PROSEDUR TETAP

PEMBELIAN BAHAN BAKU DAN BAHAN PENGEMAS (DIRECT MATERIALS)

No Dokumen OP.PCT.02 Versi 06
Tgl Berlaku 01 Juli 2020 Paraf Pengendali Dok

1. TUJUAN
Untuk melakukan proses pengadaan bahan baku dan bahan pengemas (direct materials) sesuai dengan
spesifikasi yang sudah ditetapkan.

2. RUANG LINGKUP
2.1. Prosedur ini meliputi proses pengadaan bahan baku dan bahan pengemas (direct materials) mulai dari
memproses dan mengonfirmasi SMBB, meminta approval ke superior, membuat OC dan PO di Odoo, memeriksa
kesesuaian PO dan SMBB dan mengirimkan OC maupun PO ke Supplier.
2.2. Protap ini berlaku untuk bagian Sourcing and Supplier Collaboration (SSC) untuk melayani PT Paragon
Technology and Innovation dan afiliasinya.

3. DEFINISI
3.1. Barang adalah hasil dari suatu proses atau suatu kegiatan yang saling berinteraksi yang mengubah input
menjadi output yang berwujud.
3.2. Direct Material meliputi bahan baku dan bahan pengemas yang digunakan dalam proses produksi.
3.3. Spesifikasi adalah dokumen yang menyatakan persyaratan. Spesifikasi dapat dkaitkan dengan aktivitas
(prosedur, spesifikasi proses, dan spesifikasi dalam tes) atau produk (spesifikasi produk, spesifikasi kinerja dan
gambar).
3.4. PO (Purchase Order) adalah dokumen komersial yang diterbitkan oleh perusahaan sebagai pembeli untuk
memperoleh barang atau jasa yang dibutuhkan dari Supplier.
3.5. OC (Order Confirmation) adalah dokumen yang diterbitkan oleh perusahaan sebagai pembeli untuk
mengkonfirmasi barang atau jasa yang akan dibeli dari Supplier.

4. DOKUMEN TERKAIT
4.1. WI.PCT.01 User Manual ProcessMaker Pengadaan Barang Dan Jasa.
4.2. OP.PCT.01 Seleksi dan Evaluasi Supplier.
4.3. OP.PLN.02 MRP Bahan Baku dan Bahan Pengemas.
4.4. OP.PLN.03 MRP Bahan Pengemas Import dan Toll Manufacturing.
4.5. OP.LOG.01 Pengelolaan Gudang Bahan Baku.
4.6. OP.LOG.02 Pengelolaan Gudang Bahan Pengemas.

Prosedur ini adalah milik PT Paragon Technology and Innovation dan hanya dipergunakan untuk internal PT Paragon Technology and
Innovation dan afiliasinya. Dilarang mengubah dan/atau memperbanyak tanpa izin tertulis dari Leader Sistem Manajemen terkait.

Halaman 1 dari 4
 PROSEDUR TETAP
PEMBELIAN BAHAN BAKU DAN BAHAN PENGEMAS (DIRECT MATERIALS)
No Dokumen OP.PCT.02 Versi 06
Tgl Berlaku 01 Juli 2020 Paraf Pengendali Dok

5. DIAGRAM ALIR
No. Diagram Alir Deskripsi Dokumen PIC
1. Menerima OC via email dari Supply Planning. - Quotation - Administrator SSC
- Database Harga - Supply Planning

2. Administrator SSC mengonfirmasi ke user - Quotation - Administrator SSC

apabila ada data-data yang belum jelas. - Database Harga - User

3. Melampirkan file pengajuan OC/ PO yang - File pengajuan OC/ - Administrator SSC
sudah dilengkapi dengan harga dan data PO - Staff SSC
pendukung lainnya melalui email ke superior. - Matriks halal bahan
baku
Khusus untuk bahan baku harus - Matriks sampel
memerhatikan aspek halal dengan mengacu bahan baku pilot
ke dokumen matriks halal bahan baku dan scale
matriks sampel bahan baku untuk pembelian
sampel.
4. Apakah pengajuan sudah sesuai? - File pengajuan OC/ - Administrator SSC
PO - Staff SSC
Jika Ya lanjutkan ke langkah 5.
Jika Tidak kembali ke langkah 2, evaluasi,
perbaiki atau lengkapi data yang diperlukan

5. Administrator SSC menginput data yang - File approval - Administrator SSC

sudah disetujui superior ke Odoo OC/PO

Prosedur ini adalah milik PT Paragon Technology and Innovation dan hanya dipergunakan untuk internal PT Paragon Technology and
Innovation dan afiliasinya. Dilarang mengubah dan/atau memperbanyak tanpa izin tertulis dari Leader Sistem Manajemen terkait.

