PROSEDUR TETAP

PENGELOLAAN GUDANG BAHAN BAKU

No Dokumen OP.LOG.01 Versi 02
Tgl Berlaku 30 September 2020 Paraf Pengendali Dok.

1. TUJUAN
Untuk melakukan kegiatan penerimaan bahan baku, penanganan bahan baku di gudang dan pengiriman
bahan baku agar kualitas dan kuantitas tetap terjaga.

2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini meliputi penerimaan, penanganan serta pengiriman bahan baku dari gudang central menuju
gudang transit.

3. DEFINISI
3.1. Bahan Baku : Bahan yang digunakan dalam pembuatan produk untuk menjadi produk jadi.
3.2. Bahan Baku Release : Bahan baku dari supplier yang dapat digunakan untuk proses produksi yang
sudah lulus pemeriksaan kedatangan oleh quality incoming.
3.3. SJ : Surat Jalan kedatangan barang.
3.4. CoA : Certificate of Analysis yang dikeluarkan oleh manufaktur bahan baku.
3.5. GRN : Good Received Note, tanda terima barang datang.
3.6. Koordinat : Kode lokasi bahan baku disimpan

4. DOKUMEN TERKAIT
4.1 Penerimaan Bahan Baku
4.1.1 OP.PCT.02 Pembelian Bahan Baku dan Bahan Pengemas
4.1.2 OP.QLT.01 Pemeriksaan Kualitas Kedatangan Bahan Baku dan Bahan Pengemas
4.1.3 WI.LOG.01 IK Pembuatan Good Receive Note (GRN)
4.1.4 FF.LOG.02 Form Pengecekan Bahan Baku Datang & Transportasi Supplier
4.1.5 FF.LOG.03 Catatan Penerimaan Bahan Baku
4.1.6 OP.IMS.07 Pengendalian Ketidaksesuaian

4.2 Penanganan Bahan Baku

4.2.1 Penyimpanan Bahan Baku
4.2.1.1 FF.LOG.04 Form Stocking Bahan Baku
4.2.1.2 OP.LOG.04 Inventory Adjustment

4.2.2 Penerimaan Bahan Baku (Gudang Central – Gudang Transit)

4.2.2.1 FF.LOG.05 Form Pindah Gudang Bahan Baku
4.2.2.2 WI.LOG.07 IK Validate Pindah Gudang

Prosedur ini adalah milik PT Paragon Technology and Innovation dan hanya dipergunakan untuk internal PT Paragon Technology and
Innovation dan afiliasinya. Dilarang mengubah dan/atau memperbanyak tanpa izin tertulis dari Leader Sistem Management terkait.

Halaman 1 dari 11
 PROSEDUR TETAP
PENGELOLAAN GUDANG BAHAN BAKU
No Dokumen OP.LOG.01 Versi 02
Tgl Berlaku 30 September 2020 Paraf Pengendali Dok.

4.2.3 Pengembalian Bahan Baku Batal Olah

4.2.2.1 OP.PRO.01 Pengendalian Produksi Upstream
4.2.2.2 OP.PLN.04 Perencanaan Produksi
4.2.2.3 FF.LOG.09 Form Pengembalian Bahan Baku Batal Olah.
4.2.2.4 WI.LOG.10 IK Return Bahan Baku.
4.3 Pengiriman Bahan Baku
4.3.1 Pengiriman Bahan Baku (Gudang Central – Gudang Transit)
4.3.1.1 WI.LOG.06 IK Pembuatan Daftar Bahan Baku Pindah Gudang
4.3.1.2 WI.LOG.07 IK Validate Pindah Gudang
4.3.1.3 FF. LOG.05 Form Pindah Gudang Bahan Baku
4.3.1.4 FF.LOG.06 Form Pengecekan Kebersihan Kemasan Bahan Baku dan Alat Transportasi

4.3.2 Supply Bahan Baku

4.3.2.1 IK.LOG.03 IK Validate SMB

5. DIAGRAM ALIR
5.1 Penerimaan Bahan Baku

Prosedur ini adalah milik PT Paragon Technology and Innovation dan hanya dipergunakan untuk internal PT Paragon Technology and
Innovation dan afiliasinya. Dilarang mengubah dan/atau memperbanyak tanpa izin tertulis dari Leader Sistem Management terkait.

