TCI-WH-SOP-001. Prosedur Pengendalian Operasional QHSE Di Warehouse

PROSEDUR
PENGENDALIAN OPERASIONAL WAREHOUSE

LEVEL 2
Dibuat Oleh: Diperiksa Oleh: Disetujui Oleh: Diketahui Oleh:

Unit Warehouse Sekretaris Management Direktur
Supervisor P2K3/ ISO Representative
Coordinator
Departemen/
Divisi/
Direktur
Nama Ikmal Malik A Ridho Rahmad Anton Miranti Kusuma

Herdianto
Tanggal 05/06/2022 05/06/2022 05/06/2022 05/06/2022
Stempel
No. Doc: TCI-WH-SOP-002 Status: Rev. 00 Tanggal Efektif: 05 Juni 2022 Halaman: 1 dari 13
PROSEDUR No. Dokumen : TCI-WH-SOP-001
Status : Rev. 00
PENGENDALIAN OPERASIONAL Tanggal Efektif : 05 Juni 2022
Halaman : 2 dari 13
WAREHOUSE
Warehouse Operational Monitoring
DAFTAR ISI
Halaman
RIWAYAT PERUBAHAN DOKUMEN.............................................................................................................3
1. TUJUAN...............................................................................................................................................4
2. RUANG LINGKUP.................................................................................................................................4
3. REFERENSI...........................................................................................................................................4
4. ISTILAH & DEFENISI.............................................................................................................................4
5. TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG..............................................................................................6
6. KETENTUAN UMUM............................................................................................................................6
7. PROSEDUR...........................................................................................................................................8
8. DOKUMEN TERKAIT..........................................................................................................................12
9. REKAMAN..........................................................................................................................................12
10. LAMPIRAN.....................................................................................................................................12
Isi dokumen ini bersifat rahasia dan dilarang memperbanyak baik sebagian maupun keseluruhan kepada pihak lain tanpa izin dari
PT THERMOCHEM INDONESIA
Status : Rev. 00
Halaman : 3 dari 13
WAREHOUSE
RIWAYAT PERUBAHAN DOKUMEN

(Document Revision History)
Revisi Tanggal Keterangan atau Perubahan

Revision Date Remark atau Perubahan
00 05 Mei 2022 Initial Release
Status : Rev. 00
Halaman : 4 dari 13
WAREHOUSE
1. TUJUAN
Prosedur ini disusun sebagai panduan pada proses penerapan Sistem Manajemen QHSE di
area warehouse dilaksanakan sesuai dengan standar Sistem Manajemen Mutu ISO
9001:2015 dan Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja (SMK3) pada
Peraturan Pemerintah No. 50 Tahun 2012.
2. RUANG LINGKUP
Ruang lingkup prosedur ini mencakup proses operasional yang terkait MK3L di PT.
Thermochem Indonesia yang sesuai dengan standar ISO 9001:2015 dan Peraturan
Pemerintah No. 50 Tahun 2012.
3. REFERENSI
3.1. Undang-undang No. 1 Tahun 1970 tentang Keselamatan Kerja
3.2. Peraturan Pemerintah No. 50 Tahun 2012 tentang penerapan sistem manajemen
keselamatan dan kesehatan kerja.
3.2.1. Sub Elemen 6.1. Sistem Kerja
3.3. ISO 9001:2015 tentang Sistem Manajemen Mutu
3.3.1. Sub Klausul 8.1. Perencanaan dan Pengendalian Operasional
3.4. Manual Sistem Manajemen mutu, K3 dan Lingkungan PT. Thermochem Indonesia
3.5. Warehouse Management system
3.6. Supply Chain Management
3.7. Perpu Nomor 5 Tahun 1962
4. ISTILAH & DEFENISI
Istilah Pengertian
MR (Management Posisi jabatan yang berperan sentral yang menentukan berhasil atau
Representative) tidaknya penerapan sistem manajemen mutu di PT. Thermochem
Indonesia.
QHSE Quality, Health and Safety and Environmental
Sistem Manajemen QHSE Sistem Manajemen Mutu (Quality), Keselematan dan Kesehatan Kerja
(Safety and Health) dan Lingkungan (Environmental)
PP Peraturan Pemerintah
BKB Bahan Kimia Berbahaya
TPS LB3 Tempat Penyimpanan Sementara Limbah B3
Status : Rev. 00
Halaman : 5 dari 13
WAREHOUSE
Istilah Pengertian
5R 1) Ringkas
 Memilah barang yang diperlukan& yang tidak diperlukan.
 Memilah barang yang sudah rusak dan barang yang masih dapat
digunakan.
 Memilah barang yang harus dibuanga tau tidak.
 Memilah barang yang sering digunakan atau jarang penggunaannya.
5R (Lanjutan) 2) Rapih
 Menata/mengurutkan peralatan/barang berdasarkan alur proses kerja.
 Menata/mengurutkan peralatan/barang berdasarkan keseringan
penggunaannya, keseragaman, fungsi dan batas waktu.
 Pengaturan tanda visual supaya peralatan/barang mudah ditemukan.
3) Resik
 Membersihkan tempat kerja dari semua kotoran, debu dan sampah.
 Menyediakan sarana dan prasarana kebersihan di tempat kerja.
 Meminimalisir sumber-sumber sampah dan kotoran.
 Memperbarui/memperbaiki tempat kerja yang sudah usang/rusak
(peremajaan).
4) Rawat
Mempertahankan 3 kondisi di atas dari waktu ke waktu
5) Rajin
Mendisiplinkan diri untuk melakukan 4 hal di atas
First In First Out (FIFO) Part yang masuk pertama, harus keluar yang pertama.
First Expired First Out (FEFO) Part Yang Expired,harus keluar duluan
Last In First Out (LIFO) Part Yang Terakhir masuk,Part Pertama Keluar
Status : Rev. 00
Halaman : 6 dari 13
WAREHOUSE
5. TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG

