PROSEDUR TETAP

SELEKSI DAN EVALUASI SUPPLIER

No Dokumen OP.PCT.01 Versi 07
Tgl Berlaku 01 April 2021 Paraf Pengendali Dok

1. TUJUAN
Untuk melakukan proses seleksi dan evaluasi Supplier yang akan menjadi rekanan perusahaan dalam
penyediaan direct material, produk maklon (toll manufacturing), dan indirect material.

2. RUANG LINGKUP
2.1. Prosedur ini meliputi proses seleksi untuk Supplier baru dan proses evaluasi kinerja untuk Supplier
existing.
2.2. Prosedur ini berlaku untuk bagian Sourcing and Supplier Collaboration (SSC) dan bagian-bagian yang
terkait dengan proses seleksi dan evaluasi kinerja Supplier PT Paragon Technology and Innovation dan afiliasinya.

3. DEFINISI
3.1. Seleksi adalah proses pemilihan berdasarkan kualifikasi yang dimiliki.
3.2. Evaluasi adalah kegiatan memperoleh untuk menilai sesuatu dengan tujuan menjaga kinerja.

3.3. Supplier adalah organisasi atau perseorangan di luar perusahaan yang menyediakan produk atau jasa
yang dibutuhkan perusahaan.

4. DOKUMEN TERKAIT
4.1. SS.PCT.01 Kriteria Seleksi Supplier.
4.2. SS.PCT.02 Kriteria Evaluasi Supplier.
4.3. FF.PCT.07 Catatan Perubahan Supplier.
4.4. FF.PCT.08 Rekapitulasi Penilaian Supplier.
4.5. FF.PCT.09 Form Penilaian Supplier.
4.6. FF.PCT.10 Form Database Supplier.
4.7. OP.DND.01 Pengembangan Formula.
4.8. OP.DND.02 Pengembangan Bahan Pengemas.
4.9. OP.IMS.06 Manajemen Perubahan.
4.10. OP.PCT.02 Pembelian Bahan Baku dan Bahan Pengemas (Direct Materials).
4.11. OP.PCT.03 Pembelian Barang dan Jasa (Indirect Materials).
4.12. OP.PCT.04 Pengendalian Kontrak Manufakturing.
4.13. FF.IMS.08 Permintaan Tindakan Perbaikan dan Peningkatan (PTPP).
4.14. FF.IMS.09 Log Tindakan Perbaikan dan Peningkatan (LTPP).
4.15. OP.IMS.05 Tindakan Perbaikan dan Peningkatan.
4.16. FF.IMS.13 Pengendalian Ketidaksesuaian (PK).
4.17. OP.IMS.07 Pengendalian Ketidaksesuaian.
4.18. OP.QLT.07 Penanganan Produk yang Tidak Sesuai.

Prosedur ini adalah milik PT Paragon Technology and Innovation dan hanya dipergunakan untuk internal PT Paragon Technology and
Innovation dan afiliasinya. Dilarang mengubah dan/atau memperbanyak tanpa izin tertulis dari Leader Sistem Manajemen terkait.
Halaman 1 dari 5
 PROSEDUR TETAP
SELEKSI DAN EVALUASI SUPPLIER
No Dokumen OP.PCT.01 Versi 07
Tgl Berlaku 01 April 2021 Paraf Pengendali Dok

5. URAIAN PROSEDUR TETAP

5.1 Prosedur Seleksi Supplier
No. Diagram Alir Deskripsi Dokumen PIC
1. SSC dan/atau End User/Packaging - FF.PCT.0019 - SSC
Development/Packaging Engineer/QLT - OP.DND.01 - End User
melakukan seleksi Supplier berdasarkan - Packaging
requirement/ persyaratan dari project yang - OP.DND.02 Development
akan dilaksanakan. - Packaging
Engineer
Seleksi juga dilakukan jika produk diskotinu - QLT
dan perubahan distributor.

Pencarian Supplier bisa dilakukan melalui

berbagai media, antara lain: surat elektronik,
internet, database Supplier (FF.PCT.0019
Form Database Supplier) maupun pameran.

Tim Sourcing bisa terdiri dari SSC dan/ atau

End User; pihak yang tidak melakukan
pembelian (purchase).

Rekomendasi dan persetujuan awal diberikan

SSC kepada End User apabila kandidat
supplier tidak ada di dalam database supplier
terpilih.