Halaman 2 dari 11
 PROSEDUR TETAP
PENGELOLAAN GUDANG BAHAN BAKU
No Dokumen OP.LOG.01 Versi 02
Tgl Berlaku 30 September 2020 Paraf Pengendali Dok.

5.2 Penanganan Bahan Baku

5.2.1 Penyimpanan Bahan Baku

Prosedur ini adalah milik PT Paragon Technology and Innovation dan hanya dipergunakan untuk internal PT Paragon Technology and
Innovation dan afiliasinya. Dilarang mengubah dan/atau memperbanyak tanpa izin tertulis dari Leader Sistem Management terkait.

Halaman 3 dari 11
 PROSEDUR TETAP
PENGELOLAAN GUDANG BAHAN BAKU
No Dokumen OP.LOG.01 Versi 02
Tgl Berlaku 30 September 2020 Paraf Pengendali Dok.

5.2.2 Penerimaan Bahan Baku (Gudang Central – Gudang Transit)

Prosedur ini adalah milik PT Paragon Technology and Innovation dan hanya dipergunakan untuk internal PT Paragon Technology and
Innovation dan afiliasinya. Dilarang mengubah dan/atau memperbanyak tanpa izin tertulis dari Leader Sistem Management terkait.

Halaman 4 dari 11
 PROSEDUR TETAP
PENGELOLAAN GUDANG BAHAN BAKU
No Dokumen OP.LOG.01 Versi 02
Tgl Berlaku 30 September 2020 Paraf Pengendali Dok.

5.2.3 Pengembalian Bahan Baku Batal Olah

Prosedur ini adalah milik PT Paragon Technology and Innovation dan hanya dipergunakan untuk internal PT Paragon Technology and
Innovation dan afiliasinya. Dilarang mengubah dan/atau memperbanyak tanpa izin tertulis dari Leader Sistem Management terkait.

Halaman 5 dari 11
 PROSEDUR TETAP
PENGELOLAAN GUDANG BAHAN BAKU
No Dokumen OP.LOG.01 Versi 02
Tgl Berlaku 30 September 2020 Paraf Pengendali Dok.

5.3 Pengiriman Bahan Baku

5.3.1 Pengiriman Bahan Baku (Gudang Central – Gudang Transit)

Prosedur ini adalah milik PT Paragon Technology and Innovation dan hanya dipergunakan untuk internal PT Paragon Technology and
Innovation dan afiliasinya. Dilarang mengubah dan/atau memperbanyak tanpa izin tertulis dari Leader Sistem Management terkait.

Halaman 6 dari 11
 PROSEDUR TETAP
PENGELOLAAN GUDANG BAHAN BAKU
No Dokumen OP.LOG.01 Versi 02
Tgl Berlaku 30 September 2020 Paraf Pengendali Dok.

5.3.2 Supply Bahan Baku

Prosedur ini adalah milik PT Paragon Technology and Innovation dan hanya dipergunakan untuk internal PT Paragon Technology and
Innovation dan afiliasinya. Dilarang mengubah dan/atau memperbanyak tanpa izin tertulis dari Leader Sistem Management terkait.

Halaman 7 dari 11
 PROSEDUR TETAP
PENGELOLAAN GUDANG BAHAN BAKU
No Dokumen OP.LOG.01 Versi 02
Tgl Berlaku 30 September 2020 Paraf Pengendali Dok.

