PT.

GERBANG SINERGI SISTEM MANAJEMEN

PRIMA TERINTEGRASI

Halaman : 1 dari 7
No. Dokumen : GSP.SMI.PI.08 Revisi :1
Tanggal : 03-04-2018

PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN

PROSEDUR
PENGENDALIAN DOKUMEN
SNI ISO 9001 : 2015 DAN SMK3 PP 50 TAHUN 2012

No Nama Jabatan Pengesahan

1. ................ DIREKTUR

WAKIL MANAJEMEN
2. TEGUH
(MR)

DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN

Master / Copy
Jabatan Tanda Terima
Dokumen

Master Manajemen Representative (MR)

01 Direktur Utama

02 Direktur Keuangan

03 Deputi Direktur

04 Manajer Keuangan

05 Manajer Marketing

06 Manajer SDM

07 Manajer NETFRA
 PT. GERBANG SINERGI SISTEM MANAJEMEN
PRIMA TERINTEGRASI

Halaman : 2 dari 7
No. Dokumen : GSP.SMI.PI.08 Revisi :1
Tanggal : 03-04-2018

PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN

RIWAYAT REVISI DOKUMEN

Revisi Tanggal Bagian Uraian Revisi Disetujui Oleh

1 0 Penyusunan dokumen - 03 April 2018

baru ISO 9001:2015 dan
SMK3

1. Tujuan
Prosedur ini bertujuan untuk mengatur tata cara penerbitan dokumen yang
ditetapkan sebagai informasi terdokumentasi.

2. Ruang Lingkup
Prosedur ini mencakup mulai dari penomoran, pengesahan, revisi,
pendistribusian dan pemusnahan rekaman/dokumen.

3. Acuan
3.1. SNI ISO 9001:2015 Pasal 7.5
3.2. PP 50 Tahun 2012

4. Prosedur
4.1 Tanggung Jawab dan Wewenang
Wakil Manajemen Mutu bertanggung jawab atas penyusunan, pemeriksaan
dan pengendalian dokumen serta pendistribusiannya.
4.2 Identifikasi Dokumen
 PT. GERBANG SINERGI SISTEM MANAJEMEN
PRIMA TERINTEGRASI

Halaman : 3 dari 7
No. Dokumen : GSP.SMI.PI.08 Revisi :1
Tanggal : 03-04-2018

PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN

Identifikasi dokumen terlihat pada setiap halaman :

 Nomor Dokumen
 Tanggal disetujuinya dokumen serta
 Nomor Revisi
4.3 Pengendalian Dokumen
a) Sebelum diterbitkan, dokumen harus ditanda tangani oleh penyusun,
pemeriksa untuk selanjutnya disyahkan oleh Direktur
b) Dokumen didistribusikan kemasing-masing bagian terkait dan dicatat
pada formulir No. GSP.SMI.FR.PI.08.01
c) Dokumen dari dalam perusahaan disebut Dokumen Internal dan yang
berasal dari luar perusahaan disebut Dokumen Eksternal.
Dokumen external dicatat pada daftar Dokumen external Formulir No.
GSP.SMI.FR.PI.08.02
d) Dokumen dibedakan antara :
- Dokumen Master yaitu naskah asli dokumen yang disimpan oleh Wakil
Manajemen Mutu
- Dokumen Terkendali yaitu semua dokumen yang dipakai sebagai
rujukan kerja
- Dokumen Tidak Terkendali yaitu semua dokumen yang tidak dipakai
sebagai rujukan kerja.
e) Semua dokumen diberi cap seperti dibawah ini :

DOKUMEN
Dokumen Master :
MASTER

DOKUMEN
Dokumen Terkendali
TERKENDALI
 PT. GERBANG SINERGI SISTEM MANAJEMEN
PRIMA TERINTEGRASI

Halaman : 4 dari 7
No. Dokumen : GSP.SMI.PI.08 Revisi :1
Tanggal : 03-04-2018

PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN

Dokumen Tidak Terkendali DOKUMEN

TIDAK TERKENDALI
4.4 Revisi Dokumen
a) Semua dokumen dapat dirubah/direvisi sesuai dengan kebutuhan
dengan cara mengisi formulir revisi dokumen. No. GSP.SMI.FR.PI.08.03
b) Revisi Dokumen dinyatakan dengan Nomor dan Tanggal Revisi
c) Dokumen yang direvisi harus ditarik serta tidak boleh beredar lagi
selanjutnya diganti dengan dokumen yang sudah direvisi.
Dokumen yang sudah direvisi diberi cap “DOKUMEN KADALUWARSA”