5.1. Direktur dibantu MR bertanggung jawab untuk memastikan bahwa proses
operasional terkait QHSE dijalankan dengan benar dan efektif.
5.2. Sekretaris P2K3/ ISO Coordinator bertanggung jawab memonitoring dijalankannya
proses operasional yang terkait QHSE terhadap kesesuaian dengan system
manajemen QHSE sesuai dengan standar ISO 9001:2015 dan SMK3 PP No. 50 Tahun
2012.
5.3. Warehouse supervisor harus melaksanakan semua ketentuan dalam prosedur
Pengendalian Operasional terkait QHSE di warehouse.
6. KETENTUAN UMUM
6.1. Proses operasional di warehouse dapat terdiri dari beberapa aktivitas/kegiatan
antara lain, yaitu:
6.1.1. Stock Opname/Pemeriksaan barang
6.1.2. Shipping/Pengiriman
6.1.3. Penyimpanan Part/Barang
6.1.4. Kembersihan dan Keamanan Gudang
6.1.5. Pembersihan Tools
6.1.6. Pemusnahan Barang/Iventaris
6.1.7. Receiving and Putaway/Penerimaan
6.1.8. Penanganan Order stock/Purchase Order
6.1.9. Kode aset
6.1.10. Reporting/Laporan
Yang kemudian semua aktivitas tersebut akan dijelaskan lebih detail pada Instruksi
kerja/Work instruction yang tetap mengacu pada standar nasional dan atau
internasional yang terkait dengan proses pengendalian operasional di warehouse.
6.2. Setiap pekerja yang berada di warehouse telah mengikuti safety induction (karyawan
baru), basic safety (karyawan yang sudah bekerja lebih dari satu tahun).
6.3. Setiap pekerja yang melakukan aktivitas di area ini harus dilengkapi dengan alat
pelindung diri yang disesuaikan dengan paparan bahaya yang ada di warehouse. Alat
pelindung standar umum sesuai dengan aktivitas di warehouse antara lain adalah
safety shoes, safety helmet (jika berada dekat dengan penyimpanan barang), hand
gloves (disesuaikan dengan paparan bahaya), masker (medis, jika masih terdapat
paparan covid-19, N/R jika terdapat paparan dari penggunaan zat kimia).
Status : Rev. 00
Halaman : 7 dari 13
WAREHOUSE
6.4. Setiap pekerja diharuskan untuk memahami prosedur situasi darurat (jalur evakuasi,
titik Apar dan Kotak P3K, Lokasi Mustering point) Ketika terjadi kondisi seperti gempa,
kebakaran, cuaca yang ekstrim muncul di area operasional warehouse PT.
Thermochem Indonesia.
6.5. Pekerja harus memastikan bahwa kondisi tubuhnya fit sebelum bekerja. Jika pekerja
dalam kondisi yang tidak fit (suhu tubuh di atas 38C, segera laporkan kondisi ini ke
warehouse supervisor untuk kemudian menghubungi tim ISO/Sekretaris dibantu oleh
Tim P3K.
6.6. Pekerja dari luar perusahaan seperti vendor, konsultan, auditor harus dipastikan
diperiksa Kesehatannya terlebih dahulu terkait covid-19 seperti swab test antigen
dan atau PCR.
6.7. Semua APD yang diberikan harus dipakai, dibersihkan dan dipelihara sesuai dengan
fungsinya APD tersebut. Kerusakan yang diakibatkan kelalaian oleh pekerja, akan
ditindaklanjuti sesuai prosedur Human Resource Department.
Status : Rev. 00
Halaman : 8 dari 13
WAREHOUSE
7. PROSEDUR
7.1. Stock Opname
7.1.1. Warehouse supervisor dibantu oleh Warehouse staff untuk melakukan stock
opname pada part yang tersedia di warehouse. Jadwal stock opname
disesuaikan dengan intensitas pekerjaan dan ketersediaan part di warehouse.
Stock opname minimal sebaiknya dilakukan minimal 1 bulan sekali.
7.1.2. Part rusak dan sudah tidak layak harus dipisahkan dan ditempatkan pada
tempat khusus agar tidak bercampur dengan part yang bagus.
7.1.3. Warehouse supervisor harus memastikan bahwa part yang disimpan telah
dilengkapi dengan Part Indentification yang mudah dilacak. Part identification
dapat berupa nomor serial part, nama part, jumlah part, tanggal diupdate dan
siapa yang bertanggung jawab.
7.1.4. Jika memungkinkan, tempatkan part dengan metode FIFO. Disamping itu,
pertimbangkan barang yang sering diminta/yang keluar harus ditempatkan
pada tempak yang mudah diakses sehingga mengantisipasi terhadap
kebutuhan yang banyak. Hal ini juga sebagai pertimbangan terhadap
keselamatan dan Kesehatan kerja.
7.1.5. Dokumen dan rekaman yang berkaitan dengan proses operasional di
warehouse harus dipastikan terpelihara dan disimpan pada tempat yang telah
ditentukan.
7.1.6. Warehouse supervisor dibantu oleh warehouse staff menyiapkan laporan
stock opname untuk kemudian dilaporkan kepada ISO Coordinator/Sekretaris
P2K3 untuk kemudian diajukan ke MR dan Direktur.
7.1.7. Pemeriksaan yang melibatkan BKB, harus diperhatikan terhadap tumpahan
dari BKB tersebut. Warehouse supervisor harus memastikan dudukan BKB
harus telah tersedia di warehouse untuk mengantisipasi tumpahannya walau
kecil kemungkinan.
7.2. Shipping/Pengiriman
7.2.1. Warehouse supervisor dibantu oleh Warehouse staff untuk memastikan
bahwa barang/peralatan yang berupa bottle dan peralatan/equipment yang
dikirimkan dan yang diterima telah sesuai dengan surat jalan dan atau
dokumen lain yang mendukung.
7.2.2. Warehouse supervisor harus berkordinasi dengan pihak lapangan dan
ataupun lab dalam hal barang dan peralatan yang akan dikirimkan dan atau
diterima.
Status : Rev. 00
Halaman : 9 dari 13
WAREHOUSE
7.2.3. Bahan berupa BKB harus dipastikan tidak adanya kebocoran, tumpahan
pada wadahnya. BKB dapat ditempatkan pada jerycan yang telah tersedia.
7.2.4. Warehouse supervisor dibantu oleh warehouse staff harus mengkonfirmasi
bahwa barang/parts yang tiba kepada pengirim dan atau sebaliknya.
7.2.5. Warehouse supervisor dibantu oleh warehouse staff harus melengkapi
beberapa dokumen.
7.2.6. Detail Pelaksanaan kegiatan shipping akan dijelaskan lebih rinci pada
prosedur Shipping (PRO-TCI-PUR-003)
7.3. Penyimpanan Part/Barang