Halaman 2 dari 4
 PROSEDUR TETAP
PEMBELIAN BAHAN BAKU DAN BAHAN PENGEMAS (DIRECT MATERIALS)
No Dokumen OP.PCT.02 Versi 06
Tgl Berlaku 01 Juli 2020 Paraf Pengendali Dok

No. Diagram Alir Deskripsi Dokumen PIC

6. Memeriksa kesesuaian antara OC/PO yang - Quotation - Administrator SSC
dibuat dengan pengajuan yang sudah - Database Harga
disetujui. Item-item yang diperiksa sebagai
berikut:
- Valuta, Kesesuaian harga dengan MOQ
- Incoterms yang telah disepakati
- TOP yang telah disepakati
- Spesifikasi dan nama dagang bahan baku
atau bahan pengemas
- Data Supplier
- Tanggal permintaan kedatangan barang
- Kode lokasi Gudang sesuai permintaan
- Data PPN/ Non PPN
- Nomor OC dan kurs untuk pembelian
dengan valuta asing

7. Setelah OC/PO sesuai, administrator SSC OC/PO - Administrator SSC

mengirimkan PO via email ke supplier, end
user, gudang penerimaan dan Finance &
Accounting.

Prosedur ini adalah milik PT Paragon Technology and Innovation dan hanya dipergunakan untuk internal PT Paragon Technology and
Innovation dan afiliasinya. Dilarang mengubah dan/atau memperbanyak tanpa izin tertulis dari Leader Sistem Manajemen terkait.

Halaman 3 dari 4
 PROSEDUR TETAP
PEMBELIAN BAHAN BAKU DAN BAHAN PENGEMAS (DIRECT MATERIALS)
No Dokumen OP.PCT.02 Versi 06
Tgl Berlaku 01 Juli 2020 Paraf Pengendali Dok

6. CATATAN PERUBAHAN DOKUMEN

No. Versi Catatan Perubahan Tanggal Berlaku

1 01 Penambahan deskripsi pada flowchart 26 Desember 2012
2 02 1. Perubahan disclaimer dokumen 28 April 2014
2. Perubahan nama IK terkait dan penambahan pada lampiran
3 03 1. Penambahan Cosrporate Secretary dan daftar distribusi dokumen softcopy 10 November 2014
2. Perubahan format dokumen: Tanggal Review dan Halaman
4 04 1. Perubahan alur pengadaan barang dan jasa secara menyeluruh 01 Juli 2016
2. Perubahan PIC dokumen
3. Perubahan format dokumen: Versi dan Tanggal Review Berikutnya
4. Perubahan disclaimer dokumen
5 05 1. Perubahan alur dan deskripsi pengadaan barang dan jasa 01 Oktober 2019
2. Perubahan format dokumen: Versi dan Tanggal Review Berikutnya
6 06 1. Perubahan alur dan deskripsi pengadaan barang dan jasa 01 Juli 2020
2. Perubahan format dokumen: Versi dan Paraf Pengendali Dok
3. Perubahan disclaimer dokumen

7. DISTRIBUSI DOKUMEN
7.1. Dokumen Digital: via Nextcloud

7.2. Salinan Cetak Dokumen:

No. Nama Departemen No. Controlled Copy

8. PENGESAHAN DOKUMEN

Disusun oleh Diperiksa oleh Disetujui oleh

Amanda Putri Ashari Sylviana Wibisono Dwiwahyu Haryo Suryo

SSC Packaging Executive Head of SSC Packaging EVP – Chief Supply Chain Officer
Tanggal: 01 Juli 2020 Tanggal: 01 Juli 2020 Tanggal: 01 Juli 2020

Prosedur ini adalah milik PT Paragon Technology and Innovation dan hanya dipergunakan untuk internal PT Paragon Technology and
Innovation dan afiliasinya. Dilarang mengubah dan/atau memperbanyak tanpa izin tertulis dari Leader Sistem Manajemen terkait.

Halaman 4 dari 4