6. URAIAN PROSEDUR TETAP

6.1 Penerimaan Bahan Baku
1. Prosedur OP.PCT.02 Pembelian Bahan Baku dan Bahan Pengemas (Direct Material)
2. Admin Penerimaan (Gudang Bahan Baku) menerima surat jalan dari supplier.
3. Admin Penerimaan (Gudang Bahan Baku) mengecek surat jalan supplier, apakah sesuai dengan
PO atau tidak. Jika ya, maka lanjutkan ke Langkah 6. Jika tidak, maka lanjutkan ke langkah 4.
4. Admin Penerimaan (Gudang Bahan Baku) mengkonfirmasi kepada procurement mengenai
ketidaksesuaian nomor PO di surat jalan.
5. Apakah konfirmasi Procurement barang diterima? Jika ya, maka lanjutkan ke langkah 6. Jika tidak,
maka lanjutkan ke langkah 7.
6. Bagian Penerimaan (Gudang Bahan Baku) memeriksa kesesuaian barang serta mengecek
kesesuaian CoA, apakah sesuai dengan PO atau tidak (nama item & quantity). Jika ya, maka
lanjutkan ke Langkah 8. Jika tidak, maka lanjutkan ke langkah 7.
7. Bagian Penerimaan (Gudang Bahan Baku) mengembalikan Surat Jalan dan Barang ke supplier.
8. Bagian Penerimaan (Gudang Bahan Baku) menerima barang dengan melakukan proses unloading.
9. Admin Penerimaan (Gudang Bahan Baku) membuat GRN (tanda terima barang datang)
10. Bagian Penerimaan (Gudang Bahan Baku) menyimpan material di area karantina dan
mendistribusikan Surat Jalan Supplier kepada Quality sebagai acuan untuk proses sampling.
11. Selesai

6.2 Penanganan Bahan Baku

6.2.1 Penyimpanan Bahan Baku
1. Dari proses penerimaan Bahan Baku (A)
2. Bagian Stocking (Gudang Bahan Baku) menyiapkan Bahan Baku Release di area karantina untuk
dilakukan proses stocking.
3. Bagian Stocking (Gudang Bahan Baku) melakukan proses stocking di area simpan Bahan Baku.
- Menyimpan material di suhu ruang < 30o C
- Menyimpan material di suhu sejuk 15o C - 25o C
- Menyimpan material di suhu dingin 2o C - 8o C
Disesuaikan berdasarkan Spesifikasi Standar (SS.LOG.03 Standar Penyimpanan Bahan Baku
pada Suhu Tertentu)
4. Bagian Stocking (Gudang Bahan Baku) mencatat Nama Item, Quantity dan Koordinat simpan
pada form stocking gudang bahan baku (FF.LOG.04 Form Stocking Gudang Bahan Baku)
5. Bagian Stocking (Gudang Bahan Baku) menyerahkan form stocking kepada administrator Gudang
Bahan Baku
6. Administrator Gudang Bahan Baku mengupdate koordinat pada Program Odoo

Prosedur ini adalah milik PT Paragon Technology and Innovation dan hanya dipergunakan untuk internal PT Paragon Technology and
Innovation dan afiliasinya. Dilarang mengubah dan/atau memperbanyak tanpa izin tertulis dari Leader Sistem Management terkait.

Halaman 8 dari 11
 PROSEDUR TETAP
PENGELOLAAN GUDANG BAHAN BAKU
No Dokumen OP.LOG.01 Versi 02
Tgl Berlaku 30 September 2020 Paraf Pengendali Dok.