7.3.1. Part yang disimpan baik berupa botol, bahan dan atau peralatan kerja harus
ditempatkan pada rak dan lokasi yang tersedia dengan memperhatikan
kemampuan rak dan berat bahan, botol dan peralatan yang disimpan.
7.3.2. Area penyimpanan harus dipastikan dalam kondisi yang bersih dari debu.
Lakukan pembersihan minimal setiap seminggu sekali terhadap area
penyimpanan.
7.3.3. Part yang disimpan harus dilengkapi dengan part identification dengan
keterangan sesuai dengan No. 7.1.3.
7.3.4. Tumpahan BKB yang jika disimpan harus segera dibersihan dengan metode
yang benar. Lihat safety data sheet terhadap bahan yang disimpan.
7.3.5. Penyimpanan barang harus di sesuaikan dengan konsep 5R
7.3.6. Penyimpanan harus di simpan pada barang semula / yang telah di tetapkan
dan pada rak /blok .
7.3.7. Penyimpanan barang menggunakan konsep FIFO,FEFO,LIFO
7.3.8. Staf Gudang akan melakukan monitoring penyimpanan barang / produk
pada setiap minggu dan perbaharui kartu stock.
7.1. Kebersihan dan Keamanan Gudang
7.1.1. Warehouse supervisor harus memastikan semua area kerja telah dikelola
sesuai dengan persyaratan QHSE.
7.1.2. Keamanan Area Gudang
a) APAR harus diletakan menggantung dengan ketinggian sesuai dengan
Instruksi kerja Alat Pemadam Api Ringan (APAR) dengan ketinggian 120 cm
dari dasar lantai ke tuas APAR. Jika APAR diletakan diluar Gedung, berikan
pelindung berupa box dan atau pelindung lain agar tidak terpapar.
langsung oleh sinar matahari. APAR harus diletakan pada tempat yang
mudah dilihat dan mudah dijangkau.
b) Kotak P3K harus diletakan pada titik yang mudah dijangkau dan tidak
terhalang oleh peralatan atau equipment lain.
Status : Rev. 00
Halaman : 10 dari 13
WAREHOUSE
c) Staf Gudang selalu memeriksa kemanan barang barang yang ada di