DOKUMEN
Dokumen Kadaluwarsa
KADALUWARSA

d) Setelah dokumen direvisi, sejarah perubahan dokumen ditulis pada

formulir No. GSP.SMI.FR.PI.08.04

1.
2.
3.
4.
4.1.
4.2.
4.3.
4.4.
4.5. Penomoran Dokumen
4.5.1. Prosedur dan Manual Mutu terdiri dari 4 digit :
Contoh :
PI/PK3.01
No. Urut dari Prosedur Integrasi/K3

singkatan dari Prosedur Integrasi

 PT. GERBANG SINERGI SISTEM MANAJEMEN
PRIMA TERINTEGRASI

Halaman : 5 dari 7
No. Dokumen : GSP.SMI.PI.08 Revisi :1
Tanggal : 03-04-2018

PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN

PK.01
No. Urut dari Prosedur Kerja

singkatan dari Prosedur Kerja

MM-00
Nomor urut dari Manual Mutu

singkatan dari Manual Mutu

4.5.2. Instruksi Kerja, dan Formulir terdiri dari 8 digit :

a. Instruksi Kerja Pengujian :
Digit 1-2 : singkatan dari Instruksi Kerja
Digit 3 sampai 6 : Nomor Prosedur
Digit 7-8 : Nomor Urut
Contoh :
IK-PI.01.01
nomor urut dari Instruksi Kerja untuk No. Dok PI-01

nomor dokumen Prosedur Produk

Produk
Singkatan dari Instruksi Kerja

b. Instruksi Kerja Alat :

Digit 1-2 : singkatan dari Instruksi Kerja
Digit 3-4 : singkatan dari nama bagian
Digit 5-6 : singkatan dari nama alat
Digit 7-8 : Nomor Urut
 PT. GERBANG SINERGI SISTEM MANAJEMEN
PRIMA TERINTEGRASI

Halaman : 6 dari 7
No. Dokumen : GSP.SMI.PI.08 Revisi :1
Tanggal : 03-04-2018

PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN

Contoh :
IK.PR-CB.01
nomor urut dari Instruksi Kerja dari bagian masing²

Singkatan dari nama alat

Singkatan dari nama bagian

Singkatan dari Instruksi Kerja

c. Formulir
Contoh
FR.PI-01.03

nomor urut dari Formulir untuk No. Dok PI-01

nomor dokumen Prosedur

Sistem
d. Formulir yang berhubungan Produk
dengan pekerjaan
Singkatan dari Formulir
Contoh
FR.QA-KI.01

No. Urut
Singkatan Jenis Pekerjaan
Nama Bagian
Singkatan Dari Formulir

Singkatan :
MM : Manual Mutu
PI : Prosedur Intergrasi
PK : Prosedur Kerja
IK : Instruksi Kerja
FR : Formulir
OP : Bagian Operasi
QA : Bagian Quality Assurance
 PT. GERBANG SINERGI SISTEM MANAJEMEN
PRIMA TERINTEGRASI

Halaman : 7 dari 7
No. Dokumen : GSP.SMI.PI.08 Revisi :1
Tanggal : 03-04-2018

PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN

AP : Administrasi Purchasing

5. Dokumen Terkait
5.1 Formulir Daftar Pengendalian dan Pendistribusian Dokumen No.
GSP.SMI.FR.PI.08.01
5.2 Formulir Daftar Dokumen Eksternal No. GSP.SMI.FR.PI.08.02
5.3 Formulir usulan revisi Dokumen No. GSP.SMI.FR.PI.08.03
5.4 Formulir sejarah perubahan dokumen No. GSP.SMI.FR.PI.08.04