STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

PENGENDALIAN DOKUMEN
PT. BARUNA JAYA GARMINDO (DOCUMENT CONTROL)
Tanggal Pembuatan: 01 – Juni– Tanggal Revisi: 02–Januari – 2020 Tanggal Berlaku:03–Januari – 2020
2012
No Dokumen : BJG/COM/SOP/001 No Revisi: 0 Halaman : 1 dari 8

LEMBAR PENGESAHAN

Judul SOP : KONTROL DOKUMEN (DOCUMENT CONTROL)

Dibuat Oleh : Bayu Irawan
No Dokumen : BJG/COM/SOP/001
Jumlah Halaman : 8 Lembar
Tanggal Berlaku : 02 Januari 2019

Dibuat Oleh, Disetujui Oleh,

Bayu Irawan Ms.Ficha

Compliance General Manager

Dokumen ini berlaku jika sudah distempel oleh Dokumen Kontrol

STEMPEL

PT. BARUNA JAYA GARMINDO
Tanggal Pembuatan: 01 – Juni–
2012
No Dokumen : BJG/COM/SOP/001
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
PENGENDALIAN DOKUMEN
(DOCUMENT CONTROL)
Tanggal Revisi: 02–Januari – 2020 Tanggal Berlaku:03–Januari – 2020
No Revisi: 0 Halaman : 2 dari 8

LEMBAR DISTRIBUSI

Tanggal No Salinan Jumlah Salinan Diterima Oleh Bagian Tanda Tangan


PT. BARUNA JAYA GARMINDO
Tanggal Pembuatan: 01 – Juni–
2012
No Dokumen : BJG/COM/SOP/001
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
PENGENDALIAN DOKUMEN
(DOCUMENT CONTROL)
Tanggal Revisi: 02–Januari – 2020 Tanggal Berlaku:03–Januari – 2020
No Revisi: 0 Halaman : 3 dari 8

RIWAYAT REVISI

No Revisi Tanggal Penjelasan Perubahan

1. TUJUAN

PT. BARUNA JAYA GARMINDO
Tanggal Pembuatan: 01 – Juni–
2012
No Dokumen : BJG/COM/SOP/001
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
PENGENDALIAN DOKUMEN
(DOCUMENT CONTROL)
Tanggal Revisi: 02–Januari – 2020 Tanggal Berlaku:03–Januari – 2020
No Revisi: 0 Halaman : 4 dari 8

Untuk mengontrol dan memastikan semua dokumen yang berlaku di perusahaan supaya bisa
terkontrol terkendali dan dapat dipertanggungjawabkan.
2. DEFINISI
Suatu proses pengendalian dokumen yang digunakan dalam area perusahaan untuk menentukan
semua kegiatan dan proses pengecekan mulai dari kedatangan material, pemanfaatan sampai pada
proses akhir dikirim ke pembeli.
3. RUANG LINGKUP
Semua jenis dokumen yang digunakan dalam perusahaan.
4. ACUAN/REFERENSI
ISO. 9001:2008
Klausul 4.2.3 : Tentang Pengendalian Dokumen
Klausul 4.2.4 : Tentang Pengendalian
Buyer Requirement
5. PELAKSANA
Pengontrol dokumen dan administrator bagian masing-masing.
6. TANGGUNG JAWAB
1. Director ( menyetujui / mengesahkan dokumen yang mencakup semua departemen)
2. General Manager (mengontrol implementasi pengontrolan dokumen di semua departemen )
3. QA Manager ( mengesahkan SOP yang berhubungan dengan produksi)
4. Staff Dokumen (mengontrol pembuatan, perubahan dan penyimpanan dokumen )
5. Manager setiap bagian ( penanggung jawab dan mensosialisasikan SOP di departemen )
7. PROSEDUR
7.1 PROSES
7.1.1 Membuat daftar isi dokumen sesuai dengan tanggal berlakunya dokumen.
7.1.2 Membuat daftar urut untuk setiap nomor dokumen yang digunakan.
7.1.3 Mengumpulkan semua dokumen untuk masing-masing bagian dalam 1 master file.
7.1.4 Memberikan nomor dokumen pengendalian untuk setiap dokumen yang dipakai
7.1.5 Memperbaharui dokumen jika terjadi perubahan atau penambahan dengan
mencantumkan nomor perubahan.
7.1.6 Mencantumkan tanggal berlakunya dokumen untuk menghindari adanya kesalahan
pendistribusian.
7.1.7 Dokumen yang dibuat harus memiliki tanda tangan yang sah dari pihak
pengontrol.

PT. BARUNA JAYA GARMINDO
Tanggal Pembuatan: 01 – Juni–
2012
No Dokumen : BJG/COM/SOP/001
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
PENGENDALIAN DOKUMEN
(DOCUMENT CONTROL)
Tanggal Revisi: 02–Januari – 2020 Tanggal Berlaku:03–Januari – 2020
No Revisi: 0 Halaman : 5 dari 8

