenang Pengajuan service

Pejabat Jika permintaan disetujui, meneruskan ke Permintaan Barang /

berwenang Purchasing untuk realisasi Pengajuan service

Purchasing Menentukan methode pengadaan dengan cash Permintaan Barang /

atau non cash Pengajuan service

PENGADAAN / PEMBELIAN NON CASH

 Supplier terdaftar tidak dapat memenuhi

Permintaan Pembelian

Purchasing Mencari dan menyeleksi calon Supplier sesuai Seleksi Supplier

dengan permintaan pengadaan

Purchasing Mengevaluasi hasil seleksi dari calon Supplier Seleksi Supplier

yang dihubungi

Purchasing Memasukkan Supplier yang lolos seleksi ke Daftar Rekanan

dalam daftar rekanan terpilih Terpilih

Purchasing Melakukan proses pembelian/pengadaan sesuai -

tahapan dibawah ini

 Supplier terdaftar dapat memenuhi

Permintaan Pembelian

Purchasing Menghubungi Supplier yang telah ada dalam Daftar Rekanan

daftar rekanan terpilih untuk meminta Terpilih
penawaran.
Untuk pengadaan barang/jasa continue, dapat
mengacu pada penawaran sebelumnya

Purchasing Melakukan proses negosiasi yang mencakup -

harga, methode pembayaran dan waktu
realisasi / pengiriman
Untuk pembelian barang/jasa continue,
mengklarifikasi kembali harga, methode
pembayaran dan waktu realisasi / pengiriman

Purchasing Membuat PO dan meminta persetujuan PO

Manager Operasional

Purchasing Mengirim PO ke rekanan dan monitoring PO,

 STANDARD OPERATIONAL PROSEDUR
PENGELOLAAN PEMBELIAN & SUPPLIER
No. Dok. : No. Rev. :
Tanggal:    Halaman :    4

realisasi PO Monitoring Pembelian

User Memeriksa kesesuaian barang / jasa yang Surat Jalan

diterima. Hasil pemeriksaan (khusus untuk
barang) berikan catatan pada surat jalan
“Kualitas OK”

User Jika hasil tidak sesuai standar, maka dapat Surat Jalan
dilakukan sbb:
 Mengembalikan dan meminta penggantian ke
supplier
 Berkoordinasi dengan supplier untuk
perbaikan

Purchasing Meng-update monitoring pengadaan. Monitoring Pembelian,

Jika hasil tidak sesuai standar, purchasing Permintaan Tindakan
menerbitkan permintaan perbaikan Koreksi

PENGADAAN / PEMBELIAN CASH

Purchasing Mengajukan permintaan uang ke finance dan Serah-Terima Uang

serah terima uang

Purchasing Menyerahkan uang ke personil yang ditunjuk Permintaan Barang

untuk melakukan pembelian

Personil yang Melakukan pembelian sesuai permintaan Kwitansi, Nota / Faktur

ditunjuk

Purchasing Menyerahkan bukti pembelian ke finance dan Kwitansi, Nota / Faktur

menyerahkan barang ke pemohon

Purchasing Meng-update monitoring pengadaan Monitoring Pembelian

EVALUASI KINERJA SUPPLIER

Purchasing Update data kinerja supplier setiap proses Evaluasi Kinerja

pengadaan ke supplier terpilih Rekanan

Purchasing Mengevaluasi kinerja supplier setiap satu tahun Evaluasi Kinerja

sekali Rekanan

Purchasing Jika hasil tidak sesuai standard, Permintaan Tindakan

menginformasikan ke supplier untuk melakukan Koreksi
program perbaikan

Purchasing Jika tidak ada respon dari supplier dan bukti Daftar Rekanan terpilih
program perbaikan tidak dilakukan, maka mem-
blacklist supplier terkait serta mengeluarkan dari
daftar supplier terpilih
 STANDARD OPERATIONAL PROSEDUR
PENGELOLAAN PEMBELIAN & SUPPLIER
No. Dok. : No. Rev. :
Tanggal:    Halaman :    5

6. DOKUMEN TERKAIT

6.1. Permintaan Barang

6.2. Daftar Rekanan Terpilih

6.3. Seleksi Rekanan

6.4. Evaluasi Kinerja Rekanan

6.5. Permintaan Tindakan Koreksi

6.6. Monitoring Pembelian

6.7. Purchase Order

6.8. Serah-Terima Uang

7. RIWAYAT PERUBAHAN :

REV TANGGAL URAIAN PERUBAHAN