Gudang barang tersimpan dan tidak memiliki kerusakan.
d) Gudang akan beroprasional pada saat jam kerja apabila ada kegiatan lain
di luar operasional Gudang makan akan di damping oleh karyawan
Gudang.
e) Kunci Gudang akan di pegang oleh Admin Gudang,Spv Gudang, Direktur
f) Pembatasan merokok di area Gudang yang dekat dengan barang-barang
mudah terbakar.
g) Adanya CCTV untuk pemantauan keluar dan masuk barang .
7.1.3. Kebersihan Area Kerja.

a) Pastikan lantai kerja senantiasa dibersihkan setiap hari dari debu,
sampah dan kotoran hasil pencucian part dan atau peralatan lain.
b) Pastikan jendela dan lemari bersih dari debu. Lakukan pembersihan
minimal setiap 2 minggu sekali.
c) Lakukan Pengelolaan kebersihan dengan konsep 5R.
d) Pastikan lantai tidak licin, berlumut. Lakukan pembersihan minimal 1
sekali seminggu untuk memastikan lantai tidak licin dan tidak berbau.
e) Tempatkan sabun, dan alat pembersih lain sesuai dengan tempat yang
telah tersedia.
f) Pastikan disetiap sudut ruangan terbebas dari sarang laba-laba.
g) Lakukan inspeksi toilet setiap hari untuk memastikan toilet sesuai
dengan persyaratan kebersihan.
h) Pastikan air dalam bak (jika tersedia) harus dikuras sesuai dengan jadwal
pembersihan toilet.
i) Keset kaki harus dipastikan tersedia di depan pintu toilet sebelum
memasuki toilet.
j) 3 ( tiga ) bulan sekali akan di jadwalkan General Cleaning ( GC ) untuk
membersihkan area Gudang yang tidak mudah tersentuh bahan untuk
perawatan
7.2. Pembersihan Tools
7.2.1. Tools yang dikirim dari site harus segera dibersihkan menghindari kerusakan
pada tools.
7.2.2. Proses pencucian tools harus dilakukan pada tempat yang telah disediakan
sebagai tempat pencucian tools.
7.2.3. Tools yang telah dicuci harus dikeringkan terlebih dahulu sebelum dimasukan
ke dalam box tools menghindari kerusakan pada tools.
Status : Rev. 00
WAREHOUSE
7.2.4. Part-part yang terpisah saat pencucian harus dipastikan tidak hanyut terbawa
arus air, pastikan diletakan pada tempat yang aman.
7.2.5. Jika tools telah terkontaminasi dengan bahan kimia berbahaya (BKB), maka
sisa hasil cucian harus ditampung pada wadah, untuk kemudian limbah B3
harus ditempatkan pada TPS B3.
7.3. Pemusnahan Barang/Iventaris