7.1.8 Sebelum dokumen dibuat,masing-masing departemen membuat draff dokumen

untuk dokumen baru dan untuk dokumen yang akan mengalami perubahan.
7.1.9 Mendistribusikan dokumen ke setiap bagian yang terkait dan di catat di laporan
yang sudah di sediakan.
7.1.10 Meminta tanda tangan yang bersangkutan sebagai tanda terima untuk memastikan
bahwa dokumen yang didistribusikan kepada orang yang tepat.
7.1.11 Setiap SOP didistribusikan maka orang yang memberikan SOP dan Manajer
bagian harus memberikan sosialisasi sesuai dengan isi SOP dan membuat daftar isi
dan foto dokumentasi sebagai bukti.
7.1.12 Jika ada SOP baru yang akan dibuat, prosesnya bisa dilihat di flowchart dokumen.
7.1.13 Jika ada copy SOP yang hilang atau rusak maka, perusahaan harus mencari dan
membuat surat pernyataan, bahwa SOP yang sudah dicontrol copy hilang atau
rusak.
7.1.14 Setelah membuat surat pernyataan maka ,perusahaan mencetak copy SOP baru
dan mengisi data lembar distribusi.
7.1.15 Semua form yang digunakan disemua bagian harus memiliki nomor dokumen,
tanggal revisi, dan tanggal berlaku form tersebut.
7.1.16 Semua form yang ada disemua departemen harus yang terbaru dan harus dikontrol
dengan baik untuk menghindari adanya penggunaan form yang lama.
7.1.17 Menyimpan dan memelihara dokumen yang sedang digunakan dengan baik.
7.1.18 Menempatkan dokumen tersebut di ruang dokumen dan diberi identitas yang jelas
untuk mempermudah pencarian pada saat dibutuhkan.
7.1.19 Setiap dokumen perusahaan dijaga kerahasiaannya dan tidak boleh diperbanyak
tanpa izin.
7.1.20 Dokumen untuk setiap bagian mempunyai retensi periode masing-masing :
 Dokumen produksi : 5 tahun
 Dokumen QA/QC : 5 tahun
 Dokumen Mekanik : 5 tahun
 Dokumen Product Safety : 5 tahun
 Dokumen Laboratory : 5 tahun
 Dokumen EXIM : 10 tahun
 Dokumen Personalia : 5 tahun
 Dokumen Compliance : 5 tahun

PT. BARUNA JAYA GARMINDO
Tanggal Pembuatan: 01 – Juni–
2012
No Dokumen : BJG/COM/SOP/001
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
PENGENDALIAN DOKUMEN
(DOCUMENT CONTROL)
Tanggal Revisi: 02–Januari – 2020 Tanggal Berlaku:03–Januari – 2020
No Revisi: 0 Halaman : 6 dari 8

 Dokumen Purchasing : 5 tahun

 Dokumen Accounting : 10 tahun
7.1.21 Setelah melewati masa retensi, dokumen-dokumen tersebut dapat dimusnahkan
dengan cara dipotong atau dibakar.
7.1.22 Proses pemusnahan harus di dokumentasikan dan hasil dokumentasinya harus
disimpan sebagai bukti.
7.1.23 Dokumen / Arsip rahasia yang hendak dipinjam harus dengan ijin tercatat dan
hanya boleh disalin/copy dokumen/arsip saja yang dipinjam.
7.1.24 Semua dokumen harus disimpan dengan baik untuk mempermudah proses
pencarian.

PT. BARUNA JAYA GARMINDO
Tanggal Pembuatan: 01 – Juni–
2012
No Dokumen : BJG/COM/SOP/001
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
PENGENDALIAN DOKUMEN
(DOCUMENT CONTROL)
Tanggal Revisi: 02–Januari – 2020 Tanggal Berlaku:03–Januari – 2020
No Revisi: 0 Halaman : 7 dari 8

7.2 DIAGRAM ALUR

KETERANGAN PIC DOKUMEN
Compliance 1. Dokumen
Membuat daftar urut
produksi
Membuat Daftar Isi Dokumen untuk setiap nomor
2. Dokumen
Memberikan nomor QA/QC
Mengumpulkan Dokumen perbagian dalam dokumen pengendalian 3. Dokumen
satu master File Mekanik
4. Dokumen
Mencantumkan nomor Product
Jika terjadi perubahan atau penambahan pada
perubahan
dokumen Safety
Mencantumkan 5. Dokumen
Setiap dokumen baru dan dokumen yang Tanggal perubahan laboratory
mengalami perubahan harus dibuat draf dokumen 6. Dokumen
Exim
7. Dokumen
Dokumen yang dibuat harus memiliki tanda Personalia
tangan yang sah dari pihak pengontrol 8. Dokumen
Compliance
Setiap dokumen yang digunakan harus 9. Dokumen
terkontrol penggunaannya, dengan purchasing
memberikan cap “CONTROLLED Meminta TTD untuk
tanda terima
10. Dokumen
Accounting
Distribusi dokumen yang terkait dicatat di
laporan Sosialisasi SOP dan
Dokumentasi

Jika SOP hilang / rusak Membuat surat

pernyataan
Form yang digunakan harus memiliki
Mencetak SOP baru Dan
No.Dok,Tgl.Revisi,dan Tgl berlaku serta form
mengisi lembar
yang digunakan harus yang terbaru dan harus
terkontrol

Dokumen disimpan ruang dokumen dan diberi

identitas,setiap dokumen harus dijaga
kerahasiaannya dan tidak boleh diperbanyak
tanpa izin

Dokumen/Arsip rahasia jika dipinjam,harus

Setiap dokumen Mempunyai periode retensi

masing-masing dan setelah melewati masa
retensi dokumen tersebut harus di musnahkan

PT. BARUNA JAYA GARMINDO
Tanggal Pembuatan: 01 – Juni–
2012
No Dokumen : BJG/COM/SOP/001
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
PENGENDALIAN DOKUMEN
(DOCUMENT CONTROL)
Tanggal Revisi: 02–Januari – 2020 Tanggal Berlaku:03–Januari – 2020
No Revisi: 0 Halaman : 8 dari 8

8. DOKUMEN TERKAIT
8.1 Dokumen Produksi
8.2 Dokumen QA/QC
8.3 Dokumen Mekanik
8.4 Dokumen Product Safety
8.5 Dokumen Laboratory
8.6 Dokumen Exim
8.7 Dokumen Personalia
8.8 Dokumen Compliance
8.9 Dokumen Purchasing