No.

Dokumen : PT-KITSBS-20
No. Revisi : 00
PROSEDUR SELEKSI DAN EVALUASI Tanggal : April
REKANAN Halaman : i dari iv

LEMBAR PENGESAHAN DOKUMEN

DIBUAT OLEH
No Nama Jabatan Tanda Tangan

1. RM. Yasin Effendi PLT DM ADM Umum & Fas

2. Abdan Syakuro PLT DM Akuntansi

3. Bambang SA DM Pemeliharaan

4. Nursalim PLT DM Enjiniring

DIPERIKSA OLEH
No Nama Jabatan Tanda Tangan

1. Andi Aziz Wakil Manajemen

2. Budi Widi Asmoro Manajer Enjiniring

3. Ikram Manajer Produksi

4. Nyimas Rosdiana Manajer Keuangan

5. Suparyanto Manajer SDM & Umum

DISETUJUI OLEH
No Nama Jabatan Tanda Tangan

1. Ruly Firmansyah General Manager

 No. Dokumen : PT-KITSBS-20
No. Revisi : 00
PROSEDUR SELEKSI DAN EVALUASI Tanggal : April
REKANAN Halaman : ii dari iv

DAFTAR ISI

Uraian Halaman
LEMBAR PENGESAHAN DOKUMEN .................................................................... i
DAFTAR ISI .................................................................................................... ii
DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN TERKENDALI ................................................... iii
DAFTAR PERUBAHAN DOKUMEN ...................................................................... iv
1. TUJUAN ...................................................................................................... 1
2. LINGKUP ..................................................................................................... 1
3. REFERENSI .................................................................................................. 1
4. DEFINISI ..................................................................................................... 1
5. PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB ............................................................. 1
6. LAMPIRAN ................................................................................................... 2
 No. Dokumen : PT-KITSBS-20
No. Revisi : 00
PROSEDUR SELEKSI DAN EVALUASI Tanggal : April
REKANAN Halaman : iii dari iv

DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN TERKENDALI

No Unit Kerja Salinan Dokumen

1. Wakil Manajemen/Sekretariat SMT MASTER
2. Seluruh Karyawan Softcopy
 No. Dokumen : PT-KITSBS-20
No. Revisi : 00
PROSEDUR SELEKSI DAN EVALUASI Tanggal : April
REKANAN Halaman : iv dari iv

DAFTAR PERUBAHAN DOKUMEN

Uraian yang Disahkan

No Tgl Hlm Uraian Perubahan
diubah oleh
 No. dokumen : PT-KITSBS-20
PROSEDUR SELEKSI & EVALUASI No. revisi : 00
REKANAN Tanggal : April
Halaman : 1 dari 2

1. TUJUAN
Prosedur ini digunakan sebagai panduan dalam melakukan seleksi rekanan baru dan evaluasi
rekanan atas kemampuan mereka dalam memenuhi persyaratan yang ditetapkan.

2. LINGKUP
Ruang lingkup prosedur ini mencakup pemilihan dan evaluasi kinerja rekanan untuk
menentukan rekanan yang layak bekerjasama di Kantor Induk PT. PLN (Persero) Pembangkitan
Sumbagsel.

3. REFERENSI
3.1. Persyaratan SMM ISO 9001:2008, Klausul 7.5.1 Pengendalian Produksi dan Penyediaan Jasa
3.2. Persyaratan SML ISO 14001:2004, Klausul 4.4.6 Pengendalian Operasional
3.3. Persyaratan SMK3 PP 50/2012, Elemen 3.2.3. kontrak ditinjau ulang untuk menjamin bahwa
pemasok dapat memenuhi persyaratan keselamataan dan kesehataan kerja bagi pelanggan
3.4. Persyaratan PAS 99: 2012, Klausul 8.1 Perencanaan dan Pengendalian Operasional

4. DEFINISI
4.1 Rekanan
Organisasi atau individu orang memasok barang dan atau jasa untuk mendukung kelancaran
operasional Kantor Induk PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel.
4.2 Daftar Rekanan Terseleksi (DRT)
Daftar yang memuat mitra kerja/ rekanan Kantor Induk PT. PLN (Persero) Pembangkitan
Sumbagsel yang telah lolos seleksi sebagai rekanan sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan.

5. PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB

5.1 Pendaftaran Rekanan
5.1.1 Rekanan yang akan memasok barang atau jasa diwajibkan untuk melakukan
pendaftaran secara online melalui situs e-procurement PLN dan menyerahkan berkas
pendaftaran ke PLN. Pendaftaran rekanan e-procurement PLN dilakukan melalui
pengisian Form Registrasi Vendor yang tersedia di alamat internet http: //info@pln-
kitsbs.co.id
5.1.2 Setelah mendaftar secara online, rekanan wajib mengajukan surat permohonan menjadi
Penyedia Barang/ Jasa kepada Kantor Induk PT. PLN Pembangkitan Sumbagsel melalui
Manajer Bidang SDM & Umum yang dilengkapi dengan copy berkas pendukung sesuai
jenis perusahaan.
 No. dokumen : PT-KITSBS-20
PROSEDUR SELEKSI & EVALUASI No. revisi : 00
REKANAN Tanggal : April
Halaman : 2 dari 2

5.1.3. Manajer Bidang SDM & Umum melalui Deputi Manajer ADM Umum & fasilitas akan
memeriksa atau memverifikasi terhadap data atau berkas pendukung pendaftaran
tersebut diatas dan atau tindakan-tindakan lain yang diperlukan dalam rangka
memberikan persetujuan atau penolakan terhadap pendaftaran rekanan.
5.1.4. Persetujuan atau penolakan terhadap pendaftaran rekanan akan diambil Manajer Bidang
SDM & Umum yang kemudian menyampaikannya melalui Nota Dinas kepada Manajer
Bidang Enjiniring untuk selanjutnya di approve di portal e-procurement.
5.2 Evaluasi Rekanan
5.2.1 Direksi pekerjaan dan Manajer Bidang SDM & Umum terkait dengan kontrak melakukan
penilai terhadap setiap proses penerimaan barang/ jasa dengan menggunakan formulir
Evaluasi Rekanan (FR-PT-KITSBS-21-02) dan lampiran (PT-KITSBS-21-Lamp ii)
5.2.2 Staf logistik mengevaluasi setiap tahun terhadap rekanan yang telah memasok barang
atau jasa dengan menggunakan Formulir Evaluasi Rekanan (FR-PT-KITSBS-21-02) yang
merupakan rekapan dari hasil penilaian Direksi pekerjaan.
5.2.3 Hasil evaluasi tersebut dikategorikan dalam : “Direkomendasikan” dan “Tidak
Direkomendasikan”. Rekanan yang masuk kategori “Direkomendasikan” akan tetap
dijadikan rekanan dan dimasukkan dalam Daftar Rekanan Terseleksi untuk periode satu
tahun berikutnya, sedangkan kategori “Tidak Direkomendasikan” akan dikeluarkan dari
Daftar Rekanan Terseleksi untuk 2 (dua) tahun berikutnya.
5.2.4 Staf logistik harus memastikan bahwa seluruh rekanan yang memiliki nilai baik dari
evaluasi dimasukkan dalam Formulir Daftar Rekanan Terseleksi pada periode berikutnya
dan dilakukan pemutakhiran rekaman Daftar Rekanan Terseleksi setiap tahun (Formulir
Daftar Rekanan Terseleksi FR-PT-KITSBS-21-01)
5.2.5 Kinerja dari rekanan akan ditinjau dalam Rapat Tinjauan Manajemen.

6. LAMPIRAN
6.2. Lampiran Kriteria Evaluasi Rekanan (PT-KITSBS-20)
6.2. Formulir Daftar Rekanan Terseleksi (FR-PT-KITSBS-20-01)
6.3. Formulir Evaluasi Rekanan (FR-PT-KITSBS-20-02)
 No. Dokumen : FR-PT-KITSBS-20-02
Revisi : 00
EVALUASI REKANAN Tanggal : April
Halaman :

Tanggal : Periode Evaluasi :

Produk / Jasa Usaha :

Nama Rekanan
No. Kriteria Penilaian *)

5 3 1 Jml 5 3 1 Jml 5 3 1 Jml 5 3 1 Jml 5 3

1 Mutu Produk / Jasa
2 Harga
3 Waktu Pengiriman
4 Jumlah Pengiriman
5 Kepatuhan terhadap SMT
6 Dokumentasi
7 Purnajual/ Masa Pemeliharaan

Total
Rata - rata

Hasil Evaluasi **)

a Digunakan kembali
b Digunakan dengan catatan
c Tidak digunakan

*) Tidak Baik = 1, Baik = 3, Sangat Baik = 5 Dibuat Oleh Diperiksa Oleh Diketahui Oleh
( Kriteria pada Lampiran ) Spv Atas MB SDM & Umum General Manager
**) Point a Jika Rata-rata Nilai lebih besar dari 3
Point b Jika Rata-rata Nilai antara 2 s.d 3
Point c Jika Rata-rata Nilai kurang dari 2
........................ ) ( ....................... ) ........................ )
 : FR-PT-KITSBS-20-02

Nama Rekanan

1 Jml
 FR-PT-KITSBS-21-02 / Lampiran

LAMPIRAN EVALUASI REKANAN :

KRITERIA
No. KONDISI
Sangat Baik : 5 Baik : 3 Tidak Baik : 1

Dalam Satu Periode Penilaian :

1 Mutu Produk Tidak ada Komplain atau Hanya terdapat 1 ( satu ) kali Terdapat lebih dari 1 ( satu )
/ Jasa tidak ada reject dari jumlah Komplain atau ditemukan kali Komplain atau reject
total pengiriman reject kurang 1 % dari lebih 1 % dari jumlah total
jumlah total pengiriman pengiriman

2 Harga Tidak ada Kenaikan Harga Hanya terjadi 1 ( satu ) kali Terjadi Lebih dari 1 ( satu )
kenaikan harga kali kenaikan harga

3 Waktu Tidak ada keterlambatan Hanya terjadi 3 ( tiga ) kali Terjadi lebih dari 3 ( tiga )
Pengiriman pengiriman keterlambatan pengiriman kali keterlambatan
pengiriman

4 Jumlah Dikirim sesuai permintaan Hanya terjadi 3 ( tiga ) kali Terjadi lebih dari 3 ( tiga )
Pengiriman perubahan jumlah kali perubahan jumlah
pengiriman pengiriman

Kepatuhan
5 Keselamatan Ke- Tidak ada Komplain K2L Hanya terjadi 3 ( tiga ) kali Terjadi lebih dari 3 ( tiga )
tenaga-listrikan komplain K2L komplain K2L
& Lingkungan
(K2L)

6 Dokumentasi *) Dokumen pendukung dari
pengiriman barang dan
penagihan lengkap + jelas
Terdapat 3 ( tiga ) dokumen
pendukung dari pengiriman
barang dan saat penagihan
TIDAK lengkap + jelas
Terdapat lebih dari 3 ( tiga )
dokumen pendukung dari
pengiriman barang dan saat
penagihan TIDAK lengkap
dan jelas
 KITSBS-21-02 / Lampiran

dak Baik : 1

t lebih dari 1 ( satu )

mplain atau reject
% dari jumlah total
man

Lebih dari 1 ( satu )

aikan harga

ebih dari 3 ( tiga )

erlambatan
man

ebih dari 3 ( tiga )

ubahan jumlah
man

ebih dari 3 ( tiga )

n K2L

t lebih dari 3 ( tiga )

n pendukung dari
man barang dan saat
an TIDAK lengkap
s
 No. Formulir : FR-PT-KITSBS-20-03
No. Revisi : 00
EVALUASI REKANAN Tanggal : April
Halaman : 1 dari 1

Tanggal : Periode Evaluasi :

Nama Perusahaan : No. Telpon :

Alamat :

Produk / Jasa :

KRITERIA PENILAIAN :

1 Mutu Produk / Jasa Sangat Baik Baik Tidak Baik

2 Harga Sangat Baik Baik Tidak Baik
3 Waktu Kirim / Pelaksanaan Sangat Baik Baik Tidak Baik
4 Jumlah Kirim / Kesesuaian Progress Sangat Baik Baik Tidak Baik
5 Kepatuhan terhadap SMT Sangat Baik Baik Tidak Baik
6 Dokumentasi Sangat Baik Baik Tidak Baik
7 Purnajual/ Masa Pemeliharaan Sangat Baik Baik Tidak Baik

Total Nilai :

Nilai Akhir ( Nilai Rata - Rata ) :

HASIL EVALUASI **) :

A Direkomendasi untuk digunakan kembali :

B Direkomendasi dengan catatan ( pemantauan lebih intensif ) :
dengan mekanisme :

C Tidak direkomendai untuk digunakan kembali :

CATATAN :

Dievaluasi oleh : Diperiksa oleh ( unit terkait ) : Disetujui oleh :

Catatan :
*) Penilaian : Tidak Baik = 1, Baik = 3, Sangat Baik = 5 ( KRITERIA pada Lampiran )
**) Hasil Evaluasi ( diisi tanda ( V ) ) ,
- Point A Jika Rata-rata Nilai lebih besar dari 3
- Point B Jika Rata-rata Nilai antara 2 s.d 3
- Point C Jika Rata-rata Nilai kurang dari 2
Disetujui oleh :
 No. Formulir : PT-KITSBS-22-Lamp ii
No. Revisi : 00
KRITERIA EVALUASI REKANAN Tanggal : April
Halaman : 1 dari 1

PENJELASAN KRITERIA
No. KONDISI
Sangat Baik (5) Baik (3) Tidak Baik (1)

Hanya terdapat 1 ( satu ) kali

Tidak ada Komplain atau tidak Terdapat lebih dari 1 ( satu ) kali
komplain atau ditemukan reject
1 Mutu Produk/Jasa ada reject dari jumlah total komplain atau reject lebih 1% dari
kurang dari 1% dari jumlah total
pengiriman/pekerjaan jumlah total pengiriman
pengiriman/pekerjaan

2 Harga Mendapat potongan harga Sesuai harga pasar Diatas harga pasar

Pengiriman / Serah Terima Tidak ada keterlambatan

Waktu Pengiriman/ Terjadi keterlambatan pengiriman/
3 Pekerjaan dilaksanakan lebih pengiriman/ serah terima
Pelaksanaan Pekerjaan serah terima pekerjaan
awal dari waktu yang ditentukan pekerjaan

Jumlah Pengiriman/ Dikirim/ dikerjakan sesuai Hanya terjadi 1 ( satu ) kali Terjadi lebih dari 1 ( satu ) kali
4
Pekerjaan permintaan perubahan jumlah perubahan jumlah

Kepatuhan dalam
pemenuhan penerapan Terpenuhi secara fisik dan Hanya dapat memenuhi secara Tidak dapat memenuhi baik secara
5
Sistem Manajemen dokumentasi fisik atau dokumentasi saja fisik maupun dokumentasi
Terpadu (SMT)

Terdapat 1 ( satu ) dokumen Terdapat lebih dari 1 ( satu )

Dokumen pendukung dari
pendukung dari pengiriman dokumen pendukung dari
pengiriman barang/ hasil
6 Dokumentasi barang/ hasil pekerjaan dan saat pengiriman barang/ hasil
pekerjaan dan penagihan
penagihan tidak lengkap dan pekerjaan dan saat penagihan
lengkap dan jelas
tidak jelas tidak lengkap dan tidak jelas

Purnajual/ Masa
7 Respon cepat Respon lambat Tidak ada respon
Pemeliharaan
 No. formulir : FR-PT-KITSBS-20-01
No. revisi : 00
DAFTAR REKANAN TERSELEKSI Tanggal : April
Halaman :

BARANG/JASA YANG NO.

NO NAMA REKANAN ALAMAT CONTACT PERSON
DIPASOK TELEPON/Fax.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.

Dibuat Oleh, Disetujui Oleh, Mengetahui,

Spv Atas Manajer Bidang SDM & Umum General Manager

(……………………) (……………………) (……………………)