7.3.1. Produk yang mendekati expired/masa ekonomis selama 5 tahun
dilakukan pendataan untuk segera di musnahkan/di perbaiki.
7.3.2. Penanganan stok salable Gudang dengan expired/masa ekonomis
langsung dilakukan perpindahan ke lokasi penyimpanan unsaleable
secara fisik dan system.
7.3.3. Data stok dan barang yang akan dimusnahkan dilakukan per 6 bulan
sekali
7.3.4. Pengeluaran produk dilakukan berdasarkan data stock sesuai batch
number,ED dan kuantiti cut off.
7.3.5. APJ,Admin Gudang, dan Petugas Gudang memastikan pengeluaran fisik
produk berdasarkan batch dan ED yang sesuai dengan data kuantiti
7.3.6. Proses dokumen pemusnahan di saksikan oleh APJ ,dan petugas Gudang
diketahui oleh finance dan admin Gudang serta disaksikan
/dokumentasikan.
7.3.7. Pemusnahan Barang/Iventaris ini akan dilakukan pelaporan sesuai
periode pelaksanaan pemusnahan Barang/produk dengan melampirkan
dokumen pendukung:
7.3.7.1.1. Berita acara pemusnahan Barang/Produk
7.3.7.1.2. Foto pendukung pemusnahan Barang/Produk
7.3.7.1.3. Dokumen surat jalan /list produk yang di musnahkan
7.4. Receiving and Putaway
7.4.1. Pihak staf Gudang menerima copy PO dari bagian Purchasing yang
menginformasikan tanggal kedatangan barang yang dibeli dari supplier
eksternal.
7.4.2. Staf Gudang menyiapkan Gudang agar saat barang dating supaya proses
penerimaan,penempatan dan penataan barang dapat berlangsung
dengan cepat dan efisien.
7.4.3. Staf Gudang menyiapkan form penerimaan/Logbook yang isinya sesuai
dengan jenis barang yang di pesan dan tercantum dalam po dari bagian
Purchasing.
7.4.4. Staf Gudang menerima kedatangan barang dari vendor dan melakukan
proses pembongkaran barang secara cepat,efisien dan rapi.
Status : Rev. 00
WAREHOUSE
7.4.5. Staf Gudang terima barang dari vendor di area penerimaan,pastikan

produk yang diterima sesuai dengan Purchase Request pada surat jalan
vendor,apabila barang tidak sesuai maka staf Gudang wajib
mengembalikan/menanyakan kepada vendor.
7.4.6. Staf Gudang mengatur agar Setiap Barang yang masuk ke Gudang akan di
sesuaikan spesifikasi, secara rapi dan sesuai tempat yang telah disiapkan.
7.4.7. Staf Gudang melakukan pengecekan barang yang datang dan
mencocokan dengan daftar barang yang di pesan dala PO
7.4.7.1.1. Jika barang, jumlah serta spesifikasi barang sesuai
dengan pesanan,maka staf Gudang memberi tanda
tangan pada form penerimaan barang yang telah
disusunnya
7.4.7.1.2. Jika ada barang yang tidak sesuai spesifikasi / kurang
jumlahnya, Maka staf Gudang menginfokan ke bagian
purchasing untuk meminta penggantian barang
/pengiriman ulang
7.4.7.1.3. Staf Gudang memasukan data – data dalam form
penerimaan barang/Logbook ke dalam system Gudang
secara akurat dan rapi.
7.5. Penanganan Order Stock/Purchase Order