6.2.2 Penerimaan Bahan Baku (Gudang Central – Gudang Transit)

1. Form Pindah Gudang Bahan Baku (FF.LOG.05)
2. Bagian Penerimaan (Gudang Bahan Baku) menerima Surat Jalan (FF.LOG.05) dan mengecek
surat jalan pindah gudang, apakah sesuai antara surat jalan dengan item yang diterima. Jika ya,
maka lanjutkan ke Langkah 3. Jika tidak, maka lanjutkan ke langkah 4.
3. Bagian Penerimaan (Gudang Bahan Baku) melakukan proses unloading.
4. Bagian Penerimaan (Gudang Bahan Baku) mengembalikan item yang tidak sesuai dan surat jalan
pindah gudang (FF.LOG.05)
5. Bagian Penerimaan (Gudang Bahan Baku) menyimpan bahan baku di area stocking
6. Bagian Penerimaan (Gudang Bahan Baku) mencatat koordinat simpan dan menyerahkan kepada
Administrator Gudang Bahan Baku
7. Administrator Gudang Bahan Baku mengupdate koordinat pada Program Odo

6.2.3 Pengembalian Bahan Baku Batal Olah

1. Dari prosedur OP.PRO.01 Pengendalian Produksi Upstream
2. Personil Penimbangan menginformasikan kepada Personil Gudang Bahan Baku bahwa akan ada
Pengembalian Bahan Baku Batal Olah
3. Personel Penimbangan menginformasikan kepada Quality untuk diakukan pengecekan terhadap
bahan baku kembalian batal olah
4. Quality Bahan Baku memeriksa bahan baku : performance dan kebocoran (Kualitas). Apakah
setelah dilakukan pengecekan, bahan baku tersebut release? Jika ya, maka lanjut ke langkah 6.
Jika tidak, maka lanjut ke langkah 5.
5. Quality mereject bahan baku kembalian batal olah, lakukan prosedur OP.IMS.07 Pengendalian
Ketidaksesuaian
6. Quality Bahan Baku menempelkan label release
7. Personil Penimbangan melakukan serah terima dengan Personil Gudang Bahan Baku
8. Personil Gudang Bahan Baku mengecek kesesuaian bahan baku kembalian batal olah. Jika ya,
maka lanjut ke langkah 9. Jika tidak, maka lanjut ke langkah 10.
9. Personil Gudang Bahan Baku menyimpan bahan baku kembalian batal olah di area stocking.
10. Personil Gudang Bahan Baku mengembalikan bahan baku kembalian batal olah kepada personil
penimbangan untuk disesuaikan, lakukan prosedur OP.IMS.07 Pengendalian Ketidaksesuaian
11. Administrator Gudang Bahan Baku melakukan proses return pada program Odoo (WI.LOG.10 IK
Return Bahan Baku)

Prosedur ini adalah milik PT Paragon Technology and Innovation dan hanya dipergunakan untuk internal PT Paragon Technology and
Innovation dan afiliasinya. Dilarang mengubah dan/atau memperbanyak tanpa izin tertulis dari Leader Sistem Management terkait.

Halaman 9 dari 11
 PROSEDUR TETAP
PENGELOLAAN GUDANG BAHAN BAKU
No Dokumen OP.LOG.01 Versi 02
Tgl Berlaku 30 September 2020 Paraf Pengendali Dok.

6.3 Pengiriman Bahan Baku

6.3.1 Pengiriman Bahan Baku (Gudang Central – Gudang Transit)
1. Dari Prosedur OP.PLN.04 Production Planning
2. Administrator menerima daftar bahan baku pindah gudang untuk dipindahkan ke Gudang Bahan
Baku (WI.LOG.06 IK Pembuatan Daftar Bahan Baku Pindah Gudang)
3. Administrator mencetak daftar bahan baku pindah gudang untuk diserahkan kepada Bagian
Pengiriman (Gudang Bahan Baku)
4. Bagian Pengiriman (Gudang Bahan Baku) melakukan proses penyiapan bahan baku berdasarkan
daftar bahan baku pindahan dari administrator mengikuti sistem FIFO.
5. Bagian Pengiriman (Gudang Bahan Baku) membuat surat jalan atau form pindah gudang bahan
baku, berisikan informasi Nama Item, No.Batch, Quantity, dan Koordinat (FF.LOG.05 Form Pindah
Gudang Bahan Baku )
6. Kapten Area (Gudang Bahan Baku) melakukan pengecekan kesesuaian item yang dikirimkan
dengan form pindah gudang bahan baku dan alat transportasi yang digunakan (FF.LOG.05)
(FF.LOG.06 Form Pengecekan Kebersihan Kemasan Bahan Baku dan Alat Transportasi)
7. Bagian Pengiriman (Gudang Bahan Baku) melakukan proses loading.
8. Operator melakukan konfirmasi dari daftar bahan baku pindahan ke Administrator (WI.LOG.07 IK
Validate Pindah Gudang)
9. Administrator melakukan validasi pindah gudang oada program Odoo (WI.LOG.07 IK Validate
Pindah Gudang)
10. Ke point 5.2.2 Penerimaan Bahan Baku (Gudang Central – Gudang Transit)