2. Apakah calon supplier masuk dalam database - FF.PCT.10 - SSC

Supplier? - Approved Vendor
List
Apabila Ya, maka lanjutkan ke langkah 3.
Apabila Tidak, maka kembali ke langkah 1,
meminta rekomendasi dan persetujuan awal
ke SSC.

3. Persyaratan (Requirement) diberikan kepada - Spesifikasi - SSC

seluruh calon Supplier. Sourcing/Project - End User
Request/URS
Calon Supplier akan memberikan feedback - Halal
dari persyaratan yang diberikan. Certificate ; atau
Khusus supplier bahan baku, kontrak produksi - Others
dan bahan untuk pencucian peralatan document :
produksi dan kebersihan area produksi Specification , CoA
harus memperhatikan aspek Halal. (Certificate of
Analysis), Flow
Chart Production,
Statement of pork
free facility from
manufacturer, etc.

Prosedur ini adalah milik PT Paragon Technology and Innovation dan hanya dipergunakan untuk internal PT Paragon Technology and
Innovation dan afiliasinya. Dilarang mengubah dan/atau memperbanyak tanpa izin tertulis dari Leader Sistem Manajemen terkait.
Halaman 2 dari 5
 PROSEDUR TETAP
SELEKSI DAN EVALUASI SUPPLIER
No Dokumen OP.PCT.01 Versi 07
Tgl Berlaku 01 April 2021 Paraf Pengendali Dok

No. Diagram Alir Deskripsi Dokumen PIC

4. Proses Seleksi dilakukan oleh SSC dan/atau - FF.PCT.07 - SSC
End User/Packaging Development/Packaging - FF.PCT.08 - End User
Engineer/QLT - FF.PCT.09
- SS.PCT.01
Pada saat proses seleksi, dilakukan penilaian
terhadap:
1. Kualitas
2. Legalitas (kelengkapan dokumen) dan
Manajemen Perusahaan, termasuk
dokumen penunjang halal (khusus supplier
bahan baku, kontrak manufakturing dan
bahan untuk pencucian peralatan produksi
dan kebersihan area produksi).
3. Sistem manajemen K3L/SHE Plan
(kelengkapan dokumen).
4. Harga.
5. Kesanggupan Suplai.
6. Development.
7. Pelayanan,
8. dan lainnya

Untuk pelaksaaan dan keterangan mengenai

proses seleksinya dapat dilihat pada
FF.PCT.09 Form Penilaian Supplier.

Hasil penilaian direkap dalam FF.PCT.08

Rekapitulasi Penilaian Supplier. Hasil seleksi
khusus bahan baku diupdate di FF.PCT.07
Catatan Perubahan Supplier.

5. Hasil Penilaian dikumpulkan/di-filing. - Approved Vendor - SSC

List - End User
Hasil dari penilaian ini dimasukkan ke dalam - OP.PCT.02
Daftar Supplier Disetujui (Approved Vendor
List). - OP.PCT.03
- OP.PCT.04

Prosedur ini adalah milik PT Paragon Technology and Innovation dan hanya dipergunakan untuk internal PT Paragon Technology and
Innovation dan afiliasinya. Dilarang mengubah dan/atau memperbanyak tanpa izin tertulis dari Leader Sistem Manajemen terkait.
Halaman 3 dari 5
 PROSEDUR TETAP
SELEKSI DAN EVALUASI SUPPLIER
No Dokumen OP.PCT.01 Versi 07
Tgl Berlaku 01 April 2021 Paraf Pengendali Dok

5.2 Prosedur Evaluasi Supplier

No. Diagram Alir Deskripsi Dokumen PIC
1. Mengecek database Supplier. - FF.PCT.10 - End User
- OP.PCT.02 - SSC
- OP.PCT.03
- OP.PCT.04

2. Dilakukan evaluasi berkala untuk semua - SSC

Supplier(bulanan/semesteran/tahunan)

3. Evaluasi yang dilakukan merupakan penilaian - FF.PCT.08 - SSC

atas beberapa parameter yang mengacu ke - FF.PCT.09 - Produksi
FF.PCT.09 Form Penilaian Supplier. - SS.PCT.02 - QC
- RND
Hasil penilaian direkap dalam FF.PCT.08 - Packaging Engineer
Rekapitulasi Penilaian Supplier. - Packaging
Development
- End User
4. Jika terdapat masalah kualitas, SSC - FF.IMS.08 - SSC
menerima laporan reject dan/atau surat - QLT
komplain dari QLT/End User. - OP.IMS.07 - End User
- OP.QLT.07
Pada SSC RM/PM/KM : QLT mengirimkan - OP.IMS.05
surat reject dan surat komplain ke supplier,
kemudian SSC memfollow up pembuatan
FF.IMS.08 Permintaan Tindakan Perbaikan &
Peningkatan (PTPP) ke supplier.