7.5.1. Semua permintaan pembelian spare parts dipusatkan melalui
departemen Warehouse
7.5.2. Berdasarkan analisa kebutuhan suku cadang, admin Gudang mengajukan
permintaan pembelian spare parts kepada bagian Purchasing melalui
Form Permintaan Pembelian Spare parts, yang secara detil
menginformasikan jenis spare parts yang dibutuhkan, spesifikasi, jumlah,
dan tanggal dibutuhkan
7.5.3. Admin Gudang membuatkan Purchase Request ( PR ) ke pada Purchasing
7.5.4. Staf Purchasing menerbitkan PO ( Purchase Order ) ke supplier dengan
rincian jenis barang,jumlah,harga,dan tanggal pengiriman
7.5.5. Staf Purchasing mengirimkan copy PO ( Purchase Order ) kepada bagian
Gudang untuk menyesuaikan dengan barang dating dari supplier/vendor
7.5.6. Staf Purchasing kemudian menginfokan ke Spv Gudang tetang tanggal
kedatangan Barang oleh supplier/vendor
7.5.7. Staf Gudang menerima barang dari supplier dan melakukan pengecekan
barang dan di sesuiakan dengan PO ( Purchase Order )
7.6. Reporting/Laporan
7.6.1. Staf Gudang / Admin Gudang wajib melaporkan setiap minggunya kepada
Spv terkait stock barang yang ada di Gudang
Status : Rev. 00
WAREHOUSE
7.6.2. Staf Gudang / Admin Gudang wajib menuliskan barang kosong pada
Logbook / buku orderan Ketika stock sudah mendekati buffer stock
7.6.3. Spv Gudang melaporkan pembelian / pengeluaran barang pada BOD /
Management meeting.
8. DOKUMEN TERKAIT
9.1. Manual Sistem Manajemen Terpadu (No. Dok. M-TCI-MR-01)
9. REKAMAN
10.1 Formulir Barang Masuk (No. Dok. TCI-WH-F-01-01)
.
10.2 Formulir Barang Keluar (No. Dok. TCI-WH-F-01-02)
.
10.3 Formulir Data Rekap Barang Masuk (No. Dok. TCI-WH-F-01-03)
.
10.4 Formulir Inventory Tools Explorasi (No. Dok. TCI-WH-F-01-04)
.
10.5 Formulir Inventory Tools Sampling (No. Dok. TCI-WH-F-01-05)
.
10.6 Formulir Inventory Tools Steam Purity (No. Dok. TCI-WH-F-01-06)
10.7 Formulir Inventory Tracer Injection (No. Dok. TCI-WH-F-01-07)
10.8 Formulir Stock dan Equipment (No. Dok. TCI-WH-F-01-01)
10. LAMPIRAN
-

TCI-WH-SOP-001. Prosedur Pengendalian Operasional QHSE Di Warehouse

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Deskripsi Asli:

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

TCI-WH-SOP-001. Prosedur Pengendalian Operasional QHSE Di Warehouse

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

PROSEDUR

PENGENDALIAN OPERASIONAL WAREHOUSE

Dibuat Oleh: Diperiksa Oleh: Disetujui Oleh: Diketahui Oleh:

Nama Ikmal Malik A Ridho Rahmad Anton Miranti Kusuma

RIWAYAT PERUBAHAN DOKUMEN

Revisi Tanggal Keterangan atau Perubahan

4. ISTILAH & DEFENISI

5. TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG

7.3. Penyimpanan Part/Barang

c) Staf Gudang selalu memeriksa kemanan barang barang yang ada di

7.1.3. Kebersihan Area Kerja.

7.3. Pemusnahan Barang/Iventaris

7.4.5. Staf Gudang terima barang dari vendor di area penerimaan,pastikan

7.5. Penanganan Order Stock/Purchase Order

Anda mungkin juga menyukai