6.3.2 Supply Bahan Baku

1. Personil Penimbangan menyerahkan Batch Record untuk kebutuhan Produksi
2. Bagian Supply (Gudang Bahan Baku) menerima daftar bahan baku untuk olah (Batch Record) dari
tim penimbangan
3. Bagian Supply (Gudang Bahan Baku) melakukan proses penyiapan bahan baku berdasarkan
Batch Record dari tim penimbangan. Mengecek kesesuaian antara bahan baku dan Batch Record.
Jika ya, maka lanjut ke langkah 4. Jika tidak, maka ulangi langkah 3.
4. Bagian Supply (Gudang Bahan Baku) melakukan serah terima bahan baku dengan tim
penimbangan.
5. Administrator Gudang Bahan Baku menerima Batch Record yang telah di isi informasi qty, no.batch
dari tim penimbangan
6. Administrator Gudang Bahan Baku melakukan proses pemotongan stock (Validate SMB)
(WI.LOG.03 IK Validate SMB)
7. Ke Prosedur OP.PRO.01 Pengendalian Produksi Upstream

Prosedur ini adalah milik PT Paragon Technology and Innovation dan hanya dipergunakan untuk internal PT Paragon Technology and
Innovation dan afiliasinya. Dilarang mengubah dan/atau memperbanyak tanpa izin tertulis dari Leader Sistem Management terkait.

Halaman 10 dari 11
 PROSEDUR TETAP
PENGELOLAAN GUDANG BAHAN BAKU
No Dokumen OP.LOG.01 Versi 02
Tgl Berlaku 30 September 2020 Paraf Pengendali Dok.

7. CATATAN PERUBAHAN DOKUMEN

No. Versi Catatan Perubahan Tanggal Berlaku

1. Penambahan Proses terkait Penerimaan & Pengiriman Gudang Central dan
Gudang Transit
1. 01 08 September 2020
2. Penambahan Ketentuan Penyimpanan Area Simpan Bahan Baku
3. Perubahan Format Dokumen : Versi & Tanggal Berlaku
1. Penambahan Dokumen Terkait
2. 02 2. Penambahan Detail pada uraian prosedur tetap pada point stocking bahan 30 September 2020
baku

8. DISTRIBUSI DOKUMEN
8.1. Dokumen Digital via Nextcloud :
Semua karyawan PTI

8.2. Salinan Cetak Dokumen:

No. Nama Departemen No.controlled Copy

8. PENGESAHAN DOKUMEN

Disusun oleh : Diperiksa oleh : Disetujui oleh :

Annisa Priyatna Fadhil Zaky Widyoseno Yauche Lizar

Logistics Officer Logistic Executive CEO PT. Parama Global Inspira

Tanggal : 30 September 2020 Tanggal : 30 September 2020 Tanggal : 30 September 2020

Prosedur ini adalah milik PT Paragon Technology and Innovation dan hanya dipergunakan untuk internal PT Paragon Technology and
Innovation dan afiliasinya. Dilarang mengubah dan/atau memperbanyak tanpa izin tertulis dari Leader Sistem Management terkait.

Halaman 11 dari 11