Pada SSC IM: SSC/End User mengirimkan dan

memfollow up pembuatan PTPP ke supplier.

5. SSC/End User menerima PTPP yang telah diisi - FF.IMS.08 - SSC

oleh supplier.
- FF.IMS.09 - Supplier
Mengimplementasikan Tindakan Perbaikan - OP.QLT.07 - End User
dan Peningkatan (TPP) dan dicatat ke dalam - OP.IMS.05
FF.IMS.09 Log Tindakan Perbaikan dan
Peningkatan (LTPP). Pengisian dan
implementasi TPP dimasukan kedalam
penilaian evaluasi supplier.

6. Hasil penilaian didokumentasikan dan dikirim - Approved Vendor List - SSC

ke masing-masing supplier secara berkala. - OP.PCT.02
Hasil dari penilaian ini dimasukkan ke dalam - OP.PCT.03
Daftar Supplier Disetujui (Approved Vendor - OP.PCT.04
List).

Melakukan review dan memfollow up hasil

evaluasi untuk menentukan strategi bisnis
terhadap supplier.

Prosedur ini adalah milik PT Paragon Technology and Innovation dan hanya dipergunakan untuk internal PT Paragon Technology and
Innovation dan afiliasinya. Dilarang mengubah dan/atau memperbanyak tanpa izin tertulis dari Leader Sistem Manajemen terkait.
Halaman 4 dari 5
 PROSEDUR TETAP
SELEKSI DAN EVALUASI SUPPLIER
No Dokumen OP.PCT.01 Versi 07
Tgl Berlaku 01 April 2021 Paraf Pengendali Dok

6.CATATAN PERUBAHAN DOKUMEN

No. Versi Catatan Perubahan Tanggal Berlaku

1 01 1. Revisi dokumen secara keseluruhan. 01 Agustus 2012
2 02 1. Perubahan tim seleksi supplier dari Procurement menjadi Tim Sourcing. 26 Desember 2012
3 03 1.Perubahan disclaimer dokumen. 28 April 2014
2.Penambahan Corporate Secretary pada distribusi dokumen softcopy.
4 04 1.Perubahan pemicu seleksi Supplier yaitu:project. 01 Maret 2016
2.Perubahan pelaku seleksi Supplier yaitu Procurement dan/atau End User.
3.Perubahan format dokumen: Versi danTanggal Review Berikutnya.
4.Perubahan disclaimer dokumen.
5 05 1. Perubahan uraian prosedur tetap menjadi diagram alir 27 Januari 2020
6 06 1.Perubahan disclaimer dokumen. 01 Juli 2020
2.Perubahan alur dan deskripsi prosedur tetap.
3.Perubahan Tim Sourcing menjadi SSC.
4.Perubahan format dokumen: Versi dan Paraf Pengendali Dok
7 07 1. Penambahan parameter penilaian seleksi supplier. 01 April 2021

7.DISTRIBUSI DOKUMEN
7.1. Dokumen Digital: via Nextcloud

7.2. Salinan Cetak Dokumen:

No. Nama Departemen No. Controlled Copy

8. PENGESAHAN DOKUMEN

Disusun oleh Diperiksa oleh: Disetujui oleh

Amanda Putri Ashari Dwiwahyu Haryo Suryo

Sylviana Wibisono
SSC Operation Executive Head of SSC Packaging EVP – Chief Supply Chain Officer
Tanggal: 01 April 2021 Tanggal: 01 April 2021 Tanggal: 01 April 2021

Prosedur ini adalah milik PT Paragon Technology and Innovation dan hanya dipergunakan untuk internal PT Paragon Technology and
Innovation dan afiliasinya. Dilarang mengubah dan/atau memperbanyak tanpa izin tertulis dari Leader Sistem Manajemen terkait.
Halaman 5 dari 5