No.

Dokumen : QP 302

PROSEDUR MUTU Halaman : 1 dari 3

Revisi : 2
Tanggal : 02 Januari 2017
Seleksi & Penilaian
Dibuat : Irene Uliyana
Vendor / Subkontraktor
Disetujui : Irawati

1. TUJUAN

Tujuan prosedur ini adalah untuk memastikan bahwa semua vendor /

subkontraktor diseleksi dan dinilai berdasarkan kemampuan untuk memenuhi
persyaratan barang dan jasa, termasuk persyaratan mutu.

2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini diterapkan untuk seleksi dan penilaian semua vendor /
subkontraktor, kecuali untuk :

a. Pemasok barang bernilai rendah dan tidak kritis/ penting, yang tidak
mempengaruhi mutu barang / produk dan jasa yang ditawarkan oleh PT.
Memiontec Indonesia kepada pelanggan.

b. Agen tunggal / produsen barang tertentu / jasa khusus yang ditentukan

oleh Pelanggan.

3. REFERENSI

Quality Manual, Section 7.4.1

Prosedur Mutu QP/403 - Pengontrolan Produk Tidak Sesuai

4. TANGGUNG JAWAB

4.1 QA Dept. Head / Purchasing Dept. Head harus bertanggung jawab untuk menilai,
sedangkan Operations Controller dan atau Plant Manager harus bertanggung
jawab untuk menyetujui vendor / subkontraktor yang dipakai oleh Perusahaan.

4.2 Purchasing Dept. Head harus bertanggung jawab dalam memperbaharui Daftar
Vendor / Subkontraktor Yang Disetujui (Approved Vendor / Subcontractor List).

5. PROSEDUR

5.1 Seleksi dan Persetujuan Vendor / Subkontraktor Baru.

 No. Dokumen : QP 302

PROSEDUR MUTU Halaman : 2 dari 3

Revisi : 2
Tanggal : 02 Januari 2017
Seleksi & Penilaian
Dibuat : Irene Uliyana
Vendor / Subkontraktor
Disetujui : Irawati

5.1.1 Semua vendor / subkontraktor baru harus diseleksi berdasarkan penilaian awal
dari segi teknis/technical, commercial dan / atau informasi logistik.

Penilaian awal harus dilakukan oleh QA Dept. Head dan atau Purchasing Dept.
Head atau orang yang ditunjuk, berdasarkan kriteria sbb.:

a) Spesifikasi teknis / Technical Specifications : apakah produk / jasa bisa

memenuhi persyaratan PT. Memiontec Indonesia. Juga diperlukan
pengujian awal dari mechanical & chemical composition oleh pihak ketiga
yang berwenang.
b) Kemampuan / Capability : apakah vendor / subkontraktor memiliki fasilitas,
peralatan yang memadai, dan sumber daya manusia yang terlatih /
berkualifikasi untuk memasok produk / jasa.
c) Waktu pengiriman / delivery time : apakah bisa diterima.
d) Harga / Price : apakah harganya bersaing.

Hasil dari penilaian ini akan diberikan kepada QA Dept. Head dan Operation
Controller / Plant Manager untuk mendapatkan persetujuan / approval menjadi
“Vendor / Subkontraktor Yang Disetujui” / “Approved Vendor / Subcontractor”.
Catatan dari penilaian disimpan dan dipelihara dengan menggunakan Formulir
Penilaian Vendor / Subkontraktor (Vendor/Subcontractor Assessment Form) - FR
/ 302 – 01

5.1.2 Untuk vendor / subkontraktor yang melakukan proses khusus, seperti NDE,
welding / hardfacing atau heat treatment, mereka juga harus mempunyai
persyaratan berikut selain yang disebutkan pada 5.1.1:

a) Kualifikasi Sumber Daya Manusia :

- Mereka mempunyai sertifikat yang dikeluarkan oleh pihak berwenang.
- Hasil penilaian dari contoh / sample atau hasil inspeksi pada waktu
proses khusus dilakukan.

b) Kualifikasi Prosedur dan Peralatan :

- Prosedur dan peralatan yang digunakan mempunyai sertifikat dari
pihak berwenang.
- Prosedur pengerjaan yang digunakan vendor / subkontraktor sesuai
dengan prosedur yang dimiliki perusahaan untuk proses khusus, atau
standard industry yang berlaku.
Catatan dari penilaian tersebut disimpan dan dipelihara oleh QA Dept.
Head dan atau Purchasing Dept. Head.
 No. Dokumen : QP 302

PROSEDUR MUTU Halaman : 3 dari 3

Revisi : 2
Tanggal : 02 Januari 2017
Seleksi & Penilaian
Dibuat : Irene Uliyana
Vendor / Subkontraktor
Disetujui : Irawati

5.1.3 Purchasing Dept. Head harus memelihara dan memperbaharui Daftar Vendor /
Subkontraktor Yang Disetujui (Approved Vendor/Subcontractor List) (FR/302-02)
setiap tahun sekali.

5.2 Penilaian Vendor / Subkontraktor Yang Disetujui

5.2.1 QA Dept. Head dan atau Purchasing Dept. Head harus selalu memonitor kinerja
dari mutu barang / jasa vendor / subkontraktor (berdasarkan jumlah NCR dari
ketidak-sesuaian barang yang dikirim, dan ketepatan waktu pengiriman).

5.2.2 Setiap tahun dilakukan penilaian terhadap kinerja dan tingkat kepercayaan dari
vendor / subkontraktor yang disetujui.

5.2.3 Jika ada vendor/subkontraktor yang disetujui menunjukkan kinerja yang tidak baik
selama masa penilaian, mereka akan diinformasikan supaya melakukan
perbaikan yang diperlukan (secara verbal dan atau tertulis).
Jika ketidaksesuaian barang / jasa dari vendor / subkontraktor mempengaruhi
reputasi perusahaan atau hilangnya kepercayaan dari pelanggan, maka vendor /
subkontraktor itu dapat dikeluarkan dari Daftar Vendor / Subkontraktor yang
disetujui.

5.2.4. Purchasing Dept. Head harus memelihara laporan penilaian Vendor /

Subkontraktor dan memperbarui Daftar Vendor / Subkontraktor Yang Disetujui..

6. REKAMAN / CATATAN

Catatan Penilaian Vendor / Subkontraktor dan Daftar Vendor / Subkontraktor

Yang Disetujui disimpan dan dipelihara oleh Purchasing Dept. Head sedikitnya
selama 7 tahun.
Catatan Produk Tidak Sesuai disimpan dan dipelihara seperti disebutkan dalam
QP/403 (Pengontrolan Produk Tidak Sesuai).

7. FORMULIR
7.1 FR/302-01 Formulir Penilaian Vendor / Subkontraktor
7.2 FR/302-02 Formulir Daftar Vendor / Subkontraktor Yang Disetujui

8. LAMPIRAN

Nil