Notulen Rapat Tinjauan

Manajemen
Halaman: 1 dari 7
Sistem Manajemen K3 (SMK3) dan
Sistem Manajemen Lingkungan

PT. SWABINA GATRA

PELAKSANAAN MEETING: DIBUAT TGL.
15 / 12 / 2022 (09:00 – 12:00) 19 / 12 / 2022
TEMPAT: Ruang Rapat SWA Academy DISTRIBUSI:
Semua Pengendali Dokumen SMK3
DAFTAR HADIR: (total 20 peserta)

Pembukaan Meeting Oleh Finenace & RM Direktur:

Dalam penerapan SMK3 dan SML tidak hanya unit HSE, tetapi seluruh unit PT. Swabina Gatra dan
seluruh karyawan. Harapan dari menejemen dalam penerapan SMK3 dan SML ini, semoga menjadi
keselamtan baik bagi karyawan PT. Swabina Gatra dan Perusahaan.
Untuk itu dukungan semua pihak sangat diharapkan demi keberhasilan penerapan sistem ini, dan untuk
memantau tingkat pencapaian keberhasilan program maka kita lakukan Tinjauan Manajemen seperti
sekarang ini.

1. AGENDA
a. Pembahasan efektivitas dan kinerja SMK3LH (tujuan dan sasaran program K3LH)
b. Status Tindakan Dari Tinjauan Manajemen Sebelumnya
c. Pembahasan hasil Audit Internal
d. Pembahasan hasil partisipasi dan konsultasi karyawan terkait penerapan SMK3
e. Pembahasan komunikasi dari pihak eksternal yang berkepentingan termasuk keluhan
f. Evaluasi pemenuhan persyaratan perundangan dan persyaratan lainnya dan perkembangan
perundangan dan persyaratan lainnya yang terkait dengan aspek K3
g. Evaluasi kebijakan
h. Rekomendasi untuk perbaikan

1. AGENDA

1
 Notulen Rapat Tinjauan
Manajemen
Halaman: 2 dari 7
Sistem Manajemen K3 (SMK3) dan
Sistem Manajemen Lingkungan

A. Pembahasan Efektivitas dan Kinerja SMK3 dan SML (Tujuan dan Sasaran Program SMK3
dan SML) Tahun 2022

TARGET / RENCANA PROGRAM

No. TUJUAN UNIT KET
SASARAN ITEM PIC WAKTU
1. Penerapan A. Menda Agustus ■
1. Initial Audit SMK3
SMK3 patkan MR 2022 Tim SMK3
Sertifikat ISO Manageme ■
2. Review Kebijakan K3 Direksi Nop 2022
45001:2018 nt
(SMK3) 3. Review Penyusunan ■
Sekretaris Oktober
Identifikasi Bahaya dan P2K3
P2K3 2022
Penilaian Resiko (IBPR)
Oktober – ■
4. Dokumentasi (Manual,
MR Nopember Tim SMK3
prosedur dan IK)
2022
7. Pemantauan ■
sasaran/target dan Kepala Tim SMK3
program K3 di tiap Departmen Reguler & Dept
departemen di t Terkait
Perusahaan
Nopember ■
8. Internal Audit SMK3 MR Tim SMK3
2022
9. Tinjauan Manajemen
MR
Desember
P2K3 ■
SMK3 2022
10. External Audit SMK3 MR
Desember Tim SMK3 
2022 & P2K3
11.Perbaikan Hasil
Desember 
Temuan External Audit MR Tim SMK3
2022
SMK3
12. Sertifikasi ISO 45001 :
MR
Desember Tim SMK3 
2018 SMK3 2022 & P2K3
Sekretaris Januari-Juli ■
B. Sosialisasi SMK3 P2K3
P2K3 2020
Meningkat
kan
Sekretaris ■
Kampanye K3 (Poster, P2K3 Tentative P2K3
kesadaran pamflet, spanduk dll)
karyawan/ Safety induction kepada Sekretaris ■
kon traktor karyawan dan kontraktor P2K3
tentang baru maupun tamu Reguler P2K3
SMK3 sebelum masuk ke area
kerja
C. Pemakaian APD sesuai Sekretaris Regular ■
Implementasi dengan tugas dan area P2K3 P2K3
Sistem kerja
Manajemen Sosialisasi Hasil Sekretaris Regular ■
K3 Pembuatan Identifikasi P2K3 P2K3
Bahaya dan Penilaian
Resiko
Melengkapi dan Sekretaris Regular ■
memelihara rambu hasil P2K3 P2K3
IBPR di semua area
produksi
D. Penggantian dan Sekretaris Tentative P2K3 ■
Peningkatan pengisian APAR P2K3
kompetensi Pemeriksaan kondisi Sekretaris Regular P2K3 ■
keadaan APAR & hidran P2K3
darurat Pembuatan struktur MR Novembe Tim ■
organisasi keadaan r 2022 SMK3

2
 Notulen Rapat Tinjauan
Manajemen
Halaman: 3 dari 7
Sistem Manajemen K3 (SMK3) dan
Sistem Manajemen Lingkungan

TARGET / RENCANA PROGRAM

No. TUJUAN UNIT KET
SASARAN ITEM PIC WAKTU
darurat
Simulasi keadaan Sekretaris Novembe P2K3 & ■
darurat P2K3 r 2022 ERP
Team
ERP Fire Dril drill Sekretaris Novembe P2K3 & ■
P2K3 r 2022 ERP
Team
Pencapaia A. Melaksanakan Safety Sekretaris Tentative P2K3, ■
2. n Zero Peningkatan Tool Box Meeting / P2K3 semua
Accident kesadaran Safety Talk Dept.
karyawan Pelaporan sumber Kepala Tentative Semua ■
akan K3 bahaya Dept Dept.

TARGET / RENCANA PROGRAM

No. TUJUAN UNIT KET
SASARAN ITEM PIC WAKTU
1. Penerapa A. Menerapkan Nop 2022 Managem ■
Review Kebijakan SML Dirut
n ISO ISO 14001 : ent
14001: 2015 Dokumentasi (Manual, Pengenda Pengenda ■
Tentative
2015 prosedur dan IK) li Doc li Doc
6 bulan UMUM & ■
Pelaporan UKL & UPL Bahtiar
sekali HUKUM
Pemantauan ■
sasaran/target dan
program Sistim
HSE Reguler HSE
Manajemen Lingkungan
di tiap departemen di
Perusahaan
Tim ISO ■
Internal Audit SML MR Nop 2022 14001:20
15
Tim ISO ■
Tinjauan Manajemen
MR Des 2022 14001:20
SML
15
Tim ISO 
External Audit SML MR Des 2022 14001:20
15
Tim ISO 
Perbaikan Hasil Temuan
MR Des 2022 14001:20
External Audit SMK3
15
Tim ISO 
Sertifikasi ISO Desembe
MR 14001:20
14001:2015 r 2022
15
Review IADL Identifikasi Tim ISO ■
Wakil
Aspek Dampak Nop 2022 14001:20
Ketua
Lingkungan. 15
Ijin Tempat ■
Penyimpanan
Bahtiar Mei 2022 Legal
Sementara (TPS)
Limbah B3
Pengukuran Parameter MR 6 Bulan Tim ISO ■

3
 Notulen Rapat Tinjauan
Manajemen
Halaman: 4 dari 7
Sistem Manajemen K3 (SMK3) dan
Sistem Manajemen Lingkungan

TARGET / RENCANA PROGRAM

No. TUJUAN UNIT KET
SASARAN ITEM PIC WAKTU
14001:20
Lingkungan Sekali
15
Pengematan Tim ISO ■
Penggunaan Sumber MR 14001:20
Daya Alam - Air 15
B. Zero Pemilahan dan Setahun Tim ISO ■
Pencemaran Pengumpulan Limbah MR Sekali 14001:20
Lingkungan B3 15
C. Meningkatka Mei – Juni Tim ISO ■
Wakil
n kesadaran Sosialisasi SML 2021 14001:20
Ketua
karyawan/ 15
kontrator Mei – Juni Tim ISO ■
Kampanye K3L (Poster, Wakil
tentang 2021 14001:20
pamflet, spanduk dll) Ketua
Lingkungan 15
Safety induction kepada Tentative ■
karyawan dan kontraktor Tim ISO
Wakil
baru maupun tamu 14001:20
Ketua
sebelum masuk ke area 15
kerja
D. Peningkatan Pembuatan struktur Mei 2021 ■
Tim ISO
kompetensi organisasi keadaan
MR 14001:20
keadaan darurat penanganan
15
darurat Lingkungan
E. Pemantaun Pengukuran parameter 6 Bulan ■
MR AMDK
dan lingkungan
pengukuran 6 Bulan ■
Pelaporan UKL & UPL MR Legal
Lingkungan
Keterangan : ■ Sudah dilakukan / kontinyu,  : Dalam proses

B. Status Tindakan Dari Tinjauan Manajemen Sebelumnya

NO. Ketidaksesuaian Tindakan Korektif Status
1. IK dan SOP limbah B3 belum Sosialisasi penanganan Limbah Terlaksana
B3
dipahami  sepenuhnya oleh tiap –
Pemberian gambar/tulisan di
tiap unit kerja. Masih terdapat
tempat sampah B3
sampah non B3 di tempat sampah
B3
2. Isi Kotak P3K Tidak Sesuai Pemenuhan Isi Kotak P3K Terlaksana
(Kurang)
3. Alat Pemadam Api Ringan Exp Penggantian APAR Terlaksana
4. Jumlah kasus Kecelakaan Kerja Melakukan pengawasan, Terlaksana
baik dalam perjalanan maupun sosialisasi K3L, dan pelatihan
didalam lokasi kerja sebanyak 8 Safety Riding.

4
 Notulen Rapat Tinjauan
Manajemen
Halaman: 5 dari 7
Sistem Manajemen K3 (SMK3) dan
Sistem Manajemen Lingkungan

kasus, 4 terjadi di dalam lokasi

kerja dan 4 terjadi dalam
perjalanan.
5. Belum dilakukan pemeriksaan Melakukan kerjasama dengan Terlaksana
kesehatan berkala instansi kesehatan yang ditunjuk
PJK3untuk melakukan
pemeriksaan kesehatan.
6. Pelaporan UKL dan UPL Laporan UKL UPL akan Terlaksana
dilakukan rutin tiap 6 bulan
sekali
7. Perlu dilakukan rapat rutin P2K3 Dilakukan rapat rutin P2K3 Terlaksana
dengan melibatkan perwakilan- Setiap 1 bulan sekali
perwakilan yang ada diperusahaan
(perwakilan Serikat Pekerja,
perwakilan Pekerja)
8. Mekakukan Review IBPR dan Review IBPR dan IADL Min 1 Terlakasna
IADL minimal 1 tahun sekali atau tahun sekali
terdapat aktivitas baru maupun
peralatan baru
9. Pengukuran kembali untuk suhu Pengukuran kembali suhu dan Terlakasna
dan pencahayaan setelah pencahayaan setelah dilakukan
dilakukan perbaikan perbaikan

C. HASIL AUDIT INTERNAL

Tim Auditor : 10 Orang
a. Pelaksanaan : Tanggal : 16 November 2022 lokasi PT Swabina Gatra Gresik
17 November 2022 lokasi PT Swabina Gatra Tuban
Total Temuan : 53 Item, dengan rincian lokasi temuan yaitu :

 Temuan Open : 7 Item,

 Temuan Close : 46 Item,
D. PEMBAHASAN HASIL PARTISIPASI DAN KONSULTASI KARYAWAN TERKAIT PENERAPAN
SMK3
Setiap bulan sekali kegiatan konsultasi K3 dilakukan dalam bentuk pertemuan P2K3, dimana dihadiri

5
 Notulen Rapat Tinjauan
Manajemen
Halaman: 6 dari 7
Sistem Manajemen K3 (SMK3) dan
Sistem Manajemen Lingkungan

oleh pengurus dan anggota P2K3, pertemuan tersebut dipimpin oleh Ketua P2K3. Kegiatan konsultasi
K3 dilakukan untuk mendapatkan masukan-masukan dan saran untuk tindakan perbaikan atau
pemecahan terkait dengan permasalahan K3 yang muncul di tempat kerja. Beberapa agenda yang
dibahas dalam rapat P2K3 antara lain :

1. Pembahasan kasus kecelakaan kerja

2. Laporan tindak lanjut rapat P2K3 bulan sebelumnya
3. Pembahasan hasil temuan inspeksi K3
4. Issue mengenai masalah K3
5. Usul dan saran anggota P2K3
Kegiatan rapat P2K3 ini sangat efektif untuk mendukung penerapan SMK3 dan SML, berbagai
masalah/kendala terkait penerapan SMK3 dan SML dapat dipecahkan secara bersama-sama untuk
mencari jalan keluarnya. Hal ini tidak terlepas dari peran serta karyawan yang terlibat di dalamnya.

E. PEMBAHASAN KOMUNIKASI DARI PIHAK EKSTERNAL YANG BERKEPENTINGAN

Penerapan SMK3 dan SML telah dikomunikasikan kepada pihak eksternal diantaranya kepada tamu,
supplier, dan costumer yang masuk di PT. Swabina Gatra, melalui pengarahan atau induksi K3L oleh
petugas security di posko. Media komunikasi lainnya yaitu berupa spanduk dan banner yang di pasang
di berbagai area di lokasi PT. Swabina gatra serta melalui website swabina.id
1. Sudah dilakukan laporan UKL UPL ke Dinas Lingkungan Hidup
2. Selama tahun 2022 tidak ada komplain/pengaduan SMK3 dan SML dari pihak pihak
berkepentingan

F. EVALUASI PEMENUHAN PERUNDANGAN DAN PERSYARATAN PERUNDANGAN LAINYA

DAN PERKEMBANGAN PERUNDANGAN DAN PERSYARATAN LAINNYA TERKAIT DENGAN
ASPEK K3
SMK3 dan SML yang diterapkan di PT. Swabina Gatra telah mengacu pada pemenuhan
perundangan dan persyaratan lainnya yang ada. Untuk status sampai dengan saat ini adalah telah
memenuhi peraturan perundang-undangan dengan prosentase sebesar 95% sedangkan 5% belum
memenuhi oeraturan perundang-undang yang di dijadikan acuan persyaratan yang ada. Untuk itu
penerapan dari peraturan perundangan dan persyaratan lainnya akan dipantau melalui Prosedur
Identifikasi dan Akses Peraturan Perundangan K3 serta Persyaratan Lainnya. Apabila ada aspek
K3 dan Lingkungan baru yang timbul akibat adanya perubahan proses, desain engineering, dan
penerapan konsep teknologi baru yang belum teridentifikasi, maka akan disesuaikan dengan

6
 Notulen Rapat Tinjauan
Manajemen
Halaman: 7 dari 7
Sistem Manajemen K3 (SMK3) dan
Sistem Manajemen Lingkungan

peraturan dan persyaratan K3 dan Lingkungan.

G. EVALUASI KEBIJAKAN
Kebijakan K3, Lingkungan dan Alcohol, dan Obat-Obatan Terlarang dan Merokok yang ada telah
dilakukan penyempurnaan dalam isi kebijakan tersebut.

H. REKOMENDASI UNTUK PERBAIKAN

1. Awareness karyawan mengenai masalah K3 dan Lingkungan agar ditingkatkan dengan lebih
mengintensifkan pelaksanaan pertemuan K3 dan Lingkungan di seluruh unit kerja dan harus
dihadiri oleh Manager/Unit Manager atau Supervisor.
2. APD tidak standart dan tidak sesuai dengan lingkungan kerja. Harus dilakukan klasifikasi
kebutuhan APD sesuai dengan tingkat resiko pekerjaan
3. Pembuatan peraturan untuk prosedur penggantian APD dengan cara potong gaji karyawan
4. Proses Sertifikasi Petugas Pengolahan Limbah B3
5. Penetapan TIM P2K3 baru
6. Melibatkan tim HSE sebelum dan selama pelaksanaan pekerjaan proyek
7. Pembuatan IPAL Domestic dan Industri
8. Melibatkan tim HSE apabila ada produk atau barang baru dari vendor

Rapat Berikutnya : Direncanakan September 2023 Jam : TBA

Pimpinan Rapat, Notulis,

Pratikto Ernawati
(Wakil Ketua SMK3 dan SML) (Sekretaris